Asiento para reponer y aumentar el fondo de caja
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1- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 2- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ VALORES Y ACITUDES 1- Tomar conciencia de la importancia de contar con un sistema de control del Efectivo. 2- Valora la honestidad en el cumplimiento de las tareas asignadas en la custodia, manejo y registro del Efectivo. 3- Disposición para la aplicación de procedimientos para el manejo del efectivo. 4- Responsabilidad en el uso del efectivo. CONTENIDOS 1-1 Definición e importancia de: Efectivo, Caja, Bancos, Caja Chica, Arqueos. 1-2 Definición e importancia de: Cuenta corriente, Cuentas de débito. 1-3 Documentos utilizados: funciones, cuentas corrientes, cuentas de débito. 1-4 Registro contable de transacciones con: Cuentas corrientes y cuentas de débito. 1-5 Conciliación bancaria y asientos de ajuste: 1-6 saldos ajustados, libros a bancos, bancos a libros, cuadrática y asientos de ajuste. 1-7 Fondo de Caja General y operaciones complementarias. Y pagos. 1-7 Fondo de caja chica. 1-8 Efectivo en moneda extranjera. 2-1 Normas Internacionales de Contabilidad NIC 3-1 Hoja electrónica (Laboratorio) 3-2 Software de Contabilidad. (Laboratorio) 3- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Objetivos Generales 1-Analizar la partida doble del efectivo, su registro, valuación y presentación en los Estados Financieros. 2-Analizar la NIC aplicándolas a las operaciones contables del efectivo. 3-Utilizar una Hoja electrónica y un programa de Contabilidad para el registro y control del efectivo. 4-Aplicar destrezas, habilidades y conocimientos adquiridos referentes al efectivo en una empresa del entorno. Objetivos Específicos 1-Conocer los términos referentes al efectivo. 2-Identificar cada un de los elementos que compone el efectivo. 3-Reconocer los documentos utilizados en el control del efectivo. 4-Elaborar casos que involucren las transacciones del efectivo. 5-Conocer el término de caja general y su importancia. 6-Identificar las transacciones de la caja general. 7-Conocer el término de caja chica. 8-Conocer la responsabilidad de un custodio de la caja chica. 9-Elaborar casos que involucren transacciones de la caja chica. 10-Elaborar casos del efectivo en moneda extranjera. 11-Presentar el efectivo en los Estados Financieros. 12-Identificar los aspectos de la NIC en el efectivo. 13-Utilizar Excel como control del efectivo. 4- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 1-EFECTIVO QUE ES EFECTIVO Efectivo es todo lo que el banco acepta como depósito acreditando la cuenta de la empresa. La cuenta efectivo incluye el papel moneda circulante, moneda acuñada, depósitos a la vista (cuenta corriente), depósitos de ahorro, caja menor, y giros bancarios. Aunque otras partidas que controla el cajero, como estampillas de correo y cheques postdatados, no constituyen efectivo. Las estampillas representan un gasto pagado por anticipado, mientras que los cheques postdatados constituyen efectos por cobrar. A los acreedores les interesan las restricciones que se establecen sobre las cuentas bancarias de las empresas puesto que las cuentas bancarias sujetas a restricción no se consideran activos corrientes disponibles para el pago de las deudas. El saldo de compensación constituye un ejemplo. Este representa el monto de efectivo que se debe mantener en el banco como garantía colateral de un préstamo. Los fondos de amortización que se establecen para el pago de una deuda sobre la emisión de bonos no constituyen efectivo disponible y por lo tanto representan activos no corrientes. En resumen, el criterio general utilizado en definir el efectivo consiste en que sea un medio de cambio, que está disponible inmediatamente para el pago de obligaciones circulantes y que esté libre de restricciones contractuales que podrían limitar a la administración el uso de ellos para enfrentar a las obligaciones 5- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 1-INTERRELACION DEL EFECTIVO CON EL CICLO DE OPERACIÓN DE UNA EMPRESA. El siguiente modelo muestra una relación que tiene el efectivo en el ciclo de operación de una empresa. En él se muestra la procedencia del aumento de efectivo y las causas que disminuyen el efectivo. El saldo que llegue a tener la cuenta de efectivo dependerá de la buena administración que los cobros y pagos hagan los ejecutivos financieros del negocio. 1. CONTROL DEL EFECTIVO El control interno del efectivo a través de la separación de funciones es básico en vista de la posibilidad de robo de este activo. La persona que tiene a su cargo la custodia física del efectivo no debe tener la responsabilidad del manejo de los registros contables relacionados. Debe haber ARQUEOS sorpresivos frecuentes para el efectivo disponible. He aquí algunos controles aplicables a los ingresos de efectivo: Las ventas de contado deben respaldarse con documentos tales como facturas de ventas Se debe recibir un comprobante cuando se entrega efectivo a otra persona. Se deben consignar al final de cada día los ingresos de efectivo. Algunos controles relacionados con los desembolsos de efectivo son los siguientes: Los pagos de efectivo deben ser efectuados solamente por una persona autorizada. Antes del pago deben existir documentos que respalden su aprobación La persona que aprueba el desembolso no debe ser la misma que firma el cheque Se debe utilizar cheques prenumerados. Se debe anular los cheques dañados. La persona que firma los cheques no debe tener otra función relacionada con el efectivo. 6- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Con relación a la preparación de la conciliación bancaria se debe tener en cuenta dos controles importantes: La persona que prepara la conciliación bancaria no debe estar involucrada en funciones relacionadas con recibo de efectivo o desembolso de efectivo. El sobre que contiene el extracto bancario y los cheques pagados no debe ser abierto por otra persona que no sea el encargado de preparar la conciliación bancaria. 2. FINES DEL CONTROL DEL EFECTIVO. La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio porque el efectivo es el medio para obtener mercancías y servicios. Un cuidadoso registro contable de las operaciones con efectivo se requiere debido a que este rubro pueda ser rápidamente mal invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas. El presupuesto de efectivo y el control contable. El control contable es necesario para dar una base para la función de planeación y además para asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o robados. La administración es responsable del control y protección de todos los activos de la empresa. 3. CONTROL INTERNO. Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. Promover la real y adecuada contabilización de los datos Alentar y medir el cumplimiento con las políticas de la empresa y Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad de que ocurran errores o fraudes. Algunos fines del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los robos y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros contables. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo 7- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos y depositar en el banco el efectivo recibido. Todas las recepciones de efectivo deben registrarse y depositarse en forma diaria y todos los pagos de efectivo deben realizarse mediante cheques. 4. LA CAJA CHICA: Como protección contra pérdidas o robos del efectivo, un buen sistema de control exige que todos los pagos se hagan con cheques. Sin embargo, es costoso pagar con cheques pequeñas sumas y la mayor parte de las empresas o compañías tienen disponible un fondo de efectivo, para efectuar dichos pagos. Este fondo se conoce como caja chica. Algunos pagos característicos de la caja chica son los de timbres de correos, periódicos, gastos de envíos, pequeñas compras de materiales de oficina y otros pagos varios. 5. SISTEMAS Y FORMAS: Por lo general, el sistema de caja chica lo maneja una persona conocida como el responsable de la caja chica, quién se ocupa de hacer los pagos con cargo a fondo. Una vez que el contador determina el monto que se necesita, se emite un cheque a la orden del responsable de la caja chica. Por lo general, el cheque se hace por cantidades cerradas (ø25.000.00, ø50.000.00, ø100.000.00). Su importancia debe ser suficiente para hacer frente a los pagos pequeños, durante un tiempo razonable, por lo general no menos de un mes. El responsable de la caja chica cobrará el cheque y lo más usual es que lo guarde en una caja fuerte, u otro lugar adecuado donde esté seguro. Cuando es necesario, el responsable de la caja chica efectúa pagos y los anota en un recibo de caja chica o comprobante de caja chica. (Ver figura 8-1). El recibo se conserva en la caja fuerte donde se guarda el fondo de caja chica. En algunas compañías se exige que la persona que recibe el efectivo entregue un comprobante firmado, como prueba de que el pago se efectuó. En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, y sea en efectivo, en recibos de caja chica, o bien en ambas formas. 8- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 6. CONTABILIDAD DEL FONDO DE CAJA CHICA: Cuando se ha establecido el fondo de caja chica y se ha extendido un cheque, el responsable del fondo lo cobrará en el banco local, recibiendo monedas y billetes de bajo denominación, con el fin de poder hacer un asiento en el diario, cargando a caja chica y acreditando efectivo. Como un ejemplo del procedimiento, suponga que Textiles Canelos, S.A., estableció un fondo de caja chica de ø100.000.00 el 1 de junio del 2002. Se extendió un cheque a la orden de Marcela Fonseca, responsable de la caja chica. El 1 de junio se hizo el siguiente asiento del diario: 2002 Junio 1 Caja Chica ø100.000.00 Efectivo 100.000.00 Para establecer el fondo de caja Chica y emitir cheque a la orden De la responsable del fondo. Marcela Fonseca Asiento diario para establecer el fondo de caja chica Sistema de Contabilidad Código 1000-01-01 Fondo de Caja Chica FECHA 2002JUNIO 1 DETALLE REF. DEBE HABER 100.000.00 SALDO 100.000.00 Cuenta de caja chica después de haber establecido el fondo La cuenta de caja chica se clasifica como un activo circulante y se presenta en el balance general junto con las demás cuentas de efectivo. Según se muestra en seguida: Activos Presentación en el balance General de las cuentas de Efectivo y caja chica. Movimiento de la cuenta de Caja chica. Activo Circulante Efectivo....................ø2.000.000.00 Caja Chica................. 100.000.00 Una vez establecido el fondo, la cuenta caja chica no Recibirá cargo o crédito, a menos que se aumente, Disminuya o cancele el fondo. 9- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 7. REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA: Cada vez que el saldo de efectivo del fondo de caja chica se encuentra bajo, el responsable del fondo informa a la persona indicada, que por lo general es el contador. El responsable prepara un informe para el contador, mostrando los motivos las cantidades de los pagos efectuados con el fondo y el saldo disponible. Después de aprobado el informe, se extiende un cheque para reponer al fondo el monto de los recibos de caja chica o los importes pagados del fondo. Continuando con el ejemplo de Textiles Canelos S.A., suponga que el resumen recibido de Miriam Castro mostró que en junio se hicieron los siguientes pagos: timbres de correos, ø22.000.00, gastos de envíos, ø30.000.00, periódicos ø10.000.00, materiales de oficina ø18.000.00, y ø12.000.00 por gastos varios. Quedaba un remanente de efectivo de ø8.000.00. El asiento para reponer el fondo de caja chica, al 30 de junio, es el siguiente: Asiento de diario para Reponer el fondo De caja chica 2002 Junio 30 Gastos de timbres de correos ø22.000.00 Fletes sobre compras 30.000.00 Materiales de oficina 18.000.00 Gastos por gas y lubricantes 12.000.00 Efectivo ø92.000.00 Para reponer el fondo de caja Chica por los pagos de junio. Observe que el crédito se hizo a Gastos varios 10.000.00 Efectivo y no a la cuenta de caja chica. Recuerde que sólo se hacen créditos a caja chica cuando se disminuye o se cancela el fondo. Después que se cobra el cheque emitido para reponer el fondo, Miriam Castro tiene ø100.000.00 en el mismo (ø92.000.00 + el saldo de ø8.000.00). 8. VARIACION DEL MONTO INICIAL DEL FONDO DE CAJA CHICA. Cuando se establece un fondo de caja chica el contador estima la cantidad necesaria para solucionar los pagos de los gastos pequeños. Si se comprueba que esta cantidad es insuficiente para cubrir todos estos pagos pequeños, durante un período razonable, el contador puede tomar la decisión de aumentar el importe del fondo. Si se aprueba el aumento se gira un cheque. El asiento de diario necesario para registrar el aumento requiere un cargo a caja chica y el crédito a la cuenta de efectivo. 10- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Usando el mismo asiento de reposición del fondo de Textiles Canelos S.A., al 30 de junio suponga que el momento en que se hizo la reposición también se aumentó el fondo en ø10.000.00. El asiento diario es: Asiento para reponer y aumentar el fondo de caja chica 2002 Junio 30 Gastos timbres de correos ø22.000.00 Fletes sobre compras 30.000.00 Gastos varios 10.000.00 Materiales de oficina 18.000.00 Gastos de gas y lubricantes 12.000.00 Caja chica 10.000.00 Efectivo Para reponer el fondo de caja chica por Los gastos de junio y aumentarlo de Ø100.000.00 a ø110.000.00 102.000.00 Caja Chica FECHA 2002 JUNIO 1 30 DETALLE REF. DEBE HABER 100.000 10.000 SALDO 100.000.00 110.000.00 Si se comprueba que el importe del fondo de caja chica es mayor de lo que se necesita para un período razonable, puede disminuirse el fondo. El responsable de la caja chica devuelve, a la persona autorizada, el importe del efectivo de la disminución. El asiento de diario para registrar la disminución requerirá un cargo a efectivo y un crédito de caja chica. Supongamos que el 30 de junio Textiles Canelo S.A., disminuyó en ø10.000.00 del fondo de caja chica, al mismo tiempo hacer la reposición. El asiento de diario sería: Reposición de la caja chica y disminución del fondo 2002 Junio 30 Gastos timbres de correos ø22.000.00 Fletes sobre compras 30.000.00 Gastos varios 10.000.00 Materiales de Oficina 18.000.00 Gastos de gas y lubricantes 12.000.00 Caja chica Efectivo Para reponer el fondo de caja chica por 10.000.00 82.000.00 11- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Los pagos de junio y disminuir el fondo de Ø100.000.00 a ø80.000.00 Caja Chica FECHA 2002 Junio 1 30 DETALLE REF. DEBE HABER SALDO 10.000.00 100.000.00 90.000.00 100.000.00 9. SOBRANTES Y FALTANTES DE EFECTIVO: Siempre que se produce un error al hacer pagos con fondos de caja chica, utiliza la cuenta sobrante y faltante de efectivo, para registrar el importe que falte o sobre. Si el error representa un sobrante de efectivo, se acredita a la cuenta de sobrantes y faltantes. Si se produce un faltante de efectivo, se hace un cargo a sobrantes y faltantes de efectivo. En los siguientes ejemplos de Textiles Canelos S.A., se presentan los asientos de diario que se requieren, para la cuenta de sobrantes y faltantes de efectivo. El 31 de julio, el responsable de la caja chica de “Textiles Novedosos S.A., presentó el siguiente resumen de pagos de caja chica, hechos en Julio, timbres de correos ø32.000.00, gastos de entrega de mercancías Ejemplo 1 compradas ø48.000.00 y periódicos ø10.000.00. El efectivo disponible El 31 de julio ascendía a ø6.000.00. Después de analizar el resumen se Descubrió un faltante de ø4.000.00. ANEXO A. Cálculo para determinar Monto de la caja chica Cualquier faltante o Pagos realizados por la caja chica Sobrantes de efectivo en Timbres de correos El fondo de caja chica. Fletes sobre compras Periódicos Total de pagos El efectivo disponible debería ser El efectivo disponible real es Efectivo faltante ø100.000.00 ø32.000.00 48.000.00 10.000.00 90.000.00 ø 10.000.00 6.000.00 ø 4.000.00 El asiento de diario, para reponer el fondo por los pagos efectuados en julio y Registrar el faltante de ø4.000.00 es el que se muestra en seguida: Asiento para registrar El faltante de efectivo Y su reposición de 2002 Julio. 31 Gastos de timbres de correos Fletes sobre compras 32.000. 48.000. 12- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Gastos varios 10.000. Sobrantes y faltantes efectivo 4.000 Efectivo 94.000.00 Caja chica. Para reponer el fondo de caja Chica por los pagos de julio y Registrar un faltante de ø4.000.00 La cuenta de sobrantes y faltantes de efectivo que muestra el faltante, se presentará como un gasto de operación, gastos general y de administración, en el estado de resultados. ESTADO DE RESULTADOS Presentación del faltante De efectivo en el Gastos de operación: Generales y de administración: Sobrantes y faltantes de efectivo ø4.000.00 Estado de resultados EJEMPLO 2: Miriam Castro, responsable de la caja chica de Textiles Canelos S.A., envió el siguiente resumen de los pagos realizados con fondos de caja chica al 31 de agosto: timbres de correos, ø41.000.00, fletes sobre mercancías compradas, ø36.000.00, periódicos, ø10.000.00 y gastos varios ø12.000.00. Al 31 de agosto el determinó la existencia de un sobrante de ø2.000.00. El efectivo disponible debió ser ø1.000.00 en lugar de los ø3.000.00 que se informó: ø100.000.00 menos ø99.000.00 ( ø41.000.00 +36.000+10.000+12.000) = 1.000.00 El asiento de diario para reponer al fondo los pagos de agosto y registrar el sobrante de ø2.000.00 , es el que se muestra a continuación: Presentación de El estado de Resultados del Sobrante de Efectivo. 2.000.00 97.000.00 2002 Agosto 31. Gastos de timbres de correo ø41.000.00 Fletes sobre compras 16.000.00 Periódicos 10.000.00 Gastos varios 12.000.00 Sobrantes y Faltantes Efectivo Para reponer el fondo de caja chica Por los pagos de agosto y registrar El sobrante de efectivo por ø2.000.00 13- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ La cuenta sobrante y faltante de efectivo, mostrando el sobrante se presenta en otros ingresos en el estado de resultados. ESTADO DE RESULTADOS Registro del sobrante de efectivo Al mismo tiempo que se repone El fondo de caja chica. Otros Ingresos Sobrantes y faltantes de Efectivo 2.000.00 10. CONCILIACION BANCARIA CUENTA DE CHEQUES Cuando una empresa abre una cuenta de cheques, el banco le pide que lleve una tarjeta de firmas, donde aparezcan las de todas las personas autorizadas para firmar o extender cheques de la empresa. Esta tarjeta la guarda el banco en sus archivos para que si existe alguna duda sobre la firma en un cheque, el cajero pueda compararla con la registrada en la tarjeta y de esta manera asegurarse de que se ha firmado por una persona autorizada por la compañía. Una vez abierta la cuenta de cheques, el banco entrega fichas de depósito impresas y cheque numerados, con el nombre de la empresa, su dirección y número de la cuenta. Cada mes la compañía recibirá un estado de cuenta enviado por el banco. El estado de cuenta del banco muestra los saldos de efectivo, inicial y final, los depósitos, los cobros efectuados por el banco a nombre de la compañía , los cheques pagados, las deducciones correspondientes a horarios por servicios y otros cargos, así como los cheques de clientes que fueron depositados pero que no pudieron ser cobrados por el banco. Todas las adiciones y deducciones en el estado de cuenta del banco, que no corresponden a depósitos hechos o cheques pagaderos durante el mes, se identifican mediante una letra clave. En el estado del banco aparecerá una explicación del significado de cada una de esas letras. Anexar Doc. C. 14- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ En la figura anterior se presenta un ejemplo de una ficha de depósito. Las fichas de depósito se preparan por duplicado, el original de entrega al banco, la copia de papel carbón se conserva en los registros contables de la compañía., para tener un historial de cada partida depositada. También sirve como una valiosa referencia en caso de que el banco extraviará la ficha original. La información relacionada con los depósitos también puede ser necesaria para efectos de auditoría. En la otra figura se presenta un modelo de estado de cuenta del banco. Junto con el estado del banco, se incluyen las notas de cargo por todas las deducciones que no sean cheques y las notas de crédito correspondientes a los incrementos que no sean depósitos. 11.PROCEDIMIENTOS PARA LA CONCILIACION BANCARIA. El saldo de efectivo que aparece en el estado del banco por lo general no concuerda con el saldo de las cuenta efectivo en los registros contables. Son varias las razones para la diferencia entre el saldo en libros y en banco. Son tres las razones básicas por las cuales se concuerdan el saldo de efectivo del banco con el saldo que aparece en los libros de una compañía: Depósito en tránsito: Los depósitos que fueron hechos por la empresa demasiado tarde para incluirlos en el estado del banco , se conocen como depósitos en tránsito. Estos depósitos son incluidos en la cuenta efectivo de la compañía, pero no aparecen en el estado de cuenta actual del banco. Cheques pendientes: Durante el mes se extienden cheques a acreedores, empleados por sueldos y salarios y a departamentos gubernamentales por concepto de pagos de impuestos, etc. No todos los cheques extendidos son presentados al banco durante el período que cubre el estado. Los cheques que no se han presentado para su cobro, se conocen como cheques pendientes. El estado del efectivo de la compañía incluirá estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago no aparecerán rebajados del estado de cuenta correspondiente al mes en curso. Errores del Banco: En alguna ocasión el banco comete un error. El más frecuente es cargar o acreditar una cuenta con un cheque a otra compañía. 15- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Son cinco las razones fundamentales por las cuales el saldo de efectivo que aparece en los libros no concuerda con el saldo de efectivo que aparece en el estado de cuenta del banco. Cargos por servicios bancarios: El banco cobra sus honorarios conocidos como cargos por servicios por el manejo de una cuenta. El monto de los cargos por servicios que descuenta el banco, no es conocido hasta que se recibió el estado de cuenta. Cheques sin fondos (SF): El banco puede devolver un cheque recibido de un cliente debido a que éste no tenía suficientes fondos en su banco para cubrirlo. Estos cheques que no ha logrado cobrar el banco se denominan cheques sin fondos (SF).Cuando una empresa deposita un cheque recibido de un cliente el banco añade su importa ala cuenta de la compañía, pero cuando se comprueba que no puede cobrarse, el banco rebaja su importe de la propia cuenta. El banco envía por correo una nota de cargo y el cheque SF al depositante (la compañía ) cuando es incobrable. Por lo general la compañía no rebaja este importe en sus libros hasta fin de mes, cuando recibió el estado de cuenta del banco. Cobros de documentos: El banco puede operar como un cobrador de la compañía y obtener el pago de un documento que recibió la empresa de un cliente. El banco cobrar unos pequeños honorarios por este servicio. Cuando se cobrar, el banco añade a la cuenta de la compañía el importe del documento más los intereses, si los hubiera y rebaja de la propia cuenta a los honorarios por las gestiones de cobro. Por lo general, el depositante ( la compañía) no conoce si se cobró el documento hasta recibir el estado de cuenta, aunque algunos bancos envía un aviso ( una nota de crédito) cuando se cobra el documento. Pago de documentos: La compañía puede entregar al banco un documento que debe a un acreedor, autorizándole para que lo pague a su vencimiento, junto con los intereses que pudieran existir, deduciendo el importe de la cuenta de la empresa en el banco. Cuando se paga el documento, el banco acostumbra enviar una nota de cargo a la empresa, como aviso que se ha efectuado el pago. La mayor parte de las compañías no hacen ningún asiento, hasta recibir el estado de cuenta del banco. Errores en los libros: La compañía puede cometer un error al registrar un pago o una recepción de efectivo. Por lo general, no se descubre el error hasta que se recibe el estado de cuenta del banco y se concilia contra el saldo de efectivo que aparece en los libros de la empresa. 12.ELABORACION DE LA CONCILIACION BANCARIA Tan pronto como se recibe el estado de cuenta bancario, se prepara un estado de Conciliación bancaria. La conciliación de la cuenta bancaria, se hace para determinar la razón de cualquier diferencia, entre el saldo del efectivo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco. Existen dos etapas en la preparación de una conciliación bancaria para llegar al saldo en efectivo correcto al fin del mes. 16- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 1. Determinación de las diferencias en el estado del banco. 2. Determinación de las diferencias en el saldo en libros. PASOSA SEGUIR PARA CONCILIAR EL SALDO DEL BANCO. Anote el saldo final de efectivo que aparece en el estado de cuenta del banco Con los comprobantes de depósito se verifica si los depósitos hechos por la compañía concuerdan con los depósitos que aparecen en el estado del banco. Los depósitos que no aparezcan en el estado del banco se denominan “depósitos en tránsito”. Los depósitos en tránsito se añaden al saldo final del efectivo y se obtiene un subtotal. Clasifique en orden numérico los cheques girados que se hallan pagados por el banco de acuerdo con el estado de cuenta. Después tome los talones de los cheques y ponga una contraseña a todos aquellos que se hayan cancelado (pagados). A los cheques emitidos por el banco se les llama “cheques pendientes”. Se ordena cada cheque pendiente, anotando su número e importe y el monto total de cheques pendientes, se rebaja del subtotal anterior. Siempre se conserva una relación completa de los cheques pendientes con fines de referencia y seguimiento. Después de terminar los puntos 2 y 3 revise si existe algún error. Si el banco ha cometido algún error, anótelo en el estado de conciliación. Sume o reste el importe necesario para corregir el subtotal anterior. A este total se le conoce se le conoce como el “saldo de banco conciliado”. Pase una doble línea debajo del saldo de banco conciliado. PROCEDIMIENTOS PARA CONCILIAR EL SALDO DEL BANCO. Anote el saldo final de efectivo, tal como aparece en los libros de la empresa. Revise si existen algunos cobros de documentos e intereses hechos por el banco. Añada estos importes al saldo de efectivo en libros para obtener un subtotal. Verifique si han hecho deducciones por: Cargos por servicios bancarios. Cargos por cobro de documentos Pagos de documentos e intereses Cheques SF recibidos de clientes. Haga una relación de todas las deducciones, con sus importes y rebaje del subtotal anterior. 17- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Compruebe si existen errores hechos por la compañía , al registrar las entradas y salidas de efectivo. Si se descubre algún error, anótelo en el estado de conciliación. Añada o rebaje el importe necesario para rectificar los registros. Obtenga un total final, tomando en cuenta las adiciones o deducciones hechas por el saldo de efectivo que aparece en los libros. Este total se denomina “saldo en libros conciliados” y debe ser igual que el saldo banco conciliado. Trace una doble raya debajo del saldo en libros conciliado. Primero anote todas las adiciones y luego las deducciones en la sección del estado en que se concilia el saldo del banco y en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros. Por tanto, revise todas las partidas y agrupe las adiciones y deducciones al saldo de banco y las adiciones y deducciones al saldo en libros antes de preparar el estado de conciliación bancaria. Después de determinar el estado de conciliación bancaria, el saldo bancario y el estado en libros conciliados deben ser iguales si se han seguido todos los pasos en forma correcta. 13.ASIENTOS DE DIARIO PARA CORREGIR EL SALDO EFECTIVO. Si en el estado de conciliación bancaria se hicieron adiciones o deducciones al saldo de efectivo tiene que hacerse un asiento para registrarlos en los libros. Después de anotar el ajuste en el diario y pasarlo al mayor, la cuenta de efectivo presentará el saldo conciliado que es el saldo correcto. La suma del total de adiciones en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros se presenta como un cargo a la cuenta efectivo. La suma total de deducciones en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros se acreditará a la cuenta efectivo. 14.EJEMPLO DE UNA CONCILIACION BANCARIA. La conciliación bancaria no es un estado financiero formal sino un estado que se prepara en forma mensual y que se guarda en los archivos permanentes de la compañía. El encabezamiento debe mostrar el nombre de la compañía, el nombre del estado ( estado de conciliación bancaria) y la fecha de la conciliación. Se usan signos de pesos en la conciliación. Para elaborar un ejemplo de conciliación bancaria , suponga que la siguiente información de Textiles Canelos S.A., se refiere al mes terminado al 30 de setiembre del 2002. La cuenta de efectivo en el mayor general tiene un saldo de ø755.200.00. El estado de cuenta mensual enviado por el banco, presenta un saldo de ø684.000.00. Después de analizar el estado recibido del banco y el saldo de efectivo en los registros de la compañía., el contador determinó que los siguientes factores son la causa de la diferencia entre el saldo del banco y el de los libros. 18- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 1. Un depósito de ø120.000.00 hecho por la compañía el 30 de setiembre, que ya no pudo incluirse en el estado del banco. 2. En el estado del banco había una deducción por un cheque de ø20.000.00 extendido por la Moda Actual S.A.. El contador de Textiles Canelos S.A., avisó al banco del error y éste le informó que se estaba corrigiendo la cuenta de la compañía. 3. En el estado del banco aparecían como cancelados 20 cheques expedidos en setiembre y pagados por el banco. Sin embargo, tres de los cheques que aparecían como extendidos en los registros de la compañía no fueron devueltos. Estos cheques eran: No. Monto 810 ø 6.000.00 840 30.500.00 892 12.000.00 4. Junto con el estado de cuenta se recibió una nota de crédito por la cantidad de Ø 30.600.00, correspondiente a un documento de ø30.000.00, más intereses por ø600.00, cobrado por el banco. 5. El contador descubrió que el cheque número 834 de ø7.800.00 extendido a la Compañía Benzoe S.A., para pagar equipo de oficina comprado el 10 de setiembre, había sido anotado en los registros contables como ø8.700.00. El banco descontó de la cuenta la compañía la cantidad correcta, ø7.800.00 6. Junto con el estado del banco se recibieron dos notas de cargo. Una era de ø600.00 por gastos de servicios bancarios y la otra de ø400.00 correspondía a honorarios por cobro de documento. 7. Junto con el estado devolvieron un cheque SF de ø10.200.00. El cheque se había recibido de un cliente, L. Pérez, para pagar su cuenta con la compañía. Con el estado se recibió una nota de cargo del banco, informando que se habían descontado ø10.200.00 de la cuenta de la compañía. Observe que los puntos 1 y 2 son adiciones y el punto 3 es una deducción del saldo de efectivo, como se muestra en el estado del banco. Los puntos 4 y 5 son adiciones y los puntos 6 y 7 son deducciones al saldo, como muestran los libros de la compañía. En seguida se presenta la conciliación bancaria preparada por Textiles Canelos S.A.A, al 30 de setiembre del 2002 TEXTILES CANELOS S.A. ESTADO DE CONCILIACION BANCARIA AL 30 DE SETIEMBRE DEL 2002 19- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Conciliación del saldo de efectivo en el estado del banco contra el saldo de efectivo que aparece en los libros de la compañía. Saldo según estado de cuenta MAS: Depósitos en tránsito Cheque de la Moda Actual S.A. Deducido por error Total MENOS: Cheques pendientes Núm. 810 Núm. 840 Núm. 892 684.000.00 120.000.00 20.000.00 6.000.00 30.000.00 12.000.00 140.000.00 824.000.00 48.500.00 Saldo de banco, conciliado 775.500.00 Saldo según libros 775.200.00 MAS: MENOS: Documento cobrado por el banco 30.000.00 Interés cobrado sobre el documento 600.00 Error al registrar el cheque No.834 Por el equipo de oficina comprado A la Compañía Benzoe S.A.. 900.00 Total Cargos por servicios bancarios 600.00 Honorarios por cobro de documentos 400.00 Cheque S.F. de L. Pérez 10.200.00 Saldo en libros, conciliado 31.500.00 786.700.00 11.200.00 775.500.00 Después de preparar la conciliación de Textiles Canelos S.A., se anotan en el diario y se pagan al mayor los siguientes asientos, para llevar la cuenta de efectivo a su saldo correcto. Recuerde que sólo se necesita hacer asientos, por las adiciones o deducciones al saldo en efectivo que aparece en los libros de la compañía. Cualquier cambio que afecte el saldo que aparece en el estado bancario debe ser corregido por el propio banco. ASIENTOS PARA CORREGIR EL SALDO DEL EFECTIVO 2002 Setiembre 30 Efectivo 31.500.00 Documentos por cobrar Intereses ganados Equipo de oficina 30.000.00 600.00 900.00 20- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Para registrar el documento e intereses cobrados por el banco y el error al registrar el cheque número 834 del 10 de setiembre por compra de equipo de oficina. Gastos varios 1.000.00 Cuentas por cobrar L.Pérez 10.200.00 Efectivo 11.200.00 Para anotar los gastos por servicios bancarios de ø600.00, los honorarios de ø400.00 por cobro de documento y el cheque SF recibido de L.Pérez. 15. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES A LA PARTIDA DE EFECTIVO. EL Boletín C-1 del Instituto Mexicano de Contadores Públicos referente a los principios contiene las reglas particulares de evaluación y de presentación de estas partidas. 16.REGLAS DE EVALUACION. El mismo boletín establece que “ las existencias de moneda extranjera o en oro deben valuarse al tipo de cambio bancario que este en vigor a la fecha de elaboración de los estados financieros, reflejando en sus resultados de operación utilidad o pérdida correspondiente. 17.REGLAS DE PRESENTACION. Este boletín de la Comisión de Principios de contabilidad establece las siguientes reglas de presentación de la partida de efectivo. A. El efectivo que no se encuentre restringido tanto en su disponibilidad debe mostrarse como la primera partida del activo circulante del balance general. B. Los sobregiros contables en las cuentas de cheques deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza. Si después de esta compensación todavía existe un remanente, éste debe presentarse como un pasivo a corto plazo. C. Los cheques librados con anterioridad a la fecha de cierre de operación que estén pendientes de entrega a los beneficiarios no deben presentarse disminuyendo el renglón de efectivo. D. Si la existencia en moneda extranjera es importante, debe informarse, así como su tipo de cambio. GLOSARIO Caja chica. Pequeño fondo que se establece para el pago de gastos menores cuyo pago mediante cheque resultaría poco práctico. Comprobante de caja chica. Nombre del recibo de caja chica. 21- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ Conciliación bancaria. Estado que prepara la empresa, al final de cada mes, para determinar la razón de cualquier diferencia entre el saldo de efectivo que aparece en los libros y el del estado del banco, con el fin de verificar cuál es el correcto. Costo o mercado (el menor.) Regla de evaluación que establece que la inversión en acciones debe valuarse al costo o al valor del mercado, escogiendo de éstos aquél que sea menor. Cheques pendientes. Cheques extendidos por la empresa durante el mes y que no se han presentado al banco para su pago, por tanto, sus importes no se han deducido de la cuenta de la compañía. Cheques S.F. cheques extendidos por clientes, que resultaron ser incobrables, debido a que no había fondos suficientes en la cuenta bancaria. El banco devuelve el cheque a la compañía que lo había recibido, junto con un aviso de que el importe ha sido deducido de su cuenta. Depósitos en tránsito. Depósitos efectuados por la compañía pero que se hicieron muy tarde y no alcanzaron a figurar en el estado de cuenta bancario del mes. El depósito aparecerá en el estado de cuente siguiente. Efectivo. Para las empresas se consideran como efectivo las monedas, billetes, documentos bancarios, cheques, giros, cheques certificados, cheques de caja y cualquier saldo disponible, tanto de cuentas de cheques como de ahorros. Estado de cuenta del banco. Información que envía el banco a sus depositantes, por lo general en forma mensual, donde aparece el saldo inicial de efectivo, más los depósitos realizados, menos las deducciones efectuadas y el saldo final. Estimación por baja de valor de inversiones temporales. Cuenta complementaria de activo circulante que representa la diferencia entre el costo de la inversión en acciones y su valor de mercado. Fichas de depósito. Forma que exige el banco para hacer un depósito a la cuenta. Todos los cheques se relacionan por separado junto con el importe del efectivo depositado. Gastos por servicios bancarios. Honorarios mensuales cargados por el banco, por el manejo de la cuenta de cheques. Pérdida no realizada. Esta cuenta se presenta en el estado de resultados de la compañía y representa las disminuciones en el valor de mercado de la inversión en acciones. Recibo de caja chica. Forma (recibo) que se emite para los gastos de contado que se pagan mediante el fondo de caja chica. Responsable de la caja chica. Persona encargada de manejar el fondo de caja chica. Sobrantes y faltantes de efectivo. Cuenta que se utiliza para anotar los excedentes o faltantes de efectivo. Se detectan al momento de reponer los fondos de caja chica. La cuenta se presenta en el estado de resultados. El faltante de efectivo se clasifica como un gasto de operación general y de administración. El excedente de efectivos se clasifican como otros ingresos. Tarjeta de firmas. Tarjeta que el banco pide, en la que aparecen las firmas de las personas autorizadas para firmar los cheques. EJERCICIOS 22- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 1. El l de junio se estableció un fondo de caja chica de ø250.000.00. El 30 de junio, el responsable de la caja chica informó que durante junio se hicieron los siguientes pagos: timbres ø10.000.00, materiales de oficina ø50.000.00, fletes sobre compras de mercancías ø70.000.00. Presente los asientos de diario que se necesitan para establecer el fondo el 1 de junio y la reposición del fondo del 30 de junio. 2. Utilizando la información anterior, suponga que el efectivo disponible el 30 de junio ascendía a ø20.000.00. Muestre el asiento de diario que será necesario hacer el 30 de junio, para reponer el fondo. 3. El 1 de julio se estableció un fondo de caja chica de ø350.000.00. Durante julio, el responsable de caja chica pagó los siguientes gastos: timbres de correos ø15.000.00, fletes sobre mercancías compradas ø80.000.00, materiales de oficina ø60.000.00 y se pagaron ø5.000.00 de gastos varios. El 31 de julio el efectivo disponible ascendía a ø30.000.00. Presente los asientos de diario necesarios para establecer el fondo del 1 de julio y para reponerlo el 31 de julio. 4. Señale si las siguientes partidas deben considerarse como adiciones o deducciones, en la sección del saldo en libros del estado de conciliación bancario del mes en curso. a. b. c. d. e. f. Cheque SF Honorarios por cobro de documentos Cobro de documento e intereses Pago de documentos e intereses Cargos por servicios bancarios del mes Error del asistente de contabilidad al registrar el cheque correspondiente al pago de materiales de oficina. El importe era de ø12.500.00, pero el cheque fue anotado por ø15.200.00. 5. Señale si las siguientes partidas deben considerarse como adiciones o deducciones, en la sección del saldo en banco en el estado de conciliación bancaria del mes en curso. a. Cheques pendientes b. Depósito en tránsito c. Error del banco al descontar ø10.000.00 por un cheque expedido por otra compañía. 6. La siguiente información aparecía en un estado de conciliación bancaria. Muestre los asientos de diario necesarios para llevar la cuenta de efectivo a su saldo real. a- Se recibió un cheque SF por la cantidad de ø20.000.00 de B. Chávez. b- El banco cobró un documento de ø200.000.00, intereses de ø6.000.00. c- La compañía cometió un error al registrar el pago de una cuenta que se debía a Jaimes y Asociados. El cheque se hizo por ø126.000.00, pero se anotó por ø216.000.00, el importe correcto era ø126.000.00. 7. Prepare un estado de conciliación bancaria al 31 de agosto del 2002, para Productos Comenar, S.A., utilizando la siguiente información: 23- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ abcdefgh- Saldo según estado de cuenta del banco ø2.044.000.00 Saldo según libros. Ø1.280.000.00 Cheques pendientes ø804.000.00 Depósitos en tránsito ø200.000.00 El banco cobró un documento de ø800.000.00 intereses ø16.000.00 Cheque SF de T. Rangel de ø650.000.00 Cargo de ø2.000.00 por servicios bancarios Honorarios de ø4.000.00 por cobro de documentos. 8. Haga los asientos de diario que se necesitan para corregir la cuenta de efectivo de Productos Colmenar S.A.., según el ejercicio 7. PROBLEMAS 1. Comercial San Jerónimo S.A., estableció el 1 de noviembre un fondo de caja chica por ø75.000.00. Se extendió un cheque a la orden de M. Rueda, responsable de la caja chica. Durante el mes de noviembre M.Rueda pago con el fondo los siguientes gastos: fletes sobre mercancías compras para revenderse, ø12.000.00, gasolina para el camión de la compañía, ø14.000.00, timbres de correos, ø28.000.00, materiales de oficina, ø8.000.00, periódicos ø6.000.00, efectivo disponible ø7.000.00. Efectuar a continuación los siguientes asientos: a. Asiento de diario al 1 de noviembre b. Asiento del diario cuando se repuso el fondo, al 30 de noviembre. 2. Transportes del Sureste, S.A. estableció el 1 de enero un fondo de caja chica de ø60.000.00, nombrando como responsable a Santiago Guadarrama. El 31 de enero Guadarrama presentó al contador los siguientes recibos de caja chica: timbres de correos, ø11.000.00. fletes sobre mercancías enviadas a clientes, ø14.000.00, periódicos ø6.500.00, materiales de oficina ø16.000.00 y ø950.00 por un paquete COD de mercancías. El efectivo disponible al 31 de enero ascendía a ø1.000.00 Utilizando esa información, efectúe los asientos especificados a renglón seguido: a. Asiento de diario para establecer el fondo el 1 de noviembre. b. Asiento de diario el 30 de noviembre para reponer el fondo. 3. El 1 de febrero se aumenta en ø50.000.00 el fondo de caja chica. La empresa aceptó un convenio especial, por el cual dos de los empleados de oficina trabajarían tiempo extra durante el mes de febrero y se acordó que se pagaría el costo de comida de ambos durante este período. El 28 de febrero Santiago Guadarrama, responsable de la caja chica, presentó al contador el siguiente resumen de gastos: timbres de correos, ø21.000.00., fletes sobre compras de mercancías, ø20.000.00, materiales de oficina, 24- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ ø40.000.00, periódicos ø6.500.00, y comidas ø4.650.00 ( se cargan a gastos varios). El efectivo disponible el 28 de febrero ascendía a ø13.000.00. Proceda a efectuar los siguientes asientos: (en relación al problema 2). a- Asiento de diario el 1 de febrero para aumentar el fondo de caja chica. b- Asiento de diario al 28 de febrero para reponer el fondo y volver a llevarlos a ø60.000.00. El contrato especial ha expirado, por tanto se disminuye el fondo. 4. Servicio Garcia, Lavado de Autos, estableció el 1 de junio un fondo de caja chica de ø25.000.00 y se nombró a Juan Ibánez como responsable . El 30 de junio Juan presentó el siguiente resumen de gastos del mes: Solventes para lavados, ø15.000.00, fletes sobre paños comprados para el secado de los autos, ø900.00 y café para empleados ø1.000.00 ( se carga a gastos varios). El 30 de junio el efectivo disponible ascendía a ø1.500.00 Mediante esta información, proceda a los siguientes asientos: a- Asiento de diario del 1 de junio b- Asiento de diario que se necesita el 30 de junio, para reponer el fondo y aumentarlo en ø4.000.00 5. La Compañía Zeta S.A., recibió el estado de cuenta del Banco Nacional SNC, que representa un saldo efectivo al 31 de enero de 2001 de ø2.707.000.00. La cuenta de efectivo de la compañía mostraba un saldo de ø1.639.000.00. Después de analizar el estado se descubrieron los siguientes hechos: a- El banco devolvió un cheque S.F. de un cliente. B.Estrada, de ø128.000.00 b- No se anotó un depósito de ø520.000.00 hecho, ya tarde el 31 de enero. c- Los cheques número 602 de ø401.000.00, número 680 de ø103.000.00 y el número 692 de ø52.000.00, fueron extendidos por la compañía pero aún no se habían presentado para su pago. d- Un cheque de ø68.000.00 extendido por el Conjunto Comercial Florencia S.A., fue rebajado de la cuenta de la empresa, por un error del banco. Se avisó al banco y rectificaron la cuenta. e- Junto con el estado de cuenta, se recibió una nota de cargo correspondiente al cobro del banco por un documento de ø950.000.00, más intereses de ø19.000.00 f- El banco rebajo ø8.500.00 por gastos de servicio y ø2.500.00 por honorarios por el cobro del documento. g- El banco regreso el cheque número 682 de ø145.000.00 por compra de equipo para oficina. El banco rebajó el importe correcto (ø145.000.00), pero el contador descubrió que el asistente contable , por error, lo anotó como ø415.000.00. Teniendo esos datos: a- Elabore la conciliación bancaria al 31 de enero. 25- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ b- Anote en el diario los asientos necesarios para llevar la cuenta efectivo de la compañía, a su saldo real. 6. Drumsa tenía un saldo de efectivo de ø6.804.000.00 al 31 de julio del 2001. Al recibir el estado de cuenta del banco de la nación se descubrieron los siguientes hechos: El saldo del estado bancario, al 31 de julio era de ø5.610.000.00. Un depósito, hecho ya tarde, por la cantidad de ø1.608.000.00 no aparecía en el estado de cuenta. Una nota de cargo de ø1.010.000.00, fue hecho correspondiente al pago efectuado por el banco de un documento de ø1.000.000.00, más ø6.000.00 de intereses y ø4.000.00 de honorarios. Cheques pendientes: número 810 por ø20.000.00, número 861 por la suma de ø96.000.00, número 889 por ø44.000.00 y número 906 por la cantidad de ø623.000.00. El asistente contable registró en ø622.000.00 el cheque número 811 por equipo para la tienda. El importe correcto era ø226.000.00 y ésa fue la cantidad que cargó el banco. Junto con el estado de cuenta se recibió una nota de crédito por un documento de ø250.000.00 cobrado por el banco, más ø4.000.00 de intereses. Los gastos por servicios bancarios ascendieron a ø9.000.00 Sirviéndose de esta información, a- Elabore una conciliación al 31 de julio b- Anote en el diario los asientos necesarios para llevar la cuenta efectivo de la compañía a su saldo real. 7- Los registros de Drumsa del problema 6 mostraban, al 31 de agosto, un saldo de efectivo de ø7.152.000.00 El estado de cuenta del banco presentaba un saldo de efectivo de ø9.260.000.00. Al analizar los registros el contador descubrió el siguiente: a- Un depósito de ø600.000.00 hecho, ya tarde, el 31 de agosto no fue anotado por el banco. b- El banco devolvió un cheque SF de ø46.000.00, del cliente J. Martínez . c- El asistente contable registró en ø46.000.00 el cheque número 927 por materiales de oficina. El importe correcto del cheque era de ø64.000.00 y ésta fue la cantidad descontada por el banco. d- Por error, el banco descontó un cheque de ø206.000.00 extendido por la Compañía Dinamarca S.A., El contador aviso al banco y le devolvió el cheque. El banco corrigió la cuenta. e- Cheques pendientes: número 926 por ø860.000.00, número 981 por la cantidad de ø2.005.000.00. También se encuentra aún pendiente el cheque número 810 por ø120.000.00 de julio. f- Gastos por servicios bancarios, ø7.000.00 Proceda a continuación a: 26- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ a- Elaborar un estado de conciliación bancaria al 31 de agosto b- Hacer los asientos de diario necesarios para llevar la cuenta de efectivo de la empresa a su saldo real. 7. El Salón de Belleza Maite, S.A., tenía un saldo de efectivo de ø313.260.00 al 30 de noviembre del 2002. El estado de cuenta enviado por el Banco Nacional, mostraba un saldo de ø315.900.00. Después que el contador revisó los registros, se determino que las causas de la diferencia fueron los siguientes hechos: a- Cheques pendientes: número 1010 por ø10.000.00, número 1069 por ø3.200.00, número 1098 por ø2.600.00 y el número 1103 por ø6.900.00 b- Un depósito de ø38.400.00 efectuado, ya tarde, el 30 de noviembre no fuer registrado por el banco. c- Una nota de cargo, por un documento pagado por el bando de ø30.000.00, más ø1.800.00 de intereses y ø500.00 de honorarios por servicios. d- Una nota de crédito por un documento de ø70.000.00 fue cobrado por el banco, más ø1.650.00 de intereses. El banco descontó ø500.00 por honorarios de cobranza. e- Por error el banco descontó un cheque de ø20.530.00, extendido por Estética Florencia S.A., Se avisó al banco y éste corrigió la cuenta de la compañía. f- El asistente contable cometió un error, al anotar el cheque número 1002 por productos de belleza. Lo registró en ø27.600.00 y la cifra correcta era de ø26.700.00, que fue la que descontó el banco. g- Los gastos por servicios bancarios de noviembre fueron ø880.00. Con esa información: a- Elabore un estado de conciliación bancaria al 30 de noviembre. b- Haga los asientos de diario necesarios para llevar la cuenta efectiva de la compañía, a su saldo real. 9- Estética Florencia S.A, preparó un estado de conciliación bancaria al 31 de diciembre del 2002. Las adiciones para corregir el saldo de efectivo que aparecía en los libros sumaron ø960.000.00 correspondientes a un documento de ø932.000.00 con intereses de ø28.000.00, que fue cobrado. Las deducciones para rectificar el saldo de efectivo que aparecía en los libros ascendieron a ø434.000.00, por un cheque SF de ø380.000.00 del cliente C. Lego reta, ø7.000.00 de cargos por servicios bancarios y un error de ø47.000.00 al anotar el cheque número 742 por materiales y mercancías. Mediante esos datos, a- Anote en el diario los asientos necesarios para llevar la cuenta de efectivo de la compañía a su saldo real. 27- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 10- Los registros de Viveros Brasil S.A..., mostraban un saldo de efectivo de ø4.240.000.00, al 31 de enero del 2001. El saldo del banco presentaba un saldo de efectivo de ø6.190.000.00. Al analizar los registros el contador descubrió lo siguiente: a- Un depósito de ø102.000.00 hecho el 31 de enero, no fue registrado por el banco. b- Cheques pendientes: número 110 por ø80.000.00, número 124 por la cantidad de ø362.000.00, número 146 por ø820.000.00 y número 184 por ø901.000.00. c- Una nota de crédito por el cobro de un documento de ø1.020.000.00, más ø62.000.00 de intereses, efectuado por el banco. El banco hizo un cargo de ø11.000.00 por honorarios de cobranza. d- El banco devolvió un cheque SF de ø1.228.000.00, del cliente J. Ruiz. e- El asistente contable anotó ø260.000.00 por el cheque número 112 por materiales de la tienda. La cantidad correcta era de ø206.000.00 f- El cargo por servicios bancarios fue de ø8.000.00. Mediante esa información. abcd- Determine el saldo conciliado Determine el total de adiciones al saldo en libros y al saldo en bancos Determine el total de deducciones al saldo en libros y al saldo en bancos Anote en el diario los asientos para llevar el saldo de efectivo de la compañía, a su cifra real. GUIA 1-De una definición amplia del concepto de efectivo. 2-Los fondos de amortización no constituyen_____________________ disponible por lo que se representan en el _______________________ no circulante. 3- El efectivo es la primera cuenta en un Balance General por considerarse con mayor __________________ en el momento. 4-Que se recomienda para un buen control del efectivo. 28- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 5-Indique 6 formas que se pueden utilizar en un control de efectivo. 6-Para una mejor segregación de funciones se recomienda: AB7-Indique dos fines que se consideran en el control del efectivo. 8-Dos propósitos del control del activo se refieren a: 9-Un buen sistema de control interno en el efectivo, recomienda que los pagos se hagan por medio de _____________________ 10-Para gastos pequeños re recomienda crear un _____________________________ Respuesta breve Contestar en forma concisa los términos que se le indican: 11-Tarjeta de firmas. _________________________________________________________________________ _________________________. 12-Caja Chica _________________________________________________________________________ _______________________ 13-Cheques sin fondos _________________________________________________________________________ __________________________________. 14-Depósitos en tránsito __________________________________________________._______________________ ___________________. 15-Conciliación bancaria _________________________________________________________________________ __________________________________. 16-Sobrantes y faltantes de caja _________________________________________________________________________ _______________________________________. 17-Estado de cuenta. _________________________________________________________________________ ___________________________. 18-Gastos por servicios bancarios _________________________________________________________________________ ____________________________________. 19-El custodio del fondo de caja chica se conoce como: ________________________. 20-Describa ampliamente el procedimiento de una caja chica 29- LIC.SONIA HERNANDEZ A. Y LIC. SONIA MARTINEZ A EFECTIVO ________________________________________________________________________________________ _ 21-Describa como se contabiliza la caja chica. 22-Como se repone el fondo de caja chica 23-Que se hace cuando existen variaciones en el fondo de caja chica, De más o de menos. 24-Elabore un esquema con los procedimientos a seguir antes de realizar la conciliación bancaria. 25-Elabore un esquema un esquema con los procedimientos que se utilizan en la elaboración de la conciliación bancaria 26-Refierase a los principios de acuerdo al boletín C-1 del efectivo Recomendación de actividades: -En la antología o trabajo que elaboren los estudiantes pueden anexar documentos originales (Vales, Notas de debito y crédito reembolsos estados de cuenta del banco) Elaborar una caja chica: con documentos reales Bibliografía Finner Miller Guajardo
