INSTITUTO ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA DE FISCALIZACIÓN DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN ÍNDICE GUÍA PARA CONFIRMACIÓN DE SALDOS BANCARIOS, CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR ASÍ COMO DE PAGOS DE RECONOCIMIENTOS POR ACTIVIDADES POLÍTICAS A MILITANTES Y SIMPATIZANTES OBJETIVO: Comprobar mediante la confirmación de operaciones realizadas con terceros, la veracidad y oportunidad con la que se operaron en los registros contables de las Asociaciones Políticas, los saldos de las cuentas bancarias, cuentas por cobrar y por pagar, transacciones de compras de bienes y servicios, pagos, devoluciones, bonificaciones, descuentos y comisiones con proveedores, así como pagos de reconocimientos a militantes o simpatizantes. NÚM. TRABAJO A DESARROLLAR 1 Investigue e indique las cuentas contables en las que se registraron las operaciones de los Partidos Políticos con instituciones financieras, deudores diversos, funcionarios y empleados acreedores diversos y proveedores, así como pagos de reconocimientos a militantes y simpatizantes. REFERENCIA HECHO POR INICIALES FECHA Asimismo, obtenga las relaciones o listados que integran el saldo total al cierre del ejercicio sujeto a fiscalización de las cuentas en las que se registran las operaciones señaladas y desarrolle el siguiente trabajo: a) Revise su corrección aritmética. b) Efectúe el cotejo de los saldos que reflejan los registros auxiliares individuales con los saldos que muestran en la balanza de comprobación. c) 2 Coteje el total de los saldos de la balanza de comprobación con los saldos que muestran el Libro Mayor y el estado consolidado de situación patrimonial. Con base en los saldos reflejados en la balanza de comprobación, seleccione aquellos para solicitar su confirmación como sigue: a) Seleccione la totalidad de las cuentas bancarias 1 de 11 NÚM. TRABAJO A DESARROLLAR REFERENCIA HECHO POR INICIALES FECHA de cheques, inversiones, fideicomisos, etc, que se operaron durante el ejercicio sujeto a revisión. b) Por lo que se refiere a las cuentas por cobrar y por pagar seleccione los saldos para solicitar su confirmación, considerando los criterios de selección invocados en el punto 2 de la guía para la planeación de la Fiscalización: c) 3 Seleccione una muestra representativa de los pagos de reconocimientos por actividades políticas, a militantes y simpatizantes para la aplicación de cuestionarios a esta guía. Solicite la dirección y números telefónicos de las instituciones de crédito, en su caso de cuentas por cobrar, proveedores de bienes y servicios, acreedores diversos, militantes y simpatizantes seleccionados para confirmar los saldos y tome nota de ellos. Para su identificación, en cada caso, numérelos en forma progresiva y anótelos en la cédula de control indicada en el punto 5 de esta guía. 4 Prepare las confirmaciones bancarias, para lo cual utilice los formatos anexos a esta guía de trabajo, asimismo, para la confirmación de pagos sustentados con recibos de reconocimientos a militantes y simpatizantes; utilizar el cuestionario anexo a esta guía. Para la confirmación de cuentas por cobrar y por pagar la circularización debe ser positiva indirecta, para lo cual utilice el modelo estándar de carta también anexa a esta guía de trabajo y efectúe el siguiente trabajo: a) Requiera el nombre del funcionario de la asociación política que firmará las confirmaciones. b) Determine las cuentas bancarias, cuentas por cobrar y por pagar seleccionadas para solicitar su confirmación, para que se obtengan las 2 de 11 NÚM. TRABAJO A DESARROLLAR REFERENCIA HECHO POR INICIALES FECHA dirección, número telefónico y nombre de la persona a quien se le dirige. c) Proporcione por escrito y en medio magnético las solicitudes de confirmación al Partido Político o Coalición, para que, las entregue al personal comisionado en papel membretado del mismo por triplicado, debidamente firmadas y en su caso los sobres de envío de éstas. d) La totalidad de las solicitudes de confirmación de cuentas bancarias, cuentas por cobrar y por pagar serán tramitadas por el personal comisionado por la Unidad Técnica; las referidas confirmaciones consignarán el nombre de dicho personal. e) Preparar oficios de la Unidad Técnica los cuales serán expedidos en papel membretado del Instituto Electoral del Distrito Federal, en su caso, para la confirmación de cuentas bancarias, por cobrar, de proveedores, acreedores diversos, y pagos por reconocimientos por actividades políticas a militantes y simpatizantes mismos que serán gestionados por el personal de dicha Unidad. Obtenga directamente la confirmación de los saldos de los funcionarios y empleados seleccionados para el efecto. 5 6 Elabore una cédula de control para el envió y recepción de las confirmaciones emitidas, por cada una de las cuentas, que permita resumir el trabajo desarrollado con la presente guía. Una vez obtenidas las confirmaciones en cuestión, en cada una de ellas anote con lápiz rojo, en el margen superior izquierdo el número de índices correspondiente e integre los legajos respectivos. I. En Confirmaciones bancarias, acreedores diversos y proveedores: a) Original – Para la confirmación a enviarse de inmediato. 3 de 11 NÚM. TRABAJO A DESARROLLAR REFERENCIA HECHO POR INICIALES FECHA b) Copia – Para papeles de trabajo, (acuse). Además, en lo referente a los oficios y cuestionarios emitidos por la Unidad Técnica, éstos se elaborarán en original y copia para acuse de recibo. 7 Sobre la copia de las confirmaciones para papeles de trabajo, verifique el nombre y dirección de las Instituciones de Crédito, así como de los militantes, simpatizantes, acreedores diversos y de proveedores que coincida con el anotado en el sobre de envío o entrega. 8 Por aquellas confirmaciones por las que se obtuvo respuesta, desarrolle el siguiente trabajo: a) Coteje los saldos reportados por las Instituciones de Crédito, deudores diversos, militantes o simpatizantes, acreedores diversos y proveedores, con los registros contables de las asociaciones políticas, cerciorándose que coincidan en cuanto a importe y oportunidad en las fechas de registro. b) Anote en los papeles de trabajo de la fiscalización las diferencias encontradas, las que invariablemente deberán ser investigadas y aclaradas por las asociaciones políticas. En caso contrario considérelas en la cédula de observaciones respectiva. c) 9 En la cédula de control de confirmaciones (ver punto 5 de esta guía), anote una marca que indique aquellos casos en los que se recibió la respuesta. Transcurridas dos semanas al envío de la confirmación, obtenga copia de las confirmaciones por las que a la fecha no se haya obtenido respuesta y nuevamente solicite la confirmación de saldos correspondiente. En caso contrario aplique procedimientos alternos de auditoría (movimientos posteriores a la fecha de confirmación) para examinar los movimientos y saldos relativos a las mencionadas confirmaciones. 4 de 11 NÚM. TRABAJO A DESARROLLAR 10 Determine el resultado de la confirmación conforme al control indicado en el punto 5 de esta guía de trabajo. 11 En su caso, aplique otros procedimientos que considere necesario. 12 En su caso y de ser necesario previa autorización prepare el escrito para solicitar a las autoridades de los tres ámbitos de gobierno, instituciones fiduciarias y todas las personas físicas y morales, la información que se encuentre en su poder y sea necesaria para comprobar el cumplimiento y la veracidad de los informes que presenten las Asociaciones Políticas. 13 Exprese la conclusión sobre el resultado de trabajo desarrollado. REFERENCIA HECHO POR INICIALES FECHA 5 de 11 ANEXO CUESTIONARIO PARA EFECTOS DE CONFIRMACIÓN DE RECIBOS DE _____________________________, EXPEDIDOS POR EL PARTIDO ____________________ EN EL DISTRITO FEDERAL NOMBRE_____________________________________ DOMICILIO:___________________________________ _____________________________________________ FECHA:___________________ PREGUNTA RESPUESTA 1. ¿Es usted militante o simpatizante del Partido XXXXX? 2. ¿Realizó actividades con el Partido durante el año fiscalizado? En caso afirmativo. Indique el (los) periodo (s). 3. ¿Qué actividades desempeño durante el (los) periodo (s) fiscalizado? 4. ¿Recibió usted alguna compensación por las actividades prestadas al Partido? En caso afirmativo, indique el (los) monto (s). 5. ¿Posee algún percepción? documento que acredite dicha En caso afirmativo, ¿cuál? 6. ¿Se le hizo firmar en el Partido algún documento que acredite el haber recibido alguna remuneración? En caso afirmativo, ¿cuál? FIRMA COMENTARIOS *ANEXAR COPIA DE LA CREDENCIAL PARA VOTAR. 6 de 11 7 de 11 ANEXO PAPEL MEMBRETADO DE LA ASOCIACIÓN POLÍTICA SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN BANCARIA Lugar y fecha Nombre Domicilio de la Institución Bancaria Con motivo de la fiscalización que está practicando el Instituto Electoral del Distrito Federal, a los recursos del Partido____________________________ en el Distrito Federal, correspondientes al ejercicio de 20__, mucho agradeceré llenar el formulario que se anexa y entregar el original directamente al C. ________________________________ a la brevedad. Ruego a ustedes considerar las siguientes indicaciones: A) Si la respuesta a alguna de las preguntas es “ninguno” hacerlo constar así. B) Si los espacios son insuficientes, favor de indicar los totales y adjuntar las relaciones correspondientes. C) Favor de acompañar la respuesta con los estados y relaciones relativas a las cuentas de operaciones señaladas con (x) a las fechas que indican las columnas de la derecha. Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para enviarle un cordial saludo. ATENTAMENTE Nombre y firma del funcionario del Partido Político que firmará las confirmaciones. 8 de 11 Información sobre la cuenta Número xxxxxxxxx PARTIDO ______________________________ Muy señores nuestros: 1. Este formulario contiene datos de la contabilidad 2. De esta oficina únicamente ( ) De____________________( ) De toda la institución ( ) De____________________( Las firmas autorizadas para girar cheques, son según nuestros registros. Firmas 1. 2. 3. 4. 3. ) Puede firmar cheques individualmente Nombres _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ Solo puede firmar mancomunadamente __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ Saldos que muestran nuestros libros en las fechas indicadas, son los siguientes: CUENTAS ACREEDORAS Núm Cuenta de cheques Cuenta de cheques Cuenta de cheques Cuenta de ahorro Depósitos a Depósito en garantía ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ Moneda Firmas 1,2,3,4 Interés _______ _______ _______ _______ _______ _______ ______ ______ ______ ______ ______ ______ _________ _________ _________ _________ _________ _________ SALDOS Se acompaña AL 31/DIC/__ estado de cuenta $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) Otros depósitos: 4. La firma indicada en la referencia, tenia a su cargo los saldos siguientes ( Incluyendo los documentos desconocidos con nuestro endoso): CUENTAS DEUDORAS Fecha de Vencimiento Descuentos Préstamos directos Préstamos prendarios Créditos simples o en cuenta corriente Créditos refaccionarios Créditos de habilitación o avío Cartera vencida _______________________ 5. ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ ______________ % de Interés anual SALDOS AL 31/DIC/__ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ Se acompaña relación ( ( ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) ) ) En nuestras cuentas de ordenar figuran los saldos siguientes a la misma fecha indicada en el cuadro procedente: Deudores por aval Apertura de crédito Depositantes de valores en garantía en custodia en administración Fideicomisos Rendimientos de cobranzas $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ $______________ ( ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) ) Adicionalmente a la información anterior, manifestamos a ustedes que en nuestros registros aparecen los datos relacionados con la firma de referencia al reverso. A t e n t a m e n t e. ________________________________________incls ________________________________________ NOMBRE DEL BANCO Y FIRMA AUTORIZADA 9 de 11 ANEXO PAPEL MEMBRETADO DE LA ASOCIACIÓN POLÍTICA CONFIRMACIÓN DE SALDOS Y OPERACIONES CON PROVEEDORES Lugar y fecha Nombre Domicilio de la persona física o moral a quien se dirige. Con motivo de la fiscalización que está practicando a nuestros recursos el Instituto Electoral del Distrito Federal, mucho agradeceré a usted (es) proporcionar al C. _____________________________ la información y la documentación que se solicita en el anexo, relativa a las operaciones que realizaron con el Partido ________________________________ en el Distrito Federal, durante el periodo comprendido del 1° de enero al 31 de diciembre de 20__. Sin otro particular agradezco la atención que se sirva brindar al presente. ATENTAMENTE Nombre y firma del funcionario del Partido Político que firmará las confirmaciones. 10 de 11 ANEXO OPERACIONES REALIZADAS CON EL ÓRGANO DIRECTIVO EN EL DISTRITO FEDERAL DEL PARTIDO _______________________ DURANTE EL PERIODO DEL 1° DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20__ NOMBRE DEL PROVEEDOR DEL BIEN O SERVICIO D O C U M E N T O NUM. FECHA IMPORTE F O R M A EFECTIVO NUM. D E P AG O C H E Q U E FECHA IMPORTE C O M E N T AR I O S ANEXAR A ÉSTA RELACIÓN COPIA DE LAS FACTURAS; CHEQUES Y CONTRATOS EN SU CASO, LOS ELEMENTOS DE CONVICCIÓN. FECHA _____________________________ NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN PROPORCIONA LA INFORMACIÓN 11 de 11