solicitud de confirmación bancaria - Instituto Electoral del Distrito

INSTITUTO ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL
UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA DE FISCALIZACIÓN
DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN
ÍNDICE
GUÍA PARA CONFIRMACIÓN DE SALDOS BANCARIOS,
CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR ASÍ COMO DE
PAGOS DE RECONOCIMIENTOS POR ACTIVIDADES
POLÍTICAS A MILITANTES Y SIMPATIZANTES
OBJETIVO:
Comprobar mediante la confirmación de operaciones realizadas con terceros, la veracidad y
oportunidad con la que se operaron en los registros contables de las Asociaciones Políticas, los
saldos de las cuentas bancarias, cuentas por cobrar y por pagar, transacciones de compras de
bienes y servicios, pagos, devoluciones, bonificaciones, descuentos y comisiones con
proveedores, así como pagos de reconocimientos a militantes o simpatizantes.
NÚM.
TRABAJO A DESARROLLAR
1
Investigue e indique las cuentas contables en las
que se registraron las operaciones de los Partidos
Políticos con instituciones financieras, deudores
diversos, funcionarios y empleados acreedores
diversos y proveedores, así como pagos de
reconocimientos a militantes y simpatizantes.
REFERENCIA
HECHO POR
INICIALES FECHA
Asimismo, obtenga las relaciones o listados que
integran el saldo total al cierre del ejercicio sujeto a
fiscalización de las cuentas en las que se registran
las operaciones señaladas y desarrolle el siguiente
trabajo:
a)
Revise su corrección aritmética.
b) Efectúe el cotejo de los saldos que reflejan los
registros auxiliares individuales con los saldos
que muestran en la balanza de comprobación.
c)
2
Coteje el total de los saldos de la balanza de
comprobación con los saldos que muestran el
Libro Mayor y el estado consolidado de
situación patrimonial.
Con base en los saldos reflejados en la balanza de
comprobación, seleccione aquellos para solicitar su
confirmación como sigue:
a)
Seleccione la totalidad de las cuentas bancarias
1 de 11
NÚM.
TRABAJO A DESARROLLAR
REFERENCIA
HECHO POR
INICIALES FECHA
de cheques, inversiones, fideicomisos, etc, que
se operaron durante el ejercicio sujeto a
revisión.
b) Por lo que se refiere a las cuentas por cobrar y
por pagar seleccione los saldos para solicitar su
confirmación, considerando los criterios de
selección invocados en el punto 2 de la guía
para la planeación de la Fiscalización:
c)
3
Seleccione una muestra representativa de los
pagos de reconocimientos por actividades
políticas, a militantes y simpatizantes para la
aplicación de cuestionarios a esta guía.
Solicite la dirección y números telefónicos de las
instituciones de crédito, en su caso de cuentas por
cobrar, proveedores de bienes y servicios,
acreedores diversos, militantes y simpatizantes
seleccionados para confirmar los saldos y tome nota
de ellos.
Para su identificación, en cada caso, numérelos en
forma progresiva y anótelos en la cédula de control
indicada en el punto 5 de esta guía.
4
Prepare las confirmaciones bancarias, para lo cual
utilice los formatos anexos a esta guía de trabajo,
asimismo, para la confirmación de pagos
sustentados con recibos de reconocimientos a
militantes y simpatizantes; utilizar el cuestionario
anexo a esta guía.
Para la confirmación de cuentas por cobrar y por
pagar la circularización debe ser positiva indirecta,
para lo cual utilice el modelo estándar de carta
también anexa a esta guía de trabajo y efectúe el
siguiente trabajo:
a)
Requiera el nombre del funcionario de la
asociación
política
que
firmará
las
confirmaciones.
b) Determine las cuentas bancarias, cuentas por
cobrar y por pagar seleccionadas para solicitar
su confirmación, para que se obtengan las
2 de 11
NÚM.
TRABAJO A DESARROLLAR
REFERENCIA
HECHO POR
INICIALES FECHA
dirección, número telefónico y nombre de la
persona a quien se le dirige.
c)
Proporcione por escrito y en medio magnético
las solicitudes de confirmación al Partido
Político o Coalición, para que, las entregue al
personal comisionado en papel membretado
del mismo por triplicado, debidamente firmadas
y en su caso los sobres de envío de éstas.
d) La totalidad de las solicitudes de confirmación
de cuentas bancarias, cuentas por cobrar y por
pagar serán tramitadas por el personal
comisionado por la Unidad Técnica; las
referidas confirmaciones consignarán el nombre
de dicho personal.
e)
Preparar oficios de la Unidad Técnica los cuales
serán expedidos en papel membretado del
Instituto Electoral del Distrito Federal, en su
caso, para la confirmación de cuentas
bancarias, por cobrar, de proveedores,
acreedores
diversos,
y
pagos
por
reconocimientos por actividades políticas a
militantes y simpatizantes mismos que serán
gestionados por el personal de dicha Unidad.
Obtenga directamente la confirmación de los saldos
de los funcionarios y empleados seleccionados para
el efecto.
5
6
Elabore una cédula de control para el envió y
recepción de las confirmaciones emitidas, por cada
una de las cuentas, que permita resumir el trabajo
desarrollado con la presente guía.
Una vez obtenidas las confirmaciones en cuestión,
en cada una de ellas anote con lápiz rojo, en el
margen superior izquierdo el número de índices
correspondiente e integre los legajos respectivos.
I.
En Confirmaciones bancarias, acreedores
diversos y proveedores:
a) Original – Para la confirmación a enviarse
de inmediato.
3 de 11
NÚM.
TRABAJO A DESARROLLAR
REFERENCIA
HECHO POR
INICIALES FECHA
b) Copia – Para papeles de trabajo, (acuse).
Además, en lo referente a los oficios y cuestionarios
emitidos por la Unidad Técnica, éstos se elaborarán
en original y copia para acuse de recibo.
7
Sobre la copia de las confirmaciones para papeles
de trabajo, verifique el nombre y dirección de las
Instituciones de Crédito, así como de los militantes,
simpatizantes,
acreedores
diversos
y
de
proveedores que coincida con el anotado en el
sobre de envío o entrega.
8
Por aquellas confirmaciones por las que se obtuvo
respuesta, desarrolle el siguiente trabajo:
a)
Coteje los saldos reportados por las
Instituciones de Crédito, deudores diversos,
militantes o simpatizantes, acreedores diversos
y proveedores, con los registros contables de
las asociaciones políticas, cerciorándose que
coincidan en cuanto a importe y oportunidad en
las fechas de registro.
b) Anote
en los papeles de trabajo de la
fiscalización las diferencias encontradas, las
que invariablemente deberán ser investigadas y
aclaradas por las asociaciones políticas. En
caso contrario considérelas en la cédula de
observaciones respectiva.
c)
9
En la cédula de control de confirmaciones (ver
punto 5 de esta guía), anote una marca que
indique aquellos casos en los que se recibió la
respuesta.
Transcurridas dos semanas al envío de la
confirmación, obtenga copia de las confirmaciones
por las que a la fecha no se haya obtenido
respuesta y nuevamente solicite la confirmación de
saldos correspondiente. En caso contrario aplique
procedimientos alternos de auditoría (movimientos
posteriores a la fecha de confirmación) para
examinar los movimientos y saldos relativos a las
mencionadas confirmaciones.
4 de 11
NÚM.
TRABAJO A DESARROLLAR
10
Determine el resultado de la confirmación conforme
al control indicado en el punto 5 de esta guía de
trabajo.
11
En su caso, aplique otros procedimientos que
considere necesario.
12
En su caso y de ser necesario previa autorización
prepare el escrito para solicitar a las autoridades de
los tres ámbitos de gobierno, instituciones
fiduciarias y todas las personas físicas y morales, la
información que se encuentre en su poder y sea
necesaria para comprobar el cumplimiento y la
veracidad de los informes que presenten las
Asociaciones Políticas.
13
Exprese la conclusión sobre el resultado de trabajo
desarrollado.
REFERENCIA
HECHO POR
INICIALES FECHA
5 de 11
ANEXO
CUESTIONARIO PARA EFECTOS DE CONFIRMACIÓN
DE RECIBOS DE _____________________________, EXPEDIDOS POR EL PARTIDO
____________________ EN EL DISTRITO FEDERAL
NOMBRE_____________________________________
DOMICILIO:___________________________________
_____________________________________________
FECHA:___________________
PREGUNTA
RESPUESTA
1.
¿Es usted militante o simpatizante del Partido XXXXX?
2.
¿Realizó actividades con el Partido durante el año
fiscalizado?
En caso afirmativo. Indique el (los) periodo (s).
3.
¿Qué actividades desempeño durante el (los) periodo (s)
fiscalizado?
4.
¿Recibió usted alguna compensación por las actividades
prestadas al Partido?
En caso afirmativo, indique el (los) monto (s).
5.
¿Posee algún
percepción?
documento
que
acredite
dicha
En caso afirmativo, ¿cuál?
6.
¿Se le hizo firmar en el Partido algún documento que
acredite el haber recibido alguna remuneración?
En caso afirmativo, ¿cuál?
FIRMA
COMENTARIOS
*ANEXAR COPIA DE LA CREDENCIAL PARA VOTAR.
6 de 11
7 de 11
ANEXO
PAPEL MEMBRETADO DE LA ASOCIACIÓN POLÍTICA
SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN BANCARIA
Lugar y fecha
Nombre
Domicilio de la Institución Bancaria
Con motivo de la fiscalización que está practicando el Instituto Electoral del Distrito
Federal, a los recursos del Partido____________________________ en el Distrito
Federal, correspondientes al ejercicio de 20__, mucho agradeceré llenar el formulario
que
se
anexa
y
entregar
el
original
directamente
al
C.
________________________________ a la brevedad.
Ruego a ustedes considerar las siguientes indicaciones:
A) Si la respuesta a alguna de las preguntas es “ninguno” hacerlo constar así.
B) Si los espacios son insuficientes, favor de indicar los totales y adjuntar las
relaciones correspondientes.
C) Favor de acompañar la respuesta con los estados y relaciones relativas a las
cuentas de operaciones señaladas con (x) a las fechas que indican las
columnas de la derecha.
Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para enviarle un cordial saludo.
ATENTAMENTE
Nombre y firma del funcionario del Partido Político
que firmará las confirmaciones.
8 de 11
Información sobre la cuenta Número xxxxxxxxx
PARTIDO ______________________________
Muy señores nuestros:
1.
Este formulario contiene datos de la contabilidad
2.
De esta oficina únicamente ( ) De____________________( )
De toda la institución
( ) De____________________(
Las firmas autorizadas para girar cheques, son según nuestros registros.
Firmas
1.
2.
3.
4.
3.
)
Puede firmar cheques
individualmente
Nombres
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Solo puede firmar
mancomunadamente
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
Saldos que muestran nuestros libros en las fechas indicadas, son los siguientes:
CUENTAS ACREEDORAS
Núm
Cuenta de cheques
Cuenta de cheques
Cuenta de cheques
Cuenta de ahorro
Depósitos a
Depósito en garantía
___________
___________
___________
___________
___________
___________
Moneda
Firmas
1,2,3,4
Interés
_______
_______
_______
_______
_______
_______
______
______
______
______
______
______
_________
_________
_________
_________
_________
_________
SALDOS
Se acompaña
AL 31/DIC/__ estado de cuenta
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
Otros depósitos:
4.
La firma indicada en la referencia, tenia a su cargo los saldos siguientes ( Incluyendo los documentos
desconocidos con nuestro endoso):
CUENTAS DEUDORAS
Fecha de
Vencimiento
Descuentos
Préstamos directos
Préstamos prendarios
Créditos simples o en cuenta corriente
Créditos refaccionarios
Créditos de habilitación o avío
Cartera vencida
_______________________
5.
______________
______________
______________
______________
______________
______________
______________
______________
% de
Interés anual
SALDOS
AL 31/DIC/__
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
Se acompaña
relación
(
(
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
)
)
En nuestras cuentas de ordenar figuran los saldos siguientes a la misma fecha indicada en el cuadro
procedente:
Deudores por aval
Apertura de crédito
Depositantes de valores en garantía
en custodia
en administración
Fideicomisos
Rendimientos de cobranzas
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
$______________
(
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
)
Adicionalmente a la información anterior, manifestamos a ustedes que en nuestros registros aparecen los datos
relacionados con la firma de referencia al reverso.
A t e n t a m e n t e.
________________________________________incls
________________________________________
NOMBRE DEL BANCO Y FIRMA AUTORIZADA
9 de 11
ANEXO
PAPEL MEMBRETADO DE LA ASOCIACIÓN POLÍTICA
CONFIRMACIÓN DE SALDOS Y OPERACIONES CON PROVEEDORES
Lugar y fecha
Nombre
Domicilio de la persona física o
moral a quien se dirige.
Con motivo de la fiscalización que está practicando a nuestros recursos el Instituto
Electoral del Distrito Federal, mucho agradeceré a usted (es) proporcionar al C.
_____________________________ la información y la documentación que se solicita
en el anexo, relativa a las operaciones que realizaron con el Partido
________________________________ en el Distrito Federal, durante el periodo
comprendido del 1° de enero al 31 de diciembre de 20__.
Sin otro particular agradezco la atención que se sirva brindar al presente.
ATENTAMENTE
Nombre y firma del funcionario del Partido Político
que firmará las confirmaciones.
10 de 11
ANEXO
OPERACIONES REALIZADAS CON EL ÓRGANO DIRECTIVO EN EL DISTRITO FEDERAL
DEL PARTIDO _______________________
DURANTE EL PERIODO DEL 1° DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20__
NOMBRE DEL PROVEEDOR DEL BIEN O SERVICIO
D O C U M E N T O
NUM.
FECHA
IMPORTE
F O R M A
EFECTIVO
NUM.
D E P AG O
C H E Q U E
FECHA
IMPORTE
C O M E N T AR I O S
ANEXAR A ÉSTA RELACIÓN COPIA DE LAS FACTURAS; CHEQUES Y CONTRATOS EN SU CASO, LOS ELEMENTOS DE CONVICCIÓN.
FECHA
_____________________________
NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN
PROPORCIONA LA INFORMACIÓN
11 de 11