Procedimiento para Visitas a Empresas

Nombre del documento:
visitas a empresas
Procedimiento
para Código: ITQ-VI-PO-001
Revisión: 4
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 7.2.1, 7.5.1
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1. Propósito
Aplicar los lineamientos para que los estudiantes del Instituto Tecnológico de Querétaro, realicen visitas a
empresas con el fin de que adquieran conocimientos y experiencias que complementen y actualicen su
aprendizaje.
2. Alcance
Este procedimiento
inicia desde la solicitud
de visita a la empresa, por los académicos,
hasta la
realización de la misma.
3. Políticas de operación
3.1 Las visitas a empresas se realizan de acuerdo al Manual de Procedimientos para la Promoción de
visitas a empresas del DGEST. (2000)
3.2 El Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación establece y publica el periodo de visitas a
empresas para el semestre en curso.
3.3 Las visitas a empresas deberán ser solicitadas por el docente que imparte la materia
al jefe del
departamento académico correspondiente, en coordinación con el jefe de proyectos de vinculación.
3.4 Las visitas a empresas serán autorizadas por el jefe del departamento académico, para que una visita
sea autorizada deberá aparecer en la instrumentación didáctica del docente y estar relacionada con los
contenidos del plan de estudios de la materia.
3.5 No se autorizaran visitas a otras zonas, cuando existan empresas o centro de interés iguales o de
características semejantes en la zona o región en que se encuentra el Instituto.
3.6 Los estudiantes que asistirán a la visita deberán de estar inscritos en la(s) materia(s) que tiene
asignada(s) el docente responsable de la visita, y deberán contar con el registro de su seguro
facultativo.
3.7 Queda estrictamente prohibida la aceptación de personas que no aparezcan en la lista oficial que se
proporciona para realizar la visita.
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
ELABORÓ
AUTORIZÓ
Verónica Pacheco Gaytán
Responsable de Visitas a Empresas
Guadalupe Patricia Yscapa Morán
Académica
Rocío Moreno Ruíz
Subdirectora de Planeación y
Vinculación
José Antonio Durán Mejía
Director
Marcela Antonia Juárez Ríos
Jefa de Depto. Gestión Tecnológica
y Vinculación
Firma:
Firma:
13 de junio de 2013
Firma:
24 de junio de 2013
25 de junio de 2013
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4. Diagrama del procedimiento
Departamento de
gestión tecnológica
y vinculación
Jefe de proyectos
de vinculación/ Jefe
de departamento
académico
Académico
Departamento de
recursos materiales
y servicios
Departamento de
recursos
financieros
Inicio
2. Recibe reporte de
las asignaturas que
requieren visita a
empresa
1. Determina las
asignaturas que
requiere visitas a
empresas
4. Elaboran
solicitudes en el
período establecido.
3. Establece período
de visitas y elabora
convocatoria
6. Recibe solicitudes
de visitas a
empresas
5. Verifica y aprueba
solicitud de visitas y
entrega a DGTV
7. Gestiona visita a
empresa
No
No
¿Es
aceptada la
visita?
¿Unidad de
transporte y
operador
disponibles?
Si
Si
8. Elabora carta de
presentaciónagradecimiento, lista
de estudiantes
autorizados para la
visita, itinerario y
envía.
9. Recibe carta de
presentación y
agradecimiento, lista
de asistencia para
la visita e itinerario
.
10. Entrega lista de
asistencia
.
12. Recibe solicitud
de transporte para la
visitas y gestiona
recursos para
operadores
13.
Proporciona
recursos
11. Recibe lista de
asistencia
.
16. Recibe acuse
de la carta de
presentación, lista
de estudiantes y
reporte
15. Ejecución de la visita y entrega de
documentos
14. Traslada grupo
al lugar de visita
17. Término
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5.
Procedimiento
Descripción del procedimiento
Secuencia de etapas
Actividad
Responsable
Determina
las
asignaturas
que
requiere visitas a
empresas.
1.1 De acuerdo con el análisis que se realice dentro de la
academia se proponen las asignaturas que requieren de
realizar visitas a empresas.
1.2 Envía al departamento de Gestión Tecnológica y
Vinculación el listado de asignaturas que deberán realizar visita
a empresa.
Jefe de proyectos
de vinculación/
Jefe de
departamento
académico
2. Recibe reporte de
las asignaturas que
requieren visita a
empresa.
2.1 El departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación
recibe listado de asignaturas en las que se propone realizar
visita a empresa.
Departamento de
gestión tecnológica
y vinculación
3. Establece el periodo
de visitas y elabora
convocatoria.
3.1 Determina con base al calendario escolar, el periodo de
realización de las visitas.
3.2 Entrega a los Departamentos Académicos la convocatoria.
3.3 Envía al jefe del departamento académico, al jefe de
proyectos de vinculación y a los docentes del, de forma digital,
el reglamento de visitas, procedimiento de visitas a empresas
(ITQ-VI-PO-001-01), directorio de empresas y la presentación
de visitas.
Departamento de
Gestión
Tecnológica y
Vinculación
4. Elabora solicitud en
el
período
establecido.
4.1 De acuerdo con los objetivos de la asignatura instrumenta la
visita a empresa.
4.2 Requiere formato de visitas a empresas (ITQ-VI-PO-00101), estableciendo de forma detallada el objetivo.
4.3 Solicita al jefe de proyecto de vinculación autorización para
realizar la visita.
Académico
5. Verifica y aprueba
solicitud de visitas y
entrega.
5.1 Recibe de los académicos las solicitudes de visita a
empresa (ITQ-VI-PO-001-01), verifica que se encuentre en la
instrumentación didáctica y que ésta cumpla con las políticas
del procedimiento (ITQ-VI-PO-001) para aprobar la solicitud y
enviar al jefe de departamento.
Jefe de proyectos
de vinculación
1.
5.2 Recibe solicitudes del jefe de proyectos de vinculación para
dar visto bueno y enviar al departamento de Gestión
Tecnológica y Vinculación.
6. Recibe solicitudes
de
visitas
a
empresas
7. Gestiona visitas a
empresas.
6.1 Recibe solicitudes de visitas (ITQ-VI-PO-001-01)
autorizadas, de los departamentos académicos y verifica que
sean materias sujetas de realizar visitas a empresas.
6.2 Elabora programa de visitas solicitadas (ITQ-VI-PO-001-03).
Jefe de
departamento
académico
Departamento de
gestión tecnológica
y vinculación
7.1 Elabora y envía el oficio de solicitud de visitas a empresas
Departamento de
(ITQ-VI-PO-001-02).
Gestión
Tecnológica
y
7.2 Si la empresa autoriza la visita se verifica con recursos
Vinculación.
materiales y servicios la disponibilidad de transporte y operador
de la Institución.
7.3 Si existe la disponibilidad de transporte institucional, se
confirma la visita con la empresa, se elabora la solicitud de
transporte y se envía al departamento Recursos Materiales. Se
notifica al académico a través de su correo electrónico de la
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aceptación de la visita.
7.4 En caso de no contar con disponibilidad de transporte para
la visita, se solicita un cambio de fecha con la empresa.
7.5 Si la empresa no cuenta con disponibilidad para realizar la
visita, se gestiona nuevamente.
8. Elabora carta de
presentación
agradecimiento,
formato para lista
de estudiantes del
grupo, itinerario.
8.1 Elabora carta de presentación agradecimiento (ITQ-VI-PO001-04), requiere datos de la visita en el formato (ITQ-VI-PO001-06) para lista de asistencia y reporte de resultados (ITQ-VIPO-001-05).
8.2 Envia documentos del punto (8.1), indicaciones e itinerario
para la visita, al departamento académico correspondiente,
para su entrega al académico responsable de la visita.
Departamento de
Gestión
Tecnológica y
Vinculación.
9.
Recibe carta de
presentación
y
agradecimiento,
lista de asistencia
para la visita e
itinerario
9.1 Recibe documentación de visitas a empresas y entrega al
académico responsable de la visita.
9.2 Solicita al académico responsable de la visita entregue al
DGTyV la lista de asistencia (ITQ-VI-PO-001-06) con nombre y
firma de los estudiantes.
9.3 Elabora oficio de comisión para el responsable de la visita.
9.4 Para la realización de visitas foráneas, requiere viáticos
para el responsable de la visita.
Jefe de
departamento
académico.
10. Entrega lista de
asistencia
10.1 Entrega la lista de estudiantes que asistirán a la visita,
con al menos tres días de anticipación a la fecha de su
realización al DGTyV
Académico
11. Recibe lista de
asistencia
11.1 Recibe del académico responsable de la visita la lista de
asistencia debidamente requisitada y firmada (ITQ-VI-PO-00106).
11.2 Entrega al DRMyS copia de la lista de asistencia (ITQ-VIPO-001-06).
Departamento de
Gestión
Tecnológica y
Vinculación
12. Recibe solicitud de
transporte para la
visitas y gestiona
recursos
para
operadores
12.1 Recibe solicitud de transporte para la visita y elabora el
oficio de comisión para el operador del transporte.
12.2 Recibe la lista de asistencia a la visita para verificar que el
día de su realización sólo suben los estudiantes y académicos
autorizados.
Departamento de
Recursos
Materiales y
Servicios.
13.
Proporciona
recursos.
13.1 Recibe los oficios de comisión y procede a elaborar los
cheques de viáticos correspondientes.
13.2 Emite cheque para los responsables de la visita.
Departamento de
Recursos
Financieros
14. Traslada grupo al
lugar de visita.
14.1 Proporciona el servicio de transporte, revisando para el
acceso al autobús que los estudiantes cuenten con copia de
seguro social y se encuentren en la lista de asistencia.
14.2 El operador del autobús sigue el itinerario definido para la
visita.
Departamento de
Recursos
Materiales y
Servicios
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15. Ejecución de la
visita y entrega de
documentos.
Procedimiento
15.1 Realiza la visita en la empresa según itinerario,
requiriendo:
- El sello en la carta de presentación y agradecimiento.
- El nombre y firma de quien atiende la visita en el reporte de
resultados de la
visita, y los entrega al departamento
académico correspondiente.
15.2 Recibe del académico responsable de la visita reporte de
resultados (ITQ-VI-PO-001-05), carta de presentación (ITQ-VIPO-001-04).
15.3 Entrega al DGTyV, carta de Presentación y agradecimiento
sellada de recibido por la empresa.
16. Recibe acuse de
la
carta
de
presentación, lista
de estudiantes y
reporte.
16.1 Recibe del departamento académico la carta de
presentación agradecimiento sellada de recibido por la empresa
y copia del reporte de la visita.
16.2 Elabora estadística de visitas a empresas.
17. Termino
17.1 Termino del procedimiento
Académico
Áreas Académicas
Correspondientes
Departamento de
Gestión
Tecnológica y
Vinculación
6. Documentos de referencia
Documentos
Manuales de Vinculación. Manual de procedimientos para la promoción de visitas a las empresas (2002)
7. Registros
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
Código de
registro
Solicitud de visitas a
empresas
1 semestre
Departamento de gestión
tecnológica y vinculación
ITQ-VI-PO-001-01
Oficio de solicitud de visitas
a empresas.
1 semestre
Departamento de gestión
tecnológica y vinculación
ITQ-VI-PO-001-02
Programa
solicitadas
1 semestre
Departamento de gestión
tecnológica y vinculación
ITQ-VI-PO-001-03
Carta
de presentación y
agradecimiento de visitas a
empresas.
1 semestre
Departamento de gestión
tecnológica y vinculación
ITQ-VI-PO-001-04
Reporte de resultados de la
visita.
1 semestre
Departamento Académico
ITQ-VI-PO-001-05
Lista de asistencia
1 semestre
Departamento de gestión
tecnológica y vinculación
ITQ-VI-PO-001-06
Registros
de
visitas
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Procedimiento
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8. Glosario
Empresa: Es la entidad, industria, organismo o institución pública que puede ser visitada.
Comprobación. Son las facturas debidamente requisitadas que se presentan para comprobar los recursos
financieros que fueron asignados para la realización de la visita a la empresa.
Visita a Empresa. Asistencia de alumnos a empresas cuyas actividades propician la formación académica.
Incidentes: Situación que se interpone para el desarrollo normal durante el trayecto y durante la visita en la
empresa.
Académico. Es todo aquel miembro de la comunidad tecnológica que desarrolla específicamente una o más
funciones académicas en cualquier nivel y actividad sustantiva (docencia, investigación, vinculación
incluyendo las actividades académico administrativas).
9. Anexos
9.1
Formato para solicitud de visitas a empresas
ITQ-VI-PO-001-01
9.2
Formato para oficio de solicitud de visitas a empresas.
ITQ-VI-PO-001-02
9.3
Formato para programa de visitas solicitadas
ITQ-VI-PO-001-03
9.4
Formato para carta de presentación y agradecimiento de visitas a empresas
ITQ-VI-PO-001-04
9.5
Formato para reporte de resultados de la visita
ITQ-VI-PO-001-05
9.6
Lista de asistencia
ITQ-VI-PO-001-06
10. Cambios de esta versión
Número de
Fecha de
revisión
actualización
Descripción del cambio
Se traslada el procedimiento al proceso académico.
4
14 de Junio de 2013
Se revisa el procedimiento en su totalidad modificando el
diagrama de flujo y eliminando las encuestas de opinión de
servicio de transporte.
3
6 de enero de 2012
Se revisa el procedimiento en su totalidad sin sufrir
modificaciones.
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