Institución Educativa José Miguel de la Calle Nit: 811.038.321.6 Cód. DANE: 105266000801

Institución Educativa José Miguel de la Calle
Nit: 811.038.321.6
Cód. DANE: 105266000801
Código: PR-001
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Versión: 001
1. OBJETIVO:
Garantizar el control de la información que asegure la permanencia del conocimiento institucional.
2. DEFINICIONES
 Anexos: son todos los documentos y adiciones que aplican al procedimiento, sirven de base para
aclarar o complementar el cuerpo del documento.
 Anulación: acción de eliminar o suprimir un documento del S.G.C
 Aprobación: acción formal que autoriza la entrada en vigencia del documento.
 Control: verificar, comprobar, dirigir
 Copia controlada: documento no original que es distribuido bajo condiciones de uso restringidas
 Copia no controlada: documento no original que puede circular libremente (sin restricciones)
 Documento externo: toda la información del exterior que da directrices a la Institución.
 Documento interno: documento generado como el producto de los procesos internos de la
Institución.
 Documento obsoleto: documento que esta fuera de vigencia
 Documentos: es una información y su medio de soporte. Ej. Registro, norma, procedimiento.
 Formato: estructura específica diseñada para consignar de manera conveniente y organizada una
información de cualquier tipo.
 Guía: documento que describe las actividades a seguir para llevar a cabo una actividad o un
proceso
 Instructivo: descripciones detalladas de cómo realizar y registrar tareas
 Listado maestro: formato que relaciona todos los documentos pertenecientes al Sistema de
Calidad.
 Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de calidad de una
organización
 Modificación: cambiar ligeramente el contenido de la forma
 Registro: documento no modificable que presenta resultados obtenidos ó proporciona evidencias
de actividades desempeñadas.
 Solicitud de modificaciones: hacer petición ante el líder del proceso para cambiar ligeramente el
contenido de la forma.
 Versión: número que indica la modificación en los documentos y la vigencia de estos.
3.








CONDICIONES GENERALES
La documentación debe describir lo real y no lo ideal, evidenciando lo escrito.
Debe existir homogeneidad entre los objetivos y los alcances de cada documento.
Todo documento debe realizarse por conveniencia técnica y operativa de los procesos y no de las
personas.
Los documentos (registros físicos) deben ser legibles, coherentes, sin tachones ni enmendaduras.
Todo documento, antes de ser distribuido y divulgado, debe ser revisado y aprobado por los
responsables.
Todos los documentos del S.G.C. Internos y externos, deben ser incluidos en el Listado Maestro
de Documentos.
Para la creación de documentos debe seguirse las plantillas definidas para cada tipo, en caso de
los formatos se debe asegurar que contengan el encabezado de identificación.
Lugar de Archivo de los documentos:
o
o
o
ARCHIVO 1: Coordinación Primaria.
ARCHIVO 2: Coordinación Bachillerato.
ARCHIVO 3: Secretaría – Rectoría- Bodega anexa
 Los documentos originales, correspondientes a cada proceso, son almacenados en medio
electrónico, en el computador de la Coordinación de Primaria, y en la página web de la institución.
Solo en caso que no se tenga acceso a los documentos en medio electrónico, estos serán
entregados en medio impreso y habrá una carpeta disponible en coordinación de primaria y otra en
coordinación de bachillerato de los documentos de uso cotidiano. La ruta de acceso para los
documentos del SGC en medio electrónico es: Escritorio, Carpeta SISCALIDAD, ordenados por
proceso y tipo de documento. En la página web deberá seguirse la siguiente ruta Documentos del
S.G.C/proceso (están organizados alfabéticamente y en cada link se encuentra la caracterización,
el o los procedimientos, los formatos, los otros documentos y los documentos externos)
 El cambio de versión en un documento se dará cuando la modificación responda a un cambio
significativo en el mismo.
 A partir de la fecha de aprobación, un documento debe ser implementado.
PR-001- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
 En la caracterización de cada proceso se definen las condiciones de almacenamiento de los
registros así: Identificación (código y nombre), responsable de almacenamiento, almacenamiento
(forma de archivo y lugar), tiempo de retención y disposición final de los registros. Además,
aparece al final de la misma.
 Todo documento que se haya originado antes de la implementación del SGC, se considera en
versión 1. A partir de la segunda entrega se identifica con versión 2.
 Se realizan copias de seguridad, tanto de documentos como de registros del SGC disponibles. Los
back-up a documentos y a los registros se realizan finalizando cada periodo. Las copias de
seguridad se conservan en la coordinación de primaria con restricción en un disco duro extraíble.
 El control de las modificaciones de los documentos aparece relacionado en el LMD.
4. PROCEDIMIENTO
4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS
Nº
ACTIVIDAD
1p
DETERMINAR
LOS
DOCUMENTOS
REQUERIDOS
POR EL S.G.C
2h
DETECTAR
LA
NECESIDAD DE
CREAR,
MODIFICAR
O
ANULAR
UN
DOCUMENTO
RESPONSABLE
Líderes
procesos
de
Usuarios
S.G.C
del
Líderes
procesos
de
3h
GESTIONAR LA Líder
del
SOLICITUD DE proceso
de
DOCUMENTOS
documentación
4h
ELABORAR
BORRADORES, Líder
del
MODIFICAR Y/O proceso
de
ANULAR
LOS documentación
EXISTENTES
5h
REVISAR
Y
Líderes
APROBAR
procesos
DOCUMENTOS
de
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Definen los diferentes documentos
requeridos para la prestación del
servicio y/o gestión de los procesos que Documentos
se requieran para darle cumplimiento a
del S.G.C
requisitos institucionales, de la norma y
de los padres de familia.
Cualquier usuario del S.G.C o líder de
proceso puede identificar la necesidad
de crear, modificar o anular un
documento a través del formato
establecido e informar posteriormente al
líder de cada proceso quien establecerá
Solicitud de
su viabilidad.
documentos
En caso de ser necesario, por los
FO-012
cambios que deban aplicarse si estos
generan impacto, el comité de calidad
en su reunión periódica los analizará y
dará a conocer la respectiva decisión a
los usuarios del S.G.C
Una vez aprobada la solicitud, se
informa al líder del proceso para que
No genera
proceda a realizar los cambios en el ningún registro
documento.
Según lo consignado en el formato de
solicitud diligenciado, y teniendo en
Documentos
cuenta la viabilidad de los cambios, será
elaborados
necesario justificar el motivo de la
modificación y/o anulación.
Los documentos presentados por cada
líder de proceso serán revisados
identificando la pertinencia de estos o
de
los
cambios
realizados,
posteriormente,
se
aprobarán
especificando la fecha y haciendo la
descripción de las razones que
Documentos
condujeron a las modificaciones, si las
elaborados
hubo.
Cada líder de proceso da el visto bueno
de la pertinencia de los cambios y/o
FO-012
anulación que solicite cualquier usuario
Solicitud de
del
sistema.
El
proceso
de
documentos
documentación aprueba.
Cuando se realice dicha aprobación los
usuarios del S.G.C serán informados
oportunamente con el fin de que
empiecen a hacer uso del documento
actualizado.
“Educamos en la inclusión y la diversidad”
PR-001- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
6h
Líder proceso
CONTROLAR
de
DOCUMENTOS
documentación
DE
ORIGEN
EXTERNO
Comité
de
comunicacione
s
7h
ACTUALIZAR EL
Líder proceso
LISTADO
de
MAESTRO
documentación
DOCUMENTOS
8h
9h
DISTRIBUIR LOS
DOCUMENTOS
Líderes
Y CONTROL DE
procesos
OBSOLETOS
DIFUNDIR
DOCUMENTOS
DEL SGC
Líderes
procesos
de
de
HACER
SEGUIMIENTO A Líder Proceso
10v LA
GESTIÓN de
DEL PROCESO Documentación
(VIGENCIA
DE
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
En reuniones de comité de calidad se
indaga sobre documentos de origen
externo (MEN, Secretaría de Educación,
Municipio, ISO y demás) que se
requieran o se hayan vinculado a la
gestión de los procesos
A su vez, finalizado cada periodo se
consulta en la página web del MEN y Documentos de
demás entidades para verificar la origen externo
normatividad nueva aplicable.
Los documentos externos deben F0:062: Acta de
incluirse en el listado maestro de
reuniones
documentos y ponerse a disposición de
los usuarios del S.G.C para su
conocimiento y aplicación.
Se incluye en el acta del comité de
calidad respectivo la inclusión de
nuevos documentos externos a los
diferentes procesos.
Cada vez que cambie un documento, el
FO-069:
listado maestro se actualiza y se deja a
Listado
disposición de todo el personal para su
maestro de
consulta en la página web.
documentos
Luego de la revisión y aprobación de un
documento, se realizará la distribución
del mismo a los usuarios del S.G.C a
través de la página web institucional, allí
se montará el vigente y se retira el
empleado hasta la fecha con el fin de
hacer control de obsoletos.
Los
documentos vigentes empezarán a ser
utilizados a partir de ese momento.
Los documentos obsoletos y anulados
se archivarán en una carpeta virtual que
tenga dicho nombre ubicada en
Documento
coordinación de primaria. La ruta será:
generado.
computador/
DROPBOX/
carpeta
SISCALIDAD/ subcarpeta OBSOLETOS
Y
ANULADOS/
por
procesos.
Solamente se guardará la versión o
archivo inmediatamente anterior al
existente.
Las copias físicas que se hayan
distribuido, son recogidas y destruidas,
así mismo, si un documento es anulado,
se retira del control de modificaciones y
se relaciona en el LMD como anulado.
Cuando se cree, modifique o anule un
documento se debe dar a conocer a los
usuarios,
dependiendo
de
las
características del cambio que haya
Registros de
sufrido este. Se realiza la difusión
difusión
mediante circulares y reuniones.
De esta manera, se asegura la
continuidad y correcto uso de los
documentos vigentes.
Finalizado cada periodo, se hace
Listado
seguimiento
a
los
documentos
maestro de
empleados en los procesos con el fin de documentos
controlar su vigencia y actualización.
FO-069
Para ello, se confrontan aleatoriamente
“Educamos en la inclusión y la diversidad”
PR-001- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN
LOS
DOCUMENTOS)
documentos de todos los procesos con
el Listado Maestro de Documentos.
Se deja la evidencia en el formato
elaborado para tal fin.
Cuando se genere una no conformidad
o necesidad de mejoramiento, se
GESTIONAR
Líder Proceso definen
acciones
correctivas,
12a MEJORAS DEL de
preventivas y de mejora según el caso,
PROCESO
Documentación con base en lo establecido en el
proceso de evaluación y mejora de la
gestión.
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
FO-075:
Control de
documentos y
registros
Acciones de
mejoramiento
FO-018
4.2 CONTROL DE REGISTROS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1p
IDENTIFICAR
REGISTROS
CALIDAD
2h
DEFINIR
RESPONSABLE DE
Líderes
LA RECOLECCIÓN
procesos
Y
ALMACENAMIENTO
DE
Líderes
procesos
Líderes
procesos
3h
DEFINIR
CONDICIONES DE
ALMACENAMIENTO
Las características de cada proceso
definen o determinan los registros
requeridos para dar evidencia de la
conformidad con los requisitos y la
de operación eficaz del SGC.
Todo registro debe ser identificado
en
las
condiciones
de
almacenamiento de los registros que
se encuentra al final de cada
caracterización.
Determinan
quiénes
son
responsables
de
recolectar
y
almacenar los registros generados
de para cada proceso.
El responsable se identifica en las
condiciones de almacenamiento de
cada proceso que se encuentran al
final de las caracterizaciones.
Se definen las condiciones de
almacenamiento de los registros que
se generan en los diferentes
procesos teniendo en cuenta la forma
de de presentación de los mismos: físico
o electrónico/virtual estableciendo la
ruta de acceso.
Para el almacenamiento físico de los
registros, se tendrá en cuenta el
lugar
(ver
condiciones
de
almacenamiento
en
cada
caracterización), la descripción de
carpetas y el orden en el que estarán
guardados.
Para archivos electrónicos se define
la ruta básica del equipo escribiendo
las
carpetas
y
subcarpetas
necesarias y definiendo el orden
alfabético, cronológico o por grupo
dependiendo de las subcarpetas que
se requieran.
Las condiciones de almacenamiento
de cada proceso se encuentran al
final de las caracterizaciones.
“Educamos en la inclusión y la diversidad”
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Condiciones de
almacenamient
o
de
los
registro
Condiciones de
almacenamient
o
de
los
registro
Condiciones de
almacenamient
o
de
los
registro
PR-001- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Nº
4h
ACTIVIDAD
PROTEGER
REGISTROS
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
LOS
Líderes
procesos
de
Líderes
de
procesos con
la
participación
DE
de quien se
asigne según
archivo
de
registro
5h
ALMACENAR
REGISTROS
CALIDAD.
6h
DAR DISPOSICIÓN
FINAL
A Líderes
REGISTROS
DE procesos
CALIDAD
7v
HACER
SEGUIMIENTO AL
CUMPLIMIENTO DE
Líder Proceso
CONDICIONES DE
de
ALMACENAMIENTO
Documentación
DE
REGISTROS
GESTIÓN
DEL
PROCESO
de
Los registros físicos estarán en un
lugar propicio en el que no haya
riesgos ambientales que generen
deterioro (humedad), pérdida o hurto.
Los
registros
electrónicos
se
protegerán con copias de seguridad
según las condiciones generales.
Cuando haya cambios en algún
documento de cada proceso, el líder
deberá informar al líder del proceso
de documentación para hacer las
modificaciones pertinentes, con el fin
de que éstos estén vigentes.
Tendrán la responsabilidad de
almacenar los registros de calidad
teniendo en cuenta las condiciones y
la ruta definida previamente según
las condiciones de almacenamiento
de los registros que se encuentra al
final de cada caracterización, de igual
manera, se tendrá en cuenta la
persona asignada.
Habrá almacenamiento de registros
virtuales en los computadores de
coordinación primaria, coordinación
bachillerato, rectoría y página web.
Cada proceso se encargará de definir
la disposición final de los registros,
es decir, tiempo de almacenamiento
en el archivo activo y posteriormente
determinar si se ubica en un archivo
inactivo o se destruye.
Las condiciones de disposición final
se determinan en las condiciones de
almacenamiento de cada proceso
que se encuentran al final de las
caracterizaciones.
Finalizando cada periodo, se hace
seguimiento
a
los
registros
generados en los procesos, con el fin
de asegurar su protección y
almacenamiento. Para ello, se
confrontan aleatoriamente registros
de procesos con las condiciones de
almacenamiento de cada proceso
que se encuentran al final de las
caracterizaciones y se deja la
evidencia del seguimiento en el
formato creado para tal fin el cual
incluye el proceso, el nombre del
documento, si cumple o no con las
condiciones de almacenamiento y las
observaciones que se generen en la
revisión.
“Educamos en la inclusión y la diversidad”
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Back up para
registros
electrónicos
Condiciones de
almacenamient
o
de
los
registro
Condiciones de
almacenamient
o
de
los
registro
Condiciones de
almacenamient
o
de
los
registro
FO-075:
Control
de
documentos y
registros.