Jos?M. Delgado Cascante - Instituto Nacional de Aprendizaje

UNIDAD REGIONAL CENTRAL ORIENTAL
PROCESO DE ADQUISICIONES
Tele 2210-60-00 ext: 6375 Fax: 2210-6097
San José, 22 de agosto 2012
URCO - AR-857- 2010
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
Asunto: Informe final de gestión como Encargado del Proceso de
Almacenamiento y Distribución en la Unidad Región Central Oriental
De acuerdo a la normativa interna vigente del Instituto Nacional de Aprendizaje,
las Directrices Nº D-1-2005-CO-DFOE emitidas por la Contraloría General de la
República aplicables a la Institución y la Ley Nº8292 de la Ley de Control Interno
presento el informe correspondiente a mi gestión como Encargado del Proceso
de Almacenamiento y Distribución en la Unidad Región Central Oriental en el
periodo que va desde el 15 de Julio de 2006 al 03 de julio del 2012.
Labor sustantiva del Proceso de Almacenamiento y Distribución.
El Proceso de Almacenamiento y Distribución es una oficina de apoyo
administrativo, subordinada a la Dirección de la Unidad Regional y técnicamente
de la Unidad de Compras Institucionales, su función principal es el
abastecimiento a los diferentes usuarios, sea de uso administrativo o formativo.
Dentro del desarrollo de esta función principal el Proceso debe desempeñar una
serie de actividades para la consecución de tal objetivo, la cual implica una gran
cantidad de trabajo, esfuerzo y dedicación de los funcionarios que laboran el
Proceso.
Dentro de las principales funciones ejecutadas como Encargada del Proceso de
Adquisiciones se encuentran las siguientes:
 Coordinar la requisición de recursos materiales para los Servicios de
Formación y Capacitación Profesional y las dependencias administrativas
de la Unidad Regional.
 Recibir las entregas correspondientes a mercaderías adquiridas por el INA,
mediante procesos de compra (licitaciones, compras directas, vales de
caja chica, traslados, traspasos y devoluciones de paquetes de curso o
provenientes de traslados internos de bienes de las diferentes unidades
técnicas y administrativas.
 Coordinar el proceso de alistado y despacho de recursos instruccionales
que se generan en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA).
 Coordinar la realización de los inventarios a los docentes que laboran en la
Unidad Regional.
 Coordinar con el proceso de Adquisiciones para revisión de los faltantes de
cada SCFP en caso de que los tenga, cumpliendo con los el principio de
oportunidad de entrega y costo.
 Coordinar giras para entrega y realización de inventarios.
 Verificar periódicamente la codificación de la totalidad
de artículos
existentes en el Almacén Regional, asignando tiempo específico para
dicha labor.
 Asegurar que los artículos existentes cuenten con un espacio de
almacenamiento adecuado de acuerdo a sus características físicas.
 Dar seguimiento al procedimiento de control de documentos y al archivo
del Almacén Regional.
 Realizar una evaluación de las necesidades de material administrativos,
equipo y material para la manipulación de bienes que se utilizan en el
Almacén Regional en las funciones operativas y administrativas.
 Realizar la revisión de los planes de Aprovisionamiento regionalizado.
 Realizar los ingresos y despachos que se hacen en el Almacén Regional.
 Brindar información a las instancias superiores cuando lo requieren.
 Tramitar las órdenes de pago, producto de las contrataciones, de los
diversos proveedores de que se han recibido bienes de nuevo ingreso y
basado en las órdenes de compra.
Cambios habidos en el entorno durante el periodo de la gestión.
Los cambios de
mejora continua a los procedimientos institucionales de
Almacenamiento, Recibo de Bienes, Despacho de Bienes, los cuales se debe de
estar totalmente actualizados para que los diversos procesos siempre se lleven
de una forma más eficaz y eficiente y coadyuven al cumplimiento de las metas de
la Unidad Regional.
A finales del año 2009, se cambia el procedimiento de aprobación de las
solicitudes de despacho, para incrementar la rotación de los bienes almacenados.
Para final 2011, se implementa un proyecto de análisis y aprobación del Plan de
Aprovisionamiento 2012, con el objetivo de brindar una rotación y adecuada
adquisición de bienes.
Estado de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno
En el estado de Autoevaluación de Control Interno, se acató la recomendación de
modificar y ajustar los procedimientos del Proceso de Almacén, para que en
futuras las labores se cuente con el debido proceso. Este trabajo se llevó a cabo
en las reuniones con los EAR de todas las Regionales y Sede Central, Gestión de
Normalización, la Unidad de Compras Institucionales.
Principales logros.
De los principales logros en estos 6 años al frente del Proceso de Adquisiciones
de la Unidad Región Central Oriental señalo los siguientes:
a. Integración de los Centros Especializados de Tecnología de Materiales, en
Procesos Artesanales, Textil, Turismo, Comercio y Servicios, Granja Modelo y
Centro Nacional Polivalente Francisco J. Orlich, en el mes de Enero del 2007.
b. Traslado de los funcionarios del Almacén Central al Almacén URCO, en el
mes de Mayo 2007 al proceso de Almacén y de esta forma la consolidación
del equipo de trabajo fuerte comprometido, responsable del cual siempre se
ha caracterizado.
c. Traslado, virtual, de los bienes de los centros especializados a la base de
datos de la Unidad Regional hacia el Proceso de Almacén y el traslado físico
del Almacén URCO a las instalaciones a la Sede Central, en el mes de Mayo
2007.
d. Conformación de un equipo de trabajo, unificando los funcionarios de nuevos
con el equipo existente, contando con una visión clara y concreta del trabajo,
la eficiencia y desempeño de los funcionarios que laboran en el proceso.
e. Se atiende y se suministra apoyo a la toma física del inventario del Almacén
URCO, por la Empresa ABBQ, Consultores, en el mes de Noviembre y
Diciembre del 2007. Producto a la pérdida de la información de la base de
datos.
f.
Brindar apoyo a los funcionarios del Proceso de Programación y Control de
Operaciones en las pruebas selectivas, efectuadas desde Noviembre 2007 a
Enero 2008, en dónde se encontraron e informaron las diferencias
encontradas y se acata la orden de la suspensión de las selectivas, para
enero 2008.
g. Aplicación de la toma física del inventario, mediante ajustes y basado en la
certificación presentada por la empresa contratada, se inicia en Diciembre del
2007, con la actualización de la información del SIREMA.
h. Se logró consolidar los valores propios del Almacén URCO, en conjunto con
los funcionarios de este proceso.
i.
Se logro establecer un mantenimiento de correctivo de las instalaciones del
Almacén, por medio de las solicitudes de mantenimiento realizadas al Proceso
de Servicios Generales.
j.
Se logró una coordinación efectiva con el Proceso de Adquisiciones y el
Financiero Contable Regional, hasta el punto de que solamente para los años
2009, 2010 y 2011 quedaron sin pagar dos órdenes de compra, por motivos
ajenos a los tres Procesos.
Estado de los proyectos más relevantes.
1-Los proyectos más importantes fue el haberse implementado el uso del
Formulario Liquidaciones de Servicios de Capacitación Profesional como requisito
para la liquidación de los SCFP, la aprobación de las solicitudes de despacho con
al menos 60 días con anterioridad de su inicio y la conformación de una
estructura de las áreas del Almacén URCO, con su respectivo coordinador.
2-Se encuentran en ejecución en la actualidad y brindando resultados
satisfactorios. En especial, el Formulario que se han podido recuperar bienes
para su reutilización y disminuir la adquisición de nuevos bienes.
3-Quedan pendientes inventarios de docentes por someterse al proceso y los
mismos se atenderán conforme finalicen los SCFP.
5-Para el año 2011, se logró tramitar el 100% de las compras recibidas, mediante
el Plan de Aprovisionamiento.
Sugerencias para la buena marcha del Proceso de Adquisiciones.
Dentro de las sugerencias que deseo plantear para continuar con los buenos
resultados del Proceso de Almacenamiento y Distribución se encuentran los
siguientes:
1. El Proceso de Almacenamiento y Distribución de la Unidad Regional ha
incrementado considerablemente el volumen de trabajo, lo que se genera que
el encargado de este Proceso tenga que dedicar una gran cantidad de tiempo
en atender las actividades necesarias para poder planificar, dirigir, ejecutar y
supervisar las solicitudes de bienes y servicios, lo que implica que el tiempo
para atender otras actividades sea escaso, por lo que se recomienda, que no
se recargue como en otras oportunidades, al encargado de este Proceso tan
importante para el desarrollo de la Regional, la supervisión de algunas de las
funciones de otros procesos como por ejemplo el de traslados y seguimientos
de los bienes asignados a los diferentes centros de costo, ya que al tener
tanto volumen y responsabilidad, se hace necesario que el encargado dedique
la mayor cantidad de tiempo a los trámites de alisto, despacho y pruebas
selectivas de los bienes almacenados, que son su función principal, además,
existe una recomendación de la Auditoría Interna para que sea de esta forma,
e inclusive , plasmada dentro de los procedimientos de la Institución.
2. Es importante que haya una mayor apertura de comunicación por parte de la
Dirección hacia los responsables de los Procesos con el fin de facilitar el
trabajo y la coordinación en el cumplimiento de los objetivos de la Regional y
por ende en el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Estratégico
y el Plan Anua de la Institución.
3. Es de suma importancia se atienda la necesidad de dotar al Proceso de
Almacén de automotores propios para el despacho, traslado, entrega y toma
de inventarios a las personas docentes, ya que son etapas fundamentales
dentro del Proceso de Almacenamiento y Distribución.
4. Es de necesidad, inmediata, que los procedimientos del Proceso de
Almacenamiento y Distribución, así como los de otros procesos que
involucran a este procede sean concerniente con las labores y procedimientos
del Proceso de Almacenamiento.
5. En mi opinión la Unidad Regional cuenta con funcionarios de mucha
experiencia, capacidad, disposición, compromiso, profesionalismo, entrega,
dedicación y lealtad al trabajo, por lo que considero que la persona para
reemplazarme en el puesto de encargado de Proceso de Almacén debe salir
de la propia regional como voto de confianza y de continuidad al trabajo que
con calidad se ha desarrollado durante todos estos años, es por esto que me
complace se haya nombrado al Lic. Jorge Luis Robles Navarro, para el
puesto, ya que cuenta con el perfil académico y profesional, una experiencia
de más de 6 años en labores de almacén, posee el conocimiento sobre cómo
se trabaja en la Unidad Regional y cuenta con la aceptación de los usuarios
internos y externos al Proceso, además, siempre ha trabajado de cerca con
los distintos encargados a lo largo de estos años, manejando temas
importantes y de mucho cuidado en el Proceso, por lo que no dudo en
recomendarlo al puesto.
Para terminar deseo reiterar el agradecimiento, a los funcionarios y funcionarias
que me apoyaron en estos años y principalmente como encargado del Proceso
de Almacenamiento y Distribución, gracias por el gran esfuerzo en estos años de
duro trabajo y que nos permiten sentirnos tranquilos por los resultados obtenidos.
Atentamente,
José Ml. Delgado Cascante
Ci: Lic. Rocío López Monge
Directora Regional