UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA SOPORTE QUIPU DNC-484 PARA : USUARIOS MODULO DE TESORERÍA USUARIOS MODULO DE CUENTAS POR PAGAR USUARIOS MODULO DE PRESUPUESTO USUARIOS MODULO DE CONTABILIDAD DE : COORDINACIÓN APLICATIVO QUIPU ASUNTO : ANULACIÓN DEFINITIVA PAGOS DE NÓMINA – TESORERIA ANULACIÓN PARCIAL PAGOS DE NÓMINA – PRESUPUESTO, CXP Y CONTABILIDAD FECHA : Bogotá D.C., 19 de Agosto de 2003 Con el fin de realizar la afectación presupuestal y contable de las anulaciones DEFINITIVAS de pagos de nómina en Tesorería (teniendo como soporte oficio enviado por la oficina de personal) que en presupuesto, cuentas por pagar y contabilidad son cancelaciones parciales, se describe a continuación el proceso a seguir en cada uno de los módulos: TESORERIA Para la anulación DEFINITIVA de un pago de nómina generado a través de pagos parciales, se debe utilizar el tipo de movimiento de anulación: 15 – ANULACIÓN PAGO DEFINITIVO - NOMINA Este tipo de movimiento anula el cheque, el egreso y el comprobante de contabilidad, dejando la orden de pago en estado PAGADA. PRESUPUESTO Se debe ejecutar manualmente por la opción Registro de Operación el tipo de documento NAP– Anulación Parcial de Nómina, el cual a través del movimiento 175– Anulación Parcial de Nómina realiza la siguiente afectación presupuestal, correspondiente a cada uno de los rubros que se afectaron en forma automática desde el módulo de Tesorería con el movimiento 34- Anulación Pago Vig. Actual: - Disminución en el acumulado de Cuentas por Pagar Disminución en el acumulado del Compromiso Disminución en el acumulado de la Disponibilidad Aumento del saldo de la Apropiación En este proceso es importante tener en cuenta que los valores, áreas de responsabilidad y recurso a afectar, deben ser consistentes con los anulados (Mov. 34) en cada uno de los rubros, así: Efecto producido por la anulación en tesorería Mov. de anulación generado desde el módulo de tesorería en el documento del compromiso presupuestal Registro manual en el documento “NAP” para la cancelación parcial de Cuentas por pagar, compromiso y Disponibilidad CONTABILIDAD Se debe realizar un ajuste manual a través del comprobante general 911 específico 160, debitando la cuenta por pagar al empleado y acreditando cada uno de los gastos. Es importante tener en cuenta si se realizaron descuentos al empleado por aportes salud, pensión o descuentos asociados a la nómina, éstos también deben ser ajustados manualmente en el mismo comprobante, teniendo en cuenta la causación del descuento y el valor a girar al proveedor. Con respecto a la disminución de retenciones (si existe), ésta debe realizarse a través del comprobante general 921 específico 210 afectando las tablas de tributarios, y de la misma manera se debe tener en cuenta el valor a girar en la orden de pago generada a la DIAN. Cordial saludo, AMPARO HERRERA NÚÑEZ Coordinadora DNC - 484 FECHA: AGOSTO 14 DE 2003 PARA: USUARIOS LÍDERES DE SOPORTE: BOGOTA PALMIRA NIVEL NACIONAL MEDELLIN UNISALUD BOGOTA UNISALUD MANIZALES MANIZALES UNISALUD MEDELLIN UNISALUD PALMIRA REFERENCIA: PARAMETRIZACION DE DOCUMENTO PRESUPUESTAL PARA ANULACION PARCIAL DE NOMINA Con el fin de soportar el proceso de anulación parcial de nómina en el módulo de presupuesto, es necesario crear un tipo de documento “NAP – Anulación Parcial de Nómina” con la siguiente parametrización: 1. MODULO DE PRESUPUESTO: 1.1. TIPO DE MOVIMIENTO: Crear un tipo de movimiento “175 – Anulación Parcial de Nómina” que afecte los grupos de apropiación y ejecución presupuestal. Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos /Tipos de Movimiento 1.2. GRUPOS PRESUPUESTALES: Parametrizar el tipo de movimiento “175” en los grupos de apropiación y ejecución, con las siguientes especificaciones: Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos /Acumulados y Saldos Grupo “5 – Apropiación Presupuestal”: Debe ser parametrizado en la columna de saldo con signo positivo: Grupos de ejecución: Parametrizar en los grupos “6 – Disponibilidad Vigencia Actual”, “7 – Compromiso Vigencia Actual” y “8 – Obligación”, las columnas de saldo y acumulado con signo negativo tal como se indica en el ejemplo 1.3. TIPOS DE DOCUMENTOS: Crear un tipo de documento “NAP- ANULACION PARCIAL DE NOMINA”, con la siguiente parametrización: Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos /Tipos de Documentos 1.4. AREAS POR DOCUMENTOS: En esta opción se le asocian al tipo de documento “NAP” empresas que operan en el servidor con todas sus áreas. las estructuras de las Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos /Areas por Documento 1.5. MOVIMIENTO POR DOCUMENTO: En esta parametrización se le indica al sistema con que movimiento únicamente puede trabajar documento “NAP” tal como aparece a continuación: Opción: Presupuesto / Soporte/ Documentos /Tipos de Documentos 2. MODULO DE TESORERÍA: Crear un tipo de movimiento 15 – ANULACIÓN PAGO DEFINITIVO – NÓMINA, así: Opción: Tesorería / Soporte/ Tipos de Anulación Cualquier duda será atendida en el centro de soporte del Nivel Nacional ext 18078 y 18162. Cordial Saludo, AMPARO HERRERA NUÑEZ Coordinadora Funcional