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GRUPOS IMPULSORES Mily Choy Febrero, 2006 Grupos Impulsores: Conformación y Valores 1 GRUPOS IMPULSORES Conformación y valores E ste documento es el resultado de la revisión y el análisis de los resultados en la implementación de los Grupos Impulsores. Si bien inicialmente creíamos que los Grupos Impulsores tenían éxito sólo por su diseño y estructura; con el tiempo esto se ha modificado. Actualmente apuntamos a que si bien la herramienta tiene éxito; este también se debe a la sinergia y sincronía que se produce entre los miembros del grupo; y hasta diríamos que existen momentos extraordinarios en los cuales el mismo actúa y vibra con una energía particular. Los valores y sentimientos que se han rescatado como presentes cuando el grupo activa son los de: inspirar, animar, incitar, cooperar, ayudar, comunicarse y sobre todo la más importante es la confianza que se genera al interior del Grupo. ¿Qué es un Grupo Impulsor? El grupo impulsor es una herramienta para la acción y el cambio, es especial para ser usado en las campañas de incidencia política ciudadana. Un Grupo Impulsor se constituye con un sentido, un objetivo concreto y una duración condicionada al alcance del objetivo; traducido en una propuesta específica. Pasar de ser parte del problema a ser parte de la solución. Esta es una forma de actuar que parte de una intención clara, donde el diálogo y la inteligencia colectiva (pensar colectivamente) están presentes. Y sobre todo quizás el mayor valor es que el Grupo surge como resultado del poder ELEGIR. El Grupo Impulsor tiene características que lo hacen particular: El objetivo común prevalece sobre el de los particulares. Heterogeneidad y diversidad de los miembros. No requiere contrato escrito. Carece de una estructura formal. Se constituye bajo una relación de confianza, reciprocidad y colaboración. Se organiza por equipos de área estratégicas. La participación de sus miembros es proactiva y voluntaria. Cada miembro contribuye con sus capacidades. Objetivos a corto y mediando plazo. No existe el protagonismo de una sola organización. Normalmente abierto a la admisión de nuevos participantes. La permanencia en el grupo es libre y voluntaria. Se disuelve cuando se llega al objetivo común o cuando los miembros lo deciden. Todos responden directa ilimitada y solidariamente por las acciones. Las organizaciones no pierden su individualidad. Grupos Impulsores: Conformación y Valores 2 El Grupo se autorregula mediante un código de relacionamiento interno –oral o escrito, expreso o tácito-, donde los compromisos son asumidos y creados por todos, no impuestos. En este sentido, otra ventaja es la libertad con que las organizaciones pueden entrar y salir del grupo con sólo comunicarlo a las demás. Algo especial, es el estado permanente de construcción en el que se encuentra el Grupo. Hay organizaciones más tradicionales, que gustan de estrategias y planes de acción concretos, bien definidos, desde el inicio; sin embargo ésta no es una característica del Grupo; en él hay división de trabajo, responsabilidad compartida y ejecución paralela de planes en elaboración permanente; con lo que sí se cuenta desde el inicio es con el objetivo común. Cuando el Grupo toma consciencia de lo que es, pasa a un estado de sincronía con el entorno, donde las cosas suceden en el tiempo justo, donde se aprovechan las oportunidades que surgen, y esto se debe a que sus miembros están alertas a que estos momentos sucedan, donde todas las acciones que se realizan son claras para sus miembros, aunque muchas veces no para el actor externo, el grupo cuando activa está focalizado y existe concentración extrema en él. La razón por la cual no tiene sentido establecer al inicio algún tipo de aporte financiero, se debe a al desconocimiento certero de la cantidad de acciones que se llevarán a cabo, del aporte que voluntariamente puede dar cada organización y del número de organizaciones que se irán sumando al Grupo. Aunque ello no significa que no se solicite financiamiento para ciertas actividades que vayan surgiendo. La experiencia que se ha tenido al respecto es que el financiamiento es mínimo, con gran impacto y mucha eficiencia en el uso de los recursos. Como esta es una herramienta orientada a la acción y al resultado, una vez alcanzado éste, el Grupo se desarticula. Pero aún cuando esto sucede ya se han generando diversas ganancias anexas a la concreción del objetivo como son el fortalecimiento de los vínculos entre los participantes, la generación de confianza entre ellos y la generación de todo tipo de interrelación entre los mismos. Lo que hemos podido constatar, es que mientras más coincidencia exista entre: los objetivos institucionales, los proyectos en ejecución de cada organización y el objetivo común; más fuerte, eficiente y de mayor impacto será el Grupo. Y otro factor que hace fuerte al grupo es mantenerse permanentemente en el propósito y la intención que los une. Se construyen en base a los espacios comunes y se crean y generan cada vez más dichos espacios. Si bien cada Grupo es una experiencia particular y especial, necesita organizarse internamente. Algo que ha resultado es conformar por lo menos 3 áreas estratégicas: técnica, comunicación y cabildeo. En cada área participan los recursos humanos especializados de cada una de las organizaciones miembros. Grupos Impulsores: Conformación y Valores 3 Resumiendo esta primera parte, podemos decir que, son valores intrínsecos del Grupo: a) Miembros: son organizaciones, sin importar el tamaño, el nivel o el sector al que pertenecen, siempre y cuando compartan el objetivo en común. b) Impacto: Mejora la capacidad de negociación y permite obtener mayor legitimidad en el tema. c) Financiamiento: Permite mayor probabilidad de acceder a financiamiento para las diversas actividades q se lleven a cabo. d) Asesoramiento: El trabajo en grupo permite recibir asesoramiento de los otros miembros. e) Capacitación: incrementar las oportunidades de capacitación específica y f) bajar el costo en la contratación de facilitadores para que dicten cursos, como así también solventar los gastos de enviar a algún integrante a seminarios y talleres, dictados en el país o en exterior. Promoción: Permite realizar una mejor promoción del tema, construir una imagen pública rápidamente. Conformación de un Grupo Impulsor El primer y mayor desafío con el que uno se puede encontrar al momento de conformar y organizar un Grupo Impulsor es el que las partes se interrelacionen y fluya entre ellas el diálogo, y que el espacio facilitado sea para entender la realidad y dar paso a las acciones necesarias que cambien el futuro. Apostar a que el mundo y las cosas no son predeterminadas sino que son un abanico de posibilidades, y que para que ello se requiere de nuestra participación y compromiso activo. Partir de la comprensión del escenario presente para poder conocer en qué momento y mediante qué acción se puede alterar el curso de la historia. Por ello siempre va a ser más fácil si comenzamos con miembros que demuestran o manifiestan el deseo de trabajar en forma conjunta, y ayudará si entre ellos se encuentran los miembros más idóneos para el objetivo pensado. Si bien no existe un número mínimo de organizaciones, el iniciar un Grupo con menos de 8 organizaciones hará la tarea un poco difícil. Un primer paso es identificar a las organizaciones que estén vinculadas al tema que interesa, y que el mismo les sea propio a su naturaleza constitutiva; así la propuesta tendrá fácilmente eco en ellas. Un segundo paso podría ser convocar a dichas organizaciones a una primera reunión e informarles sobre la propuesta. Si no se tienen aliados previamente identificados, se puede recurrir a identificarlos mediante cartas, sobre todo si el tema es complejo y requiere ser debatido antes que los posibles aliados decidan políticamente si se adhieren o no al Grupo. Grupos Impulsores: Conformación y Valores 4 Otro momento en que es útil invitar a otras organizaciones mediante una carta, es cuando no existe una relación personal con aquellas. La ventaja de la carta es que permite presentar nuestra posición concretamente. El inconveniente es que no se puede controlar quiénes más leerán la carta, sobre todo si se envía vía e-mail. Si bien el grupo actúa de manera transparente, cuando se quiere cambiar una situación casi siempre existen personas que se resisten a ello y si el Grupo aún no está conformado, contar con oponentes a la causa puede desmotivar a algunos, pues posiblemente no se cuente aún con suficientes argumentos que defiendan el objetivo del Grupo. Como la idea es sumar aliados desde el inicio, es aconsejable que desde la primera carta se cuente con más de una firma que apoye la propuesta de conformar el Grupo. Antes de escribir y enviar la carta, se debe definir qué se espera por parte de quien la recibe, si es una respuesta, una acción o se trata de sólo proveer información sobre una propuesta. La carta debe cuando menos contener lo siguiente: 1. Saludo educado, adecuado y protocolar. 2. Breve párrafo de introducción, propósito de la carta y mensaje principal en el primer párrafo. 3. Pedido o solicitud, lo que se espera del receptor, por ejemplo que se una al Grupo Impulsor. Se debe ser muy específico sobre lo que se pide. 4. Breve información sobre las organizaciones convocantes. Explicación sobre a quién/es se representa. Explicitar si se está directamente relacionado con el tema. 5. Expresar argumentos de sustento, de defensa del tema. Exponer los argumentos principales que sustentan la propuesta (no más de tres). Hacer referencia a hechos y posiciones adoptadas por grupos respetados. Utilizar las estadísticas estratégicamente, pero pocas veces. Proporcionar evidencia de quienes más apoyan nuestro punto de vista. 6. Reconocer al potencial aliado, la importancia que tiene para nosotros la opinión de a quién nos dirigimos. Agradecer por el tiempo ajeno y mostrar aprecio por cualquier apoyo brindado o por el que sea posible recibir. Ofrecer información y cumplir con brindarla así como asistencia en el futuro. 7. Anexos. Sólo en algunos casos vale la pena anexar información, si ésta es particularmente importante para lograr apoyo a la propuesta, pero debe ser corta, al igual que la carta. Hoy en día hay menos tiempo para leer, y se aprecian mucho los resúmenes ejecutivos. Tener una buena carta redactada, le servirá para re dirigirla, y como modelo para futuras comunicaciones. Grupos Impulsores: Conformación y Valores 5 Presentación ante un Grupo Cuando existan otras organizaciones y personas interesadas en la propuesta del Grupo, es saludable una presentación grupal. Para ello; 1. Tener claro el mensaje, hacerlo atractivo y comprensible para captar el interés y la atención del grupo. 2. Preséntese ante el grupo. Si los miembros del grupo se conocen entre ellos pero no lo conocen ni saben sobre su trabajo, pida a quien lo conoce que lo presente. Al presentarse asegúrese de explicar la relación entre su organización y la propuesta. 3. Exponga al grupo lo que se planea hacer. Identifique los puntos claves desde el inicio. Si tiene acceso a un equipo visual (infocus), muestre a la audiencia un pequeño esquema de la presentación antes de empezar. 4. Diga a los miembros del grupo cuánto tiempo durará la presentación y si pueden hacer preguntas durante la misma. Si dura menos, mejor. 5. Plantee el mensaje desde el principio. No espere hasta el final para presentar el mensaje. Exponga sus mejores argumentos de sustento, y trate de no presentar más de tres argumentos a la vez. 6. Cierre la presentación resumiendo los principales puntos. Repita los puntos fundamentales de la misma. 7. Si está solicitando una acción concreta, proporcione al Grupo las herramientas para que puedan tomar acción e informemos sobre los plazos límites para hacerlo. (Por ejemplo, si queremos que se envíen cartas a un funcionario público, brinde la dirección, título, y una carta modelo.) 8. Agradezca al Grupo por escucharlo. Abra un espacio de preguntas y respuestas o facilite una discusión grupal sobre el tema presentado. Sugerencias para presentaciones ante Grupos Refuerce las ideas con imágenes. Sea espontáneo, si cree en su propuesta no requerirá aprendérsela. Empiece con un esquema y a partir de ahí desarrolle su presentación. Sea ameno, agradable. Si es posible interactúe con la audiencia. Si no hay preguntas durante su exposición, al final pregunte al grupo si tiene preguntas. Si bien cada Grupo es una experiencia particular y especial, necesita organizarse internamente. Algo que ha resultado es conformar por lo menos 3 áreas estratégicas: técnica, comunicación y cabildeo. En cada área participan los recursos humanos especializados de cada una de las organizaciones miembros Grupos Impulsores: Conformación y Valores 6 Organización básica de un Grupo Impulsor Secretaría de apoyo y enlace, actúa como nexo entre las áreas. Siempre es aconsejable contar con una secretaría de apoyo que mantenga en comunicación a los equipos y lleve la memoria del Grupo. Es preferible elegir a la organización que convoca al tema, a la que tenga infraestructura para realizar las tareas de coordinación del Grupo, a la que tenga una persona con posibilidad de dedicarle algunas horas al tema. La Secretaría actúa como facilitadora del proceso y debe dejar fluir la información entre los equipos. Equipo técnico, se encarga de analizar los aspectos que hará sustentable y defendible el objetivo común ante los demás, construyendo argumentos justificados y acompañándolos de información objetiva y de datos comprobables. Esta área producirá el documento técnico, por ejemplo: un anteproyecto de ley, un dictamen, propuestas específicas, análisis críticos, etc. Estará compuesto normalmente por especialistas y profesionales. Deben contar con el aval y la confianza del Grupo. Equipo de comunicación, se encarga de difundir el actuar del Grupo externamente. Este es un equipo clave pues entre sus tareas estratégicas debe traducir el documento técnico en un mensaje, claro y sencillo, con lenguaje persuasivo y no confrontativo; sin valoraciones o juicios no sustentados. Si es posible crear una imagen (logo) que identifique al Grupo. Debe incluir la información básica sobre el cambio que se quiere lograr. En otras palabras, poder expresar claramente ¡en qué cambiará la vida del ciudadano el que se logre el objetivo del Grupo! Equipo de cabildeo y negociación, analiza y diseña el plan estratégico para alcanzar el objetivo propuesto ante las personas con poder de decisión, respecto al tema que nos interesa. Normalmente realizan el mapa de poder, identifican a los actores claves –aliados, indecisos, oponentes-; convencen a más organizaciones a sumarse al Grupo. Analizan el ambiente político y los intereses, motivaciones y posiciones de los actores con los cuales se busca negociar. Normalmente está compuesto por notables, representantes de organizaciones y especialistas, con condiciones especiales, como por ejemplo poder expresarse verbalmente sin dificultad para persuadir y negociar. Esquema básico de conformación de un Grupo Impulsor Grupos Impulsores: Conformación y Valores 7 Particularidades A fin de no agotar a las organizaciones es bueno que las acciones sean distribuidas entre ellas; lo ideal es que las realice la más apta de acuerdo al momento; la que tenga más experiencia en el área, la que cuente con los recursos humanos capacitados o con la posibilidad de financiamiento para la actividad específica; pero sobre todo que no sea siempre una de las organizaciones la que realice todas las acciones. El gran valor del Grupo reside en la división de trabajo entre sus miembros y la interrelación que surge entre ellos. Una constante en los Grupos grandes -más de 50 organizaciones-, es que los compromisos y las contribuciones de las organizaciones es menor en comparación con la participación en los equipos pequeños. Algo que influye positivamente en la participación de las organizaciones, es la presentación clara del objetivo. Cuando el mensaje de lo que se quiere lograr es concreto la participación aumenta. Otro de los aspectos que atrae a participar en los grupos es la presencia de organizaciones sólidas y con experiencia en el tema, amén de la presencia de personas con fuerte convicción por el tema. En Grupos pequeños, se ha observado más casos de alto grado de compromiso y acción por parte de sus miembros, lo que los hace más poderosos y con más posibilidades de alcanzar el resultado planteado. Por otro lado, también existen varias organizaciones que simpatizan con el actuar del Grupo pero que no se animan ni comprometen con él. Son las que, de alguna u otra manera, saben que de lograrse la causa podrán gozar de los beneficios de la misma, sin tener que involucrarse en el proceso de obtenerla. Varias son las posibles razones que pueden propiciar a actuar de esta manera; apatía, descreimiento, tiempo, recursos, etc., lo importante es vencer estas razones y participar y actuar por lograr aquello en que creemos. Los grupos parten con una visión compartida y en las primeras reuniones van definiendo la agenda de trabajo. Es conveniente desde el inicio que las partes expongan posibles restricciones que constituyen limitaciones para ellas en su actuar. Esos factores pueden incluir exigencias contractuales, recursos disponibles, responsabilidad política, normativas legales y regulaciones institucionales. Es importante que el proceso sea transparente, aceptado y se fundamente en los intereses de las partes. Esto puede ser modificado, aunque no es lo aconsejable. En esta etapa de integración es crucial crear un ambiente propicio para el Grupo Impulsor (participación de actores, lugar adecuado, momento oportuno). Es necesario establecer ciertas normas de procedimiento básicas que guíen el proceso del Grupo y ayuden a las partes a sentir confianza a lo largo de todo el proceso. Estas normas de procedimiento deben referirse al proceso en sí mismo, al comportamiento y a la forma de comunicación en él, y deben estar de acuerdo con las preferencias personales de los participantes. Estas normas pueden ser pocas o muchas, dependiendo del asunto o de las circunstancias en que se desarrolle la acción. Es preciso que las partes sepan cómo se desarrollarán los debates y cómo se compartirá la información. Debemos establecer límites de Grupos Impulsores: Conformación y Valores 8 tiempo para las reuniones y normas de cortesía de común acuerdo (por ejemplo: no interrumpir o tener el mismo tiempo de debate) de manera a crear una atmósfera de respeto mutuo. También es importante definir si el Grupo es de carácter cerrado, entre miembros ya conocidos o es abierto a otros o a todos y cualquier otra organización. Consensos dentro del Grupo Impulsor Lograr consenso significa que todas las personas aceptan la decisión, y están dispuestas a apoyar la implementación de la misma. Se construye consenso mediante un diálogo abierto y franco, requiere tiempo, paciencia y la voluntad de trabajar para identificar áreas en común y superar las diferencias. A veces, sin embargo, una solución se destacará claramente como superior a todas las demás. Si así fuere habría que probar si hay consenso dentro del Grupo y así lograr un acuerdo más fácilmente. Cabe tener en cuenta que el silencio no significa necesariamente que hay acuerdo. Es importante escuchar lo que cada parte piensa del acuerdo antes de suponer consentimiento. En otras ocasiones, lograr consenso acerca de una solución, requiere de un esfuerzo adicional. En un Grupo se negocia permanentemente porque es un proceso dinámico; donde existen problemas de información, complejidad e incertidumbre. Por lo tanto, no se debe esperar que exista una receta única para la conformación de un Grupo; además que éste siempre estará influido políticamente por personas o instituciones afectadas. Desafíos y oportunidades de trabajar con otros El trabajar con otros siempre se constituye en un desafío y varias oportunidades. Oportunidades como el que a veces el objetivo común coincide con el particular o institucional, donde la organización está comprometida a lograr en su propio proyecto o es su razón de ser. En la medida que los objetivos de las organizaciones, coincidan con el del Grupo, mayor y mejor será el compromiso de acción de ellas. Otras veces la sola constitución de Grupos con propósitos comunes puede formar parte de una estrategia para introducir temas en la agenda pública; el solo hecho que esto ocurra es un indicador de que el cambio social ha empezado. Aún cuando en la realidad nuestro tema no esté agendado políticamente. Oportunidades como lograr visibilidad pública del tema en cuestión, citas en la prensa y en la televisión, noticias sobre la causa, o el involucramiento de algunas figuras públicas, celebridades, primeras damas, Ministros, empresarios o políticos, etc. Si el cambio verdaderamente adquiere fuerza, permitamos que a quienes lo hicieron posible se les reconozca el mérito cuando corresponda. Uno de los desafíos del trabajo con otros es manejar la visibilidad e imagen del Grupo Impulsor y la forma de explicar la función del mismo sin restar aliados. Una solución es emitir comunicados claros y mantener una actuación transparente. Grupos Impulsores: Conformación y Valores 9 Otro desafío es integrar a las organizaciones con más experiencia concreta en el área, con organizaciones “nuevas”, sin que se desconozca el trabajo de las primeras y sin generar protagonismos que alejen a los otros miembros. También, existen peligros ajenos al Grupo, como el que éste se constituya en algún tipo de competencia al trabajo de otras organizaciones, asociaciones, redes y demás, que ya han estado trabajando en el mismo tema. El tiempo y los plazos juegan siempre en contra. Además, las acciones deben tener resultados concretos y visibles, puesto que el ánimo de las personas y el involucramiento de las organizaciones se mantienen en la medida que permanecen con la intención activa, y el hecho de “ver” que algo se logra, que se avanza, ayuda a que la gente se quede con el propósito presente. Claro que todo está directamente relacionado con el tiempo que los miembros de las organizaciones pueden destinar a realizar las acciones de incidencia; hasta el hecho de participar en las reuniones de coordinación es clave. Esta participación normalmente se convierte en una tarea más para los funcionarios o voluntarios de las organizaciones, quienes no siempre pueden participar, pues tienen comprometidos sus tiempos con otras actividades propias de la organización a la cual pertenecen. Por ello, mientras más instalado esté, y coincidente sea el tema del Grupo con el de la organización, mayor será la participación de sus miembros en la campaña, y normalmente se llegará a la meta propuesta en menor tiempo. Entre los factores que limitan las acciones de coordinación y cooperación del Grupo, se observa la inadecuada preparación que tenemos para el manejo de conflictos que se puedan dar entre los diferentes actores que participan del proceso. Se debe tener especial cuidado con las intervenciones externas al Grupo que se generen durante el proceso, si bien pueden estar bien intencionadas pueden generar desarticulaciones o cambiar y debilitar el propósito y la intención del Grupo. Además, esta situación se torna aún más compleja, cuando es necesario coordinar acciones con actores que no son del mismo sector o ámbito, y con los que es necesario coordinar acciones. Por ello, es prudente prever algún tipo de mediación de conflictos desde el inicio, así como consensuar los principios que regirán el trabajo del grupo y la forma en que se tomarán las decisiones en el interior del mismo. Finalmente están los grandes desafíos que implica encarar la campaña de Incidencia Política mediante el Grupo Impulsor, desde una visión estratégica y de cambio que marque la diferencia, que anime a hacer las cosas de manera diferente con creatividad e innovación, con motivación, con sentido de oportunidad y con el involucramiento permanente de los actores claves. El Grupo Impulsor trae consigo la posibilidad de alcanzar no sólo el objetivo común deseado, sino la oportunidad de obtener otros resultados indirectos, como son: la experiencia de trabajo en equipo, las alianzas, el poder de negociación, la confianza, el participar activamente en la construcción de un país mejor; y el compromiso con que los miembros del Grupo actúan permite pensar en que es posible cambiar el futuro con sólo proponérnoslo. Grupos Impulsores: Conformación y Valores 10
