SIGC Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura

Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
SIGC
INSTRUCTIVO DE INSPECCIÓN PRE USO DE VEHÍCULOS
Elaboró
Revisó
Profesional Universitario División
de Bienestar y Seguridad Social
Fecha: Dic-2010
Directora Unidad de Gestión
Humana
Fecha: Dic-2010
Aprobó
Comité SIGC.
Fecha: XX-Marzo -20110
1. OBJETIVO
Establecer los ítems a verificar diariamente y previo a cualquier utilización de cualquier vehículo automotor al
servicio de la Rama Judicial, asegurando el cumplimiento de los estándares mínimos de seguridad en la
operación
2. ALCANCE
Aplica a todos los Vehículos de propiedad de la Rama Judicial y que prestan servicio a la Entidad.
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación de las especificaciones definidas en este Instructivo son el Director de la
Unidad Administrativa y quien haga sus veces en las Altas Corporaciones o en las Direcciones Seccionales.
4. DEFINICIONES
 Vehículo automotor: Todo aparato de tracción mecánica montado sobre ruedas que permite el transporte
de personas, animales o cosas de un punto a otro por vía terrestre pública o privada abierta al público.
 Motocicleta: Vehículo automotor de dos ruedas en línea, con capacidad para el conductor y un
acompañante
 Mantenimiento vehículos: Actividades que permitan asegurar que todo vehículo continúe operando en las
condiciones definidas como seguras, cumpliendo con las funciones deseadas
5. NORMATIVIDAD




Ley 769 del 2002, Código Nacional de Tránsito
Ley 903 de 2004 del Ministerio de Transporte, por la cual se modifica el Código nacional de Tránsito
Ley 1239 de 2008 del Ministerio de Transporte, por la cual se modifica el Código nacional de Tránsito
Ley 1383 de 2010 del Ministerio de Transporte, por la cual se modifica el Código nacional de Tránsito
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Entregar el Formato mensual de
Inspecciones Pre uso para cada
vehículo
Con base en el inventario de vehículos al
servicio de la Rama Judicial (propios o de
contrato permanente) de la respectiva Sede o
Seccional, se creará un Formato mensual de
registro de inspección pre uso, para cada uno
(Ver anexo No 1), el cual será entregado al
conductor responsable del vehiculo al inicio de
cada mes
Dirección Unidad
Administrativa y
quien haga sus
veces a nivel de
Altas
Corporaciones o
Dirección
seccional
2
Efectuar inspección pre uso
diaria del vehículo asignado
Tomando el formato de Inspección Pre uso de
vehículos automotores, efectuar la respectiva
revisión, previo a la utilización diaria del mismo
Conductor
responsable o
Servidor al que
se asignó el
vehículo
Nota: Si el desplazamiento implica salidas fuera
de la ciudad , en la inspección preuso debe
tenerse en cuenta las “Recomendaciones para
el manejo en carretera” (Anexo Nº 2)
3
4
Efectuar ajustes o notificar para
la generación de la AC/AP
respectiva
Con base en los resultados, y para aquellos
ítems donde se pueda efectuar el ajuste
respectivo, realizar la corrección inmediata.
Si no está al alcance de las competencias del
Conductor o Servidor al cual se le asignó el
vehículo, informar a la Dirección Unidad
Administrativa o quien haga sus veces a nivel
de Altas Corporaciones o Dirección Seccional,
para generar la AC/AP respectiva
Siguiendo lo especificado en el Procedimiento
de
Acciones
Correctivas
y
Acciones
Preventivas, generar la correspondiente acción.
Generar la AC/AP
Remitirla vía mail a la División de Bienestar y
Seguridad Social para su numeración
5
Asignación de Número a la AC /
AP
6
Seguimiento y cierre de la AC /
AP
Con este formato, la División incluirá la AC/AP
en el Listado Maestro de AC – AP del Proceso
de Seguridad y Salud Ocupacional, le asignará
el número consecutivo correspondiente y lo
devolverá a quien se lo remitió, con el número
asignado y registrado en el Formato de AC / AP
Siguiendo el procedimiento de AC / AP, la
Dirección Unidad Administrativa y quien haga
sus veces a nivel de Altas Corporaciones o
Dirección seccional, efectuará seguimiento y
cierre de la Acción, verificando la eficacia del
Plan
En caso de no ser efectiva la acción, deberá
nuevamente efectuarse el análisis, volviendo al
paso No 4
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Conductor
responsable o
Servidor al que
se asignó el
vehículo
Dirección Unidad
Administrativa y
quien haga sus
veces a nivel de
Altas
Corporaciones o
Dirección
seccional
División de
Bienestar y
Seguridad Social
Dirección Unidad
Administrativa y
quien haga sus
veces a nivel de
Altas
Corporaciones o
Dirección
seccional
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6. ACTIVIDADES
PASO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
7
Reporte del cierre de la AC / AP
Una vez cerrada la AC / AP, la Dirección
Unidad Administrativa y quien haga sus veces a
nivel de Altas Corporaciones o Dirección
seccional, remitirá por mail el Formato
diligenciado, para que la División de Bienestar y
Seguridad Social pueda actualizar el Listado
maestro de Acciones Correctivas y Preventivas
División
de
Bienestar
y
Seguridad Social
7. REGISTROS
CÓDIGO
F-AGS47
NOMBRE
Inspección
Pre
uso de Vehículos
Automotores
RESPONSABLE
DE
DILIGENCIARLO
Dirección Unidad
Administrativa y
quien haga sus
veces a nivel de
Altas
Corporaciones o
Dirección
seccional
LUGAR DE
ARCHIVO
Archivo físico
en la
Dirección
Unidad
Administrativ
a y quien
haga sus
veces a nivel
de Altas
Corporacione
s o Dirección
seccional
CRITERIO
DE
ARCHIVO
Cronológico
TIEMPO DE
RETENCIÓN
Dos años
DISPO
SICIÓN
Destruc
ción
8. ANEXOS
Anexo Nº 1 F-AGS-47 “Formato de Inspección Pre uso de Vehículos Automotores – Registro Mensual”
Anexo Nº 2 “Recomendaciones para el manejo en carretera”
9. CONTROL DE CAMBIOS
No aplica para esta versión.
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