Ciudad Bolivar_Cumplimiento Decreto 371

Radicado No. 20133710085763
Fecha: 11-03-2013
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PARA:
Dr. Juan Carlos Amaya Pico
Alcalde Local de Ciudad Bolivar
A continuación se presenta el informe de Evaluación al Cumplimiento del Decreto 371 de 2010, en
desarrollo de las funciones asignadas a esta oficina y con el propósito de efectuar seguimiento frente al
estado de los procesos administrativos relacionados con el citado decreto, el cual apunta al establecimiento
de lineamientos para preservar y fortalecer la trasparecia y para la prevención de la corrupción en las
entidades y organismos del Distrito Capital, por medio del presente informe le remitimos los resultados
obtenidos en la visita efectuada entre los días 26 al 28 de febrero del corriente.
Se envió la matriz de la Veeduría a cada Alcaldía Local en enero de 2013 para que en uso del principio de
Auto evaluación se ponderaran las calificaciones y relacionaran los soportes documentales que dieran
cuenta del cumplimiento del Decreto 371 en la localidad, así como de las acciones de mejora que
consideran pertinentes.
Posteriormente y teniendo como insumo la Auto evaluación suministrada, la Oficina de Control Interno
efectúo revisión a cada uno de los tres componentes del decreto mediante entrevista con las personas que
intervienen en los procesos de Contratación, Atención a la Ciudadanía, Participación ciudadana y Control
interno a nivel local. También se aplicaron técnicas como validación documental y pruebas de campo.
El periodo de revisión en atención a la circular 03 de 2012 de la Veeduría Distrital es el comprendido entre
el 01 de enero al 31 de diciembre de 2012
La auditoria fue atendida por Yurani Vega contratistas del área de planeación y Johana Lamilla contratista
referente SIG.
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La Alcaldía no atendió los lineamientos dados por la Oficina de Control interno diligenciando con
anticipación el formato enviado desde el 03 de enero de 2013 para que realizaran la autoevaluación
detallando para cada uno de los puntos las evidencias, las acciones a mejorar y la respectiva calificación.
La anterior situación aunada a la ausencia del Coordinador Administrativo y Financiero (Por incapacidad
según radicado No. 20131900000463) dificultó la auditoria en razón a que en varios temas especialmente
en lo relacionado con el Sistema de Control interno no se encontraron las evidencias.
Sobre este aspecto se hace necesario adelantar las acciones pertinentes a fin de fortalecer el proceso
contractual, basados en las siguientes observaciones y recomendaciones:
•
Mantener actualizados los manuales, procedimientos, instructivos, metodologías y demás.
Teniendo en cuenta que los dueños de los procesos son los funcionarios de la alcaldía es
necesario que no solo soliciten a la DPSlla actualización si no que indiquen que cambios se deben
realizar con la respectiva justificación de conformidad con el procedimiento 1D-PGE-P14 Control
de Documentos y Registros.
•
Implementar las acciones para facilitar el control social de la ciudadanía en los procesos de
contratación y evaluar la efectividad y pertinencia de los mecanismos determinados.
•
Construir un control que facilite el seguimiento al plan de contratación y dejar constancia de los
cambios y las justificaciones así como la aprobación de las mismas.
•
Definir y formalizar los criterios para la asignación de las supervisiones, asi como los de
racionalización teniendo en cuenta las cargas de trabajo.
•
Es necesario dejar las evidencias completas y claras en la carpeta de los contratos del estudio de
precios realizado para determinar el valor de la contratación y el mecanismo a través del cual
fueron solicitadas y recibidas por la Alcaldía de los 4 contratos revisados, en uno el valor del
estudio de mercado era diferente al valor por el cual se realizó la contratación y en otro los
estudios de mercado se realizaron de forma parcial. En los dos casos no se encontraron
evidencias de la solicitud y recibo de los documentos que soportan el estudio de mercado.
•
Generen espacio de retroalimentación al interior de los centros de gestión en los que se socialicen
las experiencias exitosas y no exitosas así como las accione de prevención y mejoramiento.
•
Se recomienda revisar la autoevaluación e implementar las acciones necesarias para dar
cumplimiento a los Diez y seis (16) puntos que establece el Decreto
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Radicado No. 20133710085763
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2. PROCESOS DE ATENCiÓN Al CIUDADANO, lOS SISTEMAS DE INFORMACiÓN Y ATENCiÓN DE
lAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS DE lOS CIUDADANOS.
Sobre el particular es de resaltar que la Alcaldía Local ha dispuesto de una asignación de recursos para la
atención al ciudadano, sin embargo para fortalecer dicho proceso se recomienda la intervención en los
siguientes aspectos:
•
En necesario implementar las acciones a que haya lugar para dar respuesta de Fondo a las queda
en el tiempo establecido por las normas legales vigentes.
•
Se debe implementar un mecanismo que garantice que se den respuestas con la oportunidad y
calidad que se requiere. Revisadas las quejas No. 861020 asignado a la Coordinador
Administrativo y financieros se observa que el peticionario hacia 8 solicitudes de aclaración frente
a temas del Plan de Desarrollo las cuales no se respondieron puntualmente y solo se envió el Plan
de Desarrollo Para que lo estudiara. La queja 860996 de la Coordinación Jurídica, se cierra
indicándoles al peticionario que se realizará visita de inspección sin que la Administración se
pronuncie si hay presuntamente una infracción o no y el número del expediente conque se abre la
actuación administrativa y demás información para que el peticionario pueda hacer seguimiento.
•
Es indispensable determinar mecanismos de coordinación entre los encargados de los procesos
para dar respuestas oportunas y de calidad a los peticionarios.
•
La oficina de atención al ciudadano no cuenta con condiciones de comodidad, hay alto grado de
hacinamiento en el mismo espacio funcionan 4 áreas bastante concurridas por la comunidad, el
área es reducida, deben esperar en el pasillo de entrada a la Alcaldía el cual es pequeño, La
puerta de acceso a la Alcaldía no se abre en su totalidad generando congestión a la entrada.
•
Implementar los mecanismos para que las personas en condición de discapacidad tengan acceso
tanto a la oficina de atención a la ciudadanía como las diferentes dependencias de la Alcaldía.
3. TEMA PROCESOS DE PARTICIPACiÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL EN lA AlCAlDIA
lOCAL
•
Documentar formalmente el sistema y/o mecanismos estimulo para que la ciudadanía participe
activamente en el control social a la gestión administrativa.
Los soportes presentados corresponden a la intervención de la ciudadanía en la formulación y
solicitudes de la ciudadanía realizadas pero no sobre el control social a la gestión administrativa.
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Fecha: 11-03-2013
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•
Es necesario que la entidad determine como canalizar o consolidar la información sobre la
vigilancia y control comunitario de la ciudadanía y los medios de respuesta.
•
Aunque hay evidencias de la participación de la ciudadania no se logra identificar las mejoras a los
procesos.
•
Es necesario entregar la información de la gestión realizada por la Alcaldía con anticipación a los
eventos de rendición de cuentas y garantizar que esta sea completa, veraz y de fácil entendimiento
a la comunidad.
•
En general se observa que el tema esta inmerso en los procesos de participación que realiza la
Alcaldía sin que se encuentren las evidencias puntuales, no es posible tener la trazabilidad de la
información, las actas se diligencias a mano y en la mayoría de los casos no son claras, no se
sistematiza la información, el proceso esta fragmentado por temas y contratistas y no hay un
sistema de información consolidado que de cuenta de la totalidad las acciones realizadas desde la
planeación hasta las acciones de mejora implementadas y su respectivo seguimiento.
Por lo anterior se recomienda implementar las acciones necesarias para dar cumplimiento a los seis (6)
puntos que establece el Decreto y mejorar el sistema de gestión documental y el seguimiento a la
implementación de las acciones de que trata la norma en cuestión, así como la socialización de la
información a todo nivel en la Alcaldía Local, el trabajo en equipo y por procesos.
Sobre este tema se hace necesario adelantar las acciones pertinentes a fin de fortalecer el Sistema de
Control Interno en lo Local, basados en las siguientes recomendaciones:
•
Es necesario revisar cada uno de los ítems evaluados y generar las acciones de mejora a que
haya lugar
•
En el seguimiento que realice la Alcaldía, se debe dejar por cada uno de los items las evidencias
puntuales, determinando tipo, fecha, ubicación, entre otros.
•
Teniendo en cuenta que la verificación de las evidencias del tema de control interno se hizo de
forma aleatoria, es necesario que la Alcaldía revise la descripción de evidencias y los aspectos a
mejorar, los ajuste en caso de ser necesario y ejecute las acciones de mejora propuestas.
•
Es importante que se realicen capacitaciones en el tema de control interno y se realicen
autoevaluaciones periódicas y se implementen acciones que contribuyan el mejorar el sistema de
control interno de la Entidad.
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Es importante resaltar de una parte que durante la visita se escucharon las justificaciones a las situaciones
encontradas por parte del responsable, las cuales fueron validadas con el auditor por tanto no se acepta
respuesta al presente informe y en caso de ser presentada no será objeto de análisis por parte de esta
oficina y de otra que los papeles de trabajo que soportan el presente informe hacen parte de la carpeta que
reposa en nuestra dependencia.
Por lo anterior se solicita que el presente informe sea socializado con las diferentes áreas que intervienen
en el proceso y conjuntamente se formule el plan de mejoramiento con las acciones correctivas y
mecanismos de control sobre las observaciones presentadas en el informe ó aquellas que los responsables
del proceso una vez realizada su autoevaluación consideren y/o detecten que contribuyan al mejoramiento
continuo.
El plan de mejoramiento se debe elaborar en el "Formato para Análisis de Causa Tipo A - F116302-11 Ó
Formato para Análisis de Causa Tipo B - F116302-12" que se encuentran en la Intranet en la siguiente
ruta: "Que es el SIG?-procedimientos transversales-P-116302-13 Gestión para la mejora", el cual deberán
remitir a la Dirección de Planeación y Sistemas de Información - SIG para su respectivo cargue en un
término no superior a quince días hábiles para su posterior seguimiento.
Finalmente se recomienda que el Alcalde Local, aplique la matriz de evaluación del cumplimiento del
Decreto 371 de 2010 periódicamente, con el propósito de materializar la autoevaluación, el autocontrol yel
mejoramiento continuo de los procesos evaluados.
Proyectó: Eulin Avendaño Torres
Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza