2.2 -CARTILLA EMPALME EXITOSO

ORIENTACIONES
PARA UN EMPALME
EXITOSO
ORIENTACIONES
PARA UN EMPALME
EXITOSO
Fortalecimiento de las capacidades de las entidades territoriales - Guía práctica de actuación:
Orientaciones para un empalme exitoso. 2015
Alejandro Ordóñez Maldonado
Procurador General de la Nación
Martha Isabel Castañeda Curvelo
Viceprocuradora General de la Nación
Carlos Augusto Mesa Díaz
Procurador Delegado para la Descentralización y las Entidades Territoriales
Ilva Miryam Hoyos Castañeda
Procuradora Delegada para la Defensa de los Derechos de la Infancia, la Adolescencia y la Familia
Jaime Álvarez Galvis
Procurador Delegado para el Apoyo a las Víctimas del Conflicto Armado y los Desmovilizados
Angel Martín Peccis
Representante y Director Regional
Organización de Estados Iberoamericanos
Simón Gaviria Muñoz​​​​
Director General del Departamento Nacional de Planeación
Liliana Caballero Durán
Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública
Amylkar Acosta Medina
Director Ejecutivo de la Federación Nacional de Departamentos
Gilberto Toro Giraldo
Director Ejecutivo de la Federación Colombiana de Municipios
Redacción
Diego Alonso Bernal Acosta - Procuraduría General de la Nación
José Jaime Uscátegui Pastrana - Procuraduría General de la Nación
Marco Fidel Rodríguez Solano - Procuraduría General de la Nación
Camilo Rojas Leal - Procuraduría General de la Nación
Esperanza Fernández Fernández - Procuraduría General de la Nación
José David Cavanzo Ortiz - Procuraduría General de la Nación
Laura Tatiana Obando Olaya - Procuraduría General de la Nación
Edgar Simbaqueba Moreno – Departamento Nacional de Planeación
Hilda Ramírez Villegas – Departamento Administrativo de la Función Pública
Diana Patricia Robledo De Villa - Federación Colombiana de Municipios
Fernando Enciso Herrera - Federación Colombiana de Municipios
Compilación y edición
Lucy Marcile Marie Kolter Arrieta - Procuraduría General de la Nación
Diseño y diagramación
Jesús Alberto Galindo Prada
[email protected]
Ilustración
Miqueloff - Karloz BaKKa
Corrección de estilo
Clara Galindo
Impresión
Panamericana Formas e Impresos S.A.
Quedan reservados todos los derechos sin previa autorización de los titulares del copyright, bajo las sanciones establecidas por la Ley, la
reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 5
I.
¿Qué es el proceso de empalme? Y ¿Por qué es importante?������������������������������������������������������������������9
II. ¿Cuáles son los pasos a seguir para lograr un proceso de empalme exitoso?�������������������������������� 13
III. ¿Cuándo nace la obligación de presentar el acta de informe de gestión?����������������������������������������� 23
IV. Ventajas de realizar el proceso de empalme�������������������������������������������������������������������������������������������������� 27
V. ¿Qué pasa si no se realizó el proceso de empalme?���������������������������������������������������������������������������������� 29
VI. ¿Qué hacer si no es posible realizar el proceso de empalme?��������������������������������������������������������������� 33
VII.Recomendaciones que se deben tener en cuenta frente al proceso de empalme������������������������ 35
VIII.Presentación del acta de informe de gestión������������������������������������������������������������������������������������������������� 37
IX. ¿Qué plazos se deben tener en cuenta?����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 41
X. Soporte normativo���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 43
ANEXOS������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 47
1. Circular Conjunta No. 018 de 2015��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 48
2. Contenido del informe de gestión����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 53
3. Formato de decreto��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 61
RECOMENDACIONES ESPECIALES����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 65
A. Vigilancia superior a la gestión pública territorial frente a la garantía de los derechos
de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes����������������������������������������������������������������������������������������������������� 66
B. El escenario democrático - electoral. Una nueva oportunidad para la implementación
de una política pública que garantice todas las medidas de justicia transicional������������������������������� 70
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
4
INTRODUCCIÓN
5
INTRODUCCIÓN
INTRODUCCIÓN
L
a Procuraduría General de la Nación1, la Organización de Estados Iberoamericanos,
el Departamento Nacional de Planeación, el Departamento Administrativo de la
Función Pública, la Federación Colombiana de Municipios y la Federación Nacional
de Departamentos, con el fin de apoyar a los gobernadores y alcaldes del país, pone
a su disposición esta cartilla como un elemento de consulta para la adecuada implementación
del proceso de empalme, en atención a la obligación legal que tienen todos los mandatarios
municipales y departamentales cuando se produce un cambio de administración o culmina un
periodo de gobierno.
Es importante que tanto el mandatario saliente como el que inicia su mandato acaten el
ordenamiento jurídico existente en la materia, en este contexto, el presente documento se
constituye como una herramienta útil, donde podrá encontrar claves e instrucciones claras
y sencillas para que, desde el inicio hasta la terminación, el proceso de empalme que exige
la ley sea exitoso.
Para el mandatario que termina su período de gobierno, es indispensable organizar todos
los asuntos administrativos, contractuales, de obra, y demás componentes de gestión que
haya ejecutado durante su administración, independientemente de que en el momento del
empalme estos se encuentren en ejecución o hayan finalizado.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
6
Para el mandatario que inicia, es imprescindible conocer la gestión pública que se adelantó
en la entidad territorial durante el período inmediatamente anterior, de tal manera que
pueda dar prioridad a los asuntos pendientes y a aquellos nuevos que desee impulsar.
No se puede olvidar que la Constitución Política Colombiana erige a los alcaldes como
rectores de la entidad fundamental de la división político-administrativa del Estado y en ese
rol les corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que
La PGN anota que el contenido de la presente cartilla es eminentemente orientador, no supone concepto o posición oficial de la entidad sobre asuntos particulares o
concretos que eventualmente puedan ser objeto de acción disciplinaria.
1
demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación
comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás
funciones que les asignen la Constitución y las leyes. En cumplimiento de estas
funciones, el proceso de empalme cobra especial relevancia porque es un mecanismo
que garantiza la continuidad de las políticas, procesos y procedimientos adoptados por
la entidad territorial.
El empalme debe adelantarse como un proceso amigable y bien coordinado entre las
dos administraciones (entrante y saliente), toda vez que de el éxito de este se benefician
la comunidad y el ente territorial, pues el alcalde o gobernador entrante podrá dar inicio a
su gestión tan pronto se posesiona, y no tendrá que dedicar los primeros seis meses de su
gobierno a solicitar informes y copias con el fin de recopilar la información pertinente y dar
inicio a su labor administrativa.
En resumen, esta cartilla es un esfuerzo para que los mandatarios municipales y
departamentales (salientes y entrantes) hagan entrega y asuman sus cargos en forma
ordenada y eficaz, sin pérdida de tiempo, y de manera que se garantice la continuidad y
se fomente el éxito de las tareas que se adelantan, lo cual redundará en beneficios para la
ciudadanía y la correcta gestión territorial.
Así las cosas, esperamos que en el desarrollo de tan importante proceso, esta cartilla se
constituya en un instrumento eficaz en pro de los derechos de las personas y de la
observancia al ordenamiento jurídico colombiano.
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INTRODUCCIÓN
Se resalta que, para el mandatario saliente, es fundamental este proceso, en tanto le permite
asumir con tranquilidad su vida posmandato, toda vez que la correcta entrega del cargo, se
constituye en una herramienta útil frente a eventuales cuestionamientos a su gestión.
I.
¿QUÉ ES EL PROCESO
DE EMPALME? Y
POR QUÉ ES IMPORTANTE?
I.
¿QUÉ ES EL PROCESO DE EMPALME?
Y ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?
B
ajo la premisa de que cada mandatario es autónomo en su gestión y
tomando en consideración que dicha autonomía se materializa a través de
la formulación y ejecución de su plan de gobierno, no puede perderse de
vista que los entes territoriales están obligados a cumplir unos mandatos de
orden nacional y, en ocasiones, de carácter supranacional.
En este orden de ideas, el proceso de empalme le permitirá a quien recibe la administración,
el mandatario entrante, la rectoría de los asuntos de la entidad territorial, conocer el estado
de los temas a su cargo, cuales necesitan ajustarse, qué recursos debe asignar y cómo
ejecutar las obligaciones que le corresponden.
Por estas razones podemos definir el proceso de empalme como aquel mediante el cual el
mandatario saliente hace entrega al entrante de la administración de la entidad territorial.
Es en este momento cuando la administración saliente informa de todas aquellas acciones
ejecutadas durante su mandato.
Por ser este el momento en que el gobernante saliente comunica formalmente el estado
en que se encuentra el ente territorial al culminar su mandato, es estratégico para que dé
a conocer su buena gestión, los resultados y logros obtenidos, así como informar sobre los
aspectos que merecen una atención prioritaria y hacer referencia a los proyectos que están
en curso.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
10
El empalme inicia formalmente una vez es elegido el nuevo mandatario y finaliza con
la elaboración del ACTA DE INFORME DE GESTIÓN, sin perjuicio de la etapa previa de
elaboración del INFORME DE GESTIÓN que estará a cargo de la administración saliente y de
la fase posterior de revisión por parte del mandatario entrante del INFORME DE GESTIÓN
que será objeto de estudio en el marco del proceso de empalme.
Cabe señalar que, una vez se ha iniciado formalmente el proceso de empalme por la
COMISIÓN DE EMPALME, conformada por los grupos de trabajo del mandatario entrante y
saliente, y se ha hecho entrega de cada uno de los aspectos de la administración, se elabora
el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN para la firma de las partes. Dada la importancia de este
proceso, es necesario recordar que los artículos 1º al 4º de la Ley 951 de 2005, contemplan la
construcción del mencionado documento, como una obligación legal.
Así las cosas, para garantizar la efectividad de este proceso, su preparación debe iniciar
con varios meses de anticipación con el fin de trabajar con la debida calma y diligencia,
recordando que el artículo 4º de la Ley 951 de 2005, informa sobre el término de 15 días
hábiles con que cuentan los mandatarios, luego de haber salido del cargo para presentar el
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN. Esto, sin perjuicio de las demás citaciones que le realicen
las entidades estatales competentes.
Para ello, es indispensable que este proceso se realice con la antelación debida, en forma
profesional, amigable y clara, pues es la oportunidad para que la administración saliente
entregue lineamientos estratégicos sobre cómo ha adelantado los procesos, con el propósito
de garantizar la continuidad en los mismos, si la administración entrante lo considera pertinente.
M2
Septiembre – Octubre
Propósitos
E1: Preparación
Administración Saliente
M3
Noviembre - Diciembre
E2: Entrega
Administraciones Entrante y Saliente
M4
Enero - Marzo
E3: Apropiación y Uso
Administración entrante
Autoevaluación integral de la gestión
Entrega formal de la administración
Apropiación y uso de la información
Responsabilidad política de entrega
Aspectos de gestión administrativa
Primera línea de defensa del mandatario saliente
Aspectos de gestión del desarrollo
Garantía de continuidad sostenible de
aspectos críticos
Oportunidad de corregir deficiencias pro tempore
Tableros de control ➧ Lo más relevante
Balance de gestión de línea de base
Informe a la comunidad ➧ Rendición de Cuentas
Continuidad de gestión administrativa
Continuidad de aspectos estratégicos de gestión
del desarrollo territorial
Insumos – diagnóstico para nuevo Plan de Desarrollo
Informe de Empalme
Acta de Empalme
➧
Protocolos de Uso
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¿QUÉ ES EL PROCESO DE EMPALME
Y POR QUÉ ES IMPORTANTE?
Etapas del Proceso de Empalme y su finalidad
Ficha resumen
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE EMPALME:
1. Cumple con el mandato legal que exige a todos los mandatarios municipales y departamentales
llevar a cabo un empalme de forma diligente y transparente.
2.Garantiza la continuidad de las políticas, procesos y procedimientos adoptados por la
entidad territorial.
3.Dota de transparencia la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos cuando
hay cambio de administración.
4.Beneficia a la comunidad con una correcta y fluida gestión pues se hace posible minimizar
los traumatismos propios de un cambio de administración.
BENEFICIOS DE UN ADECUADO PROCESO DE EMPALME:
• Para el servidor público saliente (Gobernador y alcalde saliente):
√√ Dar a conocer a la comunidad y a la administración que recibe, toda la gestión que realizó
en su período de gobierno.
√√ Presentar un informe de las finanzas de la entidad territorial, lo cual demuestra transparencia
en su gestión.
√√ Fomentar una gestión continua que permitirá que los proyectos sin concluir lleguen a
buen término.
√√ Permitir un acople de los planes de gobierno (entrante y saliente) que impulsen el desarrollo
municipal y departamental.
√√ Permite asumir con tranquilidad su vida posmandato, toda vez que la correcta entrega del
cargo, le sirve de herramienta frente a eventuales cuestionamientos a su gestión.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
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• Para el servidor público entrante (Gobernador y alcalde entrante):
√√ Dar prioridad a los asuntos pendientes con base en la gestión pública que se adelantó en el
ente territorial durante el período inmediatamente anterior.
√√ Iniciar su gestión tan pronto se posesiona, sin tener que dedicar los primeros 6 meses de su
gobierno a solicitar informes y copias.
√√ Hacer ajustes a su propuesta de Plan de Desarrollo, con base en la situación real del municipio
y el departamento.
√√ No tendrá que asumir responsabilidades por las irregularidades o malos manejos que se
presentaron antes del inicio de su gestión.
II.
¿CUÁLES SON LOS
PASOS A SEGUIR PARA
LOGRAR UN PROCESO
DE EMPALME EXITOSO?
II.
¿CUÁLES SON LOS PASOS A SEGUIR
PARA LOGRAR UN PROCESO DE
EMPALME EXITOSO?
D
e acuerdo con la Circular Conjunta No. 18 de 2015, expedida por la
Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República,
alcaldes y gobernadores deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Entre septiembre y octubre, la elaboración del informe de empalme en los
componentes de gestión administrativa y gestión del desarrollo territorial2,
a cargo de la administración saliente, que le servirá a la misma para revisar
los logros, generar alertas oportunas y realizar acciones correctivas antes de
entregar la administración;
b) Entre noviembre y diciembre, el desarrollo de las sesiones de empalme entre
ambos equipos – salientes y entrantes. A partir del análisis conjunto del informe
de empalme se deberá entregar la información (física y digital), el estado de
gestión y los procedimientos de cada una de las dependencias de la entidad
territorial al equipo de empalme de la administración entrante, que certificará
su recepción guardando el derecho a revisión establecido en la normativa
correspondiente.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
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c) Entre enero y marzo siguientes, la apropiación y uso de los contenidos del informe
de empalme por parte del nuevo gobierno territorial, con el fin de garantizar
la continuidad de los servicios básicos a la ciudadanía y la correcta ejecución
de los procedimientos administrativos y financieros de la administración para
mitigar los traumatismos asociados a los cambios de gobierno.
Conforme a los resultados en procesos de empalme anteriores, los mandatarios salientes y
entrantes tendrán especial cuidado en realizar el traspaso de la siguiente información y/o
procedimientos a fin de no entorpecer el correcto funcionamiento de la administración, que
se consignará en el informe de gestión:
2
En gestión administrativa se hace referencia a los siguientes asuntos: defensa jurídica, aspectos contractuales, temas financieros y de hacienda, gestión del talento
humano, gestión documental, gobierno en línea, control interno de la gestión, recursos físicos, y, transparencia de la gestión (rendición de cuentas, servicio al ciudadano,
transparencia). En el componente de la gestión del desarrollo, se tratará el estado del plan de ordenamiento territorial o su instrumento respectivo y el balance al plan de
desarrollo de la entidad territorial. Cada uno de los temas tendrá su formato y su instructivo respectivo para orientar y facilitar la elaboración del informe de empalme.
a) Seguridad de archivos, claves de ingreso a sistemas informativos y/o aplicativos a
efectos de reportar información a entidades de orden nacional o de operación
de los sistemas internos de la organización;
b) Organización clara y detallada de toda la información contractual de la
gobernación, alcaldía distrital, metropolitana o municipal, respectivamente,
incluyendo vigencias futuras;
c) Informar clara y detalladamente qué contratos finalizan en el período de
transición anotando los servicios que afectan;
d) Información presupuestal, estados financieros y proyectos aprobados a ejecutar,
diferenciando el presupuesto del informe contable;
e) Relación clara y detallada de las obligaciones (pasivos) y estado de la deuda de
la gobernación o municipio;
f) Relación de procesos vigentes de responsabilidad fiscal, disciplinaria y de
aquellos procesos judiciales y/o administrativos en los que la gobernación o
municipio sea parte;
h) Información en capítulo especial sobre la gestión de la entidad territorial en
materia de prevención, protección, atención, asistencia y reparación integral
a las víctimas del conflicto armado, la documentación soporte deberá
permitir evidenciar su entrega al equipo de la administración entrante, a los
órganos de control, así como a los representantes de las mesas municipales y
departamentales de víctimas del conflicto armado.
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¿CUÁLES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA
LOGRAR UN PROCESO DE EMPALME EXITOSO?
g) Relación de proyectos financiados directa o conjuntamente con
entidades nacionales, departamentos u otros municipios, detallando su
estado actual.
Este informe debe contener toda la gestión correspondiente al periodo 2012-2015 en
materia de la Ley 1448 de 2011, Decreto Ley 4633 de 2011, Decreto Ley 4634 de 2011, Decreto
Ley 4635 de 2011, conforme al documento diseñado por la Unidad para la Atención y
Reparación Integral a las Víctimas del Ministerio del Interior, al cual pueden acceder a través
de: www.unidadvictimas.gov.co
Este informe debe permitir a las autoridades entrantes contar con la información precisa
y oportuna sobre las problemáticas relevantes, el estado de avance de los planes y
programas que viene ejecutando la administración saliente en relación con esta política
pública; indicando aquellos aspectos institucionales y administrativos que deberá asumir la
administración entrante, de manera prioritaria, una vez asuma sus funciones.
El seguimiento y control sobre el resultado de los informes de gestión de empalme entre
mandatarios entrantes y salientes, en materia de atención integral a las víctimas del conflicto
armado, será comunicado a la Comisión Nacional del Ministerio Público para la Justicia
Transicional (Resolución 550 de 7 de noviembre de 2013), sin perjuicio de la funciones
constitucionales y legales de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General
de la Republica, como órganos de control.
De acuerdo a las etapas anteriormente enunciadas, se proponen los siguientes pasos:
PASO
UNO
✔✔ Conforme su equipo de trabajo.
✔✔ Expida el acto administrativo por medio del cual usted conforma su equipo de trabajo. Esta es la manera en que
las personas que se designan para cumplir con esta tarea se comprometan y así garantizar que pondrán todo su
empeño en la elaboración del INFORME DE GESTIÓN y realizarán las actividades pertinentes.
✔✔ Así, al momento de la elaboración del INFORME DE GESTIÓN y de las reuniones de la COMISIÓN DE EMPALME los
designados por usted como su equipo no tendrán excusas para no cumplir.
✔✔ Este equipo de empalme lo debe conformar tanto el gobernante saliente como el entrante.
✔✔ El mandatario saliente lo debe constituir con la antelación debida, toda vez que la elaboración del INFORME DE
GESTIÓN se debe realizar con varios meses de anticipación.
✔✔ Es de anotar que los equipos de empalme deben estar conformados por profesionales o personal idóneo y de la
entera confianza de ambos mandatarios.
PASO
DOS
El gobernante saliente debe nombrar mediante acto administrativo un líder del equipo (o asumirlo el mismo), que
se encargará de:
✔✔ El proceso de comunicación entre los dos equipos.
✔✔ Coordinar que cada dependencia de la administración entregue un informe detallado de su gestión por cada
una de las vigencias, debidamente organizado para la construcción del INFORME DE GESTIÓN teniendo en
cuenta la importancia de solicitar los respectivos soportes.
✔✔ Debe realizar una lista de chequeo de aquellos soportes que debe anexar con el INFORME DE GESTIÓN y la
consecuente ACTA DE INFORME DE GESTIÓN.
✔✔ Las diferentes entidades del orden nacional han creado un instructivo y conjunto de formatos para facilitar la
recolección de la información de cada una de las dependencias.
✔✔ El mandatario entrante designará al interior de su grupo de trabajo un líder que coordine y dirija las actividades
de empalme.
Para tener en cuenta
•
•
•
•
•
•
Portal Territorial www.portalterritorial.gov.co
Portal del DNP www.dnp.gov.co
Portal del servidor público: “Sirvo a mi país” www.sirvoamipais.gov.co
Portal programa “Elijo Saber” www.elijosaber.esap.edu.co
Portal Dirección de Fortalecimiento a la Gestión Territorial del Ministerio de Educación Nacional
www.mineducacion.gov.co www.cadidatosconlaeducacion.esap.edu.co
Portal Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas del Ministerio del Interior
www.unidadvictimas.gov.co
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¿CUÁLES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA
LOGRAR UN PROCESO DE EMPALME EXITOSO?
En los siguientes portales podrán acceder a los formatos de empalme relacionados en la
Circular Conjunta No. 18 de 2015, expedida por la Procuraduría General de la Nación y la
Contraloría General de la República:
PASO
TRES
✔✔ Una vez esté conformado el equipo, el mandatario saliente deberá organizar la agenda, es decir, diseñar un
cronograma de trabajo que le ayudará a cumplir las metas.
✔✔ En cuanto al nuevo mandatario, este, luego de haber sido electo, deberá programar las citas entre ambos
equipos con el fin de optimizar el tiempo y garantizar el efectivo desarrollo del proceso de empalme.
✔✔ Ambos equipos conformarán la COMISIÓN DE EMPALME.
PASO
CUATRO
A medida que se adelantan las reuniones de la COMISIÓN DE EMPALME se deben ir elaborando las actas parciales,
en las cuales debe quedar consignado:
✔✔ Miembros que participan de las reuniones.
✔✔ Tema y subtemas tratados.
✔✔ Conclusiones.
✔✔ Asuntos que se reciben a satisfacción.
✔✔ Las anotaciones u observaciones, así como los documentos adicionales solicitados, en los casos a que hubiere lugar.
✔✔ Fecha de entrega de los documentos pendientes, si los hay, y de qué manera se hará.
PASO
CINCO
Como consecuencia de las reuniones de la COMISIÓN DE EMPALME, se elaborará el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN.
Esta acta debe contener el consolidado de las actas parciales elaboradas por el grupo de trabajo de ambos mandatarios
(entrante y saliente), los asuntos que se reciben a satisfacción y las anotaciones a que hubiere lugar, entre otros aspectos
contenidos en la Ley 1151 de 2007.
Es importante recordar la necesidad de anexar la documentación correspondiente.
Sin perjuicio del plazo normativo del 23 de enero para remitir el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN, junto con el INFORME
DE GESTIÓN y sus anexos, a la Contraloría General de la República, sería oportuno que este envío se realizara por el
mandatario saliente antes del 31 de diciembre.
Este informe deberá ser publicado en la página de la respectiva entidad territorial, a fin de informar a la comunidad el
balance de la gestión realizada.
Con el propósito de comunicar a la comunidad sobre su gestión, el mandatario saliente deberá organizar un acto por medio
del cual pone en conocimiento de la ciudadanía el estado en el que entrega los asuntos de la entidad territorial, así aprovechará
para realizar un proceso de rendición de cuentas, lo que confirmará la transparencia de su administración.
Para tener en cuenta
La Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, Ley 1712 de 2014, que se
enmarca en el concepto de gobierno abierto propuesto por Calderón y Lorenzo (2010: 11), quienes
afirman que “un gobierno abierto es aquel que entabla una constante conversación con los ciudadanos
con el fin de oír lo que ellos dicen y solicitan, que toma decisiones basadas en sus necesidades y preferencias,
que facilita la colaboración de los ciudadanos y funcionarios en el desarrollo de los servicios que presta y
que comunica todo lo que decide y lo hace de forma abierta y transparente” tiene por objeto “regular el
derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las
excepciones a la publicidad de información” (Art. 1, Ley 1712 de 2014).
La debida implementación de la citada ley constituye una doble herramienta para los mandatarios
territoriales, porque no sólo permite mantener informada a la comunidad frente a los resultados de la
gestión, sino que además le facilita al mandatario saliente el proceso de empalme en la medida en que
realice una adecuada gestión de la información a través de sus instrumentos, contemplados en el Decreto
103 de 2015, los cuales son: Registro de Activos de Información, Esquema de Publicación de Información,
Programa de Gestión Documental, Tablas de Retención Documental, Índice de Información Clasificada y
Reservada garantizando así el acceso a la información pública. La debida conservación de la información
y su entrega adecuada facilita el proceso a las partes, por eso debe ser constante, eficiente y transparente.
19
¿CUÁLES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA
LOGRAR UN PROCESO DE EMPALME EXITOSO?
Esta norma potencializa la participación ciudadana a través del ejercicio del derecho de acceso a
la información pública mediante dos modalidades, la solicitud de información con su respuesta y
la divulgación proactiva de información en los sitios web. Por ejemplo, el literal i) de la Ley 1712
de 2014 incentiva y fortalece la participación ciudadana, al estipular que la entidad debe publicar,
entre los mínimos, todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar
en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de ese sujeto obligado, como la forma a
través de la cual el ciudadano puede participar en la rendición de cuentas que realiza la entidad,
que no se limita únicamente a la audiencia pública.
Para tener en cuenta
Entrega de claves de sistemas de información
Gran parte del compendio de la gestión administrativa del ente territorial queda registrado
en los diversos sistemas de información que ha provisto el Estado para condensar y
consolidar los reportes de las entidades públicas. Por ello, se debe tener especial cuidado
al momento del traspaso del mando no solo en la entrega de las claves para su acceso
sino también en la actualización los datos ante los administradores de estas herramientas
tecnológicas, de las cuales se mencionan las siguientes, a manera de ejemplo:
✔✔ Estrategia Gobierno en Línea (Min TIC)
✔✔ FUT: Formulario Único Territorial
✔✔ MECI: Modelo Estándar de Control Interno.
✔✔ SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública.
✔✔ SGR: Sistema General de Regalías.
✔✔ SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.
✔✔ SICEP: Sistema de Información para la Captura de la Ejecución Presupuestal.
✔✔ SICST: Sistema de Información, Coordinación y Seguimiento Territorial.
✔✔ SIES: Sistema Integrado de Emergencias y Seguridad.
✔✔ SIGEP: Sistema de Información y Gestión del Empleo Público.
✔✔ SINEB: Sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media.
✔✔ SIHO: Sistema de Información Hospitalaria.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
20
✔✔ SIRECI: Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta e Informes.
✔✔ SISBEN: Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales.
✔✔ SIMAT: Sistema Integrado de Matrícula.
✔✔ SUI: Sistema Único de Información de Servicios Públicos.
De igual manera, otro asunto que debe ser objeto de revisión en el proceso de empalme
es el correspondiente al estado de los planes o esquemas de ordenamiento territorial, a
fin de incluir en el Plan de Desarrollo los estudios de amenazas y riesgo que se requieran
al igual que la revisión del mencionado instrumento, si a ello hubiere lugar.
Ficha resumen
DEFINICIÓN DEL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN:
De acuerdo con el artículo 4º de la Resolución 5674 de 2005 de la Contraloría General de
la República:
Se entiende por Acta de Informe de Gestión, la descripción en documento escrito, que comprende
todos los asuntos de competencia, gestión y estado de los recursos financieros, humanos y
administrativos que tuvieron asignados los titulares o representantes legales y particulares que
administren fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, al separarse del cargo, al
finalizar la administración por el período que estuvieron al frente del mismo o cuando se es ratificado
en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, desagregado por vigencias fiscales.
PLAZOS PARA LA ENTREGA Y REVISIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN:
1. El plazo es de quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que sea
la causa del retiro.
2.El servidor público entrante está obligado a recibir el INFORME DE GESTIÓN junto con ACTA
DE INFORME DE GESTIÓN respectiva y a revisar su contenido dentro de los treinta (30) días
hábiles siguientes a la firma del documento, para efectos de determinar la existencia, o no, de
irregularidades. Durante este periodo, el funcionario saliente puede ser requerido para que
haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que le soliciten.
3.En caso de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos
conocimiento de los órganos de control, a fin de que se proceda de conformidad con la Ley.
Nota: La preparación del proceso de empalme debe iniciar con varios
meses de anticipación, con el fin de que se pueda trabajar en él con la
debida calma y diligencia.
21
¿CUÁLES SON LOS PASOS A SEGUIR PARA
LOGRAR UN PROCESO DE EMPALME EXITOSO?
y recursos recibidos, dentro del término señalado anteriormente, deberá ponerlas en
Ficha resumen
RECORDEMOS LOS PASOS DEL PROCESO DE EMPALME:
• Paso 1: El mandatario saliente deberá conformar el equipo de trabajo y designar el líder de la
comisión y sus funciones, mediante el acto administrativo correspondiente.
• Paso 2: El gobernante saliente deberá organizar la agenda de empalme y definir cronograma
de trabajo.
• Paso 3: Ambos mandatarios, entrante y saliente, deberán reunirse para conformar la COMISIÓN
DE EMPALME, esto una vez constituidos los equipos de trabajo por cada uno y organizada
la agenda.
• Paso 4: Dar inicio a las reuniones de la COMISIÓN DE EMPALME, donde se revisará el contenido
del INFORME DE GESTIÓN elaborado por la administración saliente y se confrontará con
la documentación y demás elementos de juicio que le hayan servido de soporte.
Fruto de estas reuniones la COMISIÓN DE EMPALME deberá elaborar las actas parciales
que dan cuenta de la verificación realizada.
• Paso 5: Elaborar el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN, a la cual se adjunta el mencionado INFORME
DE GESTIÓN y se hace entrega formal de los asuntos territoriales al mandatario
entrante.
Recuerde que a pesar de estar señalado por la Ley el 23 de enero como plazo para remitir
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
22
el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN, junto con el INFORME DE GESTIÓN y sus anexos, a la
Contraloría General de la República, sería oportuno que este envío se realizara antes del
31 de diciembre.
III.
¿CUÁNDO NACE LA
OBLIGACIÓN DE PRESENTAR EL
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN?
III.
¿CUÁNDO NACE LA OBLIGACIÓN
DE PRESENTAR EL ACTA DE
INFORME DE GESTIÓN?
S
egún el artículo 3 de la Ley 951 de 2005, entre otros casos, es responsabilidad
de los alcaldes y gobernadores cuando han finalizado su período de gobierno.
Los alcaldes y gobernadores que están entregando su administración deben:
En primer lugar, conformar un equipo de trabajo que puedan liderar ellos mismos, o algún
profesional de su entera confianza, para adelantar junto con la nueva administración el
proceso de empalme. El equipo saliente debe indicar en forma clara, concreta y completa,
cada una de las gestiones que se realizaron en el período de gobierno que termina.
El INFORME DE GESTIÓN debe contener, en forma detallada e íntegra, toda la gestión que se
realizó en cada una de las áreas y dependencias de la administración y señalar los procesos
que se encuentran en ejecución o en trámite. Para este efecto, será indispensable entregar
los soportes correspondientes de manera ordenada.
En el caso de que no sea posible la impresión de los mismos, o sea muy dispendioso, se
debe indicar en dónde se encuentran, con el fin de que el equipo del mandatario entrante
proceda a su verificación. De todo esto se debe dejar anotación expresa en el INFORME DE
GESTIÓN y en el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
24
Los alcaldes y gobernadores entrantes deben:
Conformar su equipo de trabajo, este debe tener la experticia y preparación necesaria para
asumir la responsabilidad de hacerse cargo de la recepción de la información. Su principal
obligación es asumir el proceso de empalme en forma atenta y diligente, verificando la
información y aplicando la mayor destreza posible.
LA COMISIÓN DE EMPALME, constituida por los equipos de trabajo del mandatario entrante
y saliente, deberá establecer un orden de prioridades para iniciar su gestión, recordando
revisar que aquello que se entregue esté libre de irregularidades y, de no ser así, deberá
proceder a consignarlo en las actas parciales y en el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN con el
propósito de subsanarlo en el menor tiempo posible.
Ficha resumen
MARCO NORMATIVO:
• Artículo 124. Constitución Política Colombiana. “Responsabilidad de los servidores públicos.
La ley determinará la responsabilidad de los servidores públicos y la manera de hacerla efectiva”.
• Artículo 14. Ley 951 de 2005 “Por la cual se crea el acta de informe de gestión”. “La Contraloría
General de la República y los demás órganos de control, en el ámbito de su competencia,
vigilarán el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley”.
• Resolución 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República “Por la cual se reglamenta
la metodología para el Acta de Informe de Gestión y se modifica parcialmente la Resolución
Orgánica 5544 de 2003”.
OBJETIVOS DE LA LEY 951 DE 2005:
1. Fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos del Estado
colombiano.
2.Establecer la obligación para que, al finalizar su administración los alcaldes y
gobernadores presenten un informe a quienes los sustituyan.
¿CUÁNDO NACE LA OBLIGACIÓN DE
PRESENTAR EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN?
25
IV.
VENTAJAS DE REALIZAR EL
PROCESO DE EMPALME
IV.
VENTAJAS DE REALIZAR EL
PROCESO DE EMPALME
Realizar el proceso de empalme es importante porque:
1. Permite dar a conocer a la comunidad, y a la administración que recibe, toda la gestión
que se realizó durante el período de gobierno.
2. Posibilita hacer énfasis en los resultados obtenidos, fruto de esa gestión, lo que le dará
relevancia a la administración.
3. Permitirá que en el municipio se realice una gestión continua, si fuere pertinente, en
el marco del respeto entre el mandatario entrante y saliente, con miras a garantizar los
derechos de la población.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
28
V.
¿QUÉ PASA SI NO SE REALIZÓ
EL PROCESO DE EMPALME?
V.
¿QUÉ PASA SI NO SE REALIZÓ
EL PROCESO DE EMPALME?
El Artículo 5º Ley 951 de 2005 señala:
Los servidores públicos del Estado y los particulares enunciados en el artículo
2º, están obligados en los términos de esta ley a entregar al servidor público
entrante un informe mediante acta de informe de gestión, donde enuncie los
asuntos y recursos a su cargo, debiendo remitirse para hacerlo al reglamento y/o
manual de normatividad y procedimiento que rija para la entidad, dependencia
o departamento de que se trate.
Así mismo, el servidor público entrante está obligado a recibir el informe y acta
respectiva y a revisar su contenido.
Así las cosas, para el mandatario saliente y entrante:
La inobservancia de las disposiciones legales al respecto del proceso de empalme,
pueden exponer al funcionario a las sanciones a que haya lugar por parte de las entidades
de control del Estado, de acuerdo a lo consagrado por los artículos 15 y 16 de la Ley 951
de 20053.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
30
En materia fiscal, la Contraloría General de la República, podría iniciar una investigación e
imponer las sanciones y multas que correspondieren, de acuerdo con el artículo 101 de
la Ley 42 de 1993.
En materia disciplinaria, la Procuraduría General de la Nación, tomando en consideración
el carácter obligatorio de surtir el proceso de empalme, conforme a las obligaciones
contenidas en las leyes 951 de 2005 y 1151 de 2007, podrá iniciar proceso disciplinario,
donde se analizará jurídicamente la presunta omisión de los deberes funcionales de
Artículo 15. Cuando el servidor público saliente se abstenga de realizar la entrega del informe de los asuntos y recursos a su cargo, en los términos de esta ley, será
requerido por el órgano de control interno correspondiente, para que en un lapso de quince (15) días, contados a partir de la fecha de su separación, cumpla con esta
obligación.
Parágrafo. El servidor público saliente que dejare de cumplir con esta disposición será sancionado disciplinariamente en los términos de ley.
Artículo 16. La entrega del Despacho, de recursos y de los asuntos en trámite encomendados al servidor público saliente, no lo exime de las responsabilidades
disciplinarias correspondientes, si las hubiere.”
3
los servidores públicos contenida en los numerales 1,2, y 5 de artículo 34 del Capítulo
Segundo de la Ley 732 de 2002 “Código Único Disciplinario”4.
De suerte que si la administración saliente inadvierte dicha obligación legal, esta conducta,
podrá concurrentemente, infringir la ley penal al configurar el injusto de que trata el artículo 414
de la Ley 599 de 20005 (prevaricato por omisión), como quiera que las leyes 951 de 2005 y 1151
de 2007 les asigna a los gobernadores y alcaldes salientes funciones de estricto cumplimiento
en términos perentorios6 conforme a su dignidad, como ha sido consignado en la circular
conjunta emitida por la Contraloría General de la Nación y la Procuraduría General de la Nación.
31
¿QUÉ PASA SI NO SE REALIZÓ
EL PROCESO DE EMPALME?
4
Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:
1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes,
los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las
convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.
Los deberes consignados en la Ley 190 de 1995 se integrarán a este código.
2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de
un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. Expresiones subrayadas declaradas EXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-030 de 2012 (…)
5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.” (negrilla y subrayado por fuera del texto original)
5
ARTICULO 414. PREVARICATO POR OMISION. <Ver Notas de Vigencia en relación con el artículo 33 de la Ley 1474 de 2011> <Penas aumentadas por el artículo 14 de
la Ley 890 de 2004, a partir del 1o. de enero de 2005. El texto con las penas aumentadas es el siguiente:> El servidor público que omita, retarde, rehúse o deniegue un
acto propio de sus funciones, incurrirá en prisión de treinta y dos (32) a noventa (90) meses, multa de trece punto treinta y tres (13.33) a setenta y cinco (75) salarios
mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por ochenta (80) meses.
6
Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Penal, Magistrado Ponente Dr. Edgar Lombana Trujillo, dos (2) de octubre de dos mil tres (2.003). Proceso No 20648. “…
De tiempo atrás, la Sala ha venido reiterando que para la configuración del prevaricato por omisión no basta con que la conducta objetivamente concurra sino que
adicionalmente es menester que el autor haya omitido, rehusado o retardado un acto propio del cargo, con pleno conocimiento y voluntad de su infidelidad con el
ejercicio de sus funciones, sea que con ello pretenda ocasionar un agravio, obtener ventajas personales o para un tercero, o simplemente sobreponer su capricho a los
propósitos de la norma de la cual se margina.
Así entonces, disciplinariamente esta posible conducta omisiva ha de ser analizada jurídica
y fácticamente por el operador disciplinario, atendiendo los criterios de graduación de la
sanción que trata el artículo 47 del Código Único Disciplinario7.
Es importante recordar que el mandatario entrante deberá verificar la información que hace
parte del INFORME DE GESTIÓN y recibirlo mediante el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN.
Abstenerse le acarreará las sanciones a que haya lugar, pues media un mandato legal, consignado
en la Ley 951 de 2005, y no lo eximirá de responsabilidad frente a las posibles irregularidades8.
Ficha resumen
ASPECTOS A TENER EN CUENTA:
1. Omisión en la presentación del INFORME DE GESTIÓN y ACTA DE INFORME DE GESTIÓN: Cuando
el servidor público saliente se abstenga de realizar la entrega del INFORME DE GESTIÓN de
los asuntos y recursos a su cargo, en los términos y formalidades de la Ley 951 de 2005 y la
Resolución 5674 de 2005, será requerido por la dependencia de Control Interno o quien haga sus
veces, para que en un lapso de quince (15) días, contados a partir de la fecha de su separación,
cumpla con esta obligación; requerimiento del cual compulsará copia a la Contraloría General
de la República. Del incumplimiento, se pueden derivar acciones fiscales, disciplinarias y penales.
2.Acto de entrega: Los gobernantes entrantes y salientes deberán entregar y recibir el
INFORME DE GESTIÓN y su consecuente ACTA DE INFORME DE GESTIÓN.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
32
7
Artículo 47. Criterios para la graduación de la sanción.
1. La cuantía de la multa y el término de duración de la suspensión e inhabilidad se fijarán de acuerdo con los siguientes criterios:
a) Haber sido sancionado fiscal o disciplinariamente dentro de los cinco años anteriores a la comisión de la conducta que se investiga;
b) La diligencia y eficiencia demostrada en el desempeño del cargo o de la función;
c) Atribuir la responsabilidad infundadamente a un tercero;
d) La confesión de la falta antes de la formulación de cargos;
e) Haber procurado, por iniciativa propia, resarcir el daño o compensar el perjuicio causado;
f) Haber devuelto, restituido o reparado, según el caso, el bien afectado con la conducta constitutiva de la falta, siempre que la devolución, restitución o reparación no
se hubieren decretado en otro proceso;
g) El grave daño social de la conducta;
h) La afectación a derechos fundamentales;
i) El conocimiento de la ilicitud; Literal declarado exequible por la Sentencia de la Corte Constitucional 1076 de 2002 por los cargos analizados.
j) Pertenecer el servidor público al nivel directivo o ejecutivo de la entidad.
2. A quien, con una o varias acciones u omisiones, infrinja varias disposiciones de la ley disciplinaria o varias veces la misma disposición, se le graduará la sanción de
acuerdo con los siguientes criterios:
a) Si la sanción más grave es la destitución e inhabilidad general, esta última se incrementará hasta en otro tanto, sin exceder el máximo legal;
Ver Fallo del Consejo de Estado 8925 de 1997
b) Si la sanción más grave es la suspensión e inhabilidad especial, se incrementará hasta en otro tanto, sin exceder el máximo legal;
c) Si la sanción más grave es la suspensión, esta se incrementará hasta en otro tanto, sin exceder el máximo legal;
d) Si las sanciones son de multa se impondrá la más grave aumentada en otro tanto, sin exceder el máximo legal;
e) INEXEQUIBLE. Si las sanciones a imponer para cada una de las faltas son la multa o la amonestación, se impondrán todas. Corte Constitucional C-1076 de 2002”
8
Artículo 13. La verificación del contenido del acta correspondiente deberá realizarse por el servidor público entrante en un término de treinta (30) días, contados a
partir de la fecha de entrega y recepción del Despacho. Durante dicho lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione
la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor.
Parágrafo. En caso de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos dentro del término señalado en esta ley, deberá
hacerlas del conocimiento del órgano de control a que corresponda la dependencia o entidad de que se trate, a fin de que el servidor público saliente pueda proceder a
su aclaración dentro de los treinta (30) días calendario siguientes o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos
del Estado. Asimismo, se seguirá el procedimiento establecido en el inciso final del artículo 5° de la presente ley.
Artículo 14. La Contraloría General de la República y los demás órganos de control, en el ámbito de su competencia, vigilarán el cumplimiento de las disposiciones y
procedimientos a que se refiere esta ley.
¿QUÉ HACER SI NO ES POSIBLE
REALIZAR EL PROCESO DE
EMPALME?
33
¿QUÉ PASA SI NO SE REALIZÓ
EL PROCESO DE EMPALME?
VI.
VI.
¿QUÉ HACER SI NO ES
POSIBLE REALIZAR EL PROCESO
DE EMPALME?
E
n caso de que no sea posible realizar el proceso de empalme, el alcalde o
gobernador entrante deberá, de todas formas, conformar su equipo de trabajo.
Este se dará a la tarea de construir un informe en el cual deberán consignar los
datos que encuentren en la administración, dentro de las diferentes áreas de
gestión: contable, financiera, recursos humanos, recursos físicos, gestión administrativa,
cómo se encuentra conformada la planta de personal, si existen irregularidades frente a la
nómina de los funcionarios y el cumplimiento sobre el pago de los parafiscales, entre otros.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
34
El mandatario entrante debe prestar especial atención a los procesos judiciales en los que
está involucrado la entidad territorial ya sea como demandante o demandado. Para este
efecto es importante realizar la debida consulta en los juzgados de municipio, así como
en los tribunales administrativos o superiores, incluso se puede elevar la consulta a la
Agencia de Defensa Jurídica del Estado y realizar consultas por medio de la página www.
ramajudicial.gov.co Recuerde que la administración puede ser sujeto procesal frente a
varias jurisdicciones, por lo tanto, verifique en los juzgados civiles, laborales, contencioso
administrativos y hasta en la jurisdicción penal, así como en los juzgados promiscuos.
Será indispensable realizar este informe pues una vez tome posesión del cargo, si guarda silencio
frente al estado en que encuentra la administración territorial, asumirá la responsabilidad en
forma compartida y se expondrá a las sanciones que correspondieren por las irregularidades
existentes, aunque los eventos hayan sucedido bajo la administración pasada. Esto toda vez
que los asuntos territoriales son, a partir del momento de su posesión, de responsabilidad del
nuevo mandatario y los debe atender con la diligencia de un buen administrador.
RECOMENDACIONES QUE SE DEBEN
TENER EN CUENTA FRENTE AL
PROCESO DE EMPALME
35
INTRODUCCIÓN
VI I.
VII.
RECOMENDACIONES QUE SE
DEBEN TENER EN CUENTA FRENTE
AL PROCESO DE EMPALME
1. Siga los lineamientos de la Ley 951 de 2005 y del artículo 112 de la Ley 1151 de 2007 los
cuales sirvieron de fundamento para la elaboración de esta cartilla.
2. Debe incluir en su informe un capítulo especial en el cual relacione los asuntos que
se encuentran pendientes o en trámite, en forma detallada y organizados por temas.
Anexe los debidos soportes y, en lo posible, las instrucciones de los pasos que tenía
proyectados seguir, para que el mandatario entrante pueda, si lo considera pertinente,
dar continuidad a ese asunto.
3. Verifique la suscripción diligente y cuidadosa de los instructivos y formatos que las
diferentes entidades del orden nacional han construido para este fin.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
36
VIII.
PRESENTACIÓN DEL ACTA
DE INFORME DE GESTIÓN
a Resolución Orgánica 6289 de 2011, modificada por la Resolución 6445 de
2012, ambas proferidas por la Contraloría General de la República, reglamentó la
rendición de cuentas y estableció el Sistema de Rendición Electrónico de Cuentas
e Informes SIRECI, por lo tanto, el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN debe presentarse
ante dicho ente de control fiscal, incluyendo la información que se debe presentar sobre
las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión, como resultado de la
administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos.
Para la presentación del mismo frente al sistema electrónico, se debe realizar un trabajo
de recopilación previo de la información. En consecuencia, el ACTA DE INFORME DE
GESTIÓN cumple un doble propósito, de un lado, la realización de un empalme exitoso
con el nuevo mandatario, y de otro, permitirá la efectiva alimentación del sistema SIRECI,
ambos sin perjuicio de la presentación de dichos resultados ante los ciudadanos por parte
del mandatario saliente.
Con base en la mencionada Resolución 6445 de 2012, junto con el ACTA DE INFORME DE
GESTIÓN, los administradores salientes deben anexar los siguientes informes, los cuales
también deberán allegarse al SIRECI:
- INFORME DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES Y FOSYGA. Los gobernadores, alcaldes distritales
y municipales, son responsables de rendir información cuando administran o manejan fondos,
bienes o recursos provenientes del Sistema General de Participaciones – SGP y FOSYGA, y
demás transferencias intergubernamentales de origen nacional. (Artículo 11)
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
38
- INFORME DE REGALÍAS. Los gobernadores y alcaldes son responsables de rendir información cuando
administran o manejan fondos, bienes o recursos públicos provenientes de regalías. (Artículo 12)
- INFORME DE ALUMBRADO PÚBLICO. Los alcaldes deben rendir información cuando administran o
manejan fondos, bienes o recursos públicos provenientes del alumbrado público. (Artículo 13)
- INFORME DE LA GESTIÓN AMBIENTAL TERRITORIAL. Los gobernadores y alcaldes, son responsables
de rendir información sobre la gestión ambiental territorial. (Artículo 14)
- INFORME DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL. Los jefes de entidad o los representantes legales, o quien
haga sus veces en los sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República,
son responsables de rendir un Informe de la Gestión Contractual por entidad. (Artículo 15)
Ficha resumen
CONTENIDOS MÍNIMOS DEL INFORME DE GESTIÓN
(Resolución 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República):
1. DATOS GENERALES
2.INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN
3.SITUACIÓN DE LOS RECURSOS
A. Recursos Financieros
B. Bienes Muebles e Inmuebles
4.PLANTA DE PERSONAL
5.PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS
6.OBRAS PÚBLICAS (incluir una carpeta por cada obra)
7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES
8.CONTRATACIÓN (no incluye contratos de obra porque ya están incluidos en el numeral 6)
9.REGLAMENTOS Y MANUALES
10.CONCEPTO GENERAL (resumen ejecutivo)
PRESENTACIÓN DEL
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN
39
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
INTRODUCCIÓN
IX.
¿QUÉ PLAZOS SE DEBEN
TENER EN CUENTA?
CONCEPTO
Informe de Gestión
Acta de Informe de
Gestión
Rendición de cuentas
– SGP-Regalías
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
42
NORMA
Artículo 112. Ley 1151 de 2007
Ley 951 de 2005. Fija las normas
generales para la entrega y
recepción de la información.
Resolución 5674 de 2005 de la CGR.
Reglamenta la metodología para el
Acta de Informe de Gestión
Resolución 5544 de 2003 de la CGR
Resolución 6113 de 2010 de la CGR
PLAZO
15 de
diciembre
DESTINATARIO
Departamento Nacional
de Planeación
•Contraloría General de la
República
23 de enero
•Contralorías Territoriales
•Oficinas de Control Interno
del ente territorial
28 de febrero
Contraloría General de la
República
SOPORTE NORMATIVO
INTRODUCCIÓN
X.
43
X.
SOPORTE NORMATIVO
NORMA
Constitución Política de
Colombia
Principio de responsabilidad jurídica.
Ley 42 de 1993
Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos
que lo ejercen.
Ley 80 de 1993
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública.
Ley 87 de 1993
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 134 de 1994
Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana.
Ley 136 de 1994
Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el
funcionamiento de los municipios.
Ley 152 de 1994
por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.
Ley 177 de 1994
Por la cual se modifica la Ley 136 de 1994 y se dictan otras disposiciones.
Ley 190 de 1995
Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la
corrupción administrativa.
Ley 388 de 1997
Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989 y la Ley 2 de 1991 y se dictan otras
disposiciones.
Ley 550 de 1999
Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación
empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la
función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones
y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las
normas de esta ley.
Ley 598 de 2000
Por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la
Contratación Estatal - SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios - CUBS,
y el Registro Único de Precios de Referencia - RUPR, de los bienes y servicios
de uso común en la administración pública y se dictan otras disposiciones.
Ley 610 de 2000
Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal
de competencia de las contralorías.
44
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
CONTENIDO
CONTENIDO
Ley 617 de 2000
Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto
Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgánica de presupuesto,
el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer
la descentralización y se dictan normas para la racionalización del gasto
público nacional.
Ley 715 de 2001
Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias
de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01
de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para
organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 732 de 2002
Por la cual se establecen nuevos plazos para realizar, adoptar y aplicar las
estratificaciones socioeconómicas urbanas y rurales en el territorio nacional
y se precisan los mecanismos de ejecución, control y atención de reclamos
por el estrato asignado.
Ley 734 de 2002
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
Ley 819 de 2003
Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto,
responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
Ley 951 de 2005
Por medio del cual se crea el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN.
Decreto 1222 de 1986
Por de la cual se expide el código de Régimen Departamental.
Decreto 855 de 1994
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en materia de
contratación directa.
Decreto 111 de 1996
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de
1995 que conforman el Estatuto Orgánico de Presupuesto.
Resolución orgánica 5544
de 2003
Emitida por la Contraloría General de la República. Por medio de la cual se
reglamenta la rendición de cuentas.
Resolución orgánica 7350
de 2013
Por la cual se modifica la Resolución Orgánica número 6289 del 8 de marzo
del 2011 que establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta
e Informes (SIRECI), que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la
presentación de la Rendición de Cuentas e Informes a la Contraloría General
de la República.
Circular externa 052 de 2003,
emitida por la Contaduría
General de la Nación
Por la cual se imparten instrucciones para el suministro de la información
financiera, económica y social cuando se produzcan cambios de
representante legal en los entes públicos de los niveles nacional y territorial
de los sectores central y descentralizado.
45
SOPORTE
NORMATIVO
NORMA
ANEXOS
ANEXOS
ANEXO 1
CIRCULAR CONJUNTA No. 018 DE 2015
DE:
CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN
PARA:
Gobernadores de departamento, alcaldes distritales, metropolitanos y
municipales, gerentes regionales de la CGR, procuradores provinciales y
regionales, personeros municipales, y jefes de oficinas de control interno de
entidades territoriales.
ASUNTO: Cumplimiento de Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012 - proceso
de empalme entre mandatarios entrantes y salientes.
FECHA: 3 de septiembre de 2015
Respetados servidores públicos:
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
48
El Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación, actuando en el marco
de sus competencias constitucionales y legales, de forma coordinada para el cumplimiento
de los fines de Estado en los parámetros del artículo 209 de la Constitución Política, instan
a los actuales gobernadores y alcaldes distritales, metropolitanos y municipales del país en
idear, planear y ejecutar el proceso integral de empalme que ha de aplicarse conforme a las
obligaciones contenidas en las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012.
Como es de público conocimiento, el país está ad portas de elegir nuevos mandatarios
territoriales para el período 2016 – 2019, de modo que ante ello es necesario satisfacer las
obligaciones contempladas en la Ley 951 de 20051 “Por la cual se crea el acta de informe de
Artículo 1. La presente ley tiene por objeto fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, establecer
la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales,
así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado presenten al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, un informe a
quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos
que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.
1
gestión” y en la Ley 1151 de 20072, para que los servidores públicos en el orden nacional,
departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes
legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado al separarse
de sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término del
período, según sea el caso, presenten un informe (Acta de Informe de Gestión) a quienes los
sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la
gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para
el ejercicio de sus funciones.
La Procuraduria General de la Nación, dentro de la competencia misional preventiva y de
control de gestión que le otorga el Decreto 262 de 2000, y teniendo en cuenta la defensa
de los derechos fundamentales, la protección del patrimonio público y la lucha contra la
corrupción y la impunidad, sugiere para el desarrollo de dicho proceso de empalme la
observancia de las siguientes etapas3, cuyo seguimiento estará únicamente a cargo de la
Procuraduría, así:
Artículo 112. Información para la formulación de los planes de desarrollo de las entidades territoriales y para la preparación de informes de gestión. Los alcaldes y
gobernadores, antes del 15 de diciembre del último año de su respectivo período de Gobierno, entregarán a los nuevos mandatarios la información necesaria para
efectos de la formulación del nuevo Plan de Desarrollo y la presentación de los informes que requieran las entidades competentes (ratificado por los artículos 276 de la
L-1450 de 2011 y 267 de la Ley 1753 de 2015.)
3
De plena observancia de la Procuraduria General de la Nación y el Departamento Nacional de Planeación –D.N.P.2
49
ANEXOS
Por lo anterior, exhortamos a todos los servidores públicos de las administraciones entrantes
y salientes en adoptar y ejecutar cuidadosa, diligente y verazmente las directrices (circulares,
instructivos y formatos) emanadas del Departamento Nacional de Planeación –D.N.P.-,
conjuntamente con el Departamento Administrativo de la Función Pública –D.A.F.P.- en uso
de sus atribuciones legales y reglamentarias, para el desarrollo del proceso de empalme de
las administraciones entrantes y salientes el cual debe ser de plena observancia y aplicación
de los gobernadores, alcaldes distritales, metropolitanos y municipales. Formatos de
empalme que se allegan con esta circular conjunta e igualmente pueden ser consultados
en las páginas web del Portal Territorial (www.portalterritorial.gov.co), el portal del DNP
(www.dnp.gov.co) y del servidor público: “Sirvo a mi país” (www.sirvoamipais.gov.co), y en
la página Web del programa “Elijo saber: Candidatos formados, gobiernos exitosos’(www.
elijosaber.esap.edu.co), para las entidades certificadas en educación (E.T.C.) tendrán que
observar la metodología de empalme diseñada por la Dirección de Fortalecimiento a la
Gestión Territorial del Ministerio de Educación Nacional la cual se encuentra alojada en la
página www.mineducacion.gov.co, www.cadidatosconlaeducacion.esap.edu.co
a) Entre Septiembre y Octubre, la elaboración del informe de empalme en los
componentes de gestión administrativa y gestión del desarrollo territorial4, a cargo
de la administración saliente, que le servirá a la misma para revisar los logros, generar
alertas oportunas y realizar acciones correctivas antes de entregar la administración;
b) Entre Noviembre y Diciembre, el desarrollo de las sesiones de empalme entre
ambos equipos – salientes y entrantes. A partir del análisis conjunto del informe de
empalme se deberá entregar la información (física y digital), el estado de gestión y los
procedimientos de cada una de las dependencias de la entidad territorial al equipo
de empalme de la administración entrante, que certificará su recepción guardando el
derecho a revisión establecido en la normativa correspondiente y;
c) Entre Enero y Marzo de 2016, la apropiación y uso de la información del informe
de empalme por parte del nuevo gobierno territorial, con el fin de garantizar la
continuidad de los servicios básicos a la ciudadanía y la correcta ejecución de los
procedimientos administrativos y financieros de la administración para mitigar los
traumatismos asociados a los cambios de gobierno.
Conforme a los resultados en procesos de empalme anteriores, las administraciones salientes
y entrantes tendrán especial cuidado en realizar el traspaso y empalme de la siguiente
información y/o procedimientos a fin de no entorpecer el correcto funcionamiento de la
administración, que se consignará en el informe de gestión:
a) Seguridad de archivos, claves de ingreso a sistemas informativos y/o aplicativos a
efectos de reportar información a entidades de orden nacional o de operación de los
sistemas internos de la organización;
b) Organización clara y detallada de toda la información contractual de la gobernación,
alcaldía distrital, metropolitana o municipal, respectivamente, incluyendo vigencias
futuras;
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
50
c) Informar clara y detalladamente qué contratos finalizan en el período de transición
anotando los servicios afectan;
d) Información presupuestal, estados financieros y proyectos aprobados a ejecutar,
diferenciando el presupuesto del informe contable;
En Gestión Administrativa se hace referencia a los siguientes asuntos: Defensa Jurídica, Aspectos contractuales, Temas financieros y de Hacienda, Gestión del Talento
Humano, Gestión documental, Gobierno en Línea, Control Interno de la gestión, Recursos Físicos, y, Transparencia de la Gestión (rendición de cuentas, servicio al
ciudadano, transparencia). En el componente de la Gestión del Desarrollo, se tratará el estado del Plan de Ordenamiento Territorial o su instrumento respectivo y el
balance al plan de desarrollo de la entidad territorial. Cada uno de los temas tendrá su formato y su instructivo respectivo para orientar y facilitar la elaboración del
informe de empalme.
4
e) Relación clara y detallada de las obligaciones (pasivos) y estado de la deuda de la
gobernación o municipio;
f) Relación de procesos vigentes de responsabilidad fiscal, disciplinaria y de aquellos
procesos judiciales y/o administrativos en los que la Gobernación o municipio sea
parte;
g) Relación de proyectos financiados directa o conjuntamente con entidades nacionales,
departamentos u otros municipios, detallando su estado actual.
h) Información en capítulo especial sobre la gestión de la entidad territorial en materia
de prevención, protección, atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del
conflicto armado, la documentación soporte deberá permitir evidenciar su entrega
al equipo de la Administración entrante, a los órganos de control, así como a los
representantes de las mesas municipales y departamentales de víctimas del conflicto
armado.
Este informe debe contener toda la gestión correspondiente al periodo 2012-2015 en
materia de la Ley 1448 de 2011, Decreto Ley 4633, Decreto Ley 4634, Decreto Ley
4635 de 2011, conforme al documento diseñado por la Unidad para la Atención y
Reparación Integral a las Víctimas, el Ministerio del Interior, al cual pueden acceder a
través de: www.unidadvictimas.gov.co
El seguimiento y control sobre el resultado de los informes de gestión de empalme
entre mandatarios entrantes y salientes, en materia de atención integral a las víctimas
del conflicto armado, será informado a la Comisión Nacional del Ministerio Público
para la Justicia Transicional (Resolución 550 de 7 de noviembre de 2013), sin perjuicio
de la funciones constitucionales y legales de la Procuraduría General de la Nación y la
Contraloría General de la Republica, como órganos de control.
Así las cosas, el personero municipal, el jefe de control interno de cada administración
territorial, las Gerencias Regionales de la Contraloría General de la República (CGR) y las
51
ANEXOS
Con el propósito de que a través de dicho informe especial de gestión de atención
integral a víctimas le permita a las autoridades entrantes contar con la información
precisa y oportuna sobre las problemáticas relevantes, el estado de avance de los
planes y programas que viene ejecutando la administración saliente en relación con
esta política pública; indicando aquellos aspectos institucionales y administrativos
que deberá asumir la administración entrante, de manera prioritaria, una vez asuma
sus funciones.
Procuradurías Regionales y Provinciales, dentro del ámbito de sus competencias y en el
momento de intervención legalmente establecido, deberán velar por la correcta aplicación
del proceso de empalme en las gobernaciones, alcaldías distritales, metropolitanas y
municipales. El jefe de control interno y el personero municipal elaborarán un informe claro, y
pormenorizado del proceso de empalme conforme a las etapas planteadas y al cronograma
de trabajo dispuesto por la administración saliente, hasta el mes de diciembre del presente
año, y con la administración entrante al iniciarse su gestión en el año 2016, que tendrá un
plazo de un mes a partir del 15 de enero para manifestar sus inconformidades. Este informe
debe reportarse a la procuraduria provincial y esta a su vez a la regional quien lo allegará
formalmente a la Procuraduria Delegada para la Descentralización y Entes Territoriales,
así como a las Gerencias Regionales de la CGR, el cual servirá de insumo para el control
y vigilancia que constitucional y legalmente ejerce cada una de estas entidades. Aquellos
departamentos que no cuentan con Procuradurías Provinciales, el reporte de los jefes de
control interno y personeros lo realizarán directamente a la Procuraduria Regional para lo
suyo. El informe de gestión de cada administración saliente, deberá ponerse a disposición
de la ciudadanía a través de la página web de la respectiva entidad territorial antes del 1º de
diciembre de 2015.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
52
Ahora bien, por tratarse de una obligación depositada en la Ley 951 de 2005 y
consecuentemente de obligatorio cumplimiento, su omisión implica ser objeto de la acción
disciplinaria por la Procuraduria General de la Nación recordando que la Ley 734 de 2002, en
su artículo 34 establece como deber de los servidores públicos, entre otros, los de cumplir
y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, la ley, y demás actos
administrativos emitidos por funcionario competente; así como el cumplir con diligencia,
eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier
acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial.
De modo que omitir el proceso de empalme entre las administraciones salientes y entrantes,
los tornan sujetos de la vista disciplinaria al igual que a los personeros y los jefes de control
interno por el incumplimiento de sus deberes funcionales.
Cordialmente,
ANEXO 2
Tomado de la Resolución 5674 de 2005.
Contraloría General de la República.
CONTENIDO DEL INFORME DE GESTIÓN
FORMATO ÚNICO
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN
(Ley 951 de marzo 31 de 2005)
1. DATOS GENERALES:
Nota: Formato único. Ley 951 de 2005
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN
1. DATOS GENERALES
A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE:
B. CARGO:
C. ENTIDAD O RAZÓN SOCIAL:
D. CIUDAD Y FECHA:
F. CONDICIÓN DE LA PRESENTACIÓN:
RETIRO:
RATIFICACIÓN:
_____
_____
SEPARACIÓN DEL
CARGO:
_____
2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN:
Aquí debe narrar, en máximo dos hojas, los principales aspectos de su gestión como:
principales logros, programas, proyectos, actividades y los resultados obtenidos por
ANEXOS
53
E. FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN:
cada uno de los anteriores, contextualizados en términos de economía, eficiencia y
eficacia.
INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN
3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS:
Aquí debe relacionar en el cuadro, en forma detallada, la situación de los recursos por
cada una de las vigencias fiscales, entre la fecha de inicio de su gestión y la fecha de retiro,
separación del cargo o ratificación, así:
A. RECURSOS FINANCIEROS
VIGENCIA FISCAL AÑO CONCEPTO
ACTIVO TOTAL
Corriente
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
54
No corriente
PASIVO TOTAL
Corriente
No Corriente
Patrimonio
Ingresos operacionales
Gastos operacionales
Costos de venta y de operación
Resultado operacional
Ingresos extraordinarios
Gastos extraordinarios
Resultado no operacional
DESDE:
HASTA:
VALOR
B. BIENES MUEBLES E INMUEBLES
DESDE:
VIGENCIA FISCAL AÑO HASTA:
CONCEPTO
VALOR
Terrenos
Edificaciones
Construcciones en curso
Maquinaria y equipo
Equipo de transporte, tracción y elevación
Equipos de comunicación y cómputo
Muebles, enseres y equipos de oficina
Bienes muebles en bodega
Redes, líneas y cables
Plantas, ductos y túneles
Otros conceptos
Nota: Debe adjuntar relación de los inventarios y los responsables de estos inmuebles.
4. PLANTA DE PERSONAL:
Debe consignar la información consolidada sobre la planta de personal, con los cargos
respectivos, cuántos funcionarios tiene inscritos en carrera administrativa, cuántos son de
libre nombramiento y remoción y cuántos están en provisionalidad, además deberá indicar
las vacantes de las que dispone.
4. PLANTA DE PERSONAL
Cargos de libre nombramiento y remoción
A la fecha de inicio de la gestión
A la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación
Variacion porcentual
Cargos de carrera administrativa
A la fecha de inicio de la gestión
A la fecha de retiro, separación del cargo o ratificación
Variación porcentual
NO. DE CARGOS
EN LA PLANTA
NO. DE CARGOS
PROVISTOS
NO. DE CARGOS
VACANTES
55
ANEXOS
CONCEPTO
5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS:
Relacione por cada una de las vigencias fiscales entre la fecha de inicio de la gestión y la
fecha de terminación de su administración, cada uno de los programas, estudios y proyectos
que se hayan formulado para el cumplimiento misional de la entidad. Recuerde entregar
los soportes correspondientes, son indispensables para darle continuidad a la gestión,
si a ello hubiere lugar.
5. PROGRAMAS , ESTUDIOS, PROYECTOS
DENOMINACIÓN
DESCRIPCIÓN
ESTADO
Ejecutado
En ejecución
Valor Asignado
Vigencia fiscal año: _____ Entre el día ___ del mes____ y el día ____ del mes ____
6. OBRAS PÚBLICAS
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
56
Relacione, por cada una de las vigencias fiscales, entre la fecha de inicio de la gestión
y la fecha de retiro o ratificación, cada una de las obras públicas adelantadas y señale
si está en ejecución o en proceso. Debe incluir la información correspondiente a las
adiciones y/o modificaciones, si se hubieren realizado. Además debe incluir los valores
tales como anticipos, pagos anticipados y pagos parciales entre otros.
Si la obra pública terminó en condiciones anormales, (terminación anticipada,
caducidad, etc.) se debe efectuar el respectivo comentario en la columna de
observaciones.
Recuerde que cada obra debe tener su propia carpeta de archivo, por lo tanto debe
entregarla debidamente organizada con los soportes correspondientes.
6. OBRAS PÚBLICAS
OBJETO DE
LA OBRA P.
ESTADO
CONTRATISTA
INTERVENTOR
Ejecutado
En
ejecución
VALOR
EJECUTADO
OBSERVACIONES
Vigencia fiscal año: _____ Entre el día ___ del mes____ y el día ____ del mes ____
7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES:
Relacione por cada una de las vigencias fiscales, entre la fecha de inicio de la gestión y la
culminación de su periodo, los valores presupuestados, los efectivamente recaudados y el
porcentaje de ejecución. Recuerde que debe entregar los soportes respectivos.
7. EJECUCIONES FISCALES
INGRESOS
VALOR
PRESUPUESTADO
VALOR
EJECUTADO
Vigencia fiscal año: _____ Entre el día ___ del mes____ y el día ____ del mes ____
PORCENTAJE DE
EJECUCIÓN
57
ANEXOS
CONCEPTO DEL INGRESO
7. EJECUCIONES FISCALES
GASTOS
VALOR
PRESUPUESTADO
CONCEPTO DEL GASTO
VALOR
EJECUTADO
PORCENTAJE DE
EJECUCIÓN
Vigencia fiscal año: _____ Entre el día ___ del mes____ y el día ____ del mes ____
8. CONTRATACIÓN (DIFERENTE A OBRA PÚBLICA):
Relacione por cada una de las vigencias fiscales, entre la fecha de inicio de la gestión y la
fecha de retiro o ratificación, el número de contratos en proceso y el número de contratos ya
ejecutados. Relacione los objetos contractuales, si son de prestación de servicios, si fueron
para adquisición de bienes, si fueron de suministro, mantenimiento, asesorías, consultorías,
concesiones, fiducias, etc. Así como las modalidades de contratación. No tiene que incluir
los contratos de obra pública porque ya los reportó en el punto 6 del ACTA DE INFORME
DE GESTIÓN.
8. CONTRATACIÓN
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
58
MODALIDAD DE
CONTRATACIÓN
OBJETO CONTRACTUAL
NO. DE CONTRATOS
EN PROCESO
NO. DE
CONTRATOS
EJECUTADOS
Vigencia fiscal año: _____ Entre el día ___ del mes____ y el día ____ del mes ____
VALOR TOTAL
9. REGLAMENTOS Y MANUALES:
Debe relacionar, a la fecha de terminación del periodo, los reglamentos internos y/o
manuales de funciones y procedimientos, entre otros, vigentes en la entidad. Mencione
la forma por medio de la cual se adoptó y desde cuándo se encuentra vigente. Anexe los
actos administrativos por medio de los cuales se adoptaron, son indispensables para
la vigencia de los mismos.
9. REGLAMENTOS Y MANUALES
DENOMINACIÓN
DESCRIPCIÓN
MECANISMO DE
ADOPCIÓN Y VIGENCIA
NO. DE ACTO
ADMINISTRATIVO DE
ADOPCIÓN
FECHA DE
ADOPCIÓN Y
VIGENCIA
Vigencia fiscal año: _____ Entre el día ___ del mes____ y el día ____ del mes ____
10. CONCEPTO GENERAL:
Debe narrar, de manera muy concreta y clara (máximo dos hojas), su labor administrativa
y financiera durante su período de gestión, indique cómo se encontraba el despacho al
inicio de su período y cómo se encuentra al momento de su retiro. Enumere las acciones
emprendidas y los resultados que obtuvo, así mismo, haga mención de aquellas actividades
que se encuentran en trámite o ejecución al momento de su retiro.
59
ANEXOS
10. CONCEPTO GENERAL
11. FIRMA
Nombre y Firma del funcionario saliente y responsable
Representante legal
12. OTRAS FIRMAS:
En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada de que trata el
artículo 8º de la Ley 951 de 2005.
12. OTRAS FIRMAS
Nombre y Firma
Funcionario de jerarquía inmediatamente inferior (autorizado)
Relación de la autorización previa del jefe inmediato:
NOMBRE Y FIRMA
JEFE DE CONTROL INTERNO O DELEGADO
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
60
NOMBRE, CARGO, FIRMA Y CC
PRIMER TESTIGO
NOMBRE, CARGO, FIRMA Y CC
SEGUNDO TESTIGO
Número:
Fecha:
ANEXO 3
FORMATO DE DECRETO
Con el fin de facilitar la gestión administrativa, presentamos un modelo de formato de
decreto para la conformación de la comisión de empalme.
Decreto No. __________________________________
Por medio del cual se conforma el equipo encargado de preparar el proceso de empalme
y el Acta de Informe de Gestión del departamento o municipio de _________
CONSIDERANDO
Que es primordial dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley 951 de 2005, por medio
de la cual se crea la obligación de la presentación del acta de informe de gestión a la
culminación del período de gobierno de ______________________________________
Que en vista de la culminación del período de gobierno del señor/a gobernador/a –
alcalde/sa de ___________ es indispensable dar inicio al proceso de empalme.
Que con el fin de dar inicio al proceso de empalme, es indispensable la conformación
del grupo de trabajo responsable de la recopilación de la información precisa y
detallada, así como de la elaboración del INFORME DE GESTIÓN.
DECRETA
Artículo Primero: Se conforma el grupo de trabajo con el fin de elaborar el ACTA DE
INFORME DE GESTIÓN y adelantar, hasta su culminación, el proceso de empalme con
ocasión de la terminación del período de gobierno 20__ __ - 20__ __
61
ANEXOS
Así mismo, resulta indispensable el nombramiento del coordinador del equipo para poder
dar inicio a las jornadas de trabajo.
Articulo Segundo: Se designa al doctor ___________, secretario de ____________,
como coordinador del grupo de trabajo, encargado de la elaboración del ACTA DE
INFORME DE GESTIÓN y proceso de empalme, ante la culminación del período de
gobierno 20__ __ - 20__ __
Artículo Tercero: El doctor ________________, secretario de ______________, en
cumplimiento de sus funciones como coordinador del grupo del proceso de empalme,
tendrá a su cargo las siguientes funciones:
1. Citar a reunión a los diferentes miembros del equipo conformado para tal fin.
2. Solicitar a las diferentes dependencias de la administración, los informes que se
requieran con el fin de soportar la elaboración del ACTA DE INFORME DE GESTIÓN y
realizar el proceso de empalme.
3. Aprobar, solicitar ajustes o rechazar los documentos solicitados, con el fin de aportar
la información verídica e indispensable para la elaboración del ACTA DE INFORME DE
GESTIÓN en forma oportuna.
4. Coordinar, diseñar y dirigir las funciones y actividades del grupo que se conforma para
la elaboración del ACTA DE INFORME DE GESTIÓN y el proceso de empalme.
5. Rendir informe semanal al señor/a alcalde/sa – gobernador/a, sobre el avance de la
construcción del ACTA DE INFORME DE GESTIÓN
Artículo Cuarto: Con el fin de dar inicio a la construcción del ACTA DE INFORME DE
GESTIÓN y al proceso de empalme, se crea el equipo de responsables formado por un
funcionario de cada área de la administración. Así:
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
62
Por la Secretaría de Educación: Al doctor _______________________________
Por la Secretaría de Deportes: Al doctor ________________________________
Por la Secretaría de Salud: Al doctor ___________________________________
Por la Secretaría de Cultura: Al doctor __________________________________
Por la Secretaria de Medio Ambiente: Al doctor __________________________
NOTA : Por cada una de las dependencias se deberá nombrar un responsable, quien rendirá
informe sobre cada uno de los temas, acciones, actividades, planes y proyectos que la
dependencia tuvo a su cargo. Por lo tanto, se deberá rendir informe en: salud, educación,
agua potable, saneamiento básico, servicios públicos, POT, infraestructura y programas
ambientales, área financiera, contable, contratación, convenios, procesos judiciales y
así sucesivamente hasta tener un representante de cada área y tema de gestión de la
administración territorial.
En el caso de que una dependencia o funcionario se encargue de la gestión de una o más áreas,
es conveniente dejar cada una de las áreas y /o temáticas de las que se encarga debidamente
consignadas.
Artículo Quinto: Los funcionarios pertenecientes al grupo de trabajo tendrán plenas
facultades para diligenciar y/o solicitar informes a los demás funcionarios de la
administración, con el fin de construir el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN en forma clara,
veraz y oportuna, bajo los estándares técnicos que se requieran.
Artículo Sexto: El equipo de trabajo que aquí se conforma tendrá el apoyo constante
del Jefe de Control Interno (o quien haga sus veces), quien, junto con el coordinador
de grupo, realizarán un informe de seguimiento del avance en la construcción del
informe.
Artículo Séptimo: El incumplimiento de las obligaciones aquí descritas acarreará las
sanciones a que haya lugar con base en la Ley 951 de 2005.
Dado en el municipio de ______________ a los _____ del mes de _______ de 20___ ___
63
ANEXOS
Comuníquese y Cúmplase
_____________________________________________
Alcalde/sa – Gobernador/a
RECOMENDACIONES
ESPECIALES
RECOMENDACIONES
ESPECIALES
Vigilancia superior a la gestión pública territorial frente a la garantía
de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes
P
ara garantizar el cumplimiento de los derechos de los niños, las niñas, los
adolescentes y los jóvenes, la Ley 1098 del 2006, Código de la Infancia
y la Adolescencia, establece la obligatoriedad para el Presidente de la
República, los gobernadores y los alcaldes, de rendir cuentas “específicas”
sobre la garantía de los derechos de la primera infancia, la infancia y la adolescencia.
Igualmente, la Ley 1622 de 2013, Estatuto de Ciudadanía Juvenil, establece dentro
de las competencias de los departamentos, los municipios y los distritos: diseñar,
ejecutar, evaluar y rendir cuentas sobre la política pública, agendas públicas y plan
decenal de juventud en cada ámbito territorial.
Como sustento de esta obligación de rendición de cuentas se mencionan:
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
66
•
Los derechos de estas poblaciones son prevalentes y exigen unas condiciones especiales
de garantía de parte del Estado.
•
La garantía de los derechos de estas poblaciones son una condición esencial para el
desarrollo social y económico de los territorios.
•
Garantizar sus derechos y velar por su bienestar es parte de las funciones esenciales del
Estado.
En el marco del proceso de rendición pública de cuentas territorial para el período 2012-2015,
la Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento de su función preventiva y de control
de gestión, ejerce la Vigilancia Superior a la gestión pública territorial frente a la garantía de
los derechos de niños, niñas, adolescentes y jóvenes del país. Para garantizar el desarrollo de
esta vigilancia, diseñó un mecanismo para evaluar, concretamente y de manera diferencial,
las acciones que los mandatarios territoriales realizaron en su periodo de gobierno a favor
de la primera infancia, la infancia, la adolescencia y la juventud, mecanismo al cual tienen
acceso en ambiente web los mandatarios territoriales.
Para el análisis de la gestión territorial, este mecanismo considera, a partir de la capacidad
técnica y presupuestal de cada una de las entidades territoriales, la cobertura poblacional y
territorial de sus acciones, el alcance efectivo de las mismas sobre la población, los enfoques
utilizados, el presupuesto destinado y las situaciones que se pudieron transformar, así como
los impactos. A partir de este análisis es posible valorar, en condiciones de equidad, la
gestión territorial y tener una aproximación al grado de desarrollo de los derechos de estos
grupos poblacionales en el territorio colombiano.
Son objetivos específicos de este modelo de vigilancia superior, dentro del proceso de
Rendición Pública de Cuentas:
Entregar una herramienta a los mandatarios territoriales que facilite informar sobre su
gestión de una forma estructurada.
•
Evaluar cualitativamente la gestión de los mandatarios territoriales frente a la garantía
de los derechos de los niños, las niñas, los adolescentes y los jóvenes, considerando
de manera diferencial sus competencias y sus capacidades técnicas y presupuestales, a
partir de lo consignado en su plan de desarrollo.
•
Tener una aproximación al grado de desarrollo de los derechos de los niños, las niñas,
los adolescentes y los jóvenes desde los enfoques de derechos diferencial y territorial.
•
Determinar los derechos de la infancia, la adolescencia y la juventud que a nivel territorial
no están siendo garantizados, para generar acciones al respecto.
67
RECOMENDACIONES
ESPECIALES
•
Desde la perspectiva de las fases del proceso de rendición de cuentas, si bien la vigilancia
es una estrategia transversal a todas, su mayor énfasis está en la fase de generación de
información por cuanto, en términos de información, la Rendición Pública de Cuentas tiene
como objetivo mostrar qué se ha hecho, cómo se ha evolucionado en la garantía de los
derechos de niños, niñas, adolescentes y jóvenes, hasta dónde se ha avanzado, qué no se
ha logrado aún y qué retos representa esta situación.
El modelo de vigilancia toma los siguientes aspectos para el análisis de gestión territorial:
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
68
•
Considera elementos que permitan caracterizar a las entidades territoriales a partir de
información sobre:
-- Contexto Territorial: Considera las dinámicas geográfica, social, familiar, ambiental y
económica.
-- Análisis de Gasto Público Social.
-- Arquitectura institucional: Instancias encargadas de la política pública en infancia,
adolescencia y juventud, instancias y mecanismos para garantizar la participación ciudadana.
•
Plantea criterios orientadores de gestión, lo cual constituye el elemento central del
modelo de vigilancia y hace referencia a criterios específicos que facilitarán a las entidades
territoriales mostrar cuál ha sido su gestión, donde los resultados de los indicadores
situacionales se constituyen en un referente.
•
Define criterios para cualificar esa gestión y están referidos, entre otros, a los enfoques
utilizados, los presupuestos destinados, la articulación con políticas o con normativa,
la cobertura poblacional y territorial, metas establecidas, logros obtenidos, dificultades
presentadas y mecanismos de seguimiento.
•
Como criterios de evaluación, utiliza una escala cualitativa que indica el nivel en que el
territorio avanza para garantizar los derechos de la infancia, la adolescencia y la juventud.
Los contenidos de los módulos mencionados constituyen los criterios mínimos que
hacen razonable la evaluación de la gestión.
El informe de gestión
El Informe de Rendición de Cuentas, además de ser una herramienta vital para que el
mandatario territorial le informe a la ciudadanía sobre su gestión, también se convierte en
el insumo y soporte con el cual rinde cuentas a la Procuraduría General de la Nación sobre
el análisis de la situación de los derechos de la primera infancia, la infancia, la adolescencia y
la juventud; el análisis de inequidades en la garantía de los mismos, el análisis de su gestión,
la destinación de recursos, y de los logros, dificultades y acciones de mejora en la garantía
de derechos de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes. En tal sentido, en el marco de la
vigilancia superior a la gestión pública territorial que adelanta la Procuraduría a través del
aplicativo diseñado en ambiente web para tal fin, se genera el informe de gestión a partir
de los requerimientos de información que hace el órgano de control, dando la posibilidad a
la entidad territorial de adicionar lo que considere conveniente para presentar el informe a
la ciudadanía. El informe puede ser consultado por la ciudadanía.
Para mayor claridad, los departamentos y municipios podrán acceder próximamente al
siguiente link http://apps.procuraduria.gov.co/rpc_neo/
Proceso de empalme
Los actuales gobernadores y alcalde, en la elaboración y presentación del Informe de Gestión
para el proceso de empalme con los mandatarios territoriales entrantes, deberán incluir:
•
•
El nivel de ejecución de los respectivos compromisos por ellos suscritos en favor de los
niños, niñas, adolescentes y jóvenes, el cumplimiento de su plan de desarrollo, teniendo
en cuenta los enfoques de derechos poblacional y diferencial.
Un balance sobre la situación social de las dinámicas territoriales.
Los avances y retos territoriales para la garantía de los derechos de las niñas, niños,
adolescentes y jóvenes del país.
Este escenario de empalme debe permitir a los nuevos mandatarios:
•
•
•
Superar los obstáculos más importantes de la gestión territorial o potenciar las condiciones
que existen para generar una mejor calidad de vida a la infancia, la adolescencia y la
juventud.
Brindar los elementos para gestionar las acciones necesarias para la garantía de los
derechos de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes del país.
Apuntar con sus propuestas a hacer posible la sostenibilidad territorial de las políticas
públicas de infancia, adolescencia y juventud.
69
RECOMENDACIONES
ESPECIALES
•
EL ESCENARIO DEMOCRÁTICO – ELECTORAL
UNA NUEVA OPORTUNIDAD PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA POLÍTICA
PÚBLICA QUE GARANTICE TODAS LAS MEDIDAS DE JUSTICIA TRANSICIONAL.
Los cambios que la democracia impone en un escenario electoral siempre deben satisfacer
el interés común, así como los mandatos constitucionales y legales que prevalecen en un
Estado Social de Derecho.
Este principio aunado a la realidad de más de 7.600.000 víctimas del conflicto armado
interno que exigen del Estado su mayor garantía frente a los derechos fundamentales
conculcados, hacen que este escenario nos brinde la oportunidad para que desde una
entidad que ejerce vigilancia y control de manera autónoma e independiente a las demás
ramas del poder público como la Procuraduría General de la Nación, haya de reiterarse a los
futuros mandatarios territoriales, la necesidad de aprehender la Ley de Victimas como un
estatuto fundamental para el desarrollo local y la primera responsabilidad frente a la
consecución de la paz en cada una de nuestras regiones.
Para ello es necesario en primer lugar conocer el estado del arte, el estado de las políticas
públicas que desde lo nacional, departamental y municipal, se han estructurado, lo que
efectivamente se ha implementado, lo que aún se encuentra en construcción y lo que
necesariamente requiere una reformulación para cumplirle a la comunidad víctima
frente a la protección de sus derechos, dada la condición de afectados por el conflicto
armado interno.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
70
La continuidad de las políticas públicas que han resultado eficientes para la población
víctima es necesaria, así como la revisión de aquellas que no han causado gran impacto,
que han generado falsas expectativas o que no cumplen con la satisfacción plena del
derecho del que se es titular.
Tras cuatro (4) años de la expedición de la Ley 1448 de 2011, este mismo ente de control ha
informado al Gobierno Nacional y en varias oportunidades a los gobierno locales, las fallas en la
implementación de la norma, las falencias de la estructura institucional para su cumplimiento,
la falta de financiación de la Ley, y por ello la excesiva demora en la efectiva materialización
de las medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas, teniendo en cuenta
que esta población hoy llega a más de 7.600.000 personas, que afecta la vida, salud, honra,
educación, vivienda y demás derechos de tantos hogares colombianos, frente a los que, al
parecer, la institucionalidad no responde de manera efectiva, pertinente y oportuna.
En tal sentido, es necesario que los mandatarios salientes le ofrezcan a la población en
general y de manera particular a los mandatarios electos la información suficiente que les
permita analizar los planes, programas y proyectos que se iniciaron en beneficio de la
población víctima, el presupuesto para ello asignado y los resultados de cada uno, a fin
de decidir con pertinencia sobre los mismos.
Dentro de los mencionados planes, programas y proyectos es posible señalar:
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Ejecución presupuestal en vivienda, salud, educación.
Participación de las víctimas en elaboración de los Planes de Acción Territorial (PAT) y
socialización de este con la mesa efectiva de participación.
Presentación de proyectos a convocatorias departamentales y nacionales. Donde se
indique el porcentaje de aplicación a las convocatorias por sector.
Seguridad, planes de protección y prevención para víctimas.
Articulación entre el PAT y el Plan de desarrollo, nacional, departamental y municipal,
respecto del Plan Nacional de Atención a Víctimas.
Para dar impulso a la adecuada formulación e implementación de la política pública
surgida a partir de la Ley 1448 de 2011, así como de los Decretos Ley 4633, 4634 y 4635 de
2011, el Procurador General de la Nación Dr. Alejandro Ordóñez, constituyó la Comisión
Nacional del Ministerio Público para la Justicia Transicional, mediante la expedición
de la Resolución 550 de 2013, en la que se establece toda una estructura institucional
del Ministerio Público en su conjunto, con miras a que cada entidad que lo compone
(Procuraduría, Defensoría y Personerías), hayan de implementar las funciones que dentro
del ámbito de sus competencias, les permitan velar por el cumplimiento de la política
pública en materia de justicia transicional, cuyo énfasis está en la garantía y protección a
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RECOMENDACIONES
ESPECIALES
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los derechos de las víctimas del conflicto armado interno: verdad, justicia y reparación, así
como en las garantías de no repetición.
Sobre este último componente, la Ley 1448 de 2011, en su artículo 149, ha establecido
las medidas, herramientas y procesos a través de los cuales el Estado ha de implementar
las garantías de no repetición, tanto para aquellos que ya han sido víctimas directas del
conflicto, como para quienes aún no lo han sido. De dichas garantías cabe resaltar los
procesos de Desmovilización, Desarme y Reintegración – DDR, para lo cual la Procuraduría
Delegada para el Apoyo a las Víctimas del Conflicto y los Desmovilizados, ha desarrollado
el proceso de seguimiento y monitoreo a la política pública que en tal sentido adelanta
el Gobierno Nacional, en aras del fortalecimiento de la institucionalidad y la sociedad civil,
para la efectiva reconciliación nacional.
ORIENTACIONES PARA
UN EMPALME EXITOSO
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ORIENTACIONES
PARA UN EMPALME
EXITOSO