1D-SYC-P11

Código: 1D-SYC-P11
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA
Versión: 2
Procedimiento Asignación de Delegados
para Espectáculos Públicos
Vigencia desde:
30 de junio de 2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Asignar a los servidores públicos de planta de la Secretaría Distrital de Gobierno, mediante auto de
delegación, para la prestación del servicio de supervisión y vigilancia de los espectáculos públicos de
normal y baja complejidad que se desarrollen en el distrito capital y velar por el normal desarrollo de los
espectáculos.
Alcance
Aplica a la asignación de delegados para espectáculos públicos de normal y baja complejidad que se
desarrollen en el distrito capital, inicia con el ingreso de los datos del espectáculo público autorizado y
termina con la recepción y archivo del auto de delegación con observaciones del delegado.
Políticas de Operación
1. Las delegaciones para los espectáculos públicos de normal y baja complejidad serán asignadas a
través de la Intranet, no se atenderán inscripciones a delegaciones por vía telefónica ni personal.
2. Para la prestación del servicio asociado al presente proceso, es necesario remitirse a lo definido
en la caracterización del producto o servicio, elaborada en el formato vigente para este proceso
en particular, en el que se determinan los requisitos así:
•
Los requisitos del producto o servicio que presta la Entidad en el tema relacionado con
asignación de delegados para espectáculos públicos, que son básicamente las
características inherentes a este, se encuentran en el campo “especificación del producto
o servicio” del formato diligenciado para la caracterización de este producto o servicio en
particular.
•
Los requisitos del cliente se han definido teniendo en cuenta la información proveniente
del proceso de servicio a la ciudadanía (Peticiones, Quejas y Reclamos PQ´R,
actividades de interlocución con la ciudadanía encuestas, sondeos, focus group) entre
otros. Estos requisitos se encuentran en el campo “CLIENTE” del formato de
caracterización arriba mencionado.
•
Los requisitos legales se han definido teniendo en cuenta las normas aplicables al
cumplimiento del objetivo del proceso, plasmadas en el normograma de la Secretaría
Distrital de Gobierno. (aspectos constitucionales, legales, normativos, política vigente de
racionalización de tramites entre otros). Estos requisitos se encuentran en el campo
“LEY” del formato de caracterización arriba mencionado.
•
Los requisitos de la organización, se han definido teniendo en cuenta la caracterización
de productos y/o servicios de la Secretaría y la documentación asociada al Sistema
Integrado de Gestión - SIG, así como la normativa expedida por la Secretaría Distrital de
Gobierno al respecto, en la cual eventualmente se han establecido requisitos adicionales
que la Entidad ha considerado necesarios. Estos requisitos se encuentran en el campo
“ORGANIZACIÓN” del formato de caracterización arriba mencionado.
•
Los requisitos reglamentarios aplicables asociados a la prestación del servicio del
presente proceso, hacen referencia a aquellas normas técnicas nacionales e
internacionales que por su especificidad son de obligatorio cumplimiento. Los requisitos
reglamentarios que aplican para el presente procedimiento se encuentran en el campo
“NORMA TECNICA” del formato de caracterización arriba mencionado.
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Nota Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada y su uso es de
responsabilidad de la persona que lo utiliza. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno
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3. Para tener una comunicación eficaz con sus usuarios, la Secretaría Distrital de Gobierno ha
definido los siguientes lineamientos:
a. La información actualizada para trámites puede ser consultada en la guía distrital de
tramites,
la
cual
puede
ser
consultada
en
la
página
web
http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/guia_mostrar_entidad_scv.php
b. Para efectuar el seguimiento al cumplimiento de los requerimientos de un servicio ya
prestado por la Entidad, en un caso en particular, se debe tener en cuenta el número de
radicado asignado en el momento en que el usuario del caso haya efectuado la
respectiva petición a través de las oficinas de Servicio a la ciudadanía (de forma
telefónica, presencial, virtual o por escrito).
4. Cuando se detecten servicios asociados a este procedimiento, cuya verificación de conformidad
no cumpla con los criterios de aceptación establecidos en la caracterización del producto o
servicio, se deben identificar y controlar para prevenir su uso o entrega no intencionados, de
acuerdo con lo establecido en el procedimiento Producto o Servicio No Conforme. Este
Procedimiento cuenta con un formato de registro de control del producto o servicio no conforme,
en el que se definen el tratamiento, control, identificación de causas y la acción a seguir. En los
casos de corrección, el servicio o producto en cuestión se debe someter a una nueva verificación
para demostrar su conformidad con los requisitos.
5. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos
y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo
enunciado, así:
•
Legales, según sea el caso: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días; derecho de
petición de información: 10 días; consultas: 30 días.
6. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del
aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno,
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
7. Los servicios generados en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y metas
formulados para la gestión del proceso Seguridad y Convivencia, que se encuentran formulados
en los planes vigentes.
8. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la
matriz de riesgos del proceso Seguridad y Convivencia, los cuales buscan gerenciar el riesgo en
todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión
administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual
de gestión del riesgo.
Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma
2. Ver listado maestro de documentos externos
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Glosario
AGLOMERACIONES DE BAJA COMPLEJIDAD: Se estiman de baja complejidad las
aglomeraciones que de acuerdo con variables tales como aforo, tipo de evento, clasificación de edad,
lugar donde se desarrolla, infraestructura a utilizar, entorno del lugar, dinámica del público, frecuencia,
características de la presentación, limitación de ingreso, carácter de la reunión, y las demás que se
estimen pertinentes, dan lugar a riesgos públicos pero no generan afectación de la dinámica media de
la ciudad y por lo tanto no requieren condiciones especiales para su realización.
AGLOMERACIONES DE MEDIA COMPLEJIDAD: Se estiman de media complejidad las
aglomeraciones que de acuerdo con variables tales como aforo, tipo de evento, clasificación de edad,
lugar donde se desarrolla, infraestructura a utilizar, entorno del lugar, dinámica del público, frecuencia,
características de la presentación, limitación de ingreso, carácter de la reunión, y las demás que se
estimen pertinentes conforme a las normas vigentes, dan lugar a riesgos públicos pero la afectación
de la dinámica media de la ciudad y su impacto es inferior a las de alta complejidad y por lo tanto las
condiciones para su realización son de menor complexión que las de las precedentes
AGLOMERACIONES DE PÚBLICO: Se entiende por aglomeración de público toda reunión de un
número plural de personas con propósitos lícitos, producto de una convocatoria individual o colectiva,
que se presente en cualquier edificación, instalación o espacio perteneciente a personas de
derecho público o privadas, naturales o jurídicas, de uso público, que reúna las características
cuantitativas y cualitativas que en las disposiciones pertinentes se indican, relacionadas con el
número, la frecuencia, el lugar y las finalidades. Teniendo en cuenta que las aglomeraciones de
público pueden ser de alta complejidad y de normal o baja complejidad.
AGLOMERACIONES DE PÚBLICO DE BAJA COMPLEJIDAD NO CONSIDERADAS
ESPECTÁCULOS PÚBLICOS: Todas aquellas personas naturales y/o jurídicas que pretendan
generar aglomeraciones de baja complejidad que no sean consideradas espectáculos públicos,
deberán registrar en el SUGA la información descriptiva del evento y el Plan de Contingencia.
Allegada esta información el sistema emitirá la respuesta autorizando el desarrollo de la actividad, sin
exigir requisito adicional alguno.
AGLOMERACIONES DE PÚBLICO QUE NO CONSTITUYEN ESPECTÁCULO PÚBLICO: No se
consideran espectáculo público las reuniones de carácter religioso, institucional, político, congresos,
bazares, actividades de recreación pasiva y marchas, salvo aquellas que en su desarrollo involucren
expresiones o presentaciones artísticas abiertas al público, las cuales serán catalogadas como
espectáculos públicos. Tampoco se consideran espectáculo público las aglomeraciones de público
cuya convocatoria sea consecuencia de una invitación individual y personalizada dirigida a
ciudadanos para una actividad de carácter particular y privado sin perjuicio de la obligación de dar
cumplimiento a todos los requisitos exigidos para las aglomeraciones de público que no se consideran
espectáculo.
AGLOMERACIONES Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS ORGANIZADOS POR ENTIDADES DE
DERECHO PÚBLICO: La Entidad de Derecho público organizadora de una aglomeración de público,
contentiva o no de Espectáculo Público Distrital, acreditará en el SUGA de acuerdo a los tiempos
establecidos en el presente Decreto, los documentos relacionados en el presente Decreto, según la
naturaleza del evento. En la preparación y ejecución de actividades que generen Aglomeración de
Público, contentivas o no de Espectáculos Públicos, cuyo Organizador sea una entidad de derecho
público, intervendrán, asesorarán y prestarán el apoyo necesario la Policía Nacional, FOPAE, la
UAECOBB, así como las Secretarías Distritales de Movilidad, Salud, Integración Social, Ambiente y
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Gobierno, y las Alcaldías Locales, en el marco de sus funciones y competencias constitucionales,
legales y reglamentarias. De ser procedente y pertinente, se podrán celebrar convenios
interadministrativos a efectos de facilitar la celebración de los eventos de que trata el presente
artículo.
DELEGADO: Es el funcionario asignado por la Secretaría Distrital de Gobierno, para supervisar los
Espectáculos Públicos autorizados por la Dirección Administrativa, ejercida en el distrito Capital
DELEGACIÓN: Es un acto en el cual el funcionario designado por la Secretaría de Gobierno asiste a
supervisar los Espectáculos Públicos que se realicen en el Distrito Capital, con el fin de vigilar la
transparencia de su ejecución y el cumplimiento de la mecánica previamente establecida
ESPECTÁCULO PÚBLICO: Es toda aglomeración de público con fines de recreación colectiva, que
se lleve a cabo como consecuencia de una invitación publica, general e indiferenciada, donde los
asistentes disfruten y compartan expresiones artísticas.
Siglas
1. AGD: Aplicativo de Gestión Documental
2. ACJD: Aplicativo Administración de concursos, juegos y delegaciones.
Producto o servicio generado.
Producto o servicio
Asignación de
públicos
delegados para
Descripción
espectáculos
Mediante auto de delegación se asigna algún
servidor público de planta, debidamente
capacitado, para la supervisión de los
espectáculos públicos autorizados.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio
del
procedimiento.
Procedimiento
Autorización
para
Espectáculos Públicos
INICIO
1
INGRESAR LOS
DATOS EN EL
APLICATIVO ACJD
2
REALIZAR LA
INSCRIPCIÓN A
TRAVÉS DE LA
INTRANET DE LA
SECRETARIA DE
GOBIERNO
3
REALIZAR LA
DELEGACIÓN
ASIGNADA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Servidoras/es
Públicos de la
SDG
Servidoras/es
Públicos de la
SDG
Cuando el espectáculo público no
genera
aglomeraciones
de
complejidad alta (viene de la actividad
2), ingresa los datos del evento
autorizado en el aplicativo ACJD. El
ingreso de la información del
espectáculo público se realiza después
de ser autorizado, los datos del evento
son: fecha, hora, lugar del evento y
nombre del evento.
El
sistema
realiza
de manera automática la
publicación
del
evento
en
la
INTRANET de la Secretaria de Distrital
Gobierno de las solicitudes de
delegados para que a la hora oficial
que la Secretaria ha autorizado se
habilite la inscripción de los servidores
públicos para su asignación.
Realiza la inscripción para ser
delegado a un evento específico a
través de la INTRANET, que contiene
la información básica de los servidores
públicos de planta como son el nombre
y apellidos completos y el número del
documento de identificación. Una vez
inscritos los servidores públicos de
planta,
el
aplicativo
asigna
automáticamente
las delegaciones
para los espectáculos públicos y
genera el Auto de Delegación.
De acuerdo a lo establecido en la
“Guía del Servicio de Delegaciones
para la Supervisión de Asambleas,
Sorteos, Concursos y Espectáculos”
REGISTRO
N/A
N/A
AUTO
DELEGACIÓN
ESPECTÁCULOS
N/A
A
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ACTIVIDAD
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Servidoras/es
Públicos de la
SDG
¿El servidor público delegado asistió a
la delegación?
N/A
Servidoras/es
Públicos de la
SDG
Diligencia el informe del auto de
delegación
de
supervisión
del
espectáculo público con los datos del
evento y las observaciones que haya
encontrado durante el desarrollo del
evento y lo envía a la Dirección
Administrativa radicando a través del
aplicativo AGD, dejando copia para su
archivo
personal.
El
término
establecido para enviar el auto se
encuentra dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la supervisión del
espectáculo público.
A
4
¿ASISTIÓ A LA
DELEGACIÓN?
13
NO
SI
5
ENVIAR AUTO DE
DELEGACIÓN
DILIGENCIADO
15
AUTO
DELEGACIÓN CON
OBSERVACIONES
4
6
PROYECTAR
COMUNICACIÓN DE
REQUERIMIENTO
POR INASISTENCIA
7
APROBAR Y FIRMAR
REQUERIMIENTO
POR INASISTENCIA
B
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Director /a
Administrativo/
a
Proyecta comunicación realizando el
requerimiento al/la servidor/a público
delegado/a por inasistencia a la
supervisión del espectáculo público
con copia al jefe inmediato.
Aprueba y firma el requerimiento al
servidor
público
delegado
por
inasistencia a la supervisión del
espectáculo público, previa revisión y
Vo.Bo. Del responsable asignado. El
envío de la comunicación al servidor
público delegado será realizado por el
profesional de la dirección que la
proyectó.
COMUNICACIÓN
REQUERIMIENTO
POR
INASISTENCIA
COMUNICACIÓN
REQUERIMIENTO
POR
INASISTENCIA
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
B
8
¿D
¿DELEGADO
RESPONDE
REQUERIMIENTO?
Profesional de
la Dirección
Administrativa
¿El
delegado
requerimiento?
responde
el
N/A
SI
11
NO
9
PROYECTAR
INFORME POR
INCUMPLIMIENTO Y
TRASLADAR A LA
OFICINA DE
ASUNTOS
DISCIPLINARIOS
10
REVISAR Y FIRMAR
INFORME POR
INCUMPLIMIENTO
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Director /a
Administrativo/
a
18
8
11
ANALIZAR
RESPUESTA AL
REQUERIMIENTO
12
ARCHIVAR EN
CONSECUTIVOS
DE AUTOS
D
Profesional de
la Dirección
Administrativa
Auxiliar
Administrativo
Proyecta informe por incumplimiento
del delegado de lo establecido en el
reglamento y traslada a la Oficina de
Asuntos Disciplinarios, anexando el
requerimiento enviado al/la servidor/a
público/a delegado/a por inasistencia.
Copias de estos documentos deben
ser archivados por el Auxiliar
Administrativo en el expediente de
autos.
Revisa y firma el informe por
incumplimiento del reglamento por
parte del delegado y devuelve al/la
profesional
de
la
Dirección
Administrativa para que lo envíe a la
Oficina de Asuntos Disciplinarios a
través del aplicativo ADG
Recibe la respuesta al requerimiento
con la justificación de la inasistencia,
analiza y evalúa el motivo de
inasistencia del servidor público
delegado para definir si se requiere
remitir a la Oficina de Asuntos
Disciplinarios.
Archiva en el consecutivo de autos,
con el fin de llevar un control del
consecutivo
de
los
autos
de
delegación
INFORME POR
INCUMPLIMIENTO
DEL
REGLAMENTO
INFORME POR
INCUMPLIMIENTO
DEL
REGLAMENTO
RESPUESTA AL
REQUERIMIENTO
N/A
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
D
13
REVISAR ENTREGA
DE AUTOS DE
DELEGACIÓN
14
¿DELEGADO
PRESENTA AUTO
EN TÉRMINO
ESTABLECIDO?
Profesional de
la Dirección
Administrativa
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Mensualmente verifica en el aplicativo
ACJD, que los autos de delegación
hayan sido entregados por el servidor
público delegado en el término
establecido para hacerlo. Ordena los
autos por número consecutivo para
verificar la entrega de los mismos.
REGISTRO
AUTO
DELEGACIÓN
ESPECTÁCULOS
Auxiliar
Administrativo
¿Delegado presenta auto en término
establecido?, el término establecido se
encuentra dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes de supervisión del
espectáculo público.
Auxiliar
Administrativo
Realiza contacto con el/la servidor/a
público/a delegado/a para entrega del
auto de delegación. El contacto con
el/la servidor/a público/a delegado/a
puede realizarlo a través del coreo
electrónico institucional o por vía
telefónica.
Auxiliar
Administrativo
Cuando el delegado presenta el auto
en el término establecido, el Auxiliar
Administrativo, recibe del servidor
público delegado el auto de delegación
con observaciones y examina las
observaciones realizadas por el
servidor público delegado, referente al
cumplimiento del empresario con la
realización del espectáculo público.
N/A
Continúa en la actividad 29 del
procedimiento
“Autorización
Espectáculos Públicos”
N/A
SI
N/A
17
NO
16
REALIZAR
CONTACTO CON EL
FUNCIONARIO
PARA ENTREGA
DEL AUTO
17
RECIBIR EL AUTO
CON LAS
OBSERVACIONES Y
ARCHIVAR CON
CONSECUTIVO
18
FIN
N/A
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3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
DOCUMENTO
Auto de Delegación Espectáculos
Auto de Delegación con Observaciones
Comunicación Requerimiento por inasistencia
Informe por Incumplimiento del reglamento
Respuesta a Requerimiento
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