1D-SEM-P1

SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Y MEJORA
Código: 1D-SEM-P001
Versión: 4
Vigencia desde:
06 de Marzo de 2013
Procedimiento Gestión para la Mejora
VERSIÓN1
FECHA
1
6 agosto de 2007
2
3
4
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
30 de noviembre de 2010
31 de enero de 2011
06 de Marzo de 2013
Primera emisión del documento
Cambio de codificación del procedimiento, se actualizó
normatividad, actividades, inclusión de la columna tiempo.
Modificación de actividades, cambio de código por
inclusión en el proceso Seguimiento evaluación y mejora.
Eliminación de actividades, cambio de objetivo, alcance,
glosario, políticas de operación, cambio de responsable
del procedimiento, referencia a consulta de normograma y
listado maestro de documentos. Eliminación de columna
tiempos e inclusión en políticas de operación del
procedimiento, inclusión de salidas generadas de la
aplicación del procedimiento, cambio de logo, inclusión de
pies de página, inclusión del aplicativo para ingresar y
hacer seguimiento a los planes de mejora.
Reubicación en el Proceso de Seguimiento, Evaluación y
Mejora, sale del proceso de Planeación y Gerencia
Estratégica.
1
Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no
Controlad y su uso es de responsabilidad de la persona que lo utiliza. La versión vigente se encuentra publicada en
la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Elabora:
Carlos Parra
Profesional Oficina Control Interno
Marta R. Pinedo S.
Profesional Oficina Control Interno
Alexander Téllez Rico – Edwin H. Rendón Peña
Analistas Grupo SIG
Revisa:
Aprueba:
Carlos Parra
Profesional Oficina Control Interno
Marta R. Pinedo S.
Profesional Oficina Control Interno
Liliana Casas
Profesional Grupo SIG (revisión de
normalización SIG)
Luz Esperanza Forero
Jefa Oficina Control Interno
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Establecer la metodología para la formulación de acciones de mejora, mediante el análisis e identificación
de la causa raíz gestionando y evaluando las acciones propuestas, para aumentar permanentemente la
capacidad de los procesos hacia el cumplimiento de los requisitos.
Alcance
Aplica a todos los procesos de la entidad, comienza con la recepción de los hallazgos identificados en las
diferentes fuentes de información, hasta la verificación de la eficacia de las acciones implementadas.
Políticas de Operación
1.
2.
Para efectos de este procedimientos se denominarán los hallazgos como: “No conformidades,
conformidades u observaciones de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de
Gestión.
Las fuentes de información de hallazgos para la Entidad serán el análisis o resultados entre otros
de:
• Autoevaluación.
•
Auditorías internas a los subsistemas.
•
•
Auditorías Internas de Gestión
Auditorías externas a los subsistemas.
•
•
Control de producto y servicio no conforme.
Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión.
•
•
Petición, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
Hallazgos de entes de Control.
•
•
Análisis de Riesgos por procesos según aplique (Mapa/Panorama/matriz)
Encuesta de satisfacción al usuario.
•
Desempeño de procesos (Solicitud de la/el líder de proceso, por incumplimiento de
requisitos definidos en el proceso y documentos)
•
•
•
•
Análisis de indicadores
Evaluación de proveedores
Seguimiento a las acciones de los planes de mejora formulados.
Informes de investigación de acción de incidentes y eventos (Según aplique)
•
Análisis de impactos y aspectos ambientales.
3.
Los planes de mejoramiento de los diferentes procesos de la Entidad, deben ser formulados y
gestionados a través del aplicativo establecido por la Entidad.
4.
Es responsabilidad de cada líder o responsable de proceso aplicar el presente procedimiento y
hacer seguimiento a la implementación de las acciones propuestas.
“Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlad y su uso es de
responsabilidad de la persona que lo utiliza. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno
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5.
La oficina de Control Interno es responsable de verificar la eficacia de las acciones de mejora
tomadas para dar tratamiento a los diferentes hallazgos.
6.
Cuando se trate de un Plan de mejoramiento derivado de auditorías internas a los subsistemas, la
verificación de la eficacia de las acciones planteadas en dichos planes, se debe hacer por parte
del equipo auditor que participó en dicha auditoría.
7.
La Oficina de Control Interno debe presentar como insumo para la revisión por la Alta Dirección,
un informe con el análisis del estado de las acciones de mejora, resultado de las auditorías
internas a los subsistemas.
Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma
2. Ver listado maestro de documentos.
Glosario
1. Acción Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No
conformidad detectada u otra situación no deseable. (Numeral 3.1 de la NTCGP: 1000:2009).
2. Acción de Mejora: Acción tomada en forma recurrente para aumentar la capacidad en el
cumplimiento de los requisitos.
3. Acción Preventiva (AP): Conjunto de acciones tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. (Numeral 3.2 de la NTCGP:
1000:2009).
4. Analista Equipo SIG: Grupo de servidores públicos pertenecientes a la Dirección de Planeación y
Sistemas de Información que tiene como finalidad diseñar, implementar, desarrollar, mejorar y
articular los diferentes subsistemas del Sistema Integrado de Gestión, y generar los lineamientos y
las herramientas que deben ser implementados en el proceso de la entidad.
5. Análisis de Causa: Es un método de resolución de problemas dirigido a identificar sus causas o
acontecimientos.
6. Autoevaluación: actividad que permite a cada área organizacional medir la efectividad de los
controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad
para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean
necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Entidad.
7. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. (Numeral 3.19 de la
NTCGP: 1000:2009).
8. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. (Numeral 3.16 de la NTCGP: 1000:2009).
9. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados. (Numeral 3.23 de la NTCGP:1000:2009)
10. Evidencia: Registro, declaración de hechos o cualquier otra información que es pertinente y
verificable.
11. Hallazgo: Resultado de la evaluación de la evidencia de una auditoria recopilada frente a los
criterios de la auditoria.
12. Líder del Proceso: Dueño o garante del proceso.
13. Matriz de Riesgo: Documento por cada proceso, en el cual se identifican, evalúan y valoran los
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riesgos y sus respectivos controles.
14. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. (Numeral 3.37 de la NTCGP:1000:2009)
15. Producto No Conforme: Es aquel involucrado en la prestación del servicio y cuya deficiencia
impacta la conformidad del servicio
SIGLAS
1. SIG: Sistema Integrado de Gestión.
Salidas Generadas en el Procedimiento
Salidas
Plan de
proceso.
mejoramiento
Informe
consolidado
acciones de mejora.
por
de
Descripción
Cliente interno
Herramienta de gestión donde se registran
las acciones de mejora, orientadas a mitigar
o fortalecer las causas de los hallazgos
generados por las diferentes fuentes.
Todos los procesos
de la entidad.
Documento que entrega información sobre la
gestión y estado de las acciones de mejora
para la toma de decisiones.
Todos los procesos
de la entidad.
Alta Dirección.
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2. DESCRIPCIÓN ACT IVIDADES DEL PROCEDIMIENT O
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio del procedimiento
INICIO
Carga todos los hallazgos provenientes de
las fuentes diferentes a entes externos
(Contraloría Distrital)
1
CARGAR
HALLAZGOS
2
ASIGNAR
RESPONSABLE
3
ESTABLECER
EL PLAN DE
ACCION DE
MEJORA
A
Referente SIG/
Profesional de Control
Interno.
Líder / Responsable de
proceso
Nota 1: Cuando se trate de un reporte de
hallazgos que tiene como fuente de
información un proceso de verificación
(auditoría a los subsistemas o auditoría de
gestión), que son realizadas por la Oficina de
Control Interno, será esta misma oficina,
quien reporte dichos hallazgos por medio del
sistema.
Asigna responsable para la formulación de
plan de mejora para todos los hallazgos
registrados.
HALLAZGOS EN
APLICATIVO SIG
ASIGNACIÓN DE
LA
FORMULACIÓN
Establecer el plan de acción de mejora,
incluyendo el responsable, la fecha máxima
de ejecución por actividad, resultado de la
acción de mejora (meta o producto) e
indicador de cumplimiento.
Persona asignada al
proceso
Nota 1: para la formulación del plan de
acción de mejora, el responsable debe
establecer una mesa de trabajo, identificar
las dependencias o personas que deban
participar para el análisis de causa y
establecer las acciones, verificar la
información recibida y realizar la respectiva
investigación, identificando la causa raíz
mediante la aplicación de técnicas de
análisis como el diagrama Causa –efecto o
los cinco porqués.
PLAN DE
ACCION DE
MEJORA EN
APLICATIVO SIG
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Nota 2: El líder del proceso puede solicitar al
Analista SIG, apoyo para la aplicación de la
metodología y elaboración del plan de
mejoramiento.
Persona asignada al
proceso
4
REVISAR
PLAN DE
MEJORA
Líder / Responsable de
Proceso
Nota 3: El plan de mejoramiento debe ser
formulado en su totalidad en un plazo
máximo de 15 días contados a partir de la
notificación por medio del aplicativo utilizado
para la gestión de mejoras.
Recibe a través del módulo de MEJORA del
aplicativo SIG, el Plan de mejoramiento
formulado por los profesionales del área a
quien les asignó el reporte de hallazgos, lo
revisa y remite al equipo SIG para su
validación.
Recibe el Plan de mejora por medio del
aplicativo y valida. ¿El Plan de mejoramiento
formulado cumple con la metodología
establecida?
SI: se inicia su ejecución y continua en la
actividad 6
NO: vuelve a la actividad N° 3 con las
observaciones correspondientes
5
CUMPLE LA
METODOLOGÍA
Profesional Equipo SIG
NO
3
SI
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PLAN DE
MEJORA
VALIDACIÓN
DEL PLAN DE
MEJORA
Nota: El plan de mejoramiento no cumple en
los casos en que no se haya realizado un
análisis de causa adecuado y las acciones
planteadas no mitiguen la causa raíz
identificada.
B
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
B
6
REGISTRAR
ACCIONES Y
NIVEL DE
AVANCE
Responsable(s) de
ejecución de
actividades
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
El responsable de ejecutar las acciones
planteadas registra en el sistema las
acciones
desarrolladas,
los
soportes
documentales y el nivel de avance de las
actividades planteadas.
REGISTRO
AVANCE DE LAS
ACCIONES
Realiza periódicamente el seguimiento al
avance de las acciones planteadas y realiza
observaciones según el caso.
7
SEGUIMIENTO
AL NIVEL DE
AVANCE DE
LAS
ACCIONES
LIDER DE PROCESO
Nota: Si el horizonte de planeación para la
ejecución de la acción es menor a tres
meses, entonces, se debe realizar por lo
menos un seguimiento de avance a las
acciones, y si este es mayor a tres meses, se
debe realizar por lo menos un seguimiento
cada tres meses durante el tiempo de
ejecución de la acción
Una vez alcanzado el 100% de la ejecución
de las acciones, el líder del proceso realiza
una verificación de la eficacia de las
acciones planteadas a través del aplicativo.
8
VERIFICAR
EFICACIA DE
LAS
ACCIONES
REALIZADAS
SEGUIMIENTO
DE LAS
ACCIONES
VERIFICACION
DE LAS
ACCIONES
Líder de Proceso
C
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
C
Verifica si la acción implementada fue eficaz.
9
LA
Líder de Proceso
ACCIÓN FUE
EFICAZ?
NO
SI: la acción fue eficaz continua con la
actividad número 10
NO: Fue eficaz continua con la actividad
número 6.
6
SI
10
VALIDAR
EFICACIA DE
LAS
ACCIONES
Jefe / Equipo de
Trabajo de Control
Interno
Coordinará la validación del avance y
eficacia de las acciones formuladas y remitirá
informe al Líder del Proceso
VALIDACIÓN DE
LAS ACCIONES
De acuerdo al cumplimiento validado y la
eficacia de las acciones planteadas en el
plan de mejoramiento se procede al cierre de
las mismas.
11
CERRAR
HALLAZGOS
D
Auditor
Líder/Profesional
Control Interno/ Líder
de proceso
Nota 1: Los hallazgos se cierran una vez se
haya completado el total de las acciones
propuestas que lo subsanan.
Nota 2: Los hallazgos que son productos de
auditorías internas a los subsistemas del
SIG, los cierra el auditor líder que participó
en dichas auditorías. El Auditor Líder
verificará el 100% de las acciones
propuestas, para subsanar los hallazgos de
auditorías internas a los subsistemas. Los
que son productos de auditorías internas de
gestión los cierra la Oficina de Control
Interno, la verificación de las acciones de
mejora se hará por muestreo. Los que son
productos de las demás fuentes a excepción
de los remitidos por la Contraloría los cierra
el Líder del equipo SIG.
CIERRE DE
HALLAZGOS
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Realiza el monitoreo al estado de los planes
de Mejoramiento por medio del seguimiento
y consolidación de los reportes disponibles
en el aplicativo.
INFORME
CONSOLIDADO
DE ACCIONES
DE MEJORA
D
12
MONITOREO
PLANES DE
MEJORAMIENTO
FIN
Jefe / Equipo de
Trabajo de Control
Interno
Fin del Procedimiento.
3. DOCUMENT OS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
DOCUMENTO
N/A
N/A
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