1D-PGE-P016

PLANEACIÓN Y GERENCIA
ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE- P016
Versión: 2
Procedimiento de Formación y Toma de Conciencia
VERSION 1
1
2
Vigencia desde:
29 de mayo de 2015
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
Primera versión del documento que establece los lineamientos
para llevar a cabo las actividades de formación y toma de
14 de marzo de 2014
conciencia de los funcionarios y contratistas de la Secretaría
Distrital de Gobierno, en las temáticas del Subsistema de
Gestión Ambiental.
Cambio de nombre, objetivo, políticas de operación; así mismo
se incluyen las actividades 5, 6 y 7 correspondientes al proceso
29 de mayo de 2015
de evaluación de la jornada de formación y toma de conciencia,
además de la tabulación de los resultados de las mismas.
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE- P016
Versión: 2
Procedimiento de Formación y Toma de Conciencia
Vigencia desde:
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Identificar las necesidades de formación y toma de conciencia de las personas que realizan actividades en la Secretaría
Distrital de Gobierno que pueden causar uno o varios impactos ambientales, de tal manera que se brinde la capacitación
periódica.
Alcance
Aplica a todas las instalaciones o sedes de la Secretaría Distrital de Gobierno. Inicia con la identificación de necesidades
de formación y termina con la implementación de las jornadas de formación y toma de conciencia.
Políticas de Operación
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Las jornadas de formación y toma de conciencia deben contar con registros que soporten su realización, además
del acta de capacitación/entrenamiento, se recomienda guardar registros fotográficos, presentaciones,
documentos y demás material empleado.
Las jornadas de formación y toma de conciencia pueden realizarse de manera presencial o virtual, siempre y
cuándo se cuente con el registro del personal capacitado.
El contenido de las jornadas de formación y toma de conciencia debe realizarse de acuerdo a lo establecido en el
plan de formación y toma de conciencia, elaborado por el equipo SIG/SGA para el Nivel Central y los
referentes SIG ambientales en el Nivel Local.
Las jornadas de formación y toma de conciencia van dirigidas a todos los funcionarios, contratistas y
proveedores de bienes y servicios relacionados con los aspectos e impactos ambientales significativos de la
Secretaría Distrital de Gobierno.
En las Alcaldías Locales el control de la ejecución del plan de formación y toma de conciencia está a cargo del
/la Alcalde/sa Local y en el Nivel Central del/la Gestor/a Ambiental Institucional.
Las formas de evaluación que permitan determinar la efectividad de la jornada de capacitación y toma de
conciencia pueden ser; actividades didácticas, (juegos, simulacros), cuestionarios electrónicos, ó evaluaciones
escritas entre otros.
En caso de realizarse cuestionarios electrónicos ó evaluaciones, estos deben ser aplicados al 100% de los
asistentes a la jornada de capacitación y toma de conciencia.
Cuando se obtienen los resultados de las evaluaciones y no se logra la eficacia esperada, se enviará un
cuestionario electrónico, si este tampoco es aprobado se convocará nuevamente a proceso de capacitación y
evaluación al funcionario, contratista y proveedor de bienes y servicios.
Con el propósito de verificar la implementación de las buenas practicas ambientales que han sido socializadas en
las jornadas de toma de conciencia, se desarrollarán inspecciones ambientales según lo establecido en el
procedimiento 1D-PGE-P017 “Procedimiento para el desarrollo de inspecciones ambientales” y de encontrase
incumplimiento se levantará un comparendo ambiental institucional como medida de sanción.
Glosario
ACTIVIDADES DIDÁCTICAS: Acciones diseñadas de manera lúdica, que se emplean como herramientas en
las jornadas de capacitación y toma de conciencia.
ASPECTO AMBIENTAL 2 : Elemento de las actividades, productos o servicios que puede interactuar con el medio
ambiente.
2
(NTC – ISO 14001/2004)
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet
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EVALUACIÓN ELECTRÓNICA: Conjunto de preguntas y/o actividades enviadas mediante correo electrónico,
publicadas en la intranet o en cualquier otra herramienta tecnológica, empleadas para valorar la efectividad de las
jornadas de capacitación y toma de conciencia.
EVALUACIÓN ESCRITA: Conjunto de preguntas y/o actividades desarrolladas de manera escrita para valorar la
efectividad de las jornadas de capacitación y toma de conciencia, una vez finalizada la jornada
FORMACIÓN: Instrucción de conocimientos referentes al desarrollo de una actividad o labor.
TOMA DE CONCIENCIA: es el cambio de percepción de la manera de actuar y pensar frente a un determinado
tema, analizando cómo lo estoy haciendo y cuál es la forma correcta de realizarlo para lograr un bien común.
EQUIPO SIG/SGA: Personas encargadas de la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, en
el subsistema de Gestión Ambiental.
IMPACTO AMBIENTAL 3 : cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado
total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
REFERENTES SIG AMBIENTALES: Personas encargadas de la implementación del subsistema de Gestión
Ambiental en las Alcaldías Locales, Cárcel Distrital de Varones y Anexo de Mujeres y Consejo de Justicia.
Siglas
1. SIG: Sistema Integrado de Gestión.
2. SGA: Subsistema de Gestión Ambiental.
Salidas generadas del procedimiento.
SALIDAS
Plan de formación y toma de
conciencia
Jornadas de formación y toma de
conciencia
3
DESCRIPCIÓN
CLIENTE INTERNO
Esta salida tiene como fin establecer el
contenido del programa de formación general
en el tema ambiental para prevenir la generación
de impactos ambientales en la entidad, para una
vigencia
Estas jornadas permiten la formación y toma de
conciencia de los funcionarios, contratistas y
proveedores, para que lleven a cabo prácticas
ambientales que contribuyan al mejoramiento
del desempeño ambiental de la entidad.
Todas las personas de la
Secretaría Distrital de
Gobierno que desarrollan
actividades que pueden
generar impactos ambientales.
Todas las personas de la
Secretaría Distrital de
Gobierno que desarrollan
actividades que pueden
generar impactos ambientales
Ibid.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
2
REALIZAR Y
APROBAR EL
PLAN DE
FORMACIÓN Y
TOMA DE
CONCIENCIA
REGISTRO
Inicio del procedimiento
INICIO
1
IDENTIFICAR
LAS
NECESIDADES
DE FORMACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
Gestor Ambiental
Establecer las necesidades de formación, de
acuerdo a la Matriz de identificación de aspectos
e impactos ambientales; de tal manera que con
esta información se identifique el personal que
necesita participar en las jornadas de formación.
Realizar el plan de formación y toma de
conciencia anualmente, que contenga como
mínimo los siguientes aspectos: contenido
temático de la jornada de formación, materiales,
instructores, grupo objetivo, forma de evaluación
y duración.
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
DE LA SDA
PLAN DE
CAPACITACIÓN Y
TOMA DE
CONCIENCIA
Esta información se consigna en el formato Plan
de formación y toma de conciencia.
Nota: La aprobación del plan de capacitación
para en Nivel Central estará a cargo del/la
Gestor/a Ambiental y en las Alcaldías Locales
del/la respectivo/a Gestor Ambiental.
3
REALIZAR LA
CONVOCATORIA
PARA LA
JORNADA DE
FORMACIÓN Y
TOMA DE
CONCIENCIA
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
De acuerdo al plan de formación y toma de
conciencia, se lleva a cabo la convocatoria al
grupo objetivo de la jornada de formación y toma
de conciencia, realizando la invitación por medio
de memorando y/o correo electrónico, indicando
la temática, la fecha, lugar y hora.
CORREOS
ELECTRÓNICOS
MEMORANDOS
A
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Realizar las jornadas de formación, de acuerdo a
lo establecido en el plan de formación y toma de
conciencia, teniendo en cuenta el grupo objetivo
al cual va dirigida.
MATERIALES DE
PRESENTACIÓN
A
4
IMPLEMENTAR
LA JORNADA DE
FORMACIÓN Y
TOMA DE
CONCIENCIA
5
¿SE
REALIZA
EVALUACIÓN?
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
No
Cuando en la jornada de formación y toma de
conciencia se aplique un proceso de evaluación al
asistente o a los asistentes, se realiza lo
establecido en la actividad seis (6) de este
procedimiento.
N/A
Si la jornada de formación no requiere un
proceso de evaluación se realiza lo establecido en
la actividad ocho (8).
8
Si
6
REALIZAR LA
EVALUACIÓN
7
TABULAR Y
PRESENTAR LOS
RESULTADOS
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
8
REGISTRAR LA
JORNADA DE
FORMACIÓN Y
TOMA DE
CONCIENCIA
9
FIN
Equipo SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
Aplicar la evaluación a los asistentes a la jornada
de formación y toma de conciencia.
EVALUACIÓN
Tabular los resultados provenientes del proceso
de evaluación y publicarlos.
PUBLICACIÓN
Efectuar el registro de las personas que reciben la
jornada de formación y toma de conciencia,
empleando el formato registro de capacitación /
entrenamiento.
REGISTRO DE
CAPACITACIÓN/
ENTRENAMIENTO
Fin del procedimiento
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos controlados desde el SIG
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
1D-PGE-F039
Plan de formación y toma de conciencia
1D-PGE-F015
Formato registro capacitación / entrenamiento
1D-PGE-G003
Plan Institucional de Gestión Ambiental
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
N/A
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE
VERSIÓN
ISO 14001 Sistemas de
Gestión Ambiental.
Requisitos con orientación
para su uso. Numeral 4.4.2.
2004
Norma técnica distrital del
sistema integrado de gestión
NTD-SIG 001
2011
MEDIO DE CONSULTA
Norma que reposa en el archivo
de la Dirección de Planeación y
ICONTEC
Sistemas de Información –
Grupo SIG
Norma que reposa en el archivo
Secretaría General de la Alcaldía de la Dirección de Planeación y
Mayor
Sistemas de Información –
Grupo SIG
Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La
versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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