1D-GAR-R3

Código: 1D-GAR-R3
GESTIÓN Y ADQUISICIÓN DE RECURSOS
Versión: 1
Protocolo modelo de gestión administrativa plan
maestro de equipamientos de seguridad ciudadana,
defensa y justicia para Bogotá, D.C.
Vigencia desde:
14 de Junio de 2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
Propósito del protocolo:
Determinar por parte del PMESDJ, basado en la normatividad que lo rige y en el equipo
interdisciplinario que lo conforma, cual es el modelo de gestión administrativo más apropiado aplicable a
la red de equipamientos de Bogotá, de tal manera que se optimicen los recursos conformantes de los
sistemas, ya sean jurídicos, físicos, de personal, económicos y administrativos.
Para el presente documento se realizará un diagnostico y análisis de las Casas de Justicia, Centros de
Convivencia y Unidades Permanentes de Justicia, para posteriormente evaluar y proponer el modelo
administrativo que articule, optimice y estandarice los procesos y procedimientos de las entidades
conformantes de esta red en específico.
Inicialmente se tiene el estudio técnico referente a todas las actuaciones de los operadores públicos
involucrados en los procesos de adquisición de inmuebles. En otro espacio, se desarrolla la
investigación y puesta en marcha de los equipamientos basados en el estudio económico y financiero.
Por último, el estudio que integra las temáticas mencionadas anteriormente, y que adicionalmente
presenta el modelo de gestión administrativa para los equipamientos, es quien proporcionará los
lineamientos de planeación estratégica, los componentes, punto de partida, avances, posibles
inconvenientes y propuesta de solución, finales y definitivos, como modelo de gestión administrativa.
La idea es responder a la problemática que pueda surgir a partir del desconocimiento de la norma que
rige a los equipamientos y de la armonía que debe primar en las relaciones entre entidades
conformantes de la red y los usuarios finales.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROTOCOLO
El presente instructivo presenta las directrices de gestión administrativa para la red de equipamientos de
seguridad ciudadana, defensa y justicia, tomando como estándar las Casas de Justicia, los Centros de
Convivencia y las Unidades permanentes de Justicia.
1. Realice un diagnóstico del Equipamiento
Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real
de las Casas de Justicia en un momento dado para descubrir problemas y áreas de
oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.
En el diagnóstico se examinan y analizan los sistemas y prácticas de la comunicación interna y
externa de la entidad en todos sus niveles. Para tal efecto se utiliza las visitas de campo, las
entrevistas tanto a los funcionarios como a los coordinadores y usuarios finales, la observación
y las mesas de trabajo. La profundidad en la investigación, permite el conocimiento de primera
mano de las variables que interactúan y se quieran mejorar, al igual que se soporta el modelo
del uso apropiado y eficiente de los recursos disponibles y la medición de los resultados de los
grupos o niveles de trabajo encontrados.
El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el
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Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La
versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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funcionamiento de la organización en la entidad estudiada.
2. Analice e intérprete los componentes y variables encontrados
Se sugiere la utilización de la Matriz DOFA: Esta matriz es una herramienta utilizada para el
análisis y diagnóstico de todo tipo de entidades y organizaciones. Las Fortalezas y Debilidades
son factores internos de la entidad, que crean o destruyen valor. Incluyen los recursos, los
activos, las habilidades, etc.
Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales están fuera del control de la
empresa. Se incluyen en estos la demografía, economía, política, factores sociales, legales o
culturales.
El proceso de crear una matriz DOFA es muy sencillo: en cada una de los cuatro cuadrantes, se
hace una lista de factores. Seguidamente, se les puede asignar un peso o ranking, según las
prioridades de la gestión administrativa o ente que se evalúa. La importancia para el protocolo
radica en el trabajo y desarrollo para obtener la matriz en mesas de trabajo.
MATRIZ DOFA
ORIGEN
INTERNO ATRIBUTOS DE LA ENTIDAD
ORIGEN
EXTERNO ATRIBUTOS DEL AMBIENTE
POSITIVOS
PARA ALCANZAR EL OBJETIVO
FORTALEZAS
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
NEGATIVOS PARA ALCANZAR EL OBJETIVO
DEBILIDADES
AMENAZAS
3. Recolección y análisis de los componentes y variables encontrados
Junto a la definición del tipo de equipamiento, se debe establecer cuáles y cuantas entidades
conforman el sistema, para posteriormente listar los siguientes aspectos:
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a. Infraestructura
b. Distribución de gastos recurrentes
c. Mantenimiento
d. Elementos de aseo, desinfección y cafetería
e. Vigilancia
f.
Correo y mensajería
g. Planta de personal
h. Otros que se consideren importantes para la gestión administrativa
4. Propuesta
Para concluir, el análisis conlleva a proponer una estrategia de gestión administrativa acorde
con las necesidades del equipamiento y que responda al diagnóstico realizado.
La propuesta debe contener y sugerir un modelo de administración y distribución de costos
recurrentes comunes para el funcionamiento de los equipamientos de Seguridad Ciudadana,
Defensa y Justicia que tengan presencia interinstitucional en cada uno, como es el caso de las
UPJ, Casa de Justicia y demás, reguladas por el Plan Maestro de Equipamientos de Seguridad
Ciudadana, Defensa y Justicia – PMESDJ- Decreto 563 de 2007.
Es importante tener en cuenta los siguientes parámetros en la formulación de la propuesta:
a. Inmuebles
La Administración Distrital pondrá a disposición de las entidades partícipes de estos
equipamientos, los inmuebles en los que funcionaran y dispondrán de un espacio físico,
para el cumplimiento de sus funciones.
b. Administración:
La administración del equipamiento de la Unidad Permanente de Justicia, será confiada a
un coordinador designado por la Secretaria de Gobierno, el cual desempeñara funciones
inherentes a la administración del inmueble y coordinará lo pertinente entre las entidades
para el normal funcionamiento de las unidades.
Reglamento: Establecer de común acuerdo el reglamento que contendrá el régimen
interno del equipamiento de la UPJ y las normas básicas de Seguridad y Convivencia.
c. Comité de Seguimiento:
Integrado por un representante de cada una de las instituciones que suscriban el
Convenio, el cual se reunirá una vez al mes para orientar los planes de acción y proponer
medidas de naturaleza administrativa, el cual será presidido y convocado por el
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Coordinador designado por la SDG.
Obligaciones Comunes a las Partes:
• Hacer el mantenimiento locativo necesario del área asignada.
• Garantizar el aseo de las áreas y pabellones del inmueble.
• Pago de los servicios Públicos.
• Prever lo necesario para garantizar la vigilancia y seguridad de sus dependencias
durante las 24 horas del día.
• Suministrar los elementos de aseo y cafetería necesarios para la limpieza del
equipamiento.
• Los computadores, las impresoras, los fax, la papelería y demás suministros para el
funcionamiento de cada dependencia, son responsabilidad y obligación directa y
exclusiva de cada entidad.
• Las líneas y aparatos telefónicos, así como el acceso a internet, estará a cargo de cada
una de las entidades participes, las cuales tiene la obligación de solicitar las líneas,
encargarse del pago de los respectivos consumos mensuales, asegurando la continuidad
del servicio.
d. Mantenimiento del Inmueble:
Dada la imposibilidad de solicitar a cada entidad que cancele directamente al proveedor
una porción de los costos recurrentes comunes; y la inviabilidad para el Distrito, por
razones de naturaleza legal y presupuestal, de asumir la totalidad de dichos costos, cada
entidad de manera individual, debe asumir el suministro de los servicios identificados bajo
el concepto de costos recurrentes comunes.
Con el fin de distribuir de manera equitativa los costos recurrentes del equipamiento; cada
operador según convenio establecido, responde por los compromisos adquiridos para el
funcionamiento de esté.
e. Los Costos Recurrentes:
Son aquellos que son repetitivos y tienen lugar cuando una organización produce bienes o
servicios similares sobre una base continua. Un costo fijo que se paga sobre una base
repetible es un costo recurrente. Por ejemplo, en una organización que proporciona
servicios de arquitectura e ingeniería, la renta de espacio para oficina que es un costo fijo
también es un costo recurrente.
f.
El funcionamiento del equipamiento requiere de contratos como:
• Contrato de Vigilancia Privada
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• Contrato de Aseo de las áreas comunes.
• Contrato de Suministros de aseo.
• Pago de los servicios públicos como agua y luz.
•
Contrato de mantenimientos preventivos tales como: Ascensores, planta eléctrica,
sistema hídrico (bombas, tanques de agua).
El costo de cada uno de estos contratos es bastante disímil, de pago mensual e ineludible
para el buen funcionamiento del equipamiento.
g. Presupuesto de gastos:
Para el pago de estos costos recurrentes o de funcionamiento de las áreas comunes, debe
realizarse un presupuesto anual, presentado por el Coordinador de la UPJ.
h. Cuotas de Sostenimiento:
Por lo anterior una de las posibilidades para el pago equitativo de estas obligaciones,
podría hacerse mediante un aporte o cuota de cada una de las entidades, proporcional al
área del equipamiento asignada, para contribuir a las expensas necesarias, mantenimiento,
reparación y conservación de los bienes, área y servicios de uso común.
Dentro de los parámetros base utilizados para asignar a cada entidad la proporción del
consumo total anual de los costos recurrentes, se tendrán en cuenta el número de
funcionarios de cada entidad participe, las horas trabajadas por estos y el área total
ocupada en el equipamiento, con base en estos tres criterios se calcula para cada entidad,
un coeficiciente de participación en dichos costos comunes recurrentes.
Estos recursos serían manejados por la Secretaria Distrital de Gobierno como coordinador
de la UPJ.
Sin embargo todo debe realizarse de acuerdo a lo establecido en el Convenio
Interadministrativo, al reglamento y bajo la dirección del Coordinador del equipamiento
denominado UPJ designado por la SDG.
i.
Plan de Manejo Ambiental:
Este plan establece las acciones que se requieren para prevenir, mitigar, controlar,
compensar y corregir los posibles efectos o impactos ambientales negativos causados en
desarrollo de las funciones propias del equipamiento en estudio, también incluye los
planes de seguimiento, evaluación y monitoreo y los de contingencia, promoviendo la
práctica ambiental de mitigación, prevención de riesgos, de contingencias y la
implementación de sistemas de información ambiental.
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3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
1D-GAR-F34
DOCUMENTO
Formato de seguimiento y aplicación de los protocolos PMESDJ
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