1D-GGL-P001

GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD
LOCAL
Código: 1D-GGL-P001
Versión: 4
Asistencia técnica – jurídica y seguimiento a la
ejecución de proyectos de inversión local
VERSIÓN 1
1
2
3
4
Vigencia desde:
05 de diciembre de 2014
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
28 de
septiembre de Primera versión del documento, código: P-114001-1
2007
Se actualizo el procedimiento dado la reformulación del marco estratégico de
la Secretaría de Gobierno en el cual los procedimientos asociados a las
28 de octubre
Subsecretaría de Asuntos Locales pasaron del proceso “Gestión de políticas
de 2011
de descentralización y desconcentración para la gobernabilidad local” a
“Gestión para la Gobernabilidad Local”
Se actualizo el procedimiento, modificando algunas actividades, se cambio
el nombre del procedimiento de: “Asesoría y asistencia técnica a la
26 de Marzo
formulación de proyectos locales” a “Asistencia técnica – jurídica y
de 2013
seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión local”. Se eliminó el
lineamiento 7 y se realizaron ajustes a otros lineamientos.
Se actualizó el procedimiento, modificando las actividades de “Asistencia
05 de
técnica – jurídica y seguimiento a la ejecución de proyectos de inversión
diciembre de local”. Además se elimina el formato 1D-GGL-F8 “Plan de Contratación” y
2014
se constituye dos nuevos formatos “Matriz de seguimiento al plan anual de
adquisición” y “Plan anual de adquisiciones Alcaldía Local”.
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Asistir técnica, financiera y jurídicamente a las Alcaldías Locales en la ejecución de proyectos de inversión a
través de los procesos pre contractuales, contractuales y pos contractuales con el fin de mejorar el proceso de
la planeación local y la utilización eficiente y racional de los recursos disponibles.
Alcance
Este procedimiento aplica para el proceso de Gestión para la Gobernabilidad Local, comprende desde atender
las solicitudes de asesoría e información por parte de las Alcaldías Locales para ejecución de proyectos hasta el
acompañamiento permanente para la gestión de los procesos contractuales en sus 3 etapas. Se espera
responder oportunamente a las expectativas y necesidades de las entidades y superar los retrasos en la
ejecución física asumiendo el proceso de contratación como una etapa fundamental en el marco de la
planeación estratégica.
Políticas de Operación
1. Se realizarán procesos permanentes de asesoría e información a los fondos de desarrollo local dando
prioridad a las solicitudes que lleguen a la Dirección por correo electrónico, telefónicamente o
radicadas.
2. Todo documento que resulte del presente proceso debe ser aprobado por el Director y dirigido a las
dependencias de la Secretaría Distrital de Gobierno, a las Alcaldías Locales y entidades distritales
radicadas y enviadas a través del CDI.
3. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo
de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en
cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
4. Las asesorías y apoyos ofrecidos a los FDL deben apuntar a mejorar la ejecución de planes, programas
y proyectos locales que favorezcan la descentralización y el desarrollo local.
5. Como mejoramiento continuo de esta Dirección, se atenderán las recomendaciones que sobre materia
de planeación y elaboración de los estudios previos hacen organismos de control, como la
Procuraduría General de la Nación, la Personería de Bogotá, la Contraloría de Bogotá y la Veeduría
Distrital.
Glosario
Asesoría: Es la acción de suministrar información y aconsejar a las localidades para la correcta formulación y
ejecución de los proyectos de inversión local, respetando la iniciativa del gasto local.
Asistencia Técnica: Es el apoyo que se le da a las localidades para la formulación y ejecución de los de los
proyectos de inversión local, respetando la iniciativa del gasto local.
Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada
en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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Planeación: Es un proceso continuo que busca aprovechar las oportunidades, reducir o mitigar las amenazas,
potenciar las fortalezas, transformar las debilidades, dar solución a problemas y atender las necesidades a
través de estrategias que de manera eficiente apunten al cumplimiento de metas y objetivos 2 .
Plan de Desarrollo Local. Es un instrumento de la planeación en el que se establece en el marco del
desarrollo de la localidad con una visión estratégica compartida y de futuro, el cual es resultado de un proceso
de concertación entre los diversos actores de la planeación local. En él se definen las prioridades del desarrollo
para orientar la aplicación racional de los recursos de los Fondo de Desarrollo Local, permitiendo así concebir
objetivos y metas coherentes y alcanzables en un período determinado.
Estudios previos: Son los análisis, documentos y trámites que deben adelantar las entidades públicas antes de
contratar, sin importar el régimen legal que las cobije, en cualquiera de las modalidades que señala la ley o el
manual interno que se aplique, los cuales debe contener; la descripción de la necesidad; descripción del objeto
a contratar con sus especificaciones técnicas; requisitos habilitantes; servicios conexos; capacidad del oferente,
plazos de ejecución del contrato; fundamentos jurídicos de la contratación; definición de los criterios de
verificación y ponderación, así como los factores de desempate; estudio de mercado o análisis económico del
valor del contrato; análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos 3 .
Lineamientos de política para las líneas de inversión local: Directriz establecida por las entidades
distritales que busca garantizar la complementariedad, la subsidiariedad y la concurrencia de la inversión del
nivel central frente a la inversión del nivel local que permite orientar el ejercicio de la planeación y
presupuestación territorial en el ámbito local de manera coordinada, al ser el elemento articulador de la
inversión propuesta para los diferentes territorios de la ciudad por el Plan de Desarrollo Distrital. 4
Siglas
BPP-L: Banco de Programas y Proyectos Locales
CDI: Centro de Documentación e Información
D.E.L.: Dirección Ejecutiva Local
D.T.S: Documento Técnico de Soporte
F.D.L.: Fondo de Desarrollo Local
PDD: Plan de Desarrollo Distrital
PDL: Plan de Desarrollo Local
POAI: Plan de Operación Anual de Inversión
2
Estrategias para la planeación, costeo y financiación de proyectos relacionados con los Objetivos de
Desarrollo del Milenio en el municipio colombiano. Modulo tres Como planear y costear la inversión pública
Local. Federación colombiana de municipios y GTZ.
3
Recomendaciones para la elaboración de estudios previos. Procuraduría General de la Nación. Abril
2010.
4
Directiva 005 del 05 de Julio de 2012. Lineamientos de política para las líneas de inversión local, Plan
de Desarrollo Económico, Social, ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012-2016 Bogotá
Humana.
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en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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Producto o servicio generado
PRODUCTO O SERVICIO
Asesoría y asistencia técnica y jurídica
DESCRIPCIÓN
Asistencia técnica en materia de; ejecución de
proyectos de inversión y gestión de procesos
precontractuales, contractuales y pos contractuales.
Nota: Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada
en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
2
ASIGNAR
PROFESIONALES
3
REALIZAR
SEGUIMIENTO A LA
PROGRAMACIÓN
DE LA
CONTRATACIÓN
LOCAL
(PROYECTOS DE
INVERSIÓN)
A
REGISTRO
Inicio del procedimiento.
INICIO
1
IDENTIFICAR
LOS PROYECTOS
A DESARROLLAR
SEGÚN POAI
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
El Director
Ejecutivo Local
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Socializar y articular el POAI y el PAA para
la inversión directa con los profesionales del
FDL.
Asigna a los profesionales técnicos y
jurídicos para realizar el seguimiento a la
ejecución de los proyectos de inversión a fin
de mejorar el proceso de la planeación local
y la utilización eficiente de los recursos
disponibles.
Se realiza seguimiento al Plan Anual de
Adquisiciones de los 20 FDL y se analiza la
programación de la contratación estimada
por la Alcaldía Local así como los procesos
publicados en la Página de SECOP,
teniendo presente la normatividad vigente y
lo estipulado por Colombia Compra
Eficiente generando alertas tempranas.
Nota 1: La publicación del Plan Anual de
Adquisiciones, se efectúa durante el mes de
enero y en adelante del año de ejecución en
el SECOP, por parte de las Alcaldías
Locales. Podrá ser modificado cuantas veces
requieran y una vez al año como mínimo.
Acta de reunión
Correo
electrónico
Plan Anual de
Adquisiciones
Alcaldía Local
Acta de reunión
Matriz de
seguimiento a la
programación de la
contratación Local
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A
4
REALIZAR
INFORME
TRIMESTRAL A LA
PROGRAMACIÒN
DE LA
CONTRATACIÒN
LOCAL (PAA)
5
ENVIAR
MEMORANDO
INFORME PARA LAS
ALCALDÌAS
LOCALES (PAA)
COPIA OFICINA DE
CONTROL
6
ARCHIVO DE
INFORMES
7
CONSULTAR
QUINCENALME
NTE LOS
PROCESOS DE
CONTRATACIO
N EN SECOP.
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Se elabora informe trimestral de gestión
analítico de manera cualitativa y cuantitativa
a la programación de los procesos estimados
a contratar en los 20 FDL. Y consolidar la
información de los 20 FDL.
REGISTRO
Informe Trimestral
del PAA
Nota: El profesional asignado consolida la
información de los 20 FDL.
Director Ejecutivo
Local
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Aprueba y firma los informes de
seguimiento a la programación de la
contratación estimada por cada una de las
Alcaldías Locales.
Archiva en la correspondiente carpeta copia
del memorando enviado a la Alcaldía.
Nota: Archivar a más tardar durante los dos
siguientes días de radicar el documento.
Revisar y producir un memorando de
recomendaciones para la firma del Director,
respecto de los procesos de contratación
publicados en SECOP por los FDL.
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Memorando radicado
Informe de
seguimiento al PAA
Memorando con
recomendaciones
Nota: Se deberá realizar seguimiento a las
recomendaciones emitidas.
B
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Análisis técnico y jurídico a los estudios
previos de los procesos estimados a
contratar remitidos por la Alcaldía Local. .
Actas de reunión
B
8
ASISTENCIA
TÉCNICA Y
JURÍDICA A
ESTUDIOS PREVIOS
9.
Dar Respuesta a
las Solicitudes de
apoyo a Estudios
Previos –
Radicado
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Nota 1: Se recibe solicitud por parte de la
Alcaldía Local mediante correo electrónico
y/o documento radicado.
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
SI: Respuesta a la solicitud de la Alcaldía
Local mediante Memorando radicado
solicitado por parte de la Alcaldía Local
NO: Respuesta verbal y se deja constancia
mediante formato de Acta de Reunión si el
profesional se encuentra en campo es decir
en la Alcaldía Local.
N/A
Director Ejecutivo
Local
Aprueba y firma el documento de las
recomendaciones
y
se
remite
la
comunicación a las Alcaldías Locales.
Memorando con las
recomendaciones
técnicas y jurídicas a
los Estudios previos
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Dar respuesta verbal y se deja constancia
mediante Formato Actas de Reuniòn al
ampañamiento tècnico y jurìdico realizado
en campo .
Nota 1: Tener presente que se presta apoyo
y acompañamiento en la Alcaldìa Local en
los FDL. (campo)
Nota 2: Emitir respuestas a las solicitudes
realizadas de los FDL en apoyo a la gestiòn
de los proyectos de Inversiòn Local.
NO
11
SI
10
APROBAR Y ENVIAR EL
DOCUMENTO CON LAS
RECOMENDACIONES
PARA LAS ALCALDÌAS
LOCALES
11
DAR RESPUESTA A
LAS SOLICITUDES
DE APOYO DE
ESTUDIOS PREVIOS
EN LOS FDL
C
Teniendo presente que las Alcaldías Locales
solicitan el apoyo técnico y jurídico de los
Estudios Previos
mediante correo
electrónico, documento radicado o verbal, la
respuesta a esas solicitudes se generan por:
Actas de reunión
Correo
electrónico
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ACTIVIDAD
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Archiva en la correspondiente carpeta copia
del documento enviado a la Alcaldía.
N/A
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Registrar y hacer seguimiento Mensual a los
proyectos de inversión Local a través de la
Matriz Unificada de seguimiento a la
Inversión (MUSI) teniendo como insumo
los reportes de PREDIS y carpetas
contractuales. De acuerdo a la normatividad
vigente.
C
12
ARCHIVAR
DOCUMENTOS
13
HACER
SEGUIMIENTO AL
PROCESO
CO
CONTRACTUAL
Nota 1: El profesional asignado se encargará
de consolidar la información para cumplir
con la normatividad vigente.
14
IDENTIFICAR
ALERTAS
TEMPRANAS EN LA
CONTRATACIÓN
LOCAL
15
ARCHIVAR
DOCUMENTOS
16
FIN
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Profesional (es)
Técnico y Jurídico
Generar informes trimestrales que den
cuenta de la dinámica de la contratación y la
planeación local.
Actas de reunión
Plan de acción
y tablero de
control de los
proyectos de
inversión
MUSI
Informe trimestral de
contratos celebrados
Nota 1: Se tendrán en cuenta para la
elaboración de los informes los criterios
priorizados por trimestre por la Dirección y
la Subsecretaría de Asuntos Locales.
Archiva en la correspondiente carpeta copia
de los documentos de gestión del
seguimiento al proceso contractual de los
FDL.
N/A
Fin del procedimiento.
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
1D-GGL-F016
Plan de acción y tablero de control de los proyectos de inversión (MUSI)
1D-GGL-F025
Plan anual de adquisiciones Alcaldías Locales
1D-GGL-F026
Matriz de seguimiento a la programación de la contratación Local.
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Ley 80
1993
Decreto 539
2006
Decreto 1510
2013
Directiva
005
Circular
003
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Por el cual se expide el
Estatuto
General
de
Todos los artículos
Contratación
de
la
Administración Pública.
Por la cual se determina el
objeto,
la
estructura
organizacional y las funciones
Art. 15
de la Secretaría Distrital de
Gobierno y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se reglamenta el
sistema
de
compras
y Todos los artículos
contratación pública.
Lineamientos de política para
las Líneas de Inversión Local
Todo
en la formulación de los Planes
Locales de Desarrollo.
Matriz
unificada
de
Todo
seguimiento a la inversión local
3.3. Documentos externos
NOMBRE
No Aplica
FECHA DE
PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE
VERSIÓN
No Aplica
No Aplica
MEDIO DE CONSULTA
No Aplica
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