1D-GSJ-I4

Código: 1D-GSJ- I4
GESTION JURIDICA
Versión: 2
Instructivo de defensa judicial
Vigencia desde:
8 de noviembre de 2012
1. INFORMACIÓN GENERAL
Propósito del Instructivo:
Adelantar las gestiones pertinentes a través de la defensa judicial, con la aplicación de mecanismos de
protección y prevención de daño antijurídico, para salvaguardar los intereses jurídicos de la entidad de
forma oportuna, ágil y eficaz.
Responsable:
Jefe Oficina Asesora Jurídica – Abogado/a apoderado/a
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Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La
versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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GESTION JURIDICA
Versión: 2
Instructivo de defensa judicial
Vigencia desde:
8 de noviembre de 2012
2. INSTRUCCIONES:
A continuación se establecen los lineamientos generales a tener en cuenta para el cumplimiento del
instructivo.
1. Condiciones para el reparto:
•
•
•
•
Todos los medios de control deberán ser notificados o recibidos a través de la Oficina de
radicación o del buzón electrónico de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,
que los remitirá a través del Centro de Documentación e Información – CDI de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
Tratándose de notificaciones electrónicas, las mismas serán remitidas por la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor al correo institucional creado por la Secretaría Distrital de Gobierno para el
efecto.
El control y manejo del buzón de notificaciones de la Entidad estará a cargo del funcionario
designado por el jefe de oficina.
Los medios de control serán repartidos entre los profesionales del Grupo de Representación
Judicial.
2. Condiciones para ejercer la representación judicial por parte de los profesionales:
•
•
Debe cumplir con todos los requisitos y términos procesales que establezca la normatividad
aplicable.
La actuación se hará mediante poder debidamente otorgado para ejercer la representación
judicial de la entidad.
3. Cuando un asunto por su complejidad o relevancia para la entidad requiera mesa de trabajo al
interior del grupo, se dejará constancia en un acta el análisis, las conclusiones y los
lineamientos jurídicos de conveniencia.
4. Registro en el SIPROJ: Todas las actuaciones procesales deben ser incluidas en el Sistema de
Información de Procesos Judiciales SIPROJ, por el profesional que se encuentre a cargo del
proceso respectivo.
5. Todas las comunicaciones que surjan de este procedimiento deben ser radicadas en el
aplicativo de
gestión documental – AGD, o directamente en la instancia judicial
correspondiente.
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Este instructivo pretende explicar de forma detallada, ordenada y clara, las actividades para realizar la
defensa judicial de la entidad en procesos contenciosos administrativos, penales y laborales de la siguiente
forma:
PROCESOS CONTENCIOSOS ORDINARIOS
•
Recepción y reparto de la demanda:
El/la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica recibe la demanda o la solicitud para el inicio del proceso, en físico,
a través del aplicativo de gestión documental o por el buzón electrónico institucional, asignando al
profesional del grupo de acuerdo al reparto interno.
•
Solicitud de Antecedentes:
El/la profesional asignado/a al caso, deberá solicitar los antecedentes que servirán de soporte a la
contestación de la demanda para lo cual deberá enviar memorando interno con el número de radicación del
aplicativo de gestión documental dirigido a la dependencia que tenga en su poder dicha información.
•
Elaboración y Radicación del Poder:
El/la Profesional asignado/a elabora proyecto de poder especial para la firma del/la Jefe de la Oficina
Asesora Jurídica.
Posterior a ello el profesional asignado hará la presentación personal y lo radicará ante el Despacho Judicial
de conocimiento junto a los anexos y soportes, esto es, resolución de nombramiento, acta de posesión,
copia de la Cédula de Ciudadanía y la Tarjeta Profesional, si es del caso, del titular del Despacho de el/la
Secretaría Distrital de Gobierno.
•
Contestación de la demanda:
El profesional asignado iniciará el análisis del escrito de la demanda y de los antecedentes solicitados
previamente, consultando la norma, la doctrina y la jurisprudencia aplicable al caso, para contestar la
demanda y pronunciarse respecto de la solicitud de medidas cautelares cuando haya lugar.
En el evento de no ser suficiente la información aportada por la dependencia requerida, se reiterará la
solicitud. Efectuado lo anterior se procederá a radicar el escrito de contestación de la demanda, dentro de
los términos establecidos en la ley ante el Despacho Judicial de conocimiento.
•
Seguimiento y control ante los Despachos Judiciales:
Efectuada la radicación de la contestación de la demanda, el profesional encargado del trámite deberá
realizar el seguimiento a la actuación judicial, lo que comprende la practica de las pruebas decretadas por la
instancia judicial, ya sea de oficio o solicitud de parte, como:
a. Documentales.
b. Inspección judicial.
c. Dictamen pericial.
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d. Testimonios.
e. Interrogatorio de parte.
•
Sentencia:
Si el fallo es a favor, el/la abogado/a realiza seguimiento, para verificar si es impugnado por la contra parte,
si es impugnado, debe estar atento al trámite procesal.
Si el fallo es en contra, El/la abogado/a desarrolla los siguientes pasos:
a. Presentar impugnación debidamente sustanciada.
b. Efectuar seguimiento ante la instancia judicial de conocimiento la fecha que se fijará para la
audiencia de conciliación.
c. Elaborar y radicar la ficha de conciliación.
d. Someter el caso ante el Comité Interno de Conciliación.
e. Comparecer a la audiencia con la decisión del Comité Interno de Conciliación.
La instancia judicial, en la audiencia de conciliación determina si admite el recurso o no. Si admite el recurso,
remite la demanda al despacho de segunda instancia, en este caso el/la abogado/a desarrolla los siguientes
pasos:
a. Realizar seguimiento y control a la acción judicial.
b. Presentar alegatos de conclusión.
Si el fallo es a favor, el/la abogado/a entonces solicita copia de la sentencia.
Si el fallo es en contra, el/la abogado/a debe remitir a la dependencia correspondiente, fotocopia del fallo
para su cumplimiento en lo que le corresponde a dicha dependencia.
Si el fallo ordena un pago, el/la abogado/a procede a:
1. Determinar a quién le corresponde hacerlo.
a) Si es a cargo de la Secretaria Distrital de Gobierno, adelanta los siguientes tramites, así:
•
En el evento de no existir recursos, solicita a la Dirección Financiera el traslado presupuestal.
•
Solicita en el Sistema de Información vigente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP
respectivo.
•
Proyecta Acto Administrativo ordenando el pago.
•
Se remite el Acto administrativo para firma del titular del Despacho de la Secretaria Distrital de
Gobierno, previa revisión de el/la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
•
Una vez suscrito el Acto Administrativo por el titular del Despacho de la Secretaría Distrital de
gobierno, se remite a la Dirección Financiera con los soportes correspondientes, para hacer efectivo
el pago.
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b) Si es a cargo del Fondo de Desarrollo Local FDL se remite copia autentica del fallo para su
cumplimiento.
PROCESOS PENALES
De acuerdo al conocimiento que se tenga de la noticia críminis, ésta puede ser recibida por El/la auxiliar
administrativo de la Oficina Asesora Jurídica o el/la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, y de acuerdo con la
gravedad del caso entonces:
a. El/la Auxiliar Administrativo entrega los documentos recibidos al profesional de reparto en el mes,
quien a su vez reparte el caso al profesional que se encuentra en turno.
b. El/la Jefe de Oficina asigna de manera directa el reparto El/la abogado/a que estime pertinente.
Etapa de investigación
Para la Toma de Decisión se procede a:
a. Elabora denuncia penal.
b. Elabora demanda de parte civil y remite al/la Jefe de la Oficina para su revisión y aprobación.
c. Suscribe demanda y hace presentación personal de la misma ante la Fiscalía General de la Nación
o juez Penal correspondiente.
Para la Práctica de Pruebas:
a. Aporta las pruebas que tenga en su poder y que hayan sido decretadas por el/la funcionario/a
judicial.
b. Participa en la práctica de pruebas.
Para los Alegatos de Conclusión:
a. Elabora alegatos de conclusión.
b. Remite al/la Jefe de la Oficina para revisión y aprobación.
c. Presenta en Despacho Judicial Respectivo.
La resolución que califica el mérito del sumario se notifica personalmente.
Si la resolución es de preclusión:
a. Interpone y presenta recurso de apelación.
b. Sustenta recurso de apelación.
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La resolución de segunda instancia se notifica personalmente.
Si la segunda instancia confirma preclusión entonces archiva el proceso. Si la segunda instancia revoca
preclusión y profiere resolución de acusación, continuará la siguiente etapa:
Etapa de juicio:
a. Se efectúa presentación del memorial solicitando pruebas o nulidades para la audiencia preparatoria
ante e El/la Juez/a Penal de conocimiento
b. Asistencia a la audiencia preparatoria.
c. Asistencia a la audiencia de juzgamiento y práctica de pruebas.
d. Presentar alegatos en la audiencia de juzgamiento.
e. Se notifica sentencia de primera instancia
Si la sentencia es condenatoria se notifica y una vez ejecutoriada se procede como se señale en ella.
Si la sentencia es absolutoria:
a. Se notifica.
b. Se interpone y sustenta recurso de apelación
Cuando la sentencia queda en firme se remiten las comunicaciones a las diferentes dependencias para
información y cumplimiento de sentencia.
PROCESOS LABORALES
Actuaciones Específicas de representación judicial de la entidad en procesos laborales.
•
Recepción y reparto de la demanda:
La Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría Distrital de Gobierno, recepciona la demanda y su
correspondiente trasladado debidamente notificado, procedente de la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor, remitiendo el asunto de representación judicial para su correspondiente reparto.
•
Solicitud de Antecedentes:
El/la profesional asignado/a al caso, deberá solicitar los antecedentes que servirán de soporte a la
contestación de la demanda para lo cual deberá enviar memorando interno con el número de radicación del
aplicativo de gestión documental dirigido a la dependencia que tenga en su poder dicha información.
•
Elaboración y Radicación del Poder:
La/El Asignado/a elabora proyecto de poder especial que para este tipo de procesos deberá ser firmado por
el titular del despacho de la Secretaría Distrital de Gobierno de acuerdo a lo establecido en el Art. 34 del
C.P.T. El proyecto de poder deberá ser sometido a la revisión y visto bueno de el/la Jefe de la Oficina
Asesora Jurídica.
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El documento con el visto bueno, debe ser enviado al despacho el/la titular de la Secretaría Distrital de
Gobierno para su firma. Posterior a ello el profesional asignado hará la presentación personal y lo radicará
ante el Despacho Judicial de conocimiento junto a los anexos y soportes, esto es, resolución de
nombramiento, acta de posesión, copia de la Cédula de Ciudadanía y la Tarjeta Profesional, si es del caso,
del titular del Despacho de el/la Secretaría Distrital de Gobierno.
•
Análisis y Preparación de la estrategia de Defensa:
El profesional asignado iniciará el análisis del escrito de la demanda y de los antecedentes solicitados
previamente, consultando la norma, la doctrina y jurisprudencia aplicable al caso, para contestar la
demanda. En el evento de no ser suficiente la información aportada por la dependencia requerida, se
reiterará la solicitud. El término de contestación de la demanda es el establecido en los artículos 32 y 34 del
C.P.T. Es importante resaltar la importancia del planteamiento de excepciones previas acompañadas en
escrito separado de la contestación de la demanda.
Una vez elaborado y proyectado el documento de contestación y el de excepciones previas si es del caso,
se somete a la revisión por parte de(l)/la Jefe de la Oficina Jurídica.
Si no se presentan observaciones o cambios se procede a radicar el documento.
•
Seguimiento y control ante los Despachos Judiciales:
a. Efectuada la radicación de la contestación de la demanda, el profesional encargado del trámite
deberá efectuar seguimiento a la actuación judicial teniendo en cuenta las especiales condiciones
del proceso laboral, esto es, que el proceso se surte por audiencias, en sistema oral o mixto.
b. Es deber del profesional encargado acudir preparado a las respectivas audiencias, de tal manera
que si dentro del escrito de demanda solicito práctica de pruebas, efectuará todos y cada uno de los
trámites logísticos
para lograr la evacuación del medio probatorio solicitado (preparar
interrogatorios, contactar a los testigos que solicito e informales del caso para que acudan con
conocimiento al proceso, si se solicito inspección de documentos especificar cuáles y donde se
encuentran etc.).
c. Es necesario que el apoderado prepare con antelación el escrito de alegatos (algunos despachos
judiciales lo aplican) y el recurso de apelación, para que la audiencia de fallo se surta de manera
adecuada y en beneficio de los intereses de la entidad.
•
Sentencia:
Para el cumplimiento de fallos ejecutoriados en contra de la Entidad, se surte el procedimiento establecido
en el instructivo de procesos contenciosos ordinarios.
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Instructivo de defensa judicial
Vigencia desde:
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3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
DOCUMENTO
1D-GAR-I3
1D-GAR-I4
Instructivo para el Trámite de Comunicaciones Oficiales Internas
1D-GAR-I5
Instructivo Plan de Contingencia para el Manejo de Comunicaciones Oficiales
Instructivo para el Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas
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