1D-GMC-P002

GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Código: 1D-GMC-P2
Versión: 2
Comunicación Externa
VERSIÓN1
1
2
Vigencia desde:
20 de mayo de 2015
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
24 junio de 2011
Primera emisión del documento
Se actualizó el alcance indicando que es sólo para el nivel
central, ajustes en el glosario y en las actividades. Cambio de
formato
Se incluyen políticas de operación sobre comunicación externa,
en cuanto a la autorización de publicación de información en
medios, la cual debe ser solicitada por las diferentes
dependencias del nivel central. A su vez, los aspectos e impactos
20 de mayo de 2015
ambientales generados en la Entidad y la manera de identificar,
recepcionar y tratar las reclamaciones y demás solicitudes en
materia de Gestión Ambiental.
Se anula el Formato 1D-GMC-F001, Solicitud de
Monitoreo de Noticias, debido a que ya no se utiliza.
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la
Secretaría Distrital de Gobierno.
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GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Código: 1D-GMC-P2
Versión: 2
Comunicación Externa
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Definir las actividades necesarias para desarrollar y divulgar la información de interés para la ciudadanía, relacionada con
los planes, programas y proyectos que adelanta la SDG, a través de las herramientas con las que dispone la entidad, en
cumplimiento de su misionalidad, garantizando la comunicación con las partes interesadas.
Alcance
Este procedimiento aplica a todo el flujo de comunicación externa generada por el nivel central de la entidad. Inicia con la
identificación de la información y termina con la divulgación de la misma a través de los diferentes canales de difusión
con que cuenta la entidad.
Políticas de Operación
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Toda correspondencia oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo de gestión
documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos por el subsistema de gestión documental.
El desarrollo del presente procedimiento debe estar alineado con el Plan de Gestión del Proceso de “Gestión de
Comunicaciones”.
La Entidad reconoce como canales externos de comunicación los siguientes:
a. Páginas web de la Secretaría Distrital de Gobierno (Incluidas las Alcaldías Locales), Cárcel Distrital, y
Centro de Estudios y Análisis en Convivencia y Seguridad Ciudadana (CEACSC).
b. Correo electrónico: (Zimbra: prensasecretariadegobierno).
c. Redes sociales administradas por el Grupo de Comunicaciones: (Twitter, Facebook y YouTube-Gobierno al
Día).
d. Programa de radio: Transmitido através de la Emisora digital del distrito D. C. Radio.
Para los casos de diseños gráficos y de las cuñas radiales, el Grupo de Comunicaciones solicita el concepto a Agencia
en Casa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en relación al cumplimiento del Manual de Imagen
Corporativa del Distrito, previo a generar las piezas definitivas.
Toda comunicación de las diferentes dependencias del nivel central que se vaya a publicar en los medios masivos,
comunitarios y/o alternativos debe ser previamente autorizada por el profesional o contratista responsable del
Proyecto de Comunicaciones.
El impacto que genera la entidad en los diferentes medios masivos se medirá a través del monitoreo de medios para
ayudar a la alta dirección en la toma de decisiones.
Cuando surjan programas y campañas de comunicación por solicitud directa de la alta Dirección, de una dependencia
o como respuesta a una necesidad no prevista, debe ser enviada por correo electrónico al Grupo de comunicaciones
y contener como mínimo:
* Nombre y tipo de campaña y/o programa.
* Dependencias de la Secretaría Distrital de Gobierno participantes.
* Nombre de la persona líder de la Dependencia que solicita.
* Requerimiento específico sobre el particular.
La comunicación externa a las partes interesadas del compromiso ambiental de la Entidad se hará pública mediante la
difusión de la Política Ambiental, objetivos ambientales y programas; la cual se realizará por medio de las páginas
web de la Secretaría Distrital de Gobierno, Cárcel Distrital y las alcaldías locales.
Se publicará en el portal de la Secretaría para conocimiento de las partes externas, los aspectos e impactos
ambientales generados en la Entidad.
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10. Las reclamaciones y solicitudes de las partes interesadas en temas de Gestión Ambiental serán recepcionadas por la
Oficina de Atención a la Ciudadanía, aplicando los parámetros establecidos en el 1D-SAC-P001 Procedimiento
Trámite a los Requerimientos Presentados por la Ciudadanía y atendidas por la Dirección Administrativa y/o la
Dirección de Planeación y Sistemas de Información según competencias y en caso de requerirse con apoyo de otras
dependencias de la entidad.
Glosario
1.
CAMPAÑA: Propuesta publicitaria masiva y oficial que se realiza para provocar cambios de comportamientos,
pensamientos y acciones de la comunidad.
2.
COMUNICADO DE PRENSA: Documento en el que se da a conocer de manera oficial algún hecho noticioso,
informativo o que por su importancia merece ser conocido por la ciudadanía.
3.
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: Propuesta comunicativa que se desarrolla a través de acciones para los
públicos elegidos, con el fin de dar a conocer las políticas públicas, planes y programas que se formulan e
implementan para beneficio de la comunidad.
4.
EVENTO: Acción para garantizar la presencia institucional en determinado territorio de acuerdo a la temática o
necesidades de la comunidad.
5.
PIEZA GRÁFICA: Elemento institucional que proporciona información sobre las políticas públicas, planes,
programas y acciones de la Entidad. Pueden ser impresos o electrónicos.
6.
RUEDA DE PRENSA: Acción comunicativa que convoca la presencia de los representantes de los medios de
comunicación externos con el fin de dar a conocer directamente un hecho noticioso, informativo o que por su
importancia merece ser conocido por la ciudadanía.
7.
IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o
parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de la organización. Los Impactos ambientales son las
consecuencias asociadas a los aspectos identificados para cada actividad.
8.
ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios que puede interactuar con el medio
ambiente. Los aspectos ambientales son causas de la contaminación ambiental.
Siglas
1. SDG: Secretaría Distrital de Gobierno.
2. AGD: Aplicativo de Gestión Documental
3. PC (
): Punto de Control del procedimiento
Salidas generadas del procedimiento
Salidas
Información sobre la Secretaría
Distrital de Gobierno divulgada a las
partes interesadas y ciudadanía
Descripción
Información de interés institucional
Cliente interno
Todos los procesos
misionales
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
INICIO
1
SOLICITAR
DIVULGACIÓN
DE
INFORMACIÓN
2
ANALIZAR LA
SOLICITUD Y
DELEGAR LOS
RESPONSABLES
3
ESTRUCTURAR
INFORMACIÓN Y
REALIZAR
DISEÑOS
Director de la
dependencia
solicitante
Profesional o
Contratista del
Grupo de
comunicaciones
Envía solicitud de divulgación de información
haciendo referencia al tipo y medio que requiere.
NOTA: en caso de que la solicitud se haga
verbalmente, el Grupo de comunicaciones generará el
caso en la mesa de servicios.
P.C: Analiza la información presentada por la
dependencia, para establecer las características de la
estrategia, con base en el mensaje que se quiere
transmitir y las herramientas que se utilizarán. Delega
al o los responsables de atender la solicitud.
CORREO
ELECTRÓNICO
CORREO
ELECTRÓNICO
Las solicitudes se analizan para definir las acciones a
realizar y el tiempo requerido para su cumplimiento.
Una vez aprobada la solicitud y antes de iniciar su
ejecución, la dependencia solicitante deberá entregar
al Grupo de Comunicaciones los insumos para la
realización de las diferentes piezas o actividades
requeridas (información escrita, fotográfica etc.)
Profesional o
Contratista del
Grupo de
comunicaciones
SOLICITUD
Una vez recibidos los insumos se procede a
estructurar la información y realizar los diseños que se
requieren, de acuerdo a los canales elegidos y al
producto comunicativo.
SOLICITUDES
DISEÑO PREVIOS
A
A
4
PRESENTAR
DISEÑO O
PROPUESTA
Profesional o
Contratista del
Grupo de
comunicaciones
Presenta diseño o propuesta para aprobación por
parte de la dependencia solicitante.
De requerir ajustes, se realizan para presentar de
nuevo a aprobación por parte de la dependencia
solicitante.
DISEÑO PREVIOS
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ACTIVIDAD
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Director
dependencia
solicitante y/o
Profesional
Responsable del
Grupo de
Comunicaciones
A través de correo electrónico o acta de reunión
establece la aprobación del diseño y de la propuesta
final.
5
APROBAR
DISEÑO Y
PROPUESTA
REGISTRO
CORREO
ELECTRÓNICO
ACTA DE
REUNIÓN
Elaboración de las piezas graficas, textos o propuestas
finales.
6
ELABORAR
PIEZAS, TEXTOS
Y PROPUESTAS
DEFINITIVAS
Profesional o
Contratista del
Grupo de
comunicaciones
7
ELABORAR LOS
PRODUCTOS
FINALES
Profesional o
Contratista del
Grupo de
Comunicaciones
8
ENTREGAR EL
PRODUCTO
FINAL
Profesionales o
Contratistas del
Grupo de
Comunicaciones
Nota: Para los casos de diseños gráficos y de cuñas
radiales, el Grupo de Comunicaciones solicita a través
de correo electrónico el concepto a Agencia en Casa
de la Secretaría General.
Una vez se cuenta con la versión final de la pieza,
texto o propuesta, se envía a producción.
Entrega de los productos comunicativos o piezas
graficas y/o publicación en el canal elegido (cuñas
radiales, videos, noticias, información para redes
sociales y otros.)
Fin del procedimiento
FIN
DISEÑOS
DEFINITIVOS
PIEZA DE
COMUNICACIÓN
REGISTRO EN
MEDIOS
N/A
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
1D-GMC-I003
NOMBRE DOCUMENTO
Instructivo para la realización de Eventos
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GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Versión: 2
Vigencia desde:
29 de noviembre de 2014
Comunicación Externa
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
1D-GMC-I004
Instructivo para la administración de contenidos de Pagina WEB
1D-GMC-I005
Instructivo para la realización de Campañas Institucionales
1D-GMC-I006
Instructivo para la realización de Ruedas de prensa
1D-GMC-I007
Instructivo para Monitoreo de Medios
1D-GMC-I008
Instructivo solicitud de campaña y/o piezas comunicativas
1D-GMC-I009
Instructivo para la publicación en redes sociales institucionales.
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Decreto Distrital 52
2012
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Por medio del cual se adoptan el
Manual de Imagen Corporativa y
Visual de la Administración Distrital y
el lema institucional de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D. C., para el
periodo 2012-2015.
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
Manual
de
Imagen
Corporativa y Visual para 27 de enero de 2012
la Administración Distrital
ENTIDAD QUE LO
EMITE
MEDIO DE CONSULTA
Secretaria General de la http://www.alcaldiabogota.gov.co
Alcaldía Mayor
link normas