1D-GTH-P13

Código: 1D-GTH-P13
GERENCIA DEL TALENTO HUMANO
Procedimiento Identificación, Preparación
y Control de Emergencias que se presentan
en la Entidad
Versión: 2
Vigencia desde:
30 de Junio de 2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Ofrecer pautas para planificar una respuesta eficiente, eficaz y efectiva a las situaciones de emergencia
que se puedan presentar, de manera tal que se minimice las lesiones y problemas de salud en las
personas, las perdidas en la organización a la vez que se facilita la recuperación y reanudación temprana
de las actividades de la organización.
Alcance
Contratistas y servidores y/o servidoras públicos/cas, vinculados a la Secretaría Distrital de Gobierno en
calidad de: Libre nombramiento y Remoción, Carrera Administrativa y Provisionalidad.
Lineamientos de Operación:
Un plan de emergencias debe tener las siguientes ramas:
1. Rama preventiva: Aplicación de las normas legales y técnicas sobres combustibles, equipos
eléctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividad económica de la
empresa.
2. Rama pasiva o estructural: Diseño y construcción de edificaciones con materiales resistentes,
vías de salidas suficientes y adecuadas para la evacuación de acuerdo con los riesgos existentes
y el número de trabajadores.
3. Rama Activa o de Control de las emergencias: Conformación y organización de las brigadas
(Selección, capacitación, planes de emergencia y evacuación), sistema de detección, alarma,
comunicación, Selección y distribución de equipos de control fijos o portátiles (Manuales o
Automáticos) , inspección, señalización y mantenimiento de los sistemas de control.
El plan de emergencias debe incluir:
1. Análisis de vulnerabilidad
2. Establecer las funciones del comité de emergencias y de los brigadistas antes, durante y después
de la emergencia.
3. Números telefónicos útiles en cada emergencia.
4. Esquema de las áreas, indicando puntos de encuentro y rutas de evacuación, ubicación de
extintores, gabinetes contra incendios y botiquines de primeros auxilios.
Las brigadas de emergencia deben estar conformadas por el personal que cumpla las siguientes
características:
1. Voluntario
2. Aptitudes físicas y mentales
3. Buena conducta general
4. Espíritu de Cooperación
5. Liderazgo en el grupo.
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Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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Normatividad y/o Documentos Asociados
Ver normograma
Ver listado maestro de documentos externos
GLOSARIO
Alerta: Estados relacionados con los grados de respuesta frente a una emergencia.
Alarma: aviso o señal para informar sobre la inminencia o presencia de un evento y exhortar a seguir las
instrucciones preestablecidas.
Amenaza: Posibilidad de manifestación de un evento externo de origen natural o provocado por el
hombre, que puede presentarse en un sitio especifico y en un tiempo determinado; también se utiliza el
término "peligro".
Análisis de vulnerabilidad: Es la valoración objetiva de la capacidad de respuesta y el nivel de
preparación de una comunidad frente a un conjunto de amenazas previamente establecidas.
Brigada de emergencia: Grupo de reacción conformado por personal de la Secretaría de Gobierno. Su
misión será la de prevenir y atender situaciones de emergencia que puedan afectar a la comunidad.
Conato de emergencia: Situación de emergencia controlable con los recursos materiales y humanos
existentes en la empresa.
Emergencia: Toda situación que involucra un estado de perturbación parcial de un sistema, posterior a la
ocurrencia de un siniestro cuya magnitud puede poner en peligro la estabilidad del mismo, o requerir una
ayuda superior a la establecida mediante los recursos normalmente disponibles.
Equipo: Elemento tecnológico idóneo para atender los diversos escenarios o para facilitar la atención de
la emergencia.
Evacuación: Acción planificada mediante la cual cada persona amenazada por riesgos colectivos,
desarrolla procedimientos predeterminados, tendientes a ponerse a salvo por sus propios medios, o por
medios existentes en su área, mediante el desplazamiento hasta y a través de sitios de menor riesgo.
Evento: Es la manifestación o estado, producto de cualquier fenómeno natural, técnico o social que
pueda dar lugar o no a la emergencia.
Daño: Pérdida o perturbación causada por un evento.
Desastre: Daño o alteración grave de las condiciones de la empresa causada por una emergencia.
Mitigación: Acción de reducir el efecto de las emergencias, tiene como propósito atenuar los daños
resultantes a las personas y bienes.
Plan de emergencia: Documento que recoge la organización, los medios, y los procedimientos para
abordar situaciones de emergencia.
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Profesional de evacuación: Son los ocupantes de un área específica encargados de coordinar la
evacuación de las personas á su cargo, hasta ubicarlas en un lugar seguro determinado en el plan de
evacuación.
Prevención: Acción de evitar la ocurrencia de un evento que pueda originar una emergencia.
Preparación: Es la anticipación y planificación de acciones de asistencia, alerta, rescate, traslado,
evacuación de personas y salvamento de bienes.
Punto de encuentro: Lugar determinado para verificar que todo el personal haya salido y establecer
novedades. Es aquí donde se puede establecer si se puede retornar o no al lugar de trabajo y reúne
características de: Seguridad, Espacio y Posibilidad de huida.
Respuesta: Acciones realizadas ante un evento, cuyo objetivo es salvar vidas, disminuir el sufrimiento y
reducir las pérdidas.
Riesgo: Probabilidad de que un evento negativo o siniestro pueda presentarse.
Ruta principal: Es la vía de salida más viable para las diferentes áreas, es decir aquella por donde se
recorrerán las distancias más cortas.
Ruta alterna: Es la alternativa de salida cuando la vía principal puede quedar obstruida, a esta se le ha
evaluado en iguales condiciones que la ruta principal.
Soporte y Apoyo: Tipo de recurso, con características idóneas para ayudar y facilitar la atención del
escenario planteado.
Tiempo estimado de salida: Es el tiempo que gasta un grupo ocupante de un edificio o un área en
evacuar desde el sitio más alejado hasta la salida. El tiempo se mide hasta cuando sale la última persona.
Tiempo estimado de preparación: Es el tiempo utilizado por los ocupantes del edifico o zona para su
alistamiento en lo referente a la interrupción de los procesos y labores.
Vulnerabilidad: Capacidad del sistema para afrontar una emergencia de acuerdo al riesgo, las posibles
consecuencias y las medidas que se puedan tomar antes de presentarse el evento.
Siglas
1.
2.
3.
4.
S&SO: Seguridad y Salud Ocupacional
ICONTEC: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación.
GTC: Guía Técnica Colombiana
SDA: Secretaría Distrital de Ambiente.
Salidas generadas del procedimiento
Salidas
Plan de
Emergencia
Descripción
Este documento incluye aquellas acciones que
permitan minimizar los efectos, riegos y lesiones
derivados de una situación de emergencia.
Cliente interno
Servidores y Servidoras de
la Secretaria Distrital de
Gobierno
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicio de procedimiento.
INICIO
1
IDENTIFICAR
2
REALIZAR
ANÁLISIS DE
VULNERABILIDAD.
3
PRIORIZAR LOS
RIESGOS.
4
ELABORAR EL
PLAN DE
EMERGENCIA.
5
DAR A CONOCER
EL PLAN DE
EMERGENCIAS.
A
REGISTRO
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional
Realiza la identificación de peligros,
eventos o amenazas.
Realiza análisis de vulnerabilidad y
priorizan el Riesgo.
PLAN DE
EMERGENCIAS
N/A
Con base en el análisis de
vulnerabilidad realiza la priorización
de los riesgos existentes en cada una
de
las
dependencias
de
la
organización.
N/A
Una vez ha realizado el análisis de
vulnerabilidad con la Brigada de
Emergencia, elabora el Plan de
Emergencia. Este documento incluye
aquellas acciones que permitan
minimizar los efectos de los riegos
derivados de una situación de este
tipo.
PLAN DE
EMERGENCIA
Luego que cuenta con el Plan de
Emergencias
debidamente
documentado debe darlo a conocer a
todo los servidores públicos de la
entidad, de igual forma los todos los
servidores públicos tienen acceso a
él mediante los planos de evacuación
y la señalización de emergencia.
PLAN DE
EMERGENCIA
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A
6
¿EXISTE
BRIGADA DE
EMERGENCIA?
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional
Se pregunta ¿existe brigada de
emergencia?, si no existe continua en
la actividad 7, pero si existe brigada
pasa a la actividad 8.
N/A
No
SI
8
7
CONFORMAR
LAS BRIGADAS
DE
EMERGENCIAS.
8
REALIZAR
CAPACITACIÓN
TEÓRICO
PRACTICA.
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional
ARP
9
REALIZAR
SIMULACROS.
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional / ARP
Conforman
las
brigadas
de
emergencias, teniendo en cuenta el
personal del área y sus aptitudes
físicas para la labor.
N/A
La ARP capacita a los brigadistas en
Primeros Auxilios, Básico contra
incendios,
procedimientos
de
evacuación,
procedimientos
de
rescate, con el fin de contar con los
conocimientos
necesarios
para
prestar la primera asistencia en una
emergencia. Como evidencia de la
realización de las capacitaciones se
utilizan formatos de Registro de
Asistencia.
N/A
Realiza simulacros de acuerdo al
cronograma, poniendo en practica
cada una de las capacitaciones
impartidas anteriormente
N/A
B
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B
10
. EVALUAR
SIMULACROS Y
REALIZAR
INFORME
Profesional a cargo
del Área de Salud
Ocupacional
11
FIN
Versión: 2
Vigencia desde:
30 de Junio de 2011
Evalúa
anualmente
los
procedimientos de respuesta ante
emergencias mediante:
• Simulacros de evacuación.
• Practica de incendio.
• Preparación de los grupos de
la brigada de emergencia.
• Prueba de funcionamiento de
equipo de incendio.
• Coordinación con entes de
apoyo externo, entre otros.
N/A
Fin del procedimiento
3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
N/A
DOCUMENTO
Plan de Emergencia
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