1D-AAP-P7 V5

Código: 1D-AAP-P007
AGENCIAMIENTO DE ASUNTOS
POLÍTICOS
Versión: 5
Procedimiento Respuesta a las
Proposiciones del Concejo de Bogotá
VERSION1
1
2
Vigencia desde:
2 de mayo de 2013
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
30 de agosto de 2007
25 de septiembre de
2009
3
21 de mayo de 2010
4
24 de junio de 2011
5
2 de mayo de 2013
Primera emisión del documento
Cambio de lineamientos de operación, actualización de
flujograma.
Cambio de objetivo, lineamientos de operación,
actualización de flujograma, actualización de glosario y
siglas.
Cambio de alcance, políticas de operación, eliminación
de responsable del procedimiento, referencia a consulta
de nomograma y listado maestro de documentos.
Inclusión en políticas de operación del procedimiento,
inclusión de salidas generadas de la aplicación del
procedimiento, cambio de logo, inclusión de pies de
pagina. Se actualizó procedimiento en nuevo formato.
Se elimino el formato F-113501-02 Formato único de
reuniones.
Aclaración en el objetivo y alcance del procedimiento,
eliminación e inclusión de políticas de operación,
inclusión de una salida generada.
1
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la
Secretaría Distrital de Gobierno.
Elabora:
Revisa:
Aprueba:
Isaac Echeverry W
Mario Vargas G
Felipe García M
Yeni Alexandra Rincón
Servidores Dirección de Seguimiento y
Análisis Estratégico
Miguel Antonio Cortés G.
Profesional
Dirección de Seguimiento y Análisis
Estratégico
Néstor García Buitrago
Director de Seguimiento y Análisis
Estratégico
Gilberto Acosta
Referente Proceso
Liliana Casas, Profesional Grupo-SIG
(Analista)
Liliana Casas
Profesional Grupo – SIG
Revisión Normalización
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Procedimiento Respuesta a las
Proposiciones del Concejo de Bogotá
Vigencia desde:
2 de mayo de 2013
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Gestionar ante el Sector Gobierno, Seguridad y Convivencia la información para la consolidación para las
respuestas a las proposiciones remitidas por el Concejo de Bogotá de manera eficiente y oportuna.
Alcance
Inicia con la recepción de la o las proposiciones del Concejo de Bogotá y termina con la radicación de la
repuesta de la proposición en el Concejo. Aplica a los dos niveles de mapas de Procesos.
Políticas de Operación
1. Se tiene un término de tres (3) días hábiles para dar respuesta a la proposición y tres días hábiles
adicionales si es solicitada la prórroga por parte de la Administración y aprobada por el Concejo.
2. Las actividades de este procedimiento especificaran, cuando sea necesario, el uso de las
comunicaciones a través del aplicativo de gestión documental (AGD) o a través de correos
electrónicos.
3. Las actividades generadas en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y metas
formulados para la gestión del proceso de Agenciamiento de Asuntos Políticos, y que se
encuentran formulados en los planes vigentes.
4. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la
matriz de riesgos del proceso Agenciamiento de Asuntos Políticos, los cuales buscan gerenciar el
riesgo en todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión
administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el instructivo
de gestión del riesgo.
5. Todas las actividades relacionadas con este procedimiento deben ser registradas en los cuadros
de seguimiento de control político en Excel y almacenar la información en las carpetas virtuales y
físicas correspondientes
Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma
2. Ver listado maestro de documentos externos
Glosario
PROPOSICIÓN: Cuestionario que se pone a consideración de la Plenaria o de la Comisión permanente
respectiva, la cual debe contener el tema, el cuestionario, el vocero o los voceros de la Bancada citante,
funcionarios citados, personas invitadas y será presentada por el vocero general de la Bancada.
Siglas
1. AGD: Aplicativo de Gestión Documental
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2. DADEP: Departamento Administrativo de Defensoría del Espacio Público
3. DSAE: Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico
4. FOPAE: Fondo de Prevención y Atención de Emergencias
5. FVS: Fondo de Vigilancia y Seguridad
6. IDPAC: Instituto de la Participación y Acción Comunal
7. MEBOG: Policía metropolitana de Bogotá
8. PC (
): Punto de Control del procedimiento
9. SEGOB: Secretaría Distrital de Gobierno
10. UAECOB: Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos
Salidas generadas del procedimiento
Salidas
Respuesta a proposiciones del Concejo
Descripción
Respuestas consolidadas de las dependencias y/o entidades
adscritas y vinculadas del Sector Gobierno Seguridad y
Convivencia a las proposiciones
Relación de las proposiciones
Registro virtual del 100% de las proposiciones aprobadas
por el Concejo de Bogotá para control de la entidad.
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Vigencia desde:
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
INICIO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Inicio del Procedimiento
1
RECIBIR
PROPOSICIONES
DEL CONCEJO
Auxiliar
Administrativo(a)
Recibe la proposición por medio magnético
o en físico por parte del Concejo de Bogotá.
REGISTRO
N/A
PROPOSICIÓN
DEL CONCEJO
Verifica si la Secretaría de Gobierno está
citada en la proposición:
SI
2
¿ESTÁ
CITADA
SEGOB?
Auxiliar
Administrativo(a)
Cuando no está citada la Secretaría Distrital
de Gobierno, continúa en actividad 3.
Cuando está citada la Secretaría Distrital de
Gobierno, entrega al Coordinador(a) y
continua en la actividad 4.
NO
3
REGISTRAR
INFORMACIÓN
DE LA
PROPOSICIÓN
Auxiliar
Administrativo(a)
Registra la información de la proposición en
el control sistematizado del total de las
proposiciones aprobada por el Concejo.
Termina procedimiento.
CONTROL
PROPOSICIONES
28
4
ANALIZAR,
IDENTIFICAR
COMPETENCIAS
Y DAR
INSTRUCCIONES
PARA
RESPUESTA
A
Coordinador(a) de
Gestión de
iniciativas de
Control político
P.C. Lee, estudia y analiza la proposición
identificando
la
problemática
del
cuestionario, la competencia del sector
gobierno,
seguridad
y
convivencia,
estableciendo las entidades adscritas y
vinculadas,
y/o
las
dependencias
responsables para dar respuesta a la
proposición.
Diligencia
el
Formato
Seguimiento a Trámite de Proposiciones.
FORMATO
SEGUIMIENTO A
TRÁMITE DE
PROPOSICIONES
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Coordinador(a) de
Gestión de
iniciativas de
Control político
Designa al Profesional de la DSAE
responsable del trámite de la proposición,
entregándole el formato de instrucciones y
reparto, el cual indica que le ha sido
asignada la proposición y contiene el
trámite que debe seguir. Del reparto se deja
constancia en tabla de Excel para control.
A
5
DESIGNAR
PROFESIONAL
PARA TRÁMITE
DE LA
PROPOSICIÓN
Vigencia desde:
2 de mayo de 2013
REGISTRO
TABLA DE EXCEL
PARA CONTROL
P.C:¿Es competencia de la Secretaría
Distrital de Gobierno?
6
¿ES
COMPETENCIA DE
LA SEGOB?
SI
Coordinador(a) de
Gestión de
iniciativas de
Control político
Cuando no es competencia de la Secretaría
Distrital de Gobierno, continúa en actividad
7.
N/A
Cuando es competencia de la Secretaría
Distrital de Gobierno, pasa a la actividad
10.
NO
7
PROYECTAR
RESPUESTA AL
CONCEJO DE
BOGOTA
8
REVISAR LA
COMUNICACIÓN
9
REVISAR Y
TRAMITAR
ENVÍO
28
Profesional de
Gestión de
iniciativas control
político
Proyecta respuesta al Concejo de Bogotá
manifestando que el sector no es
competente para dar respuesta a la
proposición. Continúa en la actividad 15.
N/A
Coordinador(a) de
Gestión de
iniciativas de
Control político
Revisa la comunicación y la envía por AGD
para aprobación del Director de la DSAE
N/A
Director de
Seguimiento y
Análisis
Estratégico
Revisa la comunicación y tramita el envío
por el CDI.
Termina procedimiento.
RESPUESTA AL
CONCEJO DE
BOGOTA
B
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
B
10
PROYECTAR
REMISIONES DEL
CUESTIONARIO
11
REVISAR LA
REMISIÓN Y
ENVIAR PARA
APROBACIÓN
12
REVISAR,
APROBAR Y
FIRMAR
REMISIÓN
13
PREPARAR LAS
RESPUESTA Y
ENVIAR A LA
DSAE
14
REVISAR Y
DIRECCIONAR
RESPUESTAS
Profesional de
Gestión de
iniciativas control
político
C
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Proyecta remisiones del cuestionario a las
entidades adscritas y vinculadas y/o
dependencias competentes del Sector
Gobierno, Seguridad y Convivencia.
N/A
NOTA: En casos excepcionales el Auxiliar
Administrativo(a)
proyecta
las
comunicaciones de remisión.
Coordinador(a )
de Gestión de
iniciativas de
Control político
P.C:
Revisa
las
comunicaciones
(remisiones) y los envía por AGD para
aprobación del Director de la DSAE,
verificando que los oficios y memorandos
estén correctamente diligenciados y los
cuestionarios y demás anexos adjuntos.
Director de
Seguimiento y
Análisis
Estratégico
P.C:
Revisa
que
estén
bien
direccionadas y aprueba las remisiones, las
reasigna por AGD a las dependencias y/o
entidades adscritas y vinculadas del Sector
Gobierno, Seguridad y Convivencia y los
envía.
Entidades y
dependencias
responsables
De acuerdo a las preguntas que les
corresponden, preparan las respuestas con
los soportes, si aplica, y las envía a la
DSAE a través de comunicación por Orfeo
Director de
Seguimiento y
Análisis
Estratégico
P.C: Recibe las respuestas de las
proposiciones ingresan por AGD y las
direcciona a la Coordinación de Control
Político.
Auxiliar
Administrativo(a)
Recibe y direcciona las respuestas de las
proposiciones entre los profesionales de
control político, teniendo en cuenta las
proposiciones que han sido designadas a
cada profesional.
NOTA: Informa el recibido de las
respuestas al Coordinador(a) de Gestión de
Iniciativas de Control Político.
15
RECIBIR Y
DIRECCIONAR
RESPUESTAS DE
LAS
PROPOSICIONES
Vigencia desde:
2 de mayo de 2013
N/A
COMUNICACIÓN
SOLICITANDO A
ENTIDADES
DISTRITALES
RESPUESTA A
PROPOSICIÓN
COMUNICADOS
DE RESPUESTAS
APLICATIVO DE
GESTIÓN
DOCUMETNAL
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ACTIVIDAD
Vigencia desde:
2 de mayo de 2013
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Profesional de
Gestión de
Iniciativas de
Control Político
Realiza el seguimiento a las respuestas de
la proposición tanto físico como virtual, de
las dependencias y/o entidades adscritas
del Sector Gobierno, Seguridad
y
Convivencia y sus anexos.
N/A
C
16
REALIZAR EL
SEGUIMIENTO
A LA RESPUESTA
DE LA
PROPOSICION
17
ESTUDIAR,
ANALIZAR Y
RADICAR
RESPUESTA
UNIFICADA DEL
SECTOR
GOBIERNO
Profesional de
Gestión de
Iniciativas de
Control Político
P.C: Estudia y analiza las respuestas
enviadas por la dependencias y/o entidades
del Sector Gobierno consolidando la
información.
Proyecta comunicado de envío al concejo,
al cual le asigna un radicado a través de la
herramienta AGD.
Coordinador(a) de
Gestión de
Iniciativas de
Control Político
P.C: Recibe mediante AGD la respuesta
consolidada por el profesional, la revisa, de
no presentar observaciones le da el visto
bueno, enviándola por AGD al Director de
la DSAE para su aprobación.
19
APROBAR
RESPUESTA A
PROPOSICION Y
ENVIAR PARA
FIRMA
Director de
Seguimiento y
Análisis
Estratégico
Revisa las respuestas, anexos si aplica, de
no tener observaciones, la aprueba y envía
para aprobación y firma del(a) Secretario(a)
de Gobierno.
20
LEER Y
ANALIZAR
RESPUESTA A
PROPOSICION
Secretario(a)
Distrital de
Gobierno
Lee y analiza la respuesta a la proposición.
18
REVISAR Y DAR
VISTO BUENO A
LA RESPUESTA
21
¿SE REQUIEREN
CORRECCIONES?
NO
25
N/A
RESPUESTA
PROPOSICIÓN
Y/O ANEXOS
N/A
P.C:¿Requiere correcciones?
Secretario(a) de
Gobierno
SI
N/A
Cuando no se requiere
continúa en actividad 25.
correcciones,
N/A
Cuando si requiere correcciones, pasa a la
actividad 22.
D
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ACTIVIDAD
Vigencia desde:
2 de mayo de 2013
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Secretario(a)
Distrital de
Gobierno
Envía la proposición con instrucciones para
realizar las correcciones que se consideren
pertinentes y devuelve el oficio de
respuesta por AGD a la DSAE.
N/A
Director de
Seguimiento y
Análisis
Estratégico
P.C: Recibe las instrucciones para la
corrección de la respuesta, las comunica al
Coordinador de Control Político y devuelve
el oficio de respuesta por AGD al
Coordinador.
N/A
Coordinador(a) de
Gestión de
Iniciativas de
Control Político
Recibe las instrucciones para la corrección
de la respuesta, las comunica al profesional
designado para el seguimiento de la misma
y devuelve el oficio de respuesta para que
se cierre su trámite y se proceda a radicar
un nuevo oficio con las correcciones
indicadas.
El procedimiento se devuelve a la actividad
17.
D
22
ENVIAR
PROPOSICIÓN
CON
INSTRUCCIONES
PARA
CORRECCION
23
RECIBIR Y
ANALIZAR
INSTRUCCIONES
PARA
CORRECCION
24
RECIBIR
INSTRUCCIONES
PARA
CORRECCIÓN
17
21
25
FIRMAR Y ENVIAR
RESPUESTA
FINAL
26
RECIBIR
RESPUESTA
FINAL Y RADICAR
EN EL CONCEJO
DE BOGOTA
27
ARCHIVAR COPIA
DE RADICADO
28
FIN
Secretario(a)
Distrital de
Gobierno
Profesional de
Gestión de
Iniciativas de
Control Político
Profesional de
Gestión de
Iniciativas de
Control Político
Firma y envía respuesta final.
COMUNICACIÓN
AL CONCEJO DE
BOGOTÁ CON
RESPUESTA A
PROPOSICIÓN
Recibe la respuesta firmada, la escanea y
guarda en la carpeta virtual y se remite al
Enlace de la Secretaría de Gobierno en el
Concejo de Bogotá para su radicación en la
Comisión respectiva.
COMUNICACIÓN
AL CONCEJO DE
BOGOTÁ CON
RESPUESTA A
PROPOSICIÓN
Archivar el radicado en las carpetas físicas
y virtuales de Control Político.
ARCHIVO
Fin del procedimiento
N/A
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Código: 1D-AAP-P007
Versión: 5
Procedimiento Respuesta a las
Proposiciones del Concejo de Bogotá
Vigencia desde:
2 de mayo de 2013
3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
1D-AAP-F003
DOCUMENTO
Formato Seguimiento a Trámite de Proposiciones
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