1D-AAP-P4

AGENCIAMIENTO DE ASUNTOS
POLÍTICOS
Código:1D-AAP-P4
Versión: 3
Procedimientos Coordinación Presentación
Vigencia desde:
del Anteproyecto de Acuerdo
24 junio de 2011
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Gestionar y realizar seguimiento a las diferentes iniciativas que la Administración Distrital elabore para
que sean tramitadas en el Concejo de Bogotá, a través de una coordinación intersectorial eficaz.
Alcance
Aplica a los anteproyectos de acuerdo .Inicia con la redacción de un anteproyecto de acuerdo por parte
de la Administración Distrital y termina con la remisión de la no viabilidad a la entidad promotora del
anteproyecto.
Políticas de Operación
1. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos
y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo
enunciado, así:
• Legales, según sea el caso: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días; derecho de
petición de información: 10 días; consultas: 30.Nota: Cuando los tiempos de las actividades
desarrolladas obedezcan a una normativa específica, se establecen en la descripción de
actividades que hace parte del presente documento.
2. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del
aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno,
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental.
3. Las actividades generadas en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y metas
formulados para la gestión del proceso de Agenciamiento de Asuntos Políticos, y que se
encuentran formulados en los planes vigentes.
4. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la
matriz de riesgos del proceso Agenciamiento de Asuntos Políticos , los cuales buscan gerenciar
el riesgo en todos los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión
administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el manual
de gestión del riesgo.
5. Todas las actividades relacionadas con este procedimiento deben ser registradas en el Sistema
de información y Gestión para la Gobernabilidad-SIGOB- de acuerdo con el detalle especificado
en el mismo para cada una de las etapas del flujo de trabajo.
6. Realizar comité por parte de la Coordinación de Asuntos Normativos con el Director de
Seguimiento y Análisis Estratégico semanalmente en periodo de sesiones ordinarias, para
verificación de la programación de la semana.
7. Los documentos que se generen o reciban en este procedimiento se deben archivar de acuerdo
con la directriz de la Guía para la gestión normalizada de los documentos generados en el
Proceso de Agenciamiento de Asuntos Políticos 1D-AAP-C
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Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada.
La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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Normatividad y/o Documentos Asociados
1. Ver normograma
2. Ver listado maestro de documentos externos
Glosario
ANTEPROYECTO DE PROYECTO DE ACUERDO: Es la iniciativa de proyecto de acuerdo, de la
Administración Distrital que se lleva para su estudio y posterior aprobación en el Concejo de Bogotá, D.C.
Toda entidad de la Administración Distrital que vaya a presentar un anteproyecto de Acuerdo deberá
analizarlo jurídica, técnica y presupuestalmente, contar con el visto bueno de la Secretaría cabeza de
Sector y enviar copia del anteproyecto a la Secretaría Distrital de Gobierno, con el objeto de que ésta lo
remita a los Sectores que tengan relación con el tema objeto de la iniciativa en cumplimiento de lo
establecido en el Capitulo II del Decreto 190 de 2010.
Para la radicación en el Concejo de Bogotá, D.C. el Proyecto de Acuerdo debe contar con viabilidad
financiera expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda, la viabilidad de conveniencia de la Secretaría
Distrital de Gobierno, la revisión jurídica de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor y la viabilidad
técnica de la entidad que origina el proyecto. La exposición de motivos deberá ser suscrita por el Alcalde
Mayor y el (la) Secretario (a) cabeza de Sector respectivo.
Todo anteproyecto de Acuerdo de iniciativa de la Administración Distrital, debe contar con la aprobación
del Consejo de Gobierno Distrital para su radicación en el Concejo de Bogotá.
Siglas
1. AGD: Aplicativo de Gestión Documental
2. DSAE: Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico
3. PC ( ): Punto de Control del procedimiento
4. SIGOB: Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad
Salidas generadas del procedimiento
Salidas
Informe de viabilidad de anteproyecto
de acuerdo
Descripción
Informe con viabilidad técnica, jurídica y financiera de
anteproyecto de acuerdo
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
N/A
INICIO
Inicio del Procedimiento
1
REDACTAR
ANTEPROYEC
TO DE
PROYECTO DE
ACUERDO
2
RECIBIR Y
ESTUDIA EL
ANTEPROYECTO
3
DESIGNAR
ANTEPROYECTO
A UN
PROFESIONAL
A
Director (a) de DSAE
y Coordinador
Asuntos Normativos
Coordinador (a )
Asuntos Normativos
4
RECIBIR EL
ANTEPROYECTO
DE PROYECTO
DE ACUERDO E
INICIAR SU
ANALISIS.
5
ELABORAR
SOLICITUD DE
COMENTARIOS
Administración
Distrital
Redacta el anteproyecto de acuerdo y lo presenta a
la Secretaria Distrital de Gobierno.
N/A
P.C Reciben y estudian el anteproyecto de
proyecto de acuerdo
Designa el anteproyecto a un profesional. En esta
actividad se aclara que designa un Profesional de
la dependencia, quien se encargará de realizar el
seguimiento al anteproyecto de proyecto de
acuerdo.
ANTEPROYEC
TO DE
ACUERDO
FORMATO DE
ASIGNACIÓN
DE
RESPONSABLE
S Y SECTORES
COMPETENTES
1D-AAP-F1
Recibe el anteproyecto de proyecto de acuerdo e
inicia su análisis
El/la Profesional
encargado (a)
El/la Profesional
encargado del
anteproyecto
N/A
Elabora las solicitudes de comentarios, con el fin
de obtener la viabilidad jurídica, presupuestal y
técnica del anteproyecto. En esta actividad se
aclara que los comentarios se solicitan a las
Secretarias Distritales de Hacienda y General y a
los Sectores técnicos que se relacionen con el
tema objeto del anteproyecto.
SOLICITUD DE
COMENTARIOS
DE VIABILIDAD,
TÉCNICA,
JURÍDICA Y
FINANCIERA
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A
Director (a) de
Seguimiento y
Análisis Estratégico
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
P.C: Revisa y firma
comentarios y sugerencias.
las
solicitudes
REGISTRO
de
N/A
6
REVISAR Y
FIRMAR LAS
SOLICITUDES
DE
COMENTARIOS
7
ELABORAR
COMENTARIOS
Sectores de la
Administración
Distrital
8
ESTUDIAR LOS
COMENTARIOS DE
VIABILIDAD
JURIDICA Y
PRESUPUESTAL
DEL
ANTEPROYECTO
El/la Profesional
encargado(a) del
anteproyecto
Elaboran los respectivos comentarios que
consideren pertinentes para la viabilidad y lo
remiten a la Secretaría Distrital de Gobierno.
P.C Estudia los comentarios de viabilidad
jurídica, y presupuestal del anteproyecto, recibidos
por los Sectores de la Administración Distrital
Competentes.
COMENTARIOS
DE VIABILIDAD
N/A
El Anteproyecto tiene viabilidad?:
9.
ANTEPROY
ECTO TIENE
VIABILIDAD
El/la Profesional
encargado(a) del
anteproyecto
No Cuando el anteproyecto no tiene viabilidad jurídica,
técnica y financiera, continúa en actividad 20.
Cuando el anteproyecto tiene viabilidad jurídica,
técnica y financiera, continúa en actividad 10.
N/A
20
Si 10
ELABORAR
INFORME DE
VIABILIDAD DEL
ANTEPROYECTO
El/la Profesional
encargado(a) del
anteproyecto
Elabora un informe de viabilidad y lo presenta al
Profesional (Coordinador de Asuntos Normativos) y
al(a) Director(a).
INFORME DE
VIABILIDAD
B
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ACTIVIDAD
B
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
El/la directora(a) de
DSAE y El/la
Coordinador (a)
Asuntos Normativos
P.C: Revisan y aprueban el informe de viabilidad
den anteproyecto.
N/A
11
REVISAR Y
APRUEBAR INFORME
DE VIABILIDAD DEL
ANTEPROYECTO.
12
REMITIR
ANTEPROYECTO
AL SECRETARIO
(A) DISTRITAL DE
GOBIERNO
El/la director(a) de
DSAE
13
PRESENTAR EL
ANTEPROYECTO
DE PROYECTO DE
ACUERDO ANTE EL
CONCEJO
DEGOBIERNO.
El/la Secretario(a )
Distrital de Gobierno
Firma el informe para remitir el anteproyecto del
proyecto de acuerdo al Secretario Distrital de
Gobierno
Presenta el anteproyecto de proyecto de acuerdo
ante el Consejo de Gobierno, esta actividad se
realiza en coordinación con el Sector autor del
anteproyecto.
COMUNICAD
O
SECRETARIO/
A DE
GOBIERNO
N/A
¿Consejo de Gobierno aprueba presentación de
anteproyecto al Concejo?
14
C.G.
APRUEBA
PRESENT
ACION
-Cuando el Consejo de Gobierno
continúa en la actividad 16.
aprueba
N/A
-Cuando no aprueba va a la siguiente actividad
(15).
Si C
No El/la Profesional
encargado(a) del
anteproyecto
15
ARCHIVAR
PROYECTO
Archiva el anteproyecto de proyecto de acuerdo por
no haber sido autorizado para ser presentado ante
el Concejo de Bogotá.
N/A
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
C
El/la Profesional
encargado(a) del
anteproyecto
16
ELABORAR
OFICIO
REMISORIO A
LAECRETARIA
GENERAL DE LA
ALCALDIA
17
REVISAR Y
APROBAR
OFICIO
El/la directora(a) de
DSAE y Coordinador
Asuntos Normativos
18
FIRMAR OFICIO
Y REMITIR A LA
SECRETARIA
GENERAL DE LA
ALCALDIA
El/la Secretario (a)
Distrital de Gobierno
El/la Profesional
encargado (a) del
proyecto, El/la
Coordinador(a) de
Asuntos Normativos
y el Director/a de la
DSAE
19
HACER
SEGUIMIENTO
AL TRÁMITE
DEL PROYECTO
25
9
El/la Profesional
encargado (a) del
proyecto
20
COORDINAR CON
EL SECTOR AUTOR
LOS
COMENTARIOS Y
OBSERVACIONES
EMITIDAS
REGISTRO
Elabora oficio remisorio a la Secretaría General de
la Alcaldía Mayor con todos los antecedentes y el
texto definitivo de la iniciativa.
N/A
Revisan y aprueban el oficio junto con los
antecedentes.
N/A
Firma el oficio y se remite a la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor, para la firma del Alcalde y
radicación en el Concejo de Bogotá.
COMUNICACI
ÓN
SECRETARIA
GENERAL
Hacen seguimiento al trámite del proyecto iniciativa
de la Administración Distrital en el Concejo de
Bogotá.
N/A
Cuando el anteproyecto no obtuvo viabilidad
jurídica, presupuestal y técnica por parte de los
Sectores
de
la
Administración
Distrital
competentes, el profesional encargado del
anteproyecto coordina con el Sector autor para que
se acojan los comentarios y observaciones
emitidas para lograr la viabilidad del anteproyecto.
N/A
P.C : ¿Logra la viabilidad del anteproyecto?
21¿LOGRA
VIABILIDAD
ANTEPROY
ECTO?
Si 10
No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
-Cuando se logra la viabilidad continúa en la
actividad 10.
-Cuando no logra la viabilidad pasa a la siguiente
actividad (22).
N/A
D
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
D
22
INFORMAR DE LA
NO VIABILIDAD
DEL
ANTEPROYECTO
23
REVISAR
OFICIO PARA LA
FIRMA DEL
DIRECTOR
24
REVISAR,
FIRMAR
COMUNICACIÓN
A LAS
ENTIDADES
El/la Profesional
encargado(a) del
anteproyecto
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Prepara oficio informando al Sector que realizó el
anteproyecto sobre la no viabilidad del mismo, con
sus antecedentes.
N/A
El/laCoordinador(a)
de Asuntos
Normativos
P.C: Revisa el oficio para firma del Director de
Seguimiento y Análisis Estratégico.
El/la directora(a) de
Seguimiento y
Análisis Estratégico
P.C: Revisa y firma la comunicación para las
entidades y envía a través del Aplicativo de Gestión
Documental.
25. FIN
Fin del procedimiento.
N/A
OFICIO
INFORMATIVO
N/A
3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
CÓDIGO
1D-AAP-F1
DOCUMENTO
Formato de Asignación de Responsables y Sectores Competentes
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