COMITÉ DE AUDITORÍA VS. REVISORÍA FISCAL, COORDINACIÓN FUNCIONES Concepto: 2013094087-001 del 10 de diciembre de 2013 Síntesis: Tanto la revisoría fiscal como el comité de auditoría cumplen funciones orientadas al cumplimiento de los objetivos trazados dentro del sistema de control interno, tal como se anotará más adelante, y, por lo tanto, dichos órganos deben interactuar entre sí para el adecuado y efectivo cumplimiento de sus funciones y de los objetivos de dicho sistema, el cual se verá robustecido mediante una comunicación eficaz entre los órganos que lo componen. «(…) comunicación mediante la cual formula algunas inquietudes las cuales responderemos en el siguiente orden: 1. “Si en un Comité de Auditoría de una institución financiera vigilada por la SFC, el Revisor Fiscal debe o no presentarle o suministrarle copias de las cartas de control que emite la Revisoría? 2. Si el Presidente o Coordinador de un Comité de Auditoría de institución financiera, tiene o no facultad para solicitar directamente copias de informes que elabore el Revisor Fiscal sobre la evaluación del Sistema de Control Interno de esa institución financiera? En relación con las inquietudes formuladas en los puntos 1 y 2 de su comunicación, consideramos que el revisor fiscal de una entidad vigilada debe suministrarle al comité de auditoría copia de las cartas de control que emita en relación con el sistema de control interno, o en su defecto, dichos informes pueden ser solicitados por el presidente del comité teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: En materia de control interno es de precisar que esta Superintendencia impartió instrucción a través de la Circular Externa 014 de 2009, modificada por la Circular Externa 038 del mismo año, incorporada en el numeral 7 del Capítulo Noveno, Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996, mediante la cual se establecieron algunos parámetros generales y los requisitos mínimos que deben contener los sistemas de control interno de las entidades vigiladas, entre ellos, la conformación y funciones del comité de auditoría, como órgano encargado de la evaluación de los mismos, que desarrolla funciones eminentemente de asesoría y apoyo a la labor que debe realizar la junta directiva u órganos equivalentes. De otra parte, en relación con la revisoría fiscal esta Superintendencia impartió instrucciones a través de la Circular Externa 054 de 2008, incorporada en el Capítulo Tercero, Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996, en la cual, entre otros aspectos, se precisa el alcance de la responsabilidad que le compete a dicho órgano de fiscalización en el tema de control interno en virtud de lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 209 del Código de Comercio. De acuerdo con dichas instrucciones, es claro que tanto la revisoría fiscal como el comité de auditoría cumplen funciones orientadas al cumplimiento de los objetivos trazados dentro del sistema de control interno, tal como se anotará más adelante, y, por lo tanto, dichos órganos deben interactuar entre sí para el adecuado y efectivo cumplimiento de sus funciones y de los objetivos de dicho sistema, el cual se verá robustecido mediante una comunicación eficaz entre los órganos que lo componen. En este sentido, debe tenerse en cuenta en primer lugar, que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 209 del Código de Comercio al revisor fiscal le corresponde verificar si hay y si son adecuadas las medidas de control interno y dejarlo consignado en el informe que debe presentar a la asamblea. Al respecto, en el numeral 4.2.8 del Capítulo Tercero, Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996 citada, se advierte que en virtud de lo dispuesto en el artículo 209, numeral 3, del Código de Comercio, “… y sin perjuicio de la responsabilidad que corresponde a la administración, el revisor fiscal debe evaluar si el sistema de control interno de la entidad fiscalizada, incluyendo en éste los sistemas de administración de riesgos implementados o que deban ser implementados de conformidad con las disposiciones que le resulten aplicables, promueve la eficiencia de la misma, reduce los riesgos de pérdida de activos operacionales y financieros; propicia la preparación y difusión de información financiera de alta calidad que muestre los resultados de la administración de los recursos de la entidad y los riesgos relevantes que la afectan, en forma tal que resulte útil para los usuarios de dicha información, así como analizar si los referidos sistemas le permitan a la administración garantizar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes. (…) La evaluación del revisor fiscal debe realizarse en el contexto del alcance de las funciones que le asigna la ley y permitir verificar que los referidos sistemas coadyuvan a que la administración garantice el adecuado cumplimiento de las normas vigentes. Dentro de este contexto, y sin perjuicio de las funciones asignadas en otras disposiciones al revisor fiscal, deberá elaborar, por lo menos al cierre de cada ejercicio, un reporte dirigido a la junta directiva u órgano que haga sus veces, mediante el cual informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre los Sistemas de Administración de Riesgo que deba implementar la respectiva entidad fiscalizada, de conformidad con las normas que le resulten aplicables según su objeto social. Además, deberá poner oportunamente en conocimiento del representante legal, y cuando sea del caso del oficial de cumplimiento, del Comité de Auditoria y del Auditor Interno, según corresponda, las inconsistencias y fallas detectadas en cada uno de los Sistemas de Administración de Riesgo, así como todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. En caso que sus observaciones o recomendaciones no sean adecuadamente atendidas por la administración o por el oficial de cumplimiento, o cuando la gravedad de las deficiencias encontradas así lo amerite, deberá informar sobre tales circunstancias a esta Superintendencia, de manera inmediata…” (negrilla fuera de texto) A su vez, es necesario tener en cuenta que de acuerdo con lo previsto en el artículo 207 son funciones del revisor fiscal, entre otras, “2. Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.” y “6. Impartir las instrucciones (…) que sean necesarias para establecer un control permanente sobre los valores sociales.” En este sentido, en el numeral 4.2.2 del Capítulo Tercero, Título Primero de la Circular Externa 007 de 1996, se precisan las irregularidades que el revisor fiscal debe poner en conocimiento de los órganos sociales y de administración, entre ellas: “iii. Suministro de información que no se ajuste a la realidad o que no cumpla con los requisitos de calidad establecidos para el efecto. (…) v. Realización de operaciones no comprendidas en el objeto social. vi. La existencia de riesgos relevantes que no estén siendo adecuadamente gestionados por la administración de la entidad fiscalizada y que en su criterio tengan un impacto significativo para el desarrollo de su objeto social. (….)” Adicionalmente, en el numeral 4.2.6. del Capítulo y Título citados en relación con la función establecida en el numeral 6 del artículo 207 citado, se señala que “… cuando el revisor fiscal encuentre deficiencias en cuanto a las medidas tomadas por la administración para el control de los riesgos que puedan afectar materialmente el patrimonio de la entidad, debe impartir en forma oportuna las instrucciones y recomendaciones que resulten pertinentes para mejorar la efectividad y eficacia del control sobre los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos, sin que ello implique coadministración. Adicionalmente, deberá hacer seguimiento a las medidas adoptadas por parte de los administradores frente a las referidas instrucciones y recomendaciones, de lo cual se deberá dejar constancia por escrito.” De otra parte, entre las funciones del comité de auditoría señaladas en el numeral 7.7.1.2.1 del Capítulo Noveno, Título Primero de la mencionada Circular Externa 007 se encuentran las siguientes: “x. Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos, contraloría, contralor normativo u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones. (...) xii. Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.” De igual forma, el numeral 7.5.6. de la mencionada Circular 014 de 2009, contempla que el resultado y recomendaciones de mejoramiento de las evaluaciones independientes efectuadas por los auditores internos y por la revisoría fiscal, deben ser informados en sus aspectos representativos de manera inmediata, al comité de auditoría. Así las cosas, aun cuando según lo dispuesto en el numeral 7.7.1.1.1 punto xiii) corresponde a la junta directiva evaluar las recomendaciones relevantes sobre el SCI que formulen el comité de auditoría y otros órganos de control interno y externos, adoptar las medidas y hacer seguimiento a su cumplimiento, no puede perderse de vista que el comité de auditoría, tal como ya se anotó, es un órgano de apoyo a la gestión de la junta directiva que tiene a su cargo la evaluación del control interno y de su mejoramiento continuo, para lo cual resulta relevante que el mismo conozca los informes que sobre el particular presente la revisoría fiscal. 3. Precisar si una institución financiera existe límite de tiempo para que su Presidente o representante legal permanezca como encargado, mientras se designa el titular en propiedad” Al respecto es de señalar que en materia de representación legal el artículo 440 del Código de Comercio consagra que “La sociedad anónima tendrá por lo menos un representante legal, con uno o más suplentes, designados por la junta directiva para períodos determinados, quienes podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos en cualquier tiempo. (…).” (La negrilla es nuestra) Por lo tanto, si bien puede acudirse a la figura del encargo lo cierto es que la obligación de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera a la luz del artículo 74 del EOSF es la de designar un representante legal que tenga la personería de la entidad para todos los efectos legales y tome posesión del cargo para el ejercicio del mismo. En este sentido desde el punto de vista de gobierno corporativo es inadecuado el encargo indefinido del representante legal y así lo ha manifestado esta Superintendencia, en atención a los deberes y responsabilidades que asume quien desempeña un cargo de tal naturaleza, el cual demanda un apropiado conocimiento de la entidad y la permanencia en el desarrollo de las funciones que permita una dirección clara para el logro los objetivos y metas propuestas y continuidad en las actividades que se adelante para su consecución, lo cual solo se logra de una manera efectiva cuando el cargo se asume en titularidad. (…).»