UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN DIRECCIÓN DE POSTGRADO

UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
MAESTRÍA GERENCIA AVANZADA EN EDUCACIÓN
MODELOS DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
PARA UNA GESTIÓN EDUCATIVA EFICIENTE Y EFECTIVA
EN LA UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO AMBIENTALISTA
“22 DE ABRIL”
Autora: Licda. Osmary Mujica.
Tutora: MSc. Naika Andara
BÁRBULA, JULIO DE 2015
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
MAESTRÍA GERENCIA AVANZADA EN EDUCACIÓN
MODELOS DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
PARA UNA GESTIÓN EDUCATIVA EFICIENTE Y EFECTIVA
EN LA UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO AMBIENTALISTA
“22 DE ABRIL”
Trabajo Especial de Grado de Maestría, presentado ante la
Comisión Coordinadora
del Programa de Gerencia
Avanzada en Educación, Dirección de Postrado de la
Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad de
Carabobo, como requisito parcial para optar al Título de
Magister en Gerencia Avanzada.
AUTORA: Licda. Osmary Mujica
TUTORA: MSc. Naika Andara
2
BÁRBULA, JULIO DE 2015
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
MAESTRÍA GERENCIA AVANZADA EN EDUCACIÓN
VEREDICTO
Nosotros, miembros del jurado designado para la evaluación del trabajo de Grado de
Maestría titulado MODELOS DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
PARA UNA GESTIÓN EDUCATIVA EFICIENTE Y EFECTIVA EN LA
UNIDAD EDUCATIVA COLEGIO AMBIENTALISTA
“22 DE ABRIL”,
presentado por la Licenciada Osmary Mujica, titular de la cédula de identidad No. V17.026.002 para optar al título de MAGÍSTER EN GERENCIA AVANZADA EN
EDUCACIÓN, estimamos que el mismo reúne los requisitos para ser considerado
como: ___________________________________
Apellido y Nombre
Cédula de Identidad
Firma
__________________
_________________
_______________
__________________
_________________
_______________
__________________
_________________
_______________
BÁRBULA, JULIO DE 2015
DEDICATORIA
3
Me gustaría dedicar este trabajo, principalmente,
a mis padres Omar Mujica y
Magaly Torres de Mujica y a mi hermana, Osymar Mujica, quienes han sido un
enorme apoyo durante toda mi vida en cada uno de los proyectos que me he trazado.
De igual manera, darle gracias a Dios y a mi abuelo Aquilino Mujica, quien aunque
ya no está con nosotros, sé que me cuida y protege. Te quiero mucho, abuelo. Todos
los días te recuerdo.
Asimismo, le dedico este trabajo a todos mis amigos,
quienes estuvieron
apoyándome y pendientes de que todo saliera muy bien. Agradecida por su mano
amiga en los momentos que los necesitaba.
¡Gracias a todos!
Licda. Osmary C. Mujica T.
AGRADECIMIENTOS
4
A mis padres, Omar Mujica y Magaly Torres de Mujica, y a mi hermana Osymar
Mujica, por darme las fuerzas de siempre continuar y hacer lo mejor posible siempre.
A mis profesores de la Maestría en Gerencia Avanzada en Educación; por haberme
brindado todo este conocimiento que quedará conmigo.
A mi tutora y amiga Naika Andara, por la paciencia y el apoyo, así este sueño pudo
materializarse.
A mi querida amiga Yamali Escalante, por su gran apoyo en todo momento para que
este trabajo pudiese realizarse. ¡Gracias amiga de todo corazón!
A mi grupo de Maestría, Dios no pudo seleccionar mejor grupo. ¡Son los mejores!
¡Gracias por su apoyo!
Licda. Osmary C. Mujica T.
5
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
MAESTRÍA GERENCIA AVANZADA EN EDUCACIÓN
MODELOS DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAPARA UNA
GESTIÓN EDUCATIVA EFICIENTE Y EFECTIVA EN LA UNIDAD
EDUCATIVA COLEGIO AMBIENTALISTA “22 DE ABRIL”
AUTORA: Licda. Osmary Mujica
TUTORA: MSc Naika Andara
FECHA: Julio de 2015
RESUMEN
El objetivo de esta investigación fue proponer modelos de documentación
administrativa para una gestión educativa eficiente y efectiva en la Unidad Educativa
del Colegio Ambientalista “22 de Abril”, institución ubicada en el municipio
Naguanagua, estado Carabobo en la República Bolivariana de Venezuela. Se sustentó
en la teoría del Liderazgo Transformacional (Bass y Avolio, 2006). Se trata de un
estudio en la modalidad de proyecto factible, bajo un diseño de campo. La muestra
estuvo constituida por veinticuatro (24) docentes de la institución referida. Para la
fase de diagnóstico, se empleó como instrumento de recolección de datos un
cuestionario, contentivo de veinticinco (25) ítems diseñados con una escala nominal
excluyente. La confiabilidad fue de 0,81 aplicando el método de Kuder –Richardson.
Los resultados del mismo evidenciaron que la institución no cuenta con un modelo
administrativo que incluya el registro de información de las incidencias de cada
estudiante en formatos que permitan darle una solución eficaz y eficiente a cada uno
de los casos. En consecuencia, se considera que la propuesta es viable por lo que se
recomienda su aplicación en la institución.
Palabras clave: Modelos de documentación administrativa, Gestión educativa,
Teoría del Liderazgo Transformacional.
Línea de Investigación: Procesos Gerenciales en Educación
Aérea Temática de la Universidad de Carabobo: Organización de Instituciones
Educativas
Aérea Subtemática de la Universidad de Carabobo: Administración de los
Recursos Humanos
Área prioritaria de la UC: Educación
Área prioritaria de la FACE: Gerencia Educativa
6
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
MAESTRÍA GERENCIA AVANZADA EN EDUCACIÓN
MODELS OF ADMINISTRATIVE DOCUMENTATION FOR AN EFFCIENT
AND EFFECTIVE EDUCATIONAL MANAGEMENT IN THE EDUCATION
UNIT SCHOOL AMBIENTALISTA “22 DE ABRIL”
AUTHOR: Licda. Osmary Mujica
ADVISOR: MSc Naika Andara
YEAR: 2015
ABSTRACT
The objective of this research was to propose models of administrative documentation
for efficient and effective educational management in the Environmental Education
Unit School "April 22", institution located in the municipality Naguanagua, Carabobo
state in the Bolivarian Republic of Venezuela. It is based on the theory of
Transformational Leadership (Bass y Avolio, 2006). This is a study in the form of
feasible project and design field. The sample consisted of twenty-four (24) teachers of
the institution referred. For diagnostic phase was used as data collection instrument a
questionnaire, containing twenty (25) items designed with an exclusive nominal
scale. A coefficient of 0.8 was determined. The results of this showed that the
institution has an administrative model that includes recording information of the
effects of each student in formats to give an effective and efficient solution to each of
the cases. Consequently, it is considered that the proposal is viable so its application
in the institution is recommended.
Keywords: Models of Administrative Documentation, Educational Management,
Transformational Leadership Theory.
Research Line: Process Management in Education
Theme Area of Carabobo University: Organization of Educational Institutions.
Sub-theme Area of Carabobo University: Human Resources Management.
UC Priority Area: Education
Face Priority Area: Education Management
7
ÍNDICE GENERAL
pp.
ÍNDICE DE CUADROS
xiv
ÍNDICE DE TABLAS
xv
ÍNDICE DE GRÁFICOS
xvi
ÍNDICE DE FIGURAS
xvii
VEREDICTO….……………………………..………………………………
iii
DEDICATORIA….……………………………..………….….……………
iv
AGRADECIMIENTOS….……………………..…..…….….…..…………
v
RESUMEN………………………………..…………………………………
vi
ABSTRACT…………………………………………………………………
vii
INTRODUCCIÓN……..………………………..………..…………………
1
CAPÍTULO
I.EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema…………………………………………..
4
Objetivos de la Investigación…………………..……………………...
8
Objetivo General…………………………….…..…………………….
8
Objetivos Específicos. …………..…………..………..……………….
9
Justificación de la Investigación…….………….……………………..
9
II.MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación………….…………………………
Bases Conceptuales…………………………………..……………….
11
20
Documento………………….……...……..……………………….
20
Administración en las organizaciones....……..…………………..
23
Expedientes……………………..………..………………………
24
Instancia Educativa………..……………………..………………
26
Recursos Materiales………………………….…..………………
27
8
Gestión Educativa……………………………….………………
28
Organización……..…………….……..…………………………
29
Recursos Humanos………………..……..……..……………….
30
Objetivos……………….………..…………………..………….
32
Eficiencia……………………………….……………………….
33
Fundamentación teórica…………..…………………………….
34
Bases Legales…..………………...…..………………………….
47
Operacionalización de Variables…..…………..………..……….
49
III.MARCO METODOLÓGICO
Tipo de la investigación.………..….….…………………………..
50
Diseño de Investigación…………..….…………………………......
50
Población…………………………………………………………..
51
Muestra………………….…………….……………………….......
Instrumentos y Técnicas de Recolección de Datos……..…..…….
52
52
Validez…………………………………………………………….
53
Confiabilidad….…………………………………………………..
53
IV.ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Análisis de los resultados ………………….……………………….
55
Conclusiones del Diagnóstico.…………..……….…………………
73
Recomendaciones……………………………………..……............
75
V. LA PROPUESTA
Título………………………………………….……………………..
76
Presentación de la Propuesta……………………………………......
76
Objetivos…………………………………………............................
77
Visión y Misión………………………………………………….….
78
Justificación……………………………………………………..….
78
Factibilidad de la Propuesta…………………………………………
79
Factibilidad Económica…………………………………………..…
79
9
Factibilidad Humana………………………………….…………..…
79
Factibilidad Técnica………………………………..………………..
80
Diseño de la Propuesta……………………………..………………..
80
Recomendaciones………..…………………………………………...
89
REFERENCIAS…………………………………………..……………..
90
ANEXOS………………………………..…………………………………
95
ÍNDICE DE CUADROS
10
pp.
Cuadro
1
2
Operacionalización de variables
49
Relación del Coeficiente de Confiabilidad
54
ÍNDICE DE TABLAS
11
pp.
Tabla
1
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 1-2
56
2
3
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 3 al 5
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 6 al 8
58
59
4
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 9-10
61
5
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 11al 13
63
6
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 14al 16
65
7
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 17 al 19
67
8
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 20-21
69
9
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 22 al 25
71
ÍNDICE DE GRÁFICOS
pp.
Gráfico
1
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 1-2
12
56
2
3
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 3 al 5
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 6 al 8
58
60
4
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 9-10
62
5
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 11al 13
64
6
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 14al 16
66
7
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 17 al 19
68
8
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 20-21
70
9
Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 22 al 25
72
ÍNDICE DE FIGURAS
pp.
Figura
1
Compromiso
81
2
Registro de Incidencias
83
3
Alumnos con permiso para retirarse
85
4
Acta de Declaración del alumno
87
5
Acta de Repetición
88
13
INTRODUCCIÓN
La Gestión Educativa es un proceso sistemático que está dirigido a fortalecer
todas las instituciones educativas. La importancia que tiene la Gestión Educativa es
que genera cambios y aporta un valor agregado en lo que se refiere al liderazgo
transformacional, un aspecto tan importante donde es necesario un gerente que
concrete y ejecute planes en el cual se le dé dirección, una evaluación y control para
que permanezca en el tiempo y no se desvíe de la meta principal.
14
En una organización, existen diversos aspectos que permitirán tener una
Gestión Educativa exitosa como son las funciones de organización, coordinación,
dirección, reporte y presupuesto y esto ocurre cuando la institución cuenta con todos
los planes que son necesarios para llevar a cabo sus actividades tanto académicas
como administrativas. En la República Bolivariana de Venezuela, el Ministerio del
Poder Popular para la Educación tiene establecido documentos claves aunque muy
generales para el funcionamiento de cada institución educativa; sin embargo, ocurre
que estas, muchas veces, necesitan de documentos más específicos para cada unas de
las situaciones que pueden generarse.
Este es el área de acción en donde la documentación administrativa que
involucra los diferentes ámbitos institucionales y algunos de los inconvenientes que
esta presenta y que se sometió a estudio. En el caso de la presente investigación, los
problemas observados en la Unidad Educativa del Colegio Ambientalista “22 de
Abril”, institución ubicada en la Urbanización El Pinar, municipio Naguanagua del
estado Carabobo con respecto a la inexistencia absoluta de documentos
administrativos que posibiliten los registros de cada uno de los acontecimientos
administrativos fue lo que dio origen al estudio. Ejemplos de estas situaciones son
explicadas en la sección del problemas, las cuales se refieren a las evaluaciones de los
estudiantes para cumplir con el artículo 112; incidencias como faltas de los
estudiantes por problemas de conducta o situaciones que afectan su seguridad como
ocurre cuando ellos se retiran de la institución sin permiso de sus representantes y sin
informar previamente a ningún profesor, coordinador o directivo.
Como se sabe, estas y otras situaciones que día a día se dan en las instituciones
educativas requieren, por parte del personal de la institución, que queden registradas
en libro de actas o en documentos administrativos que garanticen a la institución su
cumplimiento con lo que prevén las Leyes; sin embargo, estas necesidades son las
que dan inicio a la presente investigación titulada
“Propuesta de Modelos
Administrativos para una Gestión Educativa eficiente y efectiva en la Unidad
15
Educativa del Colegio Ambientalista “22 de Abril”,. Para su comprensión, el
contenido se desarrollará en cinco (05) capítulos.
En el Capítulo I, se desglosa todo lo referido a la sección de El Problema. En
primer lugar, se desarrolla el planteamiento del problema, los objetivos, tanto el
general
como los
específicos que se plantean para la propuesta así como la
justificación de la investigación.
En el Capítulo II, se presenta el Marco Teórico, compuesto por los
antecedentes de la investigación, las teorías que la sustentan, tales como la Teoría del
Liderazgo Transformacional (Bass y Avolio, 2006), Relaciones Humanas (Ludovic,
1977) y Comunicación (Lasswell, 1920) . Se presentan, además, las bases legales que
sustentan el estudio.
En lo que respecta al Capítulo III, referente al Marco Metodológico, se
identifica y explica las razones para haber seleccionado la modalidad de Proyecto
Factible; el diseño de la investigación es de campo; se describen las características de
la población y la muestra, la cual estuvo conformada por los veinticuatro (24)
docentes que laboran en la referida institución. En la misma sección, se presenta el
instrumento de recolección de datos; contentivo de 25 preguntas.
Este cuestionario de escala nominal excluyente fue validado y su confiabilidad
fue determinada por un experto en el área y sus resultados se presentan en el Capítulo
IV, a través de gráficos y tablas para su posterior interpretación en función de cada
dimensión. En ese mismo capítulo, se presentan las conclusiones y recomendaciones.
Por último, en el capítulo V, se presenta la propuesta de los Modelos de
documentación administrativa para una Gestión Educativa eficiente y efectiva en la
Unidad educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”, la cual incluye diversas
secciones en las que se presenta su Justificación, Objetivos, Misión y Visión además
de los modelos que la integran.
16
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del problema
La historia de la administración data desde el año 1776 en referencia a dos
hechos de gran relevancia. El primero se planteó con la publicación de un libro
llamado Las Riquezas de las Naciones de Adam Smith en el cual se mencionan todas
17
las ventajas económicas que las diferentes organizaciones podrían tener en cuanto a
que cada individuo se enfocara a una parte especifica del trabajo debido a que la
división de este produciría un logro significativo, aumentando la productividad.
El segundo acontecimiento es la revolución industrial, la cual se produjo a
finales del siglo XVIII. Con esta, las máquinas marcaron el dominio de la época para
así sustituir al poderío humano. El aspecto económico produjo un mayor impacto en
las organizaciones debido a que se necesitaba que alguien manejara la administración
en lo relativo a la manufactura de los materiales y la fabricación de productos y así
cada quien podría realizar las tareas que le correspondía y hacer funcionar la
administración de dichas organizaciones.
Más cerca, Arleo (2009) plantea que la administración permite “el logro de
objetivos por medios de esfuerzos de otras personas” (p.1).
Por lo tanto, es
fundamental que en la administración se tome en consideración
el objetivo en
conjunto que tiene para un grupo de individuos una meta previamente planteada. Es
sabido que la administración tiene entre sus funciones básicas la Planificación.
A través de esta, se establecen todos los objetivos que se desean alcanzar.
Seguidamente, está la función de Organizar donde se coloca, como su palabra lo
indica, en orden, todos los elementos para así cumplir con los objetivos planteados.
La tercera función es Dirigir. Para llevarla a cabo, señala el autor citado al inicio de
este párrafo, debe existir un alto nivel de comunicación y liderazgo. Por último, está
la función de Controlar, la cual hace referencia a la evaluación hacia el personal de la
organización y donde se verifica que cada paso se ejecute a cabalidad.
Cuando se trata de una institución educativa, todas estas funciones básicas de
la administración son responsabilidad del personal directivo. Como señala Rodríguez
(2009), el personal directivo, como gerentes de las organizaciones educativas, debe
poseer una serie de cualidades que les permita canalizar y resolver las inquietudes
existentes. A su juicio, “de ello depende el éxito de su eficacia liderizadora y la
solución de los problemas que pudieran presentarse en las instituciones” (p. 12).
18
Por supuesto, esto no implica que él / ella lleve a cabo estas funciones, sino
que designe o contrate expertos en el área de administración o con experiencia en
gerencia educativa para que ponga en práctica modelos que le garantice a la
institución una gestión educativa eficiente y efectiva.
Esta persona será el/la responsable de que se cumplan tres procesos
fundamentales en la unidad educativa: planeamiento, gestión y control. El
planeamiento se plantea a todas aquellas tareas que se establecen previamente para
luego desarrollarlas. En el caso de la gestión, se toman en consideración todas las
acciones, transacciones y decisiones que una institución establece para lograr sus
metas ya preestablecidas. Finalmente, el control que se refiere a la evaluación y al
seguimiento de los resultados, en el proceso de control es donde se puede detectar
mas la existencia de errores debido a que veces se deforma lo real con lo ya
planteado.
La administración en la educación es importante debido a que la misma esta
integrada por varios elementos que involucra el proceso educativo. Por consiguiente,
no puede llevarse la administración de una institución de manera abierta sin una
planificación de por medio, ya que no permitiría que todos los aspectos tanto
económicos y de recursos humanos puedan ser orientados efectivamente.
También, las instituciones necesitan de gestores que manejen todos los
procesos administrativos de acuerdo a la ley con el fin que tanto los aspectos
pedagógicos, curriculares, financieros y humanos que están estrechamente vinculados
a cualquier organización, permita el funcionamiento del sistema educativo.
La República Bolivariana de Venezuela ha estado en la constante búsqueda de
políticas, planes, estrategias, programas en función de optimizar los diferentes
procesos educativos. Aunque existen diferentes obstáculos debidos a los cambios que
tiene el Sistema Educativo lo cual no permiten la eficiencia en el campo de la
gerencia y la supervisión escolar.
19
La UNESCO hace referencia a que la gestión educativa es la interacción de
varios aspectos que se encuentran presente en la cotidianidad de un colegio
reforzando su función de organización sistemática. En las escuelas, el director, los
docentes, estudiantes, padres y comunidad son los miembros que la integran. Estos
se relacionan y comunican para generar las condiciones necesarias para el
funcionamiento de todas las instituciones educativas.
Tal es el caso de la U.E Colegio Ambientalista “22 de Abril”, ubicada en la
Urbanización El Pinar, municipio Naguanagua del estado Carabobo en donde se
presenta la problemática en cuanto a la necesidad de modelos administrativos que
permitan una gestión educativa más eficiente y efectiva que permita llevar a cabo las
funciones administrativas ejercidas por los directivos de dicha institución.
Esta institución brinda atención en los niveles de pre-escolar, básica y media
general. Cuenta con un total de 24 docentes y tres (3) miembros del personal
directivo. Uno de ellos realiza funciones como director y dos como Coordinadores.
Asimismo, cuenta con dos especialistas en Psicología y Orientación, quienes laboran
en el Departamento de Orientación.
En la referida institución se vienen generando ciertas situaciones que se
consideran son un problema y han originado la presente investigación. En primer
lugar, se ha observado, a lo largo de tres años que ha trabajado la autora, que los
docentes y el directivo, al enfrentar un conflicto o situación irregular con los
estudiantes, no cuentan con un mecanismo administrativo (cuaderno de actas, por
ejemplo) que les permita dejar plasmado por escrito el acontecimiento. Solo se
procede a tratar el asunto entre los afectados y el directivo y/o el personal docente en
una reunión y en la conversación se llegan a acuerdos que no quedan reflejados en
forma escrita. Esto ha causado inconformidad en los docentes, principalmente en los
niveles de Educación Media, ya que al no quedar ningún registro escrito, de repetirse
el caso o situación problemática, los profesores resultan ser los más afectados ante las
quejas de los representantes.
20
Un ejemplo de estas situaciones que día a día enfrentan los docentes de la U.E
Colegio Ambientalista “22 de Abril” es el retiro de un estudiante por parte de un
tercero o por parte del mismo estudiante sin permiso de su representante o del
docente de guardia, del profesor de la asignatura, del Coordinador y/o del directivo.
Ante el reclamo del representante por esta causa, la institución queda a la deriva por
no contar con el apoyo de un procedimiento administrativo que resguarde a la
institución de cualquier demanda jurídica por este tipo de situaciones.
Otro caso se refiere a las evaluaciones. Como es sabido, el artículo 112 obliga
al docente a repetir un examen en caso de que un porcentaje de la población
estudiantil lo repruebe. La institución en la que se llevó a cabo la investigación no
lleva un registro en el que quede reflejado el número estudiantes que pasan por este
procedimiento, ni sus datos ni cuáles fueron las notas obtenidas en los dos momentos
de manera que se pueda dar fe del cumplimiento de dicho artículo.
Finalmente, existe otro caso a destacar en el cual se redactan en un libro de
actas todos los incidentes que ocurre en la institución, específicamente en los niveles
de Educación Básica y Media como por ejemplo las citaciones, reuniones con
representantes, incidentes con algún estudiante, consejos de profesores, entres otros
tipos de registros y todo esto se realiza en el mismo libro y en una misma secuencia.
Por supuesto, el problema no es el registro como tal, sino la búsqueda de
información cuando esta es necesaria. En presencia de la investigadora, ocurrió una
situación en que era necesario ubicar un acta realizada por problemas de conducta de
dos estudiantes. Para tratar de obtenerla, fue necesario revisar hoja tras hoja del libro
de actas para proceder a tomar de ella la información necesaria para elaborar un
informe que se debía entregar al ente competente. Por supuesto, esto no solo tomó
mucho tiempo, sino que no fue posible dar respuesta inmediata a las situaciones que
venían presentando estos estudiantes, ya que el proceso administrativo no fue de fácil
manejo.
21
Estas situaciones que en este apartado se han descrito fueron las que dieron
origen a esta investigación, la cual busca dar respuesta a las siguientes interrogantes:
Interrogante de la Investigación:
¿Cuáles modelos de documentación administrativa se pueden diseñar para una
gestión educativa eficiente y efectiva en la Unidad Educativa Colegio Ambientalista
“22 de Abril”?
Objetivos
Objetivo General
Proponer modelos de documentación administrativa para una gestión
educativa eficiente y efectiva en la Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de
Abril”.
Objetivos Específicos
•
Diagnosticar la necesidad de proponer modelos de documentación
administrativa para una gestión educativa eficiente y efectiva en la Unidad Educativa
Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
22
•
Establecer la factibilidad de la aplicación de la propuesta a través de
los distintos tipos de factibilidad.
•
Diseñar los modelos de documentación administrativa para una
gestión educativa eficiente y efectiva en la Unidad Educativa Colegio Ambientalista
“22 de Abril”.
Justificación de la investigación
El rol del docente no es solo la de facilitar conocimientos en el aula, sino que,
como parte de su trabajo administrativo, se hace necesario que este desarrolle
habilidades que le permitan convertirse en un gerente. Para llevar a cabo esta gestión,
necesita dar respuestas a las distintas situaciones que suelen presentarse en las
instituciones con los estudiantes y que van desde el ausentismo estudiantil hasta las
causas que afectan su rendimiento académico. Parte de la respuesta que debe dar el
docente es saber cómo registrar estas situaciones. Sin embargo, el problema es que
muchas veces el facilitador desconoce los modelos existentes para registrar las
distintas situaciones.
Esta investigación se realizó con el propósito de proponer el diseño de nuevos
modelos de documentación administrativas que permitan a los directivos de las demás
instituciones funcionar de manera idónea en cuanto a documentos se refiere en lo
referente al registro de diversas situaciones propia dentro de una institución
educativa. Por su parte, el aspecto educativo es uno de los ámbitos que requiere de
mucha planificación, organización, dirección y evaluación para que todos los
aspectos que constituyen la Gestión Educativa se cumplan a cabalidad.
En tal sentido, es de gran relevancia comprender que los modelos están
orientados a solucionar los diversos problemas que presenta la Unidad Educativa
23
Colegio Ambientalista “22 de Abril”, ubicada en el municipio Naguanagua;
urbanización El Pinar, Valencia, Edo Carabobo para una eficiente y efectiva gestión
educativa con el interés de generar soluciones que beneficiarán a dicha institución, a
los directivos, coordinadores, docentes y a los estudiantes.
Además, dicha investigación tendrá un gran impacto no solo para los docentes
y personal directivo, representantes y alumnos, sino también para otras instituciones
que puedan estar atravesando por las mismas situaciones problemáticas y a través de
esta propuesta puedan ver el cambio en la organización de su institución, ya que se
busca la agilidad en cuanto a los registros que se realizan diariamente sobre diversas
situaciones que ocurren dentro de la institución. Asimismo, se trata de que todos los
miembros que integran la ya mencionada institución se sientan bien, a la hora de que
cada anotación sobre algún tipo de incidencia esté debidamente registrada y además
señalada en el documento que le corresponda administrativamente.
El aporte social de este trabajo es que el mismo podrá ser empleado como
referente para llevar a cabo investigaciones sobre el tema de liderazgo y
especialmente servirá de guía para aquellos noveles investigadores que necesiten ser
orientados en el diseño de propuesta innovadoras que faciliten la labor del docente
como gerente de aula.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
24
Antecedentes de la Investigación
Arias (2006) define la sección de los antecedentes como aquella sección que
“refleja los avances y el estado actual del conocimiento en un área determinada y
sirven de modelo o ejemplo para futuras investigaciones” (p.14). Es importante
señalar investigaciones adicionales para que exista una base sólida entre los
antecedentes a ejemplificar y la investigación en curso para que quede sustentada,
señala el autor. Partiendo de sus ideas, a continuación se reseñan los aspectos más
importantes de estos estudios.
Entre los estudios internacionales, se encuentra una investigación realizada en
Perú, por Rojas (2013), titulada La Gestión Educativa y el Desempeño Docente de
la Institución educativa Innova School y Ate-2013.Esta tuvo como objetivo conocer la
relación que existe entre la gestión Educativa y el Desempeño Docente de la
institución educativa Innova School y Ate-2013. La presente tesis adoptó un enfoque
cuantitativo de carácter descriptivo – correlacional. Por el diseño, la investigación es
no experimental, ya que se basó en las observaciones de los hechos en estado natural
sin la intervención o manipulación del investigador. La técnica utilizada fue la
encuesta y el instrumento empleado fue un cuestionario aplicado a docentes para
indagar sobre su opinión acerca de la relación que existe entre la Gestión Educativa y
el Desempeño Docente en su centro de labores. El nivel de confiabilidad que obtuvo
aplicando la prueba de Alfa de Cron Bach fue de 0.818 para la variable Gestión
Educativa
0.713
para
la
variable
Desempeño Docente, indicando una alta confiabilidad del instrumento. La conclusión
arrojó que no existe una relación significativa entre la Gestión Educativa y el
Desempeño Docente de la institución educativa Innova School, Sedes Chorrillos y
Ate – 2013.
25
El aporte que ofrece esta investigación a la presente se refiere al instrumento
y a la técnica utilizada, ya que se partió de la revisión de algunos ítems existentes en
el modelo que empleó Rojas (2013) para elaborar el instrumento que sirvió al
diagnóstico en la Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
En segundo lugar, se reseñó la investigación realizada en Manizales, Colombia
por Ramírez (2012), cuyo título es La gestión educativa (GE) en la educación básica
y media oficial de Manizales: un análisis desde las teorías administrativas y
organizacionales. La autora se planteó como objetivo
proponer una serie de
lineamientos a partir de las Teorías Organizacionales y Administrativas aplicadas en
el campo de la Administración a las Instituciones de Educación básica y media oficial
del Municipio de Manizales para el mejoramiento de la calidad de la educación y para
el aprovechamiento óptimo de los diferentes recursos tangibles e intangibles
presentes en algunas Instituciones Educativas.
A partir de esta investigación, cobra importancia la GE educativa, ya que la
misma se convierte en el puente entre las diferentes teorías Organizacionales y
Administrativas aplicadas al campo educativo y a la calidad de la educación para
efectos del análisis. Se sustentó teóricamente en tres perspectivas administrativas, las
cuales fueron: la perspectiva clásica, la perspectiva estratégica y la perspectiva
humanista.
Como instrumentos, se emplearon once (11) entrevistas semi estructuradas.
La muestra estuvo conformada por los directivos docentes de las
instituciones
educativas del Municipio de Manizales. Además se encuestaron a 327 profesores en
33 Colegios de la ciudad de Manizales.
Los resultados obtenidos de las entrevistas y de los análisis de los Proyectos
fueron interpretados en el programa Atlas ti y los resultados de las encuestas
aplicadas a los profesores se analizaron en SPSS. Los datos relacionados con el
número de Colegios, sus Directivos, la ubicación de los mismos y los datos de
26
contacto fueron suministrados por la Secretaría de Educación del municipio de
Manizales.
Una de las interrogantes que se buscó responder fue ¿Cuáles son los
lineamientos que desde las teorías organizacionales y administrativas se deben
proponer para el mejoramiento de la calidad de la educación básica y media oficial
del Municipio de Manizales?
Al respecto, los hallazgos evidenciaron la necesidad de que los Directivos y
Docentes en Gestión y Políticas Estatales educativas se formen en GE, ya que esto
permitirá contribuir con el fortalecimiento del capital Intelectual, el liderazgo y la
orientación de la IE.
De allí la importancia que tiene este trabajo para la investigación por cuanto
las propuestas que se planteó la autora sirvieron de sustento para este estudio en el
sentido de que los modelos diseñados cumplieron con los elementos teóricos como
son las teorías de la comunicación y del liderazgo.
Estos dos estudios internacionales evidencian la necesidad de diseñar y
proponer modelos administrativos que permitan mejorar la Gestión Administrativa en
las Instituciones Educativas. Ahora, se reseñan los estudios en la República
Bolivariana de Venezuela que versan sobre esta temática y que confirman estos
hallazgos.
A nivel nacional, se cita en primer lugar, el estudio efectuado por García
(2009), titulado Estrategias Gerenciales Dirigidas al Director Educativo para el
Impulso del Modelo Educativo de los Liceos Bolivarianos en el Municipio Escolar
Nº 10.2 Naguanagua, del Estado Carabobo. Este tuvo como finalidad proponer
estrategias gerenciales dirigidas al Director Educativo para el impulso del Modelo
Educativo de los Liceos Bolivarianos en el Municipio Escolar 10.2 Naguanagua del
27
Estado Carabobo. La investigación estuvo fundamentada en las teorías del liderazgo,
las teorías de la motivación, las teorías de la administración y los elementos teóricos
del nuevo modelo educativo bolivariano, entre otros. Se desarrolló bajo la modalidad
de un proyecto factible con un diseño de campo para el efecto del diagnóstico y un
diseño documental para registrar el análisis y la interpretación de las bases teóricas y
legales.
La población estuvo conformada por 137 docentes y la muestra fue de 41
docentes, lo cual representó el 30 por ciento de la población total. Se utilizó como
técnica de recolección de datos la encuesta. El instrumento elaborado fue el
cuestionario, el cual fue sometido a juicio de expertos para su validación.
Posteriormente, se verificó su confiabilidad y se calculó el coeficiente de
confiabilidad, aplicando la fórmula alfa de Cronbach antes de su aplicación.
Los datos que se obtuvieron a través del instrumento se tabularon en forma
manual y los ítems fueron analizados mediante la determinación de frecuencias
absolutas y porcentajes. Estos fueron representados mediante tablas y gráficos. Los
resultados permitieron determinar cuáles fueron las estrategias gerenciales
instrumentadas por los directores del municipio escolar 10.2; evaluar si era factible
diseñar una propuesta de estrategias gerenciales y cómo el diseño de estrategias
gerenciales dirigidas a los directores contribuye al impulso del modelo educativo del
liceo bolivariano en el país.
El valor de esta investigación para el presente estudio reside en que no solo es
un referente teórico y metodológico importante, sino que la misma plantea
la
necesidad de desarrollar la teoría de la administración como aspecto relevante para la
investigación en curso y demuestra que la propuesta de modelos administrativos en
instituciones en el área de la educación permite mejorar la gestión administrativa en
las organizaciones escolares por lo que se recomienda su implementación y confirma
la factibilidad.
28
Una segunda investigación a reseñar fue realizada por Rendón (2011),
denominada Sistema Administrativo de Gestión de Documentos para la Gerencia de
manejo de documentos (GMD) de PDVSA exploración y producción división Oriente
bajo plataforma de software libre. El objetivo principal de este Trabajo de Grado fue
desarrollar un sistema administrativo para la gestión de documentos para la GMD de
PDVSA, sección Exploración y Producción, División Oriente bajo la plataforma de
Software Libre. El mismo surgió para dar respuesta a la problemática que venía
presentando dicha gerencia con respecto al cumplimiento satisfactorio de todos sus
procesos. Como solución a esta situación, se propuso el desarrollo de un sistema que
solventara los inconvenientes que presenta la GMD para manipular la cantidad de
información de las operaciones que se realizan diariamente. En dicho trabajo se
aplicó la metodología de Proceso Unificado de Rational bajo el modelo del Lenguaje
Modelado Unifica, el cual aportó un aspecto gráfico para el estudio de los resultados
y permitió visualizar de manera óptima las soluciones más eficaces en el desarrollo de
esta aplicación. Se realizaron análisis y determinación de los requerimientos del
sistema a través del cual se levantó la información necesaria para determinar los
requerimientos de los procesos involucrados. Igualmente, se diseñaron las interfaces
de la aplicación y se obtuvo una versión beta operativa inicial del sistema. Se
enmarcó como proyecto factible, sustentado en la investigación documental y de
campo. La muestra estuvo representada por el personal que labora en la gerencia y las
organizaciones pertenecientes a la empresa. Dentro de las técnicas de recolección de
datos que se utilizaron se encuentran la observación directa y la entrevista no
estructurada.
Un tercer estudio que sirvió de referencia a esta investigación fue el de
Sánchez (2011), quien efectuó un estudio llamado La Gestión de Documentos como
estrategia de innovación empresarial. El objetivo fue diseñar una estrategia de
innovación empresarial en la consolidación de un modelo de Sistema de gestión de
Documentos y Archivos (SIGEDA) para la Facultad de Ciencias de la Universidad
29
Central de Venezuela (UCV). Se presentó como un trabajo de investigación
descriptivo bajo la modalidad de proyecto factible, basado en un diseño documental y
de campo. Se consideró a toda la población de la Universidad Central de Venezuela,
seleccionado como muestra aquellos funcionarios que tenían relación directa con el
establecimiento de políticas y estrategias de mejora institucional. Como técnica de
recolección de datos, se elaboraron varios cuestionarios. Algunos de ellos fueron
aplicados a través de entrevistas a funcionarios claves. Otros fueron utilizados
mediante
la observación directa. En cuanto a
los resultados,
se llegó a la
proposición de una serie de estrategias a fin de gestionar los documentos en la
Facultad de Ciencias de la UCV para que sean incluidas en las estrategias generales
de gestión de esta facultad. Las estrategias a proponer fueron desarrolladas en el
marco de la aplicación de la norma ISO 15489 de gestión de documentos en la
Facultad de Ciencias de la UCV, orientadas hacia la consolidación de un Sistema de
Gestión de Documentos y Archivos (SIGEDA). Estas estuvieron basadas en la
aplicación de los cuestionarios y a partir de los resultados obtenidos, se incluyeron
recomendaciones para el establecimiento de la estructura normativa, operacional y
funcional del sistema, apoyadas en la propuesta de diecinueve (19) políticas de
gestión de documentos, la adquisición de un gestor de documentos, el diseño de un
Catálogo de Procesos y de Tipologías Documentales Normalizadas, el diseño de
lineamientos y herramientas para el tratamiento de los documentos, tales como el
Cuadro de Clasificación Funcional Unificado, las Tablas de Retención Documental,
así como otras referidas a la unificación de la imagen institucional, el mejoramiento y
actualización del sitio web de la Facultad de Ciencias.
Esta investigación es un referente importante para el estudio en curso, ya que
los instrumentos elaborados constituyeron un modelo a seguir por cuanto los mismos
fueron incluidos en el trabajo. De igual forma, se presentan cada uno de los
documentos propuestos por lo que evidentemente es un trabajo de gran valor para el
estudio realizado.
30
En otra investigación asociada a la temática,
Figuera (2012) realiza una
Propuesta de un modelo de Gestión de Recursos Humanos para potenciar el
comportamiento organizacional en la Unidad Educativa “Batalla de Vigirima II.
Tuvo como objetivo proponer un Modelo de Gestión de Recursos Humanos para
potenciar el comportamiento Organizacional en la Unidad Educativa “Batalla de
Vigirima II”, ubicada en Valencia, Estado Carabobo. Con respecto a esta
investigación, la misma se orienta dentro de la modalidad de proyecto factible. La
investigación se presenta como una investigación de campo; no experimental en la
fase diagnóstica.
La población estuvo conformada por veinticinco docentes que laboran en la
Unidad Educativa “Batalla de Vigirima II”. Para el caso de este estudio la muestra
estuvo representada por los mismos sujetos que pertenecen a la población. En cuanto
a la gestión de los recursos humanos existentes en la Unidad Educativa “Batalla de
Vigirima II”, en particular el personal docente. El director no aplica los procesos de
planificación, reclutamiento, selección y evaluación de acuerdo a los parámetros
metodológicos de estos. Por lo tanto estos recursos humanos carecen de una gestión
eficaz. Finalmente, aporta todo lo referente a la propuesta de modelos de gestión
teniendo relevancia dicho factor en la investigación en curso.
Una quinta investigación fue realizada por Medina (2012), quien presenta un
Modelo de Gestión Académica basado en el desempeño docente y su relación con el
rendimiento académico en Institutos de Educación Superior. La finalidad de esta
investigación fue proponer un modelo de gestión académica basado en la medición y
análisis de los resultados del desempeño docente y su relación con el rendimiento
académico en IES, caso de estudio ERCSA. La investigación fue de tipo descriptiva
longitudinal retrospectiva y cuali-cuantitativa, diseño documental y de campo.
31
Las poblaciones objeto de estudio fueron tres: (a) las asignaturas de las
carreras de Extensión (muestra intencional seleccionándose las asignaturas con más
del 70% de aplazados), (b) los 21 docentes que dictan las asignaturas en estudio y (c)
los alumnos inscritos en las asignaturas seleccionadas. La muestra de 324 alumnos
fue probabilística aleatoria simple estratificada. La información estadística sobre los
alumnos aprobados, retirados y aplazados fue suministrada por el DACE. Se
realizaron entrevistas estructuradas a los docentes basadas en el Baremo para la
evaluación de credenciales de la UDO y así evaluar su perfil. Se aplicó a los
estudiantes el cuestionario de opinión estudiantil de CREDIUDO para evaluar el
desempeño docente.
Se obtuvo un diagnóstico de la Extensión a través de una matriz FODA,
permitiendo la elaboración de estrategias y la determinación de objetivos estratégicos
que apoyaron la elaboración del modelo de gestión académica propuesto. Este
modelo es una construcción teórica que pretende representar la realidad, que busca
una mejora continua del personal docente y sus efectos sobre el rendimiento
académico estudiantil. Además, busca controlar, evaluar y hacer seguimiento a las
actividades que involucra al personal docente y a los estudiantes a través del uso de
indicadores. Por lo cual, este estudio contribuye como aporte al actual debido a
diferentes aspectos en cuento al objetivo, el diagnóstico y el uso de la técnica del
cuestionario.
Una sexta investigación, es titulada Evaluación de la Gestión Educativa en
función de los Procesos gerenciales a nivel de Educación Superior en el Politécnico
Santiago Mariño, Extension Valencia. Este estudio, realizado por Pérez (2012),
tuvo como propósito
evaluar la Gestión Educativa en función de los procesos
gerenciales a nivel de Educación Superior en el Politécnico Santiago Mariño,
Extensión Valencia. Estuvo enmarcada dentro de la Línea de Investigación Procesos
Gerenciales y se abordó bajo una investigación descriptiva evaluativa de campo con
carácter exploratorio con datos reales aportados por cada docente y directivo,
32
referentes a la gestión educativa que se lleva a cabo dentro de la institución en
estudio.
La población objeto de estudio estuvo constituida por 190 docentes y 18
directivos, siendo una muestra estratificada no probabilística, tomando el 30% del
total de cada grupo. La información se recolectó a través de un cuestionario
estructurado por 30 preguntas cerradas dicotómicas. Este cuestionario lo conformaron
ítems que representan los indicadores establecidos en el cuadro técnico metodológico
de la investigación. El mismo fue sometido a validación a través del juicio de
expertos. La confiabilidad del instrumento fue medida a través de una prueba piloto,
con el empleo del coeficiente de Kuder y Richardson, resultando altamente confiable
KR20 de 0.88.
El análisis de los resultados se hizo de tipo descriptiva y porcentual,
evidenciándose debilidades que afectan la calidad de la enseñanza así como la
necesidad de solventar discrepancias para planificar, organizar, dirigir y controlar
considerando la misión y visión del Politécnico, fundamentados en las teorías
humanísticas de Mayo, Mooney, Honey, Maslow y McGregor que subyacen en la
gestión educativa gerencial para lograr un mejor desempeño, motivación y logro
hacia la calidad del éxito de enseñanza aprendizaje. La mencionada investigación
guarda relación con la presente en cuanto al estudio de la variable gestión educativa y
a los instrumentos que se recolectan en la misma. En tal sentido, este estudio
contribuye con la investigación en curso a lo relacionado al instrumento y técnica
usada.
Todos estos antecedentes reseñados representan un marco de referencia
importante, ya que a partir de ellos fue posible elaborar el instrumento para poder
determinar en qué situación inicial se encontraba la institución Unidad Educativa
Colegio Ambientalista “22 de Abril” con respecto a la existencia o no de documentos
de índole administrativa que permitieran conocer el nivel de eficiencia de gestión
33
educativa de la misma. A partir de los resultados del diagnóstico, cuyos hallazgos se
presentarán en la sección correspondiente a los resultados, se vislumbra que la
institución no contaba, para el momento en que se aplicó el cuestionario, de ningún
documento que sirviera de apoyo para registrar los incidentes, acontecimientos y
situaciones que día a día se presentan con los estudiantes. En este sentido, el personal
docente, coordinadores y el directivo quedan expuestos ante los entes respectivos y
ante los representantes por no poder asumir su responsabilidad con respecto a los
diferentes casos que se presentan en la institución. En consecuencia, se requiere que
la propuesta se ponga en práctica lo más pronto posible por lo que la misma es
factible y viable.
Bases Conceptuales
Documento
De acuerdo a Sosa (2014), la actividad administrativa genera una multitud de
actos que deben ser registrados, conservados y comunicados. Asimismo, el
documento registra los actos administrativos y es el medio de expresión lingüística
que esta utiliza para formalizar la gestión de los asuntos públicos y privados. De ahí
se derivan sus 2 funciones principales, señala el autor:
a) Constancia: Esta función esencial del documento comprende varios aspectos:
•
Asegurar la pervivencia y la conservación de los actos administrativos como
prueba de su existencia.
•
Acreditar sus efectos: los derechos y deberes de los ciudadanos y de la
Administración.
•
Atestiguar y justificar la gestión administrativa.
34
b) Comunicación: Los documentos sirven de voz de la Administración para
comunicar y dar a conocer sus actos tanto a ciudadano como otros organismos
públicos.
Para Sosa (2014),
varias son las características que determinan la condición
administrativa del documento, tales como:
a)
Emisión: Un documento es administrativo siempre que su emisor sea un
órgano administrativo que actualmente esté en el ejercicio de sus funciones y
competencias.
b)
Efectos: El documento siempre produce efectos jurídicos o informativos
frente a terceros o en la propia organización administrativa. Quedan afuera de la
condición de documentos administrativos aquellos documentos que, como resúmenes,
extractos, índices o anotaciones, no están destinados a producir efecto alguno.
c)
Validez: Para que su emisión sea válida, el documento debe cumplir uso
requisitos internos derivados del acto que contienen como son la competencia para
adoptarlos y su sometimiento al ordenamiento público y, en especial, al derecho
administrativo.
d)
Validez y nuevas tecnologías: Mientras ha predominado el soporte en papel,
la manera de formalizar el documento, es decir, de darle autenticidad, ha sido la firma
manuscrita junto con los sellos del organismo emisor.
Sosa (2014) agrega que existen, además, los siguientes requisitos:
• Autenticidad: Consiste en asegurar la vinculación entre a identidad del órgano
emisor y el acto dictado.
35
• Confidencialidad: Para el empleo de documentos basados en las nuevas
tecnologías deben adoptarse medidas de seguridad para evitar que el contenido
del documento pueda ser interceptado por personas ajenas a sus interesados.
• Integridad: El medio utilizado no debe permitir la manipulación o alteración
del acto administrativo dictado.
Lo esencial de cualquier documento en su contenido y la claridad con que se
expone, señala Sosa (2014) pero la manera de presentarlo también influirá en la
facilidad con que se puede leer. La estructura de un documento administrativo consta
de:
a)
Encabezamiento: El encabezamiento exige que en todos los documentos que
deban ser formalizados, incluidos los de trámites, cuyos destinatarios sean los
ciudadanos, figure un encabezamiento en que conste, al menos, el título y el número
clave de identificación del expediente.
b)
Cuerpo: Es la parte reservada al contenido específico de cada documento.
c)
Pie: el final del documento es el espacio reservado a la identificación oficial y
personal del emisor y a las circunstancias de tiempo y lugar, si no se ha presentado en
el encabezamiento.
En el caso de los documentos que han sido diseñados a manera de formato o modelos,
se tomaron en cuenta estos tres pasos que propone Sosa (2014) a nivel estructura. Si
el lector se dirige al capítulo V donde está la propuesta, podrá observar que todos los
modelos consideraron en el encabezado los datos de la institución además del
logotipo. Por otra parte, se observa con claridad el cuerpo del modelo y las
diferencias entre cada uno y los elementos que se han considerado para el pie del
documento.
36
Administración en las Organizaciones
Según Bárcenas (2009), la administración “es el proceso de diseñar y
mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos” (p.3).
Por su parte, se debe considerar lo
siguiente:
• La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.
• Se aplica en todos los niveles organizacionales.
• La intención de todos los administradores es cumplir con los objetivos establecidos.
Las cinco funciones básicas de la administración, sostiene Bárcenas (2009),
son:
•
Planeación.
•
Organización
•
Integración de Personal
•
Dirección y
•
Control
De acuerdo a estas cinco funciones pueden establecerse los conocimientos que
se hallan en base a las mismas. Es por ello que los Conceptos, Principios, Teorías y
Técnicas de la administración se agrupan en estas cinco funciones.
Existen ciertos fundamentos que forman parte de la importancia de la
planeación, señala Bárcenas (2009). Estos son:
37
•
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización
racional de recursos
•
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles
de la empresa.
•
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten,
con mayores garantías de éxito.
•
Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
•
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a
través de las cuales operará la empresa.
En
el
ámbito
administrativo,
sostiene
Bárcenas
(2009),
existen
Administradores que no pueden desempeñar correctamente sus funciones tareas si no
entienden y se muestran sensibles a los muchos elementos del ambiente externo
como:
•
Factores Económicos
•
Factores Tecnológicos
•
Factores Sociales
•
Factores Políticos
La administración en las organizaciones es fundamental al momento de
diseñar modelos para las instituciones educativas, ya que hay que considerar los
cuatro factores anteriores, especialmente los tres primeros. Desde un punto de vista
económico, se propone tener un modelo digitalizado y así integrar el segundo renglón
para imprimir solo el formato que se necesite y en el momento que sea necesario. Por
otra parte, los factores sociales y políticos incidirán en el diseño del modelo, aspectos
que son regulados por el Estado.
Expedientes
38
La amplia cantidad de documentos que forman parte del los archivos públicos
son los expedientes. Según García (2010), se entiende por expediente administrativo
“al conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de fundamento y
antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas
a ejecutarla” (p.1). Además, el expediente administrativo está formado por la
agregación sucesiva de documentos, solicitudes, dictámenes, informes, pruebas,
diligencias y resoluciones. Es importante destacar cada una de las tareas en la que los
expedientes forman parte en un archivo de oficina, también llamado archivo de
gestión, como lo son:
•
Formar los expedientes, manteniendo unidos, dentro de una carpetilla, todos
los documentos relativos al mismo asunto, ordenados cronológicamente, de
acuerdo con la tramitación del procedimiento al que corresponda.
•
Clasificar o agrupar los expedientes que corresponden a la misma actividad y
separarlos claramente de los demás. Estas agrupaciones de expediente se van
a denominar series documentales.
Asimismo, señala García (2010), el archivo central se encarga en establecer a
priori una clasificación de los expedientes producidos en una oficina, cada clase de
expediente se llama serie documental. En tal sentido, se trata de un cuadro de
clasificación de documentos equivalente a un catálogo de procedimientos
administrativos donde se ordenan los expedientes. Una vez clasificados en series, se
diseña un cuadro y se clasifican los expedientes que produce una oficina Estos deben
ser ordenados por series. Identificada la serie a la que pertenece el expediente, hay
que ordenar todos los expedientes clasificados de la misma manera. Dentro de cada
serie hay que elegir un criterio de ordenación, que debe ser el más adecuado para el
funcionamiento ordinario de la oficina; el criterio puede ser, alfabético o cronológico.
39
Esta organización forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa.
Además, cada servicio, o unidad administrativa ha de mantener un archivo de oficina
debidamente organizado mediante la formación de expedientes y series documentales
de acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo Central, afirma García
(2010).
Instancia Educativa
Uzcategui (2012) indica que el consejo comunal “es la instancia ejecutiva
para la toma de decisiones dentro de las instituciones educativas” (p.1). Además,
señala que el objetivo, las funciones y la vigencia de los consejos educativos son
considerados como instancias.
En cuanto al objetivo, este consiste en garantizar el desarrollo y defensa de la
educación para todos, gratuita, liberadora y libertadora, sin discriminación; impulsar
la formación integral garantizando la convivencia colectiva, entre otras.
Las funciones de los Consejos Educativos, sostiene García (2010), son:
•
servir de articulador interinstitucional, elaborar acuerdos de convivencia
escolar, aplicar contraloría en aspectos curriculares y administrativos del
plantel, desarrollar acciones para el mantenimiento de la planta física y
elaborar planes y estrategias de carácter pedagógico.
•
democratizar la gestión escolar con base en el modelo de democracia
participativa, sustituyendo a la figura de la comunidad educativa. Debe
presentar informes en la asamblea escolar sobre resultados de la gestión
escolar.
40
•
participar en el diseño de estrategias a partir del Proyecto Educativo Integral
Comunitario (PEIC) en correspondencia con los Proyectos de Aprendizaje
(PA).
•
fortalecer la gestión escolar.
•
coordinar acciones que contribuyan con la formación de conciencia.
•
elaborar y ejecutar acuerdos de convivencia escolar y comunitaria para
promover la cultura de paz.
•
aplicar contraloría social a los aspectos curriculares y administrativos.
•
generar mecanismos de relación con los entes gubernamentales.
•
impulsar la materialización de planes, proyectos.
•
presentar trimestralmente el informe de avance y resultados de la gestión
escolar ante la Asamblea Escolar.
Recursos Materiales
De acuerdo con Galindez (2009), los recursos materiales son considerados al
mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario
se encuentran los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para
teléfonos, archivadores, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros. Además, existen
equipos como el teléfono, fax, computadoras, televisores.
Otros elementos necesarios en una oficina son:
•
una impresora láser es necesaria si se tiene que imprimir documentos con una
buena calidad. Se puede adquirir cartuchos blanco y negro o color, lo cual
41
dependerá de lo que se quiera. Si lo que se necesita es imprimir gráficos,
fotografías o presentaciones, lo recomendable es que sea la de color.
•
una máquina fax es algo de gran utilidad en una oficina. Asimismo, existe la
opción de obtener un servicio de fax online.
•
un reproductor y quemador CD/DVD son importantes por diferentes razones,
donde uno de los más importantes es hacer un backup (respaldo) de forma
regular de todo el trabajo.
Según Novelle (2012), el objetivo de los recursos
es buscar los
procedimientos que permitan controlar el flujo documental de la empresa desde que
se inicia hasta que finaliza. Esto es fundamental para satisfacer las necesidades de
información y uso de los documentos.
Gestión Educativa
De acuerdo a Educando (2009), la Gestión Educativa es un proceso orientado
al “fortalecimiento de los Proyectos Educativos de las instituciones, que ayuda a
mantener la autonomía institucional en el marco de las políticas públicas y que
enriquece los procesos pedagógicos con el fin de responder a las necesidades
educativas locales, regionales” (p.1).
La Gestión Educativa se compone de cuatro dimensiones: la directiva, la
pedagógica y didáctica, la administrativa, y la socio - humanística o comunitaria,
cuyo principio base es la participación de manera colectiva, para lograr involucrar,
concientizar y por lo tanto consensuar, y así alcanzar los resultados planeados y
deseados.
42
Asimismo, cada una
desarrolla una misión específica en la organización
educativa, pero todas ellas están en permanente interacción al establecer relaciones y
vínculos entre sus propios procesos y componentes, y con los de otras áreas,
articulándose de manera compleja. A continuación, se detallan cada una según la
visión que ofrece Educando (2009).
-
Directiva: trata acerca de clima organizacional, mecanismo de comunicación,
gobierno escolar, seguimi8neto y evaluación.
-
Académica- pedagógica: Prácticas pedagógicas, gestión de aula, diseño
pedagógico, seguimiento académico.
-
Administrativa- Financiera: Apoyo financiero, apoyo a la gestión académica,
administración
de
recursos
físicos,
servicios
complementarios
y
administración de la planta física.
-
Comunidad y Convivencia: prevención, permanencia e inclusión, proyección
a la comunidad.
En lo relativo a la Gestión Educativa, se debe considerar a un protagonista
primordial como es el gerente o líder educativo en una institución y como este puede
lograr dirigir y llevar a cabo sus proyectos con una visión futurista. Asimismo,
existen ciertos atributos que deben formar parte del mismo.
La Gestión Educativa consiste, de acuerdo con el autor en:
•
Presentar un perfil integral, coherente y unificado de decisiones.
•
Definir los objetivos institucionales, las propuestas de acción y las prioridades
en la administración de recursos.
43
•
Definir acciones para extraer ventajas a futuro; se consideran tanto las
oportunidades y amenazas del medio en el que está inserta, como los logros y
problemas de la misma organización.
•
Comprometer a todos los actores institucionales.
•
Definir el tipo de servicio educativo que se ofrece.
Organización
Con respecto a esta categoría, Oca (2011) argumenta que en las empresas
públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en
forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos
documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal
que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser
localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que
en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la
empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una
empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza
con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos
(Oca 2011).
La clasificación se considera también como la distribución de documentos
escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden específico de
acuerdo a sus características, a juicio de Oca (2011):
- Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación
por términos semejantes y para su posterior localización
- Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
44
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que
mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que
permita mayor fluidez y garantía de información y control.
Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:
- Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas y
archivos, empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para carpetas y
archivadores.
- Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar
dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran
deterioro.
Recursos Humanos
De acuerdo a Maduro (2009), ser gerente de una institución escolar, exige
desarrollar y manifestar una serie de competencias que faciliten el desempeño óptimo
de sus funciones académicas y gerenciales, para la consecución de los objetivos y
metas propuestas.
Según Moreno (2013), el perfil del gerente alude a los atributos, rasgos,
peculiaridades o características de una persona / profesional. Algunos de estos
rasgos, que son usualmente aplicables a los gerentes educativos de nuestros días. Se
plantean doce ideas que deben considerarse en un gerente:
- Liderazgo comprobado en educación.
- Manejo de idiomas, más allá de la lengua materna
- Visión de un mundo global, pleno de diferencias culturales, étnicas, espirituales...
- Extenso manejo de las tecnologías contemporáneas
- Capacidad para planear, organizar, ejecutar y evaluar con éxito
- Capacidad para organizar diversidad de equipos de trabajo, supervisarlos y
45
conducirlos al triunfo
- Iniciativa, imaginación y creatividad sin barreras
- Capacidad para conducir reuniones y sesiones de trabajo y lograr los objetivos de
éstas
- Disfrutar de buena salud
- Comprometido con causas sociales y culturales
- Conectado con corporaciones y redes educativas nacionales e internacionales
- Capacidad para plantear soluciones, negociarlas, establecer alianzas, cumplirlas y
hacerlas cumplir (Moreno, 2013).
Un buen gerente requiere tener los conocimientos y habilidades para liderar,
dirigir, gestionar recursos, no sólo administrativos y de infraestructura, sino también
debe poseer competencias específicas que le posibiliten diseñar y ejecutar los
proyectos educativos, así como contribuir con el desarrollo del personal que labora en
la institución.
Para lograrlo, el director debe demostrar con la práctica que posee las
competencias adecuadas para desempeñar sus funciones gerenciales con la mayor
eficiencia y efectividad y sobre todo con calidad. Estas competencias deben estar
íntimamente relacionadas con las capacidades, que como director tiene para incidir
en la acción que realizan los docentes, tanto en su práctica pedagógica como en la
cultura institucional, señala Moreno (2013)
El término competencia gerencial del director se entiende como la habilidad
que este posee para sistematizar acciones y racionalizar recursos en los planteles.
Visto desde la óptica gerencial, el concepto de competencia se refiere a la capacidad
del gerente para alcanzar las metas que se ha propuesto para la institución educativa
con el apoyo de sus docentes. Por tanto, los gerentes educativos requieren
comprometerse activamente en la formación de su propia persona como un paso
fundamental en la tarea educativa. Esta construcción del ser implica un ejercicio de
46
conocimiento permanente de sí mismos y de los demás en un proceso progresivo que
permita la vivencia y expresión de los valores humanos.
La preparación de la persona es un proceso social y como tal, implica la
relación con los otros. Sólo es posible desarrollarse como persona en interacción con
otras personas. Esta dimensión es fundamental para los gerentes porque su actividad
está muy marcada por la dinámica interpersonal. Los gerentes educativos en la
actualidad requieren asumir la construcción de la relación con las otras personas
como un proceso dialógico tendente a fortalecer valores humanos (solidaridad,
amistad, servicio, respeto), afirma Moreno (2013)
Objetivos
De acuerdo a Álvarez (2012), la escuela como institución pública educativa
que reúne a alumnos de diferente cultura y origen social se propone cumplir los
siguientes objetivos:
•
Lograr la inclusión, permanencia, promoción y egreso de todos los alumnos a
través de propuestas de enseñanza que posibiliten aprendizajes significativos y
de calidad especial énfasis en la atención de aquellos en situación de
vulnerabilidad socio-educativa.
•
Lograr la formación de ciudadanos responsables, críticos, creadores y
transformadores de la sociedad por medio del conocimiento y el trabajo.
•
Generar proyectos de mejora de la calidad institucional.
•
Realizar instancias que propicien el acercamiento de los padres a la escuela.
•
Formar en los alumnos competencias entendidas como capacidades complejas
de acción que les permitan resolver problemas en el ámbito personal y laboral.
47
•
Sostener y mejorar la identidad, la cultura y el clima institucional.
•
Fortalecer la vinculación de los alumnos con el entorno socio-económico.
Eficiencia
Martínez (2010) señala que debe replantearse la eficiencia ya que se debe
revisar, reflexionar, buscar y encontrar mejores maneras de hacer las cosas. Así, el
trabajo tiene que replantearse de un modo que aporte tres cualidades a la
organización:
1. Simplicidad
2. Rapidez
3. Equilibrio
•
Simplicidad: Un modo de lograr aumentos significativos de la productividad
consiste en detener, suprimir, las actividades que no rinden. Cuando los
directivos dejan de perder el tiempo en problemas insolubles, sorprende ver
cuántas oportunidades pueden encontrar en sus tareas cotidianas.
•
Rapidez: Así como la búsqueda de trabajo eliminable, es un método para
reexaminar qué es lo que la organización está haciendo, también se necesita
una técnica para considerar cómo se hacen las cosas. Un proceso es un
conjunto de tareas interrelacionadas que realizan este tipo de transformación.
•
Equilibrio: En una empresa o institución pública, los gastos generales se
producen naturalmente para hacer posible el funcionamiento eficaz.
Desempeñan un papel clave en la regulación del equilibrio adecuado entre las
diversas actividades de la organización.
48
Finalmente, resulta indispensable asegurar que el personal asignado a cada
puesto de trabajo posea las competencias necesarias para sus funciones y que no se
incurra en el error de asignar a personas con mayores capacidades a puestos que
requieren menores capacidades porque así se estaría perdiendo gran parte del recurso
disponible que se identifica como capital humano.
Bases teórica
Teoría del Liderazgo Transformacional
Inicialmente se afirmaba que el líder nacía con las habilidades como tal y
posteriormente se reconoció que estas se podían llegar a formar y perfeccionar. En
este sentido, distintos especialistas que han estudiado esta temática generaron
variadas teorías que han sido clasificadas por otros estudiosos en función al enfoque
predominante de su contenido. En este sentido, Robbins (2004), citado por Angarita
(2008), clasifica las teorías en cuatro (4) grandes enfoques; a saber: en los rasgos,
conductual, de contingencia, y temas contemporáneos, incorporándose a este grupo
otros estudios que pueden denominarse como emergentes.
Asimismo, en el primer enfoque en los rasgos, se puede mencionar, con igual
denominación a la Teoría de los Rasgos, cuyo auge fue entre 1900 a 1950. Esta
teoría se caracterizó por diferenciar a los líderes en función a los rasgos físicos,
intelectuales y personales que poseían, de allí consideraban que estos nacen con esta
condición.
El segundo enfoque conductual, cuyo auge fue aproximadamente entre 1940 a
1960, postula que el estilo de liderazgo varía en función al énfasis de la conducta. Ya
no considera que el líder nazca como tal, sino que puede aprenderse esta habilidad, lo
que amplía la visión sobre el tema. Bajo este enfoque pueden considerarse las cuatro
(4) teorías siguientes:
49
a)
Teoría del comportamiento. Propugna que la acción del líder está determinada
por su orientación hacia el individuo o hacia el puesto de trabajo, siendo posible
enseñar a los administradores a ser líderes. Fueron sus principales representantes Kart
Lewin, Lippit y White de la Universidad de Iowa quienes señalaron tres (3) estilos
básicos de liderazgo: autócrata, laissez–faire y demócrata. Robert Mc Murry, quien
define las características del líder autócrata benevolente y el demócrata; los
investigadores de la Universidad Estatal de Ohio, quienes señalaron que los estilos de
liderazgos incidían en el desempeño y el nivel de satisfacción grupal en el puesto.
b)
Teoría de la Grid o Gerencial, cuyo aporte consistió en la presentación de una
red que señala ochenta y un (81) diferentes posibilidades de estilos de liderazgo,
combinando las dos (2) dimensiones identificadas por los investigadores antes citados
como son: el interés por las personas y por la producción.
c)
Estudios de Escandinavia (Suecia y Finlandia), adicional a las dos
dimensiones antes citadas, consideraron que los líderes deberían tener también una
tendencia orientada al desarrollo, ya que los cambios del entorno y del mundo en
general así lo exigían.
Los investigadores señalan que existen cuatro (4) estilos de liderazgo
asociados a igual número de conductas que determinan el comportamiento, a saber:
comunicar: que hacer, como y donde hacer, vender: define las tareas y motiva al
grupo a ejecutarlas; participar: se comporten las decisiones entre el líder y los
subordinados y delegar: no se requiere el líder porque todo lo delega. Estos estilos
dependen de la madurez que poseen los líderes en el ejercicio de un cargo y de los
subordinados que poseen, aclarando que ningún estilo es mejor que el otro, por tanto
el éxito depende de la selección del estilo más adecuado a la situación y a la
aceptación o rechazo de sus seguidores. Aunado a ello, brindan la oportunidad del
aprendizaje para lograr un liderazgo eficaz (Robbins, 2004).
50
d)
Teoría del intercambio de líder y miembros (ILM): Postula que el líder, en su
relación con sus seguidores, va generando una especie de preferencia por unos en
comparación con los otros y los clasifica casi inconscientemente en los preferidos
(camarillas) y no preferidos (periferia). Por lo general, lo hacen en función al nivel e
competencia o por las actitudes y características que le son semejantes a las suyas
e) Teoría de la Trayectoria: Indica que el líder debe apoyar, respaldar y dirigir a sus
seguidores para que logren sus propios objetivos en congruencia con los de la
organización. House catalogó en cuatro (4) los estilos de liderazgo: Director, apoyo,
participativo y orientado hacia los logros; todos los puede poseer una misma persona
y utilizar separadamente dependiendo de la situación que se le presente. En todo caso,
el líder debe ofrecer recompensas a sus subordinados, permitiéndoles y orientándolos
a lograr los objetivos organizacionales.
f) Modelo de participación del líder de Víctor Vroom y Phillip Yetton.
Estos investigadores disertaron sobre la participación de los seguidores en la toma de
decisiones que el líder les puede permitir, pudiendo seleccionar la opción que
considere más adecuada y variando por tanto el estilo de liderazgo en función a la
decisión a tomar. Posteriormente Víctor Vroom y Arthur Jago revisaron y ampliaron
este modelo manteniendo la idea original de la participación de los seguidores en la
toma de decisiones pero con una mayor gama de alternativas posibles.
El cuarto enfoque contemporáneo o emergente, donde se circunscribe el
presente artículo, considera otros aspectos del liderazgo, como lo moral y lo ético, lo
holístico, la complejidad e incertidumbre, así como la consideración en la capacidad
de los subordinados para desarrollarse y considerar no solo sus intereses personales,
sino también los del grupo, organización y sociedad. En este enfoque se pueden
mencionar las siguientes teorías o corrientes:
a) Liderazgo carismático: Refiere la importancia de la motivación y conducta del
líder y sus seguidores para obtener un desempeño excepcional. Entre las principales
51
cualidades de los líderes se mencionan las siguientes: adecuada visión de futuro,
asumen riesgos, consideran las limitaciones ambientales, las necesidades de sus
subordinados y tienen un comportamiento fuera de lo común.
En general, fortalecen la autoestima de sus colaboradores, tiene las metas bien
definidas y son constantes en alcanzarlas. Uno de los principales representantes de
esta teoría es Burns, quien señaló como aspectos básicos del liderazgo el carisma, la
consideración e impulso intelectual, e introduce en su discurso los términos de
liderazgo transaccional y transformacional (Robbins ,2004).
a)
Liderazgo Transaccional: Se fundamenta en las adecuadas relaciones
interpersonales entre el líder y sus seguidores, mediante el feed-back, bien sea como
estimulo o correctivo, siempre en función al logro de las metas previa definición de
objetivos y metas. Es la tendencia que ha propuesto las teorías descritas en los tres (3)
enfoques anteriores. Se constituye en la base del liderazgo transformacional.
b)
Liderazgo Transformacional: El
líder, además de ser carismático presta
especial atención a los intereses y las necesidades de desarrollo personal de sus
colaboradores, los impulsan a trascender de sus intereses individuales por los
grupales. Está en permanente búsqueda de conocimientos y avances a través de
reflexiones sobre cómo mejorar lo existente (Bass y Avolio 2006, citado en Angarita,
2008).
c)
Liderazgo Visionario: Propugna que el líder debe combinar adecuadamente
sus habilidades, talentos, recursos, emociones y energía propia y de sus
colaboradores, para propiciar logros previstos.
De acuerdo a Angarita (2008), el liderazgo está asociado a las habilidades
que posee una persona para influenciar a otras, independientemente del rol que ejerza,
cargo que ostente o del lugar donde se desenvuelve. No obstante, se asevera que un
líder no puede transferir sus habilidades a todos los contextos donde actúa con la
52
misma efectividad, lo cual equivale a decir que debe conocer y dominar la situación
donde está inmerso y principalmente ser reconocido como tal por sus seguidores
Cabe señalar que la mencionada teoría guarda relación estrecha con el presente
estudio debido a que se plantea las diferentes facetas de un líder en cuanto a diversos
aspectos que pudiese formar parte de ser ya sea por la parte intelectual, personal o
física y como cada una de ellas es considerada un factor relevante a la hora de seguir
a un líder.
Teoría de las Relaciones Humanas
La teoría de las Relaciones Humanas, según Mayo (2012), se originó por las
motivaciones, necesidades y el estudio del hombre y su entorno social dentro de la
empresa. Esta teoría postula que el elemento humano es lo más importante en la
empresa.
Además, esta escuela comienza con estudios e investigaciones realizadas por
psicólogos, ciencia: La psicología del trabajo, llamada también psicología Industrial,
la cual estudia el comportamiento del trabajador para este estudio partió del análisis
del trabajo y descubrió los aspectos psicológicos que permiten al trabajador adaptarse
a las condiciones y características que exige su labor.
La investigación en el campo de la psicología industrial comenzó primero por
averiguar cómo podría seleccionar científicamente el trabajador y qué métodos
deberían emplearse para lograr de un trabajador eficiente. Se aplicaron técnicas que
dieron origen a un sistema de administración más refinado, cuya práctica ha llegado
hasta nuestros días. Estas técnicas comprenden procesos de administración de
personal como los siguientes:
•
Reclutamiento y selección.
•
Orientación y capacitación.
53
•
Fisiología del trabajo.
•
Estudio y prevención de accidentes.
•
Estudio sobre la fatiga.
Los estudios e investigaciones se enfocarán hacia las características de la
personalidad del trabajador y los aspectos sociales del trabajo en la certidumbre de
que ambas, personalidad y sociabilidad, adquieren – dentro de la empresa,
connotaciones que influyen en la productividad.
La psicología industrial se enriquece entonces, enfocando la atención hacia la
persona del trabajador, la personalidad de los jefes y la manera de dirigir y ejercer la
autoridad
hacia los factores que generan la motivación: incentivos, premios y
castigos; las relaciones interpersonales y sociales dentro de la empresa y la influencia
que la educación y el estatus, las creencias y las expectativas ejercen en el
comportamiento de las personas incorporadas a un proceso industrial (Mayo, 2012)
La escuela humanística ha logrado desarrollos importantes, pero ha sido
objeto de críticas y dudas sobre su eficacia como lo ha sido también la Escuela de la
Administración Científica. Conviene precisar que la falla no está en su enfoque
humanístico, sino en las formas como en sus principios, y procesos se aplican en
diferentes situaciones.
En tal sentido, dicha teoría se acopla perfectamente al estudio en curso debido
a que un aspecto relevante en el área laboral son las relaciones humanas y cómo cada
trabajador debe ser y sentir que forma parte fundamental en ella; lo cual ayuda a ese
empleado a relacionarse con otros compañeros y a que el trabajo de ambos dé el fruto
esperado a la empresa, órgano garante de que todos sus empleados sean parte integral
del mismo. Para el diseño de los modelos de gestión a proponer en el capítulo V, es
fundamental tener en cuenta la teoría de las relaciones humanas para comprender e
interpretar a la luz de sus principios los procesos de enseñanza y aprendizaje así como
54
la interacción que se da fuera del aula en la institución donde se llevó a cabo el
estudio. Al comprenderlos, se podrá reflejar mejor en el modelo los elementos de las
situaciones que se deseen describir.
Teoría de la Comunicación
De acuerdo a Álvarez (2013), existen diferentes teorías o escuelas de la
comunicación que han marcado un camino en las comunicaciones al ser creadas y
discutidas durante años antes del siglo XX, continuando en la actualidad, desde
exposiciones y expositores diferentes entre si y, al mismo tiempo, integrativas en
cuanto a la formación de la ciencia de la comunicación.
Por su parte, las teorías o modelos relacionados con la Teoría de la
Comunicación son: La Teoría hipodérmica o de la bala mágica. 2. Teoría de la
“omnipotencia de los media”. 3. Modelo o paradigma de Lasswell. 4. Modelo de
Shannon-Weaver. 5. Modelo de David K. Berlo. 6. El actuar comunicativo de Jüngen
Habermas.
1. Teoría de la aguja hipodérmica o bala mágica.
Álvarez (2013) señala que esta teoría es también denominada teoría de la
reacción en cadena por efecto del supuesto resultado final propio de un impacto
directo. Diferentes autores han dudado sobre la existencia de esta teoría. Se piensa
que el concepto se fue formando por el imaginario social y por la reflexión de una
serie de pensadores que con la aportación de conceptos comunes, en torno a esa idea
central, terminaron por construir este paradigma o modelo de comunicación. La
sociedad actual la relaciona con los medios sociales de comunicación, principales
expositores y formadores del conocimiento, (fuera del académico), de las personas,
resultante de la exposición mediática reiterada a sus contenidos “multitarget” (para
todos los perfiles) de fácil aprehensión.
La oferta de medios tradicionales ha crecido a los que se suman los nuevos
soportes digitales y virtuales. Los diversos soportes posibles de información
55
contienen publicidad, contenido del medio y discurso publicitario, que apelan a la
estimulación de los diferentes sentidos del ser, agobiándolo con tanto conocimiento,
muchas veces banal.
Características principales del modelo:
Las características de este modelos destacan que no se trata de un proceso ni
de una teoría; es
unidireccional. El mensaje se desarrolla con una idea o concepto
central. La inteligencia se desarrolla desde el emisor mientras que la pasividad es
propia del receptor. Carece de interacción y busca una respuesta masiva, única.
2. Teoría de la Omnipotencia de los media
Para Álvarez (2013), la omnipotencia de los medios es posible frente a
audiencias menos experimentadas en la percepción mediática, más sugestionables y
en esa época, presas de una psicosis colectiva. En la actualidad, la inteligencia de los
receptores ha crecido frente a la múltiple exposición a sistemas de medios y medios
tan diversificados como los actuales. Es necesario considerar hoy, como hipótesis de
trabajo, que los mensajes también has sido refinado en su técnica de presentación y
exposición, pudiendo aún sugestionar y conmover a las audiencias, desde lo
tecnológico, estratégico y táctico, más allá de la emoción.
Por otra parte,
el poder de manipular las noticias según tendencias o
ideologías a partir de las grandes corporaciones o grupos de medios, posibilitan
asegurar un flujo y penetración de las noticias y la información. Los gobiernos y su
aparato de difusión así como las
editoriales, emisoras, canales y señales de
televisión, de cable, de aire, satelital, agencias de publicidad, centrales de medios,
logística de la distribución y circulación de la información pueden manipular y
asegurar hoy una omnipotencia de los media más allá del mensaje emitido.
3. Modelo o paradigma de Lasswell
56
Para Álvarez (2013), el modelo de comunicación diseñado por el Profesor y
Dr. Harold D. Lasswell, se trataba de un proceso, que simplificando su descripción
en cuatro preguntas definen los elementos que lo componen:
- ¿Quién dice qué? Se trata de un análisis del contenido del enunciado sistemático a
emitir.
- ¿Por cuál canal? Se propone el estudio de los medios disponibles.
- ¿A quién? Quizás sería más correcto considerar a quienes, ya que el objetivo de
entonces era alcanzar un público amplio, regional, masivo (aún no se consideraba el
término audiencia y sus segmentaciones posibles).
- ¿Con qué efecto? Básicamente en esos años perseguían un fin y como consecuencia
de su recepción, un acatamiento al mensaje. Su actividad como pensador intelectual,
se puede centrar en su tarea de investigador teórico y como profesor en diferentes
universidades.
Su modelo fue desarrollado en tiempos de gran conmoción social, como
fueron las dos guerras mundiales, lo que seguramente influyó en su decisión de
profundizar, básicamente, sobre la construcción de la comunicación propagandística,
política, interiorizándose además sobre el discurso periodístico y la construcción de
los enunciados religiosos, analizando los alcances de estas comunicaciones, como
discursos persuasivos con una búsqueda pre-definida de resultados perentorios y de
alcance masivo.
Características principales del modelo:
Se trata de un proceso, cuya simplicidad conceptual de presentación permite la
unidireccionalidad de la comunicación. Los mensajes masivos y uniformes son de
57
orden político, periodístico, religioso. La inteligencia va desde el comunicador y la
pasividad del receptor es considerado masivamente. Carece de interacción y busca
una reacción esperada, única.
4. Modelo de Shannon-Weaver.
Si bien este aporta entendimiento para el estudio y comprensión de las
comunicaciones humanas mediadas a través de soportes electrónicos, facilitando su
comprensión, lo hace desde el punto de vista tecnológico, esclareciendo desde este
aspecto, la construcción expositiva del estímulo. Su trabajo ha sido definido
acertadamente como una teoría físico-matemática de la información. Este aporte
matemático se
ubica, señala Álvarez (2013), dentro de la construcción de
comunicaciones tecnológicas que involucran a personas dentro del proceso. Se suele
hacer diferencia entre un modelo de comunicación humana y un modelo de
información, ya que el aporte es matemático es el que le da sustento científico, de allí
que se afirma que en realidad crea una teoría matemática de la información.
Nuevos conceptos aparecen en este modelo, que no estaban previstos en los
anteriores, como los conceptos de fuente de información, el codificador que envía el
mensaje a través del medio o canal y el concepto de ruido; es decir, una interrupción
o distorsión de la señal que llega a un decodificador, modificando en parte el mensaje
o la posible interpretación del mismo al pasar al destinatario. En este modelo se prevé
que el destinado podría responder al estímulo recibido.
Definiciones de términos presentes en este modelo:
58
- Fuente, persona o conjunto de estas, dispuestas a comunicarse con un objetivo
determinado en forma de emisión de un mensaje; ideas, información, con intenciones
pre-analizadas.
- Código, conjunto de símbolos que incluye el mensaje desde la comunicación
humana o tecnológica.
- Codificador, contenido tomado de la fuente, luego codificado, involucrando a la
persona y sus formas de comunicar, sentidos, palabras, en sus diferentes expresiones,
gestualidad o desde la tecnología propia de ese tiempo.
- Canal, conducto o medio, transportador del mensaje dirigido a un otro.
- Ruido, se trata de diferentes factores que deforman la construcción o calidad de la
señal emitida, considerada como el mensaje, restándole fidelidad.
- Decodificador, en las comunicaciones humanas el receptor decodifica el codificado
que tiene el mensaje enviado por la fuente emisora, más allá de poseer habilidades
perceptivas e inteligencia, debe tener una cultura en común, un cierto nivel de
conocimientos, con el emisor-codificador o fuente, para interpretarlo y comprenderlo.
Características principales del modelo:
Para Álvarez (2013), se trata de una teoría física-matemática de la
información, la cual facilita la comprensión de la comunicación humana.
Se
caracteriza por la unidireccionalidad de la comunicación; advierte posible respuesta
del destinatario y un emisor considerado como “fuente” de información. Describe un
emisor-codificador y un receptor-decodificador del estímulo o señal. Los mensajes
son codificados como estímulos o señales. -Describe un canal como soporte de
comunicación. La inteligencia es concebida desde la fuente de emisión. El nivel de
conocimiento del receptor (cultura en común) para interpretar el mensaje y la
pasividad del receptor es considerado como unidad de la masa. Carece de interacción
efectiva.
59
5. Modelo de David K. Berlo
Según Álvarez (2013), trata de advertir el comportamiento personal en el
acto de comunicarse. Hace expresa alusión a los sentidos, intercalándolo entre la
fuente-emisora y el receptor, no mencionado en los modelos que lo precedieron, entre
otras elaboraciones igualmente importantes, para la época en que fue formulado. Con
respecto a la fuente amplía la composición de la misma, basándose en la complejidad
del emisor en las comunicaciones humanas. Considera la posible habilidad de
comunicar, la actitud puesta en esta actividad, el conocimiento que posee respecto de
su bagaje intelectual a partir de lo que comunica, el sistema social donde transcurre su
vida, responsable de parte de su formación, su actividad y la cultura adquirida en
consecuencia.
El segundo paso de este proceso comunicativo lo menciona como el mensaje y
a partir de este enunciado menciona los elementos que lo componen, en forma simple,
pero válido en cuanto a la consideración de su modelo. Berlo menciona para este
apartado, los elementos que componen el enunciado, el contenido en si mismo, el
tratamiento que se le ha dado a su construcción, el código que subyace y la
consideración de “pack en alusión al constructo-mensaje.
Como canal para transferir el mensaje expone los sentidos, como canal de
acceso los sentidos del receptor para percibir la comunicación. Luego, el destinatario
final del mensaje, el receptor y se repiten las cualidades del emisor, habilidad,
actitudes, sistema social y cultura, consideración que llevaría a pensar en la eficacia
de la emisión-recepción a posibilitar decodificar el mensaje al recibir el contenido
con fidelidad, ya que E-R poseen las mismas cualidades constitutivas.
Este modelo lineal de comunicación, unidireccional, según como ha sido
presentado, trata de mostrar la complejidad de establecer una comunicación, dado la
cantidad de factores que enuncia a la vez, E-R se constituyen desde una misma
60
perspectiva humana. No considera la complejidad del soporte tecnológico, que se
interpone, más allá del humano, (para esa época, gráfica, radio, televisión).
Características principales del modelo:
Construye un modelo lineal de comunicación humana. Tanto la fuente como el
emisor poseen las mismas cualidades constitutivas. La señal enviada como la recibida
debería contener cierta fidelidad. Mantiene la unidireccionalidad de la comunicación
E-R, intercalando un mensaje y un canal. Menciona los sentidos humanos como un
canal, cualidad para recibir el mensaje. Profundiza los componentes del mensaje y su
consideración como un constructo. La inteligencia continúa expuesta desde la fuente
de emisión. Preserva la pasividad del receptor. Carece de interacción efectiva
6. El “actuar comunicativo” de Jürgen Habermas
Habermas (filósofo y sociólogo alemán), elabora su teoría crítica del “actuar
comunicativo”, Podríamos expresar que se sitúa dentro de la teoría sociológica, como
una macro-teoría social. Si bien coincide inicialmente con pensamientos originados
en la Escuela de Frankfurt, sus ideas lo llevan a separarse de la de sus maestros.
Desarrolla un vasto pensamiento teórico que relaciona los procesos macroestructurales de la sociedad, con los procesos micro-estructurales que involucran a los
sujetos con objetivos propios cifrados en las experiencias personales, labradas en sus
relaciones sociales, como parte de un intercambio simbólico, dentro del contexto del
lenguaje.
Su teoría del actuar comunicativo se orienta más a una teoría general de la
sociedad, una mirada totalizadora, diferenciándose de una teoría social de una
epistemología que analiza básicamente el comportamiento del individuo en la
sociedad, que a la vez constituye.
En lo que respecta a la Teoría de la Comunicación, es una de las más
importantes y por ende tiene una alta vinculación con la presente investigación ya que
si los protagonistas de este estudio como lo son los directivos y docentes no tiene la
61
comunicación adecuada, el trabajo decae
y se ve afectado la gestión de las
instituciones educativa. Es importante decir, que la comunicación abre caminos mas
allá de lo imaginado y que tan solo tal vez una palabra una gran oportunidad puede
llegar o algún problema puede solucionarse (Álvarez ,2013).
Bases Legales
En la Ley Orgánica de Educación del 2009, bajo el principio de
corresponsabilidad, establece en el artículo 19 con respecto a la Gestión Escolar que
el Estado está encargado de ejercer todo el proceso educativo que vincula a la
comunidad como los representantes de la institución en todo lo referente a la gestión
educativa que realiza la misma. En tal sentido, dicho artículo trata de que la
comunidad sea participativa en la institución educativa para que en conjunto puedan
ser parte de la formación, ejecución y control.
Asimismo es relevante que la comunidad sea un ente participativo en donde
conozca a todo lo que en materia de decisiones se refiere, ya que las mismas sin duda
alguna repercuten en las diferentes comunidades. Por tal sentido, ambas deben estar
en plena sintonía para que las partes involucradas logren alcanzar los objetivos en
beneficio de todos.
Además, el artículo 104 de la Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela señala que “la Educación estará a cargo de personas de reconocida
moralidad y de comprobada idoneidad académica” (p.37). Sin duda alguna cobra
relevancia ya que recoge la base en el cual la Educación debe estar dirigida por
personas con alto desempeño tanto en lo académico como en la parte humana en lo
referido a su integridad.
62
Por otra parte, el trabajo se sustenta en la Ley de Organización de Procedimientos
Administrativos. De acuerdo con el capítulo II, artículo 18
de los Actos
Administrativos, todo acto deberá contener:
1. Nombre del Ministerio u organismo a que pertenece el órgano que emite el acto.
2. Nombre del órgano que emite el acto.
3. Lugar y fecha donde el acto es dictado.
4. Nombre de la persona u órgano a quien va dirigido.
5. Expresión sucinta de los hechos, de las razones que hubieren sido alegadas y de los
fundamentos legales pertinentes.
6. La decisión respectiva, si fuese el caso.
7. Nombre del funcionario o funcionarios que lo suscribe (...) que confirió la
competencia.
8. El sello de la oficina.
Estos procedimientos fueron considerados en la elaboración de los modelos. Se
remite al lector a ellos donde se podrá observar que se incluye en el encabezado los
datos de la institución así como su logotipo. Como parte del cuerpo del documento, se
debe describir la situación así como las personas involucradas, el escenario, hora
donde ocurrieron los hechos. Deberán firmar tanto el estudiante como el docente y el
personal administrativo o directivo.
63
Cuadro 1. Operacionalización de Variables
OBJETIVO GENERAL: Proponer Modelos de Documentación Administrativa para una Gestión Educativa eficiente y
efectiva en la Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”
Objetivos Específicos
Diagnosticar
la
necesidad de proponer
modelos
de
documentación
administrativa
para
una Gestión Educativa
eficiente y efectiva en
la Unidad Educativa
Colegio Ambientalista
“22 de Abril”
Dimensión
Documentación
Administrativa
Gestión
Educativa
Definición conceptual
Es cualquier documento
producido por un órgano de
la Administración por lo que
pueden considerarse como
tales a pesar de que sean
incorporados
a
los
expedientes
dirigidos
a
órganos de la Administración
Pública,
tales
como
instancias y recursos.
Es
el
proceso
de
organización y empleo con
recursos humanos para lograr
los objetivos preestablecidos
a través de una eficiente
organización.
Fuente: Autora (2015)
64
Indicadores
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Documento
Administración en
las organizaciones
Expedientes
Instancia Educativa
Recursos
Organización
Recursos Humanos
Objetivos
Eficiencia
Ítems
1,2
3,4,5
6,7,8
9,10
11,12,13
14,15,16
17,18,19
20,21
22,23,24,25
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación
La investigación adopta la modalidad de Proyecto Factible, ya que el objetivo
es proponer modelos de documentación administrativa para una gestión educativa
eficiente y efectiva en el Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”,
institución ubicada en la Urbanización El Pinar, municipio Naguanagua, estado
Carabobo, en la República Bolivariana de Venezuela.
Según Franco (2011), el
proyecto factible está orientado “a la elaboración de una propuesta viable, destinada a
atender necesidades especificas a partir de un diagnostico” (p.1).
En este sentido, el diagnóstico realizado por la investigadora en la institución
permitió conocer que la misma no contaba con un modelo de documentación que
permitiera llevar un registro de cada uno de los casos de los estudiantes por lo que la
gestión educativa no resultaba eficiente ni efectiva para el momento en que se llevó a
cabo la investigación.
A partir de los resultados obtenidos surge la necesidad de proponer modelos
de documentación administrativa, sustentados en teorías de liderazgo que conlleven a
mejorar la gestión educativa en el plantel por lo que la propuesta resultó viable y la
misma resultó factible y se pudo llevar a las fases más allá del diseño. Como es
sabido, una de las características del Proyecto factible, es que esta modalidad se
puede ejecutar en una o en sus diversas fases: diagnóstico, diseño, ejecución y
evaluación
de la propuesta. En el caso de esta investigación, se partió de un
diagnóstico en el cual se detectó la necesidad del diseño de los modelos de
administración, cuyos resultados se presentarán en el capítulo cuatro de este informe.
65
Posteriormente, se procedió a determinar la factibilidad económica, técnica y
humana de la misma para luego diseñarla. En el caso de este estudio, se propone la
ejecución por parte del personal directivo de la Unidad Educativa Colegio
Ambientalista “22 de Abril”. El lector podrá encontrar la propuesta en el capítulo
cinco del informe con lo que se da por cumplido el objetivo de la investigación.
Queda a juicio de la Dirección de la institución la evaluación de la misma por lo que
la investigadora sugiere como recomendación su implementación.
Diseño de la Investigación
Según Mackey (2005), el diseño de una investigación: “es la estrategia o plan
utilizado para responder una pregunta, y es la base de la investigación”. En el caso
de la presente investigación, el diseño seleccionado fue el diseño de campo con
apoyo en la investigación documental, la cual sirvió para respaldar tanto el estudio
como la propuesta. En el diseño de campo, se considera importante el hecho de que
los datos a analizar sean tomados por el investigador directamente del escenario
donde se lleva a cabo el estudio. En este sentido, la investigadora se dirigió a la
Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”, institución ubicada en la
Urbanización El Pinar, municipio Naguanagua, estado Carabobo, en la República
Bolivariana de Venezuela para aplicar el instrumento y así obtener los datos
confiables una vez que el cuestionario fue validado y se determinó la confiabilidad
por el experto.
Estos datos fueron recolectados directamente por la investigadora al aplicar el
instrumento a los veinticuatro (24) docentes que laboran en la institución referida en
sus espacios de trabajo en horas en que no interrumpían sus actividades docentes por
66
lo que se considera que el diseño de campo fue el más idóneo para obtener una data
confiable y válida.
Población
La población es definida por Correa e Hidalgo (2008) como “el grupo o
conjunto de seres, elementos o eventos con características comunes en los cuales se
estudia una variable” (p.35) Por consiguiente, la población de dicha investigación es
un conjunto finito de 24 docentes de la Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22
de Abril”, institución ubicada en la urbanización El Pinar, en el municipio
Naguanagua, estado Carabobo, República Bolivariana de Venezuela. Estos docentes
dictaron todas las asignaturas en los dos turnos, matutino y vespertino,
correspondientes al año escolar 2013 – 2014.
Muestra
La muestra es definida por Correa e Hidalgo (2008) como “ una parte de la
población que se considera representativa de ésta y que se toma para realizar el
estudio” (p.35). Por tal motivo, la muestra de esta investigación se realizó en forma
de muestreo no probabilístico, ya que es reducido el número de integrantes de la
población. La muestra entonces estuvo conformada por los mismos componentes de
la población; es decir, por los 24 docentes de la Unidad Educativa Colegio
Ambientalista “22 de Abril”. De los 24 docentes, dieciséis (16) eran de sexo
femenino mientras ocho (8) eran de sexo masculino. Sus edades estaban
comprendidas entre 24 y 62 años. La participación de los 24 docentes se realizó de
manera voluntaria.
Instrumentos y Técnicas de Recolección de datos
67
Para Correa e Hidalgo (2008), el proceso de recolección de datos “es la fase
donde se mencionan los instrumentos y/o técnicas utilizadas para recabar la
información, se especifican sus características” (p. 35). En este estudio se aplicó
como técnica de recolección de datos la encuesta. La encuesta, según Hechabarria
(2012), “es un procedimiento para la recogida de información en una población
concreta y a su vez la técnica que se utiliza para guiar la recogida de la misma” (p.1).
Como instrumento, se empleó el cuestionario, que constó de 25 ítems con
una escala nominal excluyente; es decir, con respuestas cerradas, cuyas alternativas
eran Sí y No. Según Hechabarria (2012), el cuestionario “es el instrumento, que tiene
forma material impresa o digital, utilizado para registrar la información que proviene
de personas que participan en una encuesta; en una entrevista o en otros
procedimientos como son los experimentos” (p.1). Este instrumento será presentado
en la sección de Anexos para que el lector pueda leerlo.
Validez del Instrumento
Azocar (2009) señala que la validez en un instrumento de medición, es “el
valor que nos indica, que un instrumento está midiendo lo que pretende medir” (p.1).
El instrumento de la presente investigación fue validado por tres (3) expertos
pertenecientes a la Universidad de Carabobo y a la Maestría de Gerencia Avanzada
en Educación, quienes revisaron el instrumento para verificar los objetivos,
redacción, congruencia y pertinencia de las preguntas. En lo relativo a ello se
realizaron los cambios necesarios ajustados a los criterios de dichos expertos en el
instrumento.
Confiabilidad del Instrumento
Con respecto a la confiabilidad, Quero (2010) la define como “la consistencia
o estabilidad de una medida” (p.1). El presente estudio aplicó la Kuder-Richardson,
68
la cual consiste en evaluar la consistencia interna de una prueba y de un instrumento
que haya sido elaborado como este con una escala nominal excluyente.
y de
n=Numero de Ítems del Instrumento.
σe= Varianza Total del Instrumento
σy= Respuesta Positiva x Respuesta Negativa
Para la confiabilidad del instrumento utilizado en esta investigación, se realizó
una prueba piloto a un grupo de diez docentes con las mismas características de la
muestra. Se aplicó una sola vez a los sujetos de la prueba.
Cuadro 2. Relación del Coeficiente de Confiabilidad
Coeficiente
1.00
0.80-0.99
0.60-0.79
0.40-0.59
0.20-0.39
0.01-0.19
0.00
Grados
Perfecta
Muy Alta
Alta
Moderada
Baja
Muy Baja
Nula
Fuente: Autora (2015)
En tal sentido, la confiabilidad del instrumento obtuvo un índice de =0,81 lo
que significa que posee un grado de confiabilidad “Muy alto”.
69
CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Los resultados del presente estudio se obtuvieron mediante la aplicación de
un instrumento (cuestionario). El mismo fue realizado en base a veinticinco ítems
con dos alternativas: Sí y No aplicado a
veinticuatro docentes de la Unidad
Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”, ubicado en Naguanagua, Estado
Carabobo.
Dicha
investigación
ha sido titulada Propuesta de modelos de
Documentación Administrativa para una Gestión Educativa eficiente y efectiva.
Asimismo, con dichos resultados se representa una síntesis de las evidencias
recolectadas a través de dicho instrumento, las cuales son presentadas en forma de
cuadro y gráficos que cuenta con: los ítems, las frecuencias y los porcentajes, para
que sean vistos de una manera más clara. Por consiguiente, se representan a cada uno
de los cuadros con sus grafico de barras respectivamente y luego aparecerá la
interpretación y análisis apoyado en la conceptualización de los diversos autores que
conforman las bases teóricas de la presente investigación.
Análisis Nº 1
Dimensión: Documentación Administrativa
Indicador: Documento
70
Ítems:
1. ¿Conoce los documentos administrativos esenciales en la institución?
2. ¿La institución cuenta con los documentos necesarios para su correcto
funcionamiento?
Tabla 1. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 1-2
SI
Item
F
%
Item 1
12
50%
Item 2
5
21%
Fuente: Autora (2015)
NO
F
12
19
%
50%
79%
%
100%
100%
Gráfico 1. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 1-2
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 1
Mediante los resultados del ítem 1, se evidenció que el 50 por ciento de los
encuestados respondió de manera positiva acerca del conocimiento de los
documentos administrativos esenciales en dicha institución mientras que la otra mitad
respondió de forma negativa a esta pregunta.
71
Sin embargo, lo opuesto ocurrió en el ítem 2 donde el 100
por ciento
respondió de forma negativa en cuanto a que la institución no posee los documentos
necesarios para su funcionamiento. Esto demuestra que los docentes tienen algún tipo
de conocimiento sobre la documentación administrativa que debe ser utilizada en la
institución.
La misma no cuenta tampoco con la documentación necesaria para alcanzar
la eficiencia. De tal manera, el indicador documento, de acuerdo a los resultados
arrojados, tiene efecto sobre la variable documentación administrativa debido a que
los encuestados le dan relevancia en cuanto señalan que son obligatorios ciertos
documentos en la institución educativa para ser utilizados con el propósito de
registrar cada información.
En tal sentido, de acuerdo a Sosa (2014), la actividad administrativa genera
una multitud de actos que deben ser registrados, conservados y comunicados. Como
señala este autor, los documentos sirven de voz de la Administración para comunicar
y dar a conocer sus actos. Al desconocer sobre la existencia de estos documentos de
registro de situaciones distintas donde se ve involucrado el estudiante, la mitad de los
docentes no cuentan con las herramientas necesarias para poder dar respuesta ante los
organismos competentes. Esto sucede porque no queda evidencia de lo ocurrido
además de que la institución no estaría cumpliendo con lo que ordena la LOPA.
Análisis Nº 2
Dimensión: Documentación Administrativa
Indicador: Administración
Ítems:
3. ¿Aplican los procesos administrativos en la institución?
4. ¿Los asuntos administrativos se respaldan bajo la dirección de la institución?
5. ¿La administración educativa de la institución se ejecuta de manera efectiva?
72
Tabla 2. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 3 al 5
SI
Ítem
F
%
Ítem 3
6
25%
Ítem 4
12
50%
Ítem 5
8
33%
Fuente: Autora (2015)
NO
F
18
12
16
%
75%
50%
67%
%
100%
100%
100%
Gráfico 2. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 3al 5
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 2
De acuerdo a los resultados del ítem 3, se demuestra que el 75 por ciento de
los encuestados considera que no se vienen aplicando los procesos administrativos en
la institución mientras que solo el 25 por ciento afirma que sí se ejecutan.
En cuanto al ítem 4, se evidencia que el 50 por ciento de los encuestados
considera que los asuntos administrativos se respaldan bajo la dirección de la
institución, lo que no opinó el otro 50 por ciento.
73
Por otro lado, el 67 por ciento de los sujetos sometidos a la prueba respondió
de manera negativa a lo relativo a la administración educativa. El indicador
administración como aspecto predominante en los resultados se demostró que tanto
los procesos administrativos y la administración educativa no se ven reflejadas de
manera favorable de acuerdo a la percepción de los docentes debido a que no existe la
aplicación ni efectividad en torno a ellas; afectando así a la variable documentación
administrativa donde debe haber una cooperación y trabajo en equipo para que cada
uno de estos aspectos se ha llevado a cabo.
Asimismo, la administración tiene la intención de que trabajando en equipo
se puedan cumplir con los objetivos planteados por la organización (Bárcenas, 2009).
Aunque se pudo conocer que una parte del 25 por ciento de los docentes cumplen con
las funciones básicas de planificación, organización y dirección, estas no se llevan a
cabo asertivamente, afirman el 75 por ciento de los dos docentes. Asimismo, alegaron
que desconocen cómo llevar a cabo las funciones de integración de personal y control
por lo que la propuesta resulta atractiva.
Análisis Nº 3
Dimensión: Documentación Administrativa
Indicador: Expedientes
Ítems:
6. ¿Se le da el uso correcto a los expedientes de la institución, según su
propósito?
7. ¿Existen expedientes que contienen el registro descriptivo de cada estudiante?
8. ¿Tienen los docentes acceso a los expedientes de los estudiantes?
Tabla 3. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 6 al 8
SI
NO
74
Ítem
F
%
Ítem 6
14
58%
Ítem 7
5
21%
Ítem 8
14
58%
Fuente: Autora (2015)
F
10
19
10
%
42%
79%
42%
%
100%
100%
100%
Gráfico 3. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 6 al 8
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 3
Los resultados evidencian, en el ítem 6, que el 58 por ciento sí le da el uso
correcto a los expedientes según su propósito y el 42 por ciento indicó que esto no
ocurría.
En cuanto al ítem 7, los encuestados respondieron de manera negativa con el
79 por ciento de que no hay expedientes para el registro descriptivo de cada
estudiante mientras que el 21 por ciento respondió de forma positiva.
Sin embargo, el ítem 8 arrojó los siguientes resultados: el 58 por ciento
afirmó que los docentes sí tienen acceso a los expedientes mientras que el resto con el
42 por ciento considera que esto no ocurre.
En lo relativo al indicador expedientes se constató que los expedientes son
utilizados de manera apropiada en la institución como también el acceso que los
75
docentes tienen a ellos, lo que demuestra que son utilizados y manejados en la
institución de manera perenne.
Por tal sentido, mientras el uso de la documentación sea continua, su
organización forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa (García,
2010). Así que es necesario que sea llevado de manera efectiva por el grupo de
personas que están encargadas de ello.
Tomando en cuenta lo señalado por García (2010), se pudo describir los
expedientes de la institución como la compilación de documentos, informes, pruebas,
dictámenes, solicitudes y resoluciones depositados en el archivo de la oficina de la
dirección. Todos estos estaban en una sola carpeta sin ningún orden y los registros
estaban en un cuaderno sin criterio alguno. A partir del estudio, se adoptaron las
pautas de la autora para crear un archivo y organizar en orden alfabético los
documentos y expedientes de los estudiantes.
Análisis Nº 4
Dimensión: Documentación Administrativa
Indicador: Instancia Educativa
Ítems:
9. ¿El consejo directivo responde ante situaciones irregulares en la institución?
10. ¿Los docentes se dirigen hasta las instancias correspondientes ante alguna
situación particular?
Tabla 4. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 9-10
SI
Ítem
F
%
Ítem 9
10
42%
Ítem 10
14
58%
Fuente: Autora (2015)
NO
F
14
10
%
58%
42%
76
%
100%
100%
Gráfico 4. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 9-10
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 4
Del instrumento aplicado, se desprenden los siguientes resultados: en el ítem
9, el 58 por ciento de la muestra señaló que el consejo directivo no responde a las
situaciones irregularidades a diferencia del 42 por ciento , quien indicó de manera
positiva que sí lo hace.
En cuanto al ítem 10 ocurrió lo opuesto a los resultados. En lo relativo a si
los docentes se dirigen ante las instancias correspondientes, el 58 por
ciento
respondió afirmativamente. El otro 42 por ciento consideró que no se dirigían ante
los entes respectivos. Es notable la discrepancia que existe en lo relativo a cuando el
consejo directivo se le presenta una situación de conflicto
y no recurre a las
instancias según los encuestados y cuando los docentes sí
notifican cualquier
situación irregular a ellas, lo que quiere decir que ciertos directivos en la mayoría de
las oportunidades no toman las decisiones en cuanto a los lineamientos para reportar
las situaciones; sin embargo, su personal docente toman la iniciativa de informarlo.
77
Uzcategui (2012)
define los consejos educativos como “la instancia
ejecutiva para la toma de decisiones dentro de las instituciones educativas”. (p .1).
Además, esta se ve integrada por diferentes grupos de la sociedad que participan en
conjunto con la institución educativa. En el caso de la institución y a partir de lo
señalado por García (2010), es preocupante que en la institución no se respeten las
funciones de las instancias educativas ni de los Consejos Educativos. Esto quiere
decir que al momento de una situación de conflicto, se podría presentar problemas
por no contar con el articulador interinstitucional en materia de apoyo curricular y
administrativo.
No se entiende esta falta de contacto porque se debe contar con los Consejos
Educativos para que la institución pueda participar en los Proyectos Educativos
Integrales.
Análisis Nº 5
Dimensión: Documentación Administrativa
Indicador: Recursos
Ítems:
11. ¿La institución cuenta con archivadores donde los docentes puedan extraer los
documentos que necesiten?
12. ¿La institución cuenta con los recursos necesarios para la reproducción de los
documentos?
13. ¿Hay disposición para adquirir recursos materiales cuando se requieran?
Tabla 5. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 11 al 13
SI
Ítem
Ítem 11
Ítem 12
F
5
18
NO
%
21%
75%
F
19
6
%
79%
25%
78
%
100%
100%
Ítem 13
18
75%
Fuente: Autora (2015)
6
25%
100%
Gráfico 5. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 11 al 13
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 5
De acuerdo con los resultados obtenidos, puede apreciarse que con respecto
al ítem 11, el 79 por ciento de la muestra considera que la institución no cuenta con
archivadores; mientras que el 21 por ciento indica que los docentes sí cuentan con ese
recurso.
Asimismo, en lo relativo al ítem 12, el 75% afirma que la institución sí
cuenta con el recurso para la reproducción de documentos a diferencia del otro 25
ciento, quienes respondieron de manera negativa.
Por último, el ítem 13 muestra los siguientes resultados: el 75 por ciento
señaló de manera positiva que sí hay disposición para adquirir los recursos materiales
necesarios; sin embargo, el 25 por ciento indicó lo opuesto. De acuerdo a los
resultados arrojados, es necesario destacar cómo la institución sí cuenta con los
recursos para la reproducción de documentos y tiene la disposición de adquirir los
79
materiales que se necesiten para la utilización de los mismos; sin embargo, es
relevante el hecho de que no cuenta con un recurso tan importante como archivadores
para el personal docente para puedan ellos mismos obtener y así realizar el llenado
del documento con la información que desean registrar.
En tal sentido, es necesario que la institución cuente con dichos recursos
para que cada una de las necesidades del personal administrativo y docentes sean
satisfactorias y esto de igual forma ayudará a que se mantenga un control de la
documentación. Por lo tanto, para satisfacer las necesidades en cuanto a la
información y uso de los documentos, el objetivo fundamental es buscar los
procedimientos que ayuden a controlar la documentación de la organización desde
que empieza hasta que termina (Novelle, 2012).
Análisis Nº 6
Dimensión: Gestión Educativa
Indicador: Organización
Ítems:
14. ¿Existe un orden a la hora de trabajar con el libro de actas?
15. ¿Es fácil ubicar la información de un estudiante en el libro de actas?
16. ¿Se lleva un registro de incidencias de los estudiantes?
Tabla 6. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 14 al 16
Indicador Organización
SI
NO
Ítem
F
%
F
%
Ítem 14 7
29%
17
71%
Ítem 15 7
29%
17
71%
Ítem 16 3
13%
21
88%
Fuente: Autora (2015)
80
%
100%
100%
100%
Gráfico 6. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 14 al 16
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 6
A través de los resultados, se observa en el ítem 14 y 15 que los docentes
consideran en un 71 por ciento que no hay un orden a la hora de trabajar con el libro
de actas y que no es fácil ubicar la información de los estudiantes mientras que el 25
por ciento respondió de manera positiva para dichas preguntas. En cuanto al ítem 16,
la muestra respondió de forma negativa en un 88 por ciento que no se lleva un
registro de incidencias de los estudiantes. De acuerdo al indicador organización se
evidenció un efecto no favorable para la variable gestión educativa debido a que
refleja una gran ausencia de la organización de la información de los estudiantes y
que no existe ningún tipo de orden en cómo esta se registra en el libro de actas
ocasionando una gran dificultad.
Oca (2011) señala que el archivo de una empresa “es uno de los
instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los
registros, documentos de interés para la empresa” (p. 1). En el caso de la institución
81
y a partir de lo señalado por Educando (2009), si la GE ayuda a mantener la
autonomía institucional, el hecho de que no exista una adecuada organización en la
institución implica que dicha autonomía se violenta y atenta contra la autonomía del
estudiante.
De allí la importancia de un estudio como este orientado al diseño de
modelos de documentación administrativa para el registro de información necesaria
en instituciones educativas en Venezuela.
Análisis Nº 7
Dimensión: Gestión Educativa
Indicador: Recursos Humanos
Ítems:
17. ¿La institución cuenta con un personal formado para la gestión educativa?
18. ¿El desempeño del equipo de trabajo en la gestión institucional es eficiente?
19. ¿La incorporación de documentos para el registro de información de los
estudiantes influye favorablemente en el desempeño docente en cuanto al ahorro
de tiempo, organización y búsqueda de información?
Tabla 7. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 17 al 19
SI
Ítem
F
%
Ítem 17
6
25%
Ítem 18
6
25%
Ítem 19
20
83%
Fuente: Autora (2015)
NO
F
18
18
4
%
75%
75%
17%
82
%
100%
100%
100%
Gráfico 7. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 17 al 19
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 7
En relación a los resultados, el ítem 17 y 18 señala con un 75 por ciento de
forma negativa que no se cuenta con personal formado para la gestión educativa y es
deficiente el desempeño del equipo de trabajo en la gestión institucional.
En cuanto al ítem 19, queda demostrado que el 83 por ciento de los
docentes de la institución considera de manera positiva que la incorporación de
documentos para el registro de información es favorable en el desempeño tanto
docente y administrativo. Además, es importante destacar que el indicador de
recursos humanos de acuerdo a los docentes encuestados la institución no cuenta con
un personal directivo capacitado o equipo de trabajo que genere una gestión educativa
efectiva; aunque si destacan el hecho de que es de vital relevancia el que deben existir
cierta documentación para que el desempeño docente y administrativo sea positivo ya
que la institución educativa debe estar en la capacidad de contar con gerentes que
estén en sintonía con las competencias que debe tener para que de estar forma todo lo
planteado se ha llevado a cabo.
83
Además, según Maduro (2009) para ser gerente de un ente educativo, este
debe presentar ciertas competencias para que de esta forma el trabajo sea realizado de
manera óptima cumpliéndose así los objetivos y metas planteadas. En la institución el
hecho de no tener un personal formado para la gestión educativa por no poseer las
competencias necesarias implica que el estudiantado no cuenta con un personal
docente que dé respuesta a sus problemas y a sus distintas situaciones.
De las cuatro misiones que refiere Educando (2009), en la institución se
cumplen la directiva, y la académica pedagógica. Sin embargo, la administrativa
financiera y la comunidad y convivencia no se observaron.
Análisis Nº 8
Dimensión: Gestión Educativa
Indicador: Objetivos
Ítems:
20. ¿Los objetivos institucionales se logran en su totalidad?
21. ¿La forma en que se lleva el registro de la información contribuye con el logro
de los objetivos trazados por la institución para una gestión educativa
eficiente?
Tabla 8. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 20-21
SI
Ítem
F
%
Ítem 20 5
21%
Ítem 21 5
21%
Fuente: Autora (2015)
NO
F
19
19
%
79%
79%
84
%
100%
100%
Gráfico 8. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 20-21
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 8
Ante las interrogantes de que si los objetivos institucionales se cumplen y si
la forma en que se lleva el registro de la información contribuye con el logro de los
objetivos trazados, los encuestados respondieron de manera negativa en un 79 por
ciento En cambio, el 21 por ciento respondió de manera positiva. De acuerdo a los
resultados, se puede señalar que los docentes consideran que no se cumplen con los
objetivos institucionales y que de igual forma esto no ayuda a que estos objetivos
sean cumplidos debido a la forma del registro de la información. Cabe destacar que el
propósito de toda institución debe ser el que estos se lleven a cabo debido a que esto
ayuda a que exista una calidad en el funcionamiento de toda organización. Los
objetivos institucionales se basan en desarrollar propuestas curriculares, la formación
de ciudadanos críticos, generar proyectos de mejora de la calidad y fortalecer el
trabajo en equipo de los distintos actores que forma parte de la institución educativa
(Álvarez, 2012). Si estos objetivos no se cumplen en la institución, no se podrá lograr
la inclusión de todos los estudiantes; ni formarlos para que adquieran las
competencias necesarias para resolver problemas en su ámbito personal ni laboral
85
como señala Álvarez (2012). En el caso de la institución, la misma no podrá generar
proyectos de calidad, ni mejorar la identidad, cultura y clima institucional según
establece el autor.
Análisis Nº 9
Dimensión: Gestión Educativa
Indicador: Eficiencia
Ítems:
22. ¿Los docentes cumplen con los plazos establecidos del llenado de los
formatos y entrega de planes de clases y evaluaciones?
23. ¿Existe supervisión de la documentación con la que labora cada docente?
24. ¿Es necesaria la implementación de documentos donde el docente y el
personal administrativo puedan registrar diferentes situaciones, para el
mejoramiento de la gestión educativa?
25. ¿La institución educativa gestiona oportunamente la documentación necesaria
a los docentes?
Tabla 9. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 22 al 25
SI
Ítem
Ítem 22
Ítem 23
Ítem 24
Ítem 25
Fuente: Autora (2015)
F
14
4
20
10
NO
%
58%
17%
83%
42%
86
F
10
20
4
14
%
42%
83%
17%
58%
%
100%
100%
100%
100%
Gráfico 9. Distribución de Frecuencias y Porcentajes. Ítems 22 al 25
Fuente: Autora (2015)
Interpretación Nº 9
Los datos obtenidos del ítem 22 expresan de manera positiva con el 58 por
ciento que los docentes cumplen con el llenado y entrega de los planes de clase y
evaluaciones y el 42 por ciento indicó que no ocurría así.
En cuanto al ítem 23, el 83 por ciento de la muestra señala que no hay
supervisión de la documentación que tiene cada docente.
En lo relativo al ítem 24, ocurre el caso contrario, ya que el 83 por ciento
respondió de manera positiva que es necesaria la implementación de documentos
para que los docentes y personal administrativo pueda registrar diversas situaciones
para el mejoramiento de la gestión educativa. Por último, en el ítem 25 indica con el
58 por ciento de manera positiva que la institución sí gestiona la documentación que
poseen los docentes.
En lo relativo al indicador de eficiencia, el cual tiene una gran relevancia
en la variable gestión educativa y de acuerdo con los resultados arrojados se puede
decir que existe cierta eficiencia en cuanto al llenado de la documentación tales como
87
planes de clase y evaluaciones y la entrega de los mismos se hace en el tiempo
establecido; así como es necesaria la implementación de documentos para que se
puedan registrar diversas situaciones. Sin embargo, no existe una supervisión de la
documentación que poseen los docentes ni se gestiona por parte de la institución de
manera eficaz. Por tal sentido, es necesario que exista por parte del directivo y
personal administrativo una reflexión profunda acerca de la eficiencia que la
institución educativa debe garantizar para que se han llevado a cabo con efectividad
la gestión educativa. Como sostiene Martínez (2010) para que en la organización
exista un aporte, el trabajo debe replantearse, es decir, revisar, reflexionar, buscar y
encontrar las mejores formas de realizar las cosas. Para que la institución pueda
superar el índice resultante del 73 por ciento, el cual indica que no hay supervisión, se
debe replantear el trabajo de los docentes mejorando las tres cualidades que indica
Martínez: la simplicidad, la rapidez y el equilibrio, ya que ninguno fue identificado
como indicador de eficiencia.
Conclusiones del Diagnóstico
Una vez concluido el análisis de los resultados obtenidos se efectúan las siguientes
conclusiones:
1.
En cuanto a la documentación administrativa existente en la Unidad Educativa
Colegio Ambientalista “22 de Abril”, el directivo no mantiene informados a todo su
personal sobre los documentos que son utilizados y de igual forma no existen todos
los documentos necesarios para una gestión efectiva.
2.
La institución educativa no aplica completamente los procesos administrativos
de planificación, dirección, evaluación y control por lo cual la gestión carece de
eficiencia.
3.
Por otro lado, no existe expedientes individuales de cada estudiante en la
institución que permita registrar las diversas incidencias que cada uno de ellos realiza
para canalizarla y darle una solución de manera rápida a cada uno de los casos.
88
4.
En relación a las instancias, el directivo de la Unidad educativa Colegio
Ambientalista “22 de Abril”,
no logra una comunicación e integración con el
personal docente que ayude a una mejor dinámica de manera que la gestión educativa
sea eficiente y sean resueltos los casos irregulares que se presentan.
5.
Puede observarse de igual modo, que la carencia de ciertos equipos de oficina
tales como archivadores dificultan el trabajo para el personal docente en cuanto
puedan extraer por si mismos los documentos que son necesarios utilizar para el
registro de la información pertinente en el momento.
6.
En cuanto a la organización de la información de cada estudiante, es
deficiente debido a que no se cuenta con los documentos específicos para su registro,
lo que no ayuda al ahorro de tiempo en la búsqueda de la información.
7.
Es de hacer notar que el recurso humano que labora en la Unidad Educativa
Colegio Ambientalista “22 de Abril”, es decir, personal docente y directivo adolece
de una buena base comunicacional el cual no logra de manera eficaz un desempeño
optimo de ambos que vaya en beneficio al control administrativo de la institución.
8.
En la Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”, los objetivos
institucionales y en materia del registro de la información no han sido cumplidos
cabalmente lo que ocasiona que la gestión no sea ni eficiente ni efectiva en cuanto a
considerarse un aspecto relevante para cualquier institución que cada información sea
registrada oportunamente y en el documento especifico para su caso.
9.
En términos generales, algo semejante ocurre con la eficiencia de la
documentación que se utiliza en dicha institución que no es supervisada por parte del
directivo en función de conocer con cuales documentos el personal docente cuenta o
no para realizar el registro de sus actividades en el aula de clase y si estos no son
llenados para validar el aspecto educativo del estudiante.
89
RECOMENDACIONES
1.
Informar al personal docente sobre la documentación administrativa utilizadas
en la institución de manera que cada uno de los integrantes que conforman la unidad
educativa tengan un amplio conocimiento del material con el cual debe trabajar a
diario.
2.
Aplicar en su gestión los procesos administrativos básicos como la
planificación, dirección, evaluación y control como aspectos predominantes para que
exista una gestión eficiente y efectiva.
3.
Evaluar el desempeño del personal docente y directivo de manera de alcanzar
los niveles deseado de profesionalismo.
4.
Equipar a la institución de archivadores para que los docentes tengan donde
extraer y guardar la documentación que se necesita para registrar la información de
cada estudiante.
5.
Considerar la incorporación de nuevos documentos administrativos que
permitan una buena organización de toda la información que es registrada en la
Institución.
6.
Darle la importancia que amerita los canales de comunicación para mejorar
las relaciones interpersonales.
7.
Se recomienda cumplir a cabalidad con los objetivos planteados por la
institución para mantener una gestión educativa efectiva.
8.
Conformar equipos de trabajos que incluyan docentes, directivos y personal
administrativo que en conjunto logren que la eficiencia sea optima en la institución
educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
90
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
Título o Denominación:
Debido a que esta investigación se refiere a la necesidad de un modelo en el
área de especialidad de la investigadora en la institución donde labora la misma, se
ha considerado pertinente que el título de la propuesta sea el siguiente: Modelos de
Documentación Administrativa para una Gestión Educativa eficiente y efectiva en la
Unidad educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
Presentación de la Propuesta
Esta propuesta se fundamenta en el
diagnóstico realizado en la Unidad
Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”, el cual fue llevado a cabo mediante
un cuestionario ad hoc aplicado, durante el lapso 2013 – 2014, a veinticuatro (24)
docentes que allí trabajan, quienes formaron parte de la muestra de esta investigación
como se explica en el apartado correspondiente en el capítulo anterior.
Como señalan los especialistas en el área, la documentación administrativa
representa un aspecto crucial en la gestión de toda institución educativa y
especialmente para quienes son responsables del manejo de ciertos documentos
esenciales para el buen funcionamiento del plantel. En tal sentido, el uso de la
documentación debe ser aplicada en cada uno de los ámbitos administrativos en
donde se pueden tener un registro claro y preciso de las diversas incidencias o
situaciones que se suscitan en la institución. Es obvio que el diseño de los
documentos ha evolucionado y eso solo ha ocurrido en función de mejorar los
91
existentes y lograr contar con otros que sirvan para hacer un registro preciso de algún
aspecto que se considere importante en toda organización educativa.
Para su diseño, es necesario que se tomen en consideración la opinión del
personal docente debido que el uso de los documentos administrativos se ha vuelto
más exigente y demanda mayor interés por los cambios que estos pueden producir de
manera positiva para la institución educativa. El registro de la información debe
hacer que los directivos den un paso al frente en función de anticiparse a los
problemas que puedan presentarse para evitarlos y así al final lograr una adecuada
organización en los documentos y una eficiente gestión. Es por ello que la propuesta
de Modelos de Documentación Administrativa para una Gestión Educativa eficiente y
efectiva en la Unidad educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril” es de vital
importancia para un mejor desempeño y funcionamiento. Por lo tanto, constituye un
logro no solo para la investigadora, sino para la institución contar con una propuesta
viable que al implementarla pueda dar solución a algunos de los problemas que han
venido confrontando al no contar con formatos ni medios de registros de información
de casos que, actualmente, pueden seguirse y dar respuesta con prontitud.
Objetivos de la propuesta
Objetivo General
Generar cambios en el ámbito administrativo de la Institución Educativa Colegio
Ambientalista “22 de Abril” a través de modelos de documentación administrativa
para una gestión educativa eficiente y efectiva en la misma.
Objetivo Específicos
•
Demostrar la factibilidad de la propuesta al personal de la Unidad Educativa
Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
92
•
Seleccionar los modelos de Documentación Administrativa necesarios para la
Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
•
Explicar la utilidad de cada uno de los documentos administrativos.
Visión y Misión de la propuesta
Visión: Lograr que la institución Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de
Abril” ejecute y evalúe los modelos de documentación administrativa propuestos en
esta investigación.
Misión: Alcanzar que la Institución Unidad Educativa Colegio Ambientalista “ 22 de
Abril” lleve a cabo todos los cambios en cuanto a la documentación en función a que
alcance un óptimo desarrollo en el ámbito de gestión donde se beneficiarán el
personal docente, directivo y administrativo,
lo que generará que exista una
educación eficiente en dicha institución y repercutirá en la calidad de la educación de
los aprendices.
Justificación de la propuesta
Tomando en consideración los resultados y la conclusión del diagnóstico que
demuestra la necesidad de la propuesta, se hace necesario que esta propuesta sea
considerada por los que forman parte de la institución como es el personal docente,
directivo y administrativo, ya que son los que están involucrados en todo lo relativo a
los cambios y a la implementación de esta propuesta para que de esta forma se
unifique o que es la eficiencia y efectividad de la gestión educativa en dicha
institución .
Luego de haber indicado la necesidad de la propuesta, es importante señalar
que la misma muestra elementos que la hacen eficiente en cuanto al registro de la
información que beneficia a todos los que forman parte de la institución; lo cual ha
motivado que esta propuesta de modelos de documentación administrativa ayude y
93
contribuya con el trabajo que realizan los docentes y personal administrativo en
beneficio del plantel educativo.
Asimismo, es de gran relevancia esta propuesta, porque promoverá una visión
positiva en cuanto al uso de los documentos administrativos necesarios en la
institución para así generar una organización eficiente en cuanto al registro de la
información; aparte de que se origina por las diversas preocupaciones en cuanto a no
contar con ellos, por lo tanto, se justifica la posible aplicación de esta propuesta.
Factibilidad de la propuesta
Para el desarrollo de la propuesta, es necesario determinar si es viable en
cuanto a la factibilidad económica, técnica y humana para la institución. Por tal
motivo, la aplicación de esta propuesta tiene por finalidad promover el cambio del
ámbito administrativo en cuanto a su documentación a fin de que la institución llegue
a ser una organización eficiente y efectiva y así beneficie el trabajo de los miembros
que forman parte de dicha institución.
Factibilidad Económica
Es relevante señalar que la propuesta Modelos de Documentación
Administrativa para una Gestión Educativa eficiente y efectiva en la Unidad
Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril tiene como propósito que los modelos
de documentación sean aplicados en dicha institución de manera de cumplir con los
objetivos de la propuesta.
Cabe destacar que la fase de factibilidad económica en cuanto a todos los
materiales y reproducción de dichos documentos estará a cargo de la institución
educativa. La institución en vista de hacerse participe de que esta propuesta se lleve a
cabo ha hecho mención de que cuenta con un presupuesto para el desarrollo de la
misma tomando en consideración el tiempo estipulado para la realización del mismo.
94
Factibilidad Humana
De acuerdo a los resultados del diagnóstico se evidenció una gran receptividad
por parte de los docentes para participar en dicha propuesta, generando así que el
personal vea un cambio y que su trabajo se beneficie de igual manera en cuanto al
registro, tiempo y búsqueda de la información. Asimismo, se espera que con la
aplicación de esta, tanto el directivo como el personal docente y administrativo
logren unificar el trabajo en equipo para el fortalecimiento de una gestión eficiente.
En definitiva, puede señalarse que es factible en cuanto al alto interés del personal.
Factibilidad Técnica
La implementación de la propuesta es factible a nivel técnico debido a que la
institución cuenta con un personal interesado en los objetivos de la misma se lleven a
cabo. En cuanto a los requerimientos técnicos como; papel, mobiliario y otros
insumos propios del área administrativa la institución está dispuesta a facilitarlos en
beneficio de la misma.
Diseño de la propuesta
A continuación se presenta el diseño de los cinco modelos de documentación
administrativa y una breve explicación sobre la utilidad que tienen cada uno de ellos
para la Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
Se espera que una vez que estos modelos han sido aplicados por la institución,
los mismos puedan ser evaluados para así cumplir con el último objetivo planteado en
la investigación que corresponde a la fase de evaluación.
Cada uno de los documentos ha sido diseñado con un encabezamiento que
contiene el logotipo e información de la institución, paso que ha sido aprobado por
esta por cuanto la investigadora tiene ya tres años trabajando en ella.
95
Un primer documento, a ser presentado en la figura 1, ha sido llamado
Compromiso del estudiante. Este cuenta con el membrete de la institución. Luego,
indica la fecha, el nombre del estudiante y de su representante. Además, se ha dejado
un espacio para escribir brevemente la situación.
Seguidamente, el estudiante redacta el compromiso al que llega con la
Coordinación Académica y finalmente se concluye con la firma del alumno(a) y del
Coordinador Académico.
Este documento tiene como utilidad el hecho de que el estudiante de la
institución en conjunto con el coordinador académico y representante llegue a un
compromiso que quedará por escrito sobre lo ocurrido y que se comprometan las
partes a que no pasará de nuevo, ya que su no cumplimiento será motivo de estudio
y decisión de la Coordinación Académica.
En este sentido, se ha incluido este comentario al final del documento. El
lector podrá observar cómo quedo el diseño del documento administrativo relativo a
Compromiso en la siguiente página. La idea es que sea reproducido por esta
institución y llenado cuando los casos se presenten y así solo será utilizado en las
situaciones que se presenten.
Figura 1. Compromiso del Estudiante
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
U.E. COLEGIO AMBIENTALISTA 22 DE ABRIL
NAGUANAGUA - EDO. CARABOBO
COMPROMISO DEL ESTUDIANTE
Hoy________________________
________________________
se
establece
alumno(a)
entre
cursante
del
la
Coordinación
y
______________
y
__________________________________________ representante, analizaron lo
96
relacionado
a
la
siguiente
situación:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_______________________________________________________________
A fin de lograr el ajuste que permita el desenvolvimiento armónico en el desarrollo
de
las
actividades
académica.
Por
lo
tanto
yo,___________________________________________ me comprometo a :
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
______________________________________________________________.
El no cumplimiento de lo antes expuesto será motivo de estudio y decisión de la
Coordinación Académica.
_____________________________
________________________________
Alumno(a)
Fuente: Autora (2015)
Coordinador Académico
El segundo documento administrativo, presentado en la figura 2, recibe el
nombre de Registro de Incidencias. Este documento que ha sido diseñado por la
investigadora y que forma parte de la propuesta tiene por objetivo el registro de
situaciones problemáticas que se puedan dar en el aula y que el profesor, con apoyo
de la firma del Coordinador, debe dejar evidencia, algo que hasta el momento no ha
ocurrido en la Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
Como se ha señalado en distintas secciones del escrito, las situaciones son
tratadas en forma verbal y no quedan registros escritos de las incidencias ocurridas
por lo que estos modelos de documentos administrativos constituyen una solución a
un problema concreto y satisfacen una necesidad que mejorará la eficiencia y la
calidad de la Gestión.
97
En este documento, se incluye un encabezado donde se presenta la
información de la institución además de su logo, datos que tienen todos los
documentos administrativos diseñados por cuanto representan una producción
intelectual de la autora como miembro del personal docente de la Unidad Educativa
Colegio Ambientalista “22 de Abril”.
Posterior al encabezado y del nombre del documento se deberá registrar el
nombre del alumno y el año en que se encuentra para lo que se dejado una línea o
espacio provisto.
En un recuadro o tabla de seis columnas se pide el registro de indicadores
como son la fecha, la asignatura y el nombre del profesor de la materia. Por supuesto,
se debe describir la incidencia que originó el registro. Como apoyo al profesor, es el
Coordinador, quien debe firmar el documento y por último, firmará el alumno.
A continuación, el modelo del documento administrativo diseñado
correspondiente al Registro de Incidencias.
Figura 2. Registro de Incidencias
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
U.E. COLEGIO AMBIENTALISTA 22 DE ABRIL
NAGUANAGUA - EDO. CARABOBO
REGISTRO DE INCIDENCIAS
Alumno (a):
___________________________________Año:__________________
98
Asignatura
Profesor
Incidencias
Fecha
Firma del
Firma de
Coordinador
alumno
Fuente: Autora (2015)
El documento administrativo que muestra la Figura 3 ha sido llamado
Alumnos con permiso para Retirarse. Este cuenta, igualmente, con el membrete de
la institución y como aspecto a registrar aparecen el nombre del estudiante, C.I,
nombre del coordinador y describir el motivo para retirarse. Este es, posiblemente,
uno de los documentos más importantes y de mayor necesidad de uso por parte de la
institución por lo que se recomienda su reproducción y custodia, ya que es muy
delicado el hecho de que estos documentos estén archivados y en custodia en caso de
que se presente una situación irregular. Ocurre, especialmente, con los adolescentes
de Educación Media, quienes acostumbran ausentarse de la institución sin permiso de
sus representantes y sin el permiso del personal docente, coordinadores e incluso del
personal directivo.
En consecuencia, es muy importante que toda institución educativa cuente con
este documento que propone la investigadora de manera que cada estudiante que se
vea en la necesidad de ausentarse de la institución se vea obligado a llenar sus datos
en este documento y firmarlo y que la Coordinación así como el directivo esté
constantemente informado de quiénes están ausentándose y esto lo permite este
documento.
99
De allí su importancia y la relevancia de los datos que se han incluido.
Además del encabezado, se debe incluir los datos del alumno como su nombre,
apellido, número de cédula, nombre del Coordinador a quien se le informó de la
causa del retiro del alumno (a) y por supuesto, el motivo que lo lleva a ausentarse de
la institución. Se debe incluir día y hora así como la firma del coordinador.
Además, se incluye
en la parte baja del documento
el nombre del
representante, quien retira al estudiante, el nombre del estudiante, el día y la hora y la
firma del mismo para dejar constancia de que autoriza el permiso como puede
visualizarse abajo.
Figura 3. Alumnos con permiso para retirarse
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
RMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
U.E. COLEGIO AMBIENTALISTA 22 DE ABRIL
NAGUANAGUA - EDO. CARABOBO
ALUMNOS CON PERMISO PARA RETIRARSE
El alumno: ______________________________C.I Nº______________________
manifestó al Coordinador: _______________________________ encargado del
Departamento de Coordinación que debe retirarse por el motivo siguiente:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
__El
día
_______________________________
Hora:
_________________________
Se agradece firmar la presente comunicación como constancia de estar informado y
devolverla al colegio como efecto de control
Atentamente,
100
__________________________________
Firma del Coordinador
………………………………………………………………………………………
…
Yo: ________________________________________ representante del alumno:
_____________________________________, me doy por enterado del retiro del
estudiante el día _______________ hora: ____________ como constancia de ello,
firmo la presente comunicación.
_________________________________
Firma del representante
CI:
Fuente: Autora (2015)
Figura 4. Acta de Declaración del alumno
En la figura 4, se presenta el modelo llamado Acta de Declaración del
Alumno.
Este contiene el membrete de la institución. Luego se encuentran los aspectos
a ser llenados tales como fecha, hora y año. Como es sabido, esta acta está asociada
con el artículo 80 de la LOPNA por lo que la referencia a este se incluye en el texto
del acta así como se menciona la ley antes de indicarse que de acuerdo con esta se le
concede al niño expresarse en su declaración y posteriormente se provee unas líneas
para registrar el nombre y cédula del alumno (a).
Se proveen, igualmente, una serie de líneas para la declaración del adolescente
y posteriormente una para la firma del documento como podrá observarse a
continuación. Como ha sido expresado por la institución, este documento
administrativo diseñado y propuesto por la investigadora será impreso y fotocopiado
tantas veces como sea necesario y así no será necesario tener un material almacenado
allí sin necesidad de uso. En la parte baja, se encuentra un espacio correspondiente a
la hora y firma del docente o docentes que estuvieron presentes.
101
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
U.E. COLEGIO AMBIENTALISTA 22 DE ABRIL
NAGUANAGUA - EDO. CARABOBO
ACTA DE DECLARACIÓN DEL ALUMNO
En el día de hoy,______________ de _____________________ de 20____, siendo
las ______________, se concedió el derecho a expresarse según el artículo 80 de la
LOPNA
al
ciudadano/
niña
(o)
adolescente_______________________________________________,
o
cédula
de
identidad Nº ________________________, alumno regular de este instituto, quien
libre de todo apremio, expresa lo siguiente por voluntad propia:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Siendo las ______________________ se leyó y conformen, firman en presencia de
_______________________________________
Fuente: Autora (2015)
La última figura, la 5, corresponde a la llamada Acta de Repetición (Artículo
112). El lector podrá observar que esta contiene el membrete de la institución, la
fecha, el nombre de la materia, año y sección al que se le realizará la evaluación. En
102
la parte baja, se encuentran unos indicadores. La parte media que indica nombres y
apellidos es la única que debe ser llenada por cada estudiante que va a presentar. El
resto será completado por el docente del área. Por último, se coloca un espacio para la
firma del docente y del Coordinador de evaluación para darle validez a dicho
documento.
Figura 5. Acta de Repetición
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
U.E. COLEGIO AMBIENTALISTA 22 DE ABRIL
NAGUANAGUA - EDO. CARABOBO
ACTA DE REPETICIÓN (ARTÍCULO 112)
En el día de hoy______________ de _____________________ de 20____, de
acuerdo al artículo 112, se realizará la repetición de la evaluación correspondiente a
la materia de _____________________ para el año______ y sección______.
Nº
Nombres y Apellidos
Firma del Docente____________________
103
Nota 1
Nota 2
Firma del Coordinador de Evaluación ________________________
Fuente: Autora (2015)
Recomendaciones
Se recomienda:
•
Implementar la propuesta “Modelos de Documentación Administrativa para
una Gestión Educativa en la Unidad Educativa Colegio Ambientalista “22 de
Abril”.
•
Dar el uso adecuado a los modelos de documentación administrativos
diseñados.
•
Incorporar a todo el personal que forman parte de la institución para
enseñarles el uso de los modelos de documentación propuestos.
REFERENCIAS
Álvarez, D. (2012). Objetivos Institucionales. Obtenido el 4 de Junio de 2014 en
http://es.slideshare.net/ALVAREZDESEGURA/objetivos-institucionales12955455
104
Álvarez, N. (2013). Descripción y comparación de las 7 teorías de la Comunicación.
Obtenido
el
6
de
Octubre
de
2014
en
http://www.creadess.org/index.php/informate/de-interes/temas-deinteres/17631-descripcion-y-comparacion-de-las-7-principales-teorias-de-lacomunicacion
Angarita, Z. (2008). Liderazgo y Gerencia. Obtenido el 14 de Junio de 2014 en
http://zulayangarita.blogspot.com/2008/07/teorias-del-liderazgo.html
Arleo, L. (2009). Conceptos de Administración y Reseña Histórica. Obtenido el 25 de
Abril de 2014 en http://arleoluis.blogspot.com/2009/06/aspectos-generales-dela-administracion.htm
Azocar, R. (2009). Análisis de validez y confiabilidad de los instrumentos re
recolección
de
datos.
Obtenido
el
5
de
Julio
de
2014
en
http://ramneazcara.blogspot.com/2009/04/analisis-de-validez-y-confiabilidadde.html
Bárcenas, F. (2009). Proceso administrativo. Obtenido el 12 de Junio de 2014 en
http://www.aves.edu.co/ovaunicor/recursos/1/index_proceso_administrativo.p
df
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial. 2009
Correa, A e Hidalgo, H (2008). Manual para la realización y organización del
informe. Facultad de Ciencias de la Educación, Universidad de Carabobo.
Educando. (2009). La Gestión Educativa. Portal de la educación dominicana.
Obtenido
el
28
de
Junio
de
2014
en
http://www.educando.edu.do/articulos/directivo/la-gestin-educativa/
Figuera, A. (2012). Propuesta de un modelo de gestión de recursos humanos para
potenciar el comportamiento organizacional en la Unidad Educativa Batalla
de Vigirima II
Obtenido el 05 de Junio de 2014 en http://produccion105
uc.bc.uc.edu.ve/cgibin/wwwisis/[in=fichero/fichero1.in]?mfn
%5Et3002=13001&%5Et3001=produc
Galíndez, N. (2009). La oficina Moderna. Obtenido el 8 de Junio de 2014 en
http://wwwlaoficinamoderna.blogspot.com/
García, O. (2009). Estrategias Gerenciales dirigidas al Director Educativo para el
impulso del Modelo Educativo de los Liceos Bolivarianos en el Municipio
Escolar N° 10.2 Naguanagua, del Estado Carabobo. Obtenido el 12 de Mayo
de
2014
en
http://produccion-
uc.bc.uc.edu.ve/documentos/trabajos/700027F1.pdf
García, R. (2010). El archivo de documentos. Los archivos administrativos. Nociones
Básicas de instalación de documentos. El acceso a la información contenida
en los archivos públicos. Obtenido el 6 de Junio de 2014 en
http://empleopublico.castillalamancha.es/empleopublico/c/document_library/g
et_file?uuid=5990ff32-0020-474e-9194-dfbf2d87e2d1&groupId=10129
Hechabarria, S. (2012). Diferencias entre Cuestionario y Encuesta. Obtenido el 20 de
Julio de 2014 en http://uvsfajardo.sld.cu/diferencia-entre-cuestionario-yencuesta
Ley Orgánica de Educación. Gaceta Oficial 2009.
Ley de Organización de Procedimientos Administrativo. Gaceta Oficial 1981.
Maduro, R. (2009). Competencias del gerente Educativo en el desarrollo de la
práctica pedagógica del docente de Educación Básica. Obtenido el 16 de
Junio
de
2014
en
http://publicaciones.urbe.edu/index.php/REDHECS/article/view/604/1530
Mayo, E. (2012). Teoría de la Comunicación. Obtenido el 24 de Junio de 2014 en
http://guiateoriasadministrativas.blogspot.com/2012/04/teoria-relacioneshumanas.html
106
Martínez, O. (2010). Eficiencia Administrativa. Obtenido el 3 de Junio de 2014 en
http://saludyeficiencia.blogspot.com/2010/01/replanteo-del-trabajo.html
Medina, M. (2012). Modelo de Gestión Académica en el Desempeño docente y su
relación con el Rendimiento Académico en Institutos de Educación Superior.
Obtenido
el
11
de
Abril
de
2014
en
http://rectoria.udo.edu.ve/crhediudo/images/stories/2012/trabajosdeinvest/tesis
.pdf
Novelle, L. (2012). Archivos de Empresa. Obtenido el 10 de Junio del 2014 en
http://eprints.rclis.org/17327/1/NOVELLE%20L%C3%93PEZ%20L.
%20Archivos%20empresa.pdf
Moreno, J. (2013). Diseño, Gerencia y Evaluación de Proyectos Socio-Educativos.
Obtenido el 22 de Mayo de 2014 en http://dgeprose.blogspot.com/p/perfil-delgerente-educativo.html
Oca, I. (2011). Archivo de documentos. Obtenido el 5 de Junio de 2014 en
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=288
Pérez, A. (2012). Evaluación de la gestión educativa en función de los procesos
gerenciales a nivel de educación superior en el Politécnico Santiago Mariño,
Extensión Valencia. Obtenido el 10 de Junio de 2014 en http://produccionuc.bc.uc.edu.ve/cgi-bin/wwwisis/[in=fichero/fichero1.in]?mfn
%5Et3002=12896&%5Et3001=produc
Quero, M. (2010). Confiabilidad y coeficiente Alpha de Cronbach. TELOS Revista
interdisciplinaria en Ciencias Sociales. Vol: 12. Obtenido el 6 de octubre de
2014 en http://www.urbe.edu/publicaciones/telos/ediciones/pdf/vol-12-2/nota2.PDF
Ramírez (2012), cuyo título es La gestión educativa (GE) en la educación básica y
media oficial de Manizales: un análisis desde las teorías administrativas y
107
organizacionales. Trabajo de Grado. Obtenido el 17 de octubre de 2014 en
http://www.bdigital.unal.edu.co/9039/1/7708531.2012.pdf
Rendón, R. (2011). Sistema Administrativo de Gestión de Documentos para la
Gerencia de manejo de documentos (GMD) de PDVSA exploración y
producción división oriente bajo plataforma de Software libre. Obtenido el 5
de Junio de 2014 en https://sites.google.com/a/udo.edu.ve/adsi/tesis-pdf
Rodríguez, L. (2009). Modelo de Gestión para el desarrollo del liderazgo
transformacional y pedagógico en la gerencia educativa de los liceos
bolivarianos del municipio escolar No 08 de Rocío .Estado Bolívar. Trabajo
Especial de Grado para optar al título de Magister Scientiarum Mención
Administración Educativa.
Obtenido el 12 de marzo de 2015 en
https://postgradoeducacionudobolivar.files.wordpress.com/2010/07/lilianarodriguez.pdf
Rojas, N. (2013). La Gestión Educativa y el Desempeño Docente de la Institución
educativa Innova School y Ate-2013. Obtenido el 11 de Junio del 2014 en
http://prezi.com/fsxu5hqyoqov/tesis-ucv-post-grado/
Sánchez, A. (2011). La Gestión de documentos como estrategia de innovación
empresarial.
Obtenido
el
6
de
Junio
de
2014
en
http://www.ciens.ucv.ve/coordad/document/PRESENTACIONES%20Y
%20TESIS%20GRADO/TGM_AESG_2011.pdf
Sosa, J. (2014). Trabajo de Documentos Administrativos. Obtenido el 27 de Junio de
2014
en
http://es.scribd.com/doc/225494758/Trabajo-de-Documentos-
Administrativos
Uzcategui, E. (2012) Consejos Educativos en Venezuela. Obtenido el 22 de Junio de
2014
en
http://ever-uzcategui.over-blog.es/article-consejos-educativos-en-
venezuela-112493617.html
108
109
ANEXOS
NIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
ESCUELA DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
Fecha:____________
Estimado Encuestado (a):
Como parte de un proyecto de investigación, le presento una encuesta que
permitirá conocer al investigador los Modelos de Documentación Administrativa
110
para una Gestión Educativa eficiente y efectiva aplicados actualmente en el ambiente
laboral donde usted se desempeña.
La información obtenida será tratada en forma confidencial para los fines del
estudio que se realiza. En consecuencia, agradezco su sinceridad al responder.
Instrucciones:
•
•
•
•
•
Utilice un lápiz o bolígrafo de tinta negra para rellenar el cuestionario.
Marque con claridad la opción elegida con una equis (X).
Si no puede contestar la pregunta o si la pregunta no tiene sentido para usted,
por favor, diríjase a la persona que le entregó la encuesta y ésta le explicará la
importancia de su participación.
Sus respuestas serán anónimas y absolutamente confidenciales por lo que no
se solicitará ningún dato personal.
Las respuesta son de tipo dicotómicas (SI o NO). Sin embargo, ninguna será
correcta o incorrecta.
¡Gracias por su colaboración!
CUESTIONARIO
Ítems
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
INTERROGANTES
Usted como Docente considera que…
¿Conoce los documentos administrativos esenciales en la institución?
¿La institución cuenta con los documentos necesarios para su correcto
funcionamiento?
¿Aplican los procesos administrativos en la institución?
¿Los asuntos administrativos se respaldan bajo la dirección de la institución?
¿La administración educativa de la institución se ejecuta de manera efectiva?
¿Se le da el uso correcto a los expedientes de la institución, según su propósito?
¿Existen expedientes que contienen el registro descriptivo de cada estudiante?
¿Tienen los docentes acceso a los expedientes de los estudiantes?
¿El consejo directivo responde ante situaciones irregulares en la institución?
¿Los docentes se dirigen hasta las instancias correspondientes ante alguna
situación particular?
111
Sí
No
11
1
12
1
1
13
14
15
16
171 17
18
19 19
20
21 21
22
2
23
22 24
25
¿La institución cuenta con archivadores donde los docentes puedan extraer los
documentos que necesiten?
¿La institución cuenta con los recursos necesarios para la reproducción de los
documentos?
¿Hay disposición para adquirir recursos materiales cuando se requieran?
¿Existe un orden a la hora de trabajar con el libro de actas?
¿Es fácil ubicar la información de un estudiante en el libro de actas?
¿Se lleva un registro de incidencias de los estudiantes?
¿La institución cuenta con un personal formado para la gestión educativa?
¿El desempeño del equipo de trabajo en la gestión institucional es eficiente?
¿La incorporación de documentos para el registro de información de los
estudiantes influye favorablemente en el desempeño docente en cuanto al ahorro
de tiempo, organización y búsqueda de información?
¿Los objetivos institucionales se logran en su totalidad?
¿La forma en que se lleva el registro de la información contribuye con el logro
de los objetivos trazados por la institución para una gestión educativa eficiente?
¿Los docentes cumplen con los plazos establecidos del llenado de los formatos
y entrega de planes de clases y evaluaciones?
¿Existe supervisión de la documentación con la que labora cada docente?
¿Es necesaria la implementación de documentos donde el docente y el personal
administrativo puedan registrar diferentes situaciones para el mejoramiento de
la gestión educativa?
¿La institución educativa gestiona oportunamente la documentación que posee
a los docentes?
Fuente: Autora (2015)
112