República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica 08-10000 Doctora ELVIRA FORERO HERNANDEZ Directora General ICBF Bogotá REFERENCIA: SOLICITUD DELEGACIÓN ESPECIAL PARA CONTRATAR PROYECTO ANEA 2009.- Respetada directora: De manera atenta, me permito solicitarle, delegación especial para adelantar los tramites pre y contractuales en el proyecto ASISTENCIA NUTRICIONAL AL ESCOLAR Y ADOLESCENTE 2009. De acuerdo con la programación prevista y aprobada para esta regional la alimentación escolar para la vigencia 2009, se ejecutará durante 157 días hábiles del calendario escolar, por ello los trámites precontractuales deben iniciarse en los primeros días del mes de enero 2009 para que el servicio en restaurantes escolares coincida con el inicio del calendario escolar tanto en el Distrito de Barranquilla como en los 22 Municipios del Departamento. La solicitud de delegación especial encuentra su fundamento en los siguientes estudios: Área Solicitante: Ordenador del Gasto: Responsable: Objeto: Rubro: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Dirección Regional Atlántico Emilia Carmen Fontalvo Fontalvo Emilia Carmen Fontalvo Fontalvo Suministro de desayunos y almuerzos a los preescolares y escolares matriculados en las Instituciones Educativas de los Municipios del Departamento del Atlántico, programadas por el ICBF- Departamento Y Municipios con el fin de mejorar el desempeño académico, la asistencia regular, así como promover la formación de hábitos alimentarios saludables en la población escolar, con la participación activa de la familia, la comunidad y el Estado, a través de los Entes Territoriales. C32015011310301002 – Almuerzo 131, C320150113103021001 – Desayuno 131, C32015011410301002 – Almuerzo, 141 –denominado Asistencia Nutricional al Escolar y Adolescente. $13.715.648.583.oo Cuarto (4) Presupuesto: Ítem en el Plan de Contratación 1. ¿POR QUÉ? – En el año 2008, la regional Atlántico ha logrado el fortalecimiento Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 PBX 437 76 30 Información, denuncias y quejas 01 8000 918080 www.bienestarfamiliar.gov.co Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica (JUSTIFICACIÓN) 2. ¿QUE? (NECESIDAD) – 3. ¿CUÁNDO? OPORTUNIDAD – 4. ¿CUAL? CONVENIENCIA – de la coordinación y articulación con los diferentes actores del SNBF en el departamento del Atlántico. El resultado del esquema 2008, fue la celebración de 21 convenios interadministrativos de aporte para ejecución del programa, con importantes aportes financieros por parte de la Gobernación y de los Municipios, con criterio de ampliación de cobertura y privilegio de la ración desayunos por una parte y la atención de la ración almuerzo por parte de las entidades territoriales. El análisis de estas necesidades han dado una visión de lo que el escolar requiere para el fortalecimiento y reorientación de acciones en torno al fortalecimiento del programa asistencia nutricional al escolar y adolescente, los cuales Permitan su mejoramiento integral. Esto contribuye a disminuir los factores de riesgo que inciden en la deserción escolar, rendimiento académico y el estado nutricional. La conclusión de la experiencia en este año, igualmente ha permitido lograr señalar cuáles deben ser las responsabilidades puntuales de cada actor en el programa y por ello la apuesta para el 2009, es que el desarrollo del programa se adjudique a operadores especializados con claras y absolutas garantías del manejo del aspecto más importante del programa cual es la nutrición. Contribuir a mejorar el desempeño académico, evitar la deserción escolar, promover la formación de hábitos alimentarios saludables, prioritariamente en la primera infancia, para lo cual es necesario la articulación con la participación activa de la familia, la comunidad y los Entes territoriales, en el desarrollo del proyecto Asistencia Nutricional al Escolar y Adolescente. Para el año 2009, le seguimos apostando a la articulación del SNBF y protección de los niños, niñas y jóvenes, quienes se constituyen en sujetos únicos de intervención por todos los actores involucrados en la seguridad alimentaria desvirtuando completamente el tipo de atención anterior, la cual era desarticulada y con duplicidad de acciones y a un alto costo. Se tiene previsto que con el inicio del año escolar 2009, simultáneamente se brinde el servicio de suministro de alimentación al escolar y adolescente. Es la de lograr aunar los esfuerzos técnicos administrativos y humanos en el desarrollo del programa durante los 157 días del calendario escolar completos. Por ello la propuesta de Atlántico en lo que tienen que ver con la selección del operador o de operadores especializados es la apertura de la convocatoria en los cinco (5) días primeros días hábiles del mes de enero de 2009, con inclusión en el pliego de la adhesión de entidades territoriales en la ejecución del programa, previa la celebración de convenios de cooperación y cofinanciación. La responsabilidad de la regional atlántico está en el inicio a tiempo del programa, sin perder de vista la cooperación y cofinanciación del programa en los Municipios y Distrito de Barranquilla, creemos que con la concurrencia de recursos se avanza hacia la calidad en la prestación del Servicio en las Aulas educativas, en búsqueda de la garantía de derechos dentro y fuera del aula de clases, aumentar las coberturas y por consiguiente los beneficios obtenidos de esta alianza se enfocan a: Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 PBX 437 76 30 Información, denuncias y quejas 01 8000 918080 www.bienestarfamiliar.gov.co Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica Ampliación de cobertura en básica primaria: teniendo como prioritarios de atención de la población rural, desplazada e indígena en todos los niveles, meta que se logra con convenios tripartitas en los 22 Municipios del Departamento del Atlántico. - - - - - - - Optimización de los recursos propios y de cofinanciación: los municipios dentro de la negociación con las ONG que se encargarán de manejar los aportes del Municipio y del ICBF se comprometen a cumplir con las características de las minutas establecidas por el ICBF y para la cobertura programada. Corresponsabilidad con el ICBF: El municipio tienen capacidad en aspectos logístico, financiero y técnico en el desarrollo del proyecto del Escolar y Adolescente. Cualificación de la Atención: Contribuye a brindar servicios de calidad y oportunidad. Mejora la alimentación: esto se logra a través de los proyectos productivos desarrollados en las escuelas, que se desarrollarán en algunas escuelas del área rural en convenio con RESA. Articulación del SNBF con la intervención de otras entidades para fortalecer el programa, como: Educación, Salud y Medio Ambiente. Mejora de la calidad en la atención: se logra con la constitución y consolidación del comité técnico que permite el seguimiento, control y evaluación permanente. Inclusión del Programa en la Línea de política del Plan de Desarrollo Departamental y Municipal. Promoción y fomento de acciones de educación alimentaria y nutricional: tendientes a proteger la salud y nutrición de la población y a rescatar valores y prácticas alimentarias, a través de la aplicación de las Guías alimentarias. Evaluación a través de Indicadores: de Deserción, Inasistencia, Repitencia Escolar y del Estado Nutricional. Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 PBX 437 76 30 Información, denuncias y quejas 01 8000 918080 www.bienestarfamiliar.gov.co Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS - ESPECIFICACIONES ESENCIALES 5. ¿CÓMO? se hace necesario la contratación del proyecto de Atención Nutricional al Escolar y Adolescente con los municipios, porque permite la concurrencia de recursos, existe un compromiso frente al programa, se logra un seguimiento y control permanente, en búsqueda de la mejora continua en la prestación del servicio público del ICBF, de acuerdo a los requerimientos de los lineamientos técnico administrativos para la modalidad. según naturaleza y tipo de compromisos contractual a adquirir: La Resolución que se expida por el nivel nacional mediante la cual se asigne el presupuesto para la Regional Atlántico; La resolución 0505 del 21 de marzo de 2007- manual de contratación y la Modificatoria resolución 01278 del 15 de junio de 2007, e instrucciones que sobre la materia expidan las Direcciones competentes de la sede Nacional. El régimen de contratación aplicable a la convocatoria pública es el determinado en normas especiales tales como ley 7ª. De 1979 y su decreto reglamentario 2388 , artículo 122 del decreto 2150 de 1995, y procedimientos internos de contratación tales como el Manual de Contratación, adoptado mediante solución 0505 y su modificación contenida en la resolución 1278 . La selección del operador u operadores especializados se llevará mediante invitación pública y abierta a todas entidades interesadas en la prestación del servicio, previa la definición de condiciones de participación a través de pliegos de condiciones que contengan reglas claras y precisas sobre las condiciones de participación y de ejecución del programa. Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 PBX 437 76 30 Información, denuncias y quejas 01 8000 918080 www.bienestarfamiliar.gov.co Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica o El alcance del objeto: Contribuir a mejorar el desempeño académico, evitar la deserción escolar, promover la formación de hábitos alimentarios saludables, prioritariamente en la primera infancia, para lo cual es necesario la articulación con la participación activa de la familia, la comunidad y los Entes territoriales, en el desarrollo del proyecto Asistencia Nutricional al Escolar y Adolescente. o Las obligaciones del contratista 1. Respetar y salvaguardar los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política, en la Convención Internacional de los Derechos del Niño, en la Ley 1098 de 2006 y demás normas pertinentes. 2. Elaborar y suscribir el acta de iniciación del contrato. 3. Conjuntamente con los diferentes comités y entidades del SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR S.N.B.F., adelantar las acciones encaminadas al mejoramiento de la calidad de vida de los niños, niñas y adolescentes atendidos en la modalidad de Asistencia Nutricional al Escolar y Adolescente. 4. Garantizar la atención del Servicio Público de Bienestar Familiar conforme a los objetivos, normas y lineamientos técnicos vigentes establecidos por EL ICBF para la modalidad. 5. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, de conformidad con el desarrollo y a la luz de lo estipulado en las disposiciones legales vigentes y normas del ICBF las cuales forman parte integral del contrato (incluye lineamientos misionales y técnicoadministrativos vigentes y estándares de calidad). 6. Garantizar el personal necesario para cumplir cabalmente con el objeto del contrato y con las obligaciones pactadas conforme a lo estipulado en los Lineamientos Técnico Administrativos y Estándares para la Asistencia Alimentaria al Escolar - Programa de Alimentación Escolar – PAE del ICBF y decreto 3075/1997. 7. A la firma del acta de inicio el operador debe presentar la relación del personal con los respectivos documentos legales exigidos y vigentes según la labor y profesión que corresponda. 8. El operador esta obligado a transportar los alimentos en vehículos que cumplan con las condiciones adecuadas según legislación respectiva vigente, lo cual deberá ser reportado al supervisor periódicamente, según las condiciones y la necesidad con los respectivos conceptos favorables. 9. Realizar la entrega de las raciones, durante 157 días del calendario escolar en los servicios de alimentación escolar de los establecimientos educativos y unidades aplicativas. 10. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de ley 789 de 2002, acreditar el cumplimiento del pago mensual de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de Compensación Familiar, mediante certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal según el caso y presentar al supervisor los documentos que acreditan tal cumplimiento conforme a la ley. Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 PBX 437 76 30 Información, denuncias y quejas 01 8000 918080 www.bienestarfamiliar.gov.co Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica 11. Implementar sistemas encaminados al mejoramiento continuo y gestión de la calidad en el proceso de atención respectivo. 12. Mantener un aviso o valla en parte visible que indique la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar auspiciado por el ICBF y el número de la línea nacional gratuita de Bienestar Familiar 018000 918080 [Esta obligación será suprimida en los contratos con instituciones que por instrucción directa del ICBF no deban distinguirse]. . 13. Cumplir con las instrucciones que le imparta el supervisor y demás obligaciones que se deriven de la ley, reglamento o los lineamientos vigentes o que se expidan con posterioridad y que contemplen aspectos relativos a la ejecución del objeto contratado. 14. Presentar periódicamente al supervisor, el informe de la atención prestada a la población desplazada de acuerdo al instrumento suministrado por EL ICBF. 15. Destinar y ejecutar el valor del aporte que hace EL ICBF para la compra de alimentos de acuerdo a las necesidades y con orientación y asesoría del Centro Zonal de EL ICBF, para lo cual deberá tener en cuenta los precios del mercado y la minuta que se deba cumplir. 16. Ajustar las compras de alimentos a lo establecido por EL ICBF en la minuta patrón de la presente Invitación a Ofertar, conforme a los lineamientos técnicos del programa expedidos por EL ICBF. 17. Cumplir los ciclos de menús de acuerdo a la minuta establecida en la presente invitación. 18. El ICBF podrá solicitar ajustes a los ciclos de menús de acuerdo a las especificaciones de la minuta, y según la aceptación de los mismos por parte de los usuarios del programa reflejada en los resultados de las encuestas de aceptación diseñada por el ICBF y aplicada por el contratista, mínimo dos veces durante la duración y ejecución del contrato. 19. Solicitar y aceptar el apoyo y la asesoría técnica del ICBF. 20. Presentar el concepto, certificación o evaluación del representante estudiantil o personero estudiantil (Ley de Infancia y Adolescencia – Artículo 32), sobre la calidad de la prestación del servicio, como un anexo parte del informe de ejecución mensual para el supervisor. 21. Presentar al Centro Zonal del ICBF respectivo en las fechas estipuladas, el informe de ejecución mensual y sus anexos (planillas con las raciones efectivamente entregadas a los beneficiarios, debidamente firmadas por EL OPERADOR, el o los funcionarios del establecimiento educativo encargados de la coordinación de la prestación del servicio y/o el representante de la Asociación de Padres de Familia, según las condiciones, resumen mensual de gastos, y compras efectuadas con los respectivos soportes), como requisito para el pago. 22. Reintegrar al ICBF los recursos no utilizados de acuerdo con las actas de liquidación parcial o definitiva del contrato, dentro del término establecido en las mismas. 23. Permitir la participación de los padres de familia y de los organismos de control social establecidos constitucional y legalmente como instrumentos de control para la administración de los recursos y del servicio. 24. Buscar estrategias que permitan subsidiar a los escolares que por Avenida Carrera de 68 No. 64 C 75 pobreza PBX 437 76 razones extrema no30puedan pagar la cuota de Información, denuncias y quejas 01 8000 918080 participación, para el caso del código 02 - almuerzo. www.bienestarfamiliar.gov.co 25. Recaudar las cuotas de participación correspondientes a cada D.C. - Colombia niño,Bogotá, niña y adolescente usuario para el código 02 - almuerzo de acuerdo con los lineamientos, según el valor y uso de los mismos, y utilizar estos recursos en acciones que propendan por el mejoramiento de las condiciones del servicio. República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica 26. Destinar el valor del aporte de EL ICBF en la modalidad desayunos a la compra de alimentos y hasta el dos por ciento (2%) para gastos administrativos (papelería, fotocopias y otros gastos directos necesarios para cumplir con el objeto del presente contrato) y garantía única y publicación del mismo, si hubiere lugar. En todo caso, los gastos para la prestación del servicio en la modalidad desayuno, deberán ser asumidos sin cuotas de participación; para la modalidad almuerzo, la totalidad del aporte de EL ICBF deberá destinarse a la compra de alimentos. En ningún caso, el no pago de la cuota de participación será motivo para excluir a un escolar del servicio. 27. Comprometerse en la búsqueda permanente de mecanismos que permitan la cofinanciación de los servicios, los cuales se destinarán en forma exclusiva a la atención de los niños, niñas y adolescentes beneficiarios. 28. Coordinar con las entidades locales las acciones que deberán ejecutarse en el ámbito local dentro del Plan Nacional de Salud Pública. 29. Aplicar los criterios de focalización y procedimientos de selección de usuarios señalados por EL ICBF. 30. Velar porque en los empaques de alimentos para consumo en desarrollo del contrato, se de cumplimiento a la Resolución de rotulado vigente del Ministerio de la Protección Social, de manera tal que en los empaques y envases por lo menos aparezca la siguiente información: nombre del alimento, lista de ingredientes, contenido neto y peso escurrido, nombre y dirección del fabricante, país de origen, identificación del lote, fecha de vencimiento y/o de duración mínima e instrucciones para conservación, instrucciones de uso, registro sanitario para los productos que de acuerdo con la norma vigente lo requieran. 31. El operador deberá además realizar mínimo dos veces durante la ejecución del contrato, los exámenes que permitan evidenciar las condiciones microbiológicas y fisicoquímicas adecuadas de los alimentos ofrecidos y reportar dichos resultados al supervisor del contrato. 32. Cualquier cambio, modificación o ajuste a los ciclos de menú, deberá ser informado oportunamente al supervisor del contrato, para su previa autorización y presentar por escrito los respectivos ajustes avalados por el Nutricionista Dietista, que de igual forma presente el mínimo de experiencia profesional de 1 año y la respectiva tarjeta profesional. 33. Presentar periódicamente informes de los avances al supervisor del contrato, en las fechas estipuladas por éste. Como mínimo en los informes de ejecución constará lo siguiente: informe técnico y financiero con los respectivos soportes establecidos. 34. Presentar informe final al supervisor del contrato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la terminación del presente contrato. 35. Suministrar la información necesaria, permitir el acceso e inspección de sus instalaciones, responder oportunamente las comunicaciones dentro los ocho días habiles, facilitar las condiciones para el desempeño del supervisor del contrato o sus delegados, y colaborar con él para el cabal cumplimiento de las labores de supervisión. Facilitar de manera oportuna e integral, libros de registro, archivos, actas, consolidados y demás Avenida Carrera 68 pertinente, No. 64 C 75 sin PBXperjuicio 437 76 30de la demás información que información Información, denuncias y quejas 01 8000 en ejercicio de la función de918080 inspección, vigilancia y control www.bienestarfamiliar.gov.co requiera EL ICBF y/o los organismos de control. Bogotá, D.C. deberá - Colombia 36. EL OPERADOR gestionar con las entidades competentes la capacitación continúada para garantizar el cumplimiento idóneo en la prestación del servicio. 37. Hacer mención de EL ICBF e incorporar su logotipo en los documentos, publicidad y comunicados a los medios de República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica 38. Garantizar la coordinación con el establecimiento educativo o la unidad aplicativa para la adecuada entrega de las raciones de complemento alimentario. 39. Las demás que se deriven de la naturaleza del presente contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución. 40. Aplicar la encuesta de aceptación, diseñada por el Centro Zonal ICBF según el área de influencia, mínimo o La forma de pago Los pagos se realizarán pactando un anticipo hasta por el equivalente al valor proyectado de los dos primeros meses de prestación servicio, sin que en ningún caso pueda superar el 50% del valor del contrato. El valor restante mensualmente durante el mes siguiente a la prestación del servicio o Lugar de ejecución del contrato. El distrito de Barranquilla y 22 municipios del departamento del Atlántico. o Lugar de entrega de los bienes o de prestación del servicio. En cada unidad aplicativa. o El plazo de ejecución: 157 días del calendario hábil escolar. Con posibilidad de adición de 10 días para un total de 167 días. Con el objeto de estandarizar el inicio de todos los contratos el plazo de ejecución se contará desde la suscripción del acta de inicio entre el ordenador del gasto y/o supervisor y/o interventor y el contratista. Copia del acta de inicio deberá remitirse a la Oficina Jurídica y a la Dirección Financiera. El plazo de ejecución de todos los contratos no puede sobre pasar el 31 de Diciembre de cada año, salvo las excepciones presupuestales. MODALIDAD DE SELECCION 6. ¿QUIÉN? 7. ¿CUÁNTO La modalidad del proceso para la selección del contratista se hará a través de: o Convocatoria Publica De conformidad con las normas y procedimientos que rigen la celebración de contrato de aporte contemplados en la ley 7 de 1979 decreto reglamentario 2388 artículo 122 del decreto 2150. Las convocatoria va dirigida a todas las entidades sin ánimo de lucro cuyo objeto social permita la ejecución del objeto a contratar. El ICBF cuenta con presupuesto disponible en el identificador del gasto Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 PBX 437 76 30 Información, denuncias y quejas 01 8000 918080 www.bienestarfamiliar.gov.co Bogotá, D.C. - Colombia República de Colombia Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina Jurídica CUESTA? ESTUDIO MERCADO – DE C32015011310301002 – Almuerzo 131, C320150113103021001 – Desayuno 131, C32015011410301002 – Almuerzo, 141 –denominado Asistencia Nutricional al Escolar y Adolescente. En el programa de asistencia nutricional al escolar y adolescente, el precio es un aspecto que ya se encuentra determinado por el ICBF en los lineamientos técnicos administrativos para el año 2009, y corresponde a $624 Desayuno; $ 843 Almuerzo. 8. FACTORES DE SELECCIÓN. 9. ¿QUÉ RIESGOS SE CORREN? – GARANTÍAS El proyecto de asistencia nutricional en la Regional Atlántico tiene un costo de $13.715.648.583.oo De conformidad con la resolución 505 del 2007 y modificada por la resolución 1278 para efectos de la contratación de aporte se tendrá en cuenta factores de experiencia y aportes que realicen al programa las personas jurídicas interesadas. La experiencia en la ejecución del programa indica que existen riesgos identificados tales como: 1.- Suspensión del servicio por: Alteración del orden público, cierre de carreteras, suspensión de clases, desastres naturales como tornados, inundaciones, paros huelgas del sector educativo. 3.- Incumplimiento en la ejecución del contrato por parte del contratista Para el riesgo del numeral uno se tiene prevista la coordinación con las entidades territoriales en el sentido de que aún en cualquiera de ellas se garantice a los niños, niñas y adolescentes la prestación y suministro de alimentación, con jornadas organizadas en las escuelas y con el acompañamiento de los padres usuarios. Para el riesgo del numeral dos, el contrato trae el cubrimiento de estos riesgos a través de la constitución de garantías consistente en pólizas a favor de las entidades contratantes. 10. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CONTRATACION Y METAS DE LOS PRYECTOS APROBACION De presentarse uno cualquiera de los siniestros contemplados en la póliza de garantía, se debe iniciar los trámites para su cobro y efectividad. Atender a 126.875 cupos discriminados así: 89.474 Desayunos; 37.401 Almuerzos para los niños, niñas, adolescentes y familias con servicios de calidad, oportunidad y pertinencia a través de programa de atención al escolar y adolescente. Ordenador del gasto Nombre EMILIA CARMEN FONTALVO FONTALVO Directora Regional Dependencia./ Cargo Aprobó Nombre Comité de Asesoría Contractual Nombre ISABEL MARIA SALAZAR ARIZA Coordinadora Grupo Jurídico Dependencia./ Cargo Elaboro Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 PBX 437 76 30 Información, denuncias y quejas 01 8000 918080 www.bienestarfamiliar.gov.co Bogotá, D.C. - Colombia Dependencia./ Cargo