PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE AYUDA (Síntesis elaborada por

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE AYUDA
(Síntesis elaborada por Septimio Pérez Escalante del libro: Organización Internacional del Trabajo.
La Consultoría de Empresas: Guía para la profesión, editado por Limusa, 3ª. Edición. p 229-246)
Introducción
Constituye la tercera fase del proceso de consultoría, ésta incluye la elaboración de soluciones para el problema
diagnósticado, la elección de las posibles soluciones, la presentación de propuestas y la preparación para la aplicación
de la solución aceptada por el cliente.
Es muy importante mantener la continuidad entre el diagnóstico y la planificación. Aunque ésta continuidad debe
mantenerse ya no se insiste en un trabajo analítico sino en la innovación y la creatividad.El objetivo no es encontrar mas
datos y otras explicaciones de la existencia de un problema u otro, sino dar con algo nuevo.
Es sumamente conveniente que el cliente participe de manera mas activa en esta fase por las sguientes razones:
a) El cliente debe estar de acuerdo con las soluciones identificadas antes de emprender un trabajo conceptual, de
diseño y de planificación sobre alguna de ellas.
b) La planificación exige la movilización de las personas mas preparadas del examen de todas las ideas
c) El personal del cliente puede realizar gran parte del trabajo de diseño y planificación con el apoyo del consultor
d) Generar compromiso del cliente con la solución adoptada al momento de la aplicación
e) Proporciona un nuevo conjunto de oportunidades de aprendizaje para el cliente
Finalmente, es necesario destinar suficiente tiempo a la planificación creativa mediante una programación adecuada del
cometido
1. Búsqueda de ideas sobre posibles soluciones.La mayor parte de los problemas empresariales y gerenciales tienen
mas de una solución y en algunos casos el número de soluciones posibles es elevado, especialmente si los
objetivos buscados son complejos y debido a esto a nadie se le ocurre una solción evidente, por lo tanto el objetivo
es descubrir todas las soluciones interesantes y factibles y someterlas a una evaluación preliminar antes de
comenzar un trabajo de diseño y planificación detallado sobre una propuesta.
1.1
Orientación. El principal factor es la índole del problema, en especial: características técnicas (esfera
funcional), complejidad (aspectos involucrados, importancia para la organización, normatividad) y grado de
novedad (familiaridad con el problema). Se deberá elegir entre tres tipos de solución: a) que esté al "alcance
de la mano", b) sea completamente nueva o c) se aplique una solución conocida con o sin
adaptación.También es neceario definir hasta donde llegará la búsqueda, si se mantiene dentro de
laorganización cliente, examinar las soluciones de otras organizaciones, examinar bibliografía especializada o
recurrir a institutos de investigación. Es conveniente preparar una lista de verificación para orientar las
soluciones factibles mediante la consideración de algunos elementos importantes.
1.2
Experiencia. Amenudo el consultor acude a la experiencia y examina los métodos que ha utilizado con éxito
en otras partes. Es importante evitar esfuerzo inventando soluciones que ya existen por lo que se debe tomar
en consideración la experiencia para asesorar al cliente calificado como "de punta" o que refleje mejor la
experiencia del consultor.
1.3
Pensamiento creativo. El pensamiento creativo es "la creación de cosas o ideas que anteriormente no
estaban relacionadas", su finalidad es crear algo nuevo. Las etapas del pensamiento creativo son:
a)
b)
c)
d)
e)
Preparación. Obtener todos los hechos conocidos, definir el problema y los objetivos buscados.
Esfuerzos. Pensamiento vigente generador de múltiples ideas, concepciones y enfoques.
Incubación. Dejar que el problema repose en el subconcientepara bloquear inhibiciones y bloqueos
emotivos.
Intuición. Destello que da una respuesta y conduce a soluciones.
Evaluación. Análisis de todas las ideas generadas en las tres etapas anteriores para hallar soluciones
posibles.
La etapas a) y e) requieren reflexión analítica, las b), c) y d) requieren dejar provisionalmente en suspenso el
juicio y actuar con plena libertad. El objetivo es la cantidad de ideas y no la calidad.
Algunas técnicas de pensamiento creativo son: reuniones para suscitar ideas, sinéctica, enumeración de
propiedades, relaciones forzadas, análisis morfológico,pensamiento lateral y "PO", listas de verificación, los
seis sombreros pensantes, pensamiento de ruptura, soñar despierto, técnica del grupo genio.
Sea cual sea la técnica utilizada, se aplican las cuatro directrices siguientes:
1ª. Suspensión del juicio de valor. Suprime toda crítica prematura de cualquier idea.
2ª. Ideas totalmente libre. Cuanto mas extravagantes las ideas, mejor los resultados.
3ª. Cantidad. Cuantas mas ideas, mejor.
4ª. Fertilización cruzada. Combinar y mejorar las ideas de los otros.
El pensamiento creativo también tiene barreras por lo que es preciso luchar contra ellas, tales son: las
autoimpuestas, creer que siempre existe una respuesta correcta, conformidad, falta de esfuerzo y valentía
para enjuiciar lo evidente, evaluación demasiado rápida, temor de pasar por alguien falto de equilibrio mental,
respeto por la autoridad, no reconocer que hay un método mejor por el éxito obtenido antes, individualismo
excesivo y falta de trabajo en equipo.
1.4
Principio de la solución siguiente. Es un principio del pensamiento de ruptura que sugiere que se conciban
otras soluciones para tener en cuenta necesidades futuras. Supone prever los cambios futuros, el requisito
evidente es que al adotar una solución no debemos bloquear el camino a otras que puedan resultar
necesarias en el futuro.
2. Establecimiento y evaluación de diversas ideas
2.1
Selección de ideas. Al generar ideas, debido a la cantidad debemos realizar una clasificación, revisarlas,
examinarlas y evaluarlas como actividades previas al análisis,por ejemplo una clasificación sería:muy
interesante, interesante, superficial, inútil y no clara y en consecuencia decidir analizar solo las muy
interesantes. Ésta actividad es cuestión de criterio por lo cual se debe realizar en estrecha colaboración con el
cliente.
2.2
Análisis. El enfoque gradual puede ayudar. Iniciar con dos o tres ideas a nivel de preproyecto o de plan
esquemático para posibilitar la recopilación de mas datos fundamentados en hechos con inclusión de cifras
preliminares relacionadas con costos y beneficios. Otra forma es analizar la idea que recibió la mas alta
clasificación preliminar y abandonarla cuando no satisfaga algún requisito beneficio-costo y continuar con la
siguiente.
2.3
Evaluación de alternativas. Es importante mencionar que la evaluación inicia desde que inicia su trabajo el
consultor, al realizar el diagnóstico, al momento de planificar, la evaluación es una actividad constante, sin
embargo hace falta una evaluación global para optar finalmente por una idea en particular. Algunos criterios
de evaluación pueden ser útiles en éste punto para aplicar una valoración a los elementos de las ideas
seleccionadas, finalmente puede haber varias ideas factibles y pueden predominar las situaciones siguientes:
a) Las opciones ideales que cumplan todos los criterios son raras
b) El número de criterios es elevado
c) Algunos criterios importantes son difíciles o imposibles de cuantificar.
d) Existe un considerable factor de subjetividad a falta de datos concretos, para superarlo se puede reunir un
grupo de expertos para que, con base en una escala, asignen valores a criterios particulares teniendo
presente la naturaleza y complejidad del caso.
3. Presentación de propuestas de medidas al cliente
3.1
La presentación. La mayoría de los consultores prefiere hacer una presentación oral con el respaldo de todas
las pruebas documentales y material auxiliar audiovisual necesario para apoyar la exposición.El objetivo es
obtener la aceptación de las recomendaciones por parte del cliente.
La reunión de presentación se celebra entre el equipo de consultoría, el cliente y los miembros de su
personal. El funcionario de enlace y otro personal especializado del cliente pueden desempeñar un papel
importante.
La presentación se realiza mediante una serie de pasos, preparándose los argumentos a favor de las
recomendaciones de una manera tan eficaz, que el cliente no dude o dude poco en aceptarlas.
El consultor debe explicar si existen, los siguientes aspectos:




3.2
Los peligros en que se incurre con la solución como son la oposición de algunos empleados, la inversión
o los costos de aplicación altos.
Las condiciones que el cliente debe crear y mantener.
Tareas que no se pueden completar por necesidad de otros asociados o realización en otra región, etc...
Las perspectivas, la no previsión de crecimientos futuros, ampliación de la capacidad, automatización u
otros aspectos similares.
Planes de aplicación. En las propuestas de medidas presentadas al cliente suele faltar un plan realista y
factible de aplicación de las propuestas. El cliente recibe una descripción estática del nuevo proyecto, sin
embargo puede haber un largo camino para llegar a la situación deseada, por lo tanto, la propuesta debe
contener un plan para la implantación o aplicación de la propuesta, ese plan, de acuerdo con el cliente el plan
puede ser muy detallado o global y deberá contener, además del quehacer, indicará el como realizarlo.
3.3
La decisión. Es el cliente y no el consultor quien debe elegir que solución se elegirá y aplicará. Es esencial
que el consultor sea consciente de las preferencias personales del cliente y de los factores culturales y de otra
índole que influyen en la adopción de las decisiones en la organización cliente, éste conocimiento le orientará
sobre el tipo de solución que deberá presentar y le proporcionará los argumentos persuasivos con el fin de
que las medidas propuestas sean aceptadas.