MANCOMUNIDAD de VIRGINIA

MANCOMUNIDAD de VIRGINIA
Departamento de Salud de Virginia
Notificación de las Prácticas de Privacidad
Esta notificación describe cómo se puede utilizar y divulgar su información médica
protegida y cómo usted puede tener acceso a esta información. Favor de revisarla
detenidamente.
Si usted tiene alguna pregunta acerca de esta Notificación, favor de ponerse en contacto con:
VDH Privacy Office (Oficina de Privacidad del VDH) al (804) 864-7269
109 Governor Street, 13th Floor
Richmond, VA 23219
Es la política del Departamento de Salud de Virginia (VDH), Mancomunidad de Virginia,
proporcionar una notificación de la privacidad que explica cómo la información de su atención médica
se utiliza o divulga. La ley exige que el VDH mantenga la privacidad de su información médica
protegida y proporcione una notificación de sus obligaciones legales y prácticas de privacidad con
respecto a la información médica protegida.
Esta Notificación de Prácticas de Privacidad describe cómo el VDH puede utilizar y divulgar su
información médica protegida para llevar a cabo el tratamiento, pago u operaciones de atención
médica, y para otros fines que están permitidos o exigidos por la ley estatal o federal. También
describe sus derechos para tener acceso y controlar su información médica protegida. La “información
médica protegida” es información relacionada con su salud o estado físico o mental en el pasado,
presente o futuro, y servicios de atención médica relacionados, incluyendo datos demográficos que
pueden identificarlo.
Se exige que el VDH acate los términos de esta Notificación de las Prácticas de Privacidad
actualmente en vigencia. Podemos cambiar, en cualquier momento, los términos de nuestra
notificación. La nueva notificación será vigente para toda la información médica protegida que
mantengamos en ese momento y se anunciará en la oficina del VDH. Con solicitud previa, le
proporcionaremos la versión revisada de la Notificación de las Prácticas de Privacidad. Usted puede
solicitar la versión revisada de la Notificación de las Prácticas de Privacidad llamando al VDH al (804)
864-7269 y solicitar que se le envíe una copia de la versión revisada por correo. Conservamos las
versiones anteriores de las Notificaciones de las Prácticas de Privacidad por seis (6) años a partir de la
fecha de revisión.
1. USOS Y DIVULGACIONES DE SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA
Usos y divulgaciones de su información médica protegida
Esta Notificación de las Prácticas de Privacidad le dirá las formas en que el VDH utilizará y divulgará
la información médica protegida acerca de usted. También describiremos sus derechos y ciertas
obligaciones que tenemos en lo que concierne el uso y la divulgación de información médica
protegida.
Para el tratamiento:
Podemos utilizar la información médica protegida acerca de usted para proporcionarle tratamiento o
servicios médicos. Podemos divulgar la información médica protegida acerca de usted a médicos,
enfermeras, técnicos, u otro personal de atención médica que están involucrados en su tratamiento. Por
ejemplo, un médico que lo está tratando por una infección puede necesitar saber si usted padece de otra
afección que pueda afectar su plan de tratamiento y recuperación. Los diferentes departamentos del
VDH también pueden compartir información médica protegida acerca de usted con el fin de coordinar
las distintas cosas que usted pueda necesitar, tales como la revisión de autorización. También podemos
divulgar información médica protegida acerca de usted a personas ajenas al departamento que pueden
estar involucradas en su atención médica general.
Para el pago:
Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para que el tratamiento y los servicios
que usted recibe en el departamento médico local se puedan facturar y cobrar a usted, a una compañía
de seguros o a un tercero. Por ejemplo, podemos utilizar su información médica protegida de un
procedimiento que usted recibió en la clínica para que se pueda reembolsar al departamento. También
podemos utilizar su información para obtener una aprobación previa de un tratamiento que usted puede
recibir o para determinar si algún otro tercero cubrirá el tratamiento.
Para las operaciones relacionadas con la atención médica:
Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para operaciones relacionadas con la
atención médica. Estos usos y divulgaciones son necesarios para asegurar que todos los pacientes
reciben una atención de calidad. Por ejemplo, podemos usar información médica protegida para revisar
su tratamiento y servicios y para evaluar el desempeño del personal que lo atiende. También podemos
combinar la información médica protegida de muchos pacientes para decidir qué servicios adicionales
deberían cubrirse, qué servicios no son necesarios, y si ciertos tratamientos nuevos son efectivos.
También podemos divulgar información a médicos, enfermeras, técnicos y demás personal del
departamento para fines de revisión y aprendizaje.
Otros usos y divulgaciones permitidos y requeridos que se pueden hacer sin su consentimiento,
autorización u oportunidad de objetar
Podemos utilizar o divulgar su información médica protegida en las siguientes situaciones sin su
consentimiento o autorización:
Exigido por ley:
Podemos utilizar o divulgar su información médica protegida en la medida que el uso o divulgación
sea exigido por la ley. El uso o divulgación se hará de conformidad con la ley y se limitará a los
requisitos pertinentes de la ley. Se le notificará, según lo exige la ley, de tales usos o divulgaciones.
Emergencias:
Podemos usar o divulgar su información médica protegida en caso de una emergencia o situación en la
que no es práctico obtener una autorización por escrito. Si esto sucede, su médico intentará obtener su
autorización verbal para que un prestador de atención médica o de su plan de salud discuta su
expediente médico con un tercero que usted especifique.
Salud pública:
Podemos divulgar su información médica protegida para actividades y fines de la salud pública a una
autoridad de salud pública autorizada por ley para recopilar o recibir la información. Esta divulgación
se hará con el propósito de controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. También podemos
divulgar su información médica protegida, por indicación de la autoridad de salud pública, a un
organismo gubernamental extranjero que esté colaborando con la autoridad de salud pública.
Enfermedades contagiosas:
Podemos divulgar su información médica protegida, si lo autoriza la ley, a una persona que pudo haber
estado expuesta a una enfermedad contagiosa o que pueda estar en riesgo de contraer o propagar la
enfermedad o padecimiento.
Supervisión de la salud:
Podemos divulgar su información médica protegida a una agencia de supervisión de la salud para
actividades autorizadas por la ley, tales como auditorías, investigaciones, e inspecciones. Las agencias
de supervisión que buscan esta información incluyen organismos gubernamentales que supervisan el
sistema de atención de la salud, programas de prestaciones del gobierno, y otros programas reguladores
gubernamentales y leyes de derechos civiles.
Maltrato o abandono:
Podemos divulgar su información médica protegida a una autoridad de salud pública que está
autorizada por la ley para recibir informes de maltrato de menores o abandono. Además, podemos
divulgar su información médica protegida si creemos que usted ha sido víctima de un maltrato,
abandono o violencia doméstica, a una entidad o agencia gubernamental autorizada para recibir dicha
información. En este caso, la divulgación se hará de conformidad con los requisitos de las leyes
federales y estatales correspondientes.
Administración de Medicamentos y Alimentos:
Podemos divulgar su información médica protegida a una persona o compañía a la que la
Administración de Medicamentos y Alimentos exige que dé parte de eventos adversos, desviaciones de
productos biológicos, defectos de productos o problemas; para rastrear productos; para posibilitar la
retirada de productos en el mercado; hacer reparaciones o sustituciones; o para llevar a cabo la
vigilancia posterior a la comercialización, según lo exige la ley.
Procedimientos judiciales:
Podemos divulgar su información médica protegida en el curso de cualquier procedimiento judicial o
administrativo en respuesta a una orden judicial o de un tribunal administrativo (en la medida en que
dicha divulgación está expresamente autorizada), y en ciertas condiciones en respuesta a una citación,
orden de registro, solicitud de descubrimiento de las pruebas u otro proceso legal.
Cumplimiento de la ley:
También podemos divulgar información médica, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales
federales y estatales correspondientes, para fines del cumplimiento de la ley. Estos fines del
cumplimiento de la ley incluyen (1) propósitos y procesos legales exigidos por la ley, (2) solicitudes de
información limitada para fines de identificación y localización, (3) pruebas de un delito cometido en
nuestras instalaciones, y (4) la sospecha de que una muerte ha ocurrido como resultado de una
conducta delictiva.
Actividad delictiva:
De acuerdo con las leyes federales y estatales correspondientes, podemos divulgar su información
médica protegida si usted le ha comunicado a su prestador una amenaza específica e inmediata de
ocasionar una lesión corporal grave o la muerte a una persona identificable o a personas, y su prestador
cree que usted tiene la intención y la capacidad de llevar a cabo esa amenaza de manera inminente.
Médico forense, responsable de una funeraria, y donación de órganos:
Podemos divulgar información médica protegida al encargado de investigar las muertes inesperadas o
médico forense para propósitos de identificación, para la determinación de la causa de muerte o para
que el encargado de la investigación o médico forense lleve a cabo otras funciones autorizadas por la
ley. También podemos divulgar información médica protegida al responsable de una funeraria, según
lo autorizado por la ley, con el fin de llevar a cabo las responsabilidades relacionadas con la funeraria.
Podemos divulgar dicha información en anticipación razonable al fallecimiento. La información
médica protegida su puede utilizar y divulgar para fines de donación de órganos, ojos o tejidos
procedentes de cadáveres.
Investigación:
Podemos divulgar su información médica protegida a investigadores cuando un comité institucional de
revisión, que ha examinado el proyecto de estudio y los protocolos establecidos para asegurar la
privacidad de su información médica protegida, ha aprobado su investigación.
Actividad militar y seguridad nacional:
Podemos utilizar o divulgar información médica protegida según lo exigido o autorizado por la ley, de
los individuos que son personal de las Fuerzas Armadas (1) para actividades consideradas necesarias
por las autoridades militares apropiadas; (2) para efectos de una determinación por parte del
Departamento de Asuntos de Veteranos de su elegibilidad para recibir prestaciones; o (3) a la autoridad
militar extranjera si usted es un miembro de los servicios militares extranjeros. También podemos
divulgar su información médica protegida a los funcionarios federales autorizados para llevar a cabo
actividades de seguridad nacional e inteligencia, incluyendo para proveer servicios de protección al
Presidente y otros legalmente autorizados.
Indemnización por accidentes de trabajo:
Podemos divulgar su información médica protegida según lo autorizado para cumplir con las leyes de
indemnización por accidentes de trabajo y otros programas similares legalmente establecidos para
proporcionar prestaciones por enfermedades o lesiones laborales.
Reclusos:
Podemos divulgar su información médica protegida a una institución correccional u otras situaciones
de custodia de seguridad pública si es necesaria para su cuidado, o si la divulgación es requerida por la
ley estatal o federal.
Registro de vacunación:
Podemos divulgar su historial de vacunación con el Sistema de Información de Vacunación de Virginia
para ayudar a evitar que reciba vacunas innecesarias. El Sistema de Información de Vacunación de
Virginia puede divulgar comprobación de la vacunación de un niño a las escuelas.
Socios comerciales:
Algunos de nuestros servicios se proporcionan a través de contratos o acuerdos con otras entidades
públicas y privadas y algunos de estos contratas o acuerdos requieren que se divulgue la información
médica al contratista. Estos contratistas son conocidos como “socios comerciales”. Ejemplos incluyen
consultores médicos, laboratorios, dentistas y abogados de la Procuraduría General. Podemos divulgar
su información médica protegida a estas personas para que ellos puedan realizar el trabajo que les
hemos pedido. Siempre que un acuerdo entre nuestra oficina y un socio comercial implica el uso o
divulgación de su información médica protegida, tendremos un contrato por escrito que contiene los
términos que protegerán la privacidad de su información médica protegida.
Alguien autorizado para tomar decisiones en su nombre:
Podemos divulgar información a las personas autorizadas a tomar decisiones en su nombre, como un
poder legal o tutor.
2. OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA
Nosotros no utilizaremos o divulgaremos su información médica protegida para fines que no sean los
identificados en las secciones anteriores sin su Autorización específica por escrito. Su información
médica no se utilizará o divulgará para fines de mercadotecnia o venta sin su Autorización. Si usted
nos da Autorización para utilizar o divulgar su información médica, usted puede revocar esa
Autorización, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca su Autorización, ya no podremos
utilizar o divulgar información acerca de usted por las razones cubiertas en su Autorización por escrito,
pero no podemos retirar o recuperar cualquiera de los usos o divulgaciones ya hechos con su permiso.
Además, estamos obligados a conservar el historial de la atención que le proporcionamos.
3. SUS DERECHOS
Usted tiene los siguientes derechos en lo que concierne a la información médica protegida que
mantenemos sobre usted:
El derecho de revisar y copiar:
Usted tiene el derecho de revisar y copiar su información médica protegida que se puede utilizar para
tomar decisiones sobre su atención. Por lo general, esto incluye expedientes médicos y de facturación
pero no incluye notas de psicoterapia.
Para revisar y copiar su información médica protegida, usted debe presentar su solicitud por escrito al
Departamento de Salud o al Funcionario de Privacidad de HIPAA a la dirección que aparece al
comienzo de esta Notificación. Si usted solicita una copia de la información, podemos cobrarle una
cuota por copiar, enviar por correo u otros suministros asociados con su petición.
Podemos negar su solicitud de revisar y copiar en ciertas circunstancias muy limitadas. Si se le niega el
acceso a la información médica protegida, usted puede solicitar que se reconsidere la negativa. Para
mayor información llame al (804) 864-7269.
Derecho a corregir:
Si usted considera que la información médica protegida acerca de usted es incorrecta o está
incompleta, puede pedirnos que la corrijamos. Usted tiene el derecho de solicitar una corrección
siempre y cuando la información es mantenida por o para el VDH, Para solicitar una corrección, su
petición debe ser por escrito y presentarla al Distrito de Salud de Prince William, 9301 Lee Avenue,
Manassas, VA. 20110, 703-792-6300. Usted debe proporcionar una razón que apoye su petición.
Podemos negarle su petición de corrección si no es por escrito o no incluye una razón para apoyar la
petición. Además, podemos negar su solicitud si usted nos pide que se corrija información que:




No fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no
esté disponible para hacer la corrección;
No es parte de la información médica protegida que es mantenida por o para el VDH;
No es parte de la información que se le permitiría revisar y copiar; o
No es precisa y completa.
Derecho de un informe de las divulgaciones:
Usted tiene derecho a solicitar un “informe de las divulgaciones”. Esta es una lista de las divulgaciones
que hemos realizado de su información médica protegida. El informe no incluirá divulgaciones: (1)
para fines de tratamiento, pago, u operaciones relacionadas con la atención médica; (2) hechas a usted;
(3) realizadas de conformidad con su autorización; (4) realizadas a amistades o familia en su presencia
o debido a una emergencia o desastre; (5) para fines de seguridad nacional o de inteligencia; (6) para
instituciones correccionales o la seguridad pública; (7) como parte de una información de datos
limitada; o (8) inherentes a otras divulgaciones permisibles. Su solicitud debe indicar un periodo de
tiempo de las divulgaciones, que no puede ser mayor a seis (6) años y no puede incluir fechas antes del
4 de abril de 2003. Su solicitud debe indicar en qué forma desea la lista (por ejemplo, en papel o
electrónicamente).
Derecho a solicitar restricciones:
Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación en nuestro uso o divulgación de su
información médica protegida para el tratamiento, pago u operaciones relacionadas con la atención
médica. Usted también tiene derecho a solicitar un límite en la información médica protegida que
divulgamos sobre usted a alguien que está involucrado en su atención o el pago de su atención, como
un miembro de la familia o amigo. Por ejemplo, usted nos puede pedir que no utilicemos o
divulguemos información acerca de una cirugía que usted tuvo. No estamos obligados a aceptar su
solicitud. Si la aceptamos, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria
para proporcionarle un tratamiento de emergencia. Estamos obligados a aceptar su solicitud, si usted
paga por los tratamientos, servicios, suministros y recetas “de su propio bolsillo” y usted solicita que
no se le comunique la información a su plan de salud para efectos de pago o de operaciones
relacionadas con la atención médica. Puede haber casos en los que estamos obligados a divulgar esta
información si la ley lo exige.
Para solicitar restricciones, usted debe hacer su solicitud por escrito al Distrito de Salud de Prince
William, 9301 Lee Avenue, Manassas, VA. 20110. En su solicitud usted nos debe decir (1) qué
información desea limitar; (2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quién desea
que se apliquen las limitaciones, por ejemplo, divulgaciones a su cónyuge.
Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales:
Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos de su información
médica protegida en cierta manera o en cierto lugar. El VDH le recuerda próximas citas y citas a las
que faltó. Usted puede pedir que no nos pongamos en contacto con usted, que enviemos esta
correspondencia a una dirección que no sea su hogar, o que solamente nos pongamos en contacto con
usted por teléfono.
Para solicitar comunicaciones confidenciales, usted debe hacer su solicitud por escrito al Distrito de
Salud de Prince William, 9301 Lee Avenue, Manassas, VA. 20110. Nosotros no le preguntaremos el
motivo de su solicitud. Cumpliremos todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar
cómo o dónde desea que se le contacte.
Derecho a que se le notifique si hay una violación:
Usted tiene derecho a que se le notifique en caso de que nosotros (o uno de nuestros socios
comerciales) descubramos una violación de su información médica protegida que no está
salvaguardada.
Derecho a una copia impresa de esta notificación:
Usted tiene derecho a una copia impresa de esta notificación. Usted puede pedir que le demos una
copia de esta notificación en cualquier momento. Para obtener una copia impresa de esta notificación,
llamar al (804) 864-7269 durante el horario normal de trabajo.
4. QUEJAS
Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados puede presentar una queja al Virginia
Department of Health, Privacy Office, Post Office Box 2448, Richmond, VA 23218 o al Secretary of
the U.S. Department of Health and Human Services, Regional Manager, Office for Civil Rights, 150 S.
Independence Mall West, Suite 372, Philadelphia, PA 19106-3499.
Para presentar una queja ante el VDH, usted se puede comunicar con nuestra Oficina de Privacidad al
(804) 864-7269 de lunes a viernes de 8:30 AM a 4:30 PM, excepto los días feriados estatales o por
correo electrónico a [email protected]. Usted no será penalizado por presentar una queja.
Esta notificación fue publicada y entra en vigor el 23 de septiembre de 2013
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