08 Planificació dels recursos humans. Perfils professionals Nombre: Fecha: Apellidos: Curso: Documento 1: La importancia del anàlisis y la descripción de puestos de trabajo. A continuación se reproduce artículo que lleva por título “La importancia del análisis y descripción de puestos de trabajo”, escrito por Lucía Álvarez González, (Psicóloga Industrial que trabaja en Canalwork.com) y publicado en el portal www.arearh.com. “ El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) no es otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo aún seguimos viendo como es considerado como un procedimiento “no importante”, o al menos «no tan necesario», como otras herramientas utilizadas. (…) Antes de comentar brevemente la utilidad de esta herramienta, me gustaría invitar a una reflexión sobre las siguientes cuestiones: ▪ ¿Cuantas veces hemos visto la desorientación de muchos trabajadores porque no saben, cuales son exactamente sus tareas y sus funciones? ▪ ¿Cuantas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organización y nos damos cuenta de que esa persona no era la idónea? ▪ ¿Cuantas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa? ▪ ¿Cuantas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la cultura de nuestra organización? ▪ ¿Cuantas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones? En mi opinión, son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales cuestiones. Y las respuestas a todas ellas están en el ADP. (…) Recursos humans i responsabilitat social corporativa 1-8 08 Planificació dels recursos humans. Perfils professionals Todo empresario, todo Directivo y todo departamento de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de ADP. Y entre sus funciones debería destacar la de concienciar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema. (…) Aunque existen modelos estándares de ADP, la organización debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su organización. Debe ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo comprenda, concreto y de fácil utilización. El establecimiento de un ADP sentará las bases, y en cierta medida, determinará el éxito o el fracaso de muchos de los procesos de una organización. Así, hablamos de que tener una herramienta clara y sencilla determinará: 1.- Los procesos de selección: Cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre la base de esa información desarrollar todo el proceso de selección propiamente dicho (plantearnos qué técnicas vamos a utilizar, qué pruebas vamos a pasar, cómo vamos a enfocar la entrevista, etc.) Así pues, los perfiles profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a quien lo desempeñe. En este sentido la utilización de este sistema es indispensable. De aquí, podemos deducir también su importancia para el reclutamiento, pues en él especificamos las características o exigencias que debe tener un candidato para desempeñar ese puesto de manera eficaz. Y la pregunta que cabe plantearnos es: ¿Cómo reclutamos al personal, cómo realizamos un proceso de selección si ni tan siquiera conocemos lo que el propio puesto impone a su ocupante? 2.- Planes de carrera y promoción. A la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra organización es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compañía y, qué requisitos son necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades. En este sentido es necesario saber qué puestos tengo, qué puestos voy a crear, por qué los considero necesarios y, qué características han de tener aquellas personas que ocupen estos puestos. Recursos humans i responsabilitat social corporativa 2-8 08 Planificació dels recursos humans. Perfils professionals 3.- Valoración de puestos de trabajo. La valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información acerca del valor o el “peso” específico que un determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de establecer retribuciones. Para hacer una valoración de puestos es necesario la información aportada por el ADP. Si no sabemos cuáles son las tareas de un puesto de trabajo, ¿cómo podremos determinar su valor? 4.- Evaluación del desempeño. Para evaluar o medir el desempeño de un trabajador es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas que hace, cuáles son sus funciones, sus objetivos. Si no tenemos esta información, ¿qué variables vamos a utilizar para medir su eficiencia? 5.- Formación. Para planificar la formación necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace, cómo lo hace y dónde lo hace, para así determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra carencia y, en función de ello proporcionarle la formación necesaria. 6.- Determinación de la responsabilidad. Un Análisis y Descripción de puestos nos dará información acerca de nuestras responsabilidades, nuestras competencias, etc., lo que reducirá la incertidumbre que, en muchas ocasiones, tenemos al respecto y evitará el desempeño de un rol distinto al que realmente tenemos. 7.- Clasificación y ordenación de puestos. Como anteriormente mencionamos, la información obtenida en el ADP servirá para clasificar y ordenar todos los puestos de nuestra organización y sobre la base de ello establecer la estructura retributiva. Como hemos visto hay muchos aspectos y procesos de nuestra organización que requieren la implantación de un sistema como éste. Todos deberíamos reflexionar acerca de los beneficios que tendría para nosotros el implantar dicho sistema, que en mi opinión son muchos, y de las repercusiones negativas que para nuestra organización y, sobre todo para nuestros trabajadores, tiene el ignorar este aspecto fundamental de la gestión empresarial”. CUESTIONES ¿Cuáles son las características que debe reunir el análisis y descripción de puestos para que realmente sea eficaz? Recursos humans i responsabilitat social corporativa 3-8 08 Planificació dels recursos humans. Perfils professionals ¿A qué procesos de recursos humanos apoya la herramienta de Análisis y Descripción de Puestos? Justifica tu respuesta. ¿Qué efectos puede tener en una empresa el no haber realizado un adecuado Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo? Recursos humans i responsabilitat social corporativa 4-8 08 Planificació dels recursos humans. Perfils professionals Documento 2: ¿Es su estrategia de RR.HH. la adecuada para su organización? A continuación incluimos un texto perteneciente a la editorial de la Newsletter, n. 39 Julio 2010, publicada por Cezanne Software titulada “¿Es su estrategia de RR.HH. la adecuada para su organización?”, firmada por Alberto Gabbai, fundador de Cezanne Software y miembro del Consejo de Administración desde el 2000. Puedes leer el texto completo en la página web de Cezanne Software (www.cezanne.sw.com). “La estrategia de una organización puede definirse como los objetivos clave y las direcciones establecidas para el próximo periodo de planificación, que a lo mejor puede ser de un año o dos. Para utilizar una analogía, la estrategia simboliza el destino (la consecución de la misión de la compañía), y todas las actividades llevadas a cabo para logarlo representan el trayecto. En este contexto, resulta sorprendente la frecuencia con la que se toman importantes decisiones sobre el trayecto ¡sin un destino claro definido! Pero incluso cuando la estrategia se detalla no permanece estática. Se mueve lentamente aunque de manera constante, aun cuando la visión o misión a largo plazo permanecen estables, lo que hace importante revisar la estrategia de forma regular, podríamos decir anualmente. La misión (y la estrategia que la apoya) del departamento de recursos humanos no es una excepción. ¿Qué podemos hacer para revisar nuestra estrategia regularmente? Para ello, deberíamos emplear un poco de tiempo cada año para analizar sistemáticamente qué ha cambiado a nuestro alrededor que pudiera afectar a nuestros objetivos clave. Para llevar esta tarea a cabo de una manera ordenada y organizada, podemos fijarnos en un número de áreas que afectan a nuestro rol. Un buen enfoque que funciona para la estrategia de recursos humanos consiste en organizar nuestro análisis en los siguientes dominios: • • • • La estrategia y requerimientos de nuestra organización Otros departamentos Nuestra plantilla Tecnología Recursos humans i responsabilitat social corporativa 5-8 08 Planificació dels recursos humans. Perfils professionals • Entorno legal: leyes, normas, regulaciones y temas de conformidad • Demografía • Factores del entorno Los tres primeros dominios representan nuestro mercado y clientes en un sentido amplio. En general, ¿quiénes son los clientes del departamento de recursos humanos? Supongo que los directores de otros departamentos sería la respuesta más común; y de hecho, son los beneficiarios de muchos servicios que proporciona el departamento de recursos humanos. ¿Cómo han cambiado las necesidades de estos clientes con el paso del tiempo? ¿Ha evolucionado su demanda? A lo mejor hemos estado suministrando algunos servicios básicos como formación, selección, nóminas y conformidad, pero las necesidades han crecido hasta incluir directrices de compensación, metodologías de evaluación, desarrollo de competencias y otros servicios más sofisticados. Nuestros clientes no se limitan a los responsables de área, sino que también se incluye la alta dirección. Sus necesidades son diferentes, o al menos, requieren un enfoque distinto orientado al largo plazo. Para satisfacer las necesidades de la alta dirección, el departamento de recursos humanos debe asegurar que sus funciones de planificación en todas las áreas (formación, selección, compensación, conformidad, desarrollo del empleado, sucesión y carrera…) se guían por los objetivos y estrategias de toda la organización, en una visión integral que vaya más allá del soporte del día a día requerido por otros departamentos. Los empleados también son clientes, con sus propias necesidades, sugerencias, deseos, limitaciones y ambiciones; el cumplimiento de estos factores supone una meta para el departamento de recursos humanos, que debe alcanzarse en equilibrio con las metas de la compañía. Cuando nuestros clientes tienen necesidades que no son satisfechas por el departamento de recursos humanos, es probable que aparezcan otras soluciones (llamémoslas competidoras) como puede ser una firma de headhunters que trabaje para los responsables de área, pasando por alto completamente al departamento de recursos humanos. (…). La clave radica en que, al clarificar las estrategias de recursos humanos en relación con la misión a largo plazo, y mantenerlas actualizadas, podamos decidir las tareas que deberíamos cubrir y las que no. (…) Y no son sólo las necesidades de los clientes las que cambian con el tiempo: los cambios en los dominios externos también afectan a la evolución de la estrategia de recursos humanos. Recursos humans i responsabilitat social corporativa 6-8 08 Planificació dels recursos humans. Perfils professionals Tecnología, el entorno legal, la demografía de la población y los temas de entorno; estos factores también influyen en la estrategia de recursos humanos de una manera más o menos significativa, y los cambios en estos dominios necesitan evaluarse para mantener la estrategia actualizada. (…) Como se ha comentado anteriormente, existe un amplio abanico de factores que deberían analizarse para asegurar que la estrategia de recursos humanos continúa centrada en las necesidades de los clientes y alineada con los cambios del entorno. Al revisar sus propios planes para apoyar a la misión de la organización, es esencial que el departamento de recursos humanos no pierda de vista los negocios y estrategias de la organización al completo. (…) Cuestiones ¿Por qué comenta en el texto que los clientes del Dpto. de RRHH son los otros departamentos? ¿En qué apoya RRHH a los demás departamentos? ¿Por qué las funciones de planificación del Dpto. de RRHH debe guiarse por los objetivos y estrategias de la empresa?, ¿cómo debería traducirse esto en las actuaciones del Departamento de RRHH? ¿Qué quiere expresar el autor cuando habla de “ir más allá del soporte del día a día requerido por otros departamentos? ¿Qué factores se han de tener en cuenta para desarrollar la función de planificación de RRHH? ¿Por qué? Recursos humans i responsabilitat social corporativa 7-8 08 Planificació dels recursos humans. Perfils professionals Documento 3: META4 en la gestión de los recursos humanos A continuación incluimos unos fragmentos de la noticia “Corporació Sanitaria Parc Taulí apuesta por META4 para la gestión de sus recursos humanos”, publicada en la web de Meta4 (www.meta4.es) el 27 de abril de 2011. “Corporació Sanitaria Parc Taulí (CSPT) ha confiado en Meta4 para gestionar los recursos humanos de los más de 4.000 empleados, que tiene distribuidos en sus siete centros sanitarios: (…). CSPT buscaba una solución integral que le permitiese optimizar la gestión y planificación de sus recursos humanos, al tiempo que le garantizase el ahorro de costes operativos y la descentralización de sus procesos de gestión. (…) La nueva solución permitirá al organismo sanitario, la obtención de una visión única de su estructura multicentro y multiempresa, garantizando el dato único, la plena integración con el resto de procesos de negocio y la disposición de información cualificada para la toma de decisiones estratégicas, además de garantizar el intercambio de información con terceros, en especial con las administraciones”. CUESTIONES ¿Cómo contribuye la solución propuesta por META4 en la mejora de la planificación de los recursos humanos? Recursos humans i responsabilitat social corporativa 8-8