Manual básico para la gestión de las acciones formativas de Formación para el Empleo 2014 GESTORES DE FORMACION EN LAS OFICINAS DE EMPLEO DE LANBIDE CENTROS Y ENTIDADES DE FORMACIÓN ABRIL 2014 DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS INTRODUCCIÓN Y CONSIDERACIONES GENERALES. Estas son unas “normas mínimas” que debe seguir todo el Personal Técnico de Formación de las Oficinas de Lanbide que gestione cursos programados en 2014. Cuando nos referimos al Área de Formación para el Empleo, entenderemos los Servicios Centrales deslocalizados (San Marcial, Sestao o Txagorritxu). Todas las acciones formativas deberán iniciarse en el ejercicio 2014 y finalizar antes del día 31 de julio de 2015. La única salvedad serán las acciones de Prácticas (B1 y B2) que podrán iniciarse con posterioridad. El número máximo de participantes en las acciones formativas a subvencionar será de 20. La Resolución de aprobación de las acciones formativas podrá establecer un carácter específico de las mismas, señalando expresamente el colectivo al que se dirige con carácter determinado, en su caso. Este colectivo y su perfil de acceso será el que determine el proceso de inscripción y selección del alumnado. Las acciones formativas asociadas a Certificados de Profesionalidad se regirán por las Instrucciones para el Desarrollo y Aplicación de los Certificados de Profesionalidad en el País Vasco. En este manual se recogerán algunas actuaciones relacionadas con los CPs concretando en mayor medida el procedimiento en las acciones dirigidas prioritariamente a personas desempleadas. Este año no es preciso aportar póliza de seguro, ya que el seguro del alumnado quedará cubierto por la póliza suscrita desde el Gobierno Vasco. Se encuentra pendiente de aprobar la convocatoria de becas y ayudas al alumnado y compensaciones a las empresas por prácticas no laborales, en la cual se determinará el alcance de la misma. 1.- CON CARÁCTER PREVIO A LA APROBACIÓN DE ACCIONES FORMATIVAS. Los centros de formación podrán solicitar acciones formativas en especialidades en las que se encuentren acreditados o autorizados y en especialidades en las que no estén previamente acreditados o autorizados. Con carácter previo a la aprobación de la acción formativa o en el caso de centros nuevos a la aprobación del recurso formativo, se deberá pasar visita de verificación del cumplimiento de requisitos de “homologación” de la especialidad solicitada. Documento “Visita de Verificación”. Estos documentos de cada visita de verificación se escanearán y se enviarán a los Servicios Centrales deslocalizados de Formación para su traslado al Area de Integración que confeccionará, en su caso, la resolución de acreditación y lo incluirá en el Fichero de Especialidades. Asimismo, los centros acreditados o autorizados podrán solicitar la impartición para un número de participantes superior para el que se encuentren acreditados o autorizados hasta un número máximo subvencionable de 20 alumnos/as. Igualmente podrán solicitar la incorporación a la acción formativa de dos personas adicionales a las aprobadas, que participarán en la acción formativa en las mismas condiciones que el conjunto del alumnado, sin que se identifiquen alumnos/as “titulares” y alumnas/os “adicionales”. En estos supuestos, se aprobará la acción formativa, y con carácter previo al inicio de la preinscripción de solicitantes, se llevará a cabo visita de ampliación de alumnos/as, ajustándose el número de admitidas y admitidos a cursar la acción al resultado de la verificación. Para ello se utilizará el documento de “Visita de verificación de ampliación del nº de alumnos/as autorizadas/os”. Este documento de cada visita de verificación se escaneará DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS y se enviará a los Servicios Centrales deslocalizados de Formación para su traslado al Area de Integración que confeccionará, en su caso, la Resolución de acreditación y lo incluirá en el Fichero de Especialidades. 2.- ANTES DE LA RECOGIDA DE SOLICITUDES. Una vez esté adjudicado el curso a la Técnica o Técnico de Formación, realizará las siguientes acciones: - Fijará con el Centro que imparte el curso, los datos básicos para poder publicitarlo e iniciar la recogida de solicitudes: fechas, horario, programa, requisitos de acceso,… Se reflejará la prioridad absoluta para aquellos demandantes que con esta acción formativa completen un Certificado de Profesionalidad, esto es, que hayan superado la primera parte del itinerario y esta acción formativa programe los restantes módulos del certificado (para tener prioridad deberán coincidir los módulos pendientes con los programados). -Mediante la Oferta de Servicios, mecanizará el curso para su publicación en la web y fijará el plazo de recogida de solicitudes. En la Oferta de Servicios, para el servicio de formación 310, se establece un sondeo automático para extraer todos los servicios Solicitados/Ofrecidos en los últimos 18 meses: extrae los servicios solicitados en la misma especialidad que se oferta/difunde, casando por el código de la especialidad. Se genera el sondeo automáticamente, debiendo validarse por la técnica o el técnico de formación para lanzarse definitivamente. *Ver Procedimiento Oferta de Servicios de Formación. En el Servicio 310 se mecanizará como 1- PLAN FIP los cursos de Certificado de Profesionalidad, lo que permite detallar los MF y excluir de preinscripción a las demandas W. Se mecanizarán como 3- FORMACION OCUPACIONAL DE LAS CCAA el resto de los cursos (catálogo nacional de no CP y especialidades autonómicas). En estos cursos podrán preinscribirse los W. El número de plazas de preinscripción lo fijará el Técnico/a de Formación. Como norma general se cifra en 60 personas, salvo en aquellas especialidades que se estime oportuno recoger más solicitudes. Se establece una reserva del 70% de las preinscripciones para los desempleados con el servicio solicitado en esa especialidad, y el 30% restante quedará al sondeo nominal en oficina de empleo, por orientadores/as y técnicas/os de formación, y a la autocandidatura por la web de Lanbide. En caso de que los servicios solicitados/ofrecidos no llegasen a cubrir el 70% de las plazas reservadas, se cubrirán a través de sondeo nominal y autocandidatura. Si un o una demandante que ha sido incluido en la OS por sondeo de servicio solicitado/ofrecido se quiere desligar de la OS, deberá solicitar a su orientador que elimine de su demanda el servicio solicitado antes de darle de baja de la OS. La Oferta de Servicios va a realizar el seguimiento de la situación administrativa en relación con la demanda de empleo, volcando los estados del alumnado y la formación obtenida/superada por las alumnas y los alumnos. - Preparará con el centro impartidor el proceso de selección: qué prueba se aplicará, fecha y hora de la prueba y entrevista de selección,… y fecha de publicación de las listas definitivas. - Indicará al centro impartidor que debe comunicar el listado de docentes que impartirán y el calendario definitivo del mismo, de acuerdo con lo señalado en el punto 4. 3.- RECOGIDA DE SOLICITUDES Y PROCESO DE SELECCIÓN. ÚNICAMENTE PODRÁ RECOGERSE UNA SOLICITUD POR PERSONA. Sólo en caso de exclusión en las pruebas de selección o inicio del curso sin haber sido admitida, podrá realizar otra solicitud. DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS Una vez finalizada la preinscripción, se extraerá el “Listado de preinscritos” de la oferta de servicios y se remitirá al Centro Colaborador para que proceda a citarles en la fecha previamente fijada y a aplicarles la prueba de selección que se ha acordado. Posteriormente, el Centro les citará a la entrevista de selección, a la que la Técnica o el Técnico de Formación de Lanbide procurará asistir, para controlar la correcta aplicación de los criterios de prioridad y la adecuación del alumnado seleccionado para la realización del curso. Respecto a las prioridades de acceso, la Resolución de aprobación de la acción formativa podrá señalar las mismas expresamente. En su defecto, serán las siguientes: PRIORIDADES DE ACCESO A LA FORMACIÓN, ENTRE EL ALUMNADO QUE POSEE LOS REQUISITOS CURSOS PREFERENTEMENTE PARA PERSONAS TRABAJADORAS DESEMPLEADAS Prioridad absoluta para aquellos demandantes que con esta acción formativa completen un Certificado de Profesionalidad, respetando el 60% de personas desempleadas y 40% de ocupadas. A) Con carácter prioritario, y con una participación de al menos el 60 % respecto del total de las personas que inician la formación, los trabajadores y trabajadoras desempleados/as inscritos en Lanbide-SVE. 1. En primer lugar, y en el mismo nivel de preferencia, las personas con especiales dificultades de integración en el mercado de trabajo: Jóvenes de hasta 30 años, especialmente aquellos/as con déficit de formación; mujeres en una proporción equivalente a su peso en el colectivo de las personas desempleadas; parados/as de larga duración; mayores de 45 años; personas con discapacidad; perceptores de las ayudas económicas de acompañamiento por la participación en el programa de recualificación profesional de las personas que agoten su protección por desempleo (Plan PREPARA); personas desempleadas beneficiarias de la Renta Activa de Inserción (RAI) y de la Renta de Garantía de Ingresos (RGI) y afectados/as y víctimas del terrorismo y de la violencia de género. 2. En segundo lugar, resto de personas desempleadas, en general. 3. Personas desempleadas sujetas a un ERE de suspensión, si tienen disponibilidad horaria para asistir a la acción formativa. 4. Personas que cumpliendo los requisitos, provengan de otra Comunidad Autónoma limítrofe y estén inscritas en el correspondientes Servicio de Empleo. B) Con carácter no prioritario, cuando no haya suficientes solicitantes en desempleo y con una participación máxima de hasta el 40% respecto del total de las personas que inician la formación, los trabajadores y trabajadoras ocupados/as que lo soliciten. Entre las personas ocupadas, se establecerá el siguiente orden de preferencia: a) Proceder de la fase de Asesoramiento o Evaluación de una convocatoria del Dispositivo de Reconocimiento de Competencias por experiencia laboral y/o formación no formal. b) Completar un certificado de profesionalidad. DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS El centro de formación cumplimentará el documento “Resultado de la selección”, mediante el modelo Excel proporcionado al efecto y lo subirá al aplicativo, al contenedor de documentos de la acción formativa “Ficheros Adjuntos”. En el apartado “Descripción” de este documento se indicará: “Nº de acción: Resultados de la selección”. Ej.: 14.854: Resultados de la selección. La Técnica o el Técnico de Formación mecanizará en el aplicativo de formación, las personas admitidas y las reservas. Para ello se pasará la acción formativa al estado de “Preinscripción” (imprescindible que la fecha que aparece en la pestaña “Perfil de Entrada B” sea posterior a la mecanización de los alumnos. Se recomienda dar un margen amplio), al alumnado admitido se les pasa a fase de “disponible” (“seleccionado” en caso de tratarse de un cursos con compromiso de contratación), y al reserva a fase de “En lista de espera”. En caso de haberse solicitado por la entidad la incorporación de dos alumnos/as adicionales, se incorporarán como disponibles dos participantes adicionales a los aprobados. Se deberán mecanizar por orden, primero los admitidos/disponibles y después los reservas/en lista de espera. El resto de candidatos que no son admitidos ni reservas no será necesario mecanizarlos en el aplicativo. El resultado de la selección se trasladará a la oferta de servicios. Aquí se recogerá las situaciones de todos los candidatos que han entrado en la fase de selección. 4.- COMUNICACIÓN DE INICIO DEL CURSO: docentes y calendario. Con una antelación mínima de siete días, el centro deberá realizar la “Comunicación de inicio de curso” (anterior CC-7). Para ello deberá cumplimentar el documento y las pantallas de RR HH de la acción formativa (si no apareciese el o la docente en el Recurso, se deberá relacionar), recogiendo todo el personal docente impartidor, con los módulos concretos que van a impartir y las y los docentes que realizarán labores de tutoría, para lo cual deberán estar autorizados/as o solicitar autorización para impartir. El centro subirá al aplicativo la “Comunicación de inicio de curso”, señalando en “Descripción”: “Nº acción: Comunicación inicio de curso”. Ej.: 14.854: Comunicación inicio curso. Así mismo, subirá la documentación acreditativa de los requisitos de los docentes para los que solicita autorización, señalando en “Descripción”: “Nº acción: nombre del docente”. Ej.: 14.854: Natalia Ruiz Iraola. Si precisa aportar documentación adicional señalará: 14.854: Natalia Ruiz Iraola 2. La Técnica o el Técnico que autorice la “Comunicación de inicio de curso”, una vez comprobado que están correctos los datos de programación y todo el personal docente está acreditado, lo firmará y sellará, subiéndolo al aplicativo escaneado con la Descripción: “Nº acción: Comunicación inicio de curso autorizada”. Ej.: 14.854: Comunicación inicio de curso autorizada”. Este documento deberá exponerse obligatoriamente en el aula en que se imparte el curso. Además, en los CPs, el centro deberá aportar antes del inicio de la acción formativa, la planificación de la evaluación del aprendizaje, de acuerdo con el Anexo V de las Instrucciones para la aplicación de CPs. El centro subirá al aplicativo el “Anexo V”, señalando en “Descripción”: “Nº acción: Anexo V”. Ej.: 14.854: Anexo V. DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS 5.- AL INICIO DEL CURSO. Con motivo de las necesarias visitas de acreditación de especialidades y ampliación del número de alumnos/as acreditados o inscritos, es preciso eliminar la primera visita desde Lanbide, y recoger las obligaciones a realizar por el centro de formación en esta fase. 1. El Centro o Entidad de Formación dará lectura al documento “Derechos y obligaciones” realizando cuantas explicaciones sean necesarias para que todo el alumnado esté informado adecuadamente. Deberá entregar copia del citado documento a todos los alumnos y alumnas. 2. Los/as alumnos/as cumplimentarán la “Ficha de Alumnos” comprobando que los datos son correctos y pudiendo optar al modo de suspensión que desean (121– Sin intermediación o 621– Con intermediación). Mediante la oferta de servicios se suspenderá con carácter general con el código 621. Estas “Fichas de alumno” se escanearán y se subirán al aplicativo con la descripción “Nº acción: Ficha de Alumnos”. Ej.: 14.854: Ficha de Alumnos. En caso de optar por la suspensión sin intermediación 121, el Técnico o la Técnica de Formación mecanizará la misma directamente en el aplicativo de intermediación. 3. El Centro de Formación comprobará que asisten al curso las personas seleccionadas y comunicará de manera inmediata al Técnico/a de Formación su sustitución en caso de que falte alguno de ellos. A este respecto, recordar que según la Orden ESS/1726/2012 por la que se modifica la Orden TAS/718/2008, “la sustitución o incorporación de nuevos alumnos en cursos conducentes a Certificados de Profesionalidad sólo se puede realizar en los primeros cinco días del curso.” En el resto de las acciones formativas, podrán incorporarse nuevos participantes siempre que no haya trascurrido más del 25% de la misma. 4. El Centro de Formación deberá entregar al inicio del curso a todos y todas las participantes en la acción formativa al menos: – Un Manual, editado o en soporte informático, que recoja todos los contenidos de la especialidad, – El material de escritorio necesario para el correcto desarrollo del curso, y – Los elementos de protección que sean precisos. El Personal Técnico de Formación realizará obligatoriamente una visita al final del curso. Si la duración de la acción es elevada o si fuera necesario solucionar un problema o deficiencia podrá realizar una visita adicional. 6.- UNA VEZ INICIADO EL CURSO. - La técnica o el técnico de Formación pasará el estado de la acción formativo a “En Ejecución”. En ese momento el alumnado en situación de “Disponible” pasarán a “En Formación”. En la oferta de servicios se pasará a los y las demandantes que inicien la acción al estado 20 “Inicia el servicio”. - Bajas y Altas de alumnos/as: el Centro colaborador comunicará al técnico/a de formación las bajas de alumnos/as en el momento en que se produzcan, con objeto de ver la posibilidad de sustituir los mismos en virtud del tiempo transcurrido en el desarrollo del curso. Simultáneamente modificará en el aplicativo la situación del alumnado que cause baja. En caso de encontrarse dentro del período de incorporación de nuevos/as alumnos/as, la técnica o el técnico pasará al primer candidato “En lista de espera” a las situaciones de “Disponible” y “En Formación”, pasando a ser alumna/o a todos los efectos. DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS Así mismo, se deberá modificar el estado del alumno/a incorporado a la acción en la oferta de servicios, iniciando el servicio, y dando de baja al alumno/a que abandona con la causa correspondiente. Una vez transcurrido el período factible para sustituir participantes (5 días en CPs o el 25% de la duración en el resto), el centro deberá actualizar semanalmente en el aplicativo las bajas que se produzcan, informando de las mismas a la técnica o al técnico de formación. - Control de Firmas: diariamente se pasará la hoja de firmas que se subirá al aplicativo una vez finalizada la semana, con la descripción siguiente: “Nº acción: Hoja firmas semana X”. Ej.: 14.854: Hoja firmas semana 1. Las siguientes serán 2,3 y sucesivas. El control de firmas se separará por Módulos Formativos. El Centro/Entidad de Formación custodiará los justificantes de faltas del alumnado. - Exclusión de alumnos/as: Constituirán causas de exclusión de los/as alumnos/as: a) La inasistencia acumulada del 25% de la duración de la acción formativa, sea por la causa que fuere, justificada o no. b) La falta de aprovechamiento o comportamiento indebido que impida la buena marcha de la acción. El procedimiento para la exclusión del alumnado será el siguiente: El centro de formación comunicará al técnico/a de formación la concurrencia de alguna de las causas de exclusión. Apreciada dicha causa por Lanbide-Servicio Vasco de Empleo, el Director de Formación para el Empleo y Garantía de Ingresos emitirá el Acuerdo de inicio del procedimiento de exclusión. En dicho acuerdo se pondrán de manifiesto los hechos que motivan la propuesta de exclusión, disponiendo el alumno o alumna de un plazo de cinco días naturales para la presentación de alegación. El Director General de LanbideServicio Vasco de Empleo resolverá el procedimiento en el plazo máximo de quince días. Si las circunstancias lo requieren, en el acuerdo de inicio de exclusión se podrán adoptar medidas provisionales que garanticen la buena marcha de la acción formativa, que podrán consistir en la exclusión provisional del alumno/a durante los días que transcurren entre la notificación del acuerdo y la resolución del procedimiento. En la resolución se recogerá el pie de recurso correspondiente. La semana en la cual algún alumno/a supere el 25% de inasistencia respecto del total de las horas de duración de la acción formativa, el centro de formación lo comunicará expresamente al técnico o técnica de formación, con objeto de proceder a dar de baja al alumno. En el supuesto de que restase por cursar un módulo completo y la inasistencia superior al 25% se haya debido a una causa justificada (enfermedad), se podrá valorar la posibilidad de que la persona curse el módulo restante. - El centro que imparta acciones formativas correspondientes a certificados de profesionalidad deberá aportar al Técnico/a de Formación de Lanbide-Servicio Vasco de Empleo los siguientes documentos en el plazo de 7 días hábiles desde el inicio del curso: ● Las pruebas e instrumentos de evaluación que se aplicarán, con los correspondientes criterios de corrección y puntuación. El centro las subirá al aplicativo señalando en “Descripción”: “Nº acción: Pruebas e instrumentos de evaluación”. Ej.: 14.854: Pruebas e instrumentos de evaluación. - Los alumnos/as que tengan aprobado un módulo de un certificado de profesionalidad podrán solicitar que se les exima de la asistencia a las horas correspondientes a ese módulo. Para ello pondrán en DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS conocimiento del centro de formación esta circunstancia aportando la documentación acreditativa y el centro lo comunicará por escrito al Técnico/a de Lanbide que verificará que el módulo está aprobado con anterioridad. 7.- AL MES DEL INICIO DEL CURSO. - - El centro impartidor, antes del primer mes del curso subirá al aplicativo: Informe sobre el funcionamiento del curso, verificando que se cumplen las condiciones de homologación y lo reflejado en la Comunicación de Inicio de Curso. En la descripción del documento se señalará: “Nº acción: Informe funcionamiento del curso”. Encuestas de calidad aplicadas a los/as alumnos/as junto con las observaciones que estos/as realicen. En la descripción del documento se señalará: Nº acción: Encuestas calidad alumnos” Si se detecta alguna incidencia se realizará el seguimiento correspondiente (comunicación de subsanación y comprobación pasados 10 días) 8.- A LA FINALIZACIÓN DEL CURSO: - En la visita final, se aplicará a los alumnos/as el “Cuestionario para la evaluación de la calidad de las acciones formativas”, de formación de oferta de la Resolución de 27 de abril de 2009, del Servicio Público de Empleo Estatal. Se atenderán las observaciones de los alumnos/as y se les pedirá una valoración global del curso. Si se detectara alguna deficiencia, se notificará al Centro y se hará constar en la Evaluación final del curso. Se requerirá la opinión del personal docente y tutor sobre el desarrollo del curso. De todo lo cual se tomará nota adecuadamente para realizar posteriormente la valoración final del curso. - El técnico/a cumplimentará el documento “Evaluación de la calidad de la formación”: sumará la puntuación de todos los bloques consiguiendo la Puntuación B. La puntuación A será la media de las valoraciones de los “Cuestionario para la evaluación de la calidad de las acciones formativas” realizados por los alumnos/as. Se subirá al aplicativo el Excel con el resumen de las valoraciones de los cuestionarios del alumnado. En la descripción del documento se señalará: “Nº acción: resumen cuestionarios alumnado”. - Una vez obtenidas estas dos puntuaciones, aplicando la fórmula, tendremos el Indicador de Síntesis. Este documento se subirá al aplicativo una vez firmado por la Técnica o el Técnico de Formación y el responsable del Centro Colaborador. En la descripción del documento se señalará: “Nº acción: Indicador de Síntesis”. 9.- EVALUACIÓN DE LA ACCIÓN FORMATIVA. - La evaluación de las acciones formativas se realizará de acuerdo con la planificación prevista al inicio del curso. Para poder presentarse a la prueba de evaluación final de un Módulo Formativo, el alumnado deberá haber asistido al 75% de las horas totales de dicho módulo. - Los formadores y las formadoras cumplimentarán el Informe de evaluación individualizada (Anexo VI de Instrucciones de CPs), en los que se reflejan los resultados de aprendizaje de cada participante. Estos informes quedarán en el centro a disposición de Lanbide. DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS - Especialmente en el caso de las personas que no hayan superado todos los módulos del curso, se rellenará en el aplicativo el Informe de Seguimiento de la Formación. - El Centro Colaborador elaborará el “ACTA DE EVALUACION FINAL” (Anexo X de Instrucciones de CPs) a través del Aplicativo de Gaituz (los Centros que no tengan clave de acceso la solicitarán al Área de Integración y el manual de aplicación se encontrará en el aplicativo de formación). Con carácter previo deberán dar de alta la acción formativa en Gaituz. El Centro imprimirá éste acta y la subirá al aplicativo en el plazo de siete días tras la finalización de la acción. En la descripción del documento se señalará: “Nº acción: Acta de Evaluación Final”. En el Acta de Evaluación deben aparecer todos los alumnos y alumnas que hayan pasado por el curso con la debida anotación: Apto, No apto o Baja. Debe figurar el resultado global del curso y el de cada uno de los módulos formativos que se hayan impartido. Una vez revisada y comprobada esta documentación por la Técnica o el Técnico, actualizará la Oferta de Servicios con el resultado del alumnado y pasará la acción formativa a la situación de “Finalizada”. - Diplomas y Certificados de Asistencia: pendiente de determinar en virtud de las posibilidades del aplicativo. Nota: para la gestión de las prácticas no laborales se emitirá una instrucción específica. DIRECCIÓN DE FORMACION PARA EL EMPLEO Y GARANTÍA DE INGRESOS