COMPRA DE ACTIVOS FIJOS Y ELEMENTOS EN GENERAL

COMPRA DE ACTIVOS FIJOS Y ELEMENTOS
EN GENERAL
FCV Comercializadora
Versión: 3
P-COM-2504
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PROCESO: COMPRAS NACIONALES
1. PROPÓSITO
Describir la metodología para efectuar las Compras de activos fijos, bienes devolutivos y elementos en general de
acuerdo a las especificaciones requeridas.
2. ALCANCE
Abarca desde la recepción de la solicitud hasta la elaboración de la compra (orden de compra)
3. RESPONSABLE
Gerente UEN Comercializadora y/o Subgerente de operaciones UEN Comercializadora,
Elementos en General.
Auxiliar de Compras de
4. DEFINICIONES

Activo Fijo. Son aquellos bienes que superan un monto de 50 UVT, de naturaleza relativamente duradera que se
adquieren para el uso de las operaciones de la empresa y que por ello no están destinados para la venta. Estos pueden
ser propios, comodato, consignación y arriendo.

Activos Propios. Bienes que la Fundación adquiere por la compra directa o donación en el país o importados, los
cuales tiene como soporte una factura o acta de donación

Activos en Comodato. Activos que la institución adquiere por convenios especiales con subcontratistas, los cuales
tienen como soporte un contrato bilateral. Estos activos más adelante según el convenio, se especificará el momento
en que pasará a ser propiedad de la Fundación Cardiovascular de Colombia, el proceso de adquisición de estos activos
se lleva acabo según el P-COM-2515.

Activos en Consignación. Activos que la Institución adquiere por convenio especial con el subcontratista, en el cual se
entrega el activo sujeto al consumo de determinado insumo. No hay opción de posesión del activo pero el proceso de
adquisición se lleva acabo según el P-COM-2515.

Compras de urgencias: Necesario para garantizar la seguridad de la atención directa de los pacientes, procesado en
3 días hábiles.

Compras prioritarias: Requerido para garantizar o continuar el desarrollo adecuado de un proceso. Procesado en 10
días hábiles

Compras ordinarias: Solicitud de elementos requeridos de manera rutinaria por consumo o deterioro normal.
Procesado en 25 días hábiles.

Compras electivas: Elemento suplementario no indispensable pero que pueden agilizar o mejorar el funcionamiento de
un proceso, al cual se le debe adjuntar la baja por parte de DTI, Mantenimiento y Soporte Técnico de UEN
Bioingenieria sea el caso.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
a) Si se trata de activos fijos o accesorios en los casos de la UEN IPS FCV los Jefes o Coordinadores de área o servicio,
realizan las solicitud de compra diligenciando el formato de (requisición) el R-COM-2501, el cual es evaluado por el
Coordinador asistencial para el caso de accesorios de uso en pacientes y es evaluado por el Jefe Administrativo de la
UEN IPS FCV si son accesorios para el cumplimiento de las actividades propias de cada servicio, después de este
VoBo, los requerimiento son presentados al Gerente de la UEN IPS FCV para su aprobación inicial, al recibir esta
aprobación serán entregados al auxiliar encargado de ingresarlos al modulo de Pedidos en Línea, en el cual
ingresaran para la aprobación por parte de la Dirección Ejecutiva.
b) Para las demás UEN de la FCV que no sean IPS el auxiliar designado por cada Gerente de UEN o Director de área
ingresara las solicitudes al modulo de Pedidos en Línea donde recibirán el VoBo del Gerente de UEN o Director de
área, después de este VoBo se activaran para la aprobación por parte de la Dirección Ejecutiva.
c) Si se trata de equipo de cómputo las solicitudes realizadas (si es una reposición por baja del equipo el solicitante debe
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Fecha de Aprobación: 2010-03-11
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incluir de forma escaneada el acta de baja) en el modulo de Pedidos en Línea, luego se procede a informar al
Departamento de Tecnología Informática
para que evalúen y establezcan las características y especificaciones
adecuadas de cada equipo según las necesidades del área, servicio o UEN dando su VoBo para la respectiva
autorización por parte de la Dirección Ejecutiva.
d) Si se trata de equipos biomédicos o activos y accesorios en general, las solicitudes realizadas (si es una reposición
por baja del equipo el solicitante debe incluir de forma escaneada el acta de baja) realizadas en el modulo de Pedidos
en Línea, éstas deben ser evaluadas por la UEN Bioingeniería – Soporte Técnico o mantenimiento de cada UEN IPS
FCV, quienes evalúan y establecen las características y especificaciones adecuadas de cada equipo según las
necesidades del área, servicio o UEN dando su VoBo para la respectiva autorización por parte de la Dirección
Ejecutiva.
e) Después de la aprobación por parte de la Dirección Ejecutiva, se verifica en el módulo de Pedidos en Línea contra
SAHI las existencias de los producto en los inventarios de la UEN Comercializadora y al verificar que hay existencias
se le informa a la Jefe del Centro Logístico y al Auxiliar de entregas o de Activos Fijos que hay dicho producto, para que
sean despachadas las solicitudes y se efectúe el envió del producto a cada área o UEN, si por el contrario no hay
existencias del producto se procede a dar inicio al proceso de cotizaciones.
f) El auxiliar de compras solicita cotizaciones y elabora la tabulación en el formato R-COM-2531, para las compras de
equipo de cómputo las cotizaciones y tabulaciones se envían a verificación del Jefe de Soporte Técnico de Tecnología
Informática. Las tabulaciones son revisadas por el Subgerente Operativo UEN Comercializadora,
quien verifica las
cotizaciones y decide la compra siempre y cuando el valor de dicha compra no supere dos (2) SMLV y si por el contrario
es un monto mayor debe ser enviada la tabulación a la Dirección Ejecutiva para su autorización.
Si el proveedor
requerido no está en la base de datos, se sigue el proceso de evaluación del proveedores P-COM-2520, junto con el
formato de autorización de transferencia electrónica,
al llegar la información se hace crear el tercero por el
Departamento de Contabilidad en el software SAHI e ingresa a la base de datos de proveedores de activos y elemen tos
en general.
g) El auxiliar de Compras realiza la orden de compra en el sistema R-COM-2507 descarga la orden de compra, la cual es
enviada al proveedor vía correo electrónico ò via fax, Logístico con copia al auxiliar de entregas y al Jefe del Centro
Logístico informando a que ubicación o centro de costos debe ser despachado el producto. El auxiliar de compras
hace seguimiento a la entrega por parte del proveedor.
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
P-COM-2520: Evaluación y Selección de proveedores de bienes devolutivos, activos fijos, artículos de papelería,
elementos de aseo y elementos en general compra de papelería y preimpresos.
R-COM 2501: Formato de Requisición
R-COM-2531: Tabulación de cotizaciones
R-COM-2507: Orden de compra
R-COM-2522: Formato de actualización de datos de proveedores
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