Reglamento para el control de activos fijos de la Autoridad

CENTRO DE INFORMACIÓN TECNICA
R04
CONTROL DE CAMBIOS
Reglamento para el control de activos fijos de la Autoridad Reguladora de los
Servicios Públicos
OBS: Texto suministrado por la Asesoría Jurídica. Comparado el contenido con la publicación en La Gaceta
impresa
111010
Número
Gaceta
Fecha publicación
Alcance 60 a la
Gaceta 241
15 de diciembre de 1997
171
1 de setiembre 2004
Modificaciones
Art 48
La Junta Directiva de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos de conformidad con las
atribuciones que le confieren los artículos 53 incisos f) y ñ) de la Ley 7593, de 9 de agosto,
1996 y, 13 del decreto ejecutivo 25903-MINAE-MOPT, de 17 de febrero, 1997.
Considerando:
I.
Que es necesario dictar normas que ordenen y faciliten la administración y el control
eficientes de los activos fijos de esta Institución.
II.
Que la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos no cuenta con un Reglamento
para el Control de Activos Fijos, actualizado que regule la adquisición, la recepción, el
traslado, el uso, el control, la custodia, la sustitución y el deseo de los activos fijos de la
Institución, que garantice una eficiente y correcta administración de esos bienes.
III.
Que esta Junta Directiva, mediante acuerdo 009-048-97, adoptado en la sesión ordinaria
048-97 del 14 de octubre de 1997 y ratificada el 21 del mismo mes y año, aprobó el
Reglamento de Control de Activos Fijos. Por tanto,
DECRETA:
El siguiente,
REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DE LA AUTORIDAD
REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS
CAPITULO I
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Disposiciones generales
Artículo 1°-Alcance. Las disposiciones de este reglamento son de acatamiento obligatorio para
todos los funcionarios de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, y las jefaturas
velarán por su cumplimiento.
Artículo 2°-Objetivos. Son objetivos de este reglamento, establecer los mecanismos y
lineamientos mínimos para:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Mantener un control adecuado sobre los activos fijos de la Institución,
mediante
un
sistema de inventario permanente.
Precisar la responsabilidad del personal en cuanto a la custodia, el uso, la asignación y,
el traslado de activos.
Mantener un adecuado control de los activos en desuso, tanto en registro como en
almacenamiento.
Realizar un registro periódico, sistemático, ordenado y oportuno del gasto por la
depreciación de los activos fijos en uso y de la depreciación acumulada correspondiente.
Aplicar políticas que para el registro contable de desembolsos capitalizables y no
capitalizables adopte la Institución, respecto de sus activos.
Lograr que cada jefatura mantenga un adecuado control de los activos fijos en uso y
determinar su fácil localización.
Almacenar y disponer adecuadamente de los activos en desuso en un lugar apropiado.
Artículo 3°- Oficina responsable de coordinar las actividades relativas al control de
activos. La Oficina de Contabilidad es el área responsable de coordinar todas las actividades
relacionadas con el control de activos y, de mantener un registro auxiliar que concilie
permanentemente con la cuenta central de los bienes muebles e inmuebles de la Institución.
Artículo 4°-Mobiliario y equipo y otros bienes regulados. El mobiliario y el equipo lo forman
bienes como los siguientes y, cualesquiera otros susceptibles de ser regulados por este
reglamento:
a) MOBILIARIO:
Escritorios de todo tipo
Mesas para dibujo
Mesas para máquina de escribir
Mesas para microcomputadoras
Mesas para impresora
Otros tipos de mesas
Archivos, gaveteros, tarjeteros
Biblioteca, vitrinas
Armario, ropero, cómodas, casilleros
Sofás, sillones de todo tipo
Sillas todo tipo
Estaciones de trabajo
Estantes de metal y madera
Bancos todo tipo
b) EQUIPO:
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Máquinas de escribir de todo tipo
Máquinas calculadoras de escritorio y bolsillo
Cajas de seguridad.
Maquina porteadora de correspondencia
Cámara de video
Televisor
Cámara fotográfica
Triturador de documentos
Equipo de medición
Equipo de telecomunicaciones
Equipo de cómputo
Equipo de taller
Para los activos no indicados en este artículo, se aplicará la clasificación de activos hecha o
usada por la Dirección General de Tributación Directa.
CAPITULO II
De la responsabilidad de los funcionarios
Artículo 5° -Derecho de los funcionarios a contar con mobiliario y equipo. Todo funcionario
de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos tiene derecho a recibir, por un plazo
indefinido y en buen estado físico, de funcionamiento y de conservación, el mobiliario y el
equipo necesarios para el cumplimiento de sus labores. Asimismo tienen la responsabilidad por
el correcto uso y cuido de esos bienes.
El funcionario de que se trate, informará a las Oficinas de Proveeduría y de Contabilidad, sobre
los daños, desperfectos, robo hurto, o extravío de activos a él asignados, dentro de las cuarenta
y ocho horas hábiles siguientes al conocimiento del hecho de que se trate.
Artículo 6°-Obligación de velar porque los equipos mantengan su placa de identificación.
El funcionario velará para que los activos a él asignados, mantengan la placa de identificación
en su lugar y, si por cualquier motivo la placa desapareciera o sufriera algún daño, el
funcionario informará de ello a las Oficinas de Proveeduría y de Contabilidad.
Artículo 7°- Obligación de devolver activos. Los activos se entregarán a los funcionarios
contra firma de un documento en que se acuse recibido y autorice a la Autoridad Reguladora de
los Servicios Públicos, para que, en caso de daño, pérdida o destrucción de activos por culpa o
dolo del funcionario al que estén asignados, se le rebaje del salario o de la liquidación final a
que tenga derecho el valor de reposición el bien. Se procederá del mismo modo, en caso de
renovación de activos.
En caso de traslado a otra institución, renuncia o despido, el funcionario que tenga activos
asignados, hará entrega de ellos a su jefe inmediato mediante el formulario que exista al efecto,
con copia a las Oficina de Proveeduría y de Contabilidad, para que esos bienes se registren
temporalmente a nombre de dicha jefatura.
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CAPITULO III
De la responsabilidad de las jefaturas
Artículo 8°-Responsable de activos asignados a las áreas de trabajo. Corresponde al jefe,
el control administrativo de los activos asignados a su dependencia.
Artículo 9° -Obligación de las jefaturas respecto de solicitudes de activos. Las jefaturas
velarán porque las solicitudes de adquisición de mobiliario y equipos que autorizan,
correspondan a lo que realmente requiere el personal a su cargo para el desempeño de sus
funciones.
Artículo 10.-Custodia de activos cuando medie traslado, renuncia o despido. La custodia
de activos que por renuncia, traslado o despido de un funcionario no se hayan reasignado,
estará bajo la responsabilidad del jefe inmediato hasta que se reasignen aquéllos.
Artículo 11.-Obligación de las jefaturas de ofrecer explicaciones si faltan de activos.
Cuando de un inventario resulten activos faltantes en una dependencia, corresponde a la
jefatura ofrecer las explicaciones del caso, que soliciten la Auditoría Interna o la Dirección
Administrativa Financiera.
CAPITULO IV
De la recepción, el registro y el control de activos
Artículo 12.-Trámite para recibir activos. Para proceder con la recepción de un activo se
aplicará el siguiente trámite. La Oficina de Proveeduría:
a)
b)
c)
d)
e)
Revisará cualitativa y cuantitativamente el activo recibido contra la orden de compra y la
factura, a fin de determinar si se ajusta a las características señaladas en esos
documentos.
Preparará el "Recibo de Mercadería" y remitirá a la Oficina de Tesorería el original y una
copia. La factura se enviará a la Oficina de Contabilidad y se dejará copia en el archivo
de la Oficina de Proveeduría.
Registrará, una vez recibido el activo, en la base de datos las características principales
del activo, tales como descripción del activo, marca, modelo, color, número de serie.
Además registrará el nombre del funcionario al que está asignado ese bien.
Entregará el activo, contra firmar del funcionario al que se le asignó, en la tarjeta de
registro de activo y de depreciación acumulada. La tarjeta debidamente firmada, se
remitirá a la Oficina de Contabilidad para los controles correspondientes.
Anotará el número del activo asignado, en la copia del recibo de bienes que se deja en
dicha oficina.
Artículo 13.- Oficina responsable de llevar registro de firmas. La Oficina de Proveeduría
mantendrá un registro de firmas de los funcionarios autorizados para aprobar la adquisición o
reparación de bienes.
Artículo 14.-Funcionario responsable de velar por activos cuando se supriman unidades
funcionales. En caso de supresión de alguna unidad funcional, el funcionario responsable de
ella velará porque los activos asignados de la extinta unidad se entreguen a la Oficina de
Proveeduría, con copia a la Oficina de Contabilidad, para que se les asigne a esos bienes el
mejor uso.
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Artículo 15. Oficina responsable de calcular la depreciación, el registro y la revaluación
de activos. Corresponde a la Oficina de Contabilidad calcular la depreciación, registrar y,
revaluar todos los activos de la Institución.
Artículo 16. Obligación de llevar registro de activos por dependencia y por funcionario.
Para el control correspondiente, la Oficina de Contabilidad mantendrá un registro
computarizado por dependencia y por funcionario, con información del activo que permita su
debida identificación.
Artículo 17.-Obligación de practicar recuentos físicos. La Oficina de Contabilidad, cuando lo
estime conveniente y al menos una vez al año, realizará recuentos físicos en las diferentes
unidades funcionales de la Institución.
Artículo 18.-Requisitos para excluir bienes del registro auxiliar. Para excluir del registro
auxiliar bienes, cuya pérdida haya sido causada por hurto, robo o accidente, sin que medie
culpa o dolo del funcionario que tiene asignado el bien, se cumplirán los siguientes requisitos:
a)
b)
Elaboración de un informe señalando los hechos que será remitido al Regulador General
con copia a la Dirección Administrativa Financiera. Intervendrán en esta diligencia el
funcionario responsable de la custodia del bien desaparecido y el jefe de la respectiva
dependencia.
Cuando corresponda, el funcionario responsable de la custodia del activo, presentará a
la Dirección Administrativa-Financiera copia de la denuncia presentada ante el
Organismo de Investigación Judicial.
Artículo 19.-Descargo contable de activos, del registro auxiliar. Comprobada la pérdida sin
culpa del funcionario bajo cuya responsabilidad han estado los bienes, la Oficina de
Contabilidad solicitará autorización al Regulador General para que se proceda a descargar
contablemente del registro auxiliar, el bien de que se trate.
Artículo 20.- Obligación de entregar equipos dañados a la Oficina de Proveeduría. Todo
equipo dañado será entregado por el responsable del activo, a la Oficina de Proveeduría, dentro
de las setenta y dos horas siguientes a la ocurrencia del daño, para que se proceda a la
reparación o al desecho del bien.
Artículo 21.-Número de control para activos no individualizados mediante placa. La
Oficina de Contabilidad consignará un número de control para los activos que no requieren, no
deben o no pueden ser individualizados mediante placa.
Articulo 22.-Control de activos menores. Respecto de activos menores, tales como
herramientas, perforadoras, engrapadoras y papeleras, se levantará un inventario con el
nombre de los responsables de su custodia.
Cada vez que alguno de esos activos se deteriore o que un funcionario se retire de la
Institución, el funcionario lo comunicará por escrito a su jefatura, con copia a la Oficina de
Contabilidad para su respectivo control. Igual procedimiento se seguirá cuando los activos sean
reasignados.
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Artículo 23.- Obligación de ejecutar inventario permanente de libros institucionales.
Existirá un inventario permanente de los libros institucionales. Cada aumento o disminución se
comunicará de inmediato a la Oficina de Contabilidad, para que afecte los registros
correspondientes.
Es responsabilidad del Centro Documental de la Institución, la custodia de los registros,
excepción hecha de aquellos que con autorización superior se asignen a otras áreas
específicas, en cuyo caso la jefatura correspondiente asumirá la responsabilidad por la custodia
de esos registros.
Artículo 24.- Oficina encargada de llevar control auxiliar de "software". La Oficina de
Contabilidad llevará un control auxiliar de la adquisición del "software" y componentes, así como
la contratación de especialistas para que produzcan un determinado "software", en los casos en
que resulte difícil o imposible identificar dicho "software" y componentes con un número de
placa del hardware existente; la Contabilidad creará subcuentas para que se garantice una
correcta conciliación con los datos registrados.
Artículo 25.- Obligación de velar porque en los registros contables se incluyan todas las
operaciones. La Oficina de Contabilidad velará porque en los registros contables se incluyan
todas las operaciones relacionadas con los activos fijos. También mantendrá actualizados los
registros auxiliares de activos de la Institución y para tal efecto realizará los movimientos
contables respectivos.
Cada seis meses como máximo, la Oficina de Contabilidad hará el balance de los registros
auxiliares individuales de los activos y, del registro auxiliar de la depreciación acumulada, con
sus correspondientes cuentas de control, y dejara la evidencia suficiente de esta operación e
informará al Departamento de Finanzas de los resultados obtenidos. Asimismo, una vez al año
conciliará la existencia física con los registros contables o auxiliares.
Artículo 26.-Fuentes que se toman en cuenta para valorizar bienes. En los registros
contables todos los bienes deben estar valorizados a su costo, tomándolo de las siguientes
fuentes:
PARA BIENES EN USO, EL COSTO:
a)
b)
c)
Asignado en el inventario anterior
Real de compra, incluyendo los gastos relacionados
Asignado mediante avalúo pericial
PARA BIENES INMUEBLES, EL MONTO:
a)
b)
c)
Asignado en el avalúo catastral
De compra, incluyendo los gastos relacionados
Que fije el Departamento de Avalúos del Ministerio de Hacienda
Artículo 27.-Obligación de remitir planos de edificios a la Dirección Administrativa –
Financiera. Cuando se amplíe un edificio, se alquile, adquiera o, construya uno nuevo, el área
encargada remitirá a la Dirección Administrativa Financiera, un juego de los planos utilizados en
la licitación y que forma parte de la contratación.
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Artículo 28.-Reasignación de equipos. En el caso de que algún equipo deje de tener utilidad
para el usuario, éste lo comunicará a su jefatura inmediata para que ésta reasigne el equipo de
que se trate, y comunique ese hecho a la Oficina de Contabilidad para que se haga la
modificación correspondiente en los registros que al efecto se llevan. En caso de que no se
reasigne el equipo éste será devuelto a la Oficina de Proveeduría, siguiendo el trámite previsto
para estos casos o el que indique la Dirección de Administrativa - Financiera.
Artículo 29.-Responsable de verificar la configuración del equipo de cómputo. El área
encargada del equipo de cómputo, en coordinación con las Oficinas de Proveeduría y, de
Contabilidad, verificará e informará por escrito, con al menos tres copias debidamente firmadas,
sobre la configuración de cada uno de los microcomputadores, por medio de los programas
utilitarios existentes, para lo que se llevará un control detallado de los activos de cómputo, los
cuales se conciliarán con los registros contables.
El original, que ostentará la firma del encargado del control de activos, es para la Oficina de
Contabilidad, las copias son: una para la unidad responsable, firmada por el jefe inmediato y el
funcionario al que se encargará el activo, otra para la Oficina de Proveeduría y, la última para el
área encargada del equipo de cómputo.
Este mismo control se aplicará en las áreas encargadas de los equipos (eléctrico o telefónico de
medición).
Artículo 30.- Trámite para reparar componentes o equipos de cómputo. Si un componente
o unidad de cómputo necesita ser reparado, el jefe inmediato de la unidad responsable del
activo deberá ordenar su reparación mediante el formulario "Orden de reparación de activos a la
Proveeduría", con el visto bueno del área encargada del equipo de cómputo. Una vez reparado
el equipo, corresponde a las Oficinas de Proveeduría y, de Contabilidad, junto con el área
encargada del equipo de cómputo, verificar en el equipo que su configuración corresponda con
el inventario de activos, que su estado físico sea satisfactorio e, informará a la Oficina de
Contabilidad sobre cualquier modificación que se haya operado en el equipo.
CAPITULO V
De la capitalización como activo y del cálculo del gasto de depreciación
Artículo 31.-Definición de la capitalización de bienes. Para definir la capitalización como
activo de un bien adquirido por la Institución, se tomaran en cuenta las siguientes definiciones:
a)
b)
c)
Activo fijo: Bienes propiedad de la institución, que se clasifican como tales de acuerdo
con las normas contables, incluyendo bienes con vida útil limitada. Su costo está
asignado sistemáticamente a gastos, mediante los cargos
periódicos por su
depreciación, exceptuándose el caso de “software” terrenos y otros similares, no sujetos
a depreciación sistemática.
Adición y mejora: Comprenden tanto unidades totalmente nuevas, como ampliaciones,
de las unidades antiguas y serán registradas por la Oficina de Contabilidad como activos
en la cuenta respectiva, ya que amplían la vida útil. En caso de duda sobre como ha de
registrarse el activo, la Oficina de Contabilidad consultará al área específica.
Inventario: Lista ordenada de activos fijos que contienen como mínimo, el número de
identificación y la descripción de los bienes asignados a una determinada área, el
nombre del funcionario responsable y su ubicación.
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d)
e)
e)
f)
Reparación ordinaria o extraordinaria: Pueden implicar el reemplazo de partes, o sólo
reparación. Para efectos contables, todas las reparaciones y el mantenimiento
preventivo que se realicen a los activos, independientemente de su monto, se
registrarán como gastos ocurridos en el período en que se realicen aquéllas.
Sustitución: Supone el reemplazo de un bien por otro de similar calidad y
características generales. El bien sustituido deberá ser retirado del registro de activos,
realizando la Oficina de Contabilidad el asiento de ajuste respectivo. La nueva
adquisición deberá ser registrada como activo en la cuenta correspondiente.
Usuario de un activo fijo: Funcionario al cual se fe entregue en custodia mobiliario,
herramienta, equipo, maquinaria o vehículos para la ejecución de sus labores, en forma
permanente o temporal.
Vida útil: Se considerará para la capitalización de activos, la vida útil de los bienes
adquiridos. En caso que el bien tenga un costo superior, al momento indicado en el
inciso inmediato anterior, pero una vida útil menor de un año, se podrá considerar su
costo como un gasto, previa consulta con la Jefatura de la Oficina de Contabilidad, o en
su defecto con la Jefatura del Departamento de Finanzas.
Artículo 32.-Capitalización de activos. Se capitalizarán aquellos bienes adquiridos por la
institución, cuyo valor sea igualo superior a $25,00, moneda de los Estados Unidos de América
o su equivalente en colones costarricenses. No obstante lo anterior, en casos excepcionales,
para efectos de control, se consideran algunos bienes con valor inferior a indicado, como
activos capitalizables. En estos casos se consultará de previo a la Jefatura de la Oficina de
Contabilidad, o a la Jefatura del Departamento de Finanzas.
Artículo 33.-Determinación del costo de activos. Como factores que determinan el costo de
un activo, se considerarán el valor facial, el flete, el seguro, los impuestos, los costos de
instalación, si fuese necesario y, la diferencia en el tipo de cambio entre el colón y la moneda
extranjera utilizada para la compra.
Artículo 34.-Cálculo de gastos por depreciación. Para el cálculo del gasto por depreciación,
la Oficina de Contabilidad utilizará las tablas autorizadas por la Dirección General de Tributación
Directa del Ministerio de Hacienda, calculará el gasto por este concepto, con base en la
clasificación de los activos registrados con que para tal efecto se cuente.
El gasto de depreciación se calculará y registrará mensualmente, con base en los saldos
mensuales de los activos, utilizando para ello los sistemas computarizados o manuales
disponibles. Se cargará en los registros contables a las correspondientes cuentas de gastos y
se acreditará la respectiva cuenta de depreciación acumulada. Para tal efecto se aplicará el
método de línea recta, basado en las tablas de depreciación que emite el Ministerio de
Hacienda. En casos excepcionales, se aplicará cualquier otro método que autorice dicho
ministerio.
A todos y cada uno de los registros de los activos se le llevará registro individual, que se
actualizará mensualmente para controlar la depreciación acumulada, y así el período de vida
útil asignada al activo, de acuerdo con lo dispuesto en este artículo.
Artículo 35.-Responsable de autorizar el préstamo de activos. La autorización para los
préstamos de activos de la Institución a otros entes del Estado, corresponde al Regulador
General.
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Los préstamos a que se refiere este artículo serán solicitados por escrito que suscribirá el
jerarca del ente solicitante o su delegado, legalmente autorizado. Normalmente, dichos
préstamos serán por un período no mayor de un año, sin embargo; la Junta Directiva de la
Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, podrá autorizar préstamos por períodos
mayores.
Artículo 36.-Control de ingreso y salida de activos de las instalaciones de la Institución.
El ingreso y la salida de bienes propiedad de los funcionarios a las instalaciones de la
Institución, se consignará en el formulario correspondiente, de lo contrario el dueño no podrá
retirarlos de la Institución, a menos que demuestre que efectivamente son de su propiedad.
Artículo 37.-Responsabilidad del control de ingreso y salida de activos y vehículos de la
Institución. Corresponde a los encargados de seguridad y vigilancia controlar la salida y,
entrada de activos y vehículos de las instalaciones de la Institución.
La Oficina de Proveeduría llevará un control sistemático y ordenado de la salida y entrada de
los activos que salgan de las instalaciones de la Institución, para ser reparados. El área técnica
especializada correspondiente, realizará la revisión pertinente y emitirá por escrito, la
aceptación de conformidad, del bien reparado.
CAPITULO VI
De la adquisición, fijación de placa y traslado de activos
Artículo 38.-Necesidad de requisición para compra de activos. Para tramitar la compra de
activos, el solicitante debe hacerlo mediante una requisición debidamente firmada por él y por la
jefatura autorizada para ello, indicando las características y descripción del bien y toda la
información propia de la solicitud, todo según el Reglamento Interno de Contratación.
Artículo 39.- Oficina responsable de asignarle número a los activos. Corresponde a la
Oficina de Proveeduría asignar el número de placa y fijarla en todos los activos de la Institución;
procedimiento que se realizará en el momento que se reciba el activo del vendedor, donante,
cedente o, causante, en el formulario denominado "Registro de activos y depreciación
acumulada", debidamente lleno. Este formulario se remitirá a la Oficina de Contabilidad, dentro
de los cinco días hábiles siguientes al recibo del bien, con el propósito de que se actualice la
base de datos que al efecto se lleve. La Oficina de Proveeduría llevará un control de los
formularios entregados a la Oficina de Contabilidad.
Artículo 40.- Obligación de fijar placas a los activos. La Oficina de Proveeduría está
obligada en todas las circunstancias a fijar las placas de cada activo, antes de proceder a
entregarlos al funcionario que lo requiera.
Artículo 41.-Prohibición de trasladar activos. No se trasladarán activos a otra dependencia
distinta de aquella a la que corresponda, sin que antes se haya llenado debidamente el
formulario denominado: "Movimiento de activos fijos". El trámite para el traslado de activos de
un usuario a otro será el siguiente:
a)
Cuando un funcionario que tenga activos registrados a su nombre o bajo su
responsabilidad, es trasladado a otra dependencia, entregará esos bienes a su superior
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b)
c)
inmediato o a petición de éste, los entregará a la persona que lo sustituya, y llenará el
formulario a que se refiere este artículo.
El funcionario o la dependencia que en calidad de préstamo transfiere un activo, llenará
el indicado formulario, del que conservará el original para demostrar, cuando se
requiera, el préstamo del bien.
Cuando se recibe un bien en calidad de préstamo para uso de la Institución, el área que
lo recibe, deberá informar por escrito a la Oficina de Contabilidad, la descripción
detallada el artículo, el período dentro del que estará en la Institución y el uso que se le
dará. El oficio en que se rinda el informe indicado, llevará el visto bueno del Jefe
Inmediato.
CAPITULO VII
De la realización de inventarios
Artículo 42.-Práctica de inventarios físicos. La Oficina de Contabilidad, con la colaboración
de los funcionarios que para ese propósito se designen, cuando menos una vez al año,
practicará inventarios físicos a efecto de verificar la existencia, localización y condición de todos
los activos, y verificará también que tengan fijada la placa correspondiente. El resultado de esos
inventarios se hará del conocimiento del Regulador General, por escrito.
Artículo 43.- Obligación de informar sobre la desaparición de activos. Cuando se
determine la desaparición de algún activo, el funcionario a cuyo nombre esté registrado ese
bien, dará cuenta de la desaparición, dentro de un plazo de cuarenta y ocho horas hábiles a
partir de que se tenga conocimiento de ello.
Si transcurrido ese plazo no se localiza el activo, se considerará perdido, procediendo la
Dirección Administrativa - Financiera a tramitar el cobro al funcionario responsable. El monto
que se cobre será el costo de reposición del activo, según el precio de mercado del bien. La
indicada Dirección informará del hecho a la Oficina de Contabilidad para que actualice los
registros correspondientes.
El monto que haya que cobrar se cobrará en un plazo máximo de seis meses. La Dirección
Administrativa - Financiera definirá el plazo.
Queda liberado de las disposiciones del artículo anterior, el funcionario que logre demostrar a
satisfacción de la Institución, que la desaparición se debió a causas ajenas a su voluntad y que
se han realizado oportunamente las gestiones necesarias para comunicar el hecho.
Artículo 44.-Responsabilidad por daños a bienes de la Institución. Será responsable el
funcionario que por descuido, mal uso, o cumpla, dañe bienes de la Institución, en cuyo caso
tendrá que pagar el activo de la forma descrita en el artículo anterior.
CAPITULO VIII
De la sustitución y del desecho de activos
Artículo 45.-Trámite para desechar y para donar equipos. La donación, el desecho o,
cualquier otra forma de retiro de activos, se ajustarán a lo dispuesto en la Ley 6106, Ley de
Donaciones y su reglamento y, a los lineamientos que sobre obsolescencia de activos decrete
la Junta Directiva de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos.
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Todos los activos que se retiren de operación por las razones indicadas, se enviarán a fa
Oficina de Proveeduría para su custodia, siguiendo el trámite que esa oficina señale.
Artículo 46.- Oficina responsable de valorar si procede la donación o el desecho de
activos. Los activos que sean enviados a la Oficina de Proveeduría se mantendrán en custodia
hasta por un año, posteriormente esa Oficina valorará si procede su donación o desecho. Se
levantará un listado de los artículos y se le remitirá al Regulador General para que gire por
escrito, las instrucciones del caso, con copia a la Oficina de Contabilidad.
Artículo 47.-Requisitos para la donación de activos. Se podrán donar activos fijos cuando el
Regulador General, por medio de la oficina correspondiente, determine de manera fundada, que
esos bienes no son de utilidad para la Institución.
Artículo 48.- Levantamiento de actas para donar o para desechar activos. Una vez
autorizada la donación o el desecho de los activos por parte del jerarca, se levantará un acta
que contendrá como mínimo la descripción detallada de los activos a donar o a desechar, en el
caso de la donación el nombre del destinatario, y de quien recibe a su nombre, la hora, la fecha
y el día en que se levanta el acta y el nombre completo y firma del funcionario que la levanta y
de los testigos si los hubiese. El acta será levantada por el Departamento de Servicios
Generales que tendrá la obligación de enviar el original al Departamento financiero para su
custodia y una copia a la Proveeduría. (Así modif. por la Junta Directiva. Publicada en La
Gaceta 171 del 01/09/2004).
Artículo 49.-Trámite para aplicar la obsolescencia. Para aplicar la obsolescencia a artículos
de inventario, tales como papelería artículos de oficina, mobiliario y otros que, por las razones
que fuera, se encuentren sucios, dañados o deteriorados, se levantará una lista con las
justificaciones del caso, que se remitirá a la Oficina de Contabilidad y remitirlo.
Artículo 50.-Sustitución o desecho de activos. Cuando por cualquier razón se autorice la
sustitución o el desecho de activos mediante recomendación emitida en informe y, medie el
respectivo levantamiento del acta correspondiente, la Oficina de Contabilidad hará el registro
contable, cargando a la cuenta “Depreciación acumulada", lo que corresponda, de acuerdo con
tiempo transcurrido, de la vida útil del activo a la fecha de sustitución o de desecho del bien. Se
acreditará el costo de adquisición y el de las reparaciones si las hubiere, también se registrará
la diferencia entre cargo y crédito si la hay, a la cuenta ''Pérdida por retiro de activos".
Artículo 51.- Trámite para el registro contable de activos entregados como pago. Cuando
un activo se entregue como parte de pago, se le cargará el valor de adquisición del activo que
se compra, el valor de depreciación acumulada, la fecha de retiro, y se acreditará el costo del
activo que se sustituye o desecha, a la cuenta "Bancos", por la diferencia entre el valor del
activo nuevo y el valor que acepte la compañía proveedora, previo peritaje, por el activo
sustituido o desechado. La diferencia entre cargos y créditos, será la ganancia o pérdida
contable generada en dicha transacción.
CAPITULO IX
Disposiciones finales
Artículo 52.-Casos no previstos en este reglamento. Los casos no previstos en este
reglamento, se resolverán tomando en cuenta la jurisprudencia administrativa, los dictámenes
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del Ministerio de Hacienda y los de la Contraloría General de la República, emitidos sobre la
materia que aquí se reglamenta.
Artículo 53.-Vigencia de este reglamento. Este reglamento rige a partir de su publicación
completa y correcta, en el Diario Oficial.
Publíquese.San José, 13 de noviembre de 1997.
Rafael Carrillo Lara.-Guido Granados Ramírez.-José Alfredo Sánchez Zumbado. Luis Paulino
Vargas Solís.-Franz Tattenbach Capra.-Daisy Lépiz Guzmán, Secretaria.