PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 CONTENIDO 1 INVENTARIOS 1.1 REQUISICIONES 1.1.1 POR TRANSFERENCIA 1.1.2 PARA CONSUMIR 1.2 SALIDAS DE ALMACÉN 1.3 REINTEGROS ALMACÉN 1.4 CONSULTAS DE INVENTARIOS 1.4.1 CONSULTAS POR ITEM 1.4.2 CONSULTAS DE EXISTENCIAS 2 COMPRAS 2.1 ORDEN DE COMPRA 2.2 RECEPCIÓN POR COMPRA 2.3 DEVOLUCIONES A PROVEEDOR 2.4 CREACIÓN DE ITEMS 2.5 CREACIÓN LISTA DE PRECIOS 3 ACTIVOS FIJOS 3.1 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 3.2 ACTIVACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 3.3 CONTABILIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS 3.4 CONSULTA DE ACTIVOS POR LEGALIZAR 3.5 CONSULTA DE ACTIVOS INGRESADOS AL SISTEMA 3.6 MOVIMIENTOS ACTIVOS FIJOS 3.7 AMPAROS PÓLIZA PYME Página - 1 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 1. INVENTARIOS 1.1. REQUISICIONES 1.1.1. POR TRANSFERENCIA: Escriba su Usuario y Contraseña y presione la tecla enter Escoja el modulo Comercial y presione enter, luego escoja lo opción Inventarios y presione la tecla enter Página - 2 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Nuevamente escoja la opción Inventarios y presione la tecla enter Escoja la opción Requisiciones y presione la tecla enter Escoja la opción Captura Directa y presione la tecla enter Página - 3 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Presione la tecla F2 y seleccione el solicitante correspondiente a su Oficina de la lista y presione la tecla enter Escoja el tipo de Requisición, 1. Para Transferir a una localización Página - 4 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escriba el código de la Oficina y de la bodega a la cual desea que le hagan la transferencia, (bodega bajo su responsabilidad) Escriba el detalle o motivo de su solicitud de transferencia y presione la tecla enter Página - 5 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Seleccione el ítem que desea se le transfiera Si desconoce el código del ítem presione la tecla F2 y escoja el ítem de la lista y presione la tecla enter, si el producto tiene extensión y desconoce el código de la extensión presione nuevamente la tecla F2 y escoja la extensión y presione la tecla enter. Página - 6 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Escoja el Local (primeros tres digitos código de la oficina, otros dos dígitos ubicación de la bodega) al cual le realiza la solicitud, para las Regionales siempre será el código de la Oficina Nacional. Escriba la cantidad requerida y presione la tecla enter dos veces Detalle la fecha para la cual necesita los productos o materiales Si existe un detalle adicional o específico sobre un ítem escríbalo y presione la tecla enter Página - 7 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Escriba o seleccione el motivo, para las transferencias es 01 Escoja o escriba el código de la oficina a la que le hace la Requisición o solicitud de traslado. Página - 8 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si la información es correcto digite la letra S si no es correcta la letra N, si digita N el programa le da la opción de hacer las correcciones necesarias. Si desea ingresar otro producto, ingrese el código de otro dígito, si no desea ingresar otro ítem presione la tecla ESC Si desea imprimir la Requisición digite la letra S sino desea imprimirla la letra N. Página - 9 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego presione la tecla enter 2 veces Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión. Si escoge la opción D cambie la extensión 01 por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, seleccione el código de la impresora y presione enter 3 veces Página - 10 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 1.1.2. PARA CONSUMIR: Escriba su Usuario y Contraseña y presione la tecla enter Escoja el modulo Comercial y presione enter Página - 11 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escoja lo opción Inventarios y presione la tecla enter Nuevamente escoja la opción Inventarios y presione la tecla enter Página - 12 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escoja la opción Requisiciones y presione la tecla enter Página - 13 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escoja la opción Captura Directa y presione la tecla enter Escoja el solicitante y presione la tecla enter Página - 14 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Presione la tecla F2 y seleccione la Oficina correspondiente y presione la tecla enter Página - 15 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escoja el tipo de Requisición, 2 Para consumir y presione la tecla enter dos veces, escriba el detalle o motivo de su requisición Seleccione el ítem que es requerido Página - 16 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Si desconoce el código del ítem presione la tecla F2 y escoja el ítem de la lista y presione la tecla enter, si el producto tiene extensión y desconoce el código de la extensión presione nuevamente la tecla F2 y escoja la extensión y presione la tecla enter. Presione F2 y escoja su oficina, presione nuevamente F2 y escoja la bodega de su oficina Página - 17 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escriba la cantidad requerida y presione la tecla enter dos veces Escriba la fecha en la que se deberá entregar el pedido (preferiblemente la del cronograma) y presione la tecla enter Página - 18 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Si existe un detalle adicional o específico sobre un ítem escriba lo y presione la tecla enter Escoja el motivo, debe ser muy cuidadoso en ello pues esto afecta directamente las cuentas contables Página - 19 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escoja o escriba el código de su Oficina Página - 20 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Digite el código del municipio que solicita los materiales, si desconoce el código presione la tecla F2 dos veces y pulse la tecla flecha arriba para seleccionar búsqueda alfabética, presione la tecla enter, luego digite el municipio a buscar selecciónelo y presione la tecla enter. Si la información es correcto digite la letra S si no es correcta la letra N, si digita la letra N el programa le da la opción de corregir los errores. Si no desea ingresar más ítems presione la tecla ESC Si desea imprimir la Requisición digite la letra S sino desea imprimirla la letra N. Página - 21 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego presione la tecla enter 2 veces Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión. Página - 22 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora y presione enter 3 veces Página - 23 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS 1.2 SALIDAS DE ALMACÉN: Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter. Seleccione el modulo comercial, y de la pestaña que se desprende seleccione Inventarios Página - 24 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Luego seleccione Inventarios y de la ventana que se despliega escoja salidas y reintegros y luego salidas Luego digite el código de la oficina a la que pertenece, en el campo Doc_Nro. Escriba SA el consecutivo lo da el sistema al igual que la fecha, en el campo Doc_Alt escriba el número de la Requisión a la que le va a dar la salida de Almacén Página - 25 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 El campo tercero digite el número del Nit de EMDISALUD, en el campo Detalle escriba resumidamente para quien es y a que periodo pertenece el pedido que va a entregar presione la tecla enter, si desea ingresar una información más detallada utilice el cuadro Detalle Adicional que se despliega luego de dar enter, sino presione nuevamente la tecla enter. Presione la tecla F3 y seleccione el código de la oficina correspondiente, luego digite o seleccione el número de la requisión a la que le va a dar salida. Página - 26 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Digite la cantidad a despachar, seleccione o escriba el código de la oficina y luego escriba el número “01” presione la tecla enter y si es correcto escriba la letra “S”, sino “N” para realizar las correcciones pertinentes. Una vez de salida a todos los artículos presione la tecla esc y luego la tecla enter, si todo es correcto escriba la letra “S”, sino la “N” y realice las correcciones correspondientes. Si desea imprimir la Salida de Almacén digite la letra S sino desea imprimirla la letra N. Página - 27 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego presione la tecla enter 2 veces Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión. Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora y presione enter 3 veces Página - 28 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Página - 29 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS 1.3 REINTEGROS A ALMACÉN: Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter. Seleccione el modulo comercial, y de la pestaña que se desprende seleccione Inventarios Página - 30 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Luego seleccione Inventarios y de la ventana que se despliega escoja salidas y reintegros y luego Reintegros Luego digite el código de la oficina a la que pertenece, en el campo Doc_Nro. Escriba SA el consecutivo lo da el sistema al igual que la fecha, en el campo Doc_Alt escriba el número de la Salida de la cual va a realizar el reintegro al Almacén Página - 31 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo Detalle escriba resumidamente los motivos por los cuales se realiza la devolución presione la tecla enter, si desea ingresar una información más detallada utilice el cuadro Detalle Adicional que se despliega luego de dar enter, sino presione nuevamente la tecla enter. Ubíquese en el item del material al cual se le va a realizar la devolución y en el campo Cant_Devuelta escriba la cantidad de los articulos que se van a reintegrar al almacén, si la información es correcta presione la tecla “S”, sino la letra “N” y haga las correcciones pertinentes, cuando termine de anotar las cantidades necesarias presione la tecla esc. Página - 32 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Si desea imprimir la Salida de Almacén digite la letra S sino desea imprimirla la letra N. Página - 33 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego presione la tecla enter 2 veces Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión. Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora y presione enter 3 veces Página - 34 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 1.4 CONSULTAS DE INVENTARIO: 1.4.1 CONSULTAS POR ITEM Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter. Página - 35 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Seleccione el modulo comercial, y de la pestaña que se desprende seleccione Inventarios Luego seleccione Inventarios y de la ventana que se despliega escoja informes, luego Transacciones por Item y posteriormente consulta Página - 36 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo Item digite o consulte y seleccione el item del cual desea conocer su movimiento o existencias, si el item tiene extensión digitela o consúltela, en el campo Localización escriba el código de la Oficina y luego el de la bodega si desconoce la información presione la tecla F2 para consultar. Página - 37 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 El sistema le mostrará inicialmente un pantallazo en el que podrá observar cantidades que se encuentran pendientes en Ordenes de Compra, Cantidades pendientes en Requisiciones, la Existencia Actual, entre otros. Si desea conocer otros datos presione la tecla enter y el sistema le mostrará el costo promedio unitario del producto, el último costo del producto, entre otros datos Página - 38 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si desea ver los movimientos o transacciones que se han realizado con el producto presione la tecla F3, el sistema le preguntará si desea ver también los movimentos anulados, si los desea ver digite el número “1”, si solo desea ver los movimientos activos digite el número “0”. El sistema le mostrará todos los movimientos si desea profundizar sobre algún movimiento ubíquese sobre el y presione la tecla F3 y seleccione el tipo de información que desea ver. Página - 39 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS 1.4.2 EXISTENCIAS DE INVENTARIO Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter. Seleccione el modulo comercial, y de la pestaña que se desprende seleccione Inventarios Página - 40 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Seleccione Informes, luego Existencias y posteriormente A la Fecha – Item/Local Seleccione el listado correspondiente a su oficina, luego digite la fecha inicial y la fecha final del periodo que quiere revisar si no desea un periodo simplemente digite la fecha inicial y presione enter Página - 41 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si desea imprimir el reporte digite la letra S sino desea imprimirla la letra N. Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego presione la tecla enter 2 veces Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión. Página - 42 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora y presione enter 3 veces Página - 43 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 2 COMPRAS 2.1 ORDEN DE COMPRA Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter. Seleccione el módulo comercial y presione la tecla enter, luego el modulo de compras, presione la tecla enter y luego seleccione nuevamente el modulo de compras y presione la tecla enter Página - 44 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Seleccione la opción ORDENES DE COMPRAS y presione la tecla enter, luego seleccione la opción directa y presione la tecla enter. En el campo Empresa digite las letras EM, en el campo C.O. Digite o seleccione el código de la Oficina el número lo da el programa consecutivamente al igual que la fecha, en el campo Proveedor digite el número del Nit si lo desconoce con F2 puede consultarlo. En el campo Comprador digite o seleccione la firma del funcionario autorizado para la oficina. Presione enter hasta llegar al Detalle y relacione la dirección de Envío y la fecha en que requiere los materiales Página - 45 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escoja el código del item a comprar En el campo Local escoja o escriba el código de la oficina y luego el código de la bodega, en el campo MO escriba el número 40, en el campo Cant_Ord digite la cantidad requerida del producto Si le aparece el error de validación “00-2834 PROVEEDOR EXIGE LISTA DE PRECIOS PARA ESTE ITEM”, significa que el precio del producto no está ingresado en el Sistema, para poderlo ingresar en la cuenta de cobro se deberá crear la lista de precios de dicho producto. La creación de la lista de Precios será realizada por el Profesional de Gestión Administrativa. Página - 46 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Si no le aparece ningún error presione la tecla enter hasta que el sistema le lleve al campo ITEM. Si desea ingresar otro item selecciónelo de lo contrario presione la tecla esc y presione la tecla enter si la información es correcta digite la letra “S”, sino la letra “N” y realice las correcciones necesarias. Si desea imprimir la Orden de Compra digite la letra S sino desea imprimirla la letra N. Página - 47 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego presione la tecla enter 2 veces Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión. Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora y presione enter 3 veces Página - 48 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 2.2 RECEPCIÓN POR COMPRAS Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter. Seleccione el módulo comercial y presione la tecla enter, luego el modulo de compras, presione la tecla enter y luego seleccione nuevamente el modulo de compras y presione la tecla enter Página - 49 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Seleccione la opción RECEPCIÓN POR COMPRAS y presione la tecla enter, luego seleccione la opción Captura con Base en OC's y presione la tecla enter. Digite la fecha de radicación de la factura en el campo fecha y en el campo Documento Alterno escriba el número de la factura. Página - 50 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Digite el número de la Orden de compra, si no lo recuerda presione la tecla F3 y seleccione el proveedor de la factura, allí le aparecerán todas las Ordenes de Compra que tiene pendiente el proveedor, seleccione la Orden de Compra correspondiente a la factura y digite la tecla enter Describa el detalle correspondiente o las observaciones que considere pertinentes y presione la tecla enter, si todo lo solicitado en la orden de compra coincide con lo facturado y con los elementos recibidos en la pregunta “Confirma Toda la Página - 51 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 O.C. [S/N]” digite la tecla S para recibir todos los elementos de la Orden de compra, si alguno de los productos de la orden de compra no fueron despachados por el proveedor digite la tecla N Si digitó la tecla N reciba uno por uno los productos recibidos especificando la cantidad recibida en la parte CANTIDAD RECIBIDA, si alguno de los productos facturados se debe devolver al proveedor por cumplir con alguna de las Causales de Devolución, se debe inicialmente hacer la entrada de estos productos y posterior mente por la opción “Devolución Por Compras” se hace la respectiva anotación, pues la factura y la EA deben coincidir. La Devolución por Compras es igual a una nota crédito del proveedor. (este proceso se explicará más adelante). Página - 52 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 El programa le muestra detalladamente el valor del producto como se describió en la orden de compra Si tiene algún detalle adicional del producto describalo en la parte Detalle, Especifique el código 40 (Compras nacionales) y el código de su oficina. Página - 53 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si la información digitada es correcta presione la tecla S, si no es correcta la tecla N para que realice la corrección Si digito la Tecla S, el programa le muestra nuevamente los item para que continúe recibiendolos si no hay otro producto para recibir presione la tecla ESC. El programa pregunta Da por Cumplida la O.C. [S/N]? si dice S, elimina los productos pendientes por recibir de la orden de compra, si dice N, estos productos quedan pendientes para ser recibidos una vez el proveedor los despache. Página - 54 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si desea imprimir la Requisición digite la letra S sino desea imprimirla la letra N. Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego presione la tecla enter 2 veces. Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión. Si escoge la opción D cambie la extensión 01 por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces Página - 55 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, seleccione el código de la impresora y presione enter 3 veces Página - 56 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 2.3. DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS A PROVEEDORES Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter. Seleccione el módulo comercial y presione la tecla enter Página - 57 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Seleccione el modulo de compras, presione la tecla enter y luego seleccione nuevamente el modulo de compras y presione la tecla enter Seleccione la opción DEVOLUCIÓN POR COMPRAS y presione la tecla enter, luego seleccione la opción Captura con Base en Entradas y presione la tecla enter. Página - 58 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Digite la fecha en la que se hace la devolución en la opción fecha y el numero de la factura en la opción doc_alt: Digite el número de la Entrada al Almacén EA, o seleccionelo presionando la tecla F2 Página - 59 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Digite el detalle correspondiente y presione la tecla enter, si tiene un detalle adicional escribalo en el recuadro que se abre, si no desea agregar nada más presione la tecla enter 2 veces Escriba la cantidad a devolver al proveedor. Página - 60 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Seleccione el motivo de la devolución para ello presione la tecla F2, para este ejemplo el motivo seria el 19 elementos de aseo y cafetería, luego presione la tecla enter. Página - 61 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si la información es correcta presione la tecla S, sino lo es la tecla N y haga los cambios necesarios Presione la tecla enter el programa le devolverá a los items para que seleccione otro si lo requiere. Si no va a devolver otro producto presione la tecla ESC. Si desea imprimir la Devolución digite la letra S, sino desea imprimirla la letra N. Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego presione la tecla enter 2 veces. Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión. Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora y presione enter 3 veces Página - 62 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Página - 63 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 2.4 CREACIÓN DE ITEMS Digite su código de usuario y código de seguridad Seleccione el modulo E y posteriormente Estructura de Item Página - 64 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Seleccione Estructura de Item y posteriormente Items y Servicios y luego Actualiza Items Si se desea modificar un item, seleccione el codigo del item y haga las correcciones correspondientes. Página - 65 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Si desea crear un nuevo item, presione la tecla enter, en el campo Referencia escriba la referencia del producto a crear si no tiene presione la tecla enter, en el Campo descripción escriba el producto, en el campo categoria escriba el número 1, y en el campo Unidad de Inventario seleccione la unidad de presentación del producto presionando la tecla F2 Presione la tecla enter hasta llegar al campo procedencia y digite la letra “C” Página - 66 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo Unidad Compra/Produc. Escoja la unidad en la cual el producto es despachado por el proveedor, en el campo Factor Conv. UND x CJ escriba la cantidad que trae por producto, ejm. CD-R Torre x 25 al solicitarlo al proveedor lo debemos solicitar por Torre (Unidad Compra/Producto), pero al ingresarlo a nuestro sistema a través de la especificación que le damos en factor de Conversión el sistema lo convierte a unidad para poderlos entregar a los funcionarios. Presione la tecla enter hasta llegar al campo Grupo Contable allí seleccione el grupo al cual pertenece el producto si el producto tiene iva escoja Gravado, sino tiene iva No gravado, en el campo Código del Impuesto selección el porcentaje de iva del producto. En el campo Retefuente Renta seleccione el código 41 que corresponde a COMPRAS 3.5%, en el campo Es Base para digite el número “0”. Página - 67 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo Grupo seleccione el grupo al que pertenece el producto, en el Campo Línea digite el número 99 en el campo Proveedor digite el número 9999, en el campo Marca seleccione la marca del producto y presione la tecla enter Si el producto maneja Extensiones por ejemplo Agenda 100 hojas, Ageda Color Rojo en el campo Maneja Extensiones digite el número 1, sino maneja extensiones el número “0” presione enter hasta llegar al campo Controla Serial si es un equipo en este campo debe escribir el número 1, y en el campo Vida Útil/Garantías especificar el periodo de garantia que tiene dicho activo en días. Presione la tecla enter hasta que el programa le pregunte si es correcto, a lo cual responderá “S” si todo cumple o “N” si no cumple. Si escogió que el producto maneja extensiones se le desplegará una ventana en la cual deberá crear la(s) extensiones del producto. En el campo Extensión digite inicialmente el número 001 (a la siguiente extensión se le colocará 002, luego 003...) en el campo descripción complete el detalle del producto y presione la tecla enter hasta que el sistema le pregunte si Página - 68 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 es correcto, a lo cual responderá “S” si todo cumple o “N” si no cumple. Si desea ingresar otra extensión hágalo, sino presione la tecla enter dos veces. 2.5 CREACIÓN LISTA DE PRECIOS Digite su código de usuario y código de seguridad Página - 69 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escoja el modulo comercial, luego la opción Compras Escoja la opción C, luego Lista de Precios / Contratos y Actualiza - Contratos Página - 70 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS En el campo Proveedor seleccione el proveedor al cual se le va a crear la lista de Precios, luego seleccione el Item y/o la extensión a la que se le va a ingresar el precio, en el campo Fecha de Activación especifique la fecha desde la cual tendrá vigencia el precio del producto, en el campo P. Unitario especifique el valor del producto (tenga en cuenta que si es una torre x 25 el precio que se escribe es el valor de toda la torre) y presione la tecla enter hasta que el programa le pregunte si es correcto, a lo cual responderá “S” si todo cumple o “N” si no cumple. Cuando el programa pregunte “Captura Precios en Otras Unidades [S/N] ? S” diga “N” 3. ACTIVOS FIJOS 3.1. REGISTRO DE UN ACTIVO EN EL MODULO DE ACTIVOS FIJOS SISTEMAS UNO Ingrese el Código de Usuario y Código de Seguridad. Página - 71 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Seleccione Admon, luego Activos Fijos y presione la tecla enter. Ya dentro del modulo de activo fijo con las flechas de dirección escoja transacciones y presione la tecla enter. Página - 72 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS Escoja la opción Activo y luego Actualización VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 y presione la tecla enter. Página - 73 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En está ventana nos muestra una numeración que se da consecutivamente ejemplo:1,2,3,4... en el numero donde se ingresa el activo, queda creada la hoja de vida del activo, es como la fecha de nacimiento “registro”. 1. Después de escoger el numero consecutivo donde va el activo se da enter. 2. Referencia: En este campo se escribe el número de la placa que le fue asignada al activo. 3. Descripción: En este campo se registra el nombre del activo (se hace una descripcion amplia de él, lo mas que se pueda). 4. Número de piezas: Se registra la cantidad de piezas que componen el activo. Página - 74 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En grupo activo: Presione la tecla F2, dos veces para buscar y seleccionar el grupo al cual pertenece el activo. En grupo contable: Presione la tecla F2, dos veces para buscar y seleccionar el grupo contable del activo; ejemplo: 1. Muebles: 152405 (Escritorios, mesas, sillas, archivadores, bibliotecas, entre otros) 2. Equipo de oficina: 152410 (Sumadoras, fotocopiadoras, aire acondicionado, estufas, minisplit, entre otros) 3. Equipo de computo: 152805 (Computadores de Escritorios, Portátiles, UPS, Impresoras, escaner, entre otros) 4. Equipo de telecomunicaciones: 152810 (Teléfonos, Fax, módem, diademas, entre otros) 5. Otros: 152895 NOTA: Si el activo fijo no es mayor a un SMMLV, se debe seleccionar en grupo contable la cuenta de ORDEN (ACTIVOS MENORES // SOLO CONTROL) En el Campo “C. O” escoja el código de la Oficina a la cual pertenece el Activo Fijo y presione la tecla enter: En el campo C. costo, se registra el municipio en el cual está ubicado el activo fijo, para ello se presiona la tecla F2 dos veces, y seleccione la o opción alfabética y presione la tecla enter, digite el nombre del municipio para iniciar la búsqueda. Página - 75 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo ubicación presione dos veces la tecla F2 y seleccione el área donde esta el activo; tenga en cuenta que para escoger el área debe ubicarse inicialmente en la Oficina y municipio y posteriormente en el Área. Si el activo fue adquirido para un proyecto en especial en presione la tecla F2 y escoja el proyecto, sino presione enter para continuar. Página - 76 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo responsable tenemos dos opciones una de ella es: dar (F2 dos veces y se escoge la opcion por nombre / razón social, aquí se digitan los apellidos o el apellido del funcionario, y se presiona la tecla enter para que aparezca el listado de los trabajadores, seguidamente escoja el responsable correspondiente y presione la tecla enter. El segundo paso es registrar directamente el número de cédula del funcionario y presionar la tecla enter 3 veces hasta llegar al campo costo. En el campo costo del activo; se escribe el valor del activo este valor debe coincidir con el valor de la Salida de Almacén. En el campo Fecha Adquis, en este campo se registra la fecha en que se le dio salida del almacén al activo fijo. En el campo Método, se escoge línea recta “1” y se presiona la tecla enter 3 veces hasta llegar al campo código de barras. Página - 77 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo código de barra se escribe el número de la placa asignada al activo fijo y se presiona la tecla enter. En el campo descripciones técnicas se detallan las características correspondientes del activo fijo: Nombre, Marca, Color, Referencia, serial y estado del activo y se presiona la tecla enter hasta llegar al campo reserva, en el cual se escribe el número 0, el cuadro Notas Adicionales que se despliega una vez se escribe el número 0, se puede utilizar para colocar datos adicionales del activo fijo que no se pudieron colocar en descripciones técnicas, si los hubieren, si no hay que agregar, se presiona la tecla enter, hasta llegar a terceros. Página - 78 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo tercero: se registra el NIT del proveedor, si se desconoce se puede consultar por nombre presionando la tecla F2, luego se presiona la tecla enter 2 veces, el sistema pregunta si la información es correcta, si está seguro de ello responda S, si no está seguro se puede devolver con las flechas de dirección hasta la parte que desea corregir y luego de las correcciones, responda S, y así quedará registrada la Hoja de Vida del Activo Fijo. Página - 79 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 3.2. ACTIVACIÓN DE UN ACTIVO FIJO: Ingrese el Código de Usuario y Código de Seguridad. Seleccione Admon, luego Activos Fijos y presione la tecla enter. Página - 80 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Ya dentro del modulo de activo fijo con las flechas de dirección escoja transacciones y presione la tecla enter. Seleccione Activación y presione la tecla enter, una vez aparezca la palabra captura presione la tecla enter: Página - 81 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo Empresa, digite las letras EM y presione la tecla enter, en el capo C.O, digite el código de la oficina a la cual pertenece el activo y presione la tecla enter tres veces hasta llegar al campo detalle. En el campo detalle se especifica el nombre de la persona responsable del activo fijo y se presiona la tecla enter. El campo registro lo da el sistema, en el campo Activo escriba el numero de registro del Activo Fijo (Este no es el número de la placa adherida al activo sino el número que le asigna el sistema al activo fijo), luego se despliega otro campo el cual se diligencia únicamente si el activo fijo que vamos a activar es una adición a otro activo. En el campo descripción se escribe una descripción del activo fijo a activar, luego presione la tecla enter hasta que aparezca la palabra confirmar, si todo está correcto escriba la letra S, si no revise, corrija y luego presione la tecla S para que el activo fijo quede activado. Página - 82 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 3.3. CONTABILIZACIÓN DE UN ACTIVO FIJO: Ingrese el Código de Usuario y Código de Seguridad. Seleccione Admon, luego Activos Fijos y presione la tecla enter. Página - 83 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Ya dentro del modulo de activo fijo con las flechas de dirección escoja transacciones y presione la tecla enter. Página - 84 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Escoja Contabilizar , luego escoja Proceso y presione la tecla enter. Página - 85 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo C.O. Escriba el código de la Oficina y presione la. En el campo Tipo de documento: escriba SA (Salida de Almacén), en el campo Fecha inicial digite la fecha desde la cual desea hacer la contabilización de activos fijos así dos últimos dígitos del año, dos dígitos del mes dos dígitos del día ejemplo el 28 de febrero de 2010 se escribe 100228, en el campo Fecha final digite la fecha hasta la cual desea contabilizar los activos fijos, la fecha se escribe igual a la fecha inicial, luego presionamos la tecla enter y automáticamente se refleja el valor del activo en contabilidad. En este punto se debe estar en cero la cuenta, para que todo este cuadrado, si hay diferencia hay que buscar las causas de estas, hasta dejar el saldo en contabilidad en cero. Página - 86 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 3.4. CONSULTA DE ACTIVOS POR LEGALIZAR. Ingrese el Código de Usuario y Código de Seguridad. Seleccione el modulo Financiero, en la ventana que se despliega seleccione Contabilidad General. Página - 87 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Luego seleccione el campo contabilidad y presione la tecla enter. Página - 88 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 De la lista de opciones que se despliega, escoja libros auxiliares, luego escoja Listado por cuenta/ tercero y presione la tecla enter. Luego escoja ACTIVOS PENDIENTES POR LEGALIZAR y presione la tecla enter. Página - 89 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 En el campo Lapso Inicial escriba el mes y año a consultar así primero los dos últimos dígitos del año y luego los dos dígitos del mes así: para febrero de 2010, 1002; en el campo Lapso Final escriba escriba el mes y año a consultar de la misma forma que en el campo anterior. Se puede consultar uno o varios meses dependiendo de que fecha inicial y que fecha final se digite en estos campos. Página - 90 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Luego de especificar las fechas presione dos veces la tecla enter hasta que el sistema le muestre las opciones de impresión. Si escoge como Dispositivo de salida el Disco “D”, el sistema le mostrará en pantalla los datos, si escoge la Opción Impresora “I” el sistema le enviara los datos a la impresora seleccionada. Si escogió la Opción Disco “D”, cambié los dos últimos dígitos con los que el sistema le nombró el archivo creado, van ubicadas después de “.P” luego presione la tecla enter hasta que pueda visualizar el listado requerido. Si escogió Impresora “I” presione la tecla enter y mire si en el campo Código de Dispositivo aparece la impresora a la cual desea mandar a imprimir sino cámbielo y presione la tecla enter hasta que el sistema le pregunte si es correcto, luego escriba la letra “S”. NOTA: Luego sale en pantalla o impresión el listado con los movimientos. Página - 91 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Cuando no hay movimientos pendientes por legalizar la cuenta aparece en cero (0) Página - 92 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 3.5. CONSULTA DE ACTIVOS FIJOS INGRESADOS AL SISTEMA A través del modulo de Activos fijos se pueden hacer consultas por Activo (Consulta), por Responsable o Por Oficina (listado Resumido o Listado Detallado) o por fechas. Consulta: Muestra el listado de los activos ingresados en el sistema, allí podemos seleccionar un activo y ver todos sus datos. Para llegar allí siga la siguiente ruta: Admon, Activos Fijos, Transacciones, Activos, Actualización, Consulta. Listado Resumido o Listado Detallado: A través de estos listados podemos ver los activos que tiene cargado una persona o una Zona. Si se quiere saber el listado de Activos por persona en el campo responsable se escribe el número de cédula o se consulta presionando la tecla F2, se presiona la tecla enter en el campo Ordenamiento del Activo escogemos la opción que más se adapte a lo que se requiere. En el campo Empresa se escribe EM, en el campo C.O. Se digita el código de la Oficina, el sistema presenta las siguiente opciones para la selección de los Activos que aparecerán en el listado: Activos Pendientes, Activos, Suspendidos, Retirados, Depreciados, Depreciables, No_Depreciables, Ajustables, No_Ajustable, En_Garantia, Leasing, si se desea que los activos que están en estas categorias salgan en el listado se escribe el número 1, si no el número 0. (0=No; 1=Si). Luego el sistema muestra las opciones para el Ordenamiento de los Activos Fijos dependiendo de las necesidades se digita el número 0 que equivale a NO o el número 1 que Equivale a SI. Luego se selecciona la forma como se quiere la información en Disco o Impresa. Si se escoge como Dispositivo de salida el Disco “D”, el sistema le mostrará en pantalla los datos, si escoge la Opción Impresora “I” el sistema le enviara los datos a la Página - 93 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS impresora seleccionada. Si escogió la Opción Disco “D”, cambié los dos últimos dígitos con los que el sistema le nombró el archivo creado, van ubicadas después de “.P” luego presione la tecla enter hasta que pueda visualizar el listado requerido. aparece la impresora a la cual desea mandar a imprimir sino cámbielo y presione la tecla enter hasta que el sistema le pregunte si es correcto, luego escriba la letra “S Si escogió Impresora “I” presione la tecla enter y mire si en el campo Código de Dispositivo Si se desea ver el listado de activos asignados a una oficina el campo responsable no se diligencia, se presiona la tecla enter el sistema nos lleva a Parametros de Selección del Activo, allí presionamos F2 y escogemos por Grupo, presionamos la tecla enter hasta que vuelva a aparecer el cursor en campo, presionamos nuevamente F2 y escogemos Salir, presionamos enter hasta llegar a Ordenamiento del Responsable escogemos la opción que más se adapte a lo que se requiere lo mismo se hace con el campo Ordenamiento del Activo. En el campo Empresa se escribe EM, en el campo C.O. Se digita el código de la Oficina, el sistema presenta las siguiente opciones para la selección de los Activos que aparecerán en el listado: Activos Pendientes, Activos, Suspendidos, Retirados, Depreciados, Depreciables, No_Depreciables, Ajustables, No_Ajustable, En_Garantia, Leasing, si se desea que los activos que están en estas categorias salgan en el listado se escribe el número 1, si no el número 0. (0=No; 1=Si). Luego el sistema muestra las opciones para el Ordenamiento de los Activos Fijos dependiendo de las necesidades se digita el número 0 que equivale a NO o el número 1 que Equivale a SI. Luego se selecciona la forma como se quiere la información en Disco o Impresa. Si se escoge como Dispositivo de salida el Disco “D”, el sistema le mostrará en pantalla los datos, si escoge la Opción Impresora “I” el sistema le enviará los datos a la impresora seleccionada. Si escogió la Opción Disco “D”, cambié los dos últimos dígitos con los que el sistema le nombró el archivo creado, van ubicadas después de “.P” luego presione la tecla enter hasta que pueda visualizar el listado requerido. Si escogió Impresora “I” presione la tecla enter y mire si en el campo Código de Dispositivo aparece la impresora a la cual desea mandar a imprimir sino cámbielo y presione la tecla enter hasta que el sistema le pregunte si es correcto, luego escriba la letra “S” Página - 94 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 Dependiendo como quieres el listado así escoge las opciones que te va presentando el sistema, si quiere verlo todo solo señalas el “uno” en teclado numerico o sino solo da cero, (recuerda todo es “enter” para pasar de un campo al otro). Aparece visualizar listado y damos enter dos veces. Página - 95 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 3.6. MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS Para cambiar el responsable, proyecto o ubicación de un activo fijo ingresamos a Admon, Activos Fijos, Transacciones, Cambios Básicos y se presiona la tecla enter. En el campo Activo se digita el número del registro en el programa del activo fijoy se presiona la tecla enter. La fecha la asigna el sistema. El primer cambio que se realiza debe ser la Ubicación para que no se presenten inconvenientes con la asignación, si el lugar del activo sigue siendo el mismo se presiona la tecla enter y se continúan con los cambios necesarios. Página - 96 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS 3.7. AMPAROS PÓLIZA PYME: Al momento de Incluir un Activo Fijo en la Póliza Pyme se deben tener en cuenta los siguientes motivos y los montos requeridos para incluirlos en dicho amparo: AMPARO ACTIVOS QUE SE DEBEN INCLUIR AMPARO BASICO DE INCENDIO Y PELIGORS Todos los activos fijos que superen los ALIADOS $200.000 Cubre las pérdidas o daños materiales que sufran los bienes asegurados como consecuencia directa de: 1. Incendio e impacto o caída directa de Rayo 2. Explosión 3. Daños por agua 4. Anegación 5. Huracán, vientos Fuertes, Granizo, Impacto y Humo 6. Actos de Autoridad 7. Gastos por remoción de Escombros 8. Gastos para la Preservación de Bienes 9. Honorarios Profesionales 10. Gastos para extinción de siniestro EQUIPOS MÓVILES Y PORTÁTILES Equipos Móviles o Portátiles que superen los 3 SMMLV. Para incluir un equipo por este rubro se debe: 1. Realizar Contrato de Mantenimiento entre EMDISALUD y el Fabricante o Vendedor o en su defecto de una firma idónea para estas labores. 2. Los equipos deben tener las siguientes protecciones: Rede de Puesta a Tierra Supresor de Picos Regulador de Voltaje MANEJO GLOBAL COMERCIAL. Se incluyen todos los Funcionarios de EMDISALD E.S.S. E.P.S.S. Que manejan dineros o títulos valores de la Empresa DEDUCIBLE 5% del Valor de la pérdida Mínimo 2 SMMLV 20% del Valor de la pérdida Mínimo 2 SMMLV 15% del Valor de la pérdida Mínimo 2 SMMLV Página - 97 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor VERSIÓN 1 FECHA DE GAD-G01-01 APROBACIÓN CÓDIGO 15/03/11 PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL CORRIENTE DÉBIL RUPTURA DE MAQUINARIA Incluido 10% del Valor de la pérdida Mínimo 1 SMMLV Equipos que trabajan con energía eléctrica que 10% del Valor de la pérdida superen los 3 SMMLV. Mínimo 2 SMMLV Para incluir un equipo por este rubro se debe: 1. Realizar Contrato de Mantenimiento entre EMDISALUD y el Fabricante o Vendedor o en su defecto de una firma idónea para estas labores. 2. Los equipos deben tener las siguientes protecciones: Rede de Puesta a Tierra Supresor de Picos Regulador de Voltaje Maquinaria que supere los 3 SMMLV. 10% del Valor de la pérdida Mínimo 2 SMMLV Todos los activos fijos que superen los 10% del Valor de la pérdida $200.000 Mínimo 2 por Mil sin ser inferior a 1000 dolares. HMCCAP – AMIT. 1. Asonada 2. Motín 3. Conmoción Civil o Popular 4. Huelga 5. Actos mail intencionados de terceros. TERREMOTO, MAREMOTO, TEMBLOR O ERUPCIÓN. Todos los activos fijos que superen los $200.000 SUSTRACCIÓN CON VIOLENCIA ASISTENCIA EMPRESARIAL ASISTENCIA PRELEGAL LIBERTY Todos los activos fijos que superen los $200.000 Incluido Incluido 3% del Valor de la pérdida Mínimo 3 SMMLV 10% del Valor de la pérdida Mínimo 2 SMMLV Página - 98 de 123 Elaboró: Yolima Martinez García Reviso: Marley Sierra Miranda Aprobó: Eduardo León Espinosa Faciolince Profesional de Gestión Administrativa Gerente de Planeación y Control Agente Interventor