Control de Activo Fijo - Coahuila Transparente

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE: DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
NUMERO DE REVISIÓN: 4
CODIGO DE CONTROL : P-AF-10
HOJA: 1 de 5
I OBJETIVO
Contribuir con la administración de los inventarios de Activos Fijos, mantener debidamente identificado y resguardado los
bienes muebles e inmuebles de las Áreas de la Universidad, verificar que estén en buen estado, así mismo tomar las acciones
necesarias para que el resguardante realice buen uso de ellos.
II. ALCANCE
Todas las áreas de la Universidad
III. DIAGRAMA DEL PROCESO
Jefe de Departamento
Recursos Materiales
1
Áreas de la Universidad
Coordinador de Activo Fijo
Director de
Administración y
Finanzas
Elabora un Programa de
Levantamiento y/o Actualización
de Activo Fijo
2
Se da por enterada de
la Visita y recibe al
personal
Se avisa a las Áreas de
las visitas
3
Inicia con el levantamiento
o revisión
4
SI
Existen
Modificaciones
5
Realiza las modificaciones a
formatos de los resguardos
NO
6
Se Sella y Firma de
Conformidad el Resguardo.
7
Recibe copias de
Resguardos Actualizados
PUESTO
FECHA
NOMBRE
Y FIRMA
ELABORÓ
JEFE DEL DEPTO DE RECURSOS
MATERIALES
MARZO 2014
REVISÓ
DIRECTORA DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
MARZO 2014
AUTORIZÓ
RECTOR
MARZO 2014
C.P. CLAUDIA GPE. GONZALEZ
RAMOS
C.P. BEATRIZ MARTÍNEZ DELGADILLO
ING. RAÚL MARTÍNEZ HERNÁNDEZ
F- CA-04
Número de Revisión 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE: DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
NUMERO DE REVISIÓN: 4
CODIGO DE CONTROL : P-AF-10
HOJA: 2 de 5
IV. POLÍTICAS
1. El Departamento de Recursos Materiales entera vía correo electrónico sobre el periodo de revisión y/o
actualización del Activo Fijo y el área se da por enterado sobre el periodo de la Auditoria.
2. El Coordinador de Activo Fijo elabora un programa de Revisión de Activo Fijo, en el cual se calendarizan las
visitas a las áreas tomando en cuenta su disponibilidad.
3. El Resguardante debe de avisar al Departamento de Recursos Materiales vía oficio o correo electrónico, sobre
los movimientos, prestamos, o bajas de bienes muebles que se encuentran bajo su custodia, y posteriormente
presentar los formatos F-AF-29 (Préstamo Interno), F-AF-31 (Solicitud de Baja), según sea el caso, ya que el
Depto. de Recursos Materiales realiza revisiones periódicas y desconoce dichos movimientos, hasta que realiza
su siguiente actualización.
4. El punto anterior ampara cualquier movimiento de área ya sea por cambio de cubículo, área, departamento y/o
dirección.
5. El Coordinador de Activo Fijo realiza la visita al Área para el Levantamiento y/o Actualización del Activo Fijo,
tomando de base el F-AF-28 existente y/o inicial.
6. En caso de no existir ninguna modificación en la revisión al Vale de Resguardo (F-AF-28), se actualiza a través
sello de Activo Fijo con fecha reciente, sobre el mismo.
7. Los activos no encontrados o no resguardados se reportan en el Formato de Verificación de Activo Fijo F-AF-30
y se dan 5 días hábiles para su localización, de lo contrario se turnara un oficio a las áreas de control de la
Universidad, quienes tomaran las acciones necesarias para la reposición del activo.
8. Para realizar el ingreso de un nuevo activo fijo por donación u otra circunstancia ajena a la adquisición, el área
debe enterar al Depto. de Recursos Materiales para que se realice el levantamiento de los datos e incluirlos en
el Vale de Resguardo.
9. Para realizar la baja de un activo por la terminación de su vida útil o por ser innecesario en su área, se deberá
seguir la Instrucción de Trabajo para Bajas de Activo Fijo IT-AF-04 incluida en el Sistema de Gestión de
Calidad.
10. La diferencia entre el activo fijo y lo considerado como herramental radica en que estos, no serán registrados en
el patrimonio de la Universidad, pero se le dará el mismo trato, cuidados y procedimiento que al de los activos
fijos.
11. Los herramentales podrán ser o no etiquetados de acuerdo a su uso y/o características físicas.
12. Para el Resguardo de los herramentales se utilizara el formato F-AF-37 enlistado.
13. Para la salida de activos fuera de las instalaciones de la Universidad y que son propiedad de la misma, se
tendrá que reportar al departamento de Recursos Materiales en formato Pase Único de Entrada y Salida de
Activo fijo PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD (F-AF-38).
14. Para el Ingreso de activos al interior de la Universidad y que son propiedad de Usuarios Externos y/o de
Alumnos se tendrá que reportar al departamento de Recursos Materiales a través del formato Pase Único de
Entrada y Salida de Activo fijo PROPIEDAD DE USUARIOS EXTERNOS Y/O ALUMNOS (F-AF-39).
15. El usuario deberá realizar el llenado de los formatos F-AF-38 y F-AF-39 según corresponda, para la entrada y/o
salida de los Activos propiedad de la Universidad o Externos y será entregada en las Vigilancias de la
Universidad.
16. Los formatos anteriores tendrán que ser firmados por el usuario, coordinador de activo fijo y autorización de
subdirección de la Administración, en original y dos copias. El formato no será válido sin las firmas anteriores.
17. La omisión de la firma en el Vale de Resguardo (F-AF-28) no exime de la responsabilidad del cuidado y/o
custodia del activo a su cargo.
18. Cuando un activo y/o herramental sufra algún desperfecto o llegue al termino de su vida útil, se deberá informar
de forma inmediata al Departamento de Recursos Materiales por escrito, para realizar el desalojo del bien del
área correspondiente.
19. La Dirección de Administración y Finanzas a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicio de
Vigilancia se reserva el derecho a revisión de vehículos, áreas de trabajo y de manera personal sin previo aviso
para salvaguardar bienes materiales y activo fijo de la Universidad.
F-CA-04
Numero de Revisión 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE: DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
NUMERO DE REVISIÓN: 4
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HOJA: 3 de 5
20. La fecha de entrada y salida o viceversa de los activos, deberá ser plasmada desde un origen en el formato
correspondiente.
21. Personal de vigilancia en conjunto con el Coordinador de Activo Fijo, deberán de dar seguimiento oportuno al
estatus de los formatos.
V. ENFOQUE DE PROCESO
Proveedor

Áreas de la UTC
Entradas

Programa
de 
Levantamiento y/o
Actualización
de
Activo Fijo
Salidas
Vales
Resguardo
Actualizados
Firmados
Cliente o usuario
de 
y
Personal
UTC
de
la 
Necesidades o
expectativas del
cliente o usuario
La actualización de
los Vales de
Resguardo los
cuales integran los
Activos Fijos que
se encuentran bajo
su custodia
VI. RESPONSABILIDADES
Responsabilidades
Jefe del Depto de
Recursos Materiales
Jefe del Depto de
Recursos Materiales
Áreas de la
Universidad
Coordinador de Activo
Fijo
Áreas de la
Universidad
Coordinador de Activo
Fijo
Áreas de la
Universidad
Áreas de la
Universidad
Secuencia
Actividades
1
El Depto de Recursos Materiales elabora un Programa de Levantamiento
y/o Actualización de Activos Fijos el cual puede ser en forma Semestral o
a Solicitud del Área.
2
El Depto de Recursos Materiales entera vía correo sobre el periodo de
revisión y/o actualización del Activo Fijo.
2
El Área se da por enterado sobre el periodo de la Auditoria y se prepara
para la visita del personal de Control de Activo Fijo.
3
El Coordinador de Activo Fijo realiza la visita al Área para el
Levantamiento y/o Actualización del Activo Fijo, tomando de base el
formato de Vale de Resguardo F-AF-28 ya existente.
4
En caso de existir alguna modificación por parte del área o de resultado
de la Revisión, el Coordinador realiza las modificaciones
correspondientes, de no existir alguna modificación se pasa a la
secuencia 6.
5
Cuando existan modificaciones y/o actualización el coordinador realiza las
modificaciones al Formato de Vale de Resguardo F-AF-28 y se entrega a
sello y firma de conformidad por parte del usuario correspondiente.
6
El área firma la actualización de su resguardo con los cambios señalados
y/o con el sello de fecha actualizada.
7
Recibe copias de los resguardos actualizados a través de un Oficio
emitido y Firmado por el Director de Administración y Finanzas
VII. MONITOREO Y/O MEDICIÓN
Número de Bienes registrados y actualizados en el sistema / Total de bienes en propiedad de la
Universidad.
F-CA-04
Numero de Revisión 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE: DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
NUMERO DE REVISIÓN: 4
CODIGO DE CONTROL : P-AF-10
HOJA: 4 de 5
VIII. GLOSARIO
ACTIVO FIJO: Todos los bienes muebles e inmuebles que en una entidad son necesarios para cumplir
con los programas y operaciones.
VALES DE RESGUARDO: Formato en el cual se enumeran los activos que se encuentran bajo cargo
del resguardante.
RESGUARDANTE: Persona responsables de buen uso y cuidado de los bienes a su cargo.
HERRAMENTAL: Todo instrumento, utensilio y/o artefacto diseñados para facilitar el desarrollo de
tareas especializadas.
IX. INTERACCION CON OTROS PROCESOS O DOCUMENTOS DEL SGC
Documento
Procedimiento para hacer procedimientos
Instrucción de Trabajo para Bajas de Activo Fijo
Código
P-CA-01
IT-AF-04
X. REGISTROS
Código
Nombre del
Registro
Registros en operación
(Conservación)
Tiempo
F-AF-28
Vales de Resguardo
Permanente
F-AF-29
Formato de Préstamo
Interno.
Permanente
F-AF-30
Reporte de verificación
de Activo Fijo.
Permanente
F-AF-31
Solicitud de baja del
Activo Fijo.
Permanente
F-AF-37
Vale de Resguardo de
Bienes Herramentales
Permanente
F-AF-38
F-AF-39
Pase Único de Entrada
y Salida de Activo fijo
PROPIEDAD DE LA
UNIVERSIDAD
Pase Único de Entrada
y Salida de Activo fijo
PROPIEDAD DE
Permanente
Permanente
Lugar
Jefe Depto.
Recursos
Materiales
Jefe Depto.
Recursos
Materiales
Jefe Depto.
Recursos
Materiales
Jefe Depto.
Recursos
Materiales
Jefe Depto.
Recursos
Materiales
Jefe Depto.
Recursos
Materiales
Jefe Depto.
Recursos
Registros para consulta
Disposición
final
(Almacenamiento)
Tiempo
Lugar
Dir. de Admón.
y Finanzas
No aplica
Permanente
Dir. de Admón.
y Finanzas
No aplica
Permanente
Dir. de Admón.
y Finanzas
No aplica
Permanente
Dir. de Admón.
y Finanzas
No aplica
Permanente
Dir. de Admón.
y Finanzas
No aplica
Permanente
No aplica
Permanente
Dir. de Admón.
y Finanzas
Dir. de Admón.
y Finanzas
No aplica
Permanente
F-CA-04
Numero de Revisión 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE ACTIVO FIJO
RESPONSABLE: DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
NUMERO DE REVISIÓN: 4
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USUARIOS
EXTERNOS Y/O
ALUMNOS
Responsable:
HOJA: 5 de 5
Materiales
Jefe del Depto. de Recursos Materiales
F-CA-04
Numero de Revisión 4