forma de gastos

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA(S) FORMA DE GASTOS
1- La forma es para cuando los viajes sean tanto en EU o fuera de EU. O sea que esta
forma se pueden poner los tipos de cambio de las monedas y anotarse los importes en
dólares o en moneda extranjera y contiene la formula para convertirse a dólares.
2- El archivo contiene dos formatos que están en hojas de trabajo separadas. El primer
formato se llama Expense Detail Report y es donde se deben meter los gastos por
concepto en forma detallada y el segundo se llama Travel Expense Report y es el
concentrado de los gastos de viaje y que será completado automáticamente con la
información del primer reporte.
3- Los formatos están protegidos para que los espacios en los que no se deban meter
datos no les permita hacerlo.
4- Los renglones de colores es para que distingan los diferentes conceptos de gastos.
5- Ustedes pueden imprimir únicamente el reporte concentrado que será el que deberá
firmar su jefe, una vez que le hayan escrito el motivo del viaje y los nombres de las
personas que se incluyen en el reporte. Estos datos es lo único que anotarán en el
reporte concentrado.
6- El archivo completo (en Excel) deberá ser enviado por e-mail a Recursos Humanos para
su revisión y el reporte concentrado impreso y autorizado por correo normal interno.
7- Cuando se use carro de la compañía se deberán anotar las lecturas del odómetro
(inicial y final), y también se anotarán número de noches y de días, numero de personas
que se incluyen en el reporte y el millaje cuando se use carro personal. Pero si ustedes
creen que esto es mucho trabajo nosotros podremos llenar esos datos con base en el
reporte del vehiculo que ustedes ya llenan cuando usan un carro de la compañía. Todo
esto es para sacar datos promedio para fines estadísticos. El millaje si es indispensable
para poderles pagar el uso de su vehiculo personal.
8- La forma tiene celdas con unas esquinitas de colores que indica que hay una
explicación para el llenado de los datos en esa columna.
9- El reporte debe alcanzarle para todos los días para que no tengan que insertar
renglones ni hacer modificaciones. El hacer modificaciones ocasionará que las formulas
ya no funcionen correctamente por lo que no deben hacerlo.
10- El archivo contiene además una hoja que trae las claves que deben anotar en la
columna de Exchance Rate de los tipos de cambio que mas comúnmente se manejan y
los tipos de cambios mas actuales para fines de que se den una idea de cómo andan
los tipos de cambio en el mercado. No quiere decir que van a usar esos tipos de
cambio. Ustedes ponga los tipos de cambio a como haya hecho la compra de monedas
extranjeras.
11- Cuando los pagos sean con tarjeta de crédito deberán poner CC en la columna de
CRED CARD. Esto es para que esos gastos se sumen todos en la celda del reporte
concentrado como pagos con tarjeta de crédito. Esto es bien importante porque si no
anotan estas letras la suma de los gastos con tarjeta de crédito no será correcta y
tienen que ser en mayúsculas para que funcione la fórmula.
12- Para las comidas cuentan con tres renglones por día (no importa si es desayuno comida
o cena y no importa el orden). Si hicieran una cuarta comida, la tienen que poner junto
con otra (sería la suma de las dos) pero que sea pagada en la misma forma, en efectivo
o en tarjeta de crédito. Al anotar la primer comida, aparecerá una instrucción en el
cuarto renglón en la parte izquierda que dice Day 2, que significa que ustedes deberán
empezar a anotar las comidas del siguiente día en ese renglón. Además la fecha de
cada día se pondrá automáticamente en los renglones dos y tres y de esa manera
ustedes no tendrán que repetir las fechas. Pero tomen nota que eso sucederá
únicamente en el concepto de comidas. Si sumaran dos comidas pagadas una con
efectivo y la otra con tarjeta de crédito entonces el total de pagos con tarjeta de crédito
no estaría correcto por lo cual es muy importante que las dos sean con efectivo o con
tarjeta de crédito.
13- En el concepto de taxis tal vez los espacios no sean suficientes y ahí si tendrían que
hacer un anexo con el detalle de los que no alcancen a listar en el reporte y vaciar
únicamente el importe total del anexo. Cuando no tengan comprobantes del taxi
deberán llenar un formato que hemos hecho para tal efecto que se llama PROOF OF
EXPENSE que lo pueden encontrar en el mismo archivo en la pestaña que dice
COMPROBANTE.