condiciones de uso de los espacios del mnaahp

CONDICIONES DE USO DE LOS ESPACIOS DEL MNAAHP
Llenar la ficha respectiva con:
Datos del solicitante (persona o institución que suscribirá el contrato de alquiler de espacio):
Persona natural : Copia del DNI, dirección, RUC
Persona jurídica: Datos completos de la institución, RUC, registro en la SUNAT, copia simple del DNI,
del representante legal y carta que lo acredite como tal.
Descripción y características de la empresa para el contrato
Información sobre el evento:
 Cronograma de ejecución y responsable de la coordinación general y seguridad.
 Planos del montaje, con distribución del mobiliario y estructuras (toldos, papelería, etc.)
 Planos de ingreso y de salida (flujos de circulación).
 Planos con ubicación de extintores adicionales (zona del catering o stands)
 Medidas de seguridad y evacuación en caso de ser necesario.
 Lista del personal de seguridad.
 Ubicación de atención médica (ambulancia y/o zona de atención).
Coordinaciones adicionales para el ingreso de proveedores:
Se deberán presentar los listados de:
 Equipos que deseen ingresar (computadoras, proyectores, televisores, etc.)
 Personas y/o proveedores que ingresarán, en orden alfabético por apellido.
 Unidades de transporte que ingresarán los materiales y/o equipos.
Para la separación definitiva del espacio:
 Pago de una garantía adicional del 25% del monto del contrato, en moneda nacional.
 La garantía se devuelve a los 10 días hábiles luego de haber verificado el estado de los
espacios.
Antes de empezar el evento:
 Comprobante de pago de la cancelación del monto total del contrato 72 horas antes del
evento.
Requerimientos complementarios:
Grupo electrógeno. Debe coordinarse con el área de Operaciones la instalación del grupo y asignar a
una persona responsable de su funcionamiento.
Cualquier movimiento de artículos o mobiliario de las instalaciones del Museo Nacional de
Antropología e Historia del Perú, debe ser coordinado previamente y solicitado por escrito, para su
autorización.
De ser necesaria la colocación de banderolas o banners, debe coordinarse directamente con la
Dirección de Promoción y Difusión en la sede Central del Ministerio de Cultura (Museo de la Nación):
Sra. Ethel Flores
[email protected]
Teléfono 476-9933 anexo 2351
Datos complementarios:
Para facilitar la realización de su evento, agradeceremos coordinar las visitas para montaje y
desmontaje previamente y enviar cada uno de los aspectos considerados en una hoja aparte con el
respectivo encabezado.
Por ejemplo:
ANEXO 5
Listado de personas y/o proveedores
Listado de personal autorizado:
N°
APELLIDOS
NOMBRES
CARGO O FUNCIÓN
1
2
Listado de proveedores:
EMPRESA
N°
APELLIDOS
NOMBRES
CARGO O FUNCIÓN
1
2
NORMAS DE SEGURIDAD Y CONTROL
Para el éxito de su evento es necesario considerar los siguientes aspectos:
Custodia de participantes y atención de emergencias
El solicitante se encargará de implementar el procedimiento para la custodia de personas, así
como para la atención de emergencias que eventualmente se pudieran presentar.
Deberán entregar una copia de estas medidas en el área de eventos. (Personal de control,
atención en casos de emergencia, flujo de participantes).
Control de ingreso y tránsito de personas, materiales y equipos
El solicitante deberá acreditar una persona para que coordine con nuestra área de Operaciones
los detalles de seguridad, así como para la atención y control en el ingreso al local de personas,
materiales y equipos.
La coordinación deberá ser por lo menos 24 horas antes del evento.
Custodia de Bienes
El solicitante adoptará las medidas de prevención necesarias para la custodia del material, equipo
y otros enseres, incluso con aquellos que pudieran quedar de un día para otro.
Mantenimiento de áreas de servicio
Es necesario que el solicitante se encargue de mantener la limpieza de los espacios alquilados
durante la realización de su evento, así como la reposición de material de limpieza en los baños.
Por tanto, debe considerar personal que se encargue de este mantenimiento.
Nota: Cualquier situación no contemplada en estos lineamientos será coordinada con anticipación
con el área de eventos de la institución.