Protocolo Nacional de Videoconferencia de Peru.pdf

Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional
de Videoconferencia de Voz y Datos
I.
OBJETIVO
Establecer normas y procedimientos pare el uso adecuado de los equipos de videoconferencia y las
líneas de comunicación del sistema de voz y datos a través de internet y líneas RDSI de la
Presidencia del Consejo de Ministros en colaboración con los Sectores del Gobierno Nacional,
Gobiernos Regionales y organismos del estado.
II.
FINALIDAD
Proporcionar a los usuarios del sistema de Videoconferencia, información sobre los
procedimientos, normas de uso y los servicios adyacentes que se generen, a fin de optimizar el uso
de los recursos tecnológicos.
III.
BASE LEGAL







IV.
Compendio Normativo en Materia de Descentralización, año 2008. Decreto Supremo Nº 0212004-PCM. Plan Nacional de Capacitación y Asistencia Técnica de Gestión Pública para el
Fortalecimiento de los Gobiernos Regionales y Locales.
Plan Nacional de Desarrollo de Capacidades 2008 - 2011, capitulo 5, objetivos específicos 5.2,
párrafo 3, que a la letra dice: “Promover la gestión y producción de conocimiento e
información en Gestión Pública orientado a mejorar la toma de decisiones”
Plan Nacional de Desarrollo de Capacidades 2008 - 2011, capitulo 7, estrategias orientadas al
cambio 7.1, párrafo 3, que a la letra dice: “Seguimiento para profundizar y mejorar los
conocimientos adquiridos para su práctica profesional”
Ley 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
Decreto Supremo N° 063-2007-PCM que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones
de la Presidencia del Consejo de Ministros. Art. 39, Art. 42
Resolución Ministerial N° 246-2007-PCM "Aprueban uso obligatorio de la Norma Técnica
Peruana "NTP-ISO/IEC 17799:2007 EDI Tecnología de la información. Código de buenas
prácticas para la gestión de la seguridad de la información 2a Edición" en las entidades
integrantes del Sistema Nacional de Informatica.
Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, "Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Publico".
ALCANCE
Las normas contenidas en la presente Directiva son de aplicación a todos los Órganos, Proyectos,
OPDs, Comisiones de la Presidencia del Consejo de Ministros, Sectores del Gobierno Nacional,
Gobiernos Regionales que son usuarios del Sistema Nacional de Videoconferencia y que posean un
equipo de comunicaciones conectados al sistema.
V.
CONCEPTUALIZACION DEL SISTEMA
La videoconferencia es el sistema que permite la comunicación bidireccional simultánea (en
tiempo real), persona a persona o grupo a grupo, en la cual se transmite voz, video y,
opcionalmente, datos, texto y gráficos.
Actualmente la video conferencia ha llegado a ser considerada como la herramienta indispensable
para coordinación de instituciones y corporaciones multinacionales.
Los elementos que componen un sistema de video conferencia son:
 La red de telecomunicaciones
 La sala y mobiliario de video conferencia
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
1







VI.
Equipo Central de comunicaciones (MCU)
Equipos receptores decodificador de señal entrada y salida (CODEC)
El proyector multimedia.
Ecran
Televisor LCD de 32” o más.
Computador móvil (Laptop)
Accesorios, periféricos y cables para la interconexión
JUSTIFICACION DEL SISTEMA
La Presidencia del Consejo de ministros debe tomar decisiones inmediatas, desarrollar
capacidades, descentralizando las consultas y el diálogo con participación de los Gobiernos
Regionales, Gobiernos Locales, Sectores y la Sociedad Civil.
La Secretaría de Descentralización de la Presidencia del Consejo de Ministros brinda asistencia
técnica facilitando la comunicación mediante el uso del sistema de videoconferencia en el Marco
del Fortalecimiento a los Gobiernos Regionales.
El sistema es de uso exclusivo de la Presidencia del Consejo de Ministros, sus dependencias y
funcionalmente de la Secretaría de Descentralización que lo promovió, implementó y administra
actualmente.
La asistencia técnica se otorga únicamente a organismos estatales, Gobiernos Regionales y
Gobiernos Locales, excepcionalmente se puede prestar apoyo a otras instituciones siempre y
cuando se encuentren en el marco de los objetivos y fines del trabajo de la Presidencia del Consejo
de Ministros.
VII.
RESPONSABILIDAD
La Oficina General de Administración, la Secretaría de Descentralización y la Oficina de Sistemas,
son responsables de la aplicación, seguimiento y evaluación de la presente directiva.
Los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, organismos estatales asociados y/o Sectores son
responsables de la aplicación de estas normas en caso de poseer un equipo o al hacer uso del
Sistema Nacional de Videoconferencia.
VIII.
NORMAS GENERALES




IX.
La Oficina de Sistemas, de cada institución, es la responsable del cuidado y manipulación de
los equipos, periféricos y recursos del sistema.
La Oficina de Sistemas, de cada institución, es la encargada de administrar, implementar y
mantener las conexiones de las redes de datos internas y externas de la Institución.
La Oficina de Administración, de cada institución, es la encargada de proveer los recursos y
mantener al día el pago del servicio de las líneas de telecomunicaciones.
La Secretaría de Descentralización administra el Sistema de forma general autorizando,
facilitando y orientando a los usuarios el acceso, uso y comunicación entre las entidades que
participan del evento de videoconferencia.
DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL SISTEMA
1.
La video conferencia de acuerdo al medio que usa para su propagación (red de
telecomunicaciones) se divide en tres tipos:
a.
Video Conferencia para redes RDSI (Red Digital de Servicios Integrados).Este tipo de video conferencia utiliza las redes de valor agregado, más conocidas como
RDSI, en las cuales se puede alcanzar un ancho de banda de 64 Kbps a 128 Kbps,
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
2
estándar H.320. Red Digital de Servicios Integrados – RDSI (ISDN - Integrated Services
Digital Network).
La ventaja de este tipo de video conferencia es la calidad y velocidad, pues permite la
difusión de 30 marcos (frames) por minuto, aprovechando el ancho de banda sin
interrupciones debido a que viaja por este medio la señal de audio y video
exclusivamente, sin interrupciones ni interferencias de otros usuarios.
Para poder realizar este tipo de video conferencia, es necesario que cada uno de los
nodos de la red disponga de de una línea RDSI tipo BRI, y el equipo de video conferencia
CODEC.
b. Video Conferencia para redes ISDN de Banda Ancha.Este tipo de video conferencia utiliza las redes dedicadas ATM, redes dedicadas que
interconectan permanentemente los puntos de destino involucrados creando una red
privada.
La ventaja de este tipo de conexión, además de las indicadas anteriormente, radica en la
reducción de costos y la alta disponibilidad del servicio (24 horas).
c.
2.
3.
4.
5.
6.
X.
Video Conferencia IP.Este tipo de video conferencia utiliza las redes TCP/IP (tecnología usada por Internet). La
video conferencia, al igual que otros servicios por Internet, se realiza mediante la
emisión de paquetes de información que son conducidos mediante redes públicas, esto
hace que el medio de transmisión no sea exclusivo para este servicio lo que puede
repercutir en la calidad de la video conferencia, cortes e interferencia.
La Secretaría de Descentralización cuenta con equipos instalados en los 26 Gobiernos
Regionales que incluye a Lima Metropolitana y el Callao.
La Presidencia del Consejo de Ministros cuenta con un equipo terminal Vega X5 marca Aethra
y una central de comunicaciones MCU para la distribución de las videoconferencias, 2 líneas
RDSI, 3 Mb de ancho de banda para conexiones IP, un proyector multimedia, un TV de 32” y la
sala del Acuerdo Nacional para 200 personas aproximadamente.
La Secretaría de Descentralización de la Presidencia del Consejo de Ministros cuenta con un
equipo Vega X3 Aethra un proyector multimedia y un TV de 32”, una sala para 09 personas.
Los Gobiernos Regionales cuentan con equipos Vega X3 y Vega X5 en algunos casos, con
anchos de banda restringidos de 128 a 256 Kbps compartidos o dedicados, con proyector
multimedia y TV, las salas de videoconferencia tienen distinta capacidad determinada por la
infraestructura de los Gobiernos Regionales.
Los equipos de PCM y la SD están configurados para trabajar en el lugar de instalación con
otros equipos de comunicación, cualquier movimiento o traslado del equipo desconfigura la
instalación. Es recomendable no mover ni trasladar los equipos de videoconferencia.
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
Existe un coordinador general, un coordinador regional, el jefe de sistemas del Gobierno Regional
que facilitan las comunicaciones entre los Gobiernos Regionales, Sectores y Sociedad Civil.
Funciones del Coordinador General del Sistema Nacional de Videoconferencia
1. Es designado por la Secretaría de Descentralización que se encarga de autorizar, organizar y
coordinar las comunicaciones y programación de los eventos de videoconferencia.
2. Recibe la solicitud de asistencia técnica, verifica su procedencia y si está de acuerdo al trabajo
y objetivos de la Secretaría de Descentralización y Presidencia del Consejo de Ministros
procede con facilitar el servicio.
3. El Coordinador General se encarga de comunicar a los coordinadores de los Gobiernos
Regionales el evento, facilitar la información necesaria a la institución solicitante y orientar la
mejor forma de comunicación con los Gobiernos Regionales para el éxito de la actividad.
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
3
4.
5.
6.
El Coordinador General se encarga de verificar con la Oficina de Sistemas de la Presidencia del
Consejo de Ministros que las condiciones técnicas estén aptas para la transmisión de la
videoconferencia.
Llevar un registro de todas las videoconferencias con información básica de cada evento,
como son, el asunto, el solicitante, fecha y hora, actores convocados, cantidad de usuarios y
otros que sean necesarios.
Velar por el buen uso del sistema y mejoras al mismo.
Funciones del Coordinador del Gobierno Regional
1. El Coordinador Regional de videoconferencias es designado por el Presidente Regional.
2. El Coordinador Regional de videoconferencias se encarga de recibir la comunicación de
asistencia técnica y coordinar con los funcionarios del Gobierno Regional y otras
dependencias para que asistan a la reunión de videoconferencia.
3. El Coordinador Regional convoca, facilita y orienta a la institución solicitante las formas de
comunicación y coordinación con las autoridades locales de su ámbito.
4. El Coordinador Regional se encarga de la organización de la videoconferencia solicitada por su
Gobierno Regional con otros Gobiernos Regionales, Gobierno Central y/o otras instituciones
que sean parte de los objetivos de su Gobierno Regional. En tal caso comunicará al
Coordinador General para programarlo en la agenda y evitar conflictos de programación.
5. El Coordinador Regional orienta y facilita las comunicaciones entre sectores y organismos
estatales, solicitados a su oficina pero no se encarga de la organización del mismo. Salvo
orden expresa del Presidente Regional, solicitada mediante carta u oficio y aprobado por el
mismo, donde se describe las necesidades del apoyo.
Funciones del Jefe de Sistemas del Gobierno Regional
1. El Jefe de Sistemas del Gobierno Regional vela por el correcto funcionamiento de las redes de
comunicación y los equipos de videoconferencia.
2. El Jefe de Sistemas del Gobierno Regional apoya al Coordinador Regional y el Coordinador
General los eventos de videoconferencia para facilitar la comunicación, instalación de equipos y
asistencia técnica durante el evento.
3. El jefe de sistemas es responsable de la seguridad y cuidado de los equipos de
videoconferencia.
4. El jefe de sistemas del Gobierno Regional debe realizar pruebas de comunicación y conexión
antes de cada evento para asegurar la calidad y oportunidad del evento.
5. El jefe de sistemas debe informar a la gerencia respectiva de los problemas, deficiencias y
dificultades de las redes de comunicación, situaciones logísticas y promover las mejoras al
sistema de videoconferencia.
XI.
DE LAS SALAS DE VIDEOCONFERENCIA
1.
En la Presidencia del Consejo de Ministros existe la Sala del Acuerdo Nacional con capacidad
para 200 personas aproximadamente, el equipo instalado y es compartida para otras reuniones
internas, se deben pedir con una semana de anticipación o más.
2.
La Secretaría de Descentralización tiene una sala acondicionada para videoconferencias con
capacidad para 9 personas.
3.
En los Gobiernos Regionales la sala o el salón es utilizada por el Presidente Regional y/o
funcionarios del gobierno. Dependerá del GR la aceptación de la reunión según sus actividades
y funciones.
4.
La sala de videoconferencia es el área especialmente acondicionada con el equipo de control,
de audio y de video, que permite capturar y controlar las imágenes y los sonidos que habrán de
transmitirse o recibirse hacia y desde los puntos remotos.
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
4
5.
En la sala se alojarán los participantes de la videoconferencia y, salvo la presencia de los
equipos de transmisión y recepción de imagen y sonido, es igual a una sala normal para
reuniones debiendo permitir el número máximo de personas sentadas confortablemente. La
comodidad y confort ayudará a que los participantes eviten movimientos constantes y así
contribuir a la calidad de la transmisión de las imágenes.
6.
Los actores principales en las reuniones siguen siendo las personas. En consecuencia, la
tecnología y equipos disponibles en la sala son un apoyo que se instalará de la manera más
discreta posible y que sea de fácil utilización por los participantes en las reuniones. No se
aconseja darle espectacularidad y protagonismo a la tecnología presente.
7.
En el caso que la videoconferencia se realice fuera del ámbito del gobierno regional o la
Presidencia del Consejo de Ministros se debe realizar un estudio y diagnostico de las facilidades
técnicas del local y comunicaciones.
8.
En caso que la Videoconferencia se realice desde un edificio externo al Gobierno Regional se
debe verificar la compatibilidad de los equipos.
9.
Se deben tener varias consideraciones al momento de diseñar o escoger el tipo de ambiente
que será utilizado como sala de videoconferencia, entre ellas se sugieren las siguientes:
a)
Tamaño de la Sala.- Con la finalidad de observar con nitidez a las personas asistentes se
sugiere un ambiente de 10 mt x 10 mt, porque la cámara tiene una capacidad de
acercamiento muy potente, pero es posible transmitir desde un gran auditorio con
cientos de personas.
b) Ambiente interior.- Para contribuir con la calidad de la imagen, el ambiente interior debe
ser sobrio. Es importante que el lugar elegido para realizar la videoconferencia tenga
paredes, cortinas o persianas de color uniforme. No se aconseja la decoración excesiva,
cuadros, adornos o flores. No obstante, es importante contar con algún elemento que
ayude a identificar el lugar a los interlocutores aún cuando no haya nadie en la sala, como
el nombre del país y ciudad sede, nombre o logotipo del Organismo.
c)
Se deben evitar reflejos.- iluminaciones parciales o contraluces. Los interlocutores no
estarán situados delante de una ventana al exterior. Fondos con persianas, cristal, etc.
provocan una definición pobre de la imagen.
d) Del ruido ambiental. – Es importante que la sala este aislada de ruidos externos, sobre
debe estar cerca lejos de la vía pública. El micrófono debe estar apagado durante la
exposición del orador y solamente encendido en caso de preguntas o diálogo directo. Se
debe verificar que los parlantes conectados al equipo de videoconferencia no causen
vibración o interferencias al sistema.
XII.
DE LOS COSTOS DE CONEXIÓN
1.
2.
3.
4.
5.
La conexión mediante IP no genera costos para ningunos de los actores, es tarifa plana.
La conexión RDSI genera costos para quien llama y es asumido por el usuario.
En una videoconferencia entre la Presidencia del Consejo de Ministros y los Gobiernos
Regionales, cada uno asume sus gastos de comunicación.
Videoconferencia entre Gobiernos Regionales, cada uno asume sus gastos de comunicación.
De la Presidencia del Consejo de Ministros a otra institución (tales como universidades,
institutos, locales privados, etc), fuera del Gobierno Regional, solicitada por un organismo
estatal, la institución solicitante asume todo el trabajo logístico de coordinación, contratación y
pago de servicios.
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
5
6.
7.
8.
XIII.
XIV.
Cualquier tipo de videoconferencia de conexión internacional será cubierto por la entidad
convocante, además de otros gastos que ocasione.
El mantenimiento mensual de línea IP dedicada o RDSI para el uso del Sistema de
Videoconferencia es asumido por cada institución que cuente con el equipo correspondiente
afiliado al Sistema Nacional de Videoconferencia de la Presidencia del Consejo de Ministros o
en uso temporal del mismo.
Cualquier otro tipo de conexión fuera del local de la PCM o Gobierno Regional será asumido
por las instituciones solicitantes.
DE LAS SOLICITUDES DEL SISTEMA NACIONAL DE VIDEOCONFERENCIA
1.
Toda solicitud de apoyo del SNV entre tres o más puntos de conexión o que impliquen la
convocatoria a mas de 10 personas debe ser enviado con 15 días de anticipación para ser
programado en la agenda. No se aceptarán solicitudes fuera de fecha.
2.
Solo en el caso de reuniones de coordinación entre dos puntos se podrá realizar hasta con un
día de anticipación.
3.
En el ámbito local de lima Metropolitana, todos los organismos del estado que necesiten la
asistencia técnica de la Secretaría de Descentralización de la Presidencia del Consejo de
Ministros deben enviar una carta u oficio a la Secretaría de Descentralización de la PCM
solicitando el servicio de videoconferencia indicando el motivo, fechas y gobiernos convocados
(Según modelo publicado en el sitio web) comprometiéndose a realizar todo el trabajo logístico
de convocatoria y gastos de materiales del evento. Adicionalmente debe enviar una carta al
Gobierno regional solicitando el apoyo de las sala y el equipo.
4.
En el ámbito de los Gobiernos Regionales, la institución solicitante debe enviar una carta u
oficio al Presidente Regional solicitando apoyo logístico e indicando el trabajo que se va a
realizar, en caso deba invitar a personas que no laboran en el Gobierno Regional como
sociedad civil y/o medios de comunicación, con una anticipación de por lo menos 15 días antes,
y hacer el seguimiento al documento enviado.
DISCIPLINAS Y REGLAS DE CONDUCTA EN EL DESARROLLO DEL EVENTO
La videoconferencia es una alternativa tecnológica que no en todos los casos reemplaza
plenamente a las reuniones presenciales, pero que brinda similares facilidades para debatir temas,
resolverlos y acordar compromisos.
Como se trabaja en un ambiente con soporte tecnológico y de comunicaciones para interactuar, se
requiere de disciplinas especiales en los preparativos previos, y reglas de comportamiento durante
la reunión. El seguimiento de estas disciplinas y reglas son un complemento necesario para el
adecuado funcionamiento de la infraestructura tecnológica y el éxito de las reuniones.
Esta aplicación y práctica producirá el cambio cultural requerido para trabajar eficientemente en
reuniones virtuales en la modalidad de videoconferencia, el mismo que irá mejorándose a medida
que la experiencia así lo indique.
1. Reuniones previas
Las videoconferencias deben ser utilizadas para Concretar, Concluir, Acordar, Organizar y
desarrollar capacidades.
Con el fin de maximizar sus beneficios, se recomienda que la videoconferencia esté precedida
de otras modalidades de reuniones virtuales que faciliten el tratamiento de los puntos críticos o
asegurar conclusiones y acuerdos.
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
6
Lo indicado, en particular para las reuniones técnicas, es que se llegue a la videoconferencia
con un trabajo previo realizado, para lo cual se recomienda utilizar, en su orden, Ruedas de
Consulta por Correo Electrónico, Página Privada del grupo, y Llamadas telefónicas.
La práctica de este tipo de reuniones facilita avances en el tratamiento de temas y genera
documentos para mejorar de manera sustancial las posibilidades concreciones y acuerdos
durante la videoconferencia.
Salvo casos muy especiales y de emergencia, no se aconseja la utilización de videoconferencias
sin un trabajo previo realizado.
En un determinado es aconsejable firmar actas de reunión mediante videoconferencia para que
los acuerdos tengan la validez y el cargo correspondiente.
2. Programación y disponibilidad de salas para las sesiones
2.1 Programación de salas
El Coordinador General del Sistema Nacional de Videoconferencia administrará una agenda
de videoconferencias en días y horas laborales, la cual se actualizará de acuerdo con las
solicitudes recibidas, excepcionalmente de acuerdo a la prioridad o emergencia
gubernamental.
La agenda electrónica de reuniones de videoconferencias estará disponible en la web de la
Secretaría de Descentralización de la Presidencia del Consejo de Ministros
(www.pcm.gob.pe/sd).
La agenda electrónica mostrará información mensual de las videoconferencias, un mes
antes y un mes después del actual.
La información de la agenda electrónica es dato oficial de los compromisos asumidos por los
actores que solicitan y han organizado el evento, cualquier cambio no comunicado con
anticipación es responsabilidad de los organismos que solicita y/o efectúa el cambio.
Las solicitudes de Videoconferencias ser presentadas con la debida anticipación enviando el
formato electrónico que para el efecto estará disponible en la página web de la Secretaría
de Descentralización.
2.2 Contingencias
La Secretaría de Descentralización guardará espacios de tiempo para atender contingencias
derivadas de fallas técnicas o imprevistas que impidan la celebración o culminación de una
reunión previamente programada.
Los espacios de contingencias podrán utilizarse para atender reuniones o eventos de
urgencia o prioritarios, o para reprogramar reuniones que hayan sido desplazadas por estos
eventos.
Se podrá extender el horario de las reuniones si no hubiere enseguida otra reunión
programada y, excepcionalmente, en los casos de reuniones de altas autoridades.
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
7
2.3 Disponibilidad de salas
La Secretaría de Descentralización, los Gobiernos Regionales y los organismos que cuenten
con un equipo afiliado al Sistema Nacional de Videoconferencias, deberán garantizar la
disponibilidad permanente y operatividad de la sala asignada para las videoconferencias, las
cuales estarán sujetas a la programación a que se refiere los puntos anteriores.
2.4 Responsables de administración de las salas virtuales
El sistema permite crear salas virtuales para asegurar varias videoconferencias en
simultáneo. El máximo de conexiones en línea es de 26 que se pueden distribuir en varias
sala virtuales siempre y cuando la distribución de conexiones no exceda los 26, sumadas
todas las salas.
El coordinador general administra las salas asignando el número y las contraseñas
respectivas.
XV.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
3.1 Definición de quórum virtual
Las videoconferencias equivalen a reuniones presenciales. A pesar de no estar físicamente en el
mismo lugar todos los participantes, la interacción se hace en tiempo real y es posible llegar a
acuerdos o aprobar normas de la misma manera que las reuniones tradicionales. Las ausencias
de una o varias de las partes producen las mismas limitantes y consecuencias que los medios
presenciales y, en consecuencia, las definiciones que requieren quórum deberán someterse a
los reglamentos vigentes, a menos que, por razones debidamente justificadas, se ajusten dichos
reglamentos a las sesiones virtuales.
3.2 De la cancelación de la videoconferencia
La videoconferencia se puede cancelar por motivos de fuerza mayor comunicado al iniciar el
evento o con anticipación, por falta de quórum, fallas técnicas no previstas y que no puedan ser
solucionadas en el menor tiempo posible.
Las continuas cancelaciones por falta de acuerdo entre las partes puede ocasionar la
suspensión temporal del uso del sistema a las instituciones que solicitaron el servicio, porque
quitan la oportunidad a otros organismos que deben hacer uso del servicio. Se elevará un
informe a la instancia superior para que determine la sanción.
3.3 Registro y custodia de las Reuniones Virtuales
Las videoconferencias podrán ser grabadas por cualquiera de los actores, previo acuerdo. La
custodia y responsabilidad del uso de las grabaciones estará a cargo de un responsable
designado en cada sede.
Los videos podrán ser utilizados como material bibliográfico de consulta o capacitación a
discreción de las instituciones o la presidencia del Consejo de Ministros, la autoría del
contenido se conserva para los actores pero el uso y distribución está a cargo de La Secretaría
de Descentralización quien conservará los videos oficiales de las reuniones durante 3 años, al
cabo de los cuales se destruirán los medios magnéticos utilizados.
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
8
3.4 Actas o informes de las reuniones virtuales
La elaboración de actas, informes, ayudas memoria, minutas o conclusiones de las reuniones
virtuales estarán a cargo de las personas o entidades designadas en los reglamentos de los
respectivos Órganos, Consejos, Comités, Instituciones o grupos de expertos.
3.5 Seguridad y confidencialidad de transmisión
La Secretaría de Descentralización, las entidades sede de las videoconferencias y los
responsables de las salas, tomarán las previsiones necesarias para asegurar la seguridad y
confidencialidad de las reuniones.
Salvo que se acuerde llevar a cabo sesiones reservadas o privadas, las videoconferencias
estarán abiertas a las personas que autorice la entidad responsable de la reunión en cada
Gobierno Regional.
En las sesiones reservadas o privadas, no habrá grabación. Para ello se tomarán las previsiones
para asegurar la suspensión de la grabación
3.6 Protocolo de participación
Dado que se incurre en costos del uso de equipos y servicio de comunicaciones, se exige
especial puntualidad para administrar el tiempo.
Los participantes deberán guardar todas las buenas costumbres que corresponden a las
reuniones presenciales.
Para asegurar una buena calidad en la transmisión de la imagen, es importante que las
presentaciones o documentos electrónicos que se presenten tengan fondo blanco con letras
oscuras con tamaño de fuente 16 como mínimo y un máximo de 24 para títulos, guardando los
formatos de una presentación legible, clara y con poco texto.
No se recomienda utilizar presentaciones de páginas webs durante mucho tiempo porque el
tamaño y colores utilizados no muestran una buena imagen al espectador virtual.
Se recomienda enviar la presentación con anticipación para que el actor remoto pueda levantar
la presentación localmente en caso de deficiencias en la transmisión.
Adicionalmente se debe enviar con la debida anticipación el material impreso para ser
repartido al público asistente que incluye el programa y lineamientos de trabajo.
3.7 Del moderador
El moderador será el coordinador de la reunión, según lo programado y conducirá la
videoconferencia en los siguientes aspectos:





Solicitará la presentación a los expertos.
Presentará los temas (Agenda)
Concederá el uso de la palabra en rondas consecutivas hasta concluir con los temas
tratados.
El orden de intervenciones puede estar determinada por el orden alfabético de los
Gobiernos Regionales.
Termina la reunión.
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
9
3.8 Recesos y pausas
De acuerdo al tiempo estimado de las reuniones, se aconseja programar de manera explícita en
la agenda el horario y duración de las pausas o recesos necesarios.
El Moderador podrá autorizar recesos no programados, para adelantar consultas. En ese caso
se determinará el tiempo de la pausa.
Se recomienda disponer de servicio de café ubicado fuera del enfoque de las cámaras
preferentemente fuera de la sala, para autoservicio de los participantes, de manera de evitar la
circulación de personas ajenas al debate.
En los casos en que se acuerden sesiones continuas que requieran comidas, se dispondrá en la
agenda una pausa breve para el servicio de los alimentos y otra para el retiro de la vajilla.
Secretaría de Descentralización
Propuesta de Normas y Procedimientos para el uso del Sistema Nacional de Videoconferencias de voz y datos
10