Manual del Plan de Relaciones Públicas

PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
HOJA DE AUTORIZACIÓN
Elaboró
Luis Manrique
Subdirector General de Mercadotecnia
Revisó
Luis Manrique
Subdirector General de Mercadotecnia
Aprobó
Luis Manrique
Subdirector General de Mercadotecnia
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Page 1 of 11
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS
Revisión
Página (s)
Modificada (s)
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Descripción del Cambio
Page 2 of 11
Fecha de
Emisión
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
CONTENIDO
Número
Tema
Página
1
Objetivo
4
2
Alcance
4
3
Referencias
4
4
Políticas
4
5
Responsabilidades
5
6
Definiciones
5
7
Método de Trabajo
6
7.1
Diagrama de Flujo
6
7.2
Descripción de actividades
7
8.
Registros
9
9.
Anexo
10
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Page 3 of 11
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
1. Objetivo
Contar con la información general de los diferentes eventos tales como ferias, congresos,
convenciones y festividades para relacionarlos y alinearlos con las acciones planteadas en el Plan
de Mercadotecnia y así desarrollar un programa detallado de trabajo que considere todas las
particularidades en los contratos de Relaciones Públicas para el desarrollo del Plan de Relaciones
Públicas.
2. Alcance
Esta actividad aplica a la Dirección de Relaciones Públicas quien establece un programa
anualizado de las principales actividades en base a los contratos celebrados entre el CPTM y las
diferentes Agencias de Relaciones Públicas por mercado objetivo. Apegándose fielmente a las
responsabilidades descritas en el Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de
México.
3. Referencias
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
Plan Nacional de Desarrollo 2000 -2006
Programa Nacional de Turismo 2001-2006
Ley Federal de Turismo
Ley Federal de Entidades Paraestatales
Plan de Mercadotecnia del CPTM
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.
Guía Electrónica de Servicios Administrativos
Contratos vigentes con las diferentes Agencias de Relaciones Públicas
4. Políticas
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Promover la simplificación de procesos, el desarrollo tecnológico y la eficiencia operacional.
Promover la formación, desarrollo y actualización de conocimientos y competencias de los
servidores públicos adscritos a su unidad administrativa.
Participar activamente en los programas institucionales de innovación, transparencia, calidad,
efectividad y prácticas organizacionales.
Participar activamente en los programas institucionales de combate a la corrupción y la
impunidad, así como promover los valores organizacionales.
Fomentar un ambiente laboral de armonía, cooperación y trabajo en equipo entre el personal de la
unidad administrativa a su cargo.
Proporcionar al personal a su cargo la información y documentación necesaria para el adecuado
cumplimiento de los objetivos y programas institucionales.
Fomentar el uso honesto, transparente y eficiente de los recursos del Consejo asegurando las
mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad.
Difundir el marco jurídico aplicable a las operaciones de la entidad y promover su cumplimiento.
Realizar las gestiones administrativas para la contratación de servicios o adquisición de bienes
indispensables para la ejecución de los programas de trabajo de su unidad administrativa y
elaborar el Dictamen Técnico de las propuestas.
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Page 4 of 11
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
5. Responsabilidades
Subdirección General de Mercadotecnia:
5.1 Dirigir el diseño y actualización de los planes de mercadotecnia del Consejo, propiciando la mayor
rentabilidad de la inversión en la promoción turística de México en los mercados nacional e
internacional;
5.2 Promover la participación de los sectores público y privado en mecanismos de planeación
estratégica de mercadotecnia, para el mejor cumplimiento de los objetivos del Consejo;
5.3 Coordinar el desarrollo tecnológico de la organización para aprovechar las nuevas tecnologías de
información digital en apoyo a la promoción y comercialización competitiva de la oferta turística
del país;
5.4 Coordinar la ejecución de campañas de relaciones públicas que realice el Consejo;
5.5 Desarrollar y actualizar lineamientos estratégicos y mecanismos de evaluación para la definición
de las características de servicios a contratar por el Consejo relativos a mercadotecnia;
5.6 Las demás que se establezcan en el presente Estatuto o que le señale el Director General.
6. Definiciones.
1. Contrato: Documento en el cual se establecen los acuerdos a realizar entre dos o más
personas con un fin en común.
2. Plan de Mercadotecnia: Desarrollo de objetivos, estrategias y tácticas de promoción a
efectuar para posicionar integral y competitivamente a México, sus destinos y productos en
las preferencias de los segmentos objetivo en los mercados emisores, con la participación
conjunta de los diferentes agentes promotores del turismo mexicano.
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Page 5 of 11
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
7. Método del Trabajo
Este diagrama presenta de forma general las actividades principales del procedimiento antes referido.
Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento.
7.1. Diagrama de Flujo
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Page 6 of 11
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Page 7 of 11
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
7.2. Descripción de Actividades.
Responsable
Paso
1
Solicitar las acciones en las que se
necesite apoyo de la DRP.
1.1
1.2
Verificación de recibo adecuado de los
Tabla de Control
participantes, mediante teléfono, mail
de Envíos
y/o fax
1.3
2
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Documento
de trabajo
Elaboración y Envío de Oficio dirigido a
los diferentes participantes como,
Oficio Firmado
CPTM nivel central, Oficinas en el
por la DRP.
exterior, Estados, Destinos, Industria
Formato de
Turística, con tres meses de
participación.
anticipación al cierre anual,
Modo de envío
solicitándoles los eventos en los que
Fax, correo
van a participar en el siguiente año,
electrónico y/o
como Ferias, Festividades, caravanas,
correo.
promociones, congresos y
Convenciones.
Dirección de Relaciones
Públicas
Dirección de Relaciones
Públicas
Actividad
Recibo de información de los
calendarios propuestos por parte de
los participantes. Ordenamiento y
compilación de información.
Categorizar y Elaborar un Plan de
Relaciones Públicas.
Tabla de Control.
2.1
Categorizar la información recibida de
acuerdo a los mercados objetivos
planteados.
2.2
Revisión y análisis de experiencias
anteriores para definir las nuevas
estrategias y recursos necesarios.
2.3
Revisión y análisis de eventos
propuestos por los participantes, para
categorizarse de acuerdo a las
estrategias del Plan de Mercadotecnia
y objetivos de la Dirección de
Relaciones Públicas.
2.4
Reunión entre la Dirección,
Colaboradores y Agencia para
Formato del Plan
determinar los lineamientos generales
de Relaciones
del Plan de Relaciones Públicas por
Públicas
mercado Nacional, Norteamérica y
Europa.
Page 8 of 11
Formato del Plan
de Relaciones
Públicas
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
Dirección de Relaciones
Públicas
Agencias
Dirección de Relaciones
Públicas, OME´s y Agencias
Dirección de Relaciones
Públicas
Dirección de Relaciones
Públicas, Colaboradores de
la dirección.
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
3
Elaboración y validación del Plan de
Relaciones Públicas para Nacional,
en coordinación con la Agencia
asignada.
4
Elaboración del Plan de Relaciones
Formato del Plan
Públicas para Norteamérica, en
de Relaciones
coordinación con la Agencia
Públicas
asignada.
5
Elaboración del Plan de Relaciones
Públicas para Europa, en
coordinación con la Agencia
asignada.
6
Delimitar acciones por Contrato en
base a las actividades que
desarrollaran las OME´s
7
Delimitar Funciones.
7.1
8
Revisión conjunta con las OME´s, para
Formato del Plan
delimitar las acciones, actividades,
de Relaciones
responsabilidades y obligaciones, tanto
Públicas
de la DRP, Agencia y OME´s.
Acciones por Contrato
8.1
Revisión del plan propuesto por las
agencias vs. el contrato
8.2
Correcciones y adiciones a las
responsabilidades y obligaciones de
las partes en base al contrato.
8.3
Presentación del Plan de Relaciones
Públicas Final ante la SGM para su
autorización.
8.4
Presentación del Plan de Relaciones
Públicas Final ante la Agencia
asignada para que implemente y
ejecute lo desarrollado.
9
Implementación del Programa de
Relaciones Públicas.
9.1
Seguimiento mensual del Plan de
Relaciones Públicas con base al
Contrato para verificar y validar las
acciones programadas.
Page 9 of 11
Formato del Plan
de Relaciones
Públicas
Formato del Plan
de Relaciones
Públicas firmado
por la DRP y la
Agencia
asignada
Formato del Plan
de Relaciones
Públicas
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
9.2
10
10.1
Dirección de Relaciones
Públicas
Formato de
entrega
establecido en
contrato
Documentos
Actividad de Archivo para resguardo generados en las
de información.
diferentes
actividades.
Resguardo de la documentación
generada por el desarrollo y
elaboración del Plan de Relaciones
públicas.
Recibo del reporte de actividades por
parte de la Agencia, con base al
contrato.
10.2
Compilación de la documentación
generada.
10.3
Identificación de carpetas por mercado,
para el resguardo de la
documentación.
10.4
Elaboración de la estructura de
contenido de cada carpeta.
10.5
10.6
Asignación de un lugar específico para
el resguardo de las carpetas
generadas.
Actualización de la relación de
carpetas bajo el resguardo de la
dirección, siendo esta actividad cíclica
para su manejo.
8. Registros
No. de Control
Nombre
Responsable de
Conservarlo
Tiempo de
Conservación /
Disposición
3 años /Artículo 56 de
la LAASSP
3 años /Artículo 56 de
la LAASSP
9. Anexos
Anexo No.
Nombre
No. de Control
1
FORMATO DE PARTICIPACIÓN
2
TABLA DE CONTROL DE ENVÍOS
3
FORMATO DEL PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Page 10 of 11
Versión 01
PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS
SUBDIRECCION GENERAL DE MERCADOTECNIA
IT-SGM-DRP-02
Page 11 of 11
Versión 01