Sistemas de Información Tema 2: Sistemas de Información en la Empresa

Sistemas de Información
Tema 2: Sistemas de Información en la Empresa
2.1

Tipos de Sistemas de Información Básicos
Un sistema solo no proporciona toda la información que una empresa necesita
Tipos de Sistemas de Información: cuatro tipos de SI dan servicios a los diferentes niveles
de una organización:
o
o
o
o

Sistemas a nivel operativo:
o
o
o

Sistemas a nivel operativo
Sistemas a nivel de conocimiento
Sistemas a nivel administrativo
Sistemas de nivel estratégico
SI que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización.
Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organización (ventas, ingresos, depósitos diarios, etc.)
Ej.: SI para realizar depósitos en un cajero automáticos, sistemas de registros de horas trabajadas.
Sistemas a nivel de conocimiento:
o
o
SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización.
El propósito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento
en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo de trabajo de oficinas.
1

Sistemas a nivel administrativo:
o
o
o
o

SI que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.
Proporciona informes periódicos más que información instantánea de operaciones.
Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos estructuradas.
Ej: SI de control de ubicación en viviendas de los empleados.
Sistemas de nivel estratégico:
o
o
SI que apoyan a las actividades de planeación a largo plazo de la dirección general
de la empresa.
Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a
largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo.

Los SI apoyan a las principales funciones empresariales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Ejemplo: SI para funciones de ventas

o
a nivel operativo: SI para registrar cifras de ventas diarias y procesar pedidos.
o
a nivel de conocimiento: SI para el diseño de promociones para los productos de la
empresa.
o
a nivel administrativo: SI para el registro de ventas mensuales por territorios, y reporte de aquellos que se exceden o caen por debajo del promedio de ventas.
o
a nivel estratégico: SI para pronosticar tendencias de ventas durante un período de
cinco años.
Tipos principales de SI en las organizaciones
2

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS):
o
o
Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones diarias necesarias para dirigir el negocio
Dan servicio al nivel operativo




Entradas: transacciones, eventos
Procesamiento: clasificación, listados, fusión,
actualización
Salidas: informes detallados, listas, resúmenes
Tipos de Sistemas TPS
Funciones
principales
del sistema
Principales
sistemas de
aplicaciones
Sistemas de
ventas y
marketing
Sistemas de
manufactura
y producción
Sistemas de
finanzas y
contabilidad
 Administración
de ventas
 Investigación
de mercado
 Promoción
 Fijación de
precios
 Productos
nuevos
 Programación
 Compras
 Embarque y
recepción
 Ingeniería
 Operaciones




 Sistema de
información
de pedidos de
venta
 Sistema de
investigación
de mercados
 Sistema de
comisiones
por ventas
 Sistemas de
control de
máquinas
 Sistemas de
órdenes de
compra
 Sistemas de
control de calidad
 Mayor general
 Cuentas por
cobrar y por
pagar
 Sistemas de
administración de fondos
Presupuestos
Mayor general
Facturación
Contabilidad
de costos
Sistemas de
recursos humanos
Otros tipos (Ej.
de Universidad)
 Registros de
personal
 Prestaciones
 Compensaciones
 Relaciones
laborales
 Capacitación
 Admisiones
 Nómina
 Expedientes de
empleados
 Sistemas de
prestaciones
 Sistema de
trayectoria profesional
 Sistema de
registro académico
 Sistemas de
control de planes de estudio
 Calificaciones
 Registros de
cursos
 Alumnos
3
o

Ejemplo TPS de nómina
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS):
o
Sistemas de información que auxilian a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración del conocimiento nuevo en la organización





Entradas: especificaciones de diseño, base de conocimientos
Procesamiento: modelado, simulaciones
Salidas: modelos, gráficos
Usuarios: profesionales, personal técnico
Sistemas de oficina:
o
o
Sistemas de cómputo, como procesadores de texto, sistema de correo electrónico y
sistemas de programación
Diseñados para aumentar la productividad de trabajadores de datos en la oficina




Entradas: documentos, programas
Procesamiento: administración de documentos, programación, comunicación
Salidas: documentos, programas, correo
Usuarios: oficinistas
4

Sistemas de información gerencial (MIS):
o
o
Sistema de información que permite realizar funciones de planeación, control y toma
de decisiones proporcionado informes resumidos y excepcionales de rutina.
Dan servicio al nivel administrativo




o

Entradas: datos resumidos de transacciones, modelos simples
Procesamiento: informes de rutina, modelos simples, análisis de bajo nivel
Salidas: informes resumidos y excepciones
Usuarios: gerentes de nivel medio
Ejemplo de Sistema de información gerencial:
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS):
o
o
Sistema de información que combina datos y modelos analíticos sofisticados o herramientas de análisis de datos para apoyar la toma de decisiones semiestructurada
y no estructurada.
Dan servicio al nivel administrativo
 Entradas: datos de bajo volumen, bases de datos optimizadas para el análisis
de datos, modelos analíticos, herramientas de análisis de datos
 Procesamiento: interactivo, simulaciones, análisis
 Salidas: informes especiales, análisis de decisiones, respuesta a consultas
 Usuarios: profesionales, gerente de personal
5
o

Ejemplo de Sistema de apoyo a la toma de decisiones:
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS):
o
o
Sistema de información diseñado para abordar la toma de decisiones no estructurada mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.
Dan servicio al nivel estratégico




o
Entradas: datos acumulados externos e internos
Procesamiento: gráficas, simulaciones, interactivo
Salidas: proyecciones, respuestas a consultas
Usuarios: directores
Ejemplo de sistemas de apoyo a ejecutivos:
6

Relación de la interacción entre los sistemas
Tipos de Sistemas de Información: desde una perspectiva funcional
o
o
o
o


Sistemas de ventas y marketing
Sistemas de manufactura y producción
Sistemas de finanzas y contabilidad
Sistemas de recursos humanos
Sistemas de ventas y marketing:
o
SI que ayudan a la empresa a identificar los clientes para los productos o servicios
de la empresa, desarrollar productos y servicios para satisfacer las necesidades de
los clientes, promover y vender estos productos y servicios, y dar apoyo continuo a
los clientes.
o
Ejemplos:
 Procesamiento de pedidos
 Análisis de mercado
 Análisis y fijación de precios
 Pronósticos de tendencias de ventas
Sistemas de manufactura y producción:
o
SI que tratan de la planeación, desarrollo y elaboración de productos y servicios, y
del control y flujos de la producción.
o
Ejemplos:
 Ubicación de instalaciones
 Control de máquinas
 Planeación de la producción
 Herramientas de diseño asistidas por computadoras
7


Sistemas de finanzas y contabilidad:
o
Ejemplos:
 Análisis de cartera
 Elaboración de presupuestos
 Planeación de utilidades
 Cuentas por cobrar
o
SI que llevan registros de los empleados; dan seguimiento a las habilidades, desempeño del trabajo y capacitación del empleado, y apoyan a la planeación de la remuneración y desarrollo de los empleados.
o
Ejemplos:
 Planeación de recursos humanos
 Entrenamiento y desarrollo
 Trayectoria profesional
 Análisis de remuneraciones
Clasificación de los Sistemas de Información
Los SI se pueden clasificar de diversas formas, además de las vistas.
2.3.

SI que dan seguimiento a los activos financieros de la empresa y flujo de fondos.
Sistemas de recursos humanos:
2.2.

o
o
Por el grado de formalidad: formales e informales
o
Por el nivel de automatización conseguido: manuales y sistemas basados en TI
o
Por su relación con la toma de decisiones: SI para decisiones estratégicas, administrativas u operativas
o
Por el origen y grado de personalización: sistemas específicos para una organización
y sistemas de carácter general.
o
Por el valor que representan para la organización: beneficios internos y beneficios externos
Evolución de los Sistemas de Información
Los Sistemas de Información tienen una evolución en las organizaciones:
o
se implantan en forma inicial Sistemas de Procesamiento de Transacciones;
o
posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones;
o
por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos.

La función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento.

Etapas de crecimiento (Modelo de crecimiento de R. Nolan):
1. Etapa de iniciación:
 Adquisición de los primeros ordenadores.
 Automatización de procesos operativos de bajo nivel para reducir costos.
 Poca implicación de los usuarios
8
2. Etapa de contagio o expansión:




Diseminación y contagio a los demás usuarios.
Proliferación de las aplicaciones.
Automatización de procesos operativos completos.
Crisis en el uso de ordenadores.
3. Etapa de control:
 Profesionalización de los participantes, frustración de algunos usuarios.
 Necesidad de controlar el uso de los recursos informáticos.
 El departamento de SI de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial.
4. Etapa de integración:




Aplicaciones en línea, integración con las Base de Datos
Aparecen deficiencias en el crecimiento.
Mayor control administrativo.
El usuario empieza a responsabilizarse (funciones de dirección, y coordinación).
5. Etapa de administración de datos:
 Aparecen modelos de datos y necesidades de información en la organización.
 Catálogo de aplicaciones integrados en la organización
 Uso de SI y TI más que procesamiento.
6. Etapa de madurez:
 Se asume el papel innovador de las TI.
 Aplicaciones oportunas y competitivas.
 Los responsables de SI toman el mismo lugar de importancia que responsables
de ventas o RRHH.
2.4.

Funciones Básicas del Tratamiento de la Información
o
Entradas de datos (recolección de datos)
o
Almacenamiento de datos
o
Cálculo o computación
o
Presentación de la información
o
Transmisión de la comunicación
Entradas de datos (recolección de datos)
o
Técnicas de entrada de datos: teclado, lectores ópticos
o
Coste de la entrada de datos
o
Control de errores (Validación)
o
Entrada de datos integrada
9


Almacenamiento de la Información:
o
Papel de la base de datos de la organización
o
En la base de datos se almacenan diversidad de tipos diferentes de datos
o
Estructura de la base de datos
o
Imperfecciones de la base de datos
Cálculo o computación:
o

Presentación de la Información
o

Valor de la información, no toda la información producida es sometida a exposición.
Transmisión de la Información (comunicaciones)
o
2.5.

Cálculos matemáticos y manipulaciones de datos (ordenar, agregar o insertar, eliminar, localizar o buscar, etc.).
Comunicación interna y externa.
Sistemas Integrados de Información
La forma más común de integración entre sistemas de información es a través de flujos de información (datos):
o
Es fundamental cuando los datos son necesarios para otro sistema al que le sería
imposible generarlos, o cuando esto sería más costoso, lento o menos exacto que
usar los archivos originales.

Integración es el entrelazamiento de sistemas, de tal modo que los datos de un sistema puedan
pasarse en forma rutinaria

La integración en SI puede alcanzarse de manera manual o informatizada (o computarizada)

La integración de sistemas requiere la identificación de interacciones potencialmente útiles
o

Es importante que toda la organización tenga conocimiento del SI.
La integración de sistemas de información puede ser:
o
Jerárquica:
 Ej. desde el nivel operativo se suministran datos a los de nivel administrativo.
 Son las más probables de ser identificadas (los administradores saben qué información debe resumirse)
o
Horizontal:
 Ej. datos que se procesan entre los sistemas de información de varios departamentos.
10

La integración puede llevarse a cabo por diversos mecanismos.
o
o

Beneficios de la integración de SI:
o
o
o

Procedimientos estándar
A través de los administradores (capaces de conjugar la información de varios sistemas y resumirla con diversos propósitos administrativos)
Mejores flujos de información en la empresa.
Obligan al administrador a compartir la información que sus departamentos.
Mayor aprovechamiento de la información para ayudar a toda la organización a alcanzar sus metas.
Es necesario una evaluación cuidadosa de los costos y los beneficios de la integración, para alcanzar un nivel óptimo en la integración.
Bibliografía

Principios de Sistemas de Información. R.M. Stair, G.W. Reynolds. Editorial Thomson, 4º Edición,
1999.

Sistemas de Información Gerencial. K.C. Laudon, J.P. Laudon. Ed. Prentice Hall, 8º edición, 2004.

Análisis y Diseño de Aplicaciones Informáticas de Gestión: Una Perspectiva de Ingeniería del
Software. M. Piattini, J.A. Calvo-Manzano, J. Cervera, L. Fernández. Editorial Rama, 2003.

Fundamentos de Sistemas de Información. C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway. Prentice Hall, 2º
Edición, 2001.
11