ANEXO II (FORMATOS 2 - 6) GUIA PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS PRESUPUESTALES DE LA CONVOCATORIA FPA2 C4L1-2012 El FPA, con la finalidad de facilitar la presentación de la información, de carácter presupuestal, que las municipalidades (provinciales o distritales), asociación de municipalidades o entidades, que participan en la primera convocatoria para la Línea 1 “Apoyo a la Planificación Estratégica y Gestión Democrática”, pone a disposición un conjunto de formatos y la presente guía. En este sentido, el FPA recomienda una lectura previa al llenado de los formatos, de manera que los mismos cumplan con el objetivo de brindar la información que le permita al FPA una correcta evaluación de la propuesta. Formatos. Anexo 2 Formato 2A: Auxiliar Presupuesto Total de Gastos Operativos Anexo 2 Formato 2: Presupuesto Total de Gastos Operativos. Anexo 2 Formato 3: Presupuesto Total de Gastos Administrativos. Anexo 2 Formato 4: Presupuesto Total de Gastos de Inversión. Anexo 2 Formato 5: Total Aportes de los miembros de la Alianza. Anexo 2 Formato 5A: Aportes de los miembros de la Alianza - Solicitantes. Anexo 2 Formato 5B: Aportes de los miembros de la Alianza – Colaboradoras. Anexo 2 Formato 6: Presupuesto Total del Proyecto. Los Formatos están presentados de manera secuencial, para que el proyectista a partir del plan de actividades cuantificado, expresado en el formato de gastos operativos, continúe calculando los gastos administrativos y de inversión. Los datos correspondientes al financiamiento requeridos en los formatos 2, y 6, deberían ser llenados después de haber trabajado el formato 5 de aportes de los miembros de la alianza. Finalmente, el formato 6 resume el presupuesto total del proyecto y sirve de control para la consistencia de la información inscrita en todos los formatos anteriores. La experiencia nos dice que si se sigue este procedimiento no tendría porqué haber inconsistencia entre los cuadros. En tal sentido, eventuales inconsistencias serán castigadas con un menor puntaje. Es necesario resaltar que todos los formatos tienen notas explicativas al pie, las cuales deben ser leídas cuidadosamente antes del llenado de los mismos, su no lectura puede llevar a errores en la elaboración del cuadro. Asimismo, es importante tomar en consideración que todos los espacios en color blanco deben ser debidamente llenados, mas no así los espacios en color celeste. Es necesario que tengan presente que lo que se busca a través de los formatos, en esta etapa, es un estimado de los costos de las actividades, productos y otros que se desarrollarán con la propuesta; por lo tanto, es recomendable el esfuerzo en presentar la información de manera coherente y realista, basando los cálculos de costos en los precios de los bienes y servicios que rigen en el mercado local. Anexo 2 Formato 2A.El objeto de este formato es obtener de manera descriptiva la información correspondiente a las diferentes tareas que se llevarán a cabo, en cada una de las actividades necesarias identificadas para la elaboración del producto. La descripción debe contener información tal como, días de capacitación, número de participantes, tipo de capacitación, medios de difusión, gastos de imprenta, transporte, alimentación, etc. El costo que se consigna en este formato es el costo agregado (total) de la actividad. Anexo 2 Formato 2.Este formato de gastos operativos muestra los costos en que el proyecto incurrirá para la ejecución de las actividades y la obtención de los productos, en otras palabras, son todos aquellos gastos vinculados de manera directa con la ejecución del proyecto, los cuales son imputados al producto final sin la distorsión que puede implicar, para efectos de este cálculo, el considerar gastos tales como los administrativos o de inversión. Cada producto puede tener un conjunto de actividades, el formato exige colocar el costo de las actividades involucradas y su respectivo financiamiento. De necesitarse inscribir mas actividades por producto o mas productos con sus respectivas actividades, en el primer caso, se puede insertar las filas que se necesiten de manera que se presenten todas las actividades que corresponden a cada producto y en el segundo caso se debe insertar los nuevos productos respetando la codificación numérica secuencial (1.5, 1.6, ...) y sus actividades identificándolas como (1.5.1, 1.5.2, ...). Tener cuidado con las fórmulas El financiamiento de los gastos operativos debe presentarse por fuente de financiamiento (aporte del FPA, aporte propio en efectivo y aporte propio valorizado). El llenado del presente formato exige el trabajar primeramente el formato S5 Anexo 2 Formato 3.El objeto de este formato es presentar todos aquellos gastos en que se incurre para llevar adelante la Administración del proyecto. No se relacionan de manera directa con la operación del proyecto, sino más bien con el acompañamiento para el correcto desempeño y desarrollo del proyecto. El formato muestra los gastos administrativos a nivel de concepto de gasto (honorarios, pasajes y viáticos, servicios y otros). Al igual que con los gastos operativos, se deberá colocar de una manera sintética los gastos administrativos en que incurrirá el proyecto. Deben tener en cuenta los límites y estímulos que se establecen en la convocatoria, de manera de no excederse en el cálculo de estos gastos y de asignarle el financiamiento más adecuado. De necesitarse agregar en el detalle mas filas de manera que se exprese de manera correcta la información pertinente por concepto de gasto, puede hacerlo, recordándoles que apreciaremos la capacidad de síntesis en la elaboración de este cuadro. Tener cuidado con las fórmulas 2 Luego de calculados los gastos deberá consignarse la fuente de financiamiento solicitada (aporte del FPA) y/o comprometida (aporte propio en efectivo y/o valorizado); por lo tanto, se deberá consignar el gasto en los casilleros ya predeterminados sin crear un nuevo grupo de gasto. En la elaboración del presente formato se deberá tener en cuenta que los gastos administrativos no podrán superar, en ningún caso, el 10% (diez por ciento) de los gastos operativos del proyecto. Anexo 2 Formato 4.El objeto de este formato es presentar todos aquellos gastos referidos a la adquisición de Equipos y Bienes Duraderos, que a pesar de encontrarse relacionados de manera directa con el proyecto y en particular con los productos finales, han sido separados de los gastos operativos para efectos de visualizar de manera independiente los mismos. El formato muestra el gasto en tres grupos (equipos de cómputo, equipos diversos y muebles de oficina), así como la respectiva fuente de financiamiento que sustenta el mismo; por lo tanto, se deberá consignar el gasto en cualquiera de los grupos predeterminados, sin crear un nuevo grupo de gasto, diferente a los que ya se consigna en el formato. De ser el caso que el número de equipos o muebles superaran las líneas inscritas en el formato para consignar dicha información, proceder a agregar las filas que se consideren necesarias de manera que se presente la información completa de la inversión. Tener cuidado con las fórmulas Se debe tener en cuenta que los gastos de inversión no deben superar el 20% del aporte total del FPA. Anexo 2 Formato 5.Con este formato se busca presentar, a nivel de componentes del proyecto, los compromisos de aportes de recursos establecidos por los integrantes de la alianza, tanto de recursos en efectivo como de bienes o servicios valorizados a precios del mercado local, detallando por cada miembro su participación en las diferentes categorías de gasto (gastos operativos del proyecto, gastos de inversión y gastos administrativos del proyecto). Es necesario que consideren que la información que se brinda a través del presente formato, responde a los compromisos que los diferentes miembros de la Alianza adquieren con el proyecto, los mismos que deben reflejar los aportes que figuran en el acta de la Alianza Estratégica. En el caso que se detecten eventuales errores en la valorización, sea por sobrevaluación o subvaluación, estos deben ser corregidos y debe anotarse el tipo de ajuste realizado para cada caso, mediante notas, de manera que se pueda conciliar la información del acta de compromisos con la del presente formato. De ser el caso que los aportantes fueran entidades solicitantes o colaboradoras, incluso solo una de ellas, el llenado del presente formato exige previamente el llenado de los formatos 5A y/o 5B, según sea el caso. Se debe tener en cuenta que el aporte propio no debe ser menor al 20% del costo total del proyecto. 3 Anexo 2 Formato 5A.Con este formato se busca identificar los aportes en efectivo y valorizado de cada uno de los miembros de la alianza que tienen la condición de Entidad Solicitante. Tomar en consideración que esta información debe ser consistente con lo señalado en el acta de la Alianza Estratégica. Anexo 2 Formato 5B.Este formato identifica los aportes en efectivo y valorizado de cada uno de los miembros de la alianza que tienen la condición de Entidad Colaboradora. Esta información debe ser consistente con lo señalado en el acta de la Alianza Estratégica. Anexo 2 Formato 6.El objeto de este formato, es presentar, sobre la base de la información consignada en los otros formatos, el presupuesto total del proyecto. El formato considera de manera agregada (componentes del proyecto) los gastos en que se incurrirán durante el desarrollo del proyecto, así como su respectiva fuente de financiamiento. Adicionalmente, el formato considera los gastos de supervisión los cuales deben ser del 10% (diez por ciento) del total del gasto en efectivo de la suma de los componentes 1 y 2 del proyecto. Es conveniente recordar que los gastos administrativos no deben superar el 10% (diez por ciento) de los gastos operativos del proyecto. El FPA, de ninguna manera, financiará gastos mayores al 5%. Recordar que los gastos de inversión no deben superar el 20% del aporte total del FPA y que el aporte propio no debe ser menor al 20% del costo total del proyecto. Finalmente, presentamos algunas definiciones de gasto que pueden utilizarse con la finalidad de estandarizar los conceptos. DEFINICIONES DE GASTO Gastos Administrativos: Honorarios.- Son los pagos en que se incurren por los servicios que presta el personal administrativo del proyecto, como por ejemplo, los servicios del Contador, la secretaria (a medio tiempo) en el proyecto. Pasajes y Viáticos.- Son los gastos por transporte y viáticos en los que incurre el personal administrativo descrito en el parágrafo anterior. Servicios.- Son aquellos gastos en que se incurren para el adecuado desempeño administrativo, tales como teléfono, luz, agua, etc. Otros gastos administrativos.- Se utiliza para consignar todos aquellos gastos que no han podido clasificarse en los rubros anteriores, tales como, útiles de oficina, suministros, repuestos de equipos, etc. Gastos de Inversión: 4 a) Equipos de Computo.-Solo considera los gastos correspondientes a las computadoras, scanner e impresoras. En este rubro, también se consideran los gastos de software. b) Equipos diversos.- Considera la adquisición de equipos diferentes a los señalados en el rubro equipos de computo, como por ejemplo, fotocopiadora, retroproyector, cámara fotográfica etc. c) Muebles.- Considera la adquisición de muebles y otros bienes duraderos necesarios para el correcto desenvolvimiento del proyecto, así como para la sostenibilidad del mismo. Nota General: Cabe señalar que de pasar la solicitud del proyecto a la siguiente fase, tendrá que elaborarse antes de la ejecución, una propuesta con mayor detalle en lo técnico, presupuestal y financiero denominada “planificación detallada”. 5