Caracas, 15 de marzo de 2011 Dr. Manuel Castro Pereira Rector y

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA
Caracas, 15 de marzo de 2011
Dr. Manuel Castro Pereira
Rector y demás miembros del
Consejo Directivo de la Universidad Nacional Abierta
Presente.-
Los miembros de la Comisión designada por el Consejo Directivo según
Resolución N° CD.-0205 Acta: N° 0 – 05 de fecha 09-02-2011, para estudiar las
insuficiencias para material instruccional, nos dirigimos a ustedes en la
oportunidad de presentar como información de avance acerca de la tarea que nos
ha sido encomendada, el plan de trabajo que hemos formulado al respecto.
Solicitamos al mismo tiempo, una gestión por parte de ese Consejo, para los
efectos del cumplimiento de la primera de las acciones contempladas en dicho
plan de trabajo.
Para el trabajo que se adelanta es de suma urgencia conocer la existencia
real del material instruccional en la actualidad, tanto en la sede de ULMAI como en
los almacenes de los distintos Centros Locales; ello constituye la primera acción
del plan de trabajo antes mencionado. Se requiere que esta información sea lo
más ajustada posible a la realidad, para poder determinar con certeza, las
necesidades a cubrir en esta materia.
En tal sentido se presenta para su consideración y debida aprobación, una
propuesta de acción en los siguientes términos:
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Solicitud de validación de inventarios del material instruccional en los
almacenes a escala nacional.
Designación de un Comité Técnico en cada Centro Local, para que
se encargue de reunir la información requerida para esa validación,
según formato elaborado al respecto por la Comisión.
Se sugiere que ese Comité Técnico esté integrado por: Almacenista
Jefe, Administrador, Jefe de la Unidad Académica, Representante
estudiantil ante el Comité Técnico Asesor del Centro Local.
-
La información correspondiente deberá ser enviada a la Comisión en
el Nivel Central en el lapso de una semana a partir de la fecha en la
que sea recibida la solicitud y el formato correspondiente.
Es importante que la designación del Comité tenga carácter oficial, por
la vía de una Instrucción o una Resolución, de parte del Consejo Directivo,
para que su cumplimiento sea de carácter obligatorio.
Agradecidos por su receptividad y reiterándole nuestra disposición para
ofrecer las aclaratorias que estimen pertinentes, les expresamos un cordial saludo,
y se despiden de usted atentamente;
Dra. Ericka Naveda
Coordinadora de la Comisión
Prof. Leída Sosa
Lic. Lucy Sarcolira
Lic. Betty Longa
Lic. Carlos Hernández
Prof. Angel Miguez
Econ. Néstor Castillo
COMISIÓN PARA ESTUDIO DE
INSUFICIENCIAS PRESUPUESTARIAS PARA MATERIAL INSTRUCCIONAL
PLAN DE TRABAJO
Con relación a la tarea encomendada, según la Resolución Nº 0205 Acta: O – 05
de fecha 09-02-2011, los integrantes de esta Comisión hemos formulado un plan
de trabajo para los efectos de orientar el desarrollo de las acciones involucradas.
Dada la fecha en la cual se inicia el funcionamiento de esta Comisión, tales
acciones estarán enfocadas hacia la administración del lapso 2011-2.
Este plan de trabajo se encuentra aún en una versión inicial y se requiere mayor
precisión en algunas de las acciones que se han considerado. No obstante, hay
acciones con carácter urgente, para las cuales existe acuerdo y se pueden
adelantar en lo inmediato, los trámites correspondientes.
Objetivo General
Determinar las insuficiencias presupuestarias para el material instruccional en la
UNA, para la administración del lapso 2011-2.
Objetivos Específicos
 Revisar condiciones y procesos implicados en la estimación de
insuficiencias presupuestarias para material instruccional.
 Asegurar la adecuación de las condiciones y procesos orientados a
determinar las insuficiencias presupuestarias para el material instruccional
en los actuales momentos.
 Precisar las insuficiencias presupuestarias para el material instruccional
correspondiente al lapso 2011-2.
Desarrollo de acciones
Como punto de partida, se tiene en cuenta el proceso que se sigue regularmente
en la Institución, para establecer las insuficiencias presupuestarias, previo al inicio
de cada lapso académico, y que consiste en:
- Estimar la matrícula sobre la base de métodos específicos.- Esta acción que
se cumple en la Unidad de Estadística del Centro de Programación; se toman
como referencia los 10 últimos lapsos académicos y .se establece una
proyección de acuerdo con parámetros estadísticos correspondientes.
- Contabilizar el material instruccional existente en la sede de ULMAI y en los
almacenes de los Centros Locales.- Esta acción se cumple en ULMAI, con el
soporte que representan los datos registrados en el Sistema de Control de
Inventarios.
- Consultar en las Áreas Académicas la previsión de modificaciones con
respecto a los materiales instruccionales. Esta acción se cumple desde Diseño
Académico.
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Determinar las necesidades de material instruccional, sobre la base del cálculo
de matrícula, la existencia de material y las modificaciones previstas en
términos de elaboración, actualización o sustitución de material.
Precisar el requerimiento de material a partir del cual se orientarán las acciones
de impresión, reimpresión, reproducción o fotocopiado, que corresponden
según el caso.
En función de ese proceso y en aras de precisar condiciones adecuadas para su
cumplimiento, se plantearon como acciones fundamentales:
1. Determinar la existencia de material instruccional en la sede de ULMAI y
almacenes de los Centros Locales.
a. Solicitar validación de inventarios.
b. Indagar sobre criterios para organización y clasificación.
c. Precisar condiciones de almacenamiento.
d. Actualizar el Sistema de Control de Inventarios.
2. Revisar procedimientos de estimación de matrícula para un determinado lapso
académico, a los fines de determinar ajustes necesarios.
3. Revisar en las Áreas Académicas, situación de los materiales instruccionales
por cada una de las asignaturas de la Oferta Académica.
4. Sincerar el proceso de desincorporación de materiales instruccionales que no
se utilizan.
5. Revisar criterios y procedimientos de estimación de precios para atender
requerimiento de material instruccional.
Con respecto a la primera acción y a los fines de garantizar la mayor efectividad
posible, se propone:
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Solicitud de validación de inventarios de material instruccional en los
almacenes, a escala nacional.
Designación de un Comité Técnico en cada Centro Local, que se encargue de
reunir la información requerida para esta validación, según formato elaborado al
respecto por la Comisión.
Este Comité Técnico debe estar integrado por: Almacenista Jefe,
Administrador, Jefe de la Unidad Académica, representante estudiantil ante el
Comité Técnico Asesor del Centro Local.
La información correspondiente deberá ser enviada a la Comisión en el Nivel
Central en el lapso de una semana, a partir de la fecha en que sea recibida la
solicitud y el formato correspondiente.
La designación del Comité Técnico debe tener un carácter oficial, por la vía de
una Instrucción o una Resolución, de parte del Consejo Directivo.