Organigramas Manual de Operación ver. 1.0

Organigramas
ver. 1.0
Manual de Operación
Consultoría en Sistemas Informáticos S.A. de C.V.
 CONTENIDO

1. Introducción ...................................................................................... 5
Bienvenidos a giro Windows ..................................................................... 5
Como usar este manual .............................................................................. 7
Descripción de Controles en el Sistema ..................................................... 7

2. Iniciando.......................................................................................... 11
Requerimientos Mínimos .......................................................................... 11

3. El Ambiente .................................................................................... 13
Entrando a Organigrama ........................................................................ 13
El Ambiente del Organigrama ................................................................. 15
El Menú Principal .................................................................................... 17

4. GENERACIÓN de Organigramas ............................................... 19
Catálogo de Perfiles ................................................................................. 19
Catálogo de Puestos ................................................................................. 22
Creando un Organigrama Nuevo ............................................................. 24
Definición Jerárquica de Puestos ......................................................... 25
Dando Formato al Organigrama ........................................................... 27
Bajar un Nivel Jerárquico una Burbuja ............................................ 27
Cambiar el Fondo del Organigrama ................................................. 28
Herramientas de Visualización......................................................... 28

5. PARÁMETROS ............................................................................. 31
iii
 INTRODUCCIÓN
 1. INTRODUCCIÓN
BIENVENIDOS A GIRO WINDOWS
La familia de herramientas giro
Windows representan un avance
significativo en el desarrollo de sistemas de cómputo para el control de los
Recursos Humanos, permitiendo al usuario tener el control total sobre los
procesos, que normalmente están cerrados para su configuración.
La flexibilidad fue una de las premisas principales para el diseño de nuestras
herramientas, teniendo siempre en mente el crear un sistema que cumpliera
con los mas estrictos controles que una empresa como la suya pudiera tener.
La familia de herramientas giro le permitirá tener toda la información que
requiere en su departamento de Recursos Humanos concentrada en un solo
punto, permitiendo el acceso desde cualquier computadora de su compañía1,
todo esto controlado gracias al sistema de control de la información
incorporado al sistema, el cual, asegurará que solo los usuarios autorizados
puedan tener acceso a cierta información, garantizando un máximo de
seguridad en sus datos.
La gran versatilidad, y facilidad de uso de giro le permite tener una interfaz
en la que usted pensará que esta simplemente jugando !, todo esto gracias a
la sencilla manera de uso del sistema que se ha logrado incorporando
elementos visuales que le encantarán, tales como: iconos representativos de
las diferentes opciones del sistema, efectos móviles, etc. haciendo de su
tarea diaria algo divertido. En el diseño de giro Windows se han
contemplado todos los estándares de esta plataforma operativa para que
usted no sienta ninguna diferencia en el manejo de giro, si es que ya utiliza
1
Solo en versión red.
Pág. 5
 INTRODUCCIÓN
algún otro programa para Windows™; de esta manera usted podrá hacer un
calculo de nómina con un solo  clic del ratón, o seleccionar a un
trabajador entre una lista que usted podrá ordenar por nombre, apellido,
fecha de ingreso etc.
Estamos seguros que la familia giro Windows se convertirá en muy poco
tiempo en una herramienta indispensable para el control de su departamento
de Recursos Humanos, siendo una inversión que le redituará muchas
satisfacciones.
Bienvenido al cambio con giro Windows
Consultoría en Sistemas Informáticos S.A. de C.V.
Pág. 6
 INTRODUCCIÓN
COMO USAR ESTE MANUAL
Este manual está organizado en capítulos, los cuales representan diferentes
tópicos en el manejo de Organigramas. Todos los capítulos tendrán en el
encabezado el nombre del mismo, con la finalidad de que usted pueda
“navegar” con facilidad en el manual, además en el caso de los capítulos
que describen las opciones del sistema se incluirá en el encabezado el
nombre de la opción a la cual hace referencia el mismo.
Se incorporan en este manual, pequeños iconos, que denotan acciones o
sugerencias en el mismo :

Indica una acción del ratón, tal como un  clic.





Para indicar que es una opción restringida para el
administrador del sistema o  supervisor.
Indica que debe esperar.
Precaución, acción de uso delicado.



Para indicar que se debe de introducir texto por el teclado.
Indica una Sugerencia de manejo del sistema.
Documentos requeridos para poder completar una operación.
Nota.
Indica una página de referencia en este manual.
DESCRIPCIÓN DE CONTROLES EN EL SISTEMA
A continuación se presenta una descripción de los controles utilizados en el
sistema, la mayoría de ellos forman parte de los estándares de Windows™,
así como de términos utilizados en el ambiente de Windows™ :
Pág. 7
 INTRODUCCIÓN
Foco de Lectura : En el ambiente operativo de
Windows™, la información ya sea para lectura o escritura es
presentada por medio de controles. La “atención” del teclado es otorgada a
un solo control a la vez, de tal forma que el control que posea la atención del
teclado, será la que reciba la información que Ud.  teclee. Para identificar
que control posee el foco de lectura, Windows™ enmarca el control con
líneas punteadas.

Caja de Edición : Este control permite
al usuario que  teclee información
que el sistema espera.

Caja de Edición con Acceso a Catálogo :
Tiene la misma función que el control
anterior, pero presenta un pequeño botón
en el lado derecho del mismo, lo que indica que el campo de
edición deberá ser llenado con un valor que puede ser escogido
entre una serie de valores presentados al oprimir el botón.
 ¡ Sugerencia ! : Al editar una caja de edición con acceso a Catálogo, Ud.
podrá abrir el catálogo oprimiendo la tecla de <Insertar> u haciendo
un  clic con el botón izquierdo del ratón estando el cursor
posicionado sobre el control.
Pág. 8
 INTRODUCCIÓN

Carpeta : Este
control tiene la
función
de
clasificar
la
información
que contiene
una ventana,
cada carpeta
presenta una
pestaña en la
parte superior de la misma, mediante la cual, y haciendo un 
clic sobre ella, se selecciona el tipo de información que se quiere
ver.

Cuadro para Verificar : Tiene la
finalidad de capturar un valor que se
interpreta como “Si” o “No”. Al encontrarse tachado el pequeño
cuadro de la izquierda se interpretará como “Si”. Para eliminar la
opción sólo basta hacer un  clic con el ratón sobre el control.
 ¡ Sugerencia ! : Es posible checar el cuadro con la barra espaciadora, si
es que se encuentra posicionado el foco de lectura sobre el control.

Lista : Este control contiene una lista de
valores de los cuales se deberá de
seleccionar alguno. Para abrir la lista se
debe de hacer  clic en la pequeña flecha que se presenta del
lado derecho del control. De esta manera se desplegará una serie
de valores entre los cuales se podrá seleccionar alguno haciendo
un  clic sobre el elemento seleccionado.

Control de Navegación :
Sirve para manipular los
Pág. 9
 INTRODUCCIÓN
registros de una Base de Datos, pudiendo recorrer los registros,
ponerlos en modo de edición, cancelar cambios, etc. Al pasar el
cursor sobre el control se presenta una breve descripción de su
funcionamiento en la barra de mensajes del sistema.

Botones : Los botones tienen la función de aceptar
información o ejecutar algún proceso (Como puede
ser salir de una opción). Basta hacer  clic sobre el
botón para activar la opción descrita en el.
 ¡ Sugerencia ! : Es posible activar la opción que presenta el botón 
oprimiendo simultáneamente la tecla de <alt> con la letra subrayada
del texto del botón; u oprimiendo la barra espaciadora cuando se tiene
el foco de lectura sobre el botón.

Botones de Radio : Tienen la función
de aceptar la selección de uno entre
varios valores que se muestran.
Seleccione el valor deseado haciendo  clic sobre el círculo
relacionado con la información que se quiere seleccionar. El
círculo relleno indica la selección.
Pág. 10
INICIANDO
 2. INICIANDO
REQUERIMIENTOS MÍNIMOS
Para instalar Organigrama en su computadora, necesitará los siguientes
requerimientos de hardware :
 Computadora con procesador 486 o superior.
 Sistema Operativo Windows 95™ o Superior; o Windows NT™.
 32 Mb de Memoria RAM.
 Espacio libre en disco duro : 10 Mb para programas, utilerías y
reportes básicos.
 Ratón conectado a su computadora ( No indispensable ).
 Monitor VGA o superior. ( Resolución recomendada 800 x 600
con 256 colores – Necesario para fotografías - )
 giro Windows Ver. 1.0 Instalado y Cargado
Pág. 11
 EL AMBIENTE
 3. EL AMBIENTE
ENTRANDO A Organigrama
Para iniciar una sesión de trabajo con sus módulo de Organigrama,
Ud. deberá :
1. Hacer  clic dos veces consecutivas y rápidas en el ícono de
Organigrama.
2. Se mostrará la
siguiente
ventana:
3. Deberá indicarle
al sistema cual es
la empresa a la
que desea entrar,
mediante la caja
de
edición
etiquetada como “Empresa”, escribiendo en ella la clave
asignada, o seleccionándola en la tabla que se despliega al hacer
 clic en el botón asociado.
4. Si en su empresa han sido configurados usuarios2, entonces Ud.
deberá de indicar su clave de usuario, o seleccionarlo en la tabla
que se despliega al hacer  clic en el botón asociado a la caja de
edición etiquetada como “Usuario”.
5. Posteriormente indicar su clave de acceso, en la caja de edición
etiquetada como “Usuario”.
6. Oprimir el botón de “Aceptar” o dar un  clic con el ratón sobre
él.
2
Si no tiene configurados usuarios, el sistema lo detectará al momento de
seleccionar la empresa y automáticamente entrará al módulo.
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 EL AMBIENTE
7. En caso de que su clave de acceso sea
inválida se desplegará la siguiente
ventana, y Ud. deberá de corregir los
datos.
 ¡ Sugerencia ! : Si Ud. ha olvidado su clave de acceso, pregúntesela al
 supervisor del sistema. Si Ud. es el  supervisor del sistema, y no
recuerda su clave de acceso, favor de comunicarse con su distribuidor.
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 EL AMBIENTE
EL AMBIENTE DEL Organigrama
Al entrar a giro se desplegará la pantalla principal, la cual está conformada
por :


Barra de Mensajes : Está localizada en la parte inferior de la
ventana principal, y tiene como finalidad mostrar información
que puede ser útil para Ud. Aquí podrá encontrar breves ayudas
sobre campos u opciones en el sistema.
Fecha y Hora : Localizados en la parte inferior de la ventana
principal, muestran la fecha y hora actual del sistema. Para
modificar esta fecha, deberá de hacerlo desde fuera de giro,
modificando directamente la fecha del sistema.
Pág. 15
 EL AMBIENTE





Menú de la Aplicación : En la parte superior de la pantalla
principal, muestra todas las opciones del sistema, se activa al
oprimir la tecla <ALT> junto con la letra subrayada en cada submenú o al hacer  clic sobre él.
Barra de Control y Título : En la parte superior de la pantalla
principal, mostrando el titulo de la aplicación (Organigramas) y
entre corchetes el nombre de la empresa en la que se está
trabajando. Además, si una ventana de la aplicación se ha
maximizado, también muestra el título de dicha ventana.
Indicador de Grabado de Datos : Al momento en que se graba
cualquier información en el sistema (Actualización en los kárdex
de los Trabajadores), aquí se mostrará un ícono para indicarlo.
Botón para ver el Estado del Sistema : Haga  clic sobre este
ícono para ver el estado del sistema, períodos activos de nómina,
Empresa activa, etc.
Barra de Botones : Permite tener acceso a las opciones más
usadas mediante un  clic con el ratón.
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 EL AMBIENTE
EL MENÚ PRINCIPAL
El menú principal de giro está conformado y clasificado según su contenido
por 8 grandes grupos :

Organigrama : En él se
podrán
encontrar
las
opciones generales para la
generación
del
Organigrama, tanto en
pantalla como en formato
HTML.. (Ver  Pág. 24)

Ver : Esta opción contiene todas
aquellas opciones que ayuda a dar
formato al organigrama que esta en
ese momento activo, algunas de las
opciones contenidas en este menú
están deshabilitadas hasta el
momento en que se crea un
organigrama. (Ver  Pág.19 )
 ¡ Sugerencia ! Establezca y defina los catálogos, tablas y parámetros de
su sistema, inmediatamente después de hacer la instalación del mismo,
evitando cambios posteriores a los mismos.

Configuración : En esta opción Ud.
Podrá hacer las configuraciones
Iniciales
del
formato
del
Organigrama, Tabla de Usuarios,
etc.. (Ver  Pág. 31)
Pág. 17
 EL AMBIENTE

Ventana : este sub-menú representa un
estándar en las aplicaciones de
Windows™,
mostrando
las
operaciones que son posibles entre un
conjunto de ventanas, tales como
alinearlas, minimizarlas, etc.,
Pág. 18
 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
 4. GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
CATÁLOGO DE PERFILES
Puede acceder a este catálogo mediante la opción de VER del menú
principal, y luego haciendo  clic en la opción de PERFILES.
Este catálogo permite definir y administrar perfiles, los cuales permitirán
definir la configuración y características que tendrá cada puesto o grupo de
personas dentro del organigrama, tales como Tipo de Letra, Tipo de la
Burbuja, Datos a mostrar, etc.
A continuación se describen sus campos:







Clave: identificador del perfil, debe ser único.
Descripción: Proporciona información extra sobre el perfil en
cuestión.
Tamaño de Letra: Permite definir el tamaño de letra que han de
tener las burbujas con este perfil.
Marco: Define el formato de la burbuja. (Cuadrada, Redondeada,
etc.).
Sombra: Permite indicar si la burbuja tendrá o no sobra.
Mostrar: Indica si los puestos o personas que tengan este perfil han
de ser mostrados o no en el organigrama.
Mostrar Empleados : Indica si la burbuja mostrará los nombres de
todos los empleados que engloba, o solamente la descripción e
información general del puesto.
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 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS


Mostrar Datos Extras : Al seleccionar esta característica, se tendrá
la posibilidad de visualizar datos extras de los empleados contenidos
en la burbuja.
Mostrar Fotografía : Permite visualizar la fotografía del empleado
contenido en la Burbuja.
 Nota : Para que la fotografía de los empleados pueda ser visualizada se
debe cumplir 3 condiciones:
1) Que el puesto tenga asignado un perfil con esta característica.
2) Que solamente exista un solo empleado en el puesto o que el perfil
tenga seleccionada la opción de Mostrar por Plazas.
3) Que al generar el organigrama se active Mostrar Fotografías.

Mostrar Plazas : Esta opción permite visualizar información extra
en las burbujas de este perfil. Esta información incluye : Total de
plazas autorizadas, plazas dependientes de la burbuja, y plazas
disponibles.
 Nota :
Para que la información extra sea desplegada se debe cumplir 2
condiciones:
1) Que el puesto tenga asignado un perfil con esta característica.
2) Que se definan las plazas autorizadas en el catálogo de Puestos.




Mostrar por Plazas : Esta opción permite visualizar a cada
empleado que pertenece a un puesto en un burbuja individual..
Relacionar Hermanos : Si un puesto tiene seleccionada un perfil
que contenga esta característica y la de Mostrar por Plazas
mostrara a cada empleado perteneciente al puesto en una burbuja
independiente, y además las conectara entre si.
Color Fondo : Permite definir el color de fondo de la burbuja.
Color de Letra : Permite definir el color de letra de la burbuja.
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 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
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 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
CATÁLOGO DE PUESTOS
Puede acceder a este catálogo mediante la opción de VER del menú
principal, y luego haciendo  clic en la opción de CATÁLOGO DE
PUESTOS.
Este catálogo presenta la lista de puestos definidos dentro de giro heredando
de este las características de clave, nombre ,tipo de empleado y calendario, y
añadiendo otras como son: plazas autorizadas , jefe inmediato, perfil ,nivel
extra y mostrar vacantes.
Una vez que ha diseñado los perfiles, puede asignar uno de ellos a los
elementos del catálogo de puesto.
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 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
A continuación se describen sus campos:

Plazas Autorizadas : Es el total de plazas pertenecientes al puesto
que están autorizadas en la empresa, aún y cuando estas no estén
ocupadas en su totalidad.
 Jefe Inmediato : Indica la clave del puesto jerárquicamente mayor
al que se está definiendo. (Define el jefe del puesto en cuestión).
 Perfil : Define el perfil que se a de utilizar al desplegar el puesto en
el organigrama. Si no se define ningún perfil se utilizará la
configuración definida en Parámetros.
 Nivel Extra : Permite bajar uno o varios niveles jerárquicos al
puesto dentro del organigrama.
 Mostrar Vacantes : Se mostrara con una burbujas la leyenda de
Vacante..
 ¡ Sugerencia ! Defina el Jefe inmediato, Perfil y Nivel Extra de manera
visual dentro del ambiente del organigrama.
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 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
CREANDO UN ORGANIGRAMA NUEVO
Una vez que se ha configurado estos dos catálogos , ya podemos crear un
organigrama, lo cual conseguiremos al ingresar al menú de Organigrama y
hacer  clic en la opción de Nuevo Organigrama. Se presentará la siguiente
pantalla :
En la figura se muestra la ventana del organigrama que habrá de crearse .La
flecha inferior señala el botón que abre la ventana con la tabla de relaciones,
esta tabla define al organigrama y desde aquí se pueden especificar las
relaciones jerárquicas entre los puestos de la empresa. La flecha superior
muestra el botón que permite visualizar el organigrama definido.
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 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
Definición Jerárquica de Puestos
Para hacer una DEFINICIÓN VISUAL de las jerarquías entre puestos, será
necesario primero crear un nuevo organigrama, y oprimir el botón que
genera el organigrama y posteriormente aquel que abre la tabla de
relaciones.
Al hacer esto se mostrará una tabla que
tiene a todos los puestos definidos en
el catálogo de puestos, y a todo el
personal vigente de cada puesto. Para
hacer la definición visual de las
jerarquías entre puestos basta con
hacer  clic con el botón izquierdo del
ratón en un puesto, y sin soltarlo
arrastrar el puesto hasta aquel puesto
que represente su jefe inmediato.
Al terminar de hacer la definición
jerárquica, grabe la información
haciendo  clic en el botón localizado
en la parte inferior de esta tabla de
relaciones.

¡ Sugerencia ! Si esta trabajando
con las definiciones jerárquicas de puestos posiblemente desee ver
solamente los puestos y esconder la información de los empleados. Si es así
oprima el tercer botón de la parte inferior de la tabla de relaciones. Para ver
otra vez a los empleados, vuelva a oprimir el mismo botón.
Pág. 25
 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS

Nota : Para ver los cambios realizados en el organigrama vuelva a
regenerar el organigrama.

Nota : Ud. Podrá definir el perfil de cada puesto al seleccionar el
puesto y hacer  clic con el botón derecho. De esta manera se abrirá un
pequeño botón con la opción de “Especificar Perfil”, al seleccionarla se
abrirá el catálogo de perfiles y podrá seleccionar uno.
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 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
Dando Formato al Organigrama
Al terminar de especificar las relaciones jerárquicas entre puestos ya es
posible visualizar el organigrama. El cual será mostrado de acuerdo a los
perfiles definidos y especificados para cada puesto.
Adicionalmente Ud. Podrá cambiar el perfil especificado para cada puesto al
hacer  clic con el botón derecho sobre la burbuja que desea cambiar.
Bajar un Nivel Jerárquico una Burbuja
Al momento de generar el organigrama, este aparecerá ordenado según la
definición que se ha establecido en la tabla de relaciones (Ver  Pág. 25 ),
sin embargo es posible que pueda tener varios puestos que dependen del
mismo jefe, y que no pertenezcan al mismo nivel jerárquico, por lo que
querrá deslizar la burbuja un nivel hacia abajo para hacer notar este hecho.
Para hacerlo basta con hacer  clic con el botón derecho del ratón sobre la
burbuja que desea bajar, y seleccionar “Bajar un Nivel”.
Pág. 27
 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
 Nota :
Para subir un Nivel solamente seleccione “Subir un Nivel”, si
esta opción aparece deshabilitada, indica que se ha llegado al nivel máximo.
Cambiar el Fondo del Organigrama
Si Ud. Desea cambiar el color de fondo del organigrama que se ha generado,
basta con hacer  clic con el botón derecho del ratón sobre el área del
organigrama y seleccionar “Especificar Fondo del Organigrama”, con esto
se abrirá un selector de color, con el cual podrá hacer el cambio.
Herramientas de Visualización
Al generar un organigrama se presentará una barra de herramientas con la
cual podrá cambiar el modo de visualización del organigrama.
Esta barra contiene una serie de grupos de botones entre los que se incluyen:

Niveles de Visualización :
Por medio de esta serie de
botones podrá seleccionar
cuantos niveles jerárquicos desea ver a la vez. Es posible seleccionar
desde 2 hasta 5 Niveles a la vez, o en su defecto todos los niveles
con el botón :
Adicionalmente se tiene un botón con
una pequeña
mano, la cual activa, o desactiva la
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 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS

posibilidad de “navegar” en el organigrama, esta característica le
permitirá recorrer el organigrama con solo hacer  clic en cada
burbuja.
Visualizar : Por medio de estos botones
puede seleccionar que es lo que desea
ver:
o Ver Fotografías : Al oprimir este botón se mostrarán

las fotografías de los empleados. (
Nota :
Solamente se mostrarán aquellas fotografías contenidas en
burbujas que tengan un perfil que así lo indiquen y que
contengan a una sola persona).
o Ver Empleados : Al oprimir este botón aparecerá en
el organigrama la información de los empleados o la

ocultará y dejará solamente un organigrama de Puestos. (
Nota : Solamente se mostrarán la información en las
burbujas que tengan un perfil que permita mostrar
empleados).
o Niveles Jerárquicos : Al oprimir este botón se
mostrarán sombreados los niveles jerárquicos en el
organigrama.
o Plazas Autorizadas : Permite visualizar información
acerca de plazas autorizadas, plazas dependientes y


vacantes. (
Nota : Las plazas autorizadas solamente
serán visualizadas si se han especificado en el catálogo de
Puestos. )
o Centrar : Al oprimir esté botón, el organigrama se
localiza centrado.
Escala : Esta barra permite cambiar la escala de visualización e
impresión
del
organigrama,
además de poder imprimir el
Pág. 29
 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS



organigrama, y ver la distribución del mismo en hojas de impresora.
Fecha de Creación : Mediante esta
fecha Ud. Puede indicarle al
generador de organigramas que desea ver la información vigente en
una fecha anterior. Con esto Ud. Podrá visualizar organigramas
pasados.
Nivel
Raíz
:
Mediante
este
control podrá seleccionar el origen del organigrama. En él aparecerá
una lista con todos los puestos de la empresa, entre los que podrá
seleccionar alguno. Si selecciona “Primero Encontrado”, el
organigrama se generará a partir del primer puesto visible en la tabla
de Relaciones. Para ver los cambios deberá regenerar el organigrama
haciendo  clic en el botón localizado al lado derecho de este
control.
Tipo de Organigrama : Se
puede
seleccionar
entre
organigrama Horizontal y
Vertical, además de especificar el espacio entre burbujas.
Pág. 30
 GENERACIÓN DE ORGANIGRAMAS
 5. PARÁMETROS
La opción de parámetros puede ser seleccionada mediante el menú principal
dentro del submenú de “Configuración”.
Esta opción le permite configurar el modo de visualización inicial del
organigrama
al
momento de ser
creado. Además de
poder especificar el
formato
de
las
burbujas
pertenecientes
a
puestos a los cuales
no se les ha
indicado
ningún
perfil.
En la Carpeta 2
(Datos), se pueden
indicar cuales datos
extras se desean
visualizar junto con
la información de
los empleados. Estos datos solamente estarán disponibles para aquellas
burbujas que tengan un perfil que así lo permitan.
Pág. 31