Evaluar la función de control

Control
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de
administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la
actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
Requisitos de un buen Control
 Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar
errores de planeación, organización o dirección.
 Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar
errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de
planeación, organización o dirección.
Importancia del control
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo
ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público.
Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes
para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los
servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y
otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de
la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios
a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la
administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar
todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de
una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal
manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia
contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen
juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la
gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por
tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
Evaluar la función de control
La función de control involucra determinar cuando las tareas actuales de las
funciones de los SI, se desvían de las actividades planificadas.
Cuando la alta gerencia controla la función de los SI, surgen 2 preguntas:
1) ¿Cuánto debe invertir la organización en la función de los SI?
2) ¿Tiene la organización un beneficio económico por la función de los SI?
Los auditores deben evaluar ambas.
Con respecto a la primera, los gerentes buscan los promedios del mercado,
para determinar cuanto se debería invertir.
Esta estrategia se conoce como benchmarking.
Benchmarking puede ser problemática por que:
1) Refleja una instancia reactiva en lugar de proactiva,
2) Podría desviarse voluntariamente (ej: tecnológicamente atrasados o
adelantados),
3) La inversión en la función de los SI podría no estar ligada a la estrategia
general de la organización.
La tendencia es que la alta gerencia ve a la función de SI como un gasto y
no como una inversión de capital.
Si es una inversión de capital, se debe invertir hasta que no haya pérdidas o
haya beneficios. (Resultado final >= 0).
El problema de esta visión es:
1) sistemas de información plagados de intangibles
2) alto riesgo de pronta obsolescencia
3) posibilidad de hechos no previstos
Los auditores deben evaluar:
1) si la alta gerencia decide sobre cuanto invertir,
2) controla cuidadosamente el análisis de inversión de capital.
Para la segunda pregunta, (¿existe beneficio económico?) no existe un
método fácil para evaluar:
1) Se puede realizar algo con post-auditoría y proyectos muy controlados.
2) Es muy difícil en entornos distribuidos y con varios proyectos en
simultáneo.
En el último caso, lo que se hace es evaluar cuanto de bien se está
realizando la función de los SI.
Otro problema difícil es sostener la ventaja obtenida por TI.
En el caso de aplicaciones estratégicas, las innovaciones se copian, y los
beneficios extras rápidamente se pierden.
En general, es muy difícil mantener beneficios a largo plazo con TI.
Por otro lado, si se atrasa tecnológicamente, no puede competir
efectivamente.
A pesar de estas dificultades, la base para una evaluación global son los
planes estratégico y operacional.
La performance actual debe evaluarse contra los objetivos a corto y largo
plazo de ambos planes.
Evaluación de la Función de Control
A.I deberá comprobar si las actividades que se están realizando se
corresponden con las planificadas. Los medios de control que deberá de
tener a su disposición para esta evaluación serán:
• Estándares de rendimiento
• Estándares de documentación
• Post-auditorías
• Control de usuarios del ordenador
• Etc.
Control
La actividad de auditoría debe asistir a las instituciones en el
mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia
y eficiencia de los mismos y promoviendo la mejora continua
Basada en los resultados de la evaluación de riesgos, la actividad de
auditoría debe evaluar la adecuación y eficacia de los controles que
comprenden el gobierno, las operaciones y los sistemas de información de
las instituciones. Esto debe incluir lo siguiente:
 Confiabilidad e integridad de la información financiera y
operativa,
 Eficacia y eficiencia de las operaciones,
 Protección de activos, y
 Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.
Los auditores deben cerciorarse del alcance de los objetivos y metas
operativos y de programas que hayan sido establecidos y de que sean
consistentes con aquellos de la institución
Los auditores deben revisar las operaciones y programas para cerciorarse
de que los resultados sean consistentes con los objetivos y metas
establecidos, y de que las operaciones y programas estén siendo
implantados o desempeñados tal como fueron planeados.
Se requiere criterio adecuado para evaluar controles. Los auditores deben
cerciorarse del alcance hasta el cual la dirección ha establecido criterios
adecuados para determinar si los objetivos y metas han sido cumplidos. Si
fuera apropiado, los auditores deben utilizar dichos criterios en su
evaluación. Si no fuera apropiado, los auditores deben trabajar con la
dirección para desarrollar criterios de evaluación adecuados.