DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LÍNEA DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO DIRECCIÓN DE ARTICULACIÓN Y GESTIÓN PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD © Derechos Reservados Bogotá, D.C., agosto de 2009 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Título: Documento de Diagnóstico de la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea en la Defensoría del Pueblo Fecha elaboración aaaa-mm-dd: [14] – [08] – [2009] Sumario: Documento que presenta el diagnóstico de Gobierno en Línea realizado en la Defensoría del Pueblo Palabras Claves: Diagnóstico de Gobierno en Línea, Defensoría del Pueblo Formato: .doc Dependencia: Área de Articulación y Gestión Programa Agenda de Conectividad Código: Lenguaje: Versión: 1.0 Español Estado: En revisión Categoría: Patricia Hernández - Programa Agenda de Conectividad Autor (es): Firmas: Revisó: Francisco Camargo Salas Aprobó: Francisco Camargo Salas Información Adicional: Ubicación: El archivo magnético asociado al documento esta localizado en: \\Perseo\publico\Área Articulación y Gestión\Diagnóstico\CD Defensoría DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 2 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1.0 FECHA 14–08– 2008 No. SOLICITUD NA RESPONSABLE Patricia Hernández DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 3 de 41 DESCRIPCIÓN Creación del documento Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 5 1. 7 MARCO POLÍTICO, NORMATIVO Y CONCEPTUAL MARCO POLÍTICO 7 MARCO NORMATIVO 8 MARCO CONCEPTUAL 10 2. LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN 13 MAPA ESTRATÉGICO 13 Objeto general 13 Organigrama 13 Finalidad de las entidades 14 Políticas públicas y/o líneas estratégicas, principales decisiones de política y planes y/o programas 14 MAPA DE LAS ENTIDADES 17 Flujos y sistemas de información 17 Trámites y/o servicios prestados 19 Productos y servicios con cobertura nacional o territorial 21 Información, trámites y servicios dirigidos a población vulnerable Error! Bookmark not defined. 3. DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD FASE DE INFORMACIÓN EN LÍNEA FASE DE INTERACCIÓN EN LÍNEA FASE DE TRANSACCIÓN EN LÍNEA FASE DE TRANSFORMACIÓN EN LÍNEA FASE DE DEMOCRACIA EN LÍNEA 22 22 29 32 34 38 SÍNTESIS DEL DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES 40 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 4 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo INTRODUCCIÓN La Estrategia de Gobierno En Línea, en la cual concentra sus esfuerzos el Programa Agenda de Conectividad, contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de Gobierno En Línea. Así mismo, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública. En el Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005 se precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública. Y el Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC. Finalmente, el Decreto 1151 de 2008 define claramente el accionar en materia de Gobierno En Línea por parte de la Administración Pública colombiana. Los principios que rigen a la Estrategia de Gobierno En Línea son seis: Gobierno centrado en el ciudadano; visión unificada del Estado; acceso equitativo y multi-canal; Gobierno En Línea es más que tecnología; protección de la información del individuo y; credibilidad y confianza en el Gobierno En Línea. Para su desarrollo, se han establecido tres ejes de acción, los cuales se deben impulsar en las tres ramas del poder público (ejecutivo, legislativo y judicial) y en los tres niveles territoriales (nacional, departamental y municipal): mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; fortalecer la transparencia del Estado y la participación ciudadana y; mejorar la eficiencia del Estado. Estos ejes de acción son el norte de trabajo de las entidades públicas para la construcción colectiva del Gobierno En Línea mediante un proceso gradual y evolutivo para la implementación de la Estrategia, que consta de cinco fases de desarrollo: información, interacción, transacción, transformación y democracia en línea. Para el desarrollo del Gobierno En Línea, los siguientes son los roles que deben ejecutar cada uno de los actores que se interrelacionan en ésta: Programa Agenda de Conectividad. Su rol es el de promover el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación en la administración pública para mejorar el acceso, costos y calidad de los servicios que presta el Estado al ciudadano. Sus principales acciones son: Establecer los lineamientos y los tiempos que deben seguir las entidades públicas para ofrecer información, trámites y servicios a través de medios electrónicos. Establecer el apoyo que permita implementar de manera adecuada la Estrategia de Gobierno En Línea. Coordinar y acompañar a las entidades públicas que implementan la Estrategia de Gobierno En Línea. Definir el seguimiento y el grado de avance de las entidades públicas con respecto a la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea. Administrar conocimiento, para compartirlo entre las entidades que implementan la Estrategia de Gobierno En Línea. Entidades. Las entidades juegan un papel muy importante dentro del Gobierno en Línea, ya que son ellas las que permitirán que éste progrese, en la medida en que implementen las iniciativas planteadas. Las principales acciones que deben llevar a cabo son: Atender a los ciudadanos, las empresas y el mismo Estado. Ejecutar los proyectos relacionados con la Estrategia de Gobierno En Línea y reportar su avance. Utilizar los recursos que provee la Estrategia de Gobierno En Línea para su implementación. Compartir experiencias, mejores prácticas y lecciones aprendidas. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 5 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo En el marco de la Estrategia de Gobierno En Línea, el Programa Agenda de Conectividad, en coordinación con las entidades, ha realizado de diagnósticos de Gobierno En Línea que tendrán el propósito de alimentar planes de acción, necesarios para la implementación de la Estrategia. El presente documento, estructurado y consolidado por la Dirección de Articulación y Gestión del Programa Agenda de Conectividad con el apoyo de funcionarios del sector, establece el diagnóstico para determinar el estado en que se encuentra el sector en cuanto a la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea, corresponde a la actualización del diagnostico elaborado en el año 2007, incluyendo todas las entidades del sector y se ajusta de acuerdo con lo establecido por el decreto 1151 y el manual de Gobierno En Línea. Se espera que este documento se constituya en un insumo para mejorar los procesos al interior del sector de Seguridad. La estructura del diagnóstico es la siguiente: Una primera parte, en la cual se realiza una descripción política, normativa y conceptual que da sustento a la implementación de la Estrategia por parte de las instituciones. Una segunda parte, en la cual se presenta la información recopilada que ha servido como base para la evaluación de la situación actual. En una tercera parte se realiza el diagnóstico de las entidades que conforman el sector, tomando como insumo la información previamente levantada, en cuanto al cumplimiento de los criterios establecidos para cada una de las fases de Gobierno En Línea. Por último, se presentan los resultados consolidados del diagnóstico los cuales permitirán definir acciones o proyectos encaminados a profundizar en el desarrollo de la Estrategia y cumplir con los criterios exigidos para todas las fases de Gobierno En Línea. Vale la pena resaltar que los resultados de este diagnóstico se constituyen en la base para la elaboración del Plan de Acción de Gobierno En Línea, que es el paso siguiente en el marco del trabajo conjunto con el Programa Agenda de Conectividad DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 6 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo 1. MARCO POLÍTICO, NORMATIVO Y CONCEPTUAL MARCO POLÍTICO Las declaraciones normativas y de política que sirven de soporte para la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea y para la elaboración de los diagnósticos sectoriales, pueden ser abordadas a partir de disposiciones surgidas en el ámbito internacional pero también considerando el ámbito legal interno. En el primer caso, se puede mencionar que en Diciembre de 2003, se reunieron en Suiza los representantes de diversos estados y organizaciones internacionales, con motivo de la primera fase de la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información y en dicho espacio se reconoció que “…la construcción de una Sociedad de la Información integradora requiere nuevas modalidades de solidaridad, asociación y cooperación entre los gobiernos y demás partes interesadas, es decir, el sector privado, la sociedad civil y las organizaciones internacionales1”. Dentro de los principios fundamentales de la declaración que surgió a partir de esta cumbre, se estableció que los gobiernos y todas las partes interesadas en la promoción de las TIC para el desarrollo, tienen como función importante la construcción de una Sociedad de la Información centrada en la persona. Para ello, se definieron unas líneas de acción, dentro de las cuales se señala que las aplicaciones de las TIC pueden apoyar el desarrollo sostenible en la administración pública, los negocios, la educación y capacitación, la salud, el empleo, el medio ambiente, la agricultura y la ciencia, en el marco de ciberestrategias nacionales. Específicamente, en cuanto a Gobierno Electrónico, la cumbre estableció que se habían de tomar medidas en los siguientes ámbitos: Implementar estrategias de gobierno electrónico centradas en aplicaciones encaminadas a la innovación y a promover la transparencia en las administraciones públicas y los procesos democráticos, mejorando la eficiencia y fortaleciendo las relaciones con los ciudadanos. Concebir a todos los niveles iniciativas y servicios nacionales de gobierno electrónico que se adapten a las necesidades de los ciudadanos y empresarios, con el fin de lograr una distribución más eficaz de los recursos y los bienes públicos. Apoyar las iniciativas de cooperación internacional en la esfera del gobierno electrónico, con el fin de mejorar la transparencia, responsabilidad y eficacia en todos los niveles de gobierno2. Estas declaraciones han servido de fundamento para la definición y puesta en marcha de numerosas estrategias a nivel global y al interior de cada una de las naciones. En el caso colombiano, sin embargo, hay que decir que el marco normativo del uso de las herramientas tecnológicas que se ponen al servicio de los ciudadanos y su implementación en la administración pública, parte de la Constitución Política en donde se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial (art. 20), y además en el derecho de que todas las personas pueden acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley (art. 74), es decir, que existe un derecho a la información en el ámbito privado y con mayor razón si se trata de las actuaciones públicas. Adicionalmente, el Gobierno En Línea ha sido un tema tratado en el país incluso al nivel del Consejo de Ministros. Y hace parte integral del Plan nacional de TIC que impulsa el Gobierno Nacional. 1 2 Cumbre Mundial sobre el Sociedad de la Información: Declaración de Principios Cumbre Mundial sobre el Sociedad de la Información: Plan de Acción DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 7 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo MARCO NORMATIVO La Ley 489 de 1998 que define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública, en su artículo 36 creó el Sistema General de Información Administrativa, integrado, entre otros, por los subsistemas de organización institucional, de gestión de recursos humanos, materiales y físicos, y el de desarrollo administrativo. También en el artículo 37 se establece que los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general. Paralelamente, se ha venido fomentando el uso de las tecnologías de información y la comunicación en el Estado. Por ejemplo, el CONPES 2739 de 1994 en donde se expidió la política nacional de ciencia y tecnología3, reconoce que la capacidad de generar y aplicar conocimiento pasa por la capacidad de tener acceso a información, poder procesarla y utilizarla eficientemente, y por tanto se fijan como metas: desarrollar en el país una capacidad para utilizar la informática y los computadores en la educación y la ciencia; facilitar el acceso a la información, tanto a través de redes nacionales, como de redes internacionales y promover el desarrollo de estándares que faciliten la integración en informática. En 1997, se creó el Consejo Nacional de Informática que presentó algunos lineamientos en este tema. En el Plan de Desarrollo “Cambio para Construir la Paz 1998 – 2002” se definió como prioridad el desarrollo de la infraestructura colombiana de la información como apoyo a los gobiernos departamentales y locales y para incentivar el aumento de la competitividad del sector productivo. De otra parte, en el año 1999 se expidió la Ley 527, mejor conocida como Ley de Comercio Electrónico, mediante la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico, las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación, entre otras disposiciones. Los objetivos planteados con esta norma fueron los de eliminar los obstáculos mercantiles, procurar un marco legal seguro donde las transacciones se den en un ámbito confiable, contribuir con la armonización jurídica, y promover la economía y la eficiencia del comercio internacional. En resumen, se perseguía dotar de seguridad jurídica las transacciones y operaciones realizadas a través de mensajes de datos. Así mismo, atendiendo los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo 1998-2002, se adoptó como política de Estado la Agenda de Conectividad mediante el CONPES 3072 del 9 de febrero de 2000, y se estableció como objetivo el fomento del uso de las tecnologías de la información y de la comunicación o TIC. Igualmente, en la directiva presidencial No. 2 de agosto de 2000 se definió la estrategia de Gobierno En Línea del Programa Agenda de Conectividad que establece, como uno de sus objetivos, el proveer al Estado la conectividad que facilite la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoye su función de servicio al ciudadano. Para materializar los proyectos del Programa Agenda de Conectividad se estableció, a través del Decreto 127 de 2001, un programa Presidencial para el Desarrollo de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones que se le denominó también Agenda de Conectividad, asignándole, entre otras, las funciones de: formular y proponer políticas, planes y programas que garanticen el acceso y la implantación de nuevas tecnologías de la información y de la comunicación, con el fin de fomentar su uso, como soporte del crecimiento y aumento de la competitividad; apoyar al Estado en el desarrollo de la conectividad a las redes de comunicaciones, para facilitar y optimizar la gestión de los organismos gubernamentales y la contratación administrativa; elaborar el diagnóstico de necesidades y de sistemas y redes de comunicación para la 3 En desarrollo de la Ley 29 de 1990, Ley de fomento de la investigación científica y el desarrollo tecnológico. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 8 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo definición, coordinación y difusión de planes y programas del Gobierno Nacional; y evaluar de manera permanente la forma como se suministra la información sobre la gestión del gobierno, con el fin de lograr que ésta sea transparente, oportuna y confiable. La implementación de este programa se asignó posteriormente al Ministerio de Comunicaciones, mediante el Decreto 3107 de 2003. De igual manera, en el Decreto 1620 de 2003 que modificó la estructura del Ministerio de Comunicaciones se incluyeron dentro de las funciones: desarrollar las políticas, planes y programas adoptados por el Gobierno Nacional, tendientes al mejoramiento del sector y a la difusión y acceso de los colombianos a las tecnologías de la información y la comunicación; y promover la adopción y uso de la tecnología de la información y la comunicación en las entidades públicas, particularmente para su relación con los ciudadanos. Los lineamientos establecidos en el CONPES 3072 fueron igualmente recogidos en la Ley 812 de 2003 Plan de Desarrollo “Hacia un Estado Comunitario” que en su artículo 4 define la Agenda de Conectividad como una política de Estado que busca masificar el uso de las tecnologías de la información y telecomunicaciones, con el propósito de lograr que el país aproveche las tecnologías para su desarrollo económico, social y político, buscando insertar a Colombia en la sociedad del conocimiento a través de la democratización del acceso a la información, aumentando la competitividad del sector productivo, y liderando el proceso de modernización del Estado. Para lograr estos objetivos, la Agenda de Conectividad debía desarrollar seis estrategias, una de las cuales era la de Gobierno En Línea. En este mismo sentido, en el documento CONPES 3248 de 2003 “Programa de Renovación de la Administración Pública” se establece que el objetivo del Gobierno electrónico es “definir una política y un conjunto de instrumentos adecuados para el manejo de la información en el sector público de modo que se garantice plena transparencia de la gestión, alta eficiencia en los servicios prestados a los ciudadanos y en las relaciones con el sector productivo y condiciones adecuadas para promover el desarrollo interno y la inserción internacional. Esta política confiere sentido a la incorporación y al uso de la tecnología informática en el desarrollo de las operaciones de las entidades estatales, tanto en sus actividades internas como en sus relaciones con otras entidades públicas y privadas, con los ciudadanos y con el sector productivo. El propósito último es facilitar las relaciones del ciudadano con la administración, e incrementar la eficiencia, la transparencia y el desarrollo territorialmente equilibrado del Estado.” En el año 2003 también se expidió el Decreto 3816 mediante el cual se creó la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública-COINFO, que tiene como funciones proponer las políticas sobre tecnologías de información y telecomunicaciones, establecer los criterios que permitan integrar los sistemas de información e impulsar la estrategia de Gobierno En Línea del Programa Agenda de Conectividad4. Desde otra perspectiva, en desarrollo del Programa de Renovación Pública, en el año 2004 se expidió el CONPES 3292 que impulsa la simplificación, racionalización, estandarización y automatización de trámites, con el fin de evitar exigencias injustificadas a los ciudadanos, así como ahorros en costos y tiempo, y propender por la utilización de las herramientas tecnológicas. Con fundamento en dicho documento se expidió la Ley 962 de 2005 más conocida como la Ley Antitrámites, que establece unos criterios para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y eficientes. 4 El COINFO está integrado por los siguientes funcionarios: Vicepresidente de la República, Ministro de Hacienda y Crédito Público, Ministro de Comunicaciones, Director del Departamento Nacional de Planeación, Director del Departamento Administrativo Nacional de Estadística y Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. Un delegado del Presidente de la República y el Director del Programa Agenda de Conectividad serán invitados permanentes de la Comisión. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 9 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Complementario a lo anterior, a través del Decreto 4110 de 2004, el Gobierno Nacional adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, mediante la cual se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad. Está norma es de obligatoria aplicación y cumplimiento por parte de las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder y de otras entidades prestadoras de servicios y tiene como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. Posteriormente, en el año 2005, mediante el Decreto 4669 se crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites -GRAT-, como instancia consultiva del Departamento Administrativo de la Función Pública en esta materia. Además se constituye como instancia orientadora y debe brindar apoyo al COINFO. También tiene dentro de sus funciones velar por la operabilidad de los sistemas de información y por el uso de medios electrónicos integrados5. Con la Ley 1151 de 2007, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010, se volvió a reconocer e institucionalizar la política de Gobierno En Línea, pues dicha Ley, en el numeral 6.2.2 establece que “...el Gobierno Nacional promoverá la formulación de una política de Gobierno electrónico que comprenda entre otros aspectos, la modernización de los esquemas de rendición de cuentas de las entidades del orden nacional; la difusión de información relevante de cada una, su gestión y sus resultados. Se avanzará en la automatización de trámites, para lo cual cada sector/rama/organismo desarrollará los sistemas de información requeridos haciendo uso de la Intranet Gubernamental que fue diseñada por la Agenda de Conectividad, y se adoptará el Sistema Electrónico para la Contratación Pública como instrumento obligatorio para adelantar las compras públicas, diseñado en el marco del Programa de Renovación de la Administración Pública”. Finalmente, y como el mayor respaldo político al Gobierno En Línea, el Presidente de la República expidió el Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, mediante el cual se establecen los lineamientos generales que la Administración Pública debe adelantar en la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea, considerado a la fecha la norma más importante en materia de Gobierno En Línea en Colombia. MARCO CONCEPTUAL Hacia fines de los años noventa se comenzó a trabajar sobre el concepto de Gobierno En Línea como una manera de identificar aquellas actividades del gobierno realizadas y/o apoyadas a través del uso de las TIC. Desde ese entonces, muchas iniciativas han sido agrupadas bajo este concepto, en especial aquellas que tienen que ver con las relaciones gobierno-ciudadanos, aquellas que fortalecen o mejoran las capacidades democratizadoras y proyectos en los cuales el foco es el incremento de la eficiencia, calidad y efectividad de las funciones estatales. De acuerdo con los lineamientos del Programa Agenda de Conectividad, la Estrategia de Gobierno En Línea concentra sus esfuerzos en tres ejes fundamentales: Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas: Este eje considera el establecimiento de nuevas formas de relación gobierno-ciudadano que permitan al Estado brindar sus servicios en forma eficiente, eficaz, con calidad y con independencia de las variables de tiempo y espacio. 5 El GRAT está conformado por dos delegados de cada una de las siguientes entidades: Presidencia de la República, Vicepresidencia de la República, Ministerio del Interior y de Justicia, Ministerio de Comunicaciones a través del Programa Agenda de Conectividad, Departamento Nacional de Planeación y Departamento Administrativo de la Función Pública. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 10 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Promover la implementación de mecanismos que faciliten la transparencia del Estado y la participación ciudadana: Este eje se concentra en el fomento y la creación de mecanismos que permitan al ciudadano jugar un rol activo en el quehacer del país, abriendo nuevos espacios y formas de participación ciudadana sustentado en gran parte por la publicidad de información. Mejorar la eficiencia del Estado: Este eje busca la concepción y el establecimiento de procesos al interior de las entidades del Estado que permitan la integración de los sistemas de los diferentes servicios, compartir recursos y mejorar la gestión interna en las instituciones públicas y por consiguiente la eficiencia del Estado. El desarrollo del Gobierno En Línea debe asumirse como un proceso evolutivo, que comprende cinco fases: Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia en Línea. Estas fases no son dependientes una de la otra, ni tampoco necesitan que termine una para comenzar la otra. Cada una de ellas tiene distintos objetivos y exigencias en términos de costos, necesidades de conocimiento, decisión política y nivel de uso de las tecnologías de la información y la comunicación. Una explicación detallada de cada una de ellas es la siguiente: Fase Información en Línea Interacción en Línea Transacción en Línea Transformación en Línea Democracia en Línea Definición Es la fase inicial en la cual las entidades habilitan sus sitios Web para proveer en línea información, junto con esquemas de búsqueda básica. La información, en su mayoría, se mantiene estática y no existe interacción en línea sino una relación unidireccional. Adicionalmente, se crea un portal de Gobierno que ofrece el acceso a través de un solo punto a la información que publican las entidades en sus sitios Web. Es la fase en la cual los sitios Web son actualizados con mayor regularidad y se habilita la comunicación de dos vías de entidades con ciudadanos y empresas, con las consultas en línea e interacción con servidores públicos. Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano con la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades en sus sitios Web. Es la fase en la que se proveen transacciones electrónicas para la obtención de productos y servicios, mediante canales seguros, cumpliendo con los estándares internacionales de acceso y ofreciendo la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al español. Es la fase en la cual se realizan cambios en la forma de operar del Estado, de forma que se eliminan los límites entre entidades y se organizan los servicios alrededor de necesidades de ciudadanos y empresas, quienes pueden acceder a estos servicios por múltiples canales y/o ventanillas únicas virtuales. Para esto, las instituciones deben estar interconectadas y sus sistemas de información misionales integrados, aprovechando la Intranet Gubernamental. Adicionalmente, se habilitan herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus preferencias. Es la fase en la cual el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno en Línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano. El Gobierno incentiva a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como a participar en la toma de decisiones y, en general, está dispuesto a involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. En esta fase las entidades ofrecen específicamente información, servicios y trámites en línea para incluir a las poblaciones más vulnerables. Como ya se mencionó, las entidades estatales avanzan por cada una de estas fases y se espera que haya un proceso evolutivo que las lleve hacia una transformación y una democracia soportada en el uso de herramientas tecnológicas; aunque este no es un proceso lineal, ya que una entidad puede encontrarse en una etapa superior sin que necesariamente haya cumplido con todos los criterios de una o varias de las anteriores. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 11 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo El esquema que resume las fases es el siguiente: Adicionalmente, algunos conceptos que resulta importantes considerar son los siguientes: Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud. (DAFP). Servicio: Conjunto de actividades que buscan proporcionar valor agregado a los usuarios, al ofrecer un beneficio o satisfacer sus necesidades. Trámite En Línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. Servicio En Línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad. Cadena de Trámites: Asociación que se establece entre trámites -sectoriales e intra-sectoriales- comunes y/o complementarios, en función de facilitar a los usuarios la adquisición de derechos o el cumplimiento de obligaciones. Ventanilla Única Virtual: Sitio virtual desde el cual se gestiona de manera integrada la realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al interesado. Intranet Gubernamental: Conjunto de soluciones tecnológicas a través de las cuales se interconectan las entidades para el intercambio de información estandarizada y con adecuados niveles de servicio. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 12 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo 2. LEVANTAMIENTO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN Para realizar el diagnóstico de Gobierno En Línea, es necesario iniciar con un levantamiento de información que servirá de base para el análisis de la situación que posteriormente se definirá. La información recopilada en esta etapa se constituye en insumo fundamental para la evaluación de las entidades. MAPA ESTRATÉGICO Este mapa permite conocer las generalidades de las entidades del sector, con el fin de identificar las características en términos de objetos, políticas y programas. Objeto general La Defensoría del Pueblo tiene como objetivo primordial velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos. Organigrama DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 13 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Finalidad de la entidad La Defensoría del Pueblo es una institución del Estado colombiano responsable de impulsar la efectividad de los derechos humanos en el marco de un Estado social de derecho, democrático, participativo y pluralista, mediante las siguientes acciones integradas: Promoción y divulgación de los derechos humanos. Defensa y protección de los derechos humanos. Divulgación y promoción del derecho internacional humanitario. Políticas públicas y/o líneas estratégicas, principales decisiones de política y planes y/o programas De acuerdo con el Plan Estratégico de la Defensoría del Pueblo 2009 – 2012 el siguiente es el conjunto de políticas, líneas estratégicas y programas que le competen al organismo: Línea Estratégica/ Objetivos corporativos Políticas Los pronunciamientos e intervenciones del Defensor del Pueblo deben ser oportunos, visibles y fomentar la cultura y el respeto de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario Ejercicio de la magistratura moral La doctrina defensorial impulsa la realización efectiva de los derechos humanos y la aplicación del derecho internacional humanitario La Defensoría del Pueblo hace uso de la iniciativa legislativa que en materia de derechos humanos le confiere la Constitución Política Incidencia en la formulación y gestión de la política pública Asistencia, asesoría y orientación defensorial. La Defensoría del Pueblo formula observaciones y recomendaciones a las autoridades del Estado para que rediseñen y ejecuten políticas públicas que garanticen la realización de los derechos humanos La Defensoría del Pueblo atiende a todas las personas afectadas en sus derechos y, en particular, aquellas en situación de vulnerabilidad, para impulsar la protección y realización de sus derechos humanos. La Defensoría del Pueblo desarrollo modelos de atención especializada para que se garanticen los derechos de las victimas del conflicto armado. La Defensoría del Pueblo presta el servicio de defensoría pública para garantizar el acceso a la justicia y la defensa de los derechos fundamentales, de acuerdo con la Ley Acceso a la justicia La Defensoría del Pueblo ejerce el litigio defensorial para impulsar las acciones constitucionales y los recursos judiciales, en defensa de la Constitución y de los derechos fundamentales y colectivos. La Defensoría del Pueblo de acuerdo con la ley, garantiza la representación extrajudicial y judicial a las victimas de graves violaciones a los derechos humanos e infracciones al derechos internacional humanitario. }Prevención y protección de los derechos humanos La Defensoría del Pueblo desarrolla acciones de prevención y protección y requiere de las autoridades del Estado la adopción de medidas para evitar la violación de los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 14 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Construcción de una cultura de los derechos humanos y el derecho internacional humanitario La Defensoría del Pueblo adelanta procesos de formación y educación en derechos humanos y derecho internacional humanitario dirigidos a la comunidad, y a los servidores públicos para fortalecer el conocimiento y capacidad de exigencia y respeto a sus derechos, con enfoque diferencial La Defensoría del Pueblo apoya a la comunidad para que participe en proceso decisorios con el fin de lograr una mayor realización de sus derechos humanos y la aplicación del derecho internacional humanitario. La Defensoría del Pueblo adecua su modelo de gestión y mejora su infraestructura, tecnología y herramientas para cualificar la prestación del servicio. Modernización y cualificación de la gestión defensorial misionales La Defensoría del Pueblo establece alianzas estratégicas a nivel territorial, nacional e internacional para aumentar la cobertura y calidad de los servicios Los servidores de la Defensoría cuentan con los conocimientos, habilidades y destrezas necesarias para brindar atención cualificada, con criterio diferencial, a los habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior. Plan/ Programa Administración, control y organización institucional para apoyo a la administración de Defensoría Pública Aplicación del programa de descentralización de derechos humanos Capacitación del servicio y generación de saldos pedagógicos institucional para la cualificación Divulgación y promoción de los derechos humanos en Colombia Descripción Garantizar a través de defensores públicos la representación judicial a las personas que por sus condiciones económicas o sociales se encuentren en circunstancias de desigualdad manifiesta para proveerse por sí mismas la defensa de sus derechos, en condiciones de igualdad de frente al ente acusador. Busca dar impulso al derecho a la verdad, justicia y reparación de las víctimas del conflicto armado, a través de la asistencia, orientación y representación judicial de las víctimas. Garantizar la cualificación de los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo para que brinden a la ciudadanía los conocimientos y capacidades que les permita alcanzar la realización de sus derechos Implementar acciones y estrategias educativas para que se incrementen los niveles de realización de los derechos de los individuos yse promueva el deber de respeto y garantía de los derechos por parte del Estado colombiano. Implementación del programa de seguimiento y evaluación de las políticas públicas en derechos humanos Incidir en la formulación, la ejecución y el seguimiento de las políticas públicas y promover la efectividad de los derechos fundamentales en el marco de los objetivos del milenio. Implementación del sistema de alertas tempranas para la prevención de las violaciones masivas de derechos humanos en Colombia Desarrollar lineamientos de política y estrategias de prevención para intervenir la vulneración de los derechos humanos e infracciones al DIH para proteger a la población civil en las zonas de mayor confrontación armada DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 15 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Protección fortalecimiento de la gestión de la Defensoría del Pueblo para la prevención y atención del desplazamiento forzado Fortalecer la acción estatal para la atención integral a la población desplazada o en riesgo de desplazamiento, atendiendo las demandas de derechos fundamentales, dando prioridad a las zonas donde se desarrolla el conflicto armado Adquisición compra mejoramiento construcción y adecuación de sedes Garantizar a la ciudadanía que demanda los servicios de la Defensoría del Pueblo, sedes propias para la prestación de un servicio efectivo en defensa de sus derechos. Implementación del Sistema de Gestión Documental de la Defensoría del Pueblo Cumplir con las normas y principios generales que regulan la función archivística, de conservación y de sistemas de información pública del estado, como fuente histórica y probatoria. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 16 de 41 MAPA DE LAS ENTIDADES Flujos y sistemas de información A continuación se presenta la relación de flujos de información que lidera el sector: ORDEN NACIONAL – LIDERA EL FLUJO DEFENSORÍA DEL PUEBLO Sector Entidad Flujo Organismos de Control Defensoría del Pueblo Sólo si usa un sistema de información Sólo si lidera el S.I. Estándar Descripción Nombre del S.I. Interop Descripción Las Defensoría del Pueblo participa en diversos flujos de información: ORDEN NACIONAL - PARTICIPA DEL FLUJO Sector Entidad Flujo Descripción Sólo si usa un sistema de información Nombre del S.I. Defensa Protección Social Control Acción Social Ministerio de Justicia Hacienda y Crédito Público Fiscalía General de Procesos de desmovilización la Nación Instituto de Bienestar Familiar Procuraduría General de la Nación Ministerio de Defensa Nacional Superintendencias de Servicios Ministerio de hacienda y crédito Público Presidencia Presidencia Función Pública Departamento Reporte de vinculación de menores a procesos penales Quejas sobre derechos humanos en las cuales sus presuntos autores sean los funcionarios públicos. Cuando hacen presencia miembros de grupos armados al margen de la ley y manifiestan su decisión, se levanta un acta, se reporta a la fiscalía y se realiza el respectivo acompañamiento. Cuando se ha vinculado a menores a procesos penales Cuando hay violación de derechos humanos por parte de funcionarios públicos. Número de solicitudes tramitadas Declaraciones de desplazados tramitadas en cada regional Conciliaciones realizadas Actas de conciliación llevadas a cabo La entidad reporta a través del sistema sus movimientos Gestión presupuestal y financiera presupuestales y financieros y obtiene los documentos de la entidad presupuestales básicos. Reporte de indicadores La entidad reporta a través del sistema los indicadores y estratégicos de la entidad proporciona la información para su medición. Información de los trámites que La entidad reporta a través del sistema la descripción de cada SIIF SIGOB SUIT Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo ORDEN NACIONAL - PARTICIPA DEL FLUJO Sector Entidad Flujo Sólo si usa un sistema de información Descripción Nombre del S.I. Función Pública Función Pública Administrativo de la Función Pública Departamento Administrativo de la Función Pública Departamento Administrativo de la Función Pública Interior y Justicia Ministerio de Interior y de Justicia Por definir Por definir Planeación Departamento Nacional de Planeación Hacienda y Crédito Público Organismos de Control Organismos de Control Organismos de Control Planeación – Hacienda y Crédito Público presta la entidad uno de los trámites que presta. Reporte de avance en implementación del MECI la La entidad entrega el reporte del avance alcanzado en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Reporte de los cambios personal en la entidad de La entidad reporta a través del sistema la información de la entidad, nómina y los cambios de personal existentes. La entidad reporta la información relacionada con la gestión jurídica integral y con los litigios en los que sea parte, Reporte de los litigios en los que la generando elementos de juicio que permitan el diseño de entidad sea parte estrategias y líneas de acción para fortalecer la defensa jurídica de la nación y controlar las actuaciones de las personas que están representando a la entidad en litigio Reporte de la información de los La entidad reporta a través del sistema la información de los procesos de contratación y los procesos contractuales. contratos El sistema busca unificar la información asociada a la inversión Reporte sobre proyectos de pública y satisfacer oportunamente las necesidades de inversión de la entidad información de las entidades, el DNP, la Presidencia y la ciudadanía en general Contaduría General Reporte de información contable de la Nación de la entidad Informe de avance en la ejecución Contraloría General del plan de mejoramiento de la de la República entidad Contraloría General de la República Rendición de la cuenta Contraloría General Reporte de información de la República contratos de la entidad Departamento Nacional de Marco fiscal de mediano plazo Planeación – DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión La entidad reporta a través del sistema la información contable. SUIP LITIGOB SECOP – Fase de Información SPI CHIP La entidad informa los avances en la implementación del plan de mejoramiento. La entidad reporta la ejecución presupuestal, contable y financiera. de La entidad reporta información relacionada con los procesos de contratación y contratos celebrados. La entidad reporta la proyección de sus gastos para las siguientes vigencias fiscales. Pág. 18 de 41 SICE Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo ORDEN NACIONAL - PARTICIPA DEL FLUJO Sector Entidad Flujo Sólo si usa un sistema de información Descripción Nombre del S.I. Ministerio de Hacienda Por definir Por definir Inventario de la infraestructura La entidad reporta a través del sistema el inventario de la tecnológica de la entidad infraestructura tecnológica cada año. SITI Trámites y/o servicios prestados En lo referente a los trámites y servicios el día 6 de agosto se llevó acabo un taller de trabajo con los lideres funcionales de la Defensoría y la participación del Departamento Administrativo de la Función Pública, en el cual se realizó un proceso de identificación de los trámites y servicios que presta la entidad los cuales se resumen en la siguiente tabla: Sólo si requiere comprobar circunstancia con otra entidad Nombre del trámite Solicitud de interposición de acción de tutela o de cumplimiento Dirigido a C y/o E y/o AP Etapa del trámite Entidad y requisito Lo hace por medios e-? Sólo si lo hace eCómo lo hace (Según categoría definida en Códigos A) Sólo si lo hace por eLa etapa: ¿Se puede realizar por medios e-? ¿Lo hace por medios Cómo lo hace (Según electrónicos? categoría definida en Códigos B) No se encuentran identificadas DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 19 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Sólo si requiere comprobar circunstancia con otra entidad Nombre del Servicio Dirigido a C y/o E y/o AP Etapa del servicio Consulta de Acciones Populares y de Grupo No se encuentran identificadas Asesoría para la representación judicial o extrajudicial No se encuentran identificadas Registro de abogados aspirantes a Defensores Públicos Entidad y requisito Lo hace por medios e-? Sólo si lo hace por e- La etapa: Sólo si lo ¿Se puede ¿Lo hace por hace erealizar medios Cómo lo por electrónicos? hace (Según medios ecategoría ? definida en Códigos A) No se encuentran identificadas Consulta de documentos sobre derechos humanos y derecho internacional humanitario No se encuentran identificadas Capacitación a grupos, colegios, fuerzas militares etc. No se encuentran identificadas Asesoría en Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario No se encuentran identificadas No se encuentran identificadas Registro de recurrente DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 20 de 41 Cómo lo hace (Según categoría definida en Códigos B) Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Recepción de declaración de condición de desplazado Asesoría a población en situación de desplazamiento No se encuentran identificadas No se encuentran identificadas A continuación se presentan los códigos para identificar los medios a través de los cuales se realizan las etapas de los trámites y de los servicios: 1 2 3 4 5 CÓDIGOS A Correo electrónico Sistema de información (Mencione el SI) Consulta en línea a base de datos (especifique cuál) Servicio del enrutador transaccional Otro (especifique cuál junto al código) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 CÓDIGOS B Consulta a bases de datos Aplicación (software descargable, simulador, cotizador, etc.) Descarga o diligenciamiento en línea de formulario Pago electrónico Envío en línea de información Verificación de cumplimiento de requisitos Notificación del resultado del trámite/servicio Recepción en línea del resultado del trámite/servicio Ventanilla Única (Nombre de la ventanilla única) Otro (especifique cuál junto al código) Productos y servicios con cobertura nacional o territorial La entidad cuenta actualmente con información georefenciada relativa al Sistema de Alertas Tempranas (SAT) para la advertencia de posibles violaciones masivas a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario. Adicionalmente sería factible que la entidad presente información localizada geográficamente referente a los resultados y productos del trabajo desarrollado en las oficinas regionales y seccionales. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 21 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo 3. DIAGNÓSTICO DE LA ENTIDAD Teniendo como guía las fases de Gobierno En Línea, a continuación se presenta el resultado del diagnóstico sectorial a partir de los criterios que permiten determinar la evolución de las entidades por cada una de las fases de Gobierno En Línea. La valoración de cada uno de los criterios ha sido definida por la Agenda de Conectividad dependiendo de la importancia dentro de los propósitos de Gobierno En Línea, y la complejidad de implementación de cada uno. En el caso de cumplir con el criterio, se marca con una “S” y se otorga el puntaje asignado, en el caso contrario, se marca con “N” y se otorga cero (0). En el caso que el criterio no sea aplicable a la entidad, se marca “NA” y se asigna el puntaje. El detalle de esta evaluación se encuentra disponible en el Formato de Diagnóstico .xls anexo al presente documento. Como fuente se han tomado los portales principales de las entidades; además, se valoran los sitios Web adicionales cuyo dominio es diferente al principal y dependen de la entidad. Para estos casos, la puntuación máxima del sitio principal varía, dado que el puntaje total asignado se distribuye entre el valor del sitio principal y el promedio de los sitios adicionales. FASE DE INFORMACIÓN EN LÍNEA A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de información en línea FASE DE INFORMACIÓN EN LÍNEA REQUERIMIENTO DEFENSORIA P.A. ESPECIFICACIONES SIN sitios CON sitios Sitios adicionales adicionales adicionales Sitio Principal S/N/NA P.O. Principal INFORMACIÓN MÍNIMA Acerca de la Entidad Información básica en el Portal del Estado Colombiano 5 3 Debe estar actualizada la información general de la entidad y los canales de atención al ciudadano en www.gobiernoenlinea.gov.co. Así mismo, el vínculo al sitio Web de la entidad debe ser válido. S 5 Misión y visión 2 2 Son las que están descritas en la norma de creación o reestructuración de la entidad o definidas en el sistema de gestión calidad de la entidad. S 2 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 22 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Objetivos y funciones 2 2 0,4 Son los que están descritos en la norma de creación o reestructuración de la entidad. Si alguna norma le asigna funciones adicionales, éstas también se deben incluir en este punto. S 2 S 2 S 2 S 2 S 2 S 2 S 3 S 3 S 3 Aplica para sitios adicionales en lo relacionado con programas, planes, dependencias o iniciativas. Se encuentra, por regla general, en la norma de creación u organización de la entidad. De lo contrario, cada entidad debe referir un organigrama contenido en una norma jurídica y, en caso de no existir, se debería expedir esta norma, de acuerdo con el manual de funciones de la entidad. Organigrama 2 3 Localización física 2 1,5 0,4 Teléfonos y/o líneas gratuitas y fax 2 1,5 0,4 Correo electrónico de contacto 2 1,5 0,4 Horarios y días de atención al público 2 1,5 0,4 Directorio de funcionarios principales 3 3 0,8 Debe publicarse en la página inicial los datos de contacto y atención de la sede principal y un enlace a las sedes y/o sucursales. Se debe publicar información, como mínimo, de los funcionarios que ocupan los cargos planteados en el organigrama. De estos funcionarios se debe publicar como mínimo: nombre, apellidos, cargo, teléfono y/o número de la extensión, dirección de correo electrónico del despacho y/o del funcionario. En el caso de sitios adicionales aplica para el equipo de trabajo del programa, plan, dependencia o iniciativa. Se debe publicar el listado de entidades que integren el mismo sector/rama/organismo (en el caso del orden nacional), del departamento (en el caso de gobernaciones) o del municipio, en el caso de alcaldías), con enlace al sitio Web de cada una de éstas. Directorio de entidades 3 3 0,6 En el caso de sitios adicionales aplica se debe publicar el directorio institucional, es decir, el listado de iniciativas, programas, planes o dependencias que integren la misma entidad, con enlace al sitio Web de cada una de éstas. Se debe publicar el listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al sitio Web de cada una de éstas. Directorio de agremiaciones y asociaciones DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión 3 3 0,6 En el caso de sitios adicionales se debe publicar el listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la iniciativa, programa, plan o dependencia, con enlace al sitio Web de cada una de éstas. Pág. 23 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Normatividad Leyes/ Ordenanzas / Acuerdos 1 1 0,2 Decretos 1 1 0,2 Que rigen a la entidad, determinan su competencia, son aplicables a su actividad o producidas por la misma. Deben publicarse dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición. Resoluciones y/u otros actos administrativos de carácter general 1 1 0,2 0,2 Proyectos de normatividad 1 1 S 1 S 1 En el caso de sitios adicionales se tiene en cuenta para los programas, planes, dependencias o iniciativas. S 1 Normas que están en proceso de expedición, de temas relacionados con la competencia de la entidad, durante el período de su presentación hasta su sanción. Una vez aprobadas, deberán pasar a una de las categorías anteriores. S 1 SE tienen cuenta para los sitios adicionales en temas relacionados con la competencia de la iniciativa, programa, plan o dependencia Presupuesto Presupuesto aprobado en ejercicio 3 3 El presupuesto en ejercicio de la entidad es el aprobado de acuerdo con las normas vigentes aplicables por tipo de entidad. S 3 Información histórica de presupuestos 1 1 Se debe mantener al menos la información de dos (2) años anteriores al año en ejercicio. S 1 S 2 Políticas, planes, programas y proyectos institucionales Deben publicarse las políticas, planes y/o líneas estratégicas vigentes, y que respondan a la misión de la entidad. Políticas, planes y/o líneas estratégicas 2 2 0,4 En el caso de sitios adicionales se deben publicar las líneas estratégicas y/o proyectos institucionales. Programas y proyectos en ejecución Contacto con dependencia responsable 2 2 2 Deben publicarse, como mínimo, los contenidos en Planes de Desarrollo y/o en el Banco de Proyectos del Departamento Nacional de Planeación. N 0 2 Cada sección referente a planes y proyectos debe contar en un lugar visible con enlace al correo electrónico de la dependencia responsable para obtener mayor información al respecto. N 0 0,4 En el caso de sitios adicionales aplica a las líneas estratégicas y/o proyectos. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 24 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Trámites y servicios Listado de trámites 6 5 En la página inicial debe existir, en un lugar plenamente visible, el enlace a la sección de trámites y servicios de la entidad. Para los trámites se debe manejar alguna de estas dos opciones: (a) Un listado de la totalidad de trámites de la entidad, en el que se incluyan los siguientes campos: nombre del trámite, enlace a la información sobre el trámite en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) y enlace a la gestión del trámite en línea (de aplicar esto último); (b) Un enlace directo al listado de trámites y su información en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT). Listado de servicios 4 3 En la página inicial debe existir, en un lugar plenamente visible, el enlace a la sección de trámites y servicios de la entidad. Se deben manejar las mismas indicaciones señaladas anteriormente en el caso de los trámites. S 4 5 Enlace en la página inicial, mediante el logotipo oficial, a la información que publica la entidad sobre sus procesos de contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Se podrá presentar un listado de los procesos de contratación de la entidad y que cada identificación del proceso se enlace con la información respectiva publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. S 6 S 2 S 2 NA 6 Contratación Información sobre la contratación 6 Control y rendición de cuentas Entes de control que vigilan a la entidad Informes de Gestión 2 2 Se debe publicar la relación de entidades que vigilan la entidad y los mecanismos de control que existen al interior y exterior de la entidad para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestión de la misma. Para ello se debe indicar, como mínimo, el tipo de control que se ejecuta al interior y exterior de la entidad (fiscal, social, político, etc.) y la forma como un particular puede comunicar una irregularidad ante la entidad responsable de hacer el control sobre ella. 1,5 1,5 0,4 Se deben publicar, como mínimo, los informes del período en vigencia y el histórico del período inmediatamente anterior, presentados a la Contraloría, al Congreso/Asamblea/Concejo (según aplique), el informe semestral de Gobierno En Línea y demás entes que vigilan la gestión de la entidad. En el caso de sitios adicionales debe existir un enlace a los informes de gestión que sobre la iniciativa, programa, plan o dependencia se publique en el sitio Web primario de la entidad. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 25 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Se debe publicar la información relacionada con metas, indicadores de gestión y/o desempeño y los resultados mensualizados frente a las metas. En el caso de entidades del Ejecutivo, orden nacional, se debe incluir un enlace directo a la información que la entidad reporta al SIGOB. En el caso de sitios adicionales debe existir un enlace a la información relacionada con metas, indicadores de gestión y/o desempeño y los resultados que sobre la iniciativa, programa, plan o dependencia se publique en el sitio Web primario de la entidad. S 2 Metas, indicadores de gestión y/o desempeño y resultados 2 1,5 Plan de Mejoramiento 2 1,5 Se deben publicar cada tres meses (octubre, enero, abril y julio de cada año) los informes remitidos a la Contraloría General de la República sobre el Plan de Mejoramiento de la entidad. S 2 Información para niños 2 2 Información sobre la entidad y sus actividades dirigida para los niños, de acuerdo con las indicaciones definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. N 0 Preguntas y respuestas frecuentes 2 2 Se debe ofrecer una lista de respuestas a preguntas frecuentes relacionadas con la entidad, su gestión y los servicios y trámites que presta. S 2 S 2 S 2 N 0 Se debe incluir un glosario, con enlace desde la página inicial, que contenga el conjunto de términos generales que usa la entidad o que tienen relación con su actividad. N 0 En el pie de la página inicial, se debe habilitar un enlace que dirija a las políticas de privacidad y condiciones de uso del sitio Web. S 2 0,4 Servicios de información Se debe poner a disposición, para descarga, los boletines y publicaciones emitidos periódicamente por la entidad. Boletines y publicaciones Noticias 2 2 2 2 0,4 0,4 En el caso de sitios adicionales se tiene en cuenta para la iniciativa, programa, plan o dependencia. En la página inicial se debe habilitar una sección que contenga las noticias más relevantes para la entidad, el sector/rama/organismo o departamento al que pertenezca y el gobierno en general, que estén relacionadas con su actividad. Aplica al caso de sitios adicionales. Calendario de actividades 2 2 0,4 En la página inicial se debe habilitar un calendario de eventos y fechas clave relacionadas con procesos misionales de la entidad. Aplica para sitios adicionales Glosario 2 2 Política de privacidad y condiciones de uso 2 2 0,4 TOTAL INFORMACIÓN 80 72 8 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión 70 Pág. 26 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo ESTÁNDARES DE NAVEGACIÓN De presentación Identidad visual 2 2 0,3 Se debe mantener, de manera estática y siempre disponible en cualquier nivel de navegación, la identidad visual del Estado (escudo de la República e identidad visual de la entidad). Así mismo, se debe mantener la misma identidad visual del sitio Web principal de la entidad con el de programas o proyectos desarrollados por la misma, en el caso de que éstos tengan un sitio Web adicional al principal. NA 2 En el caso de sitios adicionales se debe mantener la misma identidad visual del sitio Web principal de la entidad. Enlace al Portal del Estado Colombiano 4 3 0,4 En la página inicial debe estar visible un enlace al Portal del Estado Colombiano, www.gobiernoenlinea.gov.co, el cual debe proveerse mediante el logotipo oficial del portal. S 4 Fecha de la última actualización 1 1 0,1 En la página inicial debe aparecer la fecha de la última actualización del sitio Web. S 1 División de los contenidos 1 1 0,1 S 1 Uso de colores 2 1 0,1 S 2 Uso de marcos 1 1 0,1 Se debe evitar el uso de marcos dentro de las páginas. Si se llegaran a incluir, los marcos deberán estar titulados y el sitio Web deberá ser navegable sin marcos. S 1 0,1 En los vínculos se deben utilizar textos que claramente indiquen al usuario el contenido de la página Web asociada al enlace, que expliquen el para qué de esta acción. No se deben utilizar palabras propias del navegador y es prohibido el uso de frases como “Haga click aquí”. S 1 Manejo de vínculos DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión 1 1 Los contenidos deben estar divididos en porciones pequeñas, sin volverlo inconexo. Se deben utilizar pocos colores, sin caer en un diseño monótono. Para verificar que los colores contrastan, tanto del fondo como de los tipos de letra, se recomienda imprimir las páginas en blanco y negro. Así mismo, no se debe utilizar el color como elemento diferenciador o para resaltar un texto sobre el que se quiere llamar la atención, ya que quien tenga un monitor monocromático o una persona con dificultad de visión no podrá percibirlo. Si se utiliza el color para dar significado, debe utilizarse una alternativa para quienes no pueden diferenciar el color. Pág. 27 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo De funcionamiento Mapa del sitio 1 1 0,1 Se debe incluir un mapa del sitio Web en la página de inicio, al cual se debe tener acceso directo desde cualquier página del sitio. S 1 Acceso a la página de inicio 1 1 0,1 Se debe incluir un acceso directo a la página de inicio, al cual se debe tener acceso directo desde cualquier página del sitio. S 1 Acceso al menú principal 1 1 0,1 Se debe tener acceso directo a cualquier opción del menú principal desde cualquier página del sitio. S 1 NA 2 Técnicos Nombre de dominio 2 2 0,2 El nombre de dominio de la entidad debe tener el formato .gov.co, .edu.co o .mil.co. Si una entidad del Estado ya tiene dominio diferente, podrá mantenerlo siempre que habilite el ingreso por un dominio permitido (.gov.co, .edu.co o .mil.co). Marcación y/o etiquetado 1 1 0,1 Todas las páginas y todos los elementos insertos en éstas (incluidos gráficos o archivos sonoros), deben estar debidamente marcados y/o etiquetados, incluyendo una descripción adecuada de su contenido o lo que representa. N 0 Tiempo de despliegue 1 1 0,1 El tiempo de despliegue de una página en el navegador del usuario no debe ser mayor a veinte (20) segundos para una conexión telefónica conmutada. S 1 Parpadeo 1 1 0,1 El contenido o elementos gráficos que se muevan, parpadeen, se desplacen o se actualicen automáticamente deben tener la posibilidad de ser detenidos temporal y totalmente. NA 1 TOTAL ESTÁNDARES 20 18 2 Sitios Web adicionales al principal 0 10 10 TOTAL Web adicionales 0 10 100 100 19 Sitios Web adicionales al principal TOTAL F1 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio Web principal de una entidad. N 0 89 Pág. 28 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo FASE DE INTERACCIÓN EN LÍNEA A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de interacción FASE DE INTERACCIÓN EN LÍNEA DEFENSORIA P.A. REQUERIMIENTO Principal SIN sitios CON sitios Sitios adicionales adicionales adicionales ESPECIFICACIONES S/N/NA P.O. S 2 N 0 S 2 N 0 N 0 S 2 Mecanismos de Interacción Buzón de contáctenos 2 1,5 1 Buzón de peticiones, quejas y reclamos 2 1,5 1 Mecanismo de búsqueda 2 1,5 1 Suscripción a servicios de información al correo electrónico 2 1,5 1 Encuestas de opinión 2 1,5 1 Información en audio y/o video 2 1,5 0,5 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión En la página inicial se debe ofrecer un botón o enlace de contacto, ya sea mediante una dirección de correo electrónico o un formulario. Aplica para sitios adicionales. En la página inicial se debe ofrecer un botón o enlace de peticiones, quejas y reclamos, ya sea mediante una dirección de correo electrónico o un formulario. Aplica para sitios adicionales. En la página inicial se debe habilitar un mecanismo de búsqueda, con posibilidad de refinamiento de palabras clave y combinaciones. Aplica para sitios adicionales. Se debe ofrecer la posibilidad de suscribirse a servicios de información en el sitio Web que permitan el acceso a noticias y/o boletines y/o publicaciones y/o eventos, para ser enviados al correo electrónico. Aplica para sitios adicionales. Se debe disponer de encuestas de opinión sobre temas generales relacionados con la finalidad de la entidad y de interés de los particulares. Aplica para sitios adicionales en lo que corresponda a su temática. Se debe ofrecer la información más relevante en audio y/o video, considerando que los archivos deben ser de calidad y al mismo tiempo permitir una fácil visualización y rápida descarga en el sitio Web. Aplica para sitios adicionales. Pág. 29 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Descarga de documentos 2 1,5 Mecanismos de participación 2 1,5 Ayudas 2 1,5 Contratación En Línea 2 1,5 TOTAL MECANISMOS 20 15 0,5 1 Se debe habilitar la descarga en formatos de fácil acceso, de documentos, como planes de acción, normatividad, publicaciones, etc. Aplica para sitios adicionales. Se deben habilitar mecanismos de participación como foros de discusión y/o listas de correo y/o salas de conversación y/o blogs Aplica para sitios adicionales en lo referente a su temática. Se deben proporcionar aplicaciones de ayuda, tutoriales y/o, simuladores, sobre los temas más relevantes. Se deben gestionar los procesos de contratación de la entidad a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública, conforme con lo establecido en la normatividad vigente. S 2 S 2 N 0 NA 2 7 12 Formularios Formularios para descarga o diligenciamiento en línea 15 10 3 TOTAL FORMULARIOS 15 10 3 Sitios Web adicionales al principal 0 10 10 TOTAL Web adicionales 0 10 5 5 En concordancia con la Ley 962 de 2005, se deben poner a disposición gratuita de los particulares, a través del sitio Web, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales. Aplica para sitios adicionales en lo referente a su temática. NA 15 15 Sitios Web adicionales al principal Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio Web principal de una entidad. N 0 0 Etapas de trámites y servicios ETAPAS DE TRÁMITES (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X) Bajo-Bajo DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Entre el 1% y el 50% de las etapas del 1% al 50% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos Pág. 30 de 41 0 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Bajo-Medio 10 10 Bajo-Alto 15 15 Medio-Bajo 20 20 Medio-Medio 25 25 Medio-Alto 30 30 Alto-Bajo 35 35 Alto-Medio 40 40 Alto-Alto 45 45 Bajo-Bajo 4 4 Bajo-Medio 6 6 Bajo-Alto 8 8 Medio-Bajo 10 10 Medio-Medio 12 12 Medio-Alto 14 14 Alto-Bajo 16 16 Entre el 1% y el 50% de las etapas del 51% al 80% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 1% y el 50% de las etapas del 81% al 100% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 51% y el 80% de las etapas del 1% al 50% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 51% y el 80% de las etapas del 51% al 80% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 51% y el 80% de las etapas del 81% al 100% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 81% y el 100% de las etapas del 1% al 50% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 81% y el 100% de las etapas del 51% al 80% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 81% y el 100% de las etapas del 81% al 100% de los trámites priorizados se ofrece por medios electrónicos 0 0 0 0 0 0 0 S 45 - ETAPAS DE SERVICIOS (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X) DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Entre el 1% y el 50% de las etapas del 1% al 50% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 1% y el 50% de las etapas del 51% al 80% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 1% y el 50% de las etapas del 81% al 100% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 51% y el 80% de las etapas del 1% al 50% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 51% y el 80% de las etapas del 51% al 80% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 51% y el 80% de las etapas del 81% al 100% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 81% y el 100% de las etapas del 1% al 50% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos Pág. 31 de 41 0 0 0 0 0 0 0 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Alto-Medio 18 18 Alto-Alto 20 20 TOTAL ETAPAS T&S 65 65 100 100 TOTAL F2 Entre el 81% y el 100% de las etapas del 51% al 80% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos Entre el 81% y el 100% de las etapas del 81% al 100% de los servicios priorizados se ofrece por medios electrónicos 0 S 20 0 65 92 FASE DE TRANSACCIÓN EN LÍNEA A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de transacción FASE DE TRANSACCIÓN EN LÍNEA DEFENSORIA P.A. REQUERIMIENTO Principal SIN sitios CON sitios Sitios adicionales adicionales adicionales ESPECIFICACIONES S/N/NA P.O. El sitio Web de la entidad debe ser accesible vía protocolo de aplicaciones inalámbricas (WAP) / asistente personal digital (PDA). Aplica para sitios adicionales. N 0 Utilidades Web Acceso vía WAP/PDA 4 3 Consulta del estado de un trámite y/o servicio 5 3 Se debe habilitar la opción de consultar y hacer seguimiento en línea al estado de un trámite y/o servicio. N 0 Plazos de respuesta 4 3 Se debe especificar a los usuarios el plazo de respuesta a su solicitud al gestionar un trámite y/o servicio. N 0 Medición de la satisfacción de los usuarios 4 3 1,5 Se debe contar con herramientas para medir el grado de satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios de la entidad. Aplica para sitios adicionales en lo referente a su temática. N 0 Suscripción a servicios de información al teléfono móvil 4 3 1,5 Se debe ofrecer la posibilidad de suscribirse a servicios de información sobre noticias y/o boletines y/o publicaciones y/o eventos para ser enviados al teléfono móvil. Aplica a sitios adicionales en cuanto a su temática. N 0 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión 1,5 Pág. 32 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Georeferenciación 4 3 1,5 Las entidades deben contar con un sistema de Georeferenciación que represente espacialmente la cobertura de los resultados de sus acciones estratégicas. Aplica a sitios adicionales en lo referente a su temática. S 4 Otro idioma 4 3 1,5 Se debe ofrecer una versión del sitio Web en otro idioma diferente al español. Aplica a sitios adicionales. N 0 Política de seguridad 4 3 1 Se debe contar con políticas de seguridad que incluyan: uso de registro de usuarios, gestión de sesiones seguras; generación de logs de auditoria. Aplica a sitios adicionales. S 4 Monitoreo del desempeño y uso 4 3 1,5 Las entidades deben contar con un mecanismo para monitorear el desempeño y uso del sitio Web, sus trámites y servicios en línea. S 4 TOTAL UTILIDADES 37 27 10 12 Sitios Web adicionales al principal Sitios Web adicionales al principal TOTAL Web adicionales 0 10 0 10 10 Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio Web principal de una entidad. N 0 Trámites y servicios que NO requieren comprobar con otra entidad - TRÁMITES (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X) Bajo 6 6 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de trámites priorizados están en línea. Medio 18 18 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de trámites priorizados están en línea. 0 Alto 42 42 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de trámites priorizados están en línea. 0 S 6 - SERVICIOS (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X) Bajo 3 3 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de servicios priorizados están en línea. Pág. 33 de 41 S 3 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Medio 9 9 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de servicios priorizados están en línea. 0 Alto 21 21 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de servicios priorizados están en línea. 0 TOTAL T&S 63 63 9 TOTAL F3 100 100 21 FASE DE TRANSFORMACIÓN EN LÍNEA A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de transformación FASE DE TRANSFORMACIÓN EN LÍNEA DEFENSORIA P.A. REQUERIMIENTO SIN sitios CON sitios Sitios adicionales adicionales adicionales Principal ESPECIFICACIONES S/N/NA P.O. Rediseño de procesos y procedimientos Plan de simplificación, racionalización y estandarización de trámites 1 0,5 Se debe tener definido y aprobado por el Departamento Administrativo de la Función Pública el plan de Optimización, simplificación, racionalización y estandarización de trámites. NA 1 Ejecución del plan (ejecutado vs. programado) 2 1 Se verificará la ejecución de acciones para el logro del Plan de simplificación, racionalización y estandarización de trámites (ejecutado vs. programado), según reporte del Departamento Administrativo de la Función Pública. NA 2 TOTAL REDISEÑO 3 1,5 1 0,5 3 Orientación al ciudadano Incorporación al Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Se debe hacer parte del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, con un plan de trabajo definido. Pág. 34 de 41 NA 1 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Ejecución del plan (ejecutado vs. programado) 2 1 Múltiples canales 2 1 Ventanillas únicas virtuales y/o cadenas de trámites 2 1 Personalización 2 1 Se verificará la ejecución de acciones para el logro del plan definido en el marco del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano. NA 2 N 0 Se debe proveer asociaciones de trámites y/o servicios comunes y/o complementarios a través de ventanillas únicas virtuales y/o cadenas de trámites automatizadas, las cuales deberán registrarse en el Portal del Estado Colombiano. NA 2 2,5 Se debe habilitar herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus necesidades y preferencias. Aplica a sitios adicionales. N 0 N 0 N 0 2,5 Se debe proveer trámites y servicios en línea mediante canales electrónicos diferentes a Internet. Aplica a los sitios adicionales en cuanto a su temática. Accesibilidad Web 3 1 2,5 Se debe cumplir con la totalidad de los estándares internacionales de accesibilidad, en lo relacionado con las prioridades de nivel 1 y 2. Para verificar este aspecto se podrán usar herramientas de revisión referenciadas por la W3C, como las que se encuentran en www.tawdis.net o www.sidar.org/hera. Aplica a sitios adicionales. Incentivos y/o estímulos 2 1 2,5 Se deben generar incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de Gobierno En Línea por parte de los ciudadanos, empresas y la entidad misma. Aplica a sitios adicionales en lo referente a su temática. TOTAL ORIENTACIÓN 14 6,5 10 0 10 10 0 10 5 Sitios Web adicionales al principal Sitios Web adicionales al principal TOTAL Web adicionales Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio Web principal de una entidad. N 0 0 Generación de capacidades Formación en Gobierno En Línea 2 2 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Los planes de capacitación y/o formación de la entidad deben incluir temáticas de Gobierno En Línea. Pág. 35 de 41 N 0 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Los planes de capacitación y/o formación de la entidad deben incluir alguno de los siguientes aspectos asociados al Gobierno En Línea: la optimización de procesos, el servicio al ciudadano, la gestión del cambio y la formulación de incentivos para la promoción del uso del Gobierno En Línea. Formación en temas relacionados con el Gobierno En Línea 1 1 TOTAL CAPACIDADES 3 3 Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano 2 1,8 Se debe estar incorporado a la Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano, al menos en la sede principal, cuando ésta se encuentre en las ciudades donde la RAVEC está instalada. S 2 Lenguaje estándar para el intercambio de información 2 1,8 Se debe utilizar el lenguaje común del Estado colombiano para el intercambio de información entre sistemas por lo menos en aquellos sistemas de información que interoperen o deban interoperar con otros sistemas de otras entidades. N 0 Políticas de interoperabilidad 2 1,8 Se debe aplicar las políticas de interoperabilidad del Estado colombiano. NA 2 Tramitador En Línea 2 1,8 Se debe contar con por lo menos un servicio que pueda ser accedido por otras entidades a través del Tramitador En Línea. NA 2 Centro de Contacto al Ciudadano 2 1,8 La provisión de información, trámites y servicios de la entidad por múltiples canales debe soportarse en el uso del centro de contacto al ciudadano. N 0 TOTAL G.INFORMACIÓN 10 9 N 0 0 Gestión de la información 6 Flujos y sistemas de información Bajo 5 5 Entre el 1% y el 50% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de sistemas de información Medio 10 10 Entre el 51% y el 80% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de sistemas de información DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 36 de 41 S 5 0 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Alto 15 15 TOTAL F&S 15 15 Entre el 81% y el 100% de los flujos soportan el intercambio mediante el uso de sistemas de información 0 5 Trámites y servicios que SÍ requieren comprobar con otra entidad - TRÁMITES (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X) Bajo 10 10 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de trámites priorizados están en línea. 0 Medio 20 20 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de trámites priorizados están en línea. 0 Alto 40 40 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de trámites priorizados están en línea. NA 40 - SERVICIOS (Seleccione UNA ÚNICA opción con una X) Bajo 5 5 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 1% al 50% de servicios priorizados están en línea. 0 Medio 10 10 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 51% al 80% de servicios priorizados están en línea. 0 Alto 15 15 El 100% de etapas que pueden ofrecerse en línea del 81% al 100% de servicios priorizados están en línea. TOTAL T&S 55 55 55 TOTAL F4 100 100 74 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 37 de 41 NA 15 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo FASE DE DEMOCRACIA EN LÍNEA A continuación se presenta el cumplimiento de criterios para la fase de democracia en línea FASE DE DEMOCRACIA EN LÍNEA DEFENSORIA P.A. REQUERIMIENTO SIN sitios adicionales CON sitios adicionales Principal Sitios adicionales ESPECIFICACIONES S/N/NA P.O. Se deben habilitar espacios donde los ciudadanos se identifiquen plenamente y participen de manera activa en la construcción y/o seguimiento a políticas, planes, programas y temas legislativos. Estos espacios deben ser liderados por el(los) directivo(s) de la entidad y convocar, como mínimo: miembros de la comunidad, representantes de agremiaciones, representantes de la sociedad civil y organizaciones sociales, representantes de la academia, periodistas, servidores públicos. Aplica para sitios adicionales en lo referente a su temática. S 15 Participación electrónica Construcción y seguimiento a políticas, planes, programas y temas legislativos 15 14 Discusión y consulta en línea para la toma de decisiones 15 13 Se deben utilizar herramientas (tales como foros en línea y/o listas de correo y/o salas de conversación y/o blogs) donde los ciudadanos se identifiquen plenamente y participen de manera activa en la discusión y la consulta en línea para la toma de decisiones con comunidades relacionadas. N 0 13 Se deben definir términos y tiempos de respuesta a las participaciones ciudadanas, para que las personas sepan que su participación podrá ser tomada en cuenta. Así mismo, se deben presentar los resultados de la participación de la ciudadanía por medios electrónicos en la toma de decisiones y la construcción de políticas, planes, programas y temas legislativos. N 0 Resultados de la participación por medios electrónicos 15 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión 8 Pág. 38 de 41 Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo Integración del Gobierno En Línea a la política sectorial 15 13 Se deben haber incorporado lineamientos y/o servicios de Gobierno En Línea en los objetivos y/o lineamientos de política sectorial y en las metas SIGOB de la entidad. N 0 Se debe incentivar a la ciudadanía a contribuir en participar en la toma de decisiones y construcción de políticas, planes, programas y temas legislativos. Estos incentivos deben incorporar iniciativas de sensibilización y/o capacitación virtual en las que se le indique a la ciudadanía sus posibilidades, derechos y deberes con respecto a la participación en las decisiones de la entidad. N 0 Incentivos para la participación por medios electrónicos 15 13 TOTAL eParticipación 75 66 8 Información, trámites y servicios dirigidos a población vulnerable 25 24 2 TOTAL FORMULARIOS 25 24 2 15 Población Vulnerable Se deben habilitar mecanismos que permitan la atención a población vulnerable (Información, servicios y trámites). Aplica a los sitios alternos en lo referente a su temática. S 25 25 Sitios Web adicionales al principal Sitios Web adicionales al principal TOTAL Web adicionales TOTAL F5 0 10 10 0 10 10 100 100 DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Se debe cumplir los criterios definidos para sitio Web adicional al sitio Web principal de una entidad. N 0 40 Pág. 39 de 41 SÍNTESIS DEL DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES Para la presentación de los resultados, se sigue el siguiente esquema de interpretación: Rojo: Amarillo: Verde: Si el cumplimiento de los criterios está entre 0% y 50%. BAJO Si el cumplimiento de los criterios está entre 51% y 80%. MEDIO Si el cumplimiento de los criterios está entre 81% y 100%.ALTO El siguiente cuadro resume el estado de la Defensoría del Pueblo en cada una de las fases de Gobierno En Línea. FASES Información Interacción Transacción Transformación Democracia Defensoría 89% 92% 21% 74% 40% Balance entidad 89% 92% 21% 74% 40% Adicionalmente, con el fin de tener un indicador integral sectorial que aglutina todas las fases de Gobierno En Línea, se ha definido el indicador sectorial de Gobierno En Línea, para lo cual se utiliza la siguiente formula: N F TF * Peso % IS GEL n 1 f 1 N Donde: N Númerode entidadesque conformanel sec tor F Númerode fases de GobiernoEn Línea TF Puntajetotal obtenidoen cada Fase Peso % Peso porcentualasignadoa cada Fase. Dichos pesos porcentuales son los siguientes: Información 10% Interacción 15% Transacción 25% Transforma ción 30% Democracia20% Al aplicar esta fórmula, el indicador para la Defensoría del Pueblo el resultado es de 58%, lo que significa que la entidad aún no aprovecha totalmente las herramientas del Gobierno en Línea como un medio para prestar mejores servicios a los ciudadanos y a los otros usuarios de la gestión de la entidad. Aunque se aprecia que la entidad cumple en su mayoría con los criterios para las fases de información e interacción, aun le resta por hacer bastante trabajo en las fases siguientes, que son las que tiene un mayor peso relativo. A partir de los resultados de este diagnóstico, es necesario determinar la realización de un plan de acción que permita un mayor desarrollo de los diferentes componentes del Gobierno en Línea en la entidad de manera que se mejore la prestación de los servicios a cargo de la entidad, en términos de efectividad, costos y beneficios para los ciudadanos. Diagnóstico de Gobierno En Línea de la Defensoría del Pueblo La entidad ha implementado acciones de Gobierno En Línea como se muestra para las fases de información e interacción en la cual tiene un cumplimiento superior al 80% de los criterios, pero debe capitalizar esa experiencia para incrementar la calidad en la prestación de servicios y la eficiencia en los flujos de información a través de los cuáles se relaciona con la Administración Pública. Finalmente, se debe estructurar un plan en donde se definan acciones entorno al cumplimiento de los criterios de las fases de Gobierno En Línea, que generen un alto impacto, automatización de trámites y servicios, vinculación de la entidad a la Intranet Gubernamental y acciones de seguimiento para medir en avance en el cumplimiento de las metas definidas en el plan. Además de adelantar las gestiones que permitan el cumplimiento puntual de los diferentes criterios para las fases de interacción y transacción, la entidad debe enfocar esfuerzos importantes en la automatización de los flujos de información que lidera la entidad y que se encuentran relacionados con la recolección de información para el ejercicio de sus funciones. De igual manera, dado el carácter de la entidad, sería también importante estructurar un proyecto que permita implementar herramientas que abran la posibilidad de que los ciudadanos puedan participar a través de canales electrónicos para apoyar a la Defensoría en el cumplimiento de su propósito misional con una estrategia clara de e-participación y de e-democracia. DOCUMENTO DE TRABAJO – Versión en revisión Pág. 41 de 41