Observaciones al Comportamiento de las toma de decisiones y al

Observaciones al Comportamiento de las toma de decisiones y al ambiente de
oficina
Tipos de Información Buscados
Una técnica de recopilación de información de gran importancia para el analista es aquella
que se funda en la observación del tomador de decisiones y de su ambiente físico. A través
de la observación el analista profundiza en lo que hace, y no sólo en lo que se dice o se
tiene documentado. Además el analista identifica las relaciones existente entre los
tomadores de decisiones y otros miembros.
El analista observa el ambiente de trabajo del tomador de decisiones el cual examina lo
siguiente:
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Elemento Físicos.
Actividades.
Mensajes.
Relaciones.
Influencias.
La observación del comportamiento del tomador de decisiones se hace por muchas razones
como:
 Obtener información.
 Ambientes de Oficina.
 Otro motivo es rebatir o anular lo que otro método encontró.
Las observaciones para interpretarlas mejor estas deben ser estructurada y sistemática. Se
tener gran cuidado y reflexionar sobre qué y quienes serán sujetos de observación, así
como cuándo. Dónde, por qué y cómo.
Observación de las actividades de toma de decisiones de un gerente típico
Las observaciones permiten saber a primera vista cómo los gerentes obtienen, procesan,
comparten y utilizan la información en el cumplimiento de sus tareas.
Los pasos siguientes sirven para identificar las actividades típicas de toma de decisiones de
un gerente:
1. Decida qué observará (actividades).
2. Decida el nivel de concreción de las actividades observadas.
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Héctor Villarreal
3. Cree categorías que capturen de manera adecuada las actividades clave.
4. Prepare escalas apropiadas, listas de verificación u otros materiales para la
observación.
5. Decida el momento de la observación.
Muestreo por Evento y por Intervalo
Ventajas
Desventajas
Muestreo por Intervalo
Muestreo por Evento
1. Minimización de la parcialidad de 1. Permite
la
observación
del
las observaciones.
comportamiento conforme éste se
expresa.
2. Permite una idea representativa 2. Permite la observación de eventos
de las actividades más frecuentes.
considerados importantes.
1. Recopilar fragmentos de datos 1. El analista pierde el tiempo
que no da tiempo para la toma de
considerable.
decisiones.
2. Se pierden decisiones poco 2. Se pierden muestras representativas
frecuentes, aunque importantes.
de las decisiones más frecuentes.
Observación del Lenguaje corporal del Tomador de Decisiones
Los analistas de sistemas inconscientemente observan el lenguaje corporal durante las
entrevistas, así como otro tipo de actitudes. Esta exposición intenta traer a un nivel
consciente este asunto, donde el analista pueda reconocerlo y utilizarlo para sus fines. La
comprensión de lenguaje corporal, permite comprender mejor las necesidades de
información del tomador de decisiones, al considerar la dimensión de lo que ha sido
expuesto. Aunque es importante la observación del lenguaje corporal, es muy difícil la
interpretación precisa, movimiento por movimiento.
Elementos del Lenguaje Corporal
El lenguaje corporal se integra con múltiples elementos, que conducen a un significado
cuando se interpretan dentro de un contexto. Durante el desarrollo de las entrevistas y
reuniones, incluyendo el contacto visual, la postura, los movimientos de brazos y piernas, y
el uso de las manos.
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Observación del contacto visual de los tomadores de decisiones.
Observación de la postura del tomador de decisiones.
Observación de los movimientos de brazos y piernas del tomador de decisiones.
La observación del uso de las manos del tomador de decisiones.
Interpretación del lenguaje corporal del tomador de decisiones: El uso del lenguaje
corporal, como componente importante del mensaje del tomador de decisiones,
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mejorará la comprensión de sus necesidades de información. El analista también
debe darse cuenta de los movimientos corporales que entran en conflicto con los
mensajes verbales que expresa el tomador de decisiones.
El Registro de Comportamiento
El analista debe registrar de alguna manera las diferentes observaciones. Esto puede
realizarse de diferentes maneras y la elección del método de registro dependerá, con
frecuencia, de las circunstancias.
Si utiliza un esquema de observación concreto, es imperativo que el comportamiento
quede registrado conforme se vaya expresando.
Existen varias opciones para el registro de las observaciones, dependiendo de la magnitud
de la estructura que requiera el analista. Este rango se extiende desde una estricta
sistematización por categorías hasta una nota de campo poco estructurada.
 Pareja de adjetivos, categorías y escalas.
 Notas de campo estructuradas.
 El guión del analista.
Las Observaciones del Ambiente Físico
Las observaciones de las actividades de tomadores de decisiones sólo es una forma de
averiguar sus necesidades de información. El ambiente físico es aquel en el cual
desempeñan sus actividades los tomadores de decisiones, también revela sus
requerimientos de información.
 Observación estructurada del Ambiente.
Al método de observación Estructurada del Ambiente se le denomina STROBE. Como toda
metodología es sistemático:
1. Porque proporciona un método y clasificación estándar para el análisis de los
elementos de la organización que participan en la toma de decisiones.
2. Permite que cualquier otro analista de sistema aplique la misma estructura analítica a
la misma organización.
3. Limita el análisis de la organización a su existencia en la etapa actual de su ciclo de
vida.
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El elemento STROBE tiene siete elementos que el analista de sistema podrá observar con
facilidad. Estos elementos pueden dar pauta sobre la manera en que el tomador de
decisiones obtiene, procesa y comparte la información, así como dar información referente
a la credibilidad del tomador de decisiones dentro de su ámbito de trabajo.
 Ubicación de la Oficina: Las oficinas accesibles tienden a incrementar la frecuencia
de la relación y las comunicaciones informales, mientras que aquellas oficinas
inaccesibles tienden a reducir tal relación y a incrementar los mensajes orientados a
la tarea.
 Ubicación del escritorio del tomador de decisiones: La ubicación del escritorio
dentro de una oficina puede dar indicios del ejercicio de autoridad del tomador de
decisiones.
 Equipo fijo de Oficina: Los archiveros, los libreros y todo aquel mobiliario para
almacenar artículos se incluyen en la categoría del equipo fijo de oficina. Si no
existiera tal equipo, es probable que el residente almacene muy pocos elementos
informativos.
 Artículos Personales: Los artículos personales, son todos aquellos objetos que se
utilizan para procesar información. Estos incluyen las calculadoras, terminales de
video, plumas, lápices, reglas, etc.
 Revistas y Periódicos: Un analista de sistema necesita conocer el tipo de información
que utiliza el tomador de decisiones. Las observación del tipo de publicación que
conserve en su oficina puede revelar se el tomador de decisiones consulta
información externa como de revistas, periódicos notas referentes a otras empresas,
etc.
 Iluminación y color de la oficina: La iluminación y el color de la oficina desempeñan
un papel importante en la manera en que el tomador de decisiones obtiene la
información. Si la oficina es iluminada cálidamente con lámparas incandescentes,
favorecerá la comunicación personal.
 Vestimenta del Tomador de decisiones.
Mediante el uso del STROBE, el analista de sistema logra una mejor comprensión de cómo
los gerentes obtienen, procesan, almacenan y utilizan la información.
Opciones de Aplicación
La aplicación del STROBE tiene muchas opciones. Puede ser altamente estructurada o sin
estructurar.
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 Análisis de fotografías presentan algunas ventajas como:
 Permite analizar cualquier documento de manera repetida, lo cual llega a ser
muy útil cuando el tiempo, la distancia, o los costos limitan las visitas a la
organización.
 Puede enfocarse a un elemento apropiado y así poder eliminar otros
elementos extraños.
 Enfoque de lista de verificación/escala de Likert.
 Lista anecdóticas (con uso de símbolos).
 Comparación de la observación/ narración.
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