Sistemas de Informaci n como Herramienta de Soporte a los Sistemas de Garant a Interna de Calidad

XI FORO DE ALMAGRO
La elaboración y seguimiento de los planes
de estudio
Sistema de información como herramienta de soporte a
los sistemas de garantía interna de calidad
22 de octubre de 2009
Santi Roca
Gabinete de Planificación, Evaluación y Calidad
Universitat Politècnica de Catalunya
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Algunas reflexiones
Algunas iniciativas
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El ciclo completo de una titulación
Administración
educativa
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Plan estratégico
institucional
Planes
sectoriales
Plan de
financiación
Impulso a las líneas estratégicas de Centros, Departamentos e Institutos
Eje A
Eje B
Eje C
Actividad ordinaria
Garantía de Calidad
Proyectos estratégicos
AUDIT – VERIFICA- SEGUIMIENTO - ACREDITA
Planificación y Evaluación de la actividad del Profesorado
DOCENTIA
Administración
educativa
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Pla estratègic
institucional
Planes
sectoriales
Plan de
financiación
 5 ejes:
Indicadores vinculados a 8 PS:
Bibliotecas
Lenguas
Acción tutorial
TIC
Sostenibilidad
Promoción estudios
Impulso
Internacionalización
Igualdad de oportunidades
 3 ámbitos:
Docencia e investigación
Personal
Infraestructuras
Gestión
Sociedad
Docencia
Investigación
Gestión
 63 Indicadores
 192 indicadores
a las líneas estratégicas
de Centros, Departamentos e Institutos
Eje A
Eje B
Eje C
Actividad ordinaria
Garantía de Calidad
Proyectos estratégicos
AUDIT – VERIFICA- SEGUIMIENTO - ACREDITA
Cada unidad básica
Requerimientos
Criterios
Indicadores
de docencia, investigación
y compromiso institucional
Evaluación ex-ante
Seguimiento
Evaluación ex-post
Indicadores de
rendimiento y de
AUDIT:
viabilidad
Indicadores
Planificación
y Evaluación de la actividad del Profesorado
académica
5 bloques de indicadores:
vinculados a más de
40 procedimientos
DOCENTIA
Actividad docente
Resultados encuestas
Opinión directores UB
Autoinforme
Proyectos innovación
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El contexto institucional

Estamos asistiendo, una vez más, a un cambio muy significativo en la
demanda y uso de la información

Requerimos información
comparada para







significativa,
sintética,
estructurada
y
Evaluar sistemáticamente nuestra actividad
Mejorar nuestra actividad
Compararnos interna y externamente
Dar cuentas a la sociedad / a la administración, ...
Informar a los estudiantes, empresas, ... a la sociedad
....
Para poder dar respuesta a las “nuevas necesidades”, hemos de
asegurar que recopilamos, analizamos y utilizamos información
pertinente para la gestión eficaz de los programas de estudio y de otras
actividades


Hay que conocer de forma fiable la realidad
Hay que velar por la calidad de la información y los datos
Plan de sistemas de información
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Principios generales
Garantizar la calidad y la eficiencia de los sistemas de
información y comunicación

El PSI es necesario y ha de estar siempre relacionado con la organización de la
Universidad y debe apoyar a los procesos desarrollados en las áreas clave, como la
docencia, la investigación y la transferencia de resultados de la investigación

El PSI no es sólo un proyecto informático, sino una herramienta estratégica que se
ha de adaptar en todo momento a los objetivos descritos

Debe proporcionar un marco de referencia que permita integrar, unificar, coordinar
esfuerzos y llegar a un máximo aprovechamiento de los recursos informáticos de la
universidad

Se trata, pues, de una herramienta dinámica que se ha de ir adaptando
continuamente a las nuevas necesidades motivadas por los cambios organizativos
Plan de sistemas de información
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Objetivos
 Dar respuesta a las necesidades emergentes de la
Universidad
 Establecer una estrategia global TIC para los próximos
años
 Apoyar el uso de las TIC y la e-administración en los
procesos de gestión
 Garantizar la calidad de los datos que contienen los
sistemas de información
 Automatizar la interacción entre los diferentes sistemas
para lograr la integración y la compartición de los datos
 Facilitar la explotación y la accesibilidad
 Optimizar los recursos dedicados a la captura de la
información
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Características
Procesos temporalmente largos y que contienen información de origen diferente
Apuesta de la universidad:
 La e-administración
 El dato único
 La accesibilidad de la información (pública y accesible)
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Objetivos de los aplicativos
 Disponer de instrumentos que permitan el acceso y la consulta de los
principales procedimientos y documentos en relación a las titulaciones
diseñadas
 Disponer de referentes compartidos (integrar la información y facilitar
el análisis y la accesibilidad)
 Fortalecer la cooperación y la interacción entre las diversas unidades
de gestión (básicas y funcionales), así como la coherencia de sus
actuaciones
 Rentabilizar estructuras y actuaciones afines
 Reducir costos de análisis de datos y elaboración de documentos así
como la carga de trabajo de los agentes implicados
 Velar para que la información esté disponible on line y actualizada
 Enfatizar en los elementos de seguridad (sistemas, protección de
datos, accesos, copias de seguridad,…)
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Recogida de la información
El Gabinete es una unidad transversal, por tanto necesita
interactuar con la mayoría de las unidades de la UPC
Servicio de
PERSONAL

OTRI
Servicio de GESTIÓN
ECONOMÍA ACADÉMICA
Otras unidades y servicios proveedores de información:
ARI
Servicio de
BIBLIOTECAS
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Algunas reflexiones
Algunas iniciativas
El contexto institucional
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En la UPC se utiliza el potencial del plan de sistemas de información para:





Automatizar los procesos
Mejorar la accesibilidad de la información de la universidad
Aumentar la transparencia de la información
Proporcionar información que facilite la toma de decisiones
y, en concreto, mejorar y agilizar los procedimientos
Los Sistemas de Información que se conceptualizan, diseñan y gestionan son
instrumentos que reúnen y ofrecen información y recursos útiles de
actividad docente, económica, de investigación y de transferencia del
conjunto de la Universidad para los gestores y administradores de la
información y para los miembros de la comunidad universitaria
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En relación al seguimiento de titulaciones
 Estamos trabajando en la creación de un aplicativo web para
alojar información, gestionar documentos
y elaborar los
informes de títulos para el seguimiento y la acreditación …
… que permita elaborar el Informe anual y global de la
universidad de acuerdo con los principios del documento de la
REACU:
• Referencia a la información pública (indicadores)
• Modificaciones introducidas en las titulaciones
• Reflexión sobre la adecuación del SGIC
Aplicativo web para el seguimiento
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Consulta
información
Unidad básica
Introducción
/modificación de la
información o
evidencias
Servicio general
Creación de informes
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En relación a la fase de
implementación de AUDIT
 Hemos detectado necesidades de apoyo y asesoramiento a los
centros:
 Actividades formativas
 Consultoría
 El diseño e implementación de un Sistema de información que
comprenda:
• Gestor de procesos.
• Gestor documental
• Accesibilidad de la información (a través de webs e
intranets, ...)
• La integración con el resto de sistemas de la universidad
(e-administración, SAT, bases de datos, ...)
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Las acciones llevadas a cabo hasta
el momento nos han permitido
 Compartir conocimientos y recursos con otras universidades
 Determinar sinergias y diferencias con otras universidades
 Presentar nuestras líneas de trabajo y mejora a la gestión de los
sistemas de información (Libro de Datos, SAT, AUDIT, ...)
 Conocer softwares que utilizan otras universidades y profundizar las
experiencias concretas de otras universidades
 Conocer softwares que ofrecen las empresas (consultores)
 Interiorizar nuestras necesidades para dar respuesta a la petición del
programa AUDIT
 Determinar que el SI puede ser un producto:
• De desarrollo propio
• Ya existente:
– De empresa
– De universidad
Fase de implementación
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Líneas de soporte – Sistemas de información
Plan de trabajo a corto plazo
 Realizar un exhaustivo análisis de requerimientos.
 Crear un grupo de trabajo con los centros enfocado a:
 Conocer las necesidades de cada centro
 Determinar los requerimientos de interacción con los otros
sistemas de la universidad (Oficina de Sistemas de Información)
 Asegurar la compatibilidad con las bases de datos y otros formatos
que se utilicen
 Analizar entre todos los diferentes y poner en común las
conclusiones
 Este grupo finalmente definirá una lista de necesidades que se
podrán contrastar con las funcionalidades del producto y se
podrá escoger el producto más adecuado.
Datos estadísticos y de gestión
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Ejemplo de aplicación de “consulta de indicadores”
 Estamos trabajando en el rediseño del sistema de información
general de la Universidad para garantizar la accesibilidad y
disponibilidad de la información
 Características de la aplicación:

Objetivo: dar a conocer los indicadores más importantes de la
universidad.
•
Agrupados en 5 grandes ámbitos: docencia, investigación,
recursos humanos, economía y patrimonio y líneas de soporte a
la universidad
• Agrupados por unidades (centros, departamentos e institutos)
• Agrupados por titulaciones
 Contenido: apartados de indicadores personalizados a los
distintos grupos de interés (estudiantes, universidad y
unidades básicas)
Implementación y seguimiento de títulos
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www.upc.edu/dades
Implementación y seguimiento de títulos
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Implementación y seguimiento de títulos
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Algunas consideraciones finales
 No se trata de un proyecto tecnológico, sino de un proyecto de
gestión y de soporte a las unidades, con una base tecnológica
 Centrarnos en cómo estas tecnologías pueden redefinir el trabajo y
las estrategias de la gestión. Garantizar que sirva para incorporar a
los procesos consecuencias directas en la mejora de la actividad
académica, de investigación, de calidad de los servicios y de la
gestión.
 Para administrar correctamente el sistema: controlar el acceso a la
información y velar para mantenerla actualizada, incorporar mejoras,
dar soporte a los usuarios y controlar la calidad de la información
 Utilizar estas tecnologías también para innovar, simplificar, facilitar
y desburocratizar y no solo para la automatización de los procesos
 Utilizar la estrategia de las buenas prácticas para implementar estas
tecnologías
 Evaluar el uso y la pertinencia de las herramientas diseñadas
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En definitiva, esperamos …
 Incrementar
la
transparencia
y
accesibilidad
a
la
información
 Conseguir una mayor sinergia entre los diferentes
sistemas y procesos
 Asegurar la ejecución efectiva de las titulaciones
 Asegurar la utilidad y la orientación a la mejora
Muchas gracias
[email protected]
Gabinete de Planificación, Evaluación y Calidad
Universitat Politècnica de Catalunya