Implementación de Estrategias

Implementación de Estrategias
Se habla mucho de la implementación de procesos de calidad dentro de las
organizaciones, sin embargo, no existe una fórmula mágica que funcione para
todas las organizaciones. Debemos recordar que la implementación de una
metodología de calidad depende en buena medida del compromiso que la alta
dirección asuma en su uso y difusión, sin embargo, esto no es suficiente.
-------------------------------------------------------------------------------Por Fanny Ruiz
Para considerar que su estrategia de calidad es exitosa, lo que necesita es que
todos los miembros de su organización la utilicen, sin importa el rol que
desempeñen. Si usted ha implementado una estrategia de calidad en su
organización o trata de implementar una, sin duda sabe de que estoy hablando.
En la etapa de diseño de su estrategia, debe contemplar procesos que cubran
la operación, desde gerentes hasta la planta operativa. A pesar de la
significativa diferencia de actividades, existen procesos que deben ser iguales
para todos, por ejemplo, los que se refieren a Recursos Humanos, como
capacitación, solicitud de vacaciones y otros temas. Estos procesos evidencian
que la calidad es para todos, ya que la planeación, el control en la operación y
los procesos de soporte cubren una amplia gama de actividades.
La efectividad de un sistema de calidad se refleja en la calidad de los
productos, el servicio, la productividad en todos los niveles y en general en la
efectividad del sistema organizacional, por lo tanto es fundamental la
participación de toda la organización.
¿Cómo puede lograr que todos participen? Cada organización tiene sus
particularidades, pero puede empezar con algunas acciones sencillas.
Comunicación
De a conocer la estrategia de calidad a todos. No se preocupe si aún no esta
del todo terminada, pero es importante que la organización sepa cuales son los
avances y que es lo que hace falta para completarla. Hágales saber cuando se
esperan los primeros resultados y cuales son las expectativas a mediano y
largo plazo. Esto le permitirá a todos los que forman parte de su organización
saber que papel van a jugar, que se espera de ellos y fomentará la
participación de manera activa.
Los medios mediante los cuales puede dar a conocer esta información pueden
ser diversos correos electrónicos, avisos en el pizarrón de la empresa,
memorándums, folletos, pósters, etc.
Tenga cuidado al dar a conocer la información hágalo de manera clara y
designe a una persona que responda las dudas, asegúrese que todos en su
organización sepan quien es esa persona para que acudan a él de manera
rápida y oportuna, de lo contrario lo único que obtendrá será un “teléfono
descompuesto” y después será difícil y complicado aclarar malentendidos.
Una vez iniciadas las acciones de comunicación que le permitan a toda su
organización conocer la estrategia de calidad, puede empezar con la
Integración.
Existen dos caminos para Integrar a su empresa en la estrategia de calidad, el
primero seleccionar áreas o proyectos pilotos, esto es, seleccionar a un grupo
de personas que operen bajo las normas de calidad que esté estableciendo, a
fin de medir resultados y corregir aquellos aspectos que lo necesiten, agregar
o eliminar pasos que mejoren el proceso de una actividad. Por ejemplo, puede
seleccionar un solo producto en el que se controle la calidad de su elaboración
con los lineamientos establecidos, mientras el resto de la línea se sigue
produciendo de manera normal; o bien, seleccionar un área donde se operen
los procesos de documentación que permitan una mejor comunicación.
Es importante que en el área o proyecto que seleccione, todos los involucrados
estén enterados de lo que se espera de la implementación de uno o más
procesos de calidad, es decir, que metas se piensan cumplir (reducción de
papeleo, reducción de productos defectuosos, etc.), en cuanto tiempo, quién y
bajo que formato se reportarán los avances y resultados del seguimiento de
procesos. Las personas involucradas deben tener una capacitación previa a
operar con los nuevos procesos para que expresen sus dudas antes de
comenzar y mantener contacto permanente con el encargado de Calidad a fin
de contar con alguien que los apoye en cualquier problemática que se presente
a lo largo de la implementación.
Para seleccionar un proyecto o área, analice el impacto que podrá tener el
resultado de la implementación en tal proyecto o área. En empresas que
manejan proyectos, le sugiero que seleccione alguno que esté dentro de la
media de tiempo de proyectos, esto le permitirá evaluar de manera rápida y
hacer notar que los resultados aumentaron la eficiencia o reducieron costos y
tiempos. Lo anterior servirá como ejemplo a los integrantes de otros proyectos
o áreas y notarán que ellos se encuentran en proyectos que de manera muy
general son similares. Si se trata de seleccionar un área, lo ideal es que
comience por aquella que tiene contacto permanente con una o más áreas
diferentes dentro de la organización, evidenciando las diferencias de eficiencia
entre un área y otra. Recuerde que muchas veces actuamos por imitación y
otras tantas por envidia. Fomente la competencia, y tenga cuidado con la
rivalidad ya que ésta puede afectar el cumplimiento de los objetivos de su
estrategia de Calidad.