Guía de Solicitud - Junta de Protección Social

DEPARTAMENTO DE ACCION SOCIAL
Guía para la solicitud de recursos para la inversión en construcción en las Organizaciones
Beneficiarias.
Introducción
Durante años, diferentes Organizaciones de bien social han solicitado recursos ante la Junta de
Protección Social para desarrollar sus propios objetivos de servicio, dentro de estos, algunos
proyectos requieren una inversión en construcción. Sea como se les denomine, remodelaciones,
ampliaciones, mejoras, acondicionamientos u obra nueva, estos proyectos juegan un papel muy
importante en el desarrollo de los objetivos de cada Organización.
A efecto de facilitar a las organizaciones la formulación y trámite de recursos para las inversiones en
construcción de estos proyectos, el Departamento de Acción Social ha elaborado la presente guía.
El correcto cumplimiento de cada requisito formal, de acuerdo a la etapa en la que se encuentre el
proyecto, asegura a la Junta de Protección Social y a los Costarricenses que la transferencia de
recursos será utilizada en el objetivo que la Organización necesita. Es imprescindible acatar, todo lo
contenido en El Manual de Criterios para la distribución de recursos Ley No. 8718 (articulos 8 y 13)
en su Capítulo IV, aparte 4, que dicta
1.1. Se pueden financiar proyectos de construcción a organizaciones e instituciones que dispongan
del terreno inscrito a su nombre y planos constructivos, cuando la demanda del servicio así lo
requiera, y que el existente, cuente con la habilitación del Ministerio de Salud, así como que
el programa tenga al menos un año de funcionamiento. En casos excepcionales se
considerarán proyectos de compra de lote y construcción a juicio de la Junta Directiva.
1.2. En los proyectos constructivos, la Junta financia hasta un 3% del valor de las obras para
cubrir el rubro de la inspección de los trabajos.
1.3. Se pueden financiar proyectos de compra de lote, siempre y cuando la organización
demuestre que cuenta con los fondos suficientes para construir.
1.4. Las organizaciones que tienen recursos asignados en forma directa con base en el artículo 8
de la Ley 8718, serán excluidas de la posibilidad de presentar proyectos específicos, salvo
situaciones calificadas aprobadas por la Junta Directiva.
1.5. Los recursos que se asignen a cada proyecto deben ser acordes con el número de beneficiarios
que el proyecto contempla, los servicios que prestará a la población meta y la ubicación
geográfica del servicio a prestar.
Debe resaltarse el hecho de que cualquier proyecto de construcción que requiera una
Organización, debe cumplir con todos los requisitos que exige la Ley Costarricense para el
trámite de los permisos de construcción.
ETAPA I
1.1. Necesidad:
En esta primera etapa la Organización a lo interno, propone alternativas para incrementar, mantener
o mejorar la prestación de los servicios que le da sustento a su existencia. Revisa sus perspectivas,
visión, misión y estrategias, plantea sus inquietudes y elabora un perfil breve de las necesidades
plasmando una descripción de su propuesta.
Por la razón anterior, la organización requiere buscar asesoría profesional pertinente que permita
determinar el alcance del proyecto que ha ideado, de manera que cumpla con los requisitos exigidos
por la legislación Costarricense. La posición de algunos profesionales que donan su tiempo para
obras sociales se aplaude, pero esto no los exonera del deber de cuidado en sus responsabilidades.
El producto final es el programa de arquitectura, el cual debe garantizar las mejores condiciones
para la Organización cuidando que los recursos económicos se empleen con eficiencia, eficacia,
economía y probidad.
ETAPA 2
2.1. Elaboración de planos:
Una vez definido el plan de necesidades y el programa de arquitectura, el profesional responsable se
abocará a la realización de los planos constructivos. Esta actividad requiere de un especial cuidado
ya que como se verá más adelante, influye en la solicitud que va a plantear la Organización, en la
fase de preparación del presupuesto detallado, en la fase de ejecución y en el correcto
funcionamiento de la obra final.
El departamento de Acción Social preparó una lista de revisión de planos arquitectónicos,
estructurales, eléctricos y mecánicos que permita a la Organización llevar a cabo esta etapa con
eficiencia, la cual se debe cumplir.
ETAPA 3
3.1. Presupuesto
Una vez elaborados los planos constructivos y de las especificaciones, se procede con la preparación
del presupuesto detallado. En el Departamento de Acción Social, se utiliza como base, la fórmula
de presentación de presupuesto del Sistema Bancario Nacional. Se adjunta el detalle de la Hoja de
presupuesto Institucional al cual se deben apegar.
ETAPA 4
4.1. Entrega
Producto Esperado y Forma de Presentación
El producto esperado por la Institución es un Programa Arquitectónico, los respectivos planos, un
Presupuesto estimado, cronograma del proceso de la obra, flujo necesidades de efectivo y
documento de concurso para invitar a los posibles oferentes a la construcción (borrador del cartel).
Los trabajos anteriores deben presentarse por escrito y debidamente firmados por el profesional
responsable.
La organización entregará en digital y físico los archivos de los planos constructivos, el presupuesto
y todos los respaldos que considere prudentes.
ETAPA 5
5.1 Recepción de documentos y valoración del proyecto
La junta de Protección Social recibe el FORMULARIO PARA LA PRESENTACION DE
PROYECTO DEBIDAMENTE COMPLETO, se realiza una visita del área social y del área de
construcción del Departamento de Acción Social.
De acuerdo con las disposiciones institucionales, se verifica la razonabilidad del presupuesto del
proyecto y su necesidad social, se redacta una recomendación técnica de ambas áreas y se remite
una prevención a la organización con los documentos o detalles faltantes.
Con base en la respuesta de la organización, si el proyecto es viable en todos sus aspectos, se
traslada a la junta Directiva para su aprobación.
ETAPA 6
Cumplimiento de la Ley de Contratación Administrativa.
Cumplida la etapa 5 y contando con la debida aprobación de Junta Directiva, se procederá a dar
cumplimiento a la obligación establecida en la circular 14299, del 18 de diciembre del 2001,
emitida por la Contraloría General de la República, en lo referente a la verificación del
cumplimiento de los principios indicados en el Capítulo I, Sección Segunda de la Ley de
Contratación Administrativa, y demás principios indicados por la Sala Constitucional de la Corte
Suprema de Justicia en el voto No. 998-98.
En el momento en que se le indique por escrito a la organización, se debe presentar ante el
Departamento de Acción Social lo siguiente:
1) Cartel y notas de invitación o copia de las notas de invitación a cotizar debidamente
firmadas como recibidas, además debe indicar la fecha de recibido o comprobantes
envío de fax, constancia si lo hicieron por radio o la Iglesia, publicación si fue a
través de medio escrito o cualquier otro medio utilizado
2) Presupuesto recibidos.
3) Copia del acta de apertura de ofertas y calificación de las mismas, selección del
oferente, asimismo debe constar la justificación y razones de elección. Si no se optara
por la oferta más barata, deben quedar claramente establecidos los motivos que
llevan a esta decisión.
4) Cuadro comparativo de las ofertas
5) Copia del acuerdo de Junta Directiva en el cual se aprueban todos los puntos
anteriores.
ETAPA 7
Ejecución
Una vez obtenidos los recursos, la organización debe nombrar un representante de la Junta Directiva
que será el encargado de observar y servir de enlace durante el proceso constructivo; asimismo
formulará los contratos de obra para la empresa o persona física que realizará el proyecto y el
contrato de inspección con el profesional que asigne la Organización (debe ser diferente al de
construcción).
Se debe comunicar al Departamento de Acción Social, vía escrita, con al menos dos semanas de
anticipación la fecha precisa de inicio de la obra. Esto con el fin de poder planificar la visita del
profesional responsable por parte de la Institución Y ASEGURAR EL POSTERIOR
DESARROLLO DEL PROYECTO
La organización debe de adjuntar a la liquidación de cada etapa del proyecto:
1) Copia de las hojas de bitácora del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.
2) Registro fotográfico al momento del corte.
3) Carta del representante de la Junta Directiva del proyecto, de que las obras se realizan a
satisfacción.
El cierre administrativo es responsabilidad de la Organización. Consiste en informar a la Junta de
Protección Social de la recepción de las obras y remitir nota de acuerdo de JD que se recibió a
satisfacción.