Compilación de Conceptos Frente a la Importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado Colombiano
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Cartillas de Administración Pública Compilación de Conceptos Frente a la Importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado Colombiano ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA –ESAP- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Honorio Miguel Henríquez Pinedo Director Nacional Luz Amparo González Agudelo Subdirectora de Proyección Institucional Mauricio Villalobos Rodríguez Subdirector Académico María Magdalena Forero Moreno Subdirectora de Alto Gobierno Germán Insuasty Mora Subdirector Administrativo y Financiero Édgard Sierra Cardozo Secretario General Rubén Darío Calderón Jaramillo Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Jair Solarte Padilla Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Eurípedes González Ordóñez Jefe Control Interno William Espinosa Santamaría Decano Facultad de Pregrado Zoraida Celis Carrillo Decana Facultad de Postgrado Carlos Roberto Cubides Olarte Decano Facultad de Investigaciones Luz Amparo González Agudelo Lilia Inés Rojas Parra Margarita María Ricardo Ávila Equipo Coordinador Elizabeth Rodríguez Taylor Directora Carla Liliana Henao Carmona Subdirectora Claudia Patricia Hernández León Directora Jurídica María del Pilar Arango Viana Directora de Políticas de Control Interno José Fernando Berrío Berrío Director de Desarrollo Organizacional Alberto Medina Aguilar Director de Empleo Público Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de Planeación Rubén Darío Mina Sánchez Jefe Oficina de Control Interno Victoria Eugenia Díaz Acosta Jefe Oficina de Sistemas COMPILACIÓN DE CONCEPTOS FRENTE A LA IMPORTANCIA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI EN EL ESTADO COLOMBIANO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Elizabeth Rodríguez Taylor Directora ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Honorio Miguel Henríquez Pinedo Director Nacional EQUIPO TÉCNICO DE TRABAJO Santiago Núñez Ramírez Andrés Méndez Jiménez Juan Felipe Rueda García María del Pilar Arango Viana Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites Departamento Administrativo de la Función Pública EJECUCIÓN Departamento Administrativo de la Función Pública • Dirección Jurídica Escuela Superior de Administración Pública • Subdirección de Proyección Institucional Versión 1 Bogotá, D.C., julio de 2010 ISBN 978-958-652-369-1 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN...................................................................................................... 9 CAPÍTULO I. NORMATIVIDAD............................................................................. 11 CAPÍTULO II. IMPLEMENTACIÓN DEL MECI................................................... 13 CAPÍTULO III. ARMONIZACIÓN MECI-CALIDAD............................................ 21 CAPÍTULO IV. CONCEPTOS PARTICULARES................................................... 23 4.1. Administración del Riesgo........................................................................... 23 4.2. Planes de Mejoramiento............................................................................... 24 4.3. Código de Buen Gobierno............................................................................ 27 4.4. Auditoría Interna........................................................................................... 28 4.5. Estilo de Dirección....................................................................................... 30 4.6. Controles....................................................................................................... 31 4.7. Importancia de las Oficinas de Control Interno............................................ 32 4.8. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.............................................. 36 CAPÍTULO V. PUBLICACIONES RELACIONADAS........................................... 39 Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Págs. 7 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia El Departamento Administrativo de la Función Pública, como ente rector de la política de Control Interno para las entidades del Estado, presenta la Cartilla de Compilación de Conceptos Técnicos frente al Modelo Estándar de Control Interno en el Estado colombiano, la cual se convierte en un instrumento valioso para aquellas entidades obligadas a implementar el modelo. Esta cartilla tiene como fin brindar orientación sobre temas inherentes a la implementación y mantenimiento del MECI y recoge las inquietudes más frecuentes que sobre la materia han tenido las entidades desde la expedición del Decreto 1599 de 2005. Se espera que esta compilación sea un medio para que las entidades del Estado fortalezcan el control en su interior, como un mecanismo que permita la satisfacción de los ciudadanos y la consecución de los fines esenciales del Estado. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano INTRODUCCIÓN 9 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Art. 209 de la Constitución Política. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Art. 269 de la Constitución Política. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Como parte de la aplicación de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes. Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública. Determina los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, entendido como el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano CapÍtulo I NORMATIVIDAD 11 materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993. Decreto 2913 de 2007, establece que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos; por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario. Comunicado del 20 de octubre de 2008, donde se establecen los productos mínimos para evaluar la implementación del MECI. Decreto 4445 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007, y se amplía el plazo de implementación del MECI en las entidades de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categoría hasta junio de 2009. Decreto 3181 de 2009, por el cual se concede un plazo para el fortalecimiento en la implementación del MECI en las entidades que hacen parte de los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categoría. • Mediante Circular 100-006 de 2009 se definen las fases y fechas para culminar el proceso de implementación del MECI en los municipios mencionados en el Decreto 3181 de 2009. 12 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Capitulo II IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Respuesta: Es un Modelo Estándar de Control Interno que tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellas. Está dispuesto en tres subsistemas secuenciales que se establecen dentro del ciclo de mejoramiento continúo (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar), partiendo del Subsistema de Control Estratégico en el cual se crea el ambiente organizacional necesario para mantener el sistema y se organiza la entidad de tal manera que el control sea transversal a todas sus actividades; así mismo, en este subsistema se establece la administración de riesgos como componente esencial del Sistema de Control Interno institucional, a través del cual se identifican, analizan y valoran estos, buscando mitigar su presencia y efecto. El segundo subsistema, el de Control de Gestión, operacionaliza el control dentro de la entidad por medio de aquellas actividades de control para garantizar el cumplimiento de sus objetivos y, además indica cómo se debe desarrollar la captura y procesamiento de la información, y la creación de canales efectivos de comunicación para que la toma de decisiones sea basada en hechos reales, por este medio se desarrolla el Hacer. Por su parte, el tercer y último subsistema, el de Control de Evaluación, logra que los funcionarios evalúen los controles y la gestión de la entidad, y le da un papel importante a las Oficinas de Control Interno y los Órganos de Control como evaluadores independientes del sistema, desarrollando el Verificar. Para finalizar, se llevan a cabo planes de mejoramiento institucionales por procesos e individuales, terminando con el Actuar del ciclo de mejoramiento continuo. Finalmente, para entender que el Modelo Estándar de Control Interno ha sido implementado deben estar correctamente desarrollados los 29 elementos de control que hacen parte del mismo. El nivel de implementación de éstos se establece en el Manual de Implementación del MECI y los productos mínimos que se requieren para cada uno de ellos han sido evidenciados en un comunicado expedido por le Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial que se encuentra dentro de la normatividad relacionada en esta cartilla. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano ¿Qué es el MECI? 13 ¿Qué entidades están obligadas a implementar el MECI? Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Respuesta: El artículo 1 del Decreto 1599 de 2005 establece que ”Adóptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de 1993”. El citado artículo a su vez plantea: “Campo de aplicación. La presente Ley se aplicará a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal”. ¿Cuáles son los roles en la implementación del MECI? Respuesta: Los roles de la Oficina de Control Interno en la implementación del MECI, son los siguientes: • Evaluar periódicamente el nivel de desarrollo e implementación. • Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la implementación. • Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas. • Evaluar permanentemente el desempeño de los grupos de trabajo. • Evaluar la gestión de responsables. • Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el directivo responsable. • Concluir y recomendar acciones de ajuste. • Recomendar ajustes al diseño e implementación. Por su parte, el representante de la Alta Dirección tiene como funciones: • Evaluar, desde el autocontrol, el diseño e implementación del MECI. 14 • Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. • Asegurar el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia • Informar a la alta dirección. • Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. • Coordinar con los directivos o responsables de área o procesos. • Hacer seguimiento a las actividades planeadas. • Someter los resultados a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno. • Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la dirección. • Capacitar a los servidores de la entidad. • Asesorar en el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. • Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas. • Trabajar en coordinación con los servidores designados por área. ¿El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la implementación del MECI? Respuesta: El Representante Legal de la entidad, como único responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designará a un directivo de primer nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno. La entidad deberá contar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos así: • Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comité de Coordinación de Control Interno. • Un segundo grupo operativo, que se denominará Equipo MECI conformado por servidores públicos de la entidad, de carácter multidisciplinario con representatividad de todas las áreas organizacionales de la entidad, el cual deberá ser coordinado y supervisado por el representante de la dirección. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Finalmente, las responsabilidades del equipo MECI son las siguientes: 15 • Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad y los Servidores Públicos a su cargo, que tendrán bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000:2005. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano ¿Las instituciones educativas públicas de carácter Departamental o Municipal deben implementar el MECI? Respuesta: Las instituciones de educación básica y media departamentales o municipales son dependencias de la Gobernación o Alcaldía –Secretaría de Educación–, y no organismos ni entidades independientes de estas y por lo tanto no están obligadas a implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control Interno. Por consiguiente, corresponde al Gobernador o Alcalde implementar el control interno en toda la Gobernación o Alcaldía de manera integral, incluidas las secretarías y dependencias como son los establecimientos educativos. Los rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de tales dependencias, son responsables ante su superior inmediato de implementar y aplicar métodos y procedimientos adecuados de control y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de estos, en la dependencia a su cargo. Finalmente, la gobernación o alcaldía pueden realizar procesos de sensibilización y capacitación al personal docente y administrativo de las instituciones sobre los conceptos técnicos y las normas que regulan el Modelo Estándar de Control Interno e invitarlos a que sean partícipes en su implementación. ¿Los Concejos Municipales deben implementar el MECI? Respuesta: Por mandato constitucional, según lo disponen los artículos 209 y 269 de la Carta Magna, el control interno debe implementarse en todas las entidades públicas. Conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993, que desarrolló las citadas disposiciones constitucionales, estas se aplican a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal. De acuerdo con el artículo 312 de la Constitución Política, los Concejos municipales son corporaciones administrativas elegidas popularmente. 16 Según el artículo 39 de la Ley 489 de 1998, Estatuto Básico de la Administración Pública, esta se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano. El mismo artículo determina que las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley. De lo expuesto se deduce que el régimen de control interno es aplicable a todo organismo del Estado que cumpla funciones administrativas y maneje recursos públicos, que no sea sujeto a régimen privado de administración. Esta deducción encuentra mayor fundamento en los objetivos, características y elementos del control interno, detallados en los artículos 2º, 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, estos hacen relación a aspectos meramente administrativos y financieros comunes a todos los organismos y entidades del Estado. ¿Las empresas de servicios públicos deben implementar el MECI? Respuesta: El artículo 186 de la Ley 142 de 1994 expresa que esta reglamenta de manera general las actividades relacionadas con los servicios públicos definidos en esta ley; deroga todas las leyes que le sean contrarias y prevalecerá y servirá para complementar e interpretar las leyes especiales que se dicten para algunos de los servicios públicos a los que ella se refiere. En caso de conflicto con otras leyes sobre tales servicios, se preferirá esta, y para efectos de excepciones o derogaciones no se entenderá que ella resulta contraria por normas posteriores sobre la materia, sino cuando estas identifiquen de modo preciso la norma de esta ley objeto de excepción, modificación o derogatoria. Conforme al artículo 17 de la Ley 142 de 1994, en todo caso, el régimen aplicable a las entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios públicos, en todo lo que no disponga directamente la Constitución, será el previsto en dicha ley la cual contempla las siguientes competencias en materia de control interno para las empresas de servicios públicos domiciliarios. Corresponde a cada Entidad Prestadora de Servicios Públicos: realizar un conjunto de actividades de planeación y ejecución para lograr que sus objetivos se cumplan; definir y diseñar los procedimientos de control interno, así como la evaluación periódica de su cumplimiento, de acuerdo con las reglas que establezcan las Comisiones de Regulación, actividad que podrá ser contratada con empresas privadas, y organizar la auditoría interna de la empresa, estableciendo sus funciones. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano La Corte Constitucional en Sentencia C-538 de 1995 ha sido clara en precisar que los Concejos municipales y distritales, así como las Asambleas departamentales, son entes administrativos. 17 Al Gerente de cada Empresa: responder por el diseño y aplicación del control interno de la respectiva empresa. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano A la Auditoría Interna u Oficina de Control Interno: evaluar y vigilar el control interno de la respectiva entidad por delegación del Gerente. A las Comisiones de Regulación: promover y regular el balance de los mecanismos de control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno. Balance de los mecanismos de control buscado por la respectiva Comisión de Regulación; velar por la progresiva incorporación y aplicación del control interno en las empresas de servicios públicos. Para ello, vigilará que se cumplan los criterios, evaluaciones, indicadores y modelos que definan las Comisiones de Regulación, y podrá apoyarse en otras entidades oficiales y particulares. Por lo tanto, las empresas de servicios públicos no deben implementar el Modelo Estándar de Control Interno, sino organizar el control interno de acuerdo a lo establecido en la Ley 142 de 1994. ¿Las entidades en liquidación deben implementar el MECI? Respuesta: El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno se ha pronunciado en el sentido de indicar que en una entidad en liquidación, para garantizar una gestión eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidación, se intensifica la obligación de verificar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de las normas, la sujeción de los planes, programas y proyectos relacionados con el proceso de liquidación institucional, por lo que cobra mayor importancia la necesidad de contar con un área o empleo que tenga a su cargo las funciones de asesoría, evaluación y seguimiento a dichos elementos que constituyen el Sistema de Control Interno. Dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno, contemplados en el artículo 2° de la Ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión institucional; definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. Esta misma norma, en su artículo 6°, señala la responsabilidad del Representante Legal de cada entidad u organismo del Estado, sin exceptuar las entidades en liquidación, para que establezcan y desarrollen el Sistema de Control Interno en la organización. 18 El artículo 34, numeral 31 del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, establece que es deber de los servidores públicos, en este caso del Representante Legal, “adoptar el Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que tratan la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”. Aunque la Empresa se encuentre en liquidación, continúa la obligación del Representante Legal de implementar y desarrollar el Sistema de Control Interno, las herramientas objeto de su consulta hacen parte de los diferentes componentes del Sistema de Control Interno, razón por la cual se considera que es necesario que se continúen desarrollando, adaptándolas a la nueva situación de liquidación mientras la entidad termina su proceso. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir que durante el proceso de liquidación de una entidad, cobra mayor vigencia la necesidad de desarrollar las labores de asesoría, seguimiento y evaluación de todos los componentes del Sistema de Control Interno. 19 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Capítulo III ARMONIZACIÓN MECI-CALIDAD Respuesta: Los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse simultáneamente, ya que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que sea el mismo líder para los dos sistemas, así como el mismo equipo operativo. Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestión de la Calidad, son herramientas que tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la acción de las diversas organizaciones que los implementen. Por lo general, estos Sistemas se soportan en elementos comunes, los cuales deberían ser identificados en etapas tempranas de la implementación, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos (NTCGP 1000:2009). Los tres Subsistemas, el de Control Estratégico, el de Control de Gestión y Control de Evaluación que posee el MECI permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeación y formulación articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la duplicidad de acciones para el logro de los objetivos comunes. Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeño institucional, y la gestión de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y financieros. Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública no implica el implementar el Modelo Estándar de Control Interno y, viceversa, no obstante aporta a su cumplimiento. ¿Son armónicos el MECI y el Sistema de Gestión de Calidad? y ¿Cómo interactúan dentro del mejoramiento continuo de una entidad? Respuesta: La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de control se encuentra básicamente bajo la dinámica del proceso de gestión, con una mirada de mejoramiento continuo, donde el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) integra los elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano ¿Se pueden implementar MECI y Sistema de Gestión de la Calidad al mismo tiempo? 21 En la fase de planeación institucional, el Direccionamiento Estratégico, la Administración de Riesgos y el Ambiente de Control como componentes MECI, al igual que la responsabilidad de la Alta Dirección y Gestión de Recursos del Sistema de Calidad, son elementos indispensables en la planeación por parte de la Gerencia Pública. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano En la fase del hacer, el Subsistema de Control de Gestión y sus respectivos componentes dentro del Sistema de Control Interno, así como la realización del producto y prestación del servicio en el Sistema de Gestión de la Calidad, aportan al desarrollo de las actividades propias de la entidad. En la fase de verificación, el MECI a través de la Autoevaluación, la Evaluación Independiente, la medición, análisis y mejora que presenta el Sistema de Gestión de la Calidad son los mecanismos que garantizan que el quehacer institucional esté orientado a las necesidades reales de los clientes. Finalmente, en la fase del actuar los Planes de Mejoramiento formulados dentro de la entidad, sumados al análisis y mejora de los productos de cada entidad, permiten que se trabaje bajo un enfoque de mejoramiento continuo. Tanto el Sistema de Gestión de la Calidad como el Modelo Estándar de Control Interno se encuentran orientados a un mejoramiento permanente de la gestión y el Sistema de Control Interno de las entidades del Estado. A través del cumplimiento de los requisitos incluidos en los numerales 4, 5 y 6 de la Norma Técnica de Calidad y de lo estipulado en el Subsistema de Control Estratégico del MECI, a través de los procesos gerenciales, las entidades planean su gestión orientada a la satisfacción de sus usuarios. Con base en lo planeado y estructurado, y de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 de la NTCGP 1000:2009 y en el Subsistema de Control de Gestión del MECI, a través de los procesos misionales y de apoyo, las entidades ejecutan y desarrollan los productos y servicios que suministran a sus clientes. Finalmente, mediante el desarrollo de lo expuesto en el numeral 8 de la Norma Técnica de Calidad y en el Subsistema de Control de Evaluación del MECI, por medio de sus procesos de control y evaluación las entidades miden los resultados de su gestión y trazan las acciones de mejora requeridas para aumentar la satisfacción de sus usuarios con consideraciones de eficacia, eficiencia y efectividad, las cuales nuevamente alimentan el proceso de planeación. 22 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Capitulo IV CONCEPTOS PARTICULARES ¿Cuál es la metodología sugerida por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la administración de riesgos? Respuesta: En la actualidad el Departamento Administrativo de la Función Pública maneja una publicación referente a la Administración de Riesgos, donde se proponen las diferentes etapas para llevarla a cabo. Teniendo en cuenta lo dispuesto por este documento, en su metodología, las etapas para realizar una adecuada administración de riesgos en una entidad son las siguientes: contexto estratégico, identificación de riesgos, análisis, valoración y establecimiento de políticas. En ese orden de ideas una vez se identifica el riesgo, el análisis buscará, a través de su tabla de valores, establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo, para luego identificar los controles necesarios con el fin de evitarlo, reducirlo, compartirlo y asumirlo. A su vez la metodología maneja una serie de información para consolidarla en formatos que permitirán evidenciar cada una de estas secuencias. ¿Todos los riesgos deben estar asociados en el mapa de riesgos institucional? Respuesta: Los procesos de la entidad son de cuatro clases: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Se entiende que los riesgos que afecten directamente el cumplimiento de los objetivos institucionales son a su vez riesgos institucionales, razón por la cual se trabajan desde los procesos pero hacen parte del mapa de riesgos institucional y la oficina de control interno debe hacerle seguimiento aunque los responsables son los dueños de los procesos. ¿A quién corresponde iniciar los ajustes a los mapas de riesgos? ¿A la Oficina de Control Interno o al Equipo MECI en su condición de líder del proceso de Administración del Riesgo en la entidad? Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano 4.1. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Respuesta: Teniendo en cuenta que las funciones del Equipo MECI son las siguientes: • Adelantar el proceso de diseño e implementación del componente de la Administración del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la dirección. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia 23 • Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo y el Componente de la Administración del Riesgo. • Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano • Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo al representante de la dirección para su aplicación. 24 • Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. El encargado de proponer los ajustes a los mapas de riesgos es el Equipo MECI y quienes se encargan de realizarlos son los dueños de cada proceso. La Oficina de Control Interno cumple dentro de la metodología de Administración del Riesgo una función de asesoría y evaluación, en ningún momento de ejecución a no ser que sean los riesgos de su área. 4.2. PLANES DE MEJORAMIENTO ¿Cuáles son los planes de mejoramiento existentes y en qué consisten? Respuesta: Como está definido en el manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, los planes de mejoramiento se encuentran enmarcados en el componente Planes de Mejoramiento del Subsistema Control de Evaluación. Estos son elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno. Ahora, y para mayor claridad, se especificarán cada uno de los planes existentes. Los planes de mejoramiento institucionales “son elementos de control que permiten el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pública. Integran las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer el desempeño institucional.” Los planes de mejoramiento por procesos son “elementos de control que contienen los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la entidad pública deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.” Los planes de mejoramiento individuales “contienen las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el del área Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad”. ¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento institucionales? Respuesta: Para el diseño del elemento de control de los Planes de Mejoramiento Institucional es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoría Interna y Control Fiscal. Los pasos a seguir son: • Procesos • Objetivos • Área organizacional responsable • Causas • Acciones • Indicadores • Responsables de la ejecución • Recursos • Cronograma de ejecución • Observaciones Responsable: Representante legal y los servidores responsables de los procesos. b) Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional al Comité de Coordinación de Control Interno. Responsable: Representante de la Dirección, los servidores responsables de los procesos y el Equipo MECI. c) Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento institucional. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano a) Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional considerando, entre otros, los siguientes aspectos: ¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento por procesos? Respuesta: Para el diseño del elemento de control de los Planes de Mejoramiento por Procesos es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones proveDepartamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia 25 nientes de la Autoevaluación del Control, Autoevaluación de la Gestión, la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno y las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna. De igual manera, para este diseño se deberán tener en consideración las observaciones producto de las auditorías que adelante el Órgano de Control Fiscal que den lugar a la concertación de planes de mejoramiento con la entidad pública vigilada. Los pasos a seguir son: a) Elaborar y consolidar el plan de Mejoramiento por Procesos, considerando, entre otros, los siguientes aspectos: Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano • Procesos • Objetivos • Causas • Acciones • Indicadores • Responsables de la Ejecución • Recursos • Cronograma de Ejecución • Observaciones Responsable: Representante legal y servidores responsables de los procesos. b) Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento por Procesos al Representante legal. Responsables: Servidores responsables de los procesos y Equipo MECI. c) Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Procesos. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. ¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento individuales? Respuesta: Para el diseño del elemento de control de los Planes de Mejoramiento Individual1 es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Autoevaluación del Control, Autoevaluación de la Gestión, la Evaluación Indepen- 26 1 Se recomienda consultar la Circular 100-003 de 2010 del DAFP, en la cual se plantean orientaciones para el manejo de los planes de mejoramiento individual. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia diente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna y los resultados de las evaluaciones del desempeño y de los acuerdos de gestión. Los pasos a seguir son: b) Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Individual. Responsable: Cada servidor y su superior inmediato. 4.3. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ¿Qué entidades tienen la obligación de realizar el código de buen gobierno? Respuesta: el Código de Buen Gobierno sólo es obligatorio para aquellas entidades a las que la ley o un organismo regulador se lo exija, y las que voluntariamente quieran adoptarlo e implementarlo como herramienta de gestión. Frente a lo planteado, anteriormente, no todas las entidades estarían obligadas a tenerlo; sin embargo, sería interesante que las entidades adoptaran un código propio con el objetivo de evidenciar el compromiso por parte de la alta dirección y a su vez ratificar el cumplimiento de los objetivos instituciones. Sin embargo, de acuerdo a lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno, MECI, las entidades sí deben contar con un documento donde se determine lo siguiente: “La identificación e implementación de los acuerdos colectivos sobre actitudes, prácticas y formas concretas de actuación que asumen los servidores públicos de cada una de las áreas de las instituciones, garantizan una eficaz Administración Pública”. Su aplicación se traduce en la operacionalización de los siguientes aspectos: • El respeto y reconocimiento de la dignidad de la persona humana. • La búsqueda permanente del interés general. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano a) Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento individual, consignando en él los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Así mismo, en este Plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que le brinda la entidad, a través del plan institucional de capacitación, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo. Responsable: Cada servidor y su superior inmediato. • El contemplar los valores que regirán el buen gobierno tales como objetividad, tolerancia, integridad, responsabilidad, credibilidad, imparcialidad, transparencia, entre otros. Es decir, que sean claras las políticas internas en la entidad dirigidas a la transparencia institucional a la atención a cliente, a la participación ciudadana y a facilitar el control social. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia 27 4.4. AUDITORÍA INTERNA ¿Cuál es el rol de la oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, en la auditoría interna de calidad? Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Respuesta: La Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, es la dependencia encargada de coordinar el proceso de auditorías internas de calidad, dado que la Ley 87 de 1993 en su artículo 9° le asigna la responsabilidad de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles y determina que como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas. 28 La coordinación de las auditorías por parte de esta oficina tiene la finalidad de respetar el rol que se le ha sido asignado por ley, como evaluadora y verificadora de la gestión y del logro de los objetivos, y de planear las auditorías de tal manera que no se presenten reprocesos, con el fin de que los encargados de los procesos no se vean sometidos a reiteradas auditorías. Es importante recordar que en la Guía de Armonización del Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad, se estableció que las auditorías tanto de MECI como de Calidad deben desarrollarse a través de un programa de auditorías aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, razón por la cual las fechas de las auditorías de Calidad deben ser concertadas con el representante de la Alta Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad. Las auditorías de calidad podrán ser ejecutadas directamente por el delegado de la dirección para calidad y los auditores de la entidad capacitados para este fin, razón por la cual la Oficina de Control Interno planea y coordina las auditorías, pero prepara únicamente las auditorías de gestión y presenta un informe con dos capítulos, uno con los resultados de la auditoria de gestión y otro capítulo con los resultados de la auditoría de calidad; por ello, una vez concluida la auditoría de Calidad, la Oficina de Control Interno será la encargada de consolidar y presentar el informe final a la Alta Dirección de la entidad. Se debe tener en cuenta que el Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, es el responsable de la planeación y desarrollo de los procesos de auditoría; por lo tanto, los registros, evidencias y demás documentos que se generen como resultado de estas, deben reposar en esta dependencia y ser informados desde ella. En relación con los informes de auditoría aprobados, estos se entregarán a los receptores designados por el cliente de la auditoría, según haya quedado estipulado en el objetivo y alcance de esta, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de este reposará en la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, para las acciones de seguimiento correspondientes. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia ¿Quién debe ser responsable en la planeación y desarrollo de las auditorías internas? En los lineamientos formulados al respecto de la planeación no se ha establecido que la Oficina de Control Interno realice auditorías de calidad, razón por la cual no debería verse afectada la independencia de dicha oficina, ya que la ejecución y desarrollo de estas auditorías están a cargo del delegado de la dirección para calidad y de los auditores de la entidad. ¿Cómo se deben presentar los informes de auditorías integradas MECI–calidad? Respuesta: Es necesario precisar que los resultados que se obtienen de estas auditorías son diferentes; mientras que producto de la auditoría de gestión realizada por la Oficina de Control Interno se obtienen recomendaciones, identificación de riesgos, acciones correctivas y preventivas, que muy seguramente harán parte de un plan de mejoramiento; de la auditoría de calidad se obtiene información relacionada con elementos de mejora que no pueden se interpretados de la misma manera que los resultados propios de la auditoría de Control Interno. Razón por la cual el informe será presentado en dos capítulos, el primero contará con los resultados obtenidos de la auditoría de gestión y el segundo con los obtenidos en la auditoría de calidad. Los registros, evidencias y demás documentos que se generen como resultado de las auditorías deben reposar en la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, ya que, como se anotó anteriormente, es responsable de la planeación y desarrollo de los procesos de auditoría. En relación con los informes de auditoría aprobados, estos se entregarán a los responsables del proceso auditado, según haya sido estipulado en el objetivo y alcance de estos, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de estos reposará en la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, para las acciones de seguimiento correspondientes. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Respuesta: Todos los años las Oficinas de Control Interno deben someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno el programa anual de auditorías; en este sentido lo que se recomienda es que dentro de este se incluyan las auditorías de calidad, cuyas fechas serán coordinadas con el encargado por la Dirección del tema de calidad. Las auditorías de calidad serán realizadas por el encargado de calidad y los auditores a su cargo y al jefe de control interno deben hacerle llegar los resultados de las auditorías para incluirlos en el informe que se va a presentar al representante legal de la entidad. ¿Cómo se efectúa el seguimiento a los dos Sistemas? Respuesta: La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna, o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia 29 monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme al plan previamente establecido por esta. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Una vez implementado el Sistema de Gestión de Calidad en la entidad, uno de los objetivos por los que debe velar la Oficina de Control Interno es el aseguramiento de la calidad, enfocado a verificar que se mantiene el control y con el fin de identificar posibles desviaciones; esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema de calidad, acompañar y asesorar en la implementación y desarrollo de este, realizar su evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control en relación con este sistema y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relación con entes externos respecto del mismo. 30 4.5. ESTILO DE DIRECCIÓN ¿En qué consiste el elemento estilo de Dirección? Respuesta: Es un elemento de control que define la filosofía y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Público; estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado. El modo o la manera que asume el nivel directivo la conducción de la entidad define un estilo de gestión propio que, a pesar de tener como base los principios y valores individuales de la máxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir los requisitos de tipo moral, ético, de responsabilidad, de transparencia, compromiso con el servicio público, conocimiento, suficiencia y capacidad gerencial necesarios para conducir la entidad en el actuar que exige la ciudadanía. El estilo de Dirección constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad, generando autoridad y confianza y demostrando capacidad gerencial, conocimiento de las necesidades de la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, compromiso con el control y con el cumplimiento de la misión, visión, planes y programas, buen trato a los servidores públicos y una utilización transparente y eficiente de los recursos. El estilo de Dirección permite que los servidores públicos se desempeñen en un ambiente que facilite tanto la comprensión y el respeto por el control, como la motivación para la sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestación del servicio público. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia 4.6. CONTROLES ¿A qué hace referencia el elemento de control Controles dentro del Componente de Actividades de Control? Respuesta: Son un conjunto de acciones definidas para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos requeridos para el logro de los objetivos de la entidad. Existen dos tipos de controles: • Preventivos: Aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo con el fin de prevenir su ocurrencia o materialización. • Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. Estos, a su vez, pueden ser manuales o automatizados, y discrecionales o no discrecionales. Los controles manuales son aquellos realizados por las personas responsables de los procesos en los que están inmersos el juicio y la capacidad del hombre y dependen únicamente de la participación humana para su aplicación; como ejemplos se pueden encontrar la revisión de documentos y la supervisión en la realización de un proceso. Por su parte, los controles automatizados son procedimientos programados en el computador, en el software de soporte o en el software de aplicación diseñados para prevenir, detectar, o corregir errores o irregularidades que afecten las actividades. Es decir, estos tipos de controles requieren de la tecnología para su aplicación. Los controles discrecionales son aquellos que en determinadas circunstancias pueden ser obviados por los responsables de su ejecución; por ejemplo, no pedir documentos de identificación a ciertas personas. Así mismo, los controles no discrecionales corresponden al tipo de control que no puede ser omitido bajo ninguna circunstancia; por ejemplo, el uso de la contraseña en un cajero electrónico. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Estos controles se diseñan para las actividades, con el objeto de definir acciones conducentes a reducir los riesgos; estos deben ser suficientes, claros, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos. ¿Cuál es la responsabilidad de la Oficina de Control Interno frente a este tema? Respuesta: La Oficina de Control Interno debe capacitar y asesorar a la entidad sobre la importancia de los controles como medidas tomadas por la Alta Dirección y los responsables de los procesos para aumentar la probabilidad de que los objetivos y metas Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia 31 establecidos serán alcanzados, y cómo estos pueden utilizarse desde el punto de vista de la prevención (para evitar hechos no deseados), o de corrección (para evitar que sucedan nuevamente hechos indeseados), entendiendo que el sistema de control es el conjunto integrado de componentes y actividades de control utilizados por una entidad para lograr sus objetivos y metas. Sin embargo, cuando se determina un riesgo, las diferentes acciones de mitigación del riesgo que se establecen en las diferentes actividades deben estar a cargo del responsable del proceso. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano 4.7. IMPORTANCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO 32 ¿Cómo opera el Control Interno en una entidad estatal de orden municipal? Respuesta: Conforme a la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, como son los Decretos 2145 de 1999, 2539 de 2000 y 1537 de 2001, el ejercicio del Control Interno en toda entidad del Estado es una función que debe realizarse por cada empleado o trabajador a la par con las demás funciones señaladas para su cargo. Las mencionadas normas diferencian tres aspectos complementarios entre sí en materia de Control Interno, a saber: • El ejercicio del Control Interno • El Sistema de Control Interno • La Oficina de Control Interno. El ejercicio del Control Interno consiste en todo aquello que debe realizar cada empleado para que las funciones asignadas en el respectivo manual específico de funciones de cada cargo obedezcan a parámetros de calidad, transparencia, eficiencia y eficacia. La Oficina de Control Interno es la dependencia de cada entidad encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo. Esta Oficina estará compuesta por un Jefe de la misma y un grupo multidisciplinario (personas con profesiones y formación en distintos campos del saber). El Jefe de esta Oficina de Control Interno debe ser un funcionario público de planta, de nivel directivo y, por consiguiente, de libre nombramiento y remoción, designado para el caso de las entidades de orden territorial por el representante legal o máximo directivo del organismo respectivo, según sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Para desarrollar su labor de evaluar el sistema de control interno de la entidad, el jefe de la Oficina de Control Interno debe realizar las funciones señaladas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993. ¿Se puede tercerizar las funciones de Control Interno en una entidad? Respuesta: Es posible que el Control Interno sea ejercido por personal externo al organismo o entidad siempre y cuando se tengan en cuenta las siguientes condiciones: El artículo 269 de la Constitución Política señala: “En las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.” La Ley 87 de 1993, al desarrollar el artículo constitucional, en relación con los servicios que se pueden contratar en materia de control interno señaló: “ARTÍCULO 7o. CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO CON EMPRESAS PRIVADAS. Las entidades públicas podrán contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas. Sus contratos deberán ser a término fijo, no superior a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los siguientes casos: a) Cuando la disponibilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa. b) Cuando se requieran conocimientos técnicos especializados. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano De acuerdo con la Ley 617 de 2000, artículo 75, los municipios de categoría 3ª, 4ª, 5ª o 6ª no están obligados a tener oficina de Control Interno y en tal caso las funciones de esta pueden ser ejercidas por una dependencia que cumpla funciones similares, como sería la oficina de planeación del municipio, pero eso no significa que deje de existir el ejercicio del control interno y el Sistema de Control Interno en la entidad, en los términos descritos anteriormente. c) Cuando por razones de conveniencia económica resultare más favorable. Se exceptúan de esta facultad los organismos de seguridad y de defensa nacional. (...)”. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia 33 Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano De conformidad con la citada disposición, es viable que las entidades y organismos que se encuentran dentro del campo de aplicación de la Ley 87 de 1993 contraten el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorías internas, siempre que se cumpla una cualquiera de las condiciones señaladas por el legislador para el efecto. Sobre el alcance de lo que se debe entender por sistema de control interno, resulta necesario citar el artículo 1 de la citada ley, el cual consagra: 34 “Definición de control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.” Ahora bien, en relación con la evaluación y control de la gestión de las organizaciones, la definición de las unidades u oficinas de coordinación de control interno y del jefe de la unidad de control interno señaló. ARTÍCULO 8o. EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES. Como parte de la aplicación de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes. ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. PARÁGRAFO. Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. ARTÍCULO 10. JEFE DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Para la verificación y evaluación permanente del sistema de control interno, las entidades estatales designarán como asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente ley. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Posteriormente, mediante el Decreto 1537 de 2001, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado, en el artículo 3 consagró frente a las Oficinas de Control Interno lo siguiente: A su vez, en el artículo 4, en relación con la administración del riesgo, señala: “Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas, las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis de riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.” De conformidad con las normas citadas, es responsabilidad del representante legal de cada organismo o entidad implementar y velar por la aplicación de un adecuado sistema de evaluación y control de la gestión, función que puede ser cumplida directamente o a través de delegación en un directivo de primer nivel, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1599 de 2005 “Por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano –MECI– o contratando el servicio de la organización del Sistema de Control Interno. Por otro lado, puede, igualmente, contratar la auditoría interna, el servicio de valoración del riesgo y el ejercicio de la evaluación y seguimiento con empresas privadas colombianas. Si el representante legal opta por la contratación, deberá sustentar en un estudio técnico la causal que lo lleva a tomar est decisión, de conformidad con el artículo 7 de la citada Ley 87 de 1993. El funcionamiento del Sistema de Control Interno es una función exclusiva e indelegable de todas las instancias de la organización en cabeza del representante de la entidad, por lo cual no es viable su contratación, no obstante es claro que el ejercicio de la evaluación y el seguimiento, así como la implementación y la valoración del riesgo son servicios que pueden ser contratados, de acuerdo con la autorización dada en la Ley 87 de 1993. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano “ARTICULO 3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. En desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgo, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos.” 35 Finalmente, es necesario precisar que para dar cumplimiento al artículo 3 del decreto 1537 de 2001, las funciones de fomento de cultura del control, asesoría y acompañamiento y relación de entes externos, en caso de la tercerización de la oficina de control interno deben ser asignadas a un asesor del despacho. 4.8. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano ¿Quién es el responsable de implementar este elemento? 36 Respuesta: El elemento debe ser elaborado con la participación de todos los funcionarios y además debe contar con el compromiso de los directivos. Igualmente, se debe conformar un equipo donde se cuente con representantes de cada dependencia de manera que se encarguen de multiplicar y difundir las acciones. Se deben desarrollar acciones de sensibilización que permitan identificary seleccionar de los principios y valores más representativos; así mismo, se debe propender al fortalecimiento de la ética organizacional y pública para que el tema despierte el interés y el dominio de todos, de manera que se logre un mayor compromiso frente al código o documento que se adopte. Una vez seleccionados y definidos los principios, valores y conductas que tienen que compartir todos los funcionarios y que les son propios en relación con su función social y su quehacer institucional, se debe contar con mecanismos y compromisos de los servidores para propender a cabal cumplimiento. (Por ejemplo, una reunión en donde los empleados firman un acta de compromiso). Es importante establecer espacios de reflexión donde se reúnan ya sea por dependencias o áreas mínimo dos veces al año para verificar que las conductas que se desarrollen en la entidad estén acordes con lo contemplado en el código de ética o el documento que se adoptó. ¿Cuál es la intención de conformar un comité de ética? Respuesta: La intención de crear este comité en el cual participen funcionarios de la alta dirección y de otros niveles de la organización es precisamente la de generar compromiso institucional y responsabilidad en la configuración de los principios y valores que regirán la organización. Principios y valores que deberán generarse con la participación de los servidores de la entidad y no por imposición o decisión de la alta dirección. Con este mecanismo se darán las orientaciones de política en el tema, así como las acciones a desarrollar dentro de la organización para construir un código de ética consensuado y participativo que posteriormente se refleje en el clima y cultura organizacional. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia ¿Cuáles son los requisitos para elaborar un documento que contenga los Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos? Para mayor formalidad del documento, es conveniente que se emita un acto administrativo interno en donde se contemplen mínimo los siguientes aspectos: objetivos, argumentos legales, técnicos y humanos sobre la necesidad de tener unos principios y valores institucionales, justificación, finalidad y ámbito de aplicación; determinación y definición de los principios sobre los cuales se orienta la entidad; determinación y definición de los valores que son importantes para la organización y para qué se va a utilizar dicho documento. Es importante dar a conocer los principios y valores institucionales en el proceso de inducción que se les hace a los nuevos empleados para que, desde luego, conozcan mejor la entidad y sus normas de conducta. Así mismo, acompañar todo este proceso con el fortalecimiento de la cultura del autocontrol en lo referente a la divulgación de los procesos de la entidad, misión, visión y quehacer institucional, el conocimiento de la entidad y de los principios y valores de la organización fortalece el control social, entendido, como aplicar el autocontrol frente a los compañeros que no lo estén cumpliendo o aplicando, por lo tanto, indistintamente del nombre que se le dé a este documento; lo importante es cumplir con los parámetros mínimos anteriormente definidos y que el mismo sea plenamente conocido por todos los funcionarios de la entidad, quienes deben saber dónde pueden consultarlo. Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano Respuesta: La construcción del documento de Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos parte de la voluntad y participación de todos los funcionarios para actuar y acoger el documento, al igual que se genere el ambiente adecuado para la expresión de sentimientos cuando algún funcionario falte a los principios y valores definidos. 37 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Capítulo V PUBLICACIONES RELACIONADAS Guía de Administración del Riesgo La Guía de Administración del Riesgo tiene como fin hacer énfasis en la necesidad imperiosa de que las entidades públicas tengan inmersos en sus procesos los controles necesarios para lograr prestar servicios y productos con altos estándares de calidad. La guía es un complemento de lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno con respecto al Componente Administración de Riesgos y plantea la metodología a seguir para dar cumplimiento a lo establecido en dicho modelo. - Rol de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces Documento metodológico que busca, a través del perfeccionamiento e instrumentalización de cada uno de los tópicos dentro de los cuales se enmarca el rol de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces establecidos en el Decreto 1537 de 2001, que los encargados de desarrollar ese papel en la organización cuenten con directrices y herramientas técnicas modernas, apropiadas y suficientes para cumplir sus funciones de manera eficaz y eficiente y, por consiguiente, le permitan llevar a cabo adecuadamente la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno y la función de auditoría interna, tal como lo establece el MECI. - Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de Indicadores de Gestión Instrumento donde se recopilan los conceptos y propuestas metodológicos que se espera sirvan de guía para un tema tan relevante dentro de la gestión pública. Es importante, aclarar que la metodología sugerida se constituye en una orientación básica para el desarrollo de los indicadores, dado que para su aplicación cada entidad, dentro de su ámbito y basados en el direccionamiento estratégico y caracterización de procesos, debe establecer las variables, las unidades de medida y los parámetros o metas frente a los cuales será más adecuada la medición de su gestión. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano - 39 - Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Compilación de conceptps frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado colombiano La primera actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública tiene como objetivo primordial facilitar la interpretación e implementación de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como promover su implementación conjunta con el Modelo Estándar de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Por lo tanto, esta actualización no incluye los nuevos requisitos ni reduce los de la versión 2004. La actualización introduce cambios para aclarar los requisitos existentes en la primera edición de la norma (basados en la versión 2008 de la norma NTC-ISO 9001, la versión 2005 de la norma NTC-ISO 9000 y en las lecciones aprendidas durante un primer periodo de uso de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública), y demostrar la compatibilidad entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes entre los dos sistemas. - Compilación actualizada y complementada de conceptos de control interno a junio 2002 Este documento se encuentra al servicio de todas las instituciones del Estado, de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, de los servidores públicos y de todos los interesados en la materia, donde aparecen compilados, actualizados y complementados los conceptos emitidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial desde su organización en 1996 hasta junio de 2002. 40 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia COBERTURA NACIONAL ANTIOQUIA Calle 56 No.45-34 Postgrados Calle 60 No. 41-46 Medellín Teléfono: 254 0012 [email protected] META Carrera 31A No. 34A-23 San Fernado Villavivencio Teléfono: 344 0595 [email protected] ATLÁNTICO Carrera 54 No. 59-248 Barranquilla Teléfono: 662 5237 atlá[email protected] NARIÑO Calle 20 No. 28-35 Interior 5 Pasto Teléfono: 723 0540 [email protected] BOLIVAR Avenida Pedro de Heredia Sector El Espinal. Calle 32 No. 18C-192 Cartagena Teléfono: 658 0270 [email protected] NORTE DE SANTANDER Avenida 12 Este No. 1N-80 Quinta Oriental Cúcuta Teléfono: 574 7675 [email protected] BOYACA Avenida Oriental 9-12 Tunja Teléfono: 403312 [email protected] RISARALDA Carrera 7 No. 9-64 Sector la Badea Dos Quebradas - Risaralda Teléfono: 330 7777 [email protected] CALDAS Calle 64A No. 30-29 Via Fátima Manizales Teléfono: 887 1747 [email protected] SANTANDER Carrera 28 No. 31-07 Bucaramanga Teléfono: 634 3936 [email protected] CAUCA Calle 3 No. 4-08 Popayán Teléfono: 822 2531 [email protected] TOLIMA Calle 33 No. 8-142 Ibagué Teléfono: 270 2032 [email protected] CUNDINAMARCA Carrera 2 No. 20-02 Fusagasuga Teléfono: 867 3649 [email protected] VALLE Avenida 2 BIS No. 24AN- 25 -31 Cali Teléfono: 668 7256 [email protected] HUILA – CAQUETA Calle 10 No. 5-05 Piso 4 Edificio Colpatria Neiva Teléfono: 871 1743 [email protected] LIDER EN EL SECTOR ADMINISTRATIVO PÚBLICO Calle 44 No. 53- 37, CAN - PBX 220 27 90 - Sede Central Bogotá www.esap.edu.co Carrera 66 No. 24-09 Bogotá, D. 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