PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE COMUNICACIONES

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANICERA
INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE
COMUNICACIONES EXTERNAS E INTERNAS DEL
CENTRO DE MEMORIA HISTÓRICA –CMH-
Código:
Versión 1
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TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO
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ALCANCE
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NORMATIVIDAD
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GLOSARIO
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LINEAMIENTOS
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INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMITE DE
COMUNICACIONES EXTERNAS E INTERNAS DEL
CENTRO DE MEMORIA HISTÓRICA –CMH-
Código:
Versión 1
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OBJETIVO
Dar cumplimiento a la normatividad archivística del País, Ley 594 de 2002 y Acuerdo AGN 060 de
2011, lo cual le permitirá al Centro de Memoria Histórica recibir, registrar y controlar las
comunicaciones oficiales externas e internas que se tramitan.
ALCANCE
Aplica a todas las comunicaciones oficiales que se produzcan o recepcionen en el Centro de
Memoria Histórica, en cumplimiento de sus funciones, procesos y procedimientos.
NORMATIVIDAD

Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos

Acuerdo AGN 060 de 2001
GLOSARIO
Comunicación anónima: Toda comunicación que llega al punto de radicación y no presenta firma ni
nombre del responsable o responsables de su contenido, pero está dirigida al CMH.
Comunicaciones Oficiales: Son todos los documentos recibidos o producidos en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado (algunos
ejemplos son facturas de proveedores, cuentas de cobro de contratistas, propuestas, cotizaciones,
entre otros).
Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones de entrada o salida, provenientes o
con destino a otras entidades o particulares, que requieren trámite por parte de la Entidad.
Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para las instituciones.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la ley.
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Radicador: Servidor público encargado de recepcionar los documentos e ingresar los datos básicos
del mismo en el Sistema de control implementado, para la respectiva asignación del número de
radicado.
LINEAMIENTOS
- Establecer un consecutivo único de radicación que permita registrar las comunicaciones de salida y
entrada. El mecanismo inicialmente se dará manual pero a corto plazo se sistematizará. Al comenzar
cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales
mecánicos o automatizados.
- Las comunicaciones que lleguen al CMH deberán ser recibidas y radicadas con el número único
que corresponda. Es importante, que ningún servidor público del Centro reciba la documentación sin
ser radicada por la persona encargada.
- No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de solicitud. Antes de solicitar
el consecutivo es necesario cerciorarse que la comunicación si será enviada, de lo contrario será
necesario levantar un acta de anulación de radicado indicando el por qué se anula el consecutivo, es
decir el por qué no se utilizó.
- Se debe considerar que todas comunicaciones, independientemente del medio en que se reciba
(fax, correo electrónico, portal institucional), son de carácter institucional y será necesario que
ingresen con el radicado respectivo. Así mismo, las comunicaciones que el Centro envié por estos
medios deberán cumplir con las condiciones de radicación.
- Es necesario que mínimo se hagan dos recorridos de entrega de la comunicaciones, dejando
registrado, en principio, en medio físico y posteriormente sistematizado.
- Las comunicaciones deben constituir el expediente (físico o virtual) y la copia al remitente. No se
conformarán expedientes de correspondencia enviada y/o correspondencia recibida.
- Las comunicaciones deben elaborarse en los formatos establecidos por el Centro de Memoria
Histórica.
- Cuando una comunicación oficial externa recibida en el CMH, no esté firmada ni presente el
nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y debe ser
remitida sin radicar a la dependencia de su competencia quien determinará el trámite a seguir
(Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001).
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- En caso que una comunicación oficial requiera para su respuesta la intervención de 2 o más
responsables, se debe consolidar ésta, en un sólo documento con un único radicado de salida.
- Es necesario que en el momento que se reciba la comunicación oficial, la persona encargada de la
ventanilla revise que la comunicación contenga datos como dirección y número de teléfono, esto en
caso que el Centro requiera dar respuesta.
- Comprobar que las comunicaciones sean de competencia del Centro, de lo contrario se devolverá.
En caso que el ciudadano insista en su radicación ésta deberá recibirse y posteriormente el Centro
la remitirá a la entidad competente. (Artículo 33 anterior CCA, nuevo CCA, Artículo 21).
- Es necesario firmar las comunicaciones con bolígrafo, las tintas húmedas migran el papel y
deterioran el mismo.
- No es procedente realizar anotaciones en lápiz o esfero a las comunicaciones oficiales que recibe o
envía el Centro. Tampoco es procedente utilizar resaltador sobre las mismas.
- La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa el
uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una
foliación mal ejecutada. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe
escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento.
Nota: Será obligación del responsable de radicación abrir las comunicaciones que lleguen en sobre
cerrado, en caso que presenten algún tipo de faltante dejará constancia de la anomalía presentada
en el sistema de control y será responsabilidad de la dependencia destinataria informar sobre la
inconsistencia al remitente.
Cuando las comunicaciones sean de salida, el responsable deberá verificar que la firma sea la
autorizada. En caso que la firma no sea autorizada, no podrá radicar la comunicación para ser
enviada.
Las comunicaciones internas no se deben imprimir a menos que con criterio del servidor público,
considere que es necesario dejar evidencia en el respectivo expediente.
SONIA STELLA ROMERO TORRES
Directora Administrativa y Financiera
Revisó y aprobó: Dra. Sonia Stella Romero Torres
Proyectó: Luz Myriam Devia Briceño
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