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Guía de Referencia
Manejo de los Costos del Proyecto
Porqué Manejar los Costos?
El manejo de los costos puede ser el reto más grande que tienen los gerentes de un proyecto
porque el presupuesto está vinculado a cada uno de los aspectos del proyecto desde su inicio
hasta el final.
Existen varios problemas potenciales que los gerentes de proyecto deben afrontar en términos
de costo-manejo.
Estos problemas/asuntos relacionados a los costos incluyen:

Excederse: Esto ocurre cuando los costos para completar las actividades de un proyecto
exceden al valor de los costos originalmente anticipados.

Costos no anticipados: Estos son los costos que no se tomaron en cuenta en las
estimaciones originales del proyecto.

Enfoques furtivos: Esto ocurre cuando actividades nuevas, no previamente incluidas en
la propuesta original del proyecto, se fueron agregando al proyecto. Los enfoques
furtivos dan como resultado un aumento, tanto en costo del proyecto como la duración
originalmente programada.

Errores: Estos ocurren cuando los cálculos de los costos del proyecto se basan en
información que no está vigente o está incompleta.

Presiones competitivas: Estas surgen cuando se reduce la disponibilidad de recursos
con las cuales el gerente del proyecto estaba contando al inicio del proyecto y dan como
resultado que haya necesidad de utilizar alternativas más costosas.

Factores externos: Estos son los factores que están fuera del control del gerente del
proyecto y que impactan al presupuesto y al flujo de dinero en efectivo.

Varianzas: Esto ocurre cuando el gerente del proyecto descubre desviaciones en el
presupuesto previamente acordado y ya es muy tarde para hacer algo al respecto.

Riesgos: Estos son el resultado de evaluaciones insuficientes acerca de los riesgos del
proyecto, asociadas a cálculos en los costos y otras eventualidades, que si ocurren,
pueden resultar en costos significativos, muy difíciles de remediar.
Dilemas como los enumerados arriba pueden evitarse si se practica un manejo efectivo de los
costos del proyecto. El manejo de los costos del proyecto, si se hace correctamente, le permite
al gerente mantener el control del presupuesto.
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Pasos a Seguir para un Manejo Efectivo de Costos
El manejo de costos del proyecto incluye 4 procesos principales:
1. Planificación de recursos: Este es el proceso usado para determinar con que recursos se
cuentan (personal, materiales, etc.) y cuánto de cada uno de los recursos se va a
requerir para lograr las actividades del proyecto.
2. Estimación de costos: Esto involucra el desarrollo de aproximaciones o cálculos de los
costos para los recursos que van a necesitarse para completar las actividades
relacionadas al proyecto.
3. Presupuesto de costos: Esto involucra hacer una obligación de los estimados de los
costos en general para calcular cada ítem o rubro de trabajo. Un presupuesto efectivo
permite a los gerentes de proyectos hacer un seguimiento de los costos asociados con
cada actividad.
4. Control de Costos: Este es el proceso por medio del cual los gerentes se esfuerzan para
controlar y monitorear los cambios no previamente contemplados en el presupuesto
original del proyecto. Puede involucrar un proceso de ejecución de autorización especial
para cada cambio que haya en el enfoque del presupuesto con el objeto de asegurarse
que ningún gasto se escurra por las grietas.
Es importante recordar que el manejo de los costos de un proyecto no es un proceso estático, es
más bien un proceso iterativo que requiere que los gerentes de los proyectos estén reexaminando y re-evaluando el presupuesto del proyecto durante todo el transcurso del mismo.
Planificación de Recursos
La planificación de recursos involucra hacer determinaciones acerca de los recursos necesarios
(personal, materiales, etc.) y las cantidades que cada uno de esos recursos va ir necesitando
para completar el proyecto. La planificación de recursos toma también en consideración si cada
uno de estos recursos estará disponible para lograr las actividades designadas del proyecto. La
planificación de recursos y los procesos de estimación de costos van de la mano el uno con el
otro.
Con cualquier proyecto, habrá dos categorías de recursos que se deben considerar:


Recursos físicos
Recursos financieros
Los recursos físicos son aquellos que se requieren para la exitosa implementación de
programas. Ejemplos de recursos físicos incluyen recursos humanos, equipo, materiales y
dinero para viajes. Los recursos financieros son los costos monetarios asociados a proporcionar
los recursos físicos arriba mencionados. Por ejemplo, para poder contratar un equipo de trabajo
que esté adecuadamente capacitado para el proyecto, debe haber dinero disponible para cubrir
los salarios de estas personas.
Es importante notar que para cada uno de los recursos físicos, puede haber múltiples costos
asociados que deben tomarse en consideración.
Por ejemplo, los costos financieros
relacionados con la contratación de un miembro del personal, no solamente van a incluir dinero
para cubrir su salario sino también para sus beneficios. De manera similar, los costos de los
viajes no solamente incluyen pasajes aéreos o transporte, sino también incluyen fondos para
pagar alojamiento y gastos relacionados a la alimentación del viajero.
Algunas ideas que pueden ayudar a una planificación más efectiva de recursos incluyen:
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


Considere varios tipos de recursos que puedan necesitarse para completar un proyecto.
Dichos recursos puede incluir tiempo, dinero, gastos de personal/honorarios, servicios,
facilidades, equipo, materiales, etc.
Priorice las tareas del proyecto de manera que se pueda hacer un uso más efectivo de
los recursos.
Continúe con la revisión de la planificación de recursos a lo largo de la duración del
proyecto, debido a que las necesidades tienden a fluctuar o cambiar.
Identifique recursos alternativos cada vez que sea posible
Preguntas para reflexionar:
 Quién necesita involucrarse en términos de personal?
 Qué tipos de recursos diferentes (humanos y financieros) van a requerirse?
 Qué cantidad de cada recurso se requiere para lograr completar las actividades del
proyecto con eficiencia?
Estimación de Costos
Porqué hacer estimaciones de costos?
El costo del proyecto es la cantidad en dólares que va a ser cargada a las organizaciones que lo
financia para completar el/los producto/s del proyecto. Este costo incluye trabajo, equipo,
materiales, consultores, facilidades y cualquier otro recurso utilizado. El proceso de estimación
de costos ayuda a asegurarle al gerente del proyecto que los costos no estén sobrecargados o
sub-estimados.
Hay muchos costos que están bajo el control del gerente del proyecto; sin embargo, hay algunos
que están fuera de su control tales como costos corporativos y/o costos organizacionales así
como otros tipos de costos administrativos.
Las estimaciones de los costos del proyecto deben ser preparadas por los que estarán realmente
proporcionando los recursos o servicios ya que la gente que hace el trabajo, proporciona el
servicio, o provee el material, son los que están más actualizados en la realidad de los costos.
Los gerentes de los proyectos deben, por lo tanto, recopilar estas cifras para hacer estimaciones
comprensibles y realistas.
Típicamente, las estimaciones de costos se expresan en unidades monetarias (Ej., dólares, euro,
yen, etc.) para permitir comparaciones entre, y a través de, los proyectos. En algunos casos, el
costo estimado puede usar unidades de medida para estimar costos tales como horas-hombre
de trabajo o días de trabajo. Estas unidades pueden acompañar las estimaciones de costos y
son de gran ayuda para asegurar el manejo apropiado del proyecto.
Vale la pena hacer notar que la estimación de los costos es un proceso bastante flexible.
Cuando se principia un proyecto, se espera que las estimaciones de los costos no vayan a ser
del todo veraces ya que el proyecto está aún tomando forma. A medida que el enfoque se va
haciendo más definido, las estimaciones serán mucho más veraces.
Técnicas para la estimación de costos:
Existen varias técnicas que pueden ser usadas para la estimación de costos, algunas de ellas se
describen brevemente a continuación. Sin embargo, tanto las políticas organizacionales como
las de las agencias, así como el tipo del proyecto bajo consideración, serán las que impacten en
la herramienta o técnica de estimación que sea finalmente la más apropiada.
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
Estimaciones Análogas: Las estimaciones análogas de costos significan un costo actual
anterior, usado en proyectos similares como base para la estimación del costo del
proyecto actual. Este tipo de estimaciones es frecuentemente usado en ausencia de
información detallada acerca del proyecto.

Determinando las Tasas de Costos de Recursos: El individuo, o el grupo que esté
determinando las estimaciones de las tasas de costos, deberá saber cuál es el costo
unitario de la tasa, como por ejemplo, el costo por hora del personal, los costos de los
materiales, etc.

Estimaciones de Abajo-para-Arriba: Las estimaciones de abajo-para-arriba involucran la
estimación del costo de actividades individuales con el nivel más bajo de detalle. Este
costo detallado, es luego resumido hacia los niveles más altos para propósitos de
reporte y seguimiento.
Algunas ideas útiles para ayudar a una efectiva estimación de costos incluyen:
 Planificar bien. Prepare y use un enfoque bien desarrollado de trabajo para guiarlo.
 Involucre a la gente adecuada. Busque como obtener estimaciones a través de las
personas o grupos que estarán realizando el trabajo.
 Desarrolle productos que sean claros. Especifique claramente el trabajo que desea que
se haga de manera que las estimaciones sean lo más veraces posible.
 Base las estimaciones de costos en horas normales de trabajo y en condiciones
normales para su personal
 Utilice unidades de medidas que sean consistentes ($ por hora, etc.)
 Estime cada costo individual del proyecto en vez de proporcionar una cantidad total
(detalle cada actividad, servicio, etc.)
 Siempre proporcione una expectativa de los costos reales. No rellene las estimaciones.
 Siempre solicite un nivel de confianza
 Declare sus asunciones
Pregunta para reflexionar:
 Son las estimaciones de los costos lo suficientemente confiables como para poder
preparar una línea basal de costos?
Presupuestando
Costos
El presupuesto como herramienta
El presupuesto de un proyecto es como un mapa que indica los caminos a seguir en lo que
respecta a cómo se gastará el dinero del proyecto. El propósito principal de un presupuesto es
proporcionar una estimación de la cantidad de dinero que sea necesaria para completar el
proyecto, y cuándo será necesitada. Los presupuestes deben abarcar costos asociados al
trabajo, costos operativos y cualquier otro gasto esperado para el proyecto. Con mucha
frecuencia, un proyecto contiene una "reserva para contingencias" o una "reserva administrativa"
que, básicamente, es un fondo para emergencias cuyo objetivo es cubrir los gastos imprevistos
(excederse) que pueden surgir a través del ciclo vital del proyecto.
Un presupuesto va generalmente acompañado de un documento comúnmente llamado
justificación presupuestaria. La justificación presupuestaria hace exactamente lo que su título
indica, proporciona la justificación o información de apoyo que documenta la proyección de los
costos. Una justificación presupuestaria es, esencialmente, una narrativa que presenta al
presupuesto e incluye detalles para cada uno de los ítems; como por ejemplo, cómo los costos
relacionados al proyecto fueron estimados. La justificación presupuestaria debe, así mismo,
incluir información que describa el rol que cada uno de los miembros integrantes del personal
tendrá dentro del proyecto.
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Categorías comunes de costos de presupuesto (rubros)
Para poder desarrollar un presupuesto, uno debe primero estimar lo que uno cree que los costos
relacionados al presupuesto van a ser. Los presupuestos generalmente incluyen diversos
elementos de costo; comúnmente, incluyen los rubros de personal, consultores, equipo,
materiales, viajes y una categoría para "otros".

Personal: Los costos de personal requieren un minucioso detalle de salarios y
beneficios, tanto para el personal permanente como para los empleados temporales,
debe incluir también si son a tiempo completo o medio tiempo. Típicamente, los
beneficios vienen costando alrededor del 20% del salario, además de los costos
asociados con seguros como salud. Los gastos del personal y el trabajo asociado,
generalmente abarcan la mayor porción de los fondos del presupuesto de un proyecto.
Debe notarse que el nivel de experiencia del personal puede ser también un factor que
juegue un importante papel en relación a salario/beneficios/horas trabajadas.

Consultores: Los consultores o contratistas son personas que trabajan con el equipo que
no laboran directamente para la organización. Existe un buen número de reglamentos
que generalmente se aplican en la contratación de los consultores por lo que usted debe
conocerlos para tener una buena comprensión sobre ellas antes de contratar a un
consultor.

Equipo: Cualquier ítem, no personal, incluido en el presupuesto del proyecto que tenga
un valor mayor a $5000, estará generalmente clasificado como “equipo.” Instrumental de
laboratorio o materiales, por ejemplo, una máquina de PCR o una colección de tubos
para muestras, son ítems que pueden incluirse bajo la categoría de equipo.

Materiales: Los materiales incluyen ítems relacionados al proyecto tales como el costo
de las fotocopias o la impresión de materiales, la creación de panfletos o archivadores,
CDs, etc.

Viajes: Si va a haber la necesidad de viajar a otro sitio relacionado con el proyecto como
reuniones, etc., usted debe incluir un componente de viaje a su presupuesto y calcular el
factor aproximado de costo por viaje(s). Esto incluye estimaciones para pasajes aéreos
y/o kilometraje, alojamiento y viáticos para alimentación, así como también establecer
restricciones para los costos de viáticos o alimentación.

Otros: La categoría de otros puede incluir ítems o actividades tales como
comunicaciones, becas y facilidades, así como ciertas amenidades tales como uso de
salas de conferencia y alimentos para actividades de capacitación o conferencias.
Los componentes necesarios para una preparación presupuestaria, varían de una organización a
otra. Su agencia probablemente tiene diferentes requisitos que otras en lo que respecta a lo que
está permitido incluir en un presupuesto y la forma como la información debe ser organizada.
Una gran cantidad tiempo muy valioso, puede ahorrarse si uno se familiariza con estos requisitos
especiales con la suficiente anticipación antes de someter un presupuesto para aprobación.
Costos Directos versus Costos Indirectos
Todos los componentes listados anteriormente se consideran costos directos. Los costos
directos son los costos para la implementación del programa e incluyen rubros como personal,
materiales y viajes.
Los costos indirectos son costos que permiten el avance del proyecto pero que no están
directamente relacionados a sus actividades. A los costos indirectos también se les llama
“costos administrativos” u “overhead” e incluyen gastos tales como alquileres y pago de servicios
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o utilidades (electricidad, agua). Algunos donantes requieren que los costos indirectos sean
incluidos en el presupuesto. Si usted necesita estimar los costos indirectos, refiérase a su
personal financiero para identificar y calcular los costos indirectos de su proyecto.
A continuación se presenta un ejemplo de presupuesto en un formato comúnmente usado en
Estados Unidos. Como puede ver, el presupuesto detalla la lista de su personal, consultores,
equipo, materiales, viajes y otros gastos. Usted puede utilizar fórmulas especiales de
spreadsheet en su computadora como Microsoft Excel, por ejemplo, para crear un presupuesto
bastante similar a este.
Algunas ideas útiles para elaborar un presupuesto costo-efectivo, incluyen:
 Asegúrese que el presupuesto siempre refleje claramente todo lo que es trabajo, gastos
de overhead y otros gastos esperados en relación al proyecto.
 Si es posible, considere la inclusión de una reserva para contingencias o reserva
administrativa en el presupuesto para cubrir los gastos imprevistos.
 Asegúrese que represente, muy claramente, la cantidad de dinero que se necesita y la
manera exacta de cómo se va a utilizar.
 Asegúrese que el presupuesto incluya ambas fuentes (Ej., ingresos, si es aplicable) y
utilice los (egresos) de los fondos
 Siempre indique el período de tiempo que cubrirá el presupuesto.
 Siempre indique si los gastos solicitados son para una sola vez o si serán continuos
 Asegúrese que los totales estén correctos. Verifique su matemática!
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Pregunta para reflexionar:
 El presupuesto y la información sobre los costos está siendo comunicada, de la manera
más efectiva posible, a todos aquellos que necesitan conocerla?
Control de Costos
Qué es el control de costos?
Control de costos es el proceso por medio del cual un gerente influencia los factores que
conducen a desviaciones del proyecto original, así como también los cambios que pueda haber
en el presupuesto del proyecto.
Cómo es el control de costos ejecutado por el gerente del proyecto?
En el proceso de control de costos, los gerentes de proyecto tratarán de identificar cualquier
factor que pueda potencialmente tener un impacto en la línea basal del presupuesto, ya sea de
manera positiva o negativa. Los gerentes de los proyectos pueden entonces manejarlos de tal
manera que los impactos positivos sean permitidos mientras que los impactos negativos sean
evitados.
Los gerentes de los proyectos deben rastrear los costos individuales del proyecto muy de cerca
para que puedan, fácil y rápidamente, reconocer cualquier desviación o varianza de la línea
basal presupuestaria. Para asegurar que el proceso sea efectivo para control, los gerentes
frecuentemente elaboran procedimientos donde cualquier cambio en el presupuesto debe ser
previamente autorizado únicamente por el gerente mismo. Necesariamente deberá haber un
entendimiento previamente acordado entre todos los socios participantes en el proyecto. Una
vez que se hagan cambios en la línea basal del presupuesto, los gerentes de los proyectos
deben asegurarse que todos los cambios hayan sido debidamente documentados y
comunicados a todas las partes interesadas.
Los spreadsheets, gráficas y los cuadros o tablas, son herramientas extremadamente valiosas
para ayudar en la captura de cambios presupuestarios durante el ciclo vital de un proyecto.
Algunas ideas útiles para un efectivo control de costos incluyen:
 Factores que influencian la creación de cambios en la línea basal de los costos
 Asegurar que cualquier cambio solicitado haya sido aprobado por todas las partes
interesadas
 Documentar y manejar los cambios actuales a medida que van ocurriendo para prevenir
la ocurrencia de cambios incorrectos, inapropiados o no autorizados
 Informar a los socios participantes acerca de los cambios aprobados
 Asegurar que los excesos potenciales no excedan al presupuesto del proyecto
 Monitorear el presupuesto muy minuciosamente para detectar, y entender, cualquier
varianza de la línea basal de costos designada
 Tomar medidas para que los excesos esperados se mantengan dentro de los límites
aceptables cada vez que sea posible
Preguntas para reflexionar:
 Cuánto tiempo se ha gastado a la fecha?
 Cuánto dinero se ha gastado a la fecha?
 Cuánto del trabajo ha sido completado (0%, 50%, 100%)?
 Se está rastreando la métrica de los costos correctamente?
 Está el plan de manejo de costos establecido para monitorear las varianzas apropiadas?
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

Ha habido cambios que puedan haber causado un impacto en los recursos en relación
con los requerimientos iníciales?
Hay alguna nueva opción para reducir los costos?
Referencias
A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Third Edition (PMBOK® Guide).
Published by the Project Management Institute, Newton Square, PA.
Project Cost Management. Online training module available through the University of North
Carolina at Chapel Hill’s Computer Based Training program. Accessed on September 24, 2007.
CBT website: http://cbt.unc.edu/.
Grantwriting and Budgeting for Public Health Programs. Training module developed by Jennifer
Horney, MPH. Obtained via the North Carolina Center for Public Health Preparedness Training
Website.
Project Management Fundamentals, Parts One and Two. Online training module available
through the University of North Carolina at Chapel Hill’s Computer Based Training program.
Accessed on September 24, 2007. CBT website: http://cbt.unc.edu/.
Helpful Hints-Preparing a Project Budget. The Monterey Peninsula Foundation. Located at:
http://www.montereypeninsulafoundation.org/documents/MPF-Helpful-Hints-Project-Budget.doc.
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