POLITICA PARA EL REGISTRO DE INGRESOS Y

POLITICA DE MANEJO CONTABLE PARA
CONTRATOS ADJUDICADOS A CARE
Antecedentes:
a) Care Ecuador desarrolla sus actividades mediante proyectos específicos
financiados mediante convenios de donación, acuerdos cooperativos y contratos
La presente política se refiere al registro de ingresos, gastos, tratamiento de
consultores subcontratados y el registro de facturas emitidas por CARE.
Un contrato es un instrumento de adquisición, usualmente a través de una
licitación o proceso de compra realizado por el contratante. Un contrato es
diferente a una donación o convenio cooperativo porque su propósito es adquirir
propiedad y servicios para el beneficio directo y/o uso de la organización
contratista. La organización que proporciona el financiamiento nunca requiere
que la organización receptora proporcione fondos de contrapartida. La
organización que proporciona el financiamiento casi siempre especifica las
posiciones del personal clave a ser propuestas para el contrato. El contrato
deberá estipular un monto que incluya costos directos y gastos de apoyo a
programas, un monto para gastos misceláneos y/o un fee de ser necesario y
posible.
b) Care ecuador tiene definida su política de registro de ingresos y gastos para el
manejo de Convenios y Acuerdos Cooperativos, y es necesario definir un
proceso para el registro de Contratos, en los cuales los ingresos se registren
cuando se generan y los gastos cuando se ejecutan.
Objetivos de la Política:
Proporcionar una guía de procedimientos para el registro de ingresos y egresos de
contratos, así como el registro de facturas emitidas por CARE.
Procedimientos:
A: CONTRATOS POR PRODUCTOS ESPECIFICOS
1.- Asignación de Códigos de Fondo Extendidos.Los Contratos adjudicados a Care, siempre identifican productos u objetivos. Para cada
uno de ellos el Departamento de Finanzas asignará un código de fondo extendido, que
permita el seguimiento de ingresos, gastos y depósitos. No se elaborará una tabla de
reconocimiento de ingresos.
Ejemplo:
El contrato firmado con Modersa contempla 10 Productos, para los cuales se ha
identificado los siguientes CFs:
FC
DESCRIPCION
============= ====================================
EC32401
EC32402
EC32403
EC32404
EC32405
EC32406
EC32407
EC32408
EC32409
EC32410
EC32411
EC32412
Estudio Identificación Universo Pob
Propuesta de un nuevo Modelo de Ase
Propuesta para la Coordinación de S
Informe del Estudio y Evaluación
Informe sobre el estudio Jurídico-L
Propuesta de Modernización y Mejora
Sistema Licenciamiento y Acreditaci
Desarrollo de Recursos Humanos
Manual y Guía de la Implementación
Manual y Guía del Seguimiento del M
Informe de avance Implementación Pi
Informe de avance implementación Gu
Los gastos que no se pueden identificar directamente con un producto necesitan ser
identificados con un CF independiente. Por ejemplo en el caso de MODERSA,
tenemos:
FC
DESCRIPCION
============= ====================================
EC32413
EC32414
EC32415
EC32416
EC32499
Diferente Gastos Aseguramiento
Costos Fijos Compartidos Quito
Gastos Compartidos de Programa
MODERSA/Fee
MODERSA/Banco Mundial & AUS
Si fuera necesario a fin de cada mes se pueden reclasificar los gastos proporcionalmente
a cada producto en función del avance de cada uno o de manera igual para todos, según
sea el caso.
2.- Recepción de dinero por anticipos recibidos del contratante
Se realizará la siguiente transacción:
DR: Bancos: Cuenta 10XXX
CR: Cuentas por Pagar: Cuenta 2220-ECXXX99
Ejemplo:
El Contrato con MODERSA para el Diseño del Aseguramiento Universal de Salud en el
Ecuador es de $587.000. Se recibe un anticipo del 30% del Contrato.
DR 10XXX
$176.100
CR
2220
EC32499
-$176.100
Para registrar el depósito en nuestra cuenta del anticipo al contrato de Modersa
3.- Anticipos a Consultores contatados por CARE:
Los contratos adjudicados a CARE se ejecutan a través de consultores. Muchos de los
contratos requieren de la entrega de un anticipo al consultor. Los anticipos se registran
de la siguiente manera:
DR: 1341
CR:
ECUXXX
2020
ECXXX
LOC 10
Ejemplo:
Se firma un contrato de consultoría por $ 20.000 con el Sr A., para la elaboración de
tres productos (EC32401, EC32402 Y EC32403) desglosado de la siguiente manera :
Producto
1
2
3
Valor
% sobre total
$ 10,000
50%
$ 5,000
25%
$ 5,000
25%
Total del
Contrato
$ 20,000
Se paga al consultor un anticipo de $6.000:
Producto
1
2
3
Valor
% sobre total
$ 3,000
50%
$ 1,500
25%
$ 1,500
25%
Total del
Anticipo
El asiento será:
DR: 1341
DR: 1341
DR: 1341
CR: 2020
DR: 2020
CR: 10312
ECU080 EC32401
ECU080 EC32402
ECU080 EC32403
10
10
10
$3.000
$1.500
$1.500
-$6.000
$6.000
-$6.000
4-. Devengar el anticipo entregado a Consultores:
Al final de cada mes se debe dar seguimiento al avance de los productos, con la
finalidad de ir devengando el anticipo entregado a los consultores, a pesar de que no se
realicen pagos hasta la recepción definitiva de los mismos. Para el efecto, a fin de mes
el Coordinador del proyecto debe enviar un informe de avance al analista financiero
indicando los porcentajes de avance de cada producto contratado.
Para realizar un control sobre los anticipos devengados por avance de productos se
utilizará la cuenta 1343. Esta cuenta será reversada cuando se proceda al pago del
consultor y se haga la liquidación definitiva del anticipo. Los asientos serán los
siguientes:
DR: 5103
ECU0XX ECXXX LOC SUB
CR: 1343
ECU0XX ECXXX LOC
Para devengar el anticipo
DR: 1343
ECU0XX ECXX LOC
CR: 1341
ECU0XX ECXX LOC SUB
Para liquidar el anticipo una vez recibido el producto
DR: 5103
ECU0XX ECXX LOC SUB
CR: 2020
Por la diferencia del valor del producto contratado menos el anticipo devengado
DR: 2020
CR: 10312
Para cancelación de productos
.
El pago de los productos a los consultores, debe estar sujeto a la aprobación de los
productos por parte del contratante de CARE (nuestro cliente)
Ejemplo:
El Consultor del Proyecto MODERSA nos informa a fin de mes que el consultor A. ha
terminado el producto 1 en un 100%, el producto 2 tiene un avance del 20% y el
producto tres un avance del 10%.
MODERSA aún no ha emitido su informe favorable de aceptación, por lo tanto no se
procede a pagar por el primer producto sino que únicamente a fin de mes, se registrará
como gasto, devengando el anticipo el valor correspondiente al porcentaje de avance de
los diferentes productos así:
Producto
1
2
3
Total Anticipo devengado a
fin de mes
ValorAnticipado % de avance Anticipo Devengado
$ 3,000
100.00%
$ 3,000
$ 1,500
20.00%
$ 300
$ 1,500
10.00%
$ 150
$ 3,450
El registro contable de la liquidación del anticipo será:
DR: 5103
ECU080 EC32401
10
$3.000
DR: 5103
ECU080 EC32402
10
$ 300
DR: 5103
ECU080 EC32403
10
$ 150
CR: 1343
-$3.450
Para devengar el anticipo entregado al Sr. A por el avance de los productos 1, 2 y 3
El mes siguiente, MODERSA aprueba el producto 1, por lo que se procederá a
cancelar al Sr. A el valor del producto uno, cuyo valor en el contrato es de $10000,00
dólares y por el cual ya se entregó un anticipo de $3000,00 que fue devengado en la
cuenta 1343 del mes anterior. El registro contable será el siguiente:
DR: 1343
$3.000
CR: 1341
ECU080 EC32401
10
$3.000
Para liquidar el anticipo entregado por el producto 1 al Sr. A previo el pago
DR: 5103
ECU080 EC32402
10
$7.000
CR: 2020
-$7.000
Para registrar al gasto la diferencia del costo del producto 1 (10.000-3000 del anticipo)
DR: 2020
$7.000
CR: 10312
-$7.000
Por el pago de la diferencia del producto 1 al Sr. A
5.- Registro del Ingreso:
Una vez que se recibe la aceptación de los productos por parte del contratante de CARE,
en ese momento se debe registrar el ingreso. Se debe utilizar para registrar el ingreso en
la cuenta 1220 el código de fondo extendido que corresponda al producto recibido y por
el valor estipulado en el convenio con el contratante, así:
DR: 1220 ECXXX
CR: 4220 ECUXXX ECXXXxx
Ejemplo:
En el ejemplo anterior el valor del producto 1 en el contrato del Contratante con CARE
es de 15.000, pues a más de los honorarios del consultor que elabora el
producto($10.000,00 dólares) se han incluido otros costos directos e indirectos. Por lo
tanto el registro del ingreso una vez aceptado el producto por MODERSA será el
siguiente:
DR: 1220
EC32401
$15.000
CR: 4220
ECU080 EC32401
-$15000
Para registrar el ingreso por aceptación del producto 1 del contrato con MODERSA
6.- Registro Facturas emitidas por CARE:
 Cuando CARE emite una factura, se registra una cuenta por cobrar seleccionando
como proveedor a la institución a la cual se factura por el monto total de la misma.
Al mismo tiempo, se genera una cuenta por pagar por el valor neto de la factura
(2042) y una cuenta por pagar al Servicio de Rentas Internas (2310) por el valor
del IVA. La cuenta por pagar registrada en la cuenta 2042 es temporal, y utilizará
siempre el subanálisis 51126, correspondiente a facturas emitidas por Care. Esta
última cuenta se cerrará, cuando se acredite el valor neto cobrado y depositado en la
cuenta 2220, con el Código de fondo correspondiente al contrato.
DR:
CR:
CR:
1341
2042
2310
XXXX
51126
51127
XXXX
XXXX
Ejemplo
Se emite una factura por el primer producto entregado a Modersa, por una valor de
$10.000 dólares, 1200 de IVA total de la factura $11.200,00
DR: 1341
11.200,00
CR: 2042
51126
10.000,00
CR: 2310
51127
1.200,00
Para registrar la emisión de la Factura como cuenta por cobrar a Modersa
 Cuando CARE reciba el pago de la factura, se registra el valor recibido en bancos y
cerramos la cuenta por cobrar del proveedor
DR:
CR:
103XX (Bancos)
1341
XXXX
XXXX
Utilizando el mismo ejemplo, Modersa cancela la factura a Care
DR: 10308
11.200,00
CR: 1341
11.200,00
Para registrar el depósito del cheque entregado por Modersa a Care
 Seguido del registro del banco, inmediatamente debe registrarse el depósito en la
cuenta 2220 con el código de fondo asignado al contrato, por el valor neto (sin IVA)
de la factura recibido, y, cerrar la cuenta por pagar generada en el registro de la
factura emitida por Care, utilizando el respectivo subanálisis así:
DR:
CR:
2042
51126
2220 ECXXX
XXXX
XXXX
Siguiendo con el ejemplo de la factura cobrada a Modersa, el asiento sería
DR: 2042
51126
10.000,00
CR: 2220
EC32499
10.000,00
Para registrar en el código de fondo el depósito por el cobro de la factura #xxx
 Como ya recibimos el valor de la factura, de igual manera cerramos la cuenta por
pagar al SRI cuando pagamos impuestos, con el siguiente asiento:
DR:
CR:
2310
103XX
51127
1.200,00
XXXX
En el ejemplo la contabilización sería:
DR: 2310
51127
1.200,00
CR: 10308
1.200,00
Para cerrar la cuenta por pagar al SRI por el IVA generado en la Factura #xxx cobrada a Modersa
7.- Registro de Otros Gastos:
El registro contable de los otros gastos que no corresponden a consultorías se registran
directamente a las cuentas naturales de gasto que correspondan.
B: CONTRATOS POR UN SOLO PRODUCTO CON PAGOS PARCIALES O
UN SOLO PAGO
El manejo de este tipo de contratos en lo referente a consultores contratados por CARE
y otros, es el mismo que el caso anterior. Lo que cambia es el registro de los ingresos.
Estos se registran al momento en que se entrega una factura al Contratante,
entendiéndose que se factura una vez que los productos o el avance de los mismos han
sido recibidos a satisfacción y existe la suficiente evidencia.
DR: 1220 ECXXX
CR: 4220 ECUXXX ECXXX